Анализ инструкции по делопроизводству дипломная работа

Анализ инструкции по делопроизводству конкретного учреждения

Анализ инструкции по делопроизводству
конкретного учреждения

ВВЕДЕНИЕ

делопроизводство инструкция налоговый

В процессе исследования темы курсовой работы «Анализ Инструкции по
делопроизводству на примере конкретного учреждения» автор выбрал объектом
исследования Налоговую инспекцию №16 по г. Щелково». В основе научного
исследования лежит теоретическое обоснование важности и необходимости
использования в организациях Инструкции по делопроизводству.

Объектом исследования является ИФНС №16 по г.Щелково Московской области.
Предметом исследования — Инструкция по делопроизводству данного учреждения.

Актуальность темы исследования обусловлена тем обстоятельством, что
вопросы нормативно-правового обеспечения организации и ведения делопроизводства
остаются одними из наиболее актуальных в настоящее время. Организация работы с
документами является важной составной частью процессов управления и принятия
управленческих решений существенно влияющей на оперативность и качество
управления.

Цель работы — проанализировать Инструкцию по делопроизводству в
организации.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1.      Провести теоретическое описание процессов делопроизводства.

.        Провести анализ деятельности Налоговой инспекции №16.

.        Проанализировать технологию работы с документами в Налоговой
инспекции.

.        Изучить практику составления Инструкции по делопроизводству в
Инспекции.

.        Выявить недостатки в организации делопроизводства Инспекции.

.        Разработать и внедрить усовершенствованный вариант Инструкции по
делопроизводству в деятельность Инспекции.

Степень изученности проблемы исследования. На сегодняшний день
наблюдается большое количество работ по различным аспектам выбранной темы.
Документооборот Инспекции ФНС №16 по г. Щелково до нынешнего момента не
анализировался.

Особое внимание при написании работы уделялось рассмотрению и изучению
учебных пособий: Н.П. Крюкова «Документирование управленческой деятельности»,
С.Ю. Кабашов и И.Г. Асфандиярова «Делопроизводство и архивное дело в терминах и
определениях», а также нормативно-методическая базы делопроизводства.

Теоретическая значимость работы заключается в том, что собранная,
обобщенная и систематизированная в ходе исследования информация позволяет
получить целостное представление как о типовой Инструкции по делопроизводству,
так и о конкретной — Инструкции ИФНС №16 г.Щелково.

По структуре работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка
использованной литературы и приложений.

В первой главе делопроизводство рассматривается как с теоретической, так
и с практической точки зрения, выделяются основные факторы в работе
делопроизводителя, сущность и начальный этап курсовой работы — анализ
инструкции конкретного учреждения.

Вторая глава является основной частью работы, в ней будет подробно рассмотрена
инструкция Налоговой инспекции ИФНС №16 г. Щелково, ее
организационно-экономическая характеристика.

В третьей главе будет сделана попытка усовершенствовать изученную
инструкцию, так же к ней будут разработаны дополнения. На основе данной
инструкции будут рассмотрены проблемы делопроизводства в ИФНС №16 г. Щелково.

ГЛАВА 1.
Теоретические аспекты анализа инструкции по делопроизводству

делопроизводство инструкция налоговый

         1.1 Сущность понятия
«делопроизводство»

Делопроизводство (документационное обеспечение управления) — это отрасль
деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с
официальными документами.

Термин «документационное обеспечение управления» (ДОУ) вошел в научный
оборот примерно с середины 1970-х гг. в связи с изменением
организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов
к его совершенствованию благодаря активному внедрению в сферу работы с
документами средств вычислительной техники и появлению новых информационных
технологий. Однако, новый термин менее удобен в употреблении, так как он
является словосочетанием из трех слов. Скорее всего, из-за сложности его
употребления не произошла замена терминов («делопроизводства» на
«документационное обеспечение управления»), которые употребляются сегодня как
синонимы.

Тем не менее, между данными терминами все-таки существуют некоторые
различия. Термин «документационное обеспечение управления» подчеркивает
информационно-технологическую составляющую в современной организации
делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных
технологиях работы с документами. Термин «делопроизводство» преимущественно
используется при описании организационной стороны и традиционных приемов работы
с документами.

Несмотря на то, что документационное обеспечение (делопроизводство) —
достаточно консервативная область деятельности, в настоящее время мы являемся
свидетелями весьма серьезных изменений, которые происходят в документационном
обеспечении. Эти изменения вызваны рядом факторов, среди которых наиболее
значимыми являются:

—       изменение законодательства в сфере информации и документации;

—       изменение технологии создания, обработки, хранения и
использования документов (применение в процессах управления документами
компьютерной техники, автоматизация делопроизводственных процессов, внедрение и
применение систем электронного документооборота и электронных документов);

—       изменения в организации управленческих процессов, которые
могут быть вызваны различными причинами — как изменением
организационно-правовой формы организации, или ее подведомственности, так и
внедрением системы менеджмента качества в соответствии со стандартами СМК, или
иными причинами.

В целях регламентации правил работы с документами, установления единых
требований к документам в организациях разрабатываются инструкции по
делопроизводству. В нормативной базе документационного обеспечения управления в
настоящее время имеется только один нормативный документ, обязывающий
федеральные органы исполнительной власти разрабатывать инструкции по делопроизводству.
Это постановление Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 № 30,
которым утвержден Типовой регламент взаимодействия федеральных органов
исполнительной власти.

В статье 11 Типового регламента устанавливается, что делопроизводство в
федеральных органах исполнительной власти организуется в соответствии с типовой
инструкцией по делопроизводству, утверждаемой Министерством культуры Российской
Федерации. Федеральные органы исполнительной власти издают свои инструкции по
делопроизводству, согласованные с Федеральным архивным агентством. И хотя это
положение касается только федеральных органов исполнительной власти и остальные
организации вправе регулировать вопросы организации делопроизводства так, как
считают необходимым, в нашей стране давно сложилась устойчивая практика
разработки и применения инструкций по делопроизводству.

Традиционно в инструкциях по делопроизводству описывается порядок работы
с организационно-распорядительной документацией, другие системы документации
при этом не затрагиваются. Представляется более целесообразным при разработке
названных инструкций показывать порядок работы со всеми системами документации,
применяемыми в организации, или дополнительно к Инструкции по делопроизводству
составлять, например, Инструкцию по кадровому делопроизводству.

         1.2
Особенности организации делопроизводства

Функция управления документами в организации выполняется службой
документационного обеспечения управления, или службой делопроизводства. Служба
ДОУ — это структурное подразделение организации, на которое возложены функции
по ведению делопроизводства. В любой организации в каждом структурном
подразделении или на каждом участке деятельности должен быть работник,
ответственный за организацию делопроизводства. Это может быть самостоятельная
штатная единица — секретарь подразделения, делопроизводитель — или работник,
совмещающий выполнение делопроизводственных обязанностей с функциональными
обязанностями по основной должности. В последнем случае поручить работнику
подразделения выполнение обязанностей по ведению делопроизводства можно только
на основании приказа (распоряжения) руководителя организации.

Чаще всего подразделение имеет какое-то конкретное название: отдел
делопроизводства, канцелярия, общий отдел, отдел ДОУ и др. В организациях с
большой численностью работников и сложной структурой это может быть департамент
или управление соответственно делопроизводства, документационного обеспечения
или управления документами.

При определении места канцелярии в структуре организации
следует исходить из того, что канцелярия управляет документацией и
документационными потоками всей организации, следовательно, она должна быть
самостоятельным подразделением, пусть и с небольшой штатной численностью (если
объем документооборота не велик), с подчинением непосредственно руководителю
организации или одному из заместителей руководителя, в ведении которого
находятся вопросы информации, документации, архива. Это принципиально важно еще
и потому, что канцелярия непосредственно работает с руководством, решает
вопросы рассмотрения документов, их согласования, контролирует исполнение
документов, ведет справочную работу по документам, в т. ч. по заданиям
руководства, выполняет другие поручения руководства.

Существует три формы организации делопроизводства: централизованная,
децентрализованная и смешанная.

При централизованной форме организации делопроизводства все
операции по обработке документов сосредоточиваются (централизуются) в едином
для всего учреждения центре — канцелярии, общем отделе или у секретаря. Децентрализованная
форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между
структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется
относительно однородный набор делопроизводственных операций. При смешанной
форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль,
размножение документов) и децентрализовано (справочно-информационное
обслуживание, хранение документов, формирование дел).

Система делопроизводства охватывает всю последовательность перемещений
документов в аппарате управления, в ходе которых осуществляются операции по их
приему, передаче, рассмотрению, подготовке, оформлению и отправке. Рационально
организованная система делопроизводства обеспечивает оперативное прохождение
документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени.

Важнейшая составляющая делопроизводства — организация документооборота в
организации. Документооборот — это движение документов в учреждении с момента
их поступления или создания до завершения исполнения или отправки

Основные этапы грамотно построенной системы делопроизводства:

.        Централизация операций по приему и отправке документов. Согласно
этому правилу все документы организации, как поступающие (независимо от способа
доставки), так и отправляемые (за исключением поступающих и передаваемых по
факсу и электронной почте и касающихся исключительно компетенции
подразделений), должны обрабатываться в одном подразделении — службе
делопроизводства.

.        Исключение необоснованных возвратных движений при прохождении документа.
В процессе документооборота документы могут возвращаться в инстанцию, через
которую они уже проходили, только если это обусловлено деловой необходимостью.

.        Организация предварительного рассмотрения поступивших документов
(до передачи их на рассмотрение руководителя). Соблюдение данного правила
позволяет выделить из всей массы документов, поступивших в организацию, те из
них, которые в силу своей важности и значимости для организации должны быть
рассмотрены руководителем.

.        Однократность регистрации документов, поступивших в организацию
и отправляемых из организации.

.        Вынесение конкретных резолюций, по возможности точно
определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения.

. Устранение необоснованных согласований, организация параллельного согласования,
сокращение времени на согласование документа.

. Выполнение технических операций по обработке и передаче документов
техническим персоналом.

. Разделение документов, включенных в документооборот организации, на
документопотоки. Под документопотоком понимается совокупность документов одного
наименования или назначения, движущихся в организации по одному маршруту. Для
каждого документопотока устанавливается определенный маршрут. Как правило, в
документообороте выделяется три документопотока: поступающие (входящие),
отправляемые (исходящие) и внутренние документы. Внутри каждого из них
существуют документопотоки 2-го уровня. Входящие документы включают:

—       поступающие из вышестоящих организаций.

—       Как правило, они поступают на рассмотрение (и резолюцию) руководителю
организации;

—       поступающие из подведомственных организаций (филиалов,
представительств);

—       поступающие из организаций, связанных договорными
обязательствами;

—       обращения граждан и др.

Аналогично выделяются документопотоки в массиве исходящих и внутренних
документов. Как правило, отдельный документопоток представляют собой документы
ограниченного доступа (с грифом “Конфиденциально”, “Коммерческая тайна” и др.),
работа с которыми ведется по особым правилам, под контролем службы безопасности
организации.

. Выделение среди других так называемых «нерегистрируемых документов».

В данной главе углубленно рассмотрены исторические и теоретические
сведения о сущности понятия «делопроизводство», особенности делопроизводства в
наши дни, выделены такие аспекты как — централизованная, децентрализованная и
смешанная форма организации делопроизводства. Приведен пример этапов грамотно
построенной системы делопроизводства, на основании которого все документы
должны обрабатываться в одном подразделении — службе делопроизводства.

        
ГЛАВА 2. Анализ инструкции по делопроизводству Налоговой инспекции ИФНС №16 г.
Щелково

         2.1
Организационно-экономическая характеристика ИФНС №16

Федеральная налоговая служба (ФНС России) является федеральным органом
исполнительной власти, осуществляющим функции по контролю и надзору за
соблюдением законодательства о налогах и сборах, за правильностью исчисления,
полнотой и своевременностью внесения в соответствующий бюджет налогов и сборов,
в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, за
правильностью исчисления, полнотой и своевременностью внесения в
соответствующий бюджет иных обязательных платежей, а также за производством и
оборотом этилового спирта, спиртосодержащей, алкогольной и табачной продукции и
за соблюдением валютного законодательства Российской Федерации в пределах
компетенции налоговых органов.

Межрайонная инспекция ФНС № 16 по Московской области обслуживает
Щелковский район, а также городские округа Фрязино и Лосино-Петровский.

Управление Федеральной налоговой службы по г. Щелково создано и
функционирует на основании Приказа ФНС России от 19 ноября 2004 года №
САЭ-3-15/99 «О структуре Управления ФНС России» и Положения об Управлении
Федеральной налоговой службы по РФ, утвержденного руководителем ФНС России
А.Э.Сердюковым 23.12.2004 г.

Категории: «Государственное управление общего характера»,
«Управление финансовой и фискальной деятельностью».

Организационно-правовая форма: Бюджетные учреждения.

Тип собственности: Федеральная собственность.

Руководитель: И.О. начальника Смердова Валентина Юзефовна.

Юридический и фактический адрес: 141100, г. Щелково, ул. Советская, 4.

Нормативные акты, регламентирующие деятельность Инспекции ФНС №16:
Конституция Российской Федерации, Налоговый кодекс Российской Федерации, Кодекс
Российской Федерации об административных правонарушениях, принят
Государственной Думой Федерального Собрания Российской Федерации 30.12.2001
№195-ФЗ, Федеральный закон №128-ФЗ от 08.08.2001 «О лицензировании отдельных
видов деятельности», Федеральный закон № 943-1 от 21.03.1991 «О налоговых
органах Российской Федерации».а также постановлениями Правительства РФ,
внутренними приказами.

Локальные нормативные акты (правила, положения, инструкции) определяют
общие принципы работы организации, устанавливают режим труда и отдыха
работников, должностные функции работников, систему оплаты труда и оценки
персонала, основные права и обязанности сторон трудового договора.

Основным документом Межрайонной инспекции ФНС № 16 является
его Положение. Положение содержит: общие положения; официальное наименование
учреждения; указание на местонахождение учреждения; указание на учредителя;
указание на законодательные и нормативно — правовые акты, в соответствии с
которыми действует учреждение; основные задачи и функции; виды деятельности;
имущество и финансы учреждения; права и обязанности; управление учреждением;
реорганизация и ликвидация учреждения; основные правила работы с документами.

Штатная численность Инспекции ФНС по г.Щелково — 110
человек (таблица 1).

Таблица 1. Структура и численность работников Инспекции ФНС
№16

№ п/п

Штатная
численность

1

Руководитель,
заместители

3

2

Отдел
финансового обеспечения

6

3

Отдел общего и
хозяйственного обеспечения (канцелярия, секретари, АХО)

7 (начальник,
канцелярия — 2, секретари — 3, АХО — 1)

4

Отдел
информационных технологий

3

5

Отдел кадров и
безопасности

4

6

Аналитический
отдел

4

7

Отдел
предпроверочного анализа и истребования документов

6

8

Отдел работы с
налогоплательщиками

12

9

Отдел урегулирования
задолженности и обеспечения процедуры

12

10

Отдел
регистрации и учета налогоплательщиков

10

11

Отдел
камеральных проверок № 1

8

12

Отдел
камеральных проверок № 2

10

13

Отдел
камеральных проверок № 3

12

14

Отдел выездных
проверок

10

15

Правовой отдел

3

Всего

110

Круг обязанностей, прав, установление взаимоотношений,
должностные обязанности работников Инспекции и квалификационные требования к
ним закреплены и регламентированы должностными инструкциями. Это позволяет
равномерно распределить обязанности и установить подчиненность работников. Все
сотрудники осуществляют свою деятельность в соответствии с разработанными
индивидуальными должностными функциональными инструкциями (ИДФИ).

         Штатное расписание — как правовой акт, устанавливает штатную численность
организации, состав должностей и размеры оплаты труда работников. Штатное расписание Инспекции утверждено в год его
создания приказом руководителя.

        
2.2 Организация делопроизводства и практика составления инструкции по
делопроизводству в ИФНС №16

В Инспекции ФНС №16 мы наблюдаем централизованную форму организации
делопроизводства. Первый заместитель руководителя построил систему
делопроизводства таким образом, что все основные главные функции по организации
документооборота выполняет отдел общего обеспечения. Отдел подчиняется
непосредственно первому заместителю руководителя по общим вопросам. В отделе
работают семь человек: начальник отдела, 3 секретаря (в приемной руководителя и
в приемной заместителей), 2 ведущих специалиста отдела общего обеспечения, 1
специалист АХО. Соответственно, ответственность за организацию и правильную
постановку делопроизводства возлагается на ведущих специалистов и начальника
отдела, что, в свою очередь, закреплено их должностной инструкцией. Секретари
выполняют поручения только своих непосредственных руководителей, и отношения к
делопроизводству не имеют.

Рассмотрим подробно организацию процесса работы с документами в
Инспекции.

.        Прием, обработка и распределение поступающих документов.

Документы, поступающие в Инспекцию на бумажных носителях, проходят
первичную обработку: предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение
руководством и представление исполнителям. Прием и первичная обработка
документов осуществляется работниками отдела общего обеспечения. Регистрация
входящих документов производится одним из ведущих специалистов отдела в системе
электронного документооборота Lotus Notes, на документе в правом нижнем углу
проставляется дата поступления и номер по порядку. Регистрация входящих
документов осуществляется путем занесения данных в Журнал регистрации входящих
документов в системе Lotus Notes и сканирования документа в карточку. В
Инспекции предусмотрена раздельная система регистрации документов: Входящие
документы на бумажных носителях и по электронной почте; Факсограммы; Обращения,
предложения, жалобы граждан; Запросы на проверку. Регистрация входящих
документов и факсограмм в карточке документа в системе Lotus Notes производится
по следующей форме:

Рис.1. Карточка регистрации входящего документа в системе Lotus Notes

В карточке указывается порядковый номер документа и дата получения,
адресат, адресант, исходящий номер и дата организации, направившей документ,
количество листов и приложений к документу, краткое содержание, ссылки на
предыдущие документы, в приложении прикрепляется сканированный вариант
пришедшего документа.

Номер документа состоит из двух частей — приставка 01, 02, 03 и 04 (01 —
руководитель, 02 — первый заместитель, 03 — заместитель, 04 — заместитель по
общим вопросам) и собственно порядкового номера и выглядит следующим образом:
01/576-вх. При регистрации обращений граждан прибавляется приставка ОГ:
02/344-ОГ. Запросы на проверку регистрируются в отдельной вкладке, к ним
прибавляется приставка ЗП: 01/456-ЗП.

После регистрации документ вкладывается в папку на рассмотрение
руководителю. После наложения резолюции документ копируется ведущим
специалистом в количестве, соответствующем количеству исполнителей (в основном
это заместители руководителя, передающие дела со своей визой в работу).
Бумажный вариант резолюции перепечатывается в систему Lotus Notes.

Сам документ с резолюцией и со штампом Инспекции и входящим номером
подшивается в папку «Входящие документы».

.        Регистрация и отправление исходящих документов.

Перед регистрацией проверяется правильность адресации, наличие подписей,
приложений, фамилия, инициалы и номера служебного телефона исполнителя. При
регистрации исходящей корреспонденции специалистом на исходящем документе
ставится индивидуальный порядковый номер (регистрационный номер документа), при
ответе на поступивший в Инспекцию документ, ставится ссылка. Регистрация
исходящих и внутренних документов в системе Lotus Notes производится по той же
схеме, что и входящая документация.

Номер документа состоит из двух частей — приставка 01, 02, 03 и 04 (01 —
руководитель, 02 — первый заместитель, 03 — заместитель, 04 — заместитель по
общим вопросам) и собственно порядкового номера и выглядит следующим образом:
01/576-исх. При регистрации ответов на обращения граждан прибавляется приставка
ОГ: 02/344-исх/ОГ.

Рис.3.
Диаграмма наиболее распространенных исходящих документов

Как
видно из диаграммы, основной объем исходящих писем составляют ответы на
заявления граждан и письма по профильной деятельности Инспекции.

3.      Порядок прохождения внутренних документов.

Внутренняя документация проходит следующие этапы: подготовка проекта
документа, перепечатка, регистрация, согласование, визирование, подписание,
исполнение.

Приказы по общей деятельности регистрируются ведущим специалистом отдела
общего обеспечения, размножаются и рассылаются исполнителям, которые в свою
очередь на оригинале документа ставят подпись о получении. Оригинал документа
подшивается в папку «Приказы».

Регистрационный номер документа (приказа, распоряжения) заносится в
журнал регистрации приказов. Копии подписанных руководителями распорядительных
документов (приказов) в обязательном порядке копии приказа рассылаются в
структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы
или доводятся до сведения всех сотрудников Инспекции.

Приказы по личному составу регистрируются сотрудниками отдела кадровой
политики по следующему принципу:

1.      Приказы о приеме и увольнении регистрируются под литерой «Л».

2.      Приказы по отпускам и переводам — под литерой «К».

.        Приказы об учебах и командировках — под литерой «У».

Журнал регистрации распоряжений идентичен журналу регистрации
распоряжений.

Приказы и распоряжения хранятся в отдельной папке в отделе общего
обеспечения под ответственностью начальника отдела.

Докладные записки на имя руководителя и аналогичные внутренние документы
после рассмотрения должностным лицом передаются в структурное подразделение или
помещаются дело.

.        Организация хранения документов.

Хранение документов в Инспекции осуществляется следующим образом: папки,
в которые подшиваются приказы по личному составу, хранятся в специальном шкафу
в отделе кадровой политики, поскольку данные документы очень часто
используются. Все приказы подшиты в дело, каждый листок пронумерован, в конце
дела помещается итоговая внутренняя опись о количестве подшитых листов,
проставлена подпись директора и печать учреждения. Однако отсутствует
внутренняя опись в начале дела, неправильно оформлена обложка, нет сводной
описи. Остальные документы без заведения дел и составления описей складываются
в коробки и спускаются в специальное помещение для хранения документации.
Документы, составленные и полученные в ходе работы отдела общих технологий
систематизированы специалистами ООО «Архивист» по хронологии, по номинальному,
по предметно — вопросному признакам.

Выше нами были выявлены все процессы делопроизводства,
актуальные для Инспекции ФНС №16, теперь нужно определиться с объемом
документов относительно каждого из них.

В качестве отчетного периода мы возьмем один год. Далее,
подсчитаем объем документооборота не только за прошедший, но и за два
предыдущих года, чтобы определить динамику роста/спада количества документов.

Таблица 2. Объем документооборота Инспекции за 2011-2013 гг.

Вид документа

Количество

2011 год

Входящие письма

823

Исходящие
письма

659

Служебные
записки

80

ОРД

204

Проверки

1101

Общее
количество документов

2867

2012

Входящие письма

1001

Исходящие
письма

841

Служебные
записки

94

ОРД

250

Проверки

1125

Общее
количество документов

3311

2013

Входящие письма

1427

Исходящие
письма

905

Служебные
записки

97

ОРД

257

Проверки

1131

Общее
количество документов

3817

Рис.4. Объем документооборота Инспекции за 2011-2013 гг.

Как видно из графика, в Инспекции наблюдается значительное
повышение объема документооборота в условиях общей компьютеризации, возрастание
количества заявок от граждан, в следствие чего увеличению писем относительно
профессиональной деятельности.

Организационно-распорядительные документы (включая приказы по
кадрам) также идут практически вровень — предоставление отпусков, приказы о
поощрении, по личному составу, по основной деятельности.

Инструкция
по делопроизводству разрабатывается в целях совершенствования документационного
обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и
форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля
исполнения документов.

Инструкция
устанавливает общие требования к функционированию служб документационного
обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и
организации работы с документами в организации.

Организация,
ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на
основе единой технической политики и применения современных технических средств
в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением
установленного порядка работы с документами в подразделениях организаций
выполняются отделом документационного обеспечения. Инструкция по
делопроизводству Инспекции ФНС №16 г. Щелково была разработана в 2005 году, она
небольшая, обновлялась в 2012 году, содержит следующие основные разделы:

общая
часть,

правила
составления и оформления документов,

порядок
работы с документами,

обеспечение
сохранности документов.

Инструкция
по делопроизводству утверждена приказом руководителя Инспекции.

В
главе 2 рассмотрено определение ИНФС №16, структура работы инспекции,
нормативные акты, регулирующие ее деятельность. Автор приводит пример таблицы
штатной численности в количестве ста десяти человек, так же в инспекции
присутствует централизованная форма документооборота.

Приведены
диаграммы изменения в течение времени работы организации по документации.

Указан
порядок составления документов до дальнейшего рассмотрения руководителем или
отправки в иные отделы, прием и обработку входящих документов, составление
исходящих, порядок прохождения внутренних документов и особенности работы в
системе Lotus Notes.

Особое
внимание уделено Инструкции по делопроизводству в ИНФС №16 и ее структуре.

        
ГЛАВА 3.
Совершенствование инструкции по делопроизводству Налоговой инспекции ИФНС №16
г. Щелково

.1 Проблемы
делопроизводства в ИФНС №16, разработка дополнений к инструкции по
делопроизводству

Одним из главных недостатков в организации делопроизводства ИФНС №16
является отсутствие новой Инструкции по делопроизводству.

Соответственно, необходимо внести коррективы в существующую Инструкцию по
делопроизводству ИФНС №16 для официального документального закрепления правил
оформления писем. Также в Инструкции отсутствует раздел, характеризующий
основные понятия, которые используются в тексте данного нормативного документа.

Инструкция не содержит раздела, где бы отражались основные правила учета,
хранения и уничтожения бланков организации, где были бы прописаны лица,
ответственные за этот процесс.

Рекомендуется также создать шаблоны документов в электронной форме, а
также внести изменения в Инструкцию по делопроизводству относительно оформления
деловых писем, которые необходимо направить всем сотрудникам ИФНС №16.

Итак, основным недостатком в работе отдела общего обеспечения автор
назвал отсутствие новой усовершенствованной Инструкции по делопроизводству.
были разработаны дополнения к Инструкции по делопроизводству Инспекции.
Следующие пункты мы предлагаем включить в соответствующие разделы.

Включить в Инструкцию необходимый раздел II.. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ

В Инструкции используются следующие основные понятия:

автор документа — физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

. Словарь инструкции по делопроизводству в ЮУрГУ

бланк документа — набор реквизитов, идентифицирующих автора официального
письменного документа;

2. Словарь инструкции по делопроизводству в ЮУрГУ

вид документа — принадлежность документа к определенной группе документов
по признакам содержания и целевого назначения;

3. Словарь инструкции по делопроизводству в ЮУрГУ

документ — официальный документ, созданный государственным органом,
органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный
в установленном порядке и включенный в документооборот Инспекции;

. Словарь инструкции по делопроизводству в ЮУрГУ

документирование — фиксация информации на материальных носителях в
установленном порядке;

. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти от
15 июня 2009 года №477

документооборот — движение документов с момента их создания или получения
до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

. Словарь инструкции по делопроизводству в ЮУрГУ

дело — совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к
одному вопросу или участку деятельности Инспекции;

. Словарь инструкции по делопроизводству в ЮУрГУ

копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника
документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти от
15 июня 2009 года №477

номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел,
формируемых в Инспекции, с указанием сроков их хранения;

. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти от
15 июня 2009 года №477

обращение гражданина — направленные в государственный орган, орган
местного самоуправления или должностному лицу письменные предложение, заявление
или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган
местного самоуправления;

. Федеральный закон «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской
Федерации» от 02.05.2006 года № 59-ФЗ

оформление документа — проставление необходимых реквизитов, установленных
правилами документирования;

. Словарь инструкции по делопроизводству в ЮУрГУ

регистрация документа — присвоение документу регистрационного номера и
запись в установленном порядке сведений о документе;

. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти от
15 июня 2009 года №477

реквизит документа — обязательный элемент оформления документа;

. Словарь инструкции по делопроизводству в ЮУрГУ

система электронного документооборота — информационная система,
обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку,
управление документами и доступ к ним);

. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти от
15 июня 2009 года №477

сканирование документа — получение электронного образа документа;

. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти от
15 июня 2009 года №477

служебный документ — официальный документ, используемый в текущей
деятельности Инспекции;

. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти от
15 июня 2009 года №477

формирование дела — группировка исполненных документов в дело в
соответствии с номенклатурой дел;

. Энциклопедия делопроизводства Раздел 3. Организация работы с
документами. Часть 3.2. Оперативное хранение документов

шаблон бланка (унифицированной формы документа) — бланк документа
(унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;

. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти от
15 июня 2009 года №477

экспертиза ценности документов — изучение документов на основании
критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора
их для включения в состав национального фонда;

. Энциклопедия делопроизводства Раздел 3. Организация работы с
документами. Часть 3.2. Оперативное хранение документов

электронный документ — документированная информация, представленная в
электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с
использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по
информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных
системах;

. ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от
27 июля 2006 года ст. 2 Основные понятия

электронный документооборот — документооборот с применением
информационной системы;

. ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от
27 июля 2006 года ст. 2 Основные понятия

электронный образ документа — электронная копия документа, изготовленного
на бумажном носителе;

. ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от
27 июля 2006 года ст. 2 Основные понятия

электронная цифровая подпись — информация в электронной форме, которая
присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации)
или иным образом связана с такой информацией и которая используется для
определения лица, подписывающего информацию.

. ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от
27 июля 2006 года ст. 2 Основные понятия

юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое
ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и
установленным порядком оформления.

. Словарь инструкции по делопроизводству в ЮУрГУ

Соответственно, имеющийся раздел 2 будет разделом №3.

В подраздел 3.4. Общие требования к составлению и оформлению документов
раздела III ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ добавить:

.1.4. Документы печатаются согласно ГОСТу Р 6.30-2003.

При подготовке документов используется шрифт Times New Roman размером № 12 (для оформления табличных материалов),
13, 14 (для остальных документов в зависимости от объема текста) через 1-1,5
интервала, с абзацным отступом 1.25 см., выравнивается по ширине листа,
начертание шрифта — обычный, при этом документ должен иметь поля:

левое — 20 мм, правое — 10 мм, нижнее — 20 мм, верхнее — 20 мм
(Приложение 1).

Также рекомендуется добавить пункт Учет бланков документов, поскольку это
нигде не оговорено.

. Организация работы по заказу на изготовление и учету бланков документов
Инспекции возлагается на отдел общего обеспечения, который составляет заявки на
изготовление бланков документов, а также, при необходимости, их образцы
(макеты); оформляет заказы на изготовление печатно-бланочной продукции в типографии;
осуществляет получение изготовленных бланков документов.

. Гербовые бланки изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4
(210 х 297 мм), а также должностные бланки для оформления резолюций и иных
поручений на бумаге формата А6 (105 х 148 мм).

. Изготовление гербовых бланков производится типографским способом либо
иным способом, в том числе с помощью компьютерной техники, в соответствии с
требованиями ГОСТ Р 6.30 — 2003 «Унифицированные системы документации…».

. Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации
изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими выданные
уполномоченным федеральным органом исполнительной власти лицензии на
соответствующий вид деятельности, по заказу Инспекции.

. Бланки документов Инспекции подлежат учету. Учет бланков ведется
раздельно по видам бланков в журнале учета выдачи бланков. Бланки выдаются
работникам структурных подразделений Инспекции под роспись в журнале учета
выдачи бланков (журнал учета бланков в Инспекции имеется).

. Бланки документов используются строго по назначению и хранятся в
надежно запираемых шкафах.

. Допускается использование только пронумерованных бланков. Номера на
бланках проставляются в отделе общего обеспечения с помощью специального
штампа.

. Ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их
использования несут работники отдела общего обеспечения Инспекции.

. Образцы бланков и электронные шаблоны бланков документов Инспекции
утверждаются руководителем Инспекции.

. Порядок изготовления, использования, учета, хранения и уничтожения в
Инспекции устанавливается руководителем.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В современном обществе информация стала полноценным ресурсом
производства, важным элементом социальной и политической жизни общества.
Качество ДОУ определяет качество управления. Для повышения эффективности
управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с
документами, так как всякое управленческое решение документируется. В целях
регламентации правил работы с документами, установления единых требований к
документам в организациях разрабатываются инструкции по делопроизводству. В
нормативной базе документационного обеспечения управления в настоящее время
имеется только один нормативный документ, обязывающий федеральные органы исполнительной
власти разрабатывать инструкции по делопроизводству. В рамках исследования мы
проанализировали деятельность ИФНС №16 по г.Щелково в рамках организации
делопроизводства. В Инспекции ФНС №16 мы наблюдаем централизованную форму
организации делопроизводства. В Инспекции прослеживается смешанное
делопроизводство с использованием как бумажных, так и электронных носителей.
Ежегодно в Инспекции наблюдается значительное повышение объема документооборота
за счет условий общей компьютеризации, возрастания количества заявок от
граждан, в следствие чего увеличения писем относительно профессиональной
деятельности.

Проанализировав деятельность отдела общего обеспечения, мы
выявили большой недостаток: в Инспекции используется устаревшая Инструкция по
делопроизводству.

Автором работы добавлены новые пункты для
включения в основные разделы Инструкции по делопроизводству Инспекции. Был
произведен углубленный анализ инструкции по делопроизводству и ее возможная
корректировка, цели и задачи курсовой работы были достигнуты.

        
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

НОРМАТИВНЫЕ ПРАВОВЫЕ АКТЫ

1.      Перечень типовых управленческих документов,
образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв.
Росархивом 06.10.2000 (в ред. от 27.10.2003).

2.      Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных
органах исполнительной власти. — М.: Росархив, ВНИИДАД, 2001.

.        ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированные системы
документации. Унифицированная система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов». — М.: Изд-во стандартов,
2003. — 16 с.

СПЕЦИАЛЬНАЯ ЛИТЕРАТУРА

С 2010 года

1. Андреева В.И. Делопроизводство: практ. пособ./
В.И.Андреева.- 9-е издание, перераб. и доп., — М.: ЗАО «Бизнес-школа»
Интел-Синтез, 2010. — 192 с.

. Кирсанова Н.В. Современное делопроизводство: уч. пособ.- М:
ИНФРА — М; Новосибирск, 2010. — 288 с.

. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Организации и технологии
документационного обеспечения управления).- М:ЗАО «Бизнес-школа» Интел-Синтез,
2010. — 341 с.

. Кушнаренко Н.Н. Документоведение:учеб.-К.
:Знание,КОО,2011.-460с.

. Лихачев М.Т. Документы и делопроизводство: справ. пособ.
-М.: ИНФРА -М, 2011.-212 с.

. О системах СЭД. Краткий обзор // Делопроизводство и
документооборот на предприятии, 2011. — №5. — с.30-34.

. Организация работы с документами: учеб./ Под общ. ред.
проф. В.А. Кудряева. — 5-е изд., перераб. и доп. — М.: ИНФРА — М, 2012. — 592
с.

. Современные технологии делопроизводства и
документооборота// Делопроизводство, 2012. — №4. — с.17-25.

. Кабашов С.Ю. Организация общего и специального
делопроизводства в органах местного самоуправления: учеб. пособ. Гриф УМО по
историко-архивоведению. — М.: НИЦ ИНФРА-М, 2013. — 421 с.

. Технологии работы с документами в современных условиях //
Секретарь-референт, 2013. — №2. — с.5-9.

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ИСТОЧНИКИ

До 2009 включительно

1.Янковая, В.Ф. Как организовать делопроизводство.- М.:
МЦФЭР, 2004.-298 с.

.Рогожин, М.Ю. Документационное обеспечение управления:
Практ. пособ.- М.: Высшая школа, 2008. -192 с.

.Делопроизводство: учеб. для ВУЗов/ Т.А.Быкова, Л.М. Вялова,
Г.Ю.Максимович, Л.В.Санкина; под общ. ред. проф. Т.В.Кузнецовой.- М.: МЦФЭР,
2009. — 544 с.

.Кабашов С.Ю. Делопроизводство и архивное дело в терминах и
определениях: учеб. Пособие / С. Ю. Кабашов, И. Г. Асфандиярова. — М.: Флинта. —
2009. — 292 с.

.Кабашов С.Ю., Асфандиярова И.Г. Делопроизводство и архивное
дело в терминах и определениях. Гриф УМО по историко-архивоведению. -М.:Наука;
Флинта, 2009.- 296 с.

.Кабашов С.Ю. Организация делопроизводства в органах местного
самоуправления. Гриф УМО по историко-архивоведению. — Уфа: БАГСУ, 2009. — 305
с.

НЕОПУБЛИКОВАННЫЕ ИСТОЧНИКИ

1.      Положение ГУЧ Инспекция ФНС по г.Щелково №16,
принято Приказом руководителя №2-п от 27.12.2004.

.        Штатное расписание N 1-ШР от 27декабря 2004 г,
утвержденное Приказом руководителя №3-п от 27.12.2004.

Приложение

         Основные правила, соблюдаемые при оформлении текста документа

        

        

        

Образец оформления текста ответа на поступившее письмо от граждан

→→→→→→→Иванову И.И.

Никольский п.,

д.1, кв.1, г.Москва,

Российская Федерация,119045

(либо адрес электронной почты)

abcd12345@mail.ru

Уважаемый Иван Иванович!

Текст письма текст письма текст письма текст письма текст письма текст
письма текст письма текст письма текст письма текст письма текст письма текст
письма текст письма текст письма текст письма текст письма текст письма текст
письма текст письма текст письма текст письма текст письма текст письма текст
письма текст письма текст письма.

Первый заместитель

руководителя→→→→→→→→Н.А.Ставридов

Источник

Страницы:   1   2   3   4   5

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

ГЛАВА I. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

1.1.Основные понятия делопроизводства

1.2.Нормативно-методическая и законодательная база делопроизводства

1.3. Ведение делопроизводства в государственных учреждениях

ГЛАВА II. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В УПРАВЛЕНИИ ФЕДЕРАЛЬНОГО КАЗНАЧЕЙСТВА ПО МАГАДАСНКОЙ ОБЛАСТИ

2.1.Характеристика и организационная структура УФК по Магаданской области

2.2. Создание документов в УФК по Магаданской области

2.3.Организация документооборота в УФК по Магаданской области

2.3.1. Входящая корреспонденция

2.3.2. Исходящая корреспонденция

2.3.3. Внутренняя корреспонденция

2.3.4.Особенности работы с электронными документами в УФК по Магаданской области

ГЛАВА III. ВЕДЕНИЕ И АНАЛИЗ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В УПРАВЛЕНИИ ФЕДЕРАЛЬНОГО КАЗНАЧЕЙСТВА ПО МАГАДАНСКОЙ ОБЛАСТИ

3.1. Анализ работы делопроизводства посредством ППО АСД «LanDocs» в УФК по Магаданской области

3.2. Совершенствование делопроизводства в УФК по Магаданской области в системе ППО АСД «LanDocs»

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

ВВЕДЕНИЕ

С появлением письменности, как одним из способов изложения информации, появилась необходимость в создании разных документов, например, договоров соглашений. С развитием письменности способом общения и передачи помимо государственного значения стали документы

Совершенствование управленческой работы обуславливается насущными потребностями формирования общей государственной системы делопроизводства, поскольку существенной формой работы аппарата управления является организационной деятельности документирования.

Необходимо отметить, что эффективное управление делопроизводства трудно построить, если оно не налажено в организации. Налаженная организация делопроизводства и документооборота, обуславливает не только эффективность и оперативность управленческих решений, а также общие показатели результативности учреждения.

Поэтому важно знать не только структуру самого документа, но и иметь представление, посредством издания какого документа и как можно разрешить ту или иную ситуацию. Проблема организации делопроизводства актуальна на современном этапе.

Многочисленные ошибки при неверном оформлении документов — это то, с чем мы сталкиваемся каждый день. Для правильной организации делопроизводства в учреждении существует достаточное количество нормативно правовых и законодательных актов.

Делопроизводство составляет полный оборот и движения документов с этапа их получения и до окончания исполнения, отправки является базой развития организации.

Деятельность государственного учреждения напрямую связана с документационной работой. Информация посредством документа передается во времени и пространстве.

В связи с вышеизложенным актуальность настоящей работы определяется следующим образом. Носитель информации в качестве непременного элемента выступает организация деятельности учреждения. Не имея представления о структуре, виде, назначении, классификации документа невозможно грамотное его составление. Организованный документооборот распределение функций между исполнителями облегчает работу учреждения.

Входящие и исходящие документы являются неотъемлемой частью документооборота учреждения, а именно они связывают учреждение с органами власти и сторонними организациями. От правильного их движения документов зависит их своевременное исполнение.

В государственных учреждениях документообороту уделяется особое внимание, потому что, учреждению важна грамотная постановка работы документооборота, чтобы иметь престижную репутацию, учреждению недопустимо совершение ошибок в оформлении документов, поскольку современное общество развивается и совершенствуется в правильном оформлении документов.

Объект исследования: организация делопроизводства в государственных учреждениях.

Предмет исследования: организация делопроизводства в Управлении Федерального казначейства Магаданской области.

Цель исследования: рассмотреть процесс организацию работы делопроизводства в государственных учреждениях и Управлении Федерального казначейства по Магаданской области.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1.раскрыть основные понятия и термины, применяемые в делопроизводстве;

2.проанализировать нормативно-правовую базу, регламентирующую делопроизводственные процессы;

3.исследовать делопроизводство и документооборот в государственных учреждениях;

4.изучить отечественные системы автоматизированного делопроизводства и электронного документооборота;

4.провести анализ автоматизированного делопроизводства в Управлении Федерального казначейства по Магаданской области.

Методы исследования: как анализ существующей источниковой базы по рассматриваемой проблематике (метод научного анализа); научно-поисковый метод; обобщение и синтез точек зрения, представленных в источниковой базе (метод научного синтеза и обобщения); моделирование на основе полученных данных авторского видения в раскрытии поставленной проблематики (метод моделирования); моделирование на основе полученных данных авторского видения в раскрытии поставленной проблематики (метод моделирования.

Степень научной разработанности данной проблемы. Вопросы организации делопроизводства рассматривали такие авторы как: Быкова Т. А., Варламова Л. Н., Ларин М. В., Храмцовская Н. А., Янковая В. Ф., Кузнецов С. Л., и многие другие. Материалы авторов по вопросам организации делопроизводства можно найти в журналах таких как: «Секретарь-референт», «Делопроизводство», «Секретарское дело», «Отечественные архивы», «Справочник секретаря и офис-менеджера» и много других.

В своих работах авторы раскрывали систему организации делопроизводства, информировали по вопросам законодательного и нормативно — методического регулирования. Авторы приводили наглядные примеры отправки и регистрации документов, а также описывали подробные правила составления обработки и документов, согласно требованиям законодательства РФ.

Исследования ученых, проведенные по вопросам организации делопроизводства в государственных учреждениях, позволяют сделать вывод, многие организации не выполняют эффективную работу по созданию делопроизводства, что не противоречило бы нормативно правовым документам[21, с. 39].

Научная новизна связана с отсутствием в отечественном документоведении фундаментальных теоретических и прикладных научных исследований в области управления документацией в организациях.

Практическая значимость исследования связана с тем, что результаты исследования могут быть использованы при анализе делопроизводства и документооборота в государственных учреждениях, а также при организации и усовершенствовании деятельности служб делопроизводства.

Выпускная квалифицированная работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка используемых источников.

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

1.1. Основные понятия делопроизводства

Термин делопроизводство был образован от сочетания слов «производство дела» возник во второй половине XVIII века. Этот термин «производства дела» означал решение судебных или административных вопросов и понимался как деятельность, которая связанна с принятием решений, то есть с производством дел. Именно это и было заложено в основу понятия «Делопроизводство». Значение дела как собрания документов, относящихся к какому-либо вопросу, – более позднего происхождения по сравнению с первым значением.

Современную терминологию делопроизводства регламентирует ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», в котором «Делопроизводство» определяется следующим образом: отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами [15, п. 3.1].

Наряду с термином «делопроизводство» в последние годы употребляется синонимичный ему термин «документационное обеспечение управления». Его возникновение обусловлено изменением организационной базы делопроизводства в связи с внедрением в документационное обеспечение управления современных информационных технологий, а именно использования информации, поиска, создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска.

Подготовка любого документа заключается в правильном оформлении его реквизитов, из которых оно составляется, а именно текст, адрес, подпись, виза утверждения и согласования документа.

Весь объём документов, обращающихся в учреждении – это своеобразная память учреждении, обращение к которой позволяет оперативно решать текущие дела, разрешать спорные вопросы, анализировать работу учреждения, принимать наилучшие решения.

Делопроизводство создание и организация официальных документов, обеспечивающая их работу в федеральных органах исполнительной власти [23, с. 6].

Стандартные требования к форме, структуре и составу реквизитов документа, то есть порядок документирования был установлен в советское время.

С учётом специфики складывающихся рыночных отношений и массовой компьютеризацией в России развивается современное делопроизводство.

В настоящее время позволяют автоматизировать процессы составления, корректировки, редактирования, оформления, изготовления и пересылки текстовых документов имеют возможность практически все компьютеры. Однако внедрение новых информационных технологий не исключает составления документов на бумажной основе и их обязательного оформления в соответствии с установленными правилами

На настоящее время в основном мы сталкиваемся с оформлением и составлением документов на компьютере, но есть и такие документы, которые составляются рукописным способом, к таким документам, можно отнести заявления, объяснительные записки, жалобы.

Делопроизводство основывается на документировании и это является важнейшей частью делопроизводства является [29, с. 11].

Регламентированный процесс записи информации на различных носителях с соблюдением определенных норм, установленных нормативно правовыми актами РФ, является документированием.

Способ установление информации определяет и выбор средств документирования, ими могут являются как простые орудия, используемые для составления документа карандаш, ручка, так и механические диктофоны, фото, видеотехника и средства вычислительной техники. В зависимости от средств документирования различаются способы документирования, а именно текстовые, электронные, фото и видео документирование.

Информации, которая закреплена на различных носителях и оформлена на основании установленных требований и норм образуется документ, отличительными признаками которого является:

  • обязательность смыслового семантического содержания;
  • закрепленная на материальном носителе форма, обеспечивающая его сохранность, возможность многократного использования и передачи в пространстве;
  • завершенность сообщения.

В разных науках в понятие документа вкладывается различный смысл.

Документирование может осуществляться на естественном языке рукопись, машинопись или на искусственных языках с использованием носителей, диски, лазерные диски, дискеты, карты памяти [30, с. 12].

Документирование является обязательным, предписывается законами и нормативными актами.

Федеральный закон Российской федерации «Об информации информационных технологиях и о защите информации» от 27.07. 2006 года № 149 — ФЗ определяет, что информационные ресурсы документы и массивы документов считаются предметами взаимоотношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законодательством наравне с иными ресурсами. Вышеуказанный закон устанавливает правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, в том числе порядок документирования информации, право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов, категории информации по уровню доступа к ней; порядок правовой защиты информации [3, ст. 3].

Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы, что установлено указанным выше законом 5 статьей [3, ст.5].

Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность РФ [3, ст. 6].

Результатом документирования является Документ.

Важным документом является официальный документ, созданный государственным органом, органом регионального самоуправления, юридическим или физическим лицом, утверждённый в соответствии с установленным порядком и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти. Информация, указанная в документах информация фиксируется впервые, в отличие от других носителей информации – книг, газет, журналов, содержащих вторичную информацию [43, с.28].

Документы как способ общения и передачи информации появились вместе с письменностью.

Понятие документ латинского dokumentum способ доказательства, с самого возникновения наполнено правовым содержанием. Документ служит основанием для принятия управленческих решений, свидетельством и доказательством принятых решений и их исполнения, а также обеспечивает передачу и использование управленческой информации сохранение, накопления и уточнения архивных данных [37, с. 8].

Систему документации составляет совокупность различных видов и разновидностей документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единым требованиям к оформлению. Документ способен вызывать определенные юридические последствия, если он издан полномочным органом, содержащиеся в нем положения не противоречат действующему законодательству, а оформление – принятому порядку. Только при соблюдении этих условий документ приобретает юридическую силу.

Юридическая сила — это свойство официального документа, передаваемое ему действующим законодательством РФ, правомочностью организации издавшего его, определенным комплексом реквизитов и установленным порядком его оформления [15, п. 3.1].

В процессе документирования созданный документ должен выполнять предназначенные ему функции, а функции документа обеспечивает составная часть делопроизводства, а движение документов в организации с момента их получения или создания и до их полного завершения исполнения, отправления и хранения использования документов в текущей деятельности организации.

Обеспечение перемещения документов в аппарате их использования в справочных целях и хранения является организацией работы с документами

Перемещение документов с момента их создания или получения до определения их на архивное хранение или уничтожение, а также рациональное и оперативное использование их в текущей деятельности учреждения, которое предполагает проектирование документооборота учреждения, то есть организацию работы с документами [30, с. 12].

Перемещение документов с этапа их формирования или получения до полного окончания выполнения, помещения в дело согласно номенклатурному номеру подразделения или отправки называется документооборотом. Информационная система, обеспечивает сбор, то есть включение документов в систему, обработку, управление и доступ к документам, это и составляет систему электронного документооборота.

Система электронного документооборота является автоматизированной информационной системой, обеспечивающей создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов [15, п. 3.2.2].

Электронный документооборот — документооборот с использованием информационной конвенции. В технологию деятельности работы с документами входит прием и обрабатывание документов; заблаговременный анализ и разделение документов; регистрация и надзор исполнения документов, и их отправление, а кроме того формирование дел и хранение документов. Основными носителями различной социально значимой информации в обществе являются документы.

Носителями первичной информации являются документы, поскольку в них информация появляется впервые, в то время как книги, газеты, журналы содержат вторичную информацию.

Можно сделать вывод, что делопроизводство в учреждении охватывает все вопросы документооборота и организацию работы с документами, которая включает в себя оформление и составление документов, ведение переписки, в общем, весь комплекс работ с документами. Также хочется отметить, что каждому гражданину тоже необходимо владеть знаниями по правильному созданию и подготовки документов, ими могут быть заявления и многие другие документы, для подачи в любую организацию или учреждение.

1.2. Нормативно-методическая и законодательная база делопроизводства

Комплекс законов, нормативно-законных актов делопроизводства координационных и методических документов, регулирующих создание, обработку и хранения документов в текущей деятельности организации является нормативно-методической базой.

Структура нормативной базы делопроизводства показаны на рис. 1

Рисунок 1. Структура нормативной базы делопроизводства

Нормативно — методическая база делопроизводства состоит из:

  • законодательных актов РФ в сфере информатизации и документации;
  • указов и распоряжений Президента РФ, а также постановлений Правительства РФ, регламентирующих вопросы делопроизводства на федеральном уровне;
  • правовых актов федеральных органов исполнительной власти;
  • правовых актов органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующих вопросы делопроизводства;
  • правовых актов нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;
  • государственные стандарты на документацию;
  • унифицированные системы документации;
  • общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
  • государственную систему документационного обеспечения управления.
  • требования к документам и службам документационного обеспечения ГСДОУ;
  • нормативных документов по организации управленческой охране труда;
  • нормативных документов по организации хранения архивных документов.

Вся область документационного обеспечения управления которая имеет распределение не только на организацию работы с документами, но и на сферу делопроизводства охватывает государственное регулирование.

Федеральная архивная служба России, которая ранее контролировала регулирование государственного делопроизводства и организацию документов в федеральных органах государственной власти законодательства РФ, но в настоящее время вышеуказанные функции исполняет Федеральное архивное агентство РФ [36, с. 20].

Комитет РФ по стандартизации, метрологии и сертификации на сегодняшний день осуществляет [10, ст. 3] работу по унификации и стандартизации документов, разработке, ведение и внедрение общероссийских классификаторов.

На основании законодательных и нормативных актов, принимаемых на государственном уровне в учреждении, разрабатывают нормативные и методические документы по работе с документами.

Законодательные акты, регулирующие процесс делопроизводства в РФ:

  • Конституция РФ;
  • Гражданский кодекс РФ;
  • Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 № 1-ФКЗ «О Государственном флаге РФ;
  • Федеральный закон от 01.06.2005 № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации»;
  • Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.01.2018);
  • Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ»;
  • Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных РФ»;
  • Федеральный закон от 27.05.2003 № 58-ФЗ «О системе государственной службы РФ»;
  • Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи РФ»;
  • Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»;
  • Федеральный закон от 09.02.2009 № 8 — ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления РФ».

Нормативные и методические документы:

  • «ГОСТ Р. 7.0.8-2013. Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
  • ГОСТ Р. 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно — распорядительной документации. Требования к оформлению документов;
  • ГОСТ Р. 1.5-92 Государственная система стандартизации РФ. Общие требования к оформлению и содержанию стандартов;
  • Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения;
  • Основные правила работы ведомственных архивов;
  • Инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти;
  • Основные обязанности работы в организации архивов;
  • Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93;
  • Типовые документов, которые образуются в деятельности, министерств, ведомств, организаций и других учреждений, с указанием сроков хранения;

Организация, которая осуществляет свою деятельность на территории РФ, где делопроизводство ведется разных языках, в этом случае необходим в применении Закон РФ «О языках народов РФ», так как многие организации, имеющие международные связи, часто не применяют в работе требования законодательства и не владеют знаниями, которыми необходимо владеть при использовании языка документирования.

Правила работы документов ограниченного доступа регулируют следующие нормативные акты:

  • Закон РФ от 21.07.1993 года № 5485 «О государственной тайне РФ»;
  • Указ Президента РФ от 30.11.1995 года № 1203 «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне РФ»;
  • Указ Президента РФ от 6.03.1997 года № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера РФ»;
  • Постановление Правительства РСФСР от 05.12.1991 года № 35 «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну РФ»;
  • Постановление Правительства РФ от 04.09.1995 года № 870 «Об утверждении правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности РФ».
  • Закон РФ «О стандартизации» от 10.07.1993 года № 5145-1, устанавливает правовые основы стандартизации в Российской Федерации, которые направлены на обеспечение проведения единой государственной политики в сфере стандартизации, также регулирует отношения в сфере стандартизации, включая отношения, возникающие при разработке (ведении), утверждении, изменении (актуализации), отмене, опубликовании и применении документов по стандартизации в учреждениях [10, ст.4].

Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» оповещает, что массивы документов считаются предметом взаимоотношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законом, наряду с другими ресурсами. Законом также устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов. Вышеуказанный закон регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации, также закон регулирует защиту информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации. В Законе содержится установление, затрагивающие информации и ее документирования [3, ст. 4].

Одним из наиболее главных законов который регулирует работу в области делопроизводства является Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи». Целью настоящего закона является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. В этом законе определены условия использования электронной цифровой подписи, особенности ее использования [7, ст. 13].

В законе дано не только определение понятия «Электронный документ это тот документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме», но и определения электронной цифровой подписи: «реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в представленном электронном документе» [7, ст. 2].

В РФ с 1994 года действует Положение «Об Архивном фонде РФ», утвержденное указом Президента РФ от 17.03.1994 года № 552 и является важным документом, поскольку, именно он установил правовые основы хранения документов в нашей стране, закрепив за этим государственное регулирование вопросов, связанных с хранением и использованием документов, которые могут относится к Архивному фонду РФ [8, ст. 3].

Классифицирующим нормативно-методическим документом делопроизводства является «ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», который начал свое действие с 01.03.2014 года. Обновления вышеуказанного стандарта являются важной нормативной методической базой делопроизводства и архивного дела в соответствии с федеральным законодательными актами и современным уровнем развития делопроизводства. Термины, установленные настоящим стандартом, должны примется и быть использованы во всех видах документации [15, п. 1].

ГОСТ Р. 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» — может быть рекомендован в качестве настольной книги как делопроизводителя, так и секретаря, поскольку является основным документом в делопроизводстве. Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела Федеральной архивной службы РФ разработан вышеуказанный документ, принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России № 65 от 03.03. 2003 года [14, п. 3] .

Вышеуказанный стандарт применяется в работе с организационно-распорядительными документами, которые относятся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, например, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации ОК. 011-9 [14, п. 3.19].

На сегодняшний период, вышеприведенный образец определяет: состав реквизитов; условия к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, в том числе бланки документов с воспроизведением Государственного герба РФ. Качественно и четко презентованы схемы расположения реквизитов документов, примерные образцы бланков документов [14, п. 3.22]. Инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти помогает решению технологических задач документирования. Установленный Указанный нормативно-методический документ устанавливает принципы оформления организационно-распорядительных документов, которые закрепляют постановления управленческих и организационных проблем.

Типовая инструкция, предъявляя условия к унификации элементов оформления документации, в существенном уровне облегчает создание стандартных, унифицированных и общих действий как традиционного, так образом автоматизированного документирования, сохранения и передачи документированной данных.

К нормативно-методическим документам, несколько утверждений которых может использоваться и в нынешний период времени, причисляется Единая государственная система делопроизводства и Государственная концепция документационного обеспечения управления. Общая концепция делопроизводства на сегодняшний день представляет базу делопроизводства. В данной концепции установлены единые условия организации деятельности делопроизводства в органах государственного управления, организациях, общественных организациях. Описанные условия причисляются абсолютно ко всем документам вне зависимости от того, как они сформированы на бумажном носителе либо присутствие поддержке компьютерной техники.

Главным нормативно правовым документом для работников службы делопроизводства и применяемым в работе с документами является Перечень типовых управленческих документов, создающихся в организации, с указанием сроков хранения. Вышеуказанный перечень включает в себя документы, которые образуются при документировании одинаковых управленческих функций, выполняемых организациями и учреждениями, вне зависимости с их функций, степени и масштаба работы, форм собственности.

Кроме того, предназначается целям организации, сохранности и пополнения Архивного фонда РФ, рассчитанный для определения определенных сроков сохранности документов, отбора их на хранение или устранение документов, необходим также в использовании подготовки номенклатур дел и их формировании, при разработке разных схем классификации документов систем в делопроизводстве. Можно сделать вывод, что главным нормативно правовым документом в делопроизводстве, который применяется в учреждениях, является инструкция по делопроизводству в организации, в которой прописаны все действия по созданию, составлению, подготовки, то есть движение документов от начала до конца.

Страницы:   1   2   3   4   5

Источник

Дипломная работа  «Совершенствования организации
делопроизводства в администрации городского округа»

Оглавление

Введение

Глава 1. Теоретические
основы организации делопроизводства в органах МСУ

1.1 Этапы развития
системы делопроизводства в России

1.2 Особенности
организации работы с документами в органах местного самоуправления

1.3 Законодательные
основы регулирования документационного обеспечения управления

Глава 2. Анализ
организации делопроизводства в администрации г.Кемерово

2.1 Организационные
службы документационного обеспечения управления

2.2 Анализ процесса
обработки входящих, исходящих документов в администрации г. Кемерово

2.3 Организация
информационно-технического обеспечения документооборота

Глава 3. Направления
совершенствования организации делопроизводства в администрации г. Кемерово

3.1 Внедрение эффективных
технологий в системы делопроизводства

3.2 Пути рационализации
документооборота в администрации г. Кемерово

3.3 Оценка эффективности
от внедрения предложенных направлений совершенствования делопроизводства

Заключение

Список используемой литературы

Приложения

Введение

Актуальность темы исследования.
Сегодня совершенствование делопроизводства в органах государственной власти и
управления, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда
во многом зависит от того, насколько рационально поставлено делопроизводство.

Организация работы с документами
влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда
управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется
документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

Решение проблемы управления
документацией в современных  условиях  позволит  целенаправленно  формировать
информационные ресурсы, обеспечивать их эффективное функционирование, а также
открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами
времени, труда и средств.

В современных условиях для повышения
эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так
как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном
документе.

Организация работы с документами
влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда
управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация,
зависит успех управленческой деятельности в целом.

Целью данной работы является анализ организации
делопроизводства в администрации городского округа на примере  отдела
делопроизводства отраслей жизнеобеспечения городского хозяйства администрации
г.Кемерово.

В связи с этим в работе поставлены
следующие задачи:

—    
дать общую характеристику организации
делопроизводства в органах МСУ;

—    
рассмотреть этапы развития системы
делопроизводства в России;

—    
изучить законодательные основы
регулирования документационного обеспечения управления;

—    
проанализировать организацию делопроизводства
в администрации г.Кемерово;

—    
рассмотреть процесс обработки входящих,
исходящих документов в администрации г. Кемерово;

—    
изучить направления совершенствования
организации делопроизводства  и рационализацию документооборота в администрации
г. Кемерово и дать оценку эффективности от внедрения предложенных направлений
совершенствования делопроизводства.

Теоретическая  и  практическая 
значимость  исследования. Теоретические положения работы способствуют более
глубокому и точному определению  процесса  делопроизводства  как  части 
системы информационного  обеспечения  деятельности  органов  местного самоуправления.

Практические положения работы
предлагают возможные решения проблем  и  направления  совершенствования 
делопроизводства  на муниципальном уровне. Результаты данного исследования
могут быть использованы при создании административных и служебных регламентов в
органах государственной власти и управления, а также в преподавании учебных
дисциплин документоведческого, управленческого направлений в высших и средних
профессиональных образовательных учреждениях.

В работе рассмотрены прием,
обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции; организация
работы с документами в подразделениях; документационное обеспечение
деятельности аппарата администрации  города  Кемерово;  составление 
номенклатуры  дел, формирование дел, порядок хранения документов, передача их в
архив, использование архивных документов.

Рекомендации. Реализация работ по
совершенствованию деятельности органов местного самоуправления должна
сопровождаться комплексом организационных мероприятий, обеспечивающих
координацию деятельности органов власти в сфере информатизации, разработку и
внедрение стандартных решений, а также эффективное использование выделяемых на эти
цели бюджетных средств. В работе предложено использование современных
технологий документооборота в муниципальном управлении.

Использование новых технологий
является одним из важнейших факторов эффективного развития органов местного
самоуправления.

Глава 1. Теоретические основы организации делопроизводства в
органах МСУ

1.1 Этапы развития
системы делопроизводства в России

 

Российское
делопроизводство как система начинает складываться с середины XV в. по мере
превращения Московского княжества в Великорусское государство. Московским
великим князьям удалось создать сильную централизованную систему управления.
Важнейшие функции административного управления в этой системе выполнялись
Боярской думой и приказами центральными исполнительным органами. Происхождение
приказов как структурных единиц управления связано с практикой дачи поручений
(приказов) великого князя своим подчиненным [3].

Первыми
учреждениями приказного типа были Большой дворец и Казанский приказ. Конюшенный
путь превратился в Конюшенный приказ. Процесс создания приказов продолжился до
XVIII века.

Приказы были
общегосударственной компетенции, дворцовые, ведавшие великокняжеским (царским)
хозяйством, и патриаршие, управляющие церковно- монастырскими делами.
Государственные в свою очередь делились на функциональные и территориальные.
Военные функции выполнял Разрядный приказ. Поместный — ведал земельными делами,
Оружейная палата — изготовлением и хранением оружия. Полицейский надзор в
Москве осуществлял Земский двор, Посольский приказ ведал отношениями с
иностранными государствами и. т. д. На отдельных территориях всеми вопросами
управления ведали специальные приказы: Московский, Владимирский, Дмитровский, Рязанский,
Казанский, Сибирский [2].

В период действия
делопроизводства, получившего название «приказного», царь издавал указы, акты,
жалованные грамоты, Боярская дума — приговоры; от приказов на места направлялись
«памяти». На местах воеводы в подчинении имели свою «канцелярию» — приказную
избу со штатом в виде «меньших» воевод, дьяков и подьячих. Из приказных изб «на
верх» посылались «отписки» (отсюда родилось название бессодержательного
чиновничьего ответа на какое-либо обращение). В приказной избе хранились
деньги, городская печать, велось делопроизводство. В правовом отношении
приказное делопроизводство, формируясь постепенно, закреплялось в Судебниках
1497, 1550, 1589 гг. и в Соборном уложении 1649 г. Считается, что в этот период
родились термины «дело» как собрание документов по какому-либо делу, вопросу и
«делопроизводство» как процесс производства («вершение») дел  [10].

В первой половине
XVII в. создание приказов оформлялось законодательными актами, которые
определяли его функции, штат и бюджет. Во второй половине XVII . было
установлено « указное число » подьячих для каждого приказа. Однако ни в
организации, ни в компетенции приказов не было единообразия. Формируется группа
людей, единственным занятием которых становиться государственная служба.
Судебники закрепили и уточнили должностной состав управленческого аппарата.
Первым названы думные чины: боярин — высший сановник, близкий к князю;
окольничий — второй после боярина высший чин; думные дворяне. За ним следуют
дети боярские — низший разряд свободных служилых людей, целовальники-посадские
люди или черносошные крестьяне, избиравшиеся (целовавшие крест) на различные
должности в органах местного управления. Некоторые из бояр — «думцев» уже в
четырнадцатом веке являлись одновременно управителями приказов и главными
администраторами на местах. Думные чины давались лицам, родственным с царской
фамилией. Они занимали высшие государственные должности и места в Боярской
думе. Присутствие на заседаниях Думы было важной привилегией бояр, окольничих,
думных дворян. В думе не решались, а обсуждались все государственные дела,
решение же принимал князь: «сужу аз, князь великий, или кому прикажем» [18].

Судебник 1550 г.
возлагает на высших должностных лиц центральной администрации (боярина,
казначея, дворецкого) обязанность рассматривать все дела «жалобщиков своего
приказу», докладывая о наиболее важных челобитных царю.

Итак, эволюция
государственного аппарата от учреждений, обслуживавших великокняжеское
хозяйство, привела к иерархии учреждений централизованного государства:
Боярская дума, приказы, воеводские избы. Сформировался особый слой служилых
людей — чиновников, подчиненных верховной власти и зависимых от нее. Дьяки и
подьячие, являясь фактическими исполнителями правительственных решений, нередко
располагали большой властью в разрешении конкретных вопросов, что приводило к
служебным злоупотреблениям, порождало взяточничество и волокиту, о чем неоднократно
упоминает законодательство, устанавливая наказания за взятки судей центральных
и местных государственных органов. Крестоприводные записи губных и земских
старост и целовальников содержали специальное обязательство не брать «посулы».
Однако законы ловко обходились, и так называемое производство дел стало ареной
многочисленных злоупотреблений  [26].

Документы
учреждений по характеру работы с ними условно классифицировались на внутренние,
входящие («присыльные») и исходящие («посыльные»).

К внутренним документам
относились решения (приговоры), выписки, списки (боярские, членов государева
двора), росписи. Функция хозяйственного учета оформлялась книгами по учету
(хлебных запасов, денег, пошлин и т.д.), сметными списками. Книгами
статистического учета, составляемыми для описания податных сил, были писцовые
(описание города с относящимся к нему уездом), дозорные (записи результатов
проверки жалоб населения после войны, эпидемии), переписные (подворные переписи
населения), приправочные (списки с писцовых и дозорных книг, составленные для
справок) и др.

Существовали
специальные образцовые книги, где подавись образцы документов; типы отдельных
документов приводились в азбуках и письмовниках, которыми пользовались при
составлении документов не только правительственных, но и частных  [23].

На основании норм
закона и делопроизводственной практики складывались формуляры каждого вида
документа, тексты которых имели определенную схему построения и унифицированное
оформление. Основная особенность типового формуляра документа XV-XVII вв.
заключалась в том, что документ представлял собой единый текст. Такие его
реквизиты, как наименование вида, автор, дата, а иногда и адресат, не
выделялись из текста [19].

Итак, можно
сделать вывод, что в XV-XVII вв. сложились навыки упорядоченной работы с
документами: была выработана устойчивая терминология делопроизводственных
документов, созданы их формы, появились законодательные указания о порядке
документирования.

Делопроизводство
основывалось на нормах обычного права, а не регулировалось специальным законом.
Задачи, функции учреждений, права и обязанности должностных лиц не были
закреплены законодательно.

Коллежское
делопроизводство. Взамен устаревшей системы приказов в
1717- 1718 гг. было создано 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной
отраслью или сферой управления и подчинялась Сенату. Окончательно структуру
коллегий определил Генеральный регламент государственных коллегий, подписанный
Петром I 27 февраля 1720 г. В этом документе подробно и обстоятельно раскрываются
функции каждого подразделения коллегии, в том числе имеется глава о структуре и
функциях канцелярии, а также глава о секретарском чине. К секретарю
предъявлялись высокие и строгие требования. Таким образом, Генеральным
регламентом государственных коллегий была фактически создана канцелярия и
утверждена должность секретаря; 27 февраля 1720 г. можно считать датой рождения
секретарской должности на Руси. Кроме секретаря в состав канцелярии входили:
регистраторы, актуариусы, архивариусы, копиисты, писцы, фискалы. В Генеральном
регламенте четко определены права, обязанности, пределы компетенции и даже
режим работы конторских служителей.

Коллежское
делопроизводство более прогрессивно по сравнению с приказным делопроизводством.
Появились упорядоченные системы регистрации. Регистрация велась в специальных
журналах, причем документы, поступавшие от вышестоящих инстанций,
регистрировались в отдельном журнале, отдельный журнал регистрации велся на
исходящие документы. Всего в коллегии велось четыре журнала регистрации: А и В
— для регистрации документов вышестоящих органов, С и D — для всех остальных
документов. Нельзя сказать, что такая система регистрации являлась удобной и
оправданной, однако и до сегодняшнего дня в некоторых учреждениях применяют
журнальную форму регистрации  [42].

В период
коллежского делопроизводства были заложены основы организации учета и хранения
документов, тогда же впервые появилось название «архив». В Генеральном
регламенте предписано было иметь два архива — общий для всех коллегий в
специальном ведении коллегии иностранных дел и финансовый.

Каждую коллегию
возглавлял президент. В состав коллегии входили: вице-президент, советники,
асессоры, служители канцелярий. Чиновник, занимавший должность секретаря,
обязан был хорошо знать законы, уметь разбираться в различных ситуациях, быть
образованным и знающим свое дело до тонкостей специалистом. Роль секретаря в
коллегии была довольно значительна и важна.

Развивая отдельные
делопроизводственные операции по работе с документами, коллежское делопроизводство
оставило без изменения [19].

В первой четверти
XVIII в. в России сложилась новая система государственных учреждений,
соответствовавшая особой форме феодально-крепостнического государства —
абсолютной монархии. В руках царя сосредоточилась вся полнота власти.
Неограниченная власть государя нашла законодательное определение в Уставе о
наследии престола 1722 г. и других актах. Воинский устав 1716 г. гласил:
«…его величество есть самовластный монарх, который никому на свете в своих делах
ответу дать не должен…» [27].

Глава государства
был носителем законодательной и исполнительной власти. Последняя осуществлялась
зависимым от него аппаратом, реорганизация которого началась с создания в 1711
г. Сената как высшего органа управления с функциями правосудия, решения
финансовых вопросов, общих вопросов управления отраслями государственного
хозяйства. Сенат заменил Боярскую думу. Однако в отличие от последней он
выполнял законодательную роль эпизодически (и то только в первое десятилетие
своего существования), оставаясь законосовещательным учреждением, имел право
принимать постановления по вопросам, которые коллегии не могли решить
самостоятельно, а также посылать нижестоящим учреждениям указы от своего имени
(до 1721 г.). Заседало в Сенате девять человек, в Боярской думе к концу XVII в.
— более 100.

В период с 1726 г.
до конца XVIII в., когда при императорах стали возникать как высшие
законодательные и распорядительные учреждения различные советы и кабинеты —
Верховный тайный совет (1726-1730), Кабинет Ее Императорского Величества
(1731-1741), Совет при Высочайшем Дворе (1769-1801) и др., — Сенат был подчинен
им. Он должен был отчитываться перед ними и исполнять их предписания.
Постепенно он превратился в исполнительное учреждение, решавшее текущие вопросы
управления. За Сенатом осталась лишь роль высшего суда — судебная апелляция  [39].

Министерское
делопроизводство. На рубеже XVIII-XIX вв. Россия
представляла собой феодально-крепостническое, абсолютистское государство,
находившееся на стадии разложения. В течение всего XVIII в. имел место процесс
централизации и бюрократизации государственного аппарата. Для укрепления
центрального правительственного аппарата манифестом от 8 сентября 1802 г. были
созданы первые восемь министерств.

Министры
единолично решали наиболее важные вопросы, не вмешивались в текущие дела
коллегий. Из-за смешения коллегиального и единоличного начал в управлении не
было четкости в распределении функций между коллегиями, это делало аппарат
громоздким и малоспособным к оперативному управлению. Поэтому в отдельных
министерствах начал утверждаться принцип единоначалия, который повсеместно
распространился после преобразований 1810-1811 гг.

Законодательным
актом от 17 августа 1810 г. «Разделение государственных дел по министерствам»
были уточнены и разграничены функции ряда министерств: внутренних дел, полиции,
просвещения, финансов, коммерции, Главного управления духовных дел иностранных
исповеданий. Закон от 25 июня 1811 г. «Общее учреждение министерств» установил
«предметы ведения государственных дел» 13 министерств, определил систему их
взаимоотношений с другими учреждениями и четкую и единообразную структуру.
Возглавлял министерство министр, назначавшийся императором и ответственный
только перед ним, а во время его отсутствия — товарищ министра. При министре
существовал совет «для рассмотрения дел, требующих по важности их общего
соображения». Совет министра являлся совещательным органом, в который входили
директора департаментов  [8].

Рабочий аппарат
министерств состоял из департаментов, которые делились на отделения, отделения
— на столы. Директора департаментов подчинялись непосредственно министру,
начальники отделений — директорам департаментов, столоначальники — начальникам
отделений. В крупных по объему компетенции департаментах создавался
совещательный орган из директора департамента и начальников отделений — общее
присутствие, которое, как и совет при министре, не являлось коллегиальным
органом управления.

С изменением
структуры государственного аппарата происходила реорганизация делопроизводства,
которому придавалось большое значение в организации управления.
Делопроизводство основывалось на четкой постановке задач и вопросов
деятельности каждого органа управления. Конкретизация «Общего учреждения
министерств» 1811 г. находила отражение в уставах и положениях каждого
министерства. Их «точность, полнота, ясность» ставились в прямую взаимосвязь с
организацией делопроизводства: «…тем производство дел будет правильнее и
число их менее. Постепенное уменьшение числа дел есть самый главный признак
благоустройства министерства, а умножение их есть знак расстройства и смешения»
[39].

Законом 1811 г.
было установлено единообразие производства дел во всех министерствах.

Единообразными по
функциональному назначению стали канцелярии — структурные части учреждений, где
сосредоточивалось «все письмоводство». Четко определялись их структура, задачи.
Например, в манифесте «Образование Государственного совета» 1810 г. есть специальный
раздел о государственной канцелярии, где определены ее должностной состав
(государственный секретарь, статс-секретари, докладывающие дела в департаментах
Совета, и их помощники), структура (пять отделений), описывается «образ
производства дел». По «Общему учреждению министерств» 1811 г. в каждом
министерстве была создана канцелярия для решения как общих дел, относившихся ко
всем департаментам, так и дел, подлежавших разрешению непосредственно
министром. Она являлась рабочим органом, координировавшим делопроизводство и
осуществлявшим связь со всеми структурными подразделениями министерства,
подчиненными и другими учреждениями. Канцелярия имела ту же структуру, что и
департамент: отделения, столы. Для выполнения технической работы
предусматривался большой штат секретарей, писцов, переводчиков. Помимо общей
канцелярии министерства в департаментах, имевших несколько отделений, «для
общей связи письмоводства» создавалась при директоре «особенная канцелярия».

В 1830 г. часть
реквизитов документа (наименование ведомства, учреждения, его структурной
части, от которой исходил документ, дата, номер, заголовок документа) стали
писать на бумаге заранее, т. е. заготавливать бланки «для ускорения хода дел и
уменьшения занятий канцелярских служащих» [23].

Законами было
установлено, на какой бумаге какие документы писать. Так, все документы
канцелярского делопроизводства (переписка, журналы, реестры, записки)
составлялись на простой бумаге. Прошения, жалобы, отзывы, акты писались на
гербовой бумаге. Чиновники должны были строго соблюдать правила использования
бумаги для составления того или иного документа. Известен, например, факт,
когда с писателя И.А. Гончарова, работавшего в Министерстве финансов в
должности переводчика, было взыс­кано шесть рублей за употребленную в
департаменте вместо гербовой простую бумагу.

Законодательное
установление общего порядка документирования, определение нормативными актами
министерств форм документов по отдельным частным случаям делало процесс
составления и оформления документов сложным и громоздким. Сами документы,
несмотря на требования краткого и ясного изложения, оставались длинными и
многословными.

Процесс
делопроизводства делился на следующие этапы:

—     порядок
вступления дел;

—     движение
их или собственно так называемое производство;

—     отправление
дел; ревизия; отчеты.

Таким образом,
четко выделяются основные этапы работы с документами: организация приема
документов, направление на исполнение и исполнение, контроль за исполнением и
отправка.

«Порядок
вступления дел» регламентировал направление основных документопотоков.
Исполнение («движение или собственно производство дел») было определено
отдельно для канцелярии министра, департамента, совета министра, общего
присутствия департамента, особенных установлений (канцелярий при директоре
департамента).

На всем протяжении
XIX в. издавались сборники образцов документов, называемых «письмовники», с
целью помочь чиновникам и частным лицам составить документ в соответствии с
существующими правилами.

В XIX в.
начинается процесс формирования теории делопроизводства. В начале XX в. Россия
стояла на пороге новых преобразований в области делопроизводства. Однако смена
государственного строя в результате Февральской буржуазно-демократической
революции и Октябрьской социалистической революции привела к коренным
изменениям в государственном устройстве России и организации делопроизводства.

Делопроизводство в
период с 1917 по 1945 год [19].

Охарактеризуем
кратко события первого этапа становления делопроизводства в СССР.

После революции в
октябре 1917 г., в связи с отстранением старого чиновничьего аппарата от власти
и замены его неквалифицированным персоналом из рабочих и солдат, уровень
документационного обеспечения управления заметно понизился.

Делопроизводство в
период с 1945 по 1991 год  [19].

Важной вехой для
развития советского делопроизводства явилось решение Правительства СССР 1959 г.
о разработке единой государственной системы делопроизводства для учреждений и
предприятий страны на основе широкого использования технических средств.

В июне 1960 г. в
Москве состоялось Всесоюзное совещание по вопросам механизации труда
инженерно-технических работников и работников административно-управленческого
аппарата. Принятые решения по своему содержанию во многом совпали с рекомендациями
совещания 1941 г. — подтверждена актуальность создания специализированного
института с возложением на него задачи разработки Единой системы
делопроизводства, сформулировано понятие НОТ и обозначены основные направления
исследований.

В связи с разработкой
Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД)
эти ГОСТы были в 1978 г. утверждены в новой редакции и в 1990 г. переработаны и
объединены в ГОСТ 6.38-90 «Унифицированная система документации. Система
организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению
документов». Стандарты ОРД установили состав реквизитов, правила их оформления
и расположения, требования к бланкам, к текстам документов и документам,
изготавливаемым с помощью печатающих устройств [10].

Отдельным
направлением совершенствования работы с документами стала унификация
терминологии, применяемой в делопроизводстве и архивном деле. Толкование
терминов стало однозначным вследствие введения ГОСТ 16487-70 «Делопроизводство
и архивное дело. Термины и определения» (переработан в 1983 и 1998 гг.). Единая
терминология позволяет однозначно воспринимать как нормативно-методические
документы, так и специальную литературу. Официальные термины используют и при
разработке локальных нормативных документов в любой организации.

Развитие
делопроизводства в 1970-80-е годы явилось основой для постановки
делопроизводства в Российской Федерации.

Делопроизводство в
современной России  [1].

Новый этап истории
отечественного делопроизводства характеризуется, прежде всего, существенными
изменениями в социальной и экономической сферах. С 1990-х годов в России
началось активное создание негосударственных организаций (акционерные общества,
общества с ограниченной ответственностью, унитарные предприятия и др. В большей
части этих организаций делопроизводство создавалось заново.

1.2 Особенности
организации работы с документами в органах местного самоуправления

Делопроизводство в федеральном органе
исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами
делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными
постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009
г. № 477. На основе указанных Правил федеральный орган исполнительной власти
по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного
дела издает инструкцию по делопроизводству. Действие этих Правил не
распространяется на организацию работы с документами, содержащими
государственную тайну [4].

Документы оформляются на бланках
(стандартных листах бумаги формата А4 или А5) или в виде электронных документов
и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.
Образцы бланков утверждаются приказом руководителя органа исполнительной
власти.

Все документы делятся на входящие,
исходящие и внутренние. Входящие документы, проходят в службе делопроизводства
первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передаются
руководству на рассмотрение, а затем попадают к исполнителям. После исполнения
документы помещаются в дела.

Каждый орган формирует собственный
документальный фонд. Номенклатура дел органа согласовывается с
экспертно-проверочной комиссией соответствующего федерального государственного
архива. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в
архив. В Постановлении установлен порядок работы с электронными документами.

Термин «документооборот» на
текущий момент употребляется чрезвычайно широко и встречается в описании
практически каждой информационной системы. Автоматизация документооборота
реализуется многими системами, и каждая из них претендует на «комплексный
подход к автоматизации документооборота». При этом разнообразие систем
широчайшее: от систем складского учета до ПО контроля технологическими
процессами  [29].

В данной работе термины
«документооборот», «делопроизводство» и т.д.
рассматриваются исключительно в контексте организации работы органов
государственной власти и местного самоуправления. Соответственно, термины
трактуются исключительно с использованием общегосударственных нормативных актов
в применении к работе органов власти.

Согласно определению (ГОСТ Р
51141–98), документооборотом является «движение документов в организации с
момента их создания или получения до завершения исполнения или
отправления», то есть полный цикл жизни всего множества документов в
организации до передачи их в архив или на уничтожение.

Делопроизводство, или
«документационное обеспечение управления», согласно этому же источнику,
обозначает «отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и
организацию работы с официальными документами». То есть делопроизводство
является совокупностью организационных механизмов ведения и контроля
документооборота официальных документов. Однако в «Типовой инструкции по
делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» от
27.11.2000 г. функции делопроизводства уже не ограничиваются регулированием
только официального документооборота. Это позволяет утверждать, что системам автоматизации
делопроизводства должен быть подконтролен не только оборот зарегистрированных
(официальных) документов, но и проектов документов  [7].

Документооборот — движение документов
с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления
[38].

Основными видами документации
являются: входящие, исходящие, внутренние документы.

Показатели объема документооборота
используются для анализа различных аспектов управленческой деятельности,
определения технологической оснащенности процессов делопроизводства, а также
выработки мер по совершенствованию работы с документами. За единицу подсчета
принимается сам документ без учета копий, образующихся при печатании и
размножении, которые подсчитываются отдельно.

Подсчет объема документооборота
проводится по группам документов (нормативные правовые акты и распорядительные
документы, переписка, обращения граждан и др.) и осуществляется в целом по
Администрации с обязательным учетом документов, зарегистрированных в
подразделениях Администрации (докладные и служебные записки, справки,
заключения, отчеты, сводки и др.).

Организация и ведение
делопроизводства в органах Администрации, прием и учет поступивших документов
осуществляет работник органа Администрации, на которого возложены обязанности по
ведению делопроизводства.

Учет поступления, прохождения и
использования документов в органах Администрации ведется посредством записей в
журнале установленной формы.

Поступившие документы передаются
руководителю и в соответствии с его поручением (резолюцией) направляются на
исполнение работнику под расписку в используемой учетной форме. При
ознакомлении с документом работники проставляют свою подпись на документе либо
на специальном листе ознакомления.

Руководители органов Администрации
организуют работу с поступившими документами, при необходимости обеспечивают
подготовку письменных ответов, контролируют качество и своевременность
исполнения поручений.

После завершения работы над
документом исполнитель должен кратко изложить на самом документе или отдельном
листе бумаги в форме справки результаты выполнения поручения, например:
«Направлен ответ, исх. N 4 и дата», «Учтено при формировании
таблицы предложений и замечаний к проекту правового акта (название)»,
«Дан устный ответ», «Вопрос обсужден тогда-то», «решено
(указывается что решено)» и так далее.

На исполненном документе (на первом
листе) или на приложенной к нему справке (информации) о результатах исполнения
документа руководителем органа Администрации проставляется отметка «В
дело».

Специалисты общего отдела
периодически, не реже одного раза в месяц, сверяют наличие документов,
находящихся на исполнении, с учетными данными и составляют сводку о ходе
исполнения документов.

Подготовленный ответ на исполненный
документ передается на подпись руководителю органа Администрации. Подписанный
руководителем органа Администрации ответ передается вместе с исполняемым
документом для регистрации и отправки. Копия документа-ответа помещается в дело
в соответствии с номенклатурой дел органа Администрации вместе с входящим
документом, на который был подготовлен ответ, или его копией [28].

Формирование и ведение дел в органах
Администрации осуществляется в соответствии с требованиями, изложенными в главе
12 Инструкции по  делопроизводству.

При работе с документами в органах
Администрации необходимо руководствоваться следующими требованиями [21]:

—    
работники несут ответственность за
сохранность находящихся у них документов и конфиденциальность содержащейся в
них информации. При утрате работником служебного документа составляется акт при
участии руководителя подразделения Администрации, где работает сотрудник,
потерявший документ. При необходимости назначается служебное расследование;

—    
сведения, содержащиеся в документах, могут
использоваться только в служебных целях и в пределах полномочий, имеющихся у
работника;

—    
не разрешается вносить в документы
какие-либо правки, делать пометки, кроме предусмотренных Инструкцией;

—    
документ, помещенный в дело, может быть с
разрешения руководителя временно изъят с обязательным вложением в дело
листа-расписки о выдаче документа из дела;

—    
при уходе в отпуск или выезде в
командировку (кроме краткосрочных) работник должен отчитаться по всем
находящимся у него документам, а при переводе на другую работу или освобождении
от занимаемой должности обязан сдать все числящиеся за ним документы в общий
отдел.

Делопроизводство в структурных
подразделениях администрации города Кемерово осуществляется с использованием
автоматизированной системы «Документооборот», предназначенной для обработки,
учета, регистрации и контроля за прохождением и исполнением документов.

Методическое руководство организацией
делопроизводства и контроль за соблюдением требований Инструкции в
администрации города Кемерово осуществляет заместитель Главы города –
руководитель аппарата и управление делами администрации города.

При работе с подлинниками документов
не разрешается вносить в них исправления, делать пометки, за исключением
случаев, предусмотренных Инструкцией. Работать с документами вне служебных
помещений запрещается.

Информация, содержащаяся в документах
и их проектах, может использоваться в служебных целях и в соответствии с
полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.

С содержанием служебных документов
могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.
Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит
несанкционированному разглашению (распространению).

По фактам утраты документов или
разглашения содержащейся в них служебной информации заместителем Главы города,
руководителем аппарата назначается служебное расследование, о результатах
которого информируется Глава города Кемерово.

Ответственность за организацию и
состояние делопроизводства, соблюдение установленного Инструкцией порядка
работы с документами, сохранность служебных документов возлагается на
руководителей управлений, комитетов и отделов администрации города Кемерово.

Сотрудники структурных подразделений
несут персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции,
сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них
служебной информации.

В структурных подразделениях могут
разрабатываться не противоречащие Инструкции по делопроизводству методические
документы, конкретизирующие отдельные вопросы организации и ведения
делопроизводства.

Все документы в администрации города
Кемерово подготавливаются в соответствии с общими требованиями по оформлению
документов.

Основные положения по
документированию управленческой деятельности [35]:

—    
Деятельность администрации города
обеспечивается системой взаимоувязанных управленческих документов, составляющих
ее документационную базу. Состав документационной базы определяется
компетенцией администрации города, кругом управленческих функций, порядком
разрешения вопросов (единоличный и коллегиальный), объемом и характером
взаимосвязей администрации города.

—    
Документооборот в администрации города
состоит из четырех основных документопотоков:

а) документы, поступающие в
администрацию города (входящие);

б) документы, направляемые
администрацией города (исходящие);

в) переписка между структурными
подразделениями или должностными лицами (внутренние);

г) управленческие документы.

—    
Управленческие документы делятся на
организационные и распорядительные:

а) организационные документы –
комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и
функции подразделений администрации города, организацию их работы, права,
обязанности и ответственность руководителей и специалистов;

б) распорядительные документы –
документы, решающие вопросы управления как результат коллегиальной деятельности
администрации города, так и принятые в порядке единоначалия.

—    
Документы классифицируются по:

а) месту составления (внутренние и
внешние);

б) форме (индивидуальные, трафаретные
и типовые);

в) срокам исполнения (срочные и
несрочные);

г) происхождению (служебные и
личные);

д) виду оформления (подлинники,
копии, выписки, дубликаты).

Основные требования к оформлению
документов [30].

Требования к бланкам документов:

—    
Документы в администрации города
оформляются на бланках, соответствующих ГОСТу Р 6.30-2003, имеют установленный
комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.

—    
Бланки документов изготавливаются на
стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297
мм), А5 (148 х 210 мм). Выбор формата бланка зависит от вида и объема
документа.

—    
Бумага, применяемая для изготовления
бланков, должна быть белого цвета.

—    
Каждый лист документа, оформленный как на
бланке формата А4, так и без него, должен иметь поля:

—    
25 мм
– левое;

—    
15 мм
– правое;

—    
20 мм
– верхнее;

—    
20 мм
– нижнее.

В администрации города применяются
следующие виды бланков документов:

—    
общий бланк;

—    
бланк письма;

—    
бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используется для
изготовления любых видов документов, кроме письма.

Бланк структурного подразделения
администрации города или должностного лица проектируется в том случае, если
руководитель подразделения или должностное лицо имеет право подписи и наличие бланка,
оговоренного в Положении о структурном подразделении.

В зависимости от расположения
реквизитов бланки могут быть продольные и угловые. На продольных бланках все
реквизиты располагаются по центру текстового поля, на угловых бланках – в левом
верхнем углу, при этом каждый элемент реквизита центрируется относительно самой
длинной строки.

Документы, создаваемые в
администрации города, печатаются с использованием текстового редактора  Win Word
98 или в другом, совместимом с ним формате, шрифтом Times New Roman
размером  № 14 через 1 межстрочный интервал.

Изображение герба города Кемерово на
бланках нормативных правовых документов помещается в центре верхнего поля над
серединой наименования организации (автора документа), а на бланках писем – в
верхнем поле над серединой строк наименования организации. Диаметр изображения
не должен превышать 20 мм.

Код организации проставляют по
Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) в верхней части
документа.

Основной государственный
регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с
документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Идентификационный номер
налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/ КПП) проставляют в
соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

 Код формы документа по
Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) проставляют в
верхней части документа.

Наименование организации, являющейся
автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных
документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его
отсутствии – полное наименование организации  (при ее наличии). Сокращенное
наименование  (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

 Если документ подготавливается
совместно двумя и более организациями, то он составляется не на бланках. В этом
случае наименования организаций следует располагать в соответствии с рангом. В
случае оформления документов организаций одного ранга их наименования
располагаются на одном уровне.

Наименование организации помещается
ниже герба города Кемерово через 1,5 – 2 межстрочных интервала в соответствии с
расположением данного реквизита на бланке документа и печатается прописными
буквами полужирного начертания.

Справочные данные об организации
включают почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению
организации (номера факсов, адрес электронной почты и др.).

Порядок написания составных частей
почтового адреса производится в последовательности, установленной Правилами
оказания услуг почтовой связи: улица, номер дома, населенный пункт, индекс.

Например,     просп. Советский, 54,
г.Кемерово, 650000.

Наименование вида документа должно
соответствовать  видам документов, предусмотренным Общероссийским
классификатором управленческой документации (ОКУД). Вид документа определяется
его назначением и содержанием.

Наименование вида документа (кроме
письма) помещается ниже наименования организации через 1,5 межстрочных
интервала и печатается прописными буквами полужирного начертания с
выравниванием по центру.

В бланке письма наименование вида
документа не указывается.

Датой документа является дата его
подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в
документе (протокол, акт), для утверждаемого документа (регламент, план,
инструкция, положение) – дата утверждения.

 Документы, изданные совместно двумя
или несколькими организациями, должны иметь одну дату.

 Документы вступают в силу с момента
их подписания, если в тексте иное не предусмотрено.

Дату оформляют цифровым способом.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца,
месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр,
разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 12 декабря 2008 года
следует оформить 12.12.2008.

Если в числе дня и месяца цифра одна,
перед ней обязательно ставится «0», после цифры года слово «года» (полностью
или сокращенно) не  печатается.

Например, дату 1 марта 2008 года
следует оформить 01.03.2008.

В текстах документов, содержащих
сведения финансового характера, и служебных письмах допускается
словесно-цифровой способ оформления даты.

Например, 14 марта  2000
г. или 05 июня 2003 г.

Все служебные отметки на документе,
связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и
подписываться.

Место размещения даты зависит от вида
документа и определено в форме бланков.

Регистрационный номер документа
предназначен для учета, контроля за своевременным исполнением и организации
системы поиска поступающих и создаваемых документов.

 Регистрационный номер документа
состоит из его порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по
номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях.

Регистрационный номер документа,
составленного несколькими  юридическими лицами, состоит из регистрационных
номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в
порядке указания авторов в документе.

Ссылка на регистрационный  номер и
дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который
должен быть дан ответ.

На документах, оформленных на
бланках, ссылка на регистрационный  номер и дату документа проставляется в
соответствии с расположением этого реквизита. На документах, оформленных на
стандартных листах бумаги, данная ссылка печатается от левой границы текстового
поля на 1 межстрочный интервал ниже реквизитов «Дата документа» и
«Регистрационный номер документа».

Место составления или издания
документа указывается в том случае, если затруднено его определение по
реквизитам общего бланка или бланка конкретного вида документа.

Данный реквизит указывают с учетом
принятого административно-территориального деления, включает только
общепринятые сокращения.

В качестве адресата могут быть структурные
подразделения, организации, должностные или физические лица.

При адресовании документа
структурному подразделению, организации без указания должностного лица их
наименования пишутся в именительном падеже.

Например,                             
                Администрация города Кемерово

                                                           
           Управление делами

При направлении документа конкретному
должностному лицу наименование подразделения и организации указывается в
именительном падеже, а должность и фамилия – в дательном.

Например,                                              
Администрация города Кемерово

                                                         Управление
делами

                                                
Заместителю начальника

                                                 А.И.Ивановой

При адресовании документа должностному
лицу наименование подразделения и организации входит в состав наименования
должности, указывается в дательном падеже, инициалы ставят перед фамилией.

Например,                                                            Генеральному
директору

                                                            
ОАО «Азот»

                                                            
И.И.Иванову

Если документ отправляют в несколько
однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной
организации, то их следует указывать обобщенно.

Например,                                                    Территориальные
управления

                                                   
               администрации города Кемерово

В состав реквизита «Адресат» может
входить почтовый адрес, элементы которого указывают в последовательности,
установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.

Например,                                                              МАУ
«Городской архив»

                                                        
 ул. Институтская, д.12, Кемерово, 650002

При адресовании документа физическому
лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Например,                                                                               Иванову
И.И.

                                                              
         ул. Невьянская, д.35, кв.24,

                                                                               
Кемерово, 650021

При адресовании документа
должностному лицу инициалы ставят перед фамилией, физическому лицу – после нее.

Документ не должен содержать более
четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не
указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

Реквизит «Гриф утверждения документа»
указывает нормативный или правовой характер его содержания и особый способ
введения документа в действие.

Документы, подлежащие утверждению,
приобретают юридическую силу с момента их утверждения.

Документ утверждается должностным
лицом или специально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным
лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без
кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи,
инициалов, фамилии и даты утверждения.

Гриф утверждения проставляется справа
на верхнем поле первого листа документа. Самая длинная строка данного реквизита
не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа.

Например,                                                                               УТВЕРЖДАЮ

                                                                  Начальник
управления делами

                                                                            ___________
И.И.Иванова

                                                                      
       (личная подпись)

                                                                                     12.12.2014

При утверждении документа несколькими
лицами, равными по должности, их подписи располагают на одном уровне. В иных
случаях подписи располагают одна под другой.

При утверждении документа
постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из
слова «УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО)», наименования
утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

Например,                                                                             УТВЕРЖДЕНО

                                                                            приказом
Росархива

                                                                       
от 16.03.2005 № 1205

Реквизит «Резолюция»- это указание
руководителя по исполнению документа, включающее инициалы и фамилию
исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя и дату
рассмотрения документа.

Обычно в резолюции указание об
исполнении документа дается одному должностному лицу. Если поручение дано
нескольким должностным лицам, то ответственным за исполнение считается лицо,
указанное в резолюции первым, если не оговорено иное.

Резолюция пишется на лицевой стороне
первого листа документа на свободном от текста месте, как правило, в правом
верхнем углу текстового поля ниже реквизита «Адресат».

Резолюция может оформляться на
отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к
которому резолюция относится.

Реквизит «Заголовок к тексту» должен
кратко выражать и точно раскрывать содержание документа, основную смысловую
нагрузку текста. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок отвечает на вопросы: «О
ком?», «О чем?».

Например,    «О перечислении
средств…»,

                      «О создании
комиссии…»,

                      «Об
изменении…»                      

Заголовок составляется ко всем
документам, кроме резолюции, телеграммы, телефонограммы, ответов на обращения
граждан, извещения.

 Объем заголовка не должен превышать
5 строк машинописного текста и длину строки в 28 печатных знаков.

Заголовок располагается под
реквизитами бланка и печатается от левой границы текстового поля без кавычек.
Точку в конце заголовка не ставят.

Заголовок документа записывается при
регистрации документа в соответствующие регистрационные формы: журнал,
электронную базу данных.

Реквизит «Отметка о контроле» 
обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с
целью соблюдения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых
сроков исполнения.

Отметку о контроле за исполнением
документа обозначают буквой «К»,  штампом «Контроль».

Текст документа должен быть ясным,
кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное понимание изложенной
информации, не допускающим ее различное толкование.

Текст документа оформляют в виде
анкеты, таблицы, связного текста  или в виде их комбинации.

Графы и строки таблицы должны иметь
заголовки, выраженные именем существительным в Именительном падеже.
Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу
печатают более чем на одной странице, графы таблицы нумеруют и на следующих
страницах печатают только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит
из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания
документа; во второй, заключительной, – решения, выводы, просьбы, рекомендации.
Текст может содержать только одну заключительную часть (например, приказы —
распорядительную часть без констатирующей, письма – просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного
на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его
реквизиты: наименование документа и организации — автора, дату, регистрационный
номер, заголовок к тексту.

 Если текст содержит несколько
решений, выводов и т.д., то его можно разбить на разделы, подразделы, пункты,
подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами с точкой.

Разделы и подразделы могут иметь
заголовки, которые печатают с красной строки или с выравниванием по центру.
Заголовки разделов печатают с прописной буквы. Допускается написание всего
заголовка прописными буквами. Точка в конце заголовка не ставится.

Текст пунктов и подпунктов пишется с
красной строки с прописной буквы и заканчивается точкой.

При ссылке в тексте на какой-либо
пункт или подпункт точка в конце их цифрового обозначения не ставится, если это
не является концом предложения.

Текст документа отделяется от
заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается через 1 межстрочный
интервал. Текст печатается от левой границы текстового поля, первая строка
абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Отметка о наличии приложений [30].

Приложения дополняют, разъясняют
отдельные вопросы документа и документ в целом. Отметка о наличии приложений
располагается под текстом и может быть оформлена несколькими способами.

Отметку о наличии приложения,
названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 3
л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не
названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и экземпляров;
при наличии нескольких приложений их нумеруют арабскими цифрами, например:

Приложения: 1. Справка о … на 3
л. в 2 экз.

                       2. Проект … на
8 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, то
число листов не указывают.

Если приложение к документу также
имеет приложение, то отметка об их наличии оформляется следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от
05.06.2005 № 02-6/172                                   и приложение к нему,
всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все
указанные  в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим
образом:

Приложение: на 3
л. в 5 экз. только в первый адрес.

Приложение к распорядительному
документу оформляется согласно п.2.2.8 раздела IV
настоящей Инструкции.

Подпись располагается под текстом
документа или под отметкой о наличии приложения через 3 межстрочных интервала.
В состав реквизита «Подпись» входят наименование должности лица, подписавшего
документ (полное, с указанием названия организации, если документ оформлен не
на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке);
личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата.

Например, 

Генеральный директор

ОАО
«Азот»                           (личная подпись)                    
И.И.Иванов

или на бланке:

Генеральный директор       (личная
подпись)                    И.И.Иванов

При подписании документа несколькими
должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в
последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Например,

Генеральный директор

ОАО «Азот»                     (личная
подпись)                     И.И.Иванов

Главный бухгалтер          (личная подпись)                    
И.И.Иванова

При подписании документа несколькими
лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

Например,

Глава города                                                    Председатель
Кемеровского

                                                                       
 городского Совета народных

                                                                                               
депутатов (личная подпись)  И.И.Иванов            (личная подпись)  И.И.Иванов

В документах, составленных комиссией,
указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе
комиссии в соответствии с распределением.

Например,

Председатель комиссии           
(личная подпись)        И.И.Иванов

Члены комиссии:                        (личная
подпись)      А.А.Сидоров                                                                   
(личная подпись)      В.Л.Петров

                                                
  (личная подпись)      Н.Н.Левин

Документ должен быть подписан
исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической
должности, инициалов и фамилии или с указанием, что он временно исполняет
обязанности должностного лица. При этом не допускается ставить предлог «За»,
надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

Согласование проекта документа
проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его
правовым актам и ранее принятым решениям.

Согласование может быть внешним и
внутренним.

Согласование проекта документа со
структурными подразделениями и организациями, интересы которых в нем
затрагиваются, — внешнее согласование.

Внешнее согласование может быть
оформлено грифом согласования, справкой о согласовании, листом согласования или
представлением протокола обсуждения проекта документа на заседании
коллегиального органа.

Реквизит «Гриф согласования
документа» состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», напечатанного прописными буквами без
кавычек; полного наименования должности лица, с которым согласовывается
документ (включая наименование организации); личной подписи; расшифровки
подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования.

Например,

СОГЛАСОВАНО

Начальник
управления

делами
администрации города

______________
И.И.Иванова

(личная
подпись)

02.12.2008

Если согласование осуществляется
письмом, протоколом заседания или другим подобным документом, гриф согласования
оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

коллегии администрации

города Кемерово

от 12.10.2008 № 125

Слово «СОГЛАСОВАНО»  печатается от
левой границы текстового поля через 2 межстрочных интервала ниже реквизита
«Подпись» или указания, кем подготовлен документ, на лицевой стороне последнего
листа подлинника документа.

Наименование должности лица
помещается через 2 межстрочных интервала от слова «СОГЛАСОВАНО» и при печати в
несколько строк печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный
интервал.  Размер самой длиной строки наименования должности не должен
превышать    8 см.

Грифы согласования могут
располагаться на отдельном листе, если содержание документа затрагивает
интересы нескольких организаций, с указанием, к какому документу он
относится.   

Внутреннее согласование называется
визированием, т.е. согласием или несогласием должностного лица с содержанием
согласовываемого с ним документа.

Виза включает полное наименование
должности лица, с которым согласовывается документ, личную подпись, расшифровку
подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.

Замечания, особые мнения и
дополнения  к документу оформляются на отдельном листе. В этом случае виза
оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются.

Председатель юридического комитета

личная подпись      И.И.Иванова 

12.02.2008

Отказ от визирования документа не
допускается.

Виза проставляется в нижней части
лицевой стороны последнего листа документа. Допускается проставление визы в
нижней части оборотной стороны последнего листа документа.

При согласовании проектов
постановлений, распоряжений Главы города визы оформляются согласно п. 2.3
раздела  IV настоящей Инструкции.

Оттиск печати заверяет подлинность
подписи должностного лица на документах.

Печать проставляется на документах
организационно-правового характера, на документах, содержащих разрешение
заниматься определенным видом деятельности (лицензия), удостоверяющих права
отдельных лиц (доверенность), подтверждающих сведения персонального характера
(справка), оформляющих соглашение двух или нескольких лиц (договор),
обязательства по выполнению определенных действий (гарантийное письмо),
фиксирующих факты приема – передачи денежных средств и материальных ценностей
(платежное поручение, акт), командировочных удостоверениях и др.

Печатью заверяются копии документов и
выписки из документов для представления в другие организации (иначе они не
имеют юридической силы).

Оттиск печати следует проставлять на
специально отведенном месте, имеющем помету «МП», или таким образом, чтобы он
захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.

Оттиск проставленной печати должен быть
четким.

В делопроизводстве администрации
города применяют печати: гербовую (с изображением государственной символики) и
круглые печати с наименованием структурных подразделений администрации города.

Гербовая печать проставляется на
документах, требующих особого удостоверения их подлинности, подтверждающих
права юридических лиц, на документах о расходовании денежных средств и
материальных ценностей, договорах, титульных списках, Уставах и т.д.

 Гербовая печать проставляется на
документах Главы города и заместителей Главы города.

Круглые печати (без изображения
государственной символики) с наименованием структурных подразделений
администрации города ставятся на документах структурных подразделений,
требующих подтверждения подлинности факта трудовой деятельности, копиях
документов и т.д.

 Заверение копии документа
производится для придания ей юридической силы.

Для заверения соответствия копии
документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись
«Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку
подписи, дату заверения.

Например,

Верно

Наименование должности        личная
подпись            инициалы, фамилия

Дата

Копии постановлений, распоряжений
заверяются согласно п.1.11 раздела   IV
настоящей Инструкции.

Отметка об исполнителе документа
проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего
листа подлинника документа. Реквизит «Отметка об исполнителе» включает инициалы
и фамилию составителя документа, номер его служебного телефона, размер  шрифта
№ 12.

Например,

Н.С.Максимов  362215

Реквизит «Отметка об исполнении
документа и направлении его в дело» включает в себя следующие данные: ссылку на
дату и  номер документа, свидетельствующего об исполнении, или при отсутствии
такого документа – краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела,
в котором будет храниться документ; подпись руководителя и дату направления
документа в дело.

Реквизит «Отметка об исполнении
документа и направлении его в дело» проставляется на первом листе документа
ниже отметки об исполнителе.

Результаты исполнения могут
формулироваться следующим образом: «Направлен ответ, дата, №   », «Дан устный
ответ», «Учтено при…» и т.п.

Реквизит «Отметка о поступлении
документа в организацию» проставляется в форме штампа или от руки в правом
нижнем углу на лицевой стороне первого листа документа. Данный реквизит
включает наименование организации, получившей документ, дату поступления и
регистрационный номер входящего документа.

Идентификатором электронной копии
документа является отметка, проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы
документа шрифтом Times New Roman 
размером № 6 или № 8 и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату
и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.      

Стиль и язык документов

В служебной документации  используют
официально-деловой стиль для изложения фактов с предельной точностью,
краткостью, конкретностью.

Официально-деловой стиль – это
функциональная разновидность языка, обслуживающая сферу официальных деловых
отношений преимущественно в письменной форме.

Язык деловых бумаг  отличается
стилистической строгостью, объективностью изложения, отсутствием
эмоциональности, субъективной оценочности и разговорности.

Особенностям официально-делового
стиля являются:

—    
сжатость, компактность изложения;

—    
стандартное расположение материала;

—    
широкое использование терминологии;

—    
повествовательный характер изложения;

—    
прямой порядок слов в предложении
(подлежащее, сказуемое, дополнение, обстоятельство).

Например,   Администрация города
поручает комиссии сбор материала до 1 января 2015 года.

частое употребление:

а) отглагольных существительных:

    вести борьбу (не бороться)

    произошел рост (не растет)

    идет снижение (не снижается)

    принимать участие (не
участвовать)

    давать советы (не советовать);

б)  отыменных предлогов:

     на основании, в отношении, в
соответствии с, в целях, за счет;

в) сложных союзов для связи частей
сложного предложения:

    вследствие того что, в связи с
тем что, ввиду того что, в силу того что;

г) односоставных предложений типа:

    Просим выслать…

    Направляем Вам…

    Рекомендуется выполнить…

д) страдательного залога:

    Информация составлена…

    Справка подготовлена…

    Положение разработано…

В документах используют следующие
формы изложения текста:

В распорядительных документах,
действующих на принципах  единоначалия, а также адресованных руководству или
органам власти, суда и прокуратуры, текст излагают от первого лица
единственного лица (я):

«Постановляю», «предлагаю», «прошу»,
«обязываю».

В распорядительных документах,
издаваемых на принципах коллегиальности, текст излагают от третьего лица
единственного лица (он, она, оно): «Постановляет», «решил», «решила», «решило».

В совместных документах текст
излагают от первого лица множественного числа (мы):

«Предлагаем», «решили».

В тексте протокола употребляют глагол
третьего лица множественного числа (они):

«Слушали», «Выступили»,
«Постановили».

В документах, устанавливающих права и
обязанности, а также содержащих описание или оценку фактов (положение,
инструкция, должностные обязанности, справка, акт), текст излагают от третьего
лица единственного или множественного числа (он, она, оно, они):

—    
отдел осуществляет функции,

—    
управление осуществляет функции,

—    
комиссия проанализировала,

—    
в состав комиссии входят.

В деловых, служебных письмах текст
излагают:

а) от первого лица множественного
числа (мы):

                             просим
направить,

                            
направляем для рассмотрения…

б) от первого лица единственного
числа (я):

                             считаю
необходимым,

                             прошу
рассмотреть…

в) от третьего лица единственного
числа (он, она, оно):

                            
администрация города считает,

                             отдел не
возражает,

                             
управление просит…

Сокращения слов и наименований должны
быть общепринятыми:

км – километр

кпд – коэффициент полезного действия

р-н – район

ул.- улица

просп. – проспект

бульв. – бульвар

шт. – штуки

ед. – единица

в т.ч. – в том числе

гг. – годы

им. – имени

т.к. – так как

экз. – экземпляр

кв. м – квадратный метр

Названия праздников и памятных дат в
документах пишут следующим образом:

Новый год,

Рождество Христово,

День защитника Отечества,

День России,

Великая Октябрьская социалистическая
революция,

День согласия и примирения,

День Конституции Российской
Федерации,

Международный женский день,

День Победы,

День милиции

В соответствии с Уставом города
Кемерово с прописной буквы пишут:

Глава города Кемерово,

Председатель Кемеровского городского
Совета народных депутатов,

Устав города,

Регламент городского Совета,

Реестр муниципальной собственности.

Прописную букву пишут

а) в наименовании высших должностей и
высших почетных званий:

Президент Российской Федерации,

Герой России,

Герой Советского Союза,

Герой Социалистического Труда,

Маршал Российской Федерации;

б) в названиях орденов, медалей,
знаков отличия:

орден Ленина,

орден Красного Знамени,

орден Святого Андрея Первозванного,

орден «Знак Почета»,

орден «Мать – героиня»,

медаль «Золотая  Звезда»,

Почетный Знак «За заслуги перед
городом Кемерово»,

звание «Почетный гражданин города
Кемерово».

Русские фамилии имеют особенности в 
склонении:

а) склоняют фамилии мужского рода,
оканчивающиеся на согласный звук: инженеру Третьяку, заведующему отделом
Трояну;

б) склоняют славянские фамилии на
ударяемые – а, -я:

к  философу Сковороде, у писателя
Майбороды;

в) склоняют фамилии на неударяемые –
а,-я:тБасалыке

г) не склоняют в официальных
документах мужские фамилии, созвучные с названием животного или неодушевленного
предмета (Гусь, Ремень);

д) не склоняют  фамилии на – аго,
-яго, -ово, -иво, -ых, -их:

Дубяго, Хитрово, Долгих, Седых;

е) не склоняют женские фамилии,
оканчивающиеся на согласный:

студентке Кулик,

актрисе Фейлер

Для написания чисел используют 3
формы:

буквенную (четыре компьютера),

цифровую (20 печатных листов),

буквенно-цифровую (13 — этажный)

Названия единиц измерения в тексте
постановлений, распоряжений пишут:

5 тыс.метров, 16 тонн, 120 кв.метров,

в приложениях – сокращенно:

5 тыс. м, 16 т, 120 кв.м.

При обозначении количества предметов,
людей слова «штук», «человек» не употребляют:

10 автомобилей, 10 специалистов.

Сложные  существительные и
прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишут:

150-летие, 3-месячный срок,
25-процентный, 3 –дневный.

Аббревиатуры, читаемые по названиям
букв, не склоняют и пишут  прописными буквами без точек:

УВД, ООН, МПС

Аббревиатуры, читаемые по слогам,
если они образованы от имени собственного, склоняют и пишут прописными буквами:

МИД (МИДа) ГОСТ (ГОСТом)

ВАК (ВАКу)

Аббревиатуры, читаемые по слогам,
если они образованы от имени нарицательного, пишут строчными буквами: вуз –
вуза, ссуз-ссуза.

1.3 Законодательные
основы регулирования документационного обеспечения управления

С начала 1990-х
годов в Российской Федерации стала развиваться законодательная и нормативная
правовая база, которая установила требования, как к документам, так и к работе
с ними. Однако, нельзя не отметить, что большинство ныне современных
нормативных акты напрямую адресованы государственным органам власти и
государственным организациям. Однако их положения рекомендованы и для
делопроизводства в негосударственных организациях  [21].

Нормативно-правовая
база делопроизводства включает в себя:

—     Конституцию
РФ;

—     Гражданский,
Административный, Трудовой, Уголовный Кодексы РФ

—     законодательные
акты Российской Федерации в сфере информатизации и документации;

—     указы
и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения
Председателя Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного
обеспечения на федеральном уровне;

—     правовые
акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб,
агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

—     правовые
акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их
территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;

—     правовые
акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по
делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;

—     государственные
стандарты на документацию;

—     унифицированные
системы документации;

—     общероссийские
классификаторы технико-экономической и социальной информации;

—     государственная
система документационного обеспечения управления, основные требования к
документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);

—     нормативные
документы по организации управленческого труда и охране труда;

—     нормативные
документы по организации архивного хранения документов;

—     законодательные
акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами
исполнительной власти субъектов Российской Федерации.

В настоящее время
в Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативно-правовых
актов, регламентирующих общие правила подготовки, оформления и организации
работы с документами. Нормативно-методические документы по документационному
обеспечению управления разрабатываются различными органами государственной
власти и управления в соответствии с их компетенцией  [5].

Все они должны
учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами
представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также
организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории.

Первый,
основополагающий закон нашей страны, — это Конституция Российской Федерации. С
точки зрения документоведения ее значение состоит в том, что Конституция РФ
устанавливает субординацию нормативных правовых актов. Статья 15 Конституции РФ
указывает, что Законы и иные правовые акты, принимаемые в Российской Федерации,
не должны противоречить Конституции Российской Федерации.

Гражданский кодекс
РФ (часть первая от 30.11.1994 № 51-ФЗ, часть вторая от 26.01.1996 № 14-ФЗ,
часть третья от 26.11.2001 № 146-ФЗ часть четвертая от 18.12.2006 № 230-ФЗ (в
ред. от 08.11.2008) (ГК РФ), составляющий основу гражданского законодательства
в нашей стране, содержит правовые основы деятельности юридических лиц,
основания прав собственности, договорные и иные обязательства. В нем содержится
одна из важнейших норм документирования, которая устанавливает условия
признания электронно-цифровой подписи как аналога собственноручной подписи,
т.е. условия признания ее юридической силы. Эта норма получила развитие в ряде
последующих законодательных актов. С 1 января 2008 г. введена в действие часть
четвертая ГК РФ, в которой закреплены права на результаты интеллектуальной
деятельности и средства индивидуализации юридических лиц, товаров и услуг [13].

Трудовой Кодекс РФ
определяет документы, составляемые при приеме, увольнении, командировании,
наложении взысканий и поощрений и прочее.

Уголовный кодекс
РФ предусматривает ответственность за контрабанду, утрату документов,
содержащих гостайну, похищение или повреждение документов.

Кодекс РФ об
административных правонарушениях к числу правонарушений относит несоблюдение
правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

Одним из базовых
законов для делопроизводственных структур государственных органов управления
Федеральный закон РФ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской
Федерации» от 2 мая 2006 г. №59-ФЗ. Закон устанавливает порядок
рассмотрения обращений граждан государственными органами, органами местного
самоуправления и должностными лицами и распространяется на иностранных граждан
и лиц без гражданства. Как и в большинстве крупных законодательных актов,
специальная статья закона посвящена определению терминов. Раскрыты термины по
видам документов. Все принятые обращения подлежат обязательному рассмотрению.
Ответ на обращения подписывается руководителем государственного органа или
органа местного самоуправления, должностным лицом либо уполномоченным на то
лицом.

Закон закрепил
возможность поступления обращений (жалоб, заявлений) граждан в электронной
форме «в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному
лицу по информационным каналам связи.

Правовой основой
организации информационных процессов является сегодня Федеральный закон от
27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите
информации». Этот закон является дальнейшим развитием замененного им
Федерального Закона «Об информации, информатизации и защите
информации» от 20.02.1995 г. №24-ФЗ.

Закон регулирует
отношения, которые возникают при осуществлении права на поиск, получение,
передачу, производство и распространение информации, применении информационных
технологий, обеспечении защиты информации.

К работе
делопроизводственной службы имеет прямое отношение и Федеральный закон «О
бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 г. №129-ФЗ (с изменениями 2006,
2007, 2008 гг.). Закон фиксирует обязательность документирования всех
хозяйственных операций, указывает, что первичные документы составляются только
по унифицированным формам. Очень важна статья закона о хранении документов [38].

В последнее время
все чаще правила составления, оформления, обработки документов закрепляются в
стандартах организаций, которые входят в систему стандартизации Российской
Федерации. Федеральный закон от 27.12.2002 № 184-ФЗ (в ред. от 09.05.2005) «О
техническом регулировании» определил состав национальной системы
стандартизации, принципы стандартизации, в числе которых добровольное
применение национальных стандартов. Закон установил категории документов в
области стандартизации, в том числе:

—     национальные
стандарты;

—     общероссийские
классификаторы технико-экономической и социальной информации;

—     стандарты
организаций.

Стандарты
организаций разрабатываются как локальные нормативные акты и в отличие от
национальных стандартов носят не рекомендательный, а обязательный характер.

Сегодня службы ДОУ
государственных органов и организаций всех форм собственности руководствуются
следующими ГОСТами:

ГОСТ 51141-98.
Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Стандарт устанавливает
термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела.
Термины, установленные стандартом, обязательны для применения во всех видах
документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.

ГОСТ Р 6.30-2003.
Унифицированные системы документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению
документов утверждены постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65.
Данный ГОСТ носит рекомендательный характер. Требования стандарта
распространяются на организационно-распорядительную документацию, относящуюся к
Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, которая
входит в состав Общероссийского классификатора управленческой документации по
классу 020000. Государственный стандарт устанавливает: состав и расположение
реквизитов и состав зон на формате А4 углового и продольного бланка
организационно-распорядительных документов, требования к оформлению реквизитов
документов, требования к бланкам документов. Методические рекомендации на
основе ГОСТ Р 6.30-2003 конкретизируют порядок применения ГОСТ Р 6.30-2003 при
унификации документов, проектировании бланков, оформлении реквизитов и
подготовке текстов документов .

ГОСТ 17914-72.
Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования.
Представлен образец оформления обложки дела постоянного хранения.

ГОСТ 6.10.5-87.
Унифицированные системы документации. Требования к построению
формуляра-образца. Стандарт устанавливает основные требования к построению
формуляров-образцов, к разработке унифицированных на их основе форм документов
с учетом возможности их машинной обработки и изготовлению бланков документов.
Стандарт распространяется на документы, применяемые на всех уровнях управления
народным хозяйством при реализации всех функций управления. Стандарт не
распространяется на системы документации по капитальному строительству,
конструкторскую, технологическую, а также внешнеторговую документацию,
используемую при оформлении внешнеторговых операций, и
организационно-распорядительную документацию.

ГОСТ 7.1-2003.
«Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.
Библиографическая запись. Библиографическое описание, общие требования и
правила составления» устанавливает общие требования и правила составления
библиографического описания документа, его части или группы документов: набор
областей и элементов библиографического описания, последовательность их
расположения, наполнение и способ представления элементов, применение
предписанной пунктуации и сокращений.

Стандарт
распространяется на описание документов, которое составляется библиотеками,
органами научно-технической информации, центрами государственной библиографии,
издателями, другими библиографирующими учреждениями.

ГОСТ Р 51511-2001.
«Печати с воспроизведением государственного герба Российской Федерации» принят
и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 25.12.2001 г. №
573-ст. Настоящий стандарт устанавливает Форму, размеры и технические
требования к печатям с воспроизведением Государственного герба Российской
Федерации.

С 1 июля 2007 г.
введен в действие ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами». Он
соответствует
международному
стандарту
ISO 15489-1:2001 Information and documentation — Records management — General
(IDT). Необходимость появления такого стандарта
продиктована временем. В настоящее время с выходом на зарубежные рынки многие
организации разрабатывают и внедряют у себя системы менеджмента качества,
особое место в которых занимают корпоративные стандарты по управлению
документацией. Национальный стандарт должен стать основой разработки
корпоративных стандартов. Он регулирует процессы управления документами всех
форматов и на всех носителях, как в государственных, так и в негосударственных
организациях; содержит положения об ответственности, процедурах, системах и
процессах, связанных с документами. Кроме того, в стандарте содержатся
руководящие указания по управлению документами в рамках процессов управления
качеством и управления окружающей средой в соответствии с международными
стандартами и методические рекомендации по проектированию и внедрению систем
управления документами в организациях.

Второй эшелон
нормативных актов составляют Указы Президента РФ, регулирующие нормативно —
правовую и методическую базу современного делопроизводства.

Указы Президента
РФ в области документационного обеспечения управления можно разделить на 2
группы:

—     указы,
дополняющие законодательство о работе с документами ограниченного доступа;

—     указы
Президента о документировании прохождения государственной службы.

Первая группа
указов касается документов, содержащих информацию, связанную СС государственной
и коммерческой тайной.

Работники службы
ДОУ по роду своей деятельности часто встречаются с документами ограниченного
доступа. Указы Президента определяют, какие именно сведения могут составлять
государственную тайну и какие относятся к сведениям конфиденциального
характера:

Указ Президента РФ
«Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне»
от 30 ноября 1995 г. №1203;

Указ Президента РФ
«Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» от 6
марта 1997 г. №188.

Указы дают не
только перечень сведений, отнесенных государственной тайне, но и указывают
государственные органы, наделенные полномочиями по распоряжению той или иной
категории сведений, отнесенных государственной тайне.

К такой информации
отнесены сведения в военной области, разведывательной, контрразведывательной и
оперативно — розыскной деятельности. Таким образом, большая часть сведений
конфиденциального характера связана с частной жизнью и деятельностью граждан
Российской Федерации.

Вторая группа
указов — это указы Президента о документировании прохождения госслужбы,
подписанные президентом РФ в 2005 г. №10:

Указ Президента РФ
«О проведении аттестации государственных гражданских служащих РФ» от
10 февраля 2005 г. №10;

Указ Президента РФ
«О порядке сдачи квалификационного экзамена государственными гражданскими
служащими РФ и оценке их знаний, навыков и умений» от 1 февраля 2005 г.
№111;

Указ Президента РФ
«О конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской
службы РФ» от 1 февраля 2005 г. №112;

Указ Президента РФ
«Об утверждении Положения о персональных данных государственного
гражданского служащего РФ и ведения его личного дела» от 30 мая 2005 г.
№609.

Эта группа указов,
подробно рассматривающая порядок документирования прохождения госслужбы, прежде
всего, нужна работникам кадровых служб.

Следующий
нормативно-правовой документ Указ Президента РФ «О мерах по обеспечению
информационной безопасности в сфере международного информационного обмена»
от 12 мая 2004 г. №611. В нем выражаются цели по обеспечению информационной
безопасности в сфере международного информационного обмена посредством
информационных систем, сетей и сетей связи, включая международную ассоциацию
сетей «Интернет».

Кроме
законодательных актов, документационное обеспечение управления в
государственном учреждении базируется на целом ряде нормативно-правовых и нормативно-методических
документов [6].

Основным
нормативным документом являются «Правила делопроизводства в федеральных органах
исполнительной власти», утвержденными постановлением Правительства Российской
Федерации от 15 июня 2009 г. № 477.

Данный нормативный
акт регулирует и регламентирует порядок составления, оформления документов, а
также систему организации работы с ними, т.е. порядок регистрации, обработки,
осуществления информационно-справочной работы по документам, исполнения и т.д.
В дополнение в данным Правилам 23 декабря 2009 г. был издан Приказ Росархива
№76 «Методические рекомендации по разработке инструкций по
делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти».

Ранее были изданы
еще два важных Постановления, имеющих прямое отношение к службе ДОУ:

—     постановление
Правительства РФ «О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов
исполнительной власти» от 19 января 2005 г. №30;

—     постановление
Правительства РФ «О типовом регламенте внутренней организации федеральных
органов исполнительной власти» от 28 июля 2005г. №452.

В регламенте
прописаны все организационные моменты работы федерального органа, указаны
некоторые виды документов, разрабатываемые федеральными органами власти,
выделены основные правила организации документооборота в федеральных органах
исполнительной власти.

К важным
нормативным документам следует отнести также Примерное положение о постоянно
действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия (утв.
приказом Росархива от 19.01.1995 № 2). В нем определены правовые положения и
функции экспертной комиссии, порядок работы и взаимоотношения с центральной
экспертной комиссией (ЦЭК) и экспертно-проверочной комиссией (ЭПК).

В Примерном
Положение о ЦЭК министерства (ведомства) РФ (утв. приказом Росархива от
17.03.1998 № 19). Определены права и функции центральной экспертной комиссии,
порядок ее назначения, состав, сфера деятельности.

Основным
нормативно-методическим документом, определяющим деятельность ведомственных
архивов являются «Основные правила работы архивов организаций», одобренные
решением коллегии Росархива от 06.02.2002.

Правила
основываются на действующей правовой базе в области информации, ДОУ и архивного
дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные
достижения в применении технических средств и информационных технологий в
работе с документами. В них регламентирована технология сохранности документов,
содержатся требования к номенклатурам дел, устанавливается порядок их
составления, согласования, утверждения, использования и хранения. Правила
закрепляют общие принципы формирования дел (подшивки документов), в том числе
личных дел, порядок организации и проведения экспертизы ценности документов
(отбора на хранение и уничтожение), порядок и методику подготовки дел к
передаче в архив, правила подготовки описей документов по личному составу,
порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения.

При составлении
номенклатуры дел и проведения экспертизы ценности документов абсолютно необходимым
справочником являются перечни документов с указанием сроков хранения —
систематизированные списки видов и категорий документов, содержащие нормативные
указания о сроках их хранения (ГОСТ Р 51141 — 98) [13].

В настоящее время
в делопроизводстве учреждений и организаций Российской Федерации используются
два основных Перечня:

Перечень типовых
архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной
деятельности организаций, с указанием сроков хранения;

Перечень типовых
управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности
государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с
указанием сроков хранения (Утвержден Приказом Министерства культуры РФ от
25.08.2010 г. № 558).

Перечни
предназначены для использования в качестве основного нормативного документа при
составлении номенклатуры дел организации, для определения сроков хранения и
обора на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, т.е. общих
для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных).

Очевидно, что
дальнейшее развитие системы российского делопроизводства — это постепенный
переход к безбумажному электронному документообороту.

На государственном
уровне переход к ЭД уже начал осуществляться в системе органов федеральной
исполнительной власти. 22 сентября 2009 г. Постановлением Правительства РФ №
754 утверждено Положение о системе межведомственного электронного
документооборота.

Необходимость
данного документа проявляется в том, что в стране еще не отлажена система электронного
документооборота между министерствами, агентствами, ведомствами, между
федеральными и муниципальными органами власти.

Положение
определяет содержание, организацию, принципы, технологии электронного
документооборота.

Межведомственный
документооборот представляет собой взаимодействие федеральных систем
электронного документооборота. В числе участников межведомственного
электронного оборота называются:

Федеральные органы
государственной власти.

Администрация
Президента РФ.

Аппарат Правительства
РФ.

В Положении
подчеркивается, что под взаимодействием федеральных информационных систем
электронного документооборота следует понимать обмен электронными сообщениями,
т.е. ведение служебной переписки в электронной форме между участниками межведомственного
электронного документооборота. Обмен информацией может быть как общедоступной,
так и информацией, содержащей служебную тайну.

В настоящее время
разворачивается формирование систем межведомственного электронного
документооборота.

Создание технико-технологической
его инфраструктуры возлагается на организатора, которым определена Федеральная
служба охраны РФ.

Данная служба, в
частности, передает в низовые узлы безвозмездно все необходимые технические
средства (во временное пользование).

На развитие
системы электронного документооборота, безусловно, направлен и уже
упоминавшейся мною новый закон «Об электронной подписи».

Глава 2. Анализ организации делопроизводства в администрации
г.Кемерово

2.1 Организационные
службы документационного обеспечения управления

Организационная
структура Администрации города определяется Главой города. Структура, порядок
формирования, полномочия и организация работы подразделений Администрации
города определяются Положением об Администрации, а также положениями об этих
подразделениях, утверждаемыми Главой города. Организационная структура
предусматривает четкое разделение функций, возложенных на администрацию города,
между ее подразделениями.

В составе
Администрации создаются территориальные, отраслевые и функциональные
структурные подразделения в форме управлений, комитетов и отделов. Структура
каждого подразделения, его функции и задачи регламентируются отдельным
Положением.

Территориальные
структурные подразделения Администрации (управления) создаются в целях
осуществления отдельных исполнительно-распорядительных функций, направленных на
разрешение вопросов жизнедеятельности и развития внутригородских и
присоединенных территорий. Возглавляет территориальное управление начальник.

Отраслевые
структурные подразделения Администрации (управления и отделы) создаются в целях
эффективного управления и развития прогрессивных процессов в отраслях
городского хозяйства, координации деятельности муниципальных предприятий и
учреждений, функционирующих в рамках каждой отрасли, укрепления взаимовыгодного
сотрудничества между администрацией, муниципальными предприятиями и
учреждениями — с одной стороны и коммерческими и некоммерческими организациями
иных форм собственности — с другой стороны.

Возглавляют
отраслевые управления и отделы — начальники.

Схема
организационной структуры Администрации города
Кемерово представлена на рисунке 1.

Рис.
1 — Схема организационной структуры Администрации
города Кемерово

Функциональные
структурные подразделения (комитеты, отделы) образуются с целью обеспечения
деятельности Администрации в целом, в том числе для экономического и правового
обеспечения управления городским хозяйством.

Возглавляют
функциональные подразделения соответственно председатели и заведующие.

Организационная структура управления
Администрации города Кемерово является
линейно-функциональной, соответствует стратегическим планам
и способно обеспечить эффективное взаимодействие с окружающей средой и
достижение намеченных целей.

Поступающая в
администрацию города корреспонденция, адресованная Главе города, принимается и
регистрируется в управлении делами и в тот же день направляется на рассмотрение
Главе города.   

После рассмотрения
Главой города корреспонденция с его резолюцией возвращается в управление делами
для передачи исполнителям.

Проверка
исполнения поставленных на контроль поручений Главы города, связанных с
рассмотрением корреспонденции, производится управлением делами. Управление
делами ежемесячно направляет заместителям Главы города, руководителям
структурных подразделений информацию о стоящих на контроле,  подлежащих
исполнению входящих документах.

Правовые акты
органов государственной власти Российской Федерации и Кемеровской области,
поступающие в администрацию города, регистрируются в управлении делами (отделе
делопроизводства). На первой странице акта проставляется штамп «Подлежит
возврату», после чего он направляется на рассмотрение Главе города. Затем в
соответствии с резолюцией Главы города правовой акт передается для ознакомления
и исполнения исполнителям. Исполнитель, ознакомившись с правовым актом под
роспись, обязан вернуть его в отдел делопроизводства не позднее следующего
рабочего дня после получения.

Корреспонденция,
поступающая в адрес заместителей Главы города, руководителей структурных
подразделений администрации города, в отделе делопроизводства не
регистрируется, а направляется непосредственно адресатам, которые организуют ее
учет и исполнение.

Ответственность за
организацию работы с указанной корреспонденцией несут соответствующие
заместители Главы города и руководители структурных подразделений администрации
города.

Регистрацию и
отправку исходящей корреспонденции, подписанной Главой города, осуществляет
управление делами, подписанной иными лицами — соответствующее структурное
подразделение либо приемная заместителя Главы города.

Особенности
организации работы  с юридическими процессуальными документами.

 Юридические
процессуальные документы, адресованные администрации города (судебные
извещения, акты и постановления, иные документы судебных органов; протесты,
представления, запросы прокуроров; исполнительные листы, постановления,
требования и предупреждения судебных приставов-исполнителей; исковые заявления,
претензии, отзывы, апелляционные, кассационные жалобы, жалобы в порядке
надзора), принимаются и регистрируются юридическим комитетом.

Зарегистрированные 
документы, требующие решения Главы города, в тот же день представляются на
рассмотрение Главе города. Иные юридические процессуальные документы
представляются на рассмотрение  заместителю Главы города, руководителю
аппарата.

После рассмотрения
Главой города либо заместителем Главы города, руководителем аппарата документы
возвращаются в юридический комитет для передачи исполнителям.

Исполнители
обеспечивают рассмотрение документов и подготовку ответов в указанные в
документах сроки. В случаях, если рассмотрение не может быть осуществлено в
определенный срок, исполнители информируют об этом  юридический комитет (а в
случае необходимости — Главу города либо заместителя Главы города, руководителя
аппарата) и согласовывают с судьей, прокурором новый срок исполнения.

Проекты ответов на
протесты, представления прокуроров подлежат согласованию с председателем юридического
комитета.

 Копия ответа на
протест, представление, запрос, требование, обращение органов прокуратуры и
документ, подтверждающий отправку либо получение ответа органами прокуратуры, 
представляются  в юридический комитет. 

Организация
рассмотрения обращений граждан.

Поступающие в
администрацию города письменные предложения, заявления и жалобы граждан
рассматриваются Главой города и его заместителями, руководителями структурных
подразделений. Рассмотрение обращений граждан осуществляется в соответствии с
Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения
обращений граждан РФ».

Контроль за
правильным и своевременным рассмотрением обращений граждан осуществляется
отделом по работе с обращениями граждан.

Для обеспечения
жителям города  возможности личного обращения Глава города, заместители Главы
города, руководители структурных подразделений проводят прием  граждан по 
графику, утверждаемому Главой города.

Корреспонденция, поступающая на
рассмотрение заместителю Главы города по вопросам жизнеобеспечения городского
хозяйства, в управление дорожного хозяйства и благоустройства (УБДХ),
управление жилищно-коммунального хозяйства (УЖКХ), управление финансирования
отраслей жизнеобеспечения городского хозяйства (УФГХ), подлежит обязательной регистрации
в день поступления в электронной базе документооборота специалистами отдела
делопроизводства отраслей жизнеобеспечения городского хозяйства (ОДЖГХ).

Руководителем, на чье имя поступил
документ, в течение 2-х рабочих дней осуществляется его рассмотрение, с
оформлением резолюции по исполнению документа, включающей в себя инициалы и
фамилию исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись
руководителя и дату рассмотрения документа.

Отделом делопроизводства в день
рассмотрения руководителем входящей корреспонденции осуществляется ее передача
под роспись (в реестре поступивших за день документов) исполнителям согласно
резолюции. Если поручение дано нескольким должностным лицам, то ответственным
за исполнение считается лицо, указанное в резолюции первым, если не оговорено
иное. Ответственному исполнителю передается оригинал документа, соисполнителям
направляются копии.

Исполнитель обязан ознакомиться с
текстом поступивших документов, обращений граждан в день получения.

Документы, обращения граждан,
поступившие исполнителю по компетенции, подлежат рассмотрению в течение 30
календарных дней с даты регистрации, если иное не оговорено в тексте документа
или резолюции руководителя. Если сроки исполнения приходится на выходной день,
то последним днем срока считается последний рабочий день, предшествующий
выходному
дню.                                                                                                                                                                 
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      

Решения об изменении сроков исполнения
документов (поручений) могут быть приняты только теми должностными лицами,
которые установили данные сроки. В случае неисполнения документов (поручений)
вышестоящих органов или вышестоящих должностных лиц к установленным срокам, не
позднее чем за 3 дня до их истечения, в адрес этих органов (должностных лиц)
направляются мотивированные письма за подписью должностного лица, на чье имя
поступил документ, с просьбой о продлении  сроков исполнения документов
(поручений).

Обращения
депутатов всех уровней по вопросам, связанным с их депутатской деятельностью,
должны рассматриваться исполнителями безотлагательно. В случае необходимости
проведения в связи с обращением  депутата  дополнительной  проверки  или 
дополнительного изучения каких-либо вопросов следует сообщить об этом депутату
в 3-дневный срок со дня получения его обращения. Проект ответа депутату
представляется в срок, установленный отделом делопроизводства администрации
города Кемерово.

Необходимые для рассмотрения
обращений граждан документы и материалы исполнитель может запросить (письмом за
подписью должностного лица) в других государственных органах, органах местного
самоуправления и у иных должностных лиц. В данном случае, следует оговорить в
запросе срок предоставления информации – в течение 15 дней (в соответствии с
частью 2 статьи 10 59-Ф3 от 02.05.2006 «О порядке рассмотрения обращений
граждан Российской Федерации»).

В исключительных случаях, когда
отсутствует возможность подготовить ответ на обращение в установленный срок, 
должностное лицо, на рассмотрении у которого оно находится, вправе продлить
срок рассмотрения не более чем на 30 дней, письменно уведомив  об этом
заявителя (в соответствии с частью 2 статьи 12 59-Ф3 от 02.05.2006 «О порядке
рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»).

Обращения граждан, содержащие
вопросы, решение которых не входит в компетенцию должностного лица, которому
оно поступило на рассмотрение, в течение 7 дней со дня регистрации направляется
в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию
которых входит решение поставленных в документе вопросов, с обязательным
письменным уведомлением об этом заявителя.

В случае, если обращение,
зарегистрированное отделом по работе с обращениями граждан, направлено не по
компетенции и подлежит перенаправлению в другое структурнее подразделение
администрации города Кемерово, оно подлежит возврату в отдел по работе с
обращениями граждан в день рассмотрения.

Контроль за своевременностью
подготовки ответов осуществляют специалисты отдела делопроизводства, начальники
отделов и управлений. Специалистами отдела делопроизводства ежедневно
предоставляется сводная информация об имеющихся нарушениях исполнительской
дисциплины заместителю Главы города и начальникам управлений.

По результатам всестороннего
рассмотрения входящего документа исполнителем за 3 дня до истечения установленного
срока должен быть подготовлен и представлен на подпись руководителю проект
ответа. Исполнитель несет ответственность за содержательную часть ответа,
ненадлежащее оформление и наличие ошибок в тексте.

Проект ответа должен быть оформлен на
соответствующем бланке, отвечать требованиям действующей инструкции по
делопроизводству, соответствовать стилю делового письма.

Текст ответа должен быть ясным,
кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное понимание изложенной
информации, не допускающим ее различное толкование. Язык оформления должен
отличаться стилистической строгостью, объективностью изложения, отсутствием
эмоциональности, субъективной оценочности и разговорности.

В случае постановки обращения на
дополнительный контроль, необходимо указывать конкретную дату предоставления
дополнительного ответа и  указывать должностное лицо, на контроле у которого
находится вопрос.

Проект ответа, представляемый на
подпись руководителю, должен быть завизирован всеми исполнителями и
должностными лицами, ответственными за содержательную часть ответа. При этом
оформляется 2 экземпляра проекта ответа:

—    
основной документ за подписью руководителя
с указанием исполнителя (для отправки заявителю),

—    
рабочий документ с визами ответственных
должностных лиц (для приобщения к делу (хранится в ОДЖГХ)). Визы проставляются
в нижней части оборотной стороны последнего листа документа или в нижней части
лицевой стороны последнего листа документа. При подписании письма несколькими
должностными лицами разного ранга их подписи располагаются одна под другой в
последовательности, соответствующей занимаемой должности.

В случае если в тексте ответа имеются
вопросы правового характера ссылки на законы, нормативные акты, проект ответа
подлежит обязательному визированию специалистами юридических отделов управлений
(по компетенции).

Руководитель, на подпись которому
представлен проект ответа, обязан рассмотреть его в течение 2-х дней.

В случае наличия у руководителя
замечаний к содержательной части ответа, его оформлению, проект ответа
возвращается на доработку исполнителю в день рассмотрения. В таком случае
исполнитель обязан незамедлительно устранить имеющиеся недостатки.

Завизированный руководителем проект
ответа передается в ОДЖГХ.

Специалистами отдела делопроизводства
в день подписания ответа осуществляется его регистрация и отправка.

Отдел делопроизводства отраслей
жизнеобеспечения городского хозяйства администрации города Кемерово является
структурным подразделением администрации города и непосредственно подчиняется
заместителю Главы города по вопросам жизнеобеспечения городского хозяйства.
Сокращенное название Отдела — ОДЖГХ.

Отдел в своей деятельности
руководствуется «Конституцией» Российской Федерации, законами
Российской Федерации, нормативными правовыми актами Президента Российской
Федерации и Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами
Кемеровской области, «Уставом» города Кемерово, правовыми актами
органов местного самоуправления, настоящим Положением.

Отдел осуществляет документационное
обеспечение структурных подразделений жизнеобеспечения городского хозяйства
администрации города: управления жилищно-коммунального хозяйства, управления
дорожного хозяйства и благоустройства, управления транспорта, связи и
организации дорожного движения, управления финансирования отраслей
жизнеобеспечения городского хозяйства, управления энергосбережения и
взаимодействия с организациями коммунального комплекса.

Отдел имеет печать, которая
используется для оформления документов в сфере кадрового делопроизводства,
осуществляемого Отделом в пределах полномочий, предоставленных настоящим
Положением, и штампы для входящих документов. Печать хранится в сейфе у
начальника отдела.

Основные задачи Отдела:

—    
Организация делопроизводства в Управлениях
в соответствии Регламентом работы администрации города и с Инструкцией по
делопроизводству.

—    
Обеспечение функционирования в Управлениях
единой системы делопроизводства.

—    
Контроль за своевременным прохождением,
исполнением и качественным оформлением документов в Управлениях.

—    
Подготовка повесток, протоколов совещаний,
встреч, приемов, проводимых заместителем Главы города и оказание содействия в
данной работе руководителям Управлений.

—    
Подготовка документов Управлений к
передаче в государственный архив в соответствии с действующим порядком.

—    
Совершенствование форм и методов работы с
документами, обеспечение сокращения документооборота.

Основные функции Отдела:

—    
Обработка, регистрация и передача на
исполнение документов, поступающих в адрес заместителя Главы города и
Управлений, отправка адресатам исходящей корреспонденции.

—    
Организация своевременного рассмотрения
поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления
документов, представляемых на подпись заместителю Главы города и руководителям
Управлений.

—    
Осуществление контроля за своевременной
подготовкой ответов на обращения граждан, переданных для рассмотрения
заместителю Главы города и руководителям Управлений.

—    
Обобщение сведений о ходе и результатах
исполнения документов, систематическое информирование заместителя Главы города
и руководителей Управлений по этим вопросам.

—    
Разработка мероприятий по
совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению
исполнительской дисциплины в Управлениях.

—    
Выполнение копировальных и множительных
работ.

—    
Обеспечение кадрового делопроизводства в
отношении руководителей подведомственных муниципальных предприятий и
учреждений, назначение на должность и освобождение от должности которых
осуществляет заместитель Главы города.

Для выполнения задач и функций Отдел
имеет право:

—    
Запрашивать у структурных подразделений
администрации города, организаций, входящих в сферу жизнеобеспечения города,
информацию, необходимую для работы заместителя Главы города.

—    
Возвращать Управлениям на доработку
документы, подготовленные с нарушением установленных требований.

—    
Пользоваться в установленном порядке
информационными банками данных администрации города, компьютерной и
копировальной техникой, системой связи и коммуникаций.

—    
Взаимодействовать с другими структурными
подразделениями администрации города по вопросам документационного обеспечения
и внедрения мероприятий по совершенствованию стиля и методов работы с
документами.

—    
Давать разъяснения по вопросам, входящим в
компетенцию Отдела.

—    
Для выполнения задач и функций работники
Отдела обязаны:

—    
В своей деятельности соблюдать требования
законодательства Российской Федерации.

—    
Осуществлять полномочия в соответствии с
должностными инструкциями, нести ответственность за полное, своевременное и
качественное выполнение своих должностных обязанностей.

—    
Поддерживать уровень квалификации,
необходимый для исполнения должностных обязанностей.

Отдел возглавляет начальник,
назначаемый на должность и освобождаемый от должности Главой города по
представлению заместителя Главы города.

Штатное расписание Отдела
утверждается распоряжением администрации города.

Назначение на должность и
освобождение от должности работников Отдела, осуществляются заместителем Главы
города по представлению начальника Отдела.

Начальник Отдела:

—    
Осуществляет непосредственное руководство
деятельностью Отдела, организует его работу в соответствии с настоящим
Положением.

—    
Распределяет обязанности между работниками
Отдела, утверждает их должностные инструкции, принимает меры по поддержанию и
соблюдению трудовой дисциплины.

—    
Осуществляет координацию работы
сотрудников Отдела в выполнении возложенных на них задач и функций.

—    
Подписывает и визирует документы в
соответствии с компетенцией Отдела.

—    
Ходатайствует в установленном порядке о
поощрении работников Отдела, и применении к ним дисциплинарных взысканий.

—    
Осуществляет иные права и обязанности,
предусмотренные законодательством Российской Федерации, Кемеровской области,
правовыми актами органов местного самоуправления города Кемерово, настоящим Положением,
должностной инструкцией.

—    
Во время отсутствия начальника Отдела его
обязанности временно исполняет один из работников Отдела.

2.2 Анализ процесса
обработки входящих, исходящих документов в администрации г. Кемерово

Доставка документов в орган местного
самоуправления осуществляется курьером, средствами почтовой, фельдъегерской и
электрической связи.

Почтовой связью доставляются письма,
посылки бандероли.

Фельдъегерской связью – срочная
корреспонденция государственных органов.

По каналам электрической связи
поступают телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные документы.

Регистрация писем,
заявлений, телеграмм граждан, депутатов всех уровней по обращениям граждан
осуществляется в отделе по работе с обращениями граждан.

Прием и
регистрация юридических процессуальных документов осуществляется в юридическом
комитете.

Телеграммы, факсограммы принимаются
сектором информации отдела кадровой работы, направленные в адрес Главы города,
регистрируются в канцелярии, в адрес заместителей Главы города – в приемных.

Корреспонденция, поступающая в орган
местного самоуправления, принимается, обрабатывается, регистрируется и
распределяется по структурным подразделениям администрации города сектором
служебной корреспонденции отдела делопроизводства управления делами (далее –
канцелярией).

Перед вскрытием почтовых отправлений
проверяется сохранность их упаковки и правильность доставки. Ошибочно
доставленная корреспонденция возвращается почтовому учреждению или пересылается
надлежащему адресату. Наличие заказных писем проверяется по записям почтовых
реестров.

Все конверты с документами
вскрываются, за исключением конвертов с пометкой «лично». 

По сведениям, указанным на конверте,
проверяется наличие в нем документов с соответствующими номерами, а также всех
названных в документах приложений.

При отсутствии в конверте указанных
документов и приложений, несовпадении регистрационных номеров и неисправимом
повреждении документов составляется акт в трех экземплярах: один остается в
секторе, другой  приобщается к поступившему документу, третий отсылается
адресату.

Документы с некомплектными приложениями
также возвращаются без регистрации отправителю вместе с актом. В акте
обязательно указываются должность, фамилия и инициалы лица, вскрывшего конверт,
дата, час и минуты вскрытия, известные реквизиты (регистрационный исходящий
номер, дата и заголовок) отсутствующего или неправильно оформленного документа.

Акт подписывают начальник управления
делами (лицо, исполняющий его обязанности), заведующий отделом делопроизводства
и муниципальный служащий, вскрывший указанный конверт.

Конверты входящих документов, как правило,
уничтожаются. В отдельных случаях для фиксации сведений о времени отправки или
получения документов (нарушение сроков отправки и получения), адреса
отправителя, если он отсутствует в самом документе, конверты прикрепляются к
документу и помещаются вместе с ним в номенклатурное дело. 

Конверты с корреспонденцией, имеющие
пометку «лично», передаются адресатам.

Полученный документ на имя Главы
города регистрируется в день его поступления:

В автоматизированной системе
«Документооборот» путем заполнения электронной регистрационной карточки, в
которую включаются основные реквизиты поступивших документов:

—    
дата документа;

—    
исходящий регистрационный номер документа;

—    
корреспондент;

—    
краткое содержание (заголовок к тексту);

—    
поручение (резолюция) Главы;

—    
исполнитель;

—    
отметка об исполнении.

Данные о зарегистрированных
документах хранятся в системе «Документооборот» не менее 5 лет.

В регистрационно-контрольной форме.
На полученном документе проставляется регистрационный штамп в правой нижней
части лицевой стороны первой страницы документа. Регистрационный штамп содержит
сокращенное наименование структурного подразделения администрации города, дату
получения документа и регистрационный номер в электронной базе
«Документооборот».

Реквизит «Регистрационный номер»
состоит из его порядкового номера в пределах календарного года в системе
«Документооборот», который дополняется индексом дела по номенклатуре дел (кодом
по классификатору корреспондентов).

Корреспонденция, по содержанию не
относящаяся к компетенции администрации города, пересылается по принадлежности,
если известен правильный почтовый адрес адресата, если неизвестен возвращается
оператору почтовой связи с отметкой «возврат» в накладной на передачу
почтовых отправлений.

Не подлежит регистрации в секторе
служебной корреспонденции (фиксируется только дата поступления) следующая
входящая корреспонденция:

—    
копии документов, в том числе полученные с
использованием информационных систем общего пользования, справочная информация,
присланная для сведения;

—    
поздравительные письма и телеграммы;

—    
пригласительные билеты;

—    
бухгалтерские документы (счета на оплату
товаров и услуг, платежные поручения, накладные и т.п.), поступившие без
сопроводительного письма;

—    
печатные издания (книги, журналы,
бюллетени и т.п.);

—    
формы статистической отчетности,
поступившие без сопроводительного письма;

Предварительное рассмотрение
документов  проводится с целью распределения поступивших документов на:

—    
документы, требующие обязательного
рассмотрения Главой города;

—    
документы, направляемые непосредственно в
структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Без предварительного рассмотрения
передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным
подразделениям или должностным лицам.

Документы передаются по журналам
(реестрам) установленного образца под роспись ответственных за делопроизводство
в структурных подразделениях администрации города.

 Поступившие в
орган местного самоуправления документы направляются  Главе города на
рассмотрение в день их регистрации, затем согласно его резолюции в структурные
подразделения на исполнение.

Поступившие в администрацию города
федеральные конституционные законы, федеральные законы, указы и распоряжения
Президента Российской Федерации, постановления Государственной Думы
Федерального Собрания Российской Федерации, постановления, распоряжения и
поручения Правительства Российской Федерации (далее — документы органов
государственной власти Российской Федерации), постановления и распоряжения
Губернатора Кемеровской области и Коллегии Администрации Кемеровской области
направляются  Главе города в день их регистрации.

Срочная корреспонденция докладывается
Главе города после регистрации немедленно (в течение одного часа).

Канцелярия готовит проекты резолюций по
поступившим документам и передает их на рассмотрение Главе города (в его
отсутствие – лицу, его замещающему).

 Тексты подписанных Главой города
резолюций (поручений) вносятся сектором служебной корреспонденции в электронные
регистрационные карточки базы «Документооборот».

Документы органов государственной власти
Российской Федерации и Кемеровской области регистрируются в день их
поступления. На первой странице акта проставляется штамп «Подлежит возврату».

После их рассмотрения Главой города
возвращаются в канцелярию, где в регистрационно-контрольную карточку вносится
содержание резолюции, документ передается для ознакомления и исполнения
руководителям структурных подразделений через ответственных за делопроизводство
под роспись.

Руководитель, ознакомившись с документом,
обязан вернуть его в канцелярию в однодневный срок для дальнейшего рассмотрения
другими исполнителями (если таковые имеются), поставив дату и роспись. Контроль
за своевременным возвратом документа в сектор возлагается на ответственных за
делопроизводство в структурных подразделениях администрации города.

В соответствии с резолюцией Главы города
подлинник документа направляется на ознакомление должностному лицу –
ответственному исполнителю, всем соисполнителям направляются копии.

На подлинниках документов органов
государственной власти Российской Федерации писать резолюции, делать пометки не
разрешается.

Должностные лица, которым даны поручения,
проводят необходимую организаторскую работу, разрабатывают мероприятия по
выполнению (контролю за исполнением) документа, обеспечивают сбор и обработку
требуемой информации, подготовку итоговой информации (справки, отчеты), а также
вносят при необходимости на рассмотрение Главы города согласованные с
курирующим заместителем Главы города предложения о внесении необходимых
изменений в действующие акты или принятии соответствующего постановления или
распоряжения Главы города.

Если в соответствии с поручением Главы
города исполнение документа возложено на нескольких должностных лиц, то
координация и ответственность за его выполнение возлагается на должностное
лицо, указанное в резолюции первым.

В поручениях, как
правило, устанавливается конкретный срок (календарная дата) их исполнения.

Если срок
исполнения не указан, поручение подлежит исполнению в месячный срок. Если
последний день исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит
исполнению в предшествующий ему рабочий день.

В поручении могут
быть указания «Срочно» или «Оперативно», которые предусматривают соответственно
3-дневный или 10-дневный срок исполнения.

Если для
выполнения поручения устанавливается срок более одного месяца, то в тексте
поручения может быть определен иной порядок доклада о ходе его исполнения
(периодичность доклада о ходе исполнения и т.п.).

Решения об изменении сроков исполнения
документов (поручений) могут быть приняты только теми должностными лицами,
которые установили данные сроки.

В случае неисполнения документов
(поручений) вышестоящих органов или вышестоящих должностных лиц к установленным
срокам, не позднее чем за 3 дня до  их истечения, в адрес этих органов
(должностных лиц) направляются мотивированные письма за подписью Главы города,
а в его отсутствие — должностного лица, исполняющего его функции, с просьбой о
продлении  сроков исполнения документов (поручений).

Обращения
депутатов всех уровней по вопросам, связанным с их депутатской деятельностью,
должны рассматриваться исполнителями безотлагательно. В случае необходимости
проведения в связи с обращением  депутата  дополнительной  проверки  или 
дополнительного изучения каких-либо вопросов следует сообщить об этом депутату
в 3-дневный срок со дня получения его обращения. Окончательный ответ депутату
представляется администрацией города не позднее 20 дней со дня поступления его
обращения.

Подготовку копий
документов с резолюциями (поручениями) заместителей Главы города осуществляют
секретари заместителей Главы города.

Документ, рассмотренный Главой и
направленный для исполнения, может быть направлен из одного структурного подразделения
в другое через сектор служебной корреспонденции не позднее одних суток с
момента его поступления.

Документ передается на основании
мотивированной служебной записки руководителя структурного подразделения,
согласованной с заместителем Главы города, если деятельность обоих структурных
подразделений координирует один заместитель Главы города.

Если деятельность структурных
подразделений координируется разными заместителями Главы города, передача
документа между ними осуществляется по решению Главы города.

Канцелярия
производит проверку исполнения поставленных на контроль поступивших на имя
Главы города документов, ведет учетную и аналитическую работу по контролю за
исполнением документов, ежемесячно направляет заместителям Главы города
информацию о неисполненных входящих документах.

Снятие с контроля
исполненных входящих документов и поручений по ним производится в соответствии
с  настоящей Инструкцией.

Обработка исходящих документов.

Реквизиты исходящих документов (служебных
писем) оформляются структурными подразделениями в соответствии с правилами,
установленными настоящей  Инструкцией по делопроизводству.

На документы, поступившие в администрацию
города на имя Главы города, должны предоставляться ответы, как правило, за
подписью Главы города.

После подписания Главой города исходящие
документы  регистрируются в секторе служебной корреспонденции (ответы на
обращения граждан — в отделе по работе с обращениям граждан; подписанные
заместителями Главы города, руководителями структурных подразделений-
соответственно в своих приемных) в следующем порядке:

а) регистрационные номера оформляются в
соответствии с  Инструкцией по делопроизводству.

На копиях отправленных исходящих
документов делается отметка об отправке оригинала, включающая регистрационный
номер и дату документа;

б) документы с подписью Главы города
представляются на регистрацию в двух экземплярах:

—    
первый экземпляр (оригинал) и приложения к
нему (если имеются) после регистрации направляются  адресату;

—    
второй экземпляр (копия) с визами
согласования  хранится в секторе служебной корреспонденции до минования
надобности.

Отправка исходящих документов (служебных
писем) осуществляется в следующем порядке:

а) служебные письма  отправляются 
почтовой  или иной связью.

Обработка документов за подписью Главы
города для отправки почтовой связью осуществляется сектором служебной
корреспонденции, подписанных заместителями Главы города, руководителями
структурных подразделений- соответственно в своих приемных в порядке,
установленном Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N
221 «Об утверждении правил оказания услуг почтовой связи» (Собрание
законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1556);

б) Реквизит «Адресат» в
служебных письмах за  подписями руководителей структурных подразделений и их
заместителей, переданных на отправку, должен содержаться почтовый адрес.
Документы, оформленные с нарушением требований Инструкции по делопроизводству,
возвращаются исполнителю;

в) документы отправляются в конвертах. На
конвертах указываются адресат, его почтовый адрес и индекс. В один конверт
могут помещаться несколько документов.

Простые почтовые отправления передаются в
почтовое отделение по накладным, фиксирующим количество отправленных конвертов;

г) заказными письмами и бандеролями с
уведомлением и без него направляются документы, требующие письменного
подтверждения почтовым отделением факта их рассылки и (или) получения
адресатом.

Заказные письма передаются в почтовое
отделение по описи, составляемой в двух экземплярах. В описи и на конвертах
указываются регистрационные номера документов, дата отправки, ее вид и почтовый
адрес. Экземпляр описи с письменным подтверждением почтового отделения
получения заказных писем помещается сектором служебной корреспонденции в
номенклатурное дело.

Обработка внутренних документов.

Регистрация, учет и движение в
администрации города внутренних документов (служебных записок), оформленных в
соответствии с  Инструкцией по делопроизводству, других документов,
предназначенных для использования в администрации города, осуществляются
структурными подразделениями, а также секретарями заместителей Главы города.

Регистрация внутренних документов
(присвоение им регистрационных номеров) производится в журналах (или
электронных регистрационных формах), в которые вносятся сведения об основных
реквизитах документов (дата, адресат, заголовок (аннотация), исполнитель), а
также фиксируется их прохождение.

Обращения руководителей структурных
подразделений и муниципальных предприятий непосредственно к Главе города не
принимаются, а согласовываются с заместителем Главы города, курирующим данное
подразделение.

Вопросы, не решенные на уровне заместителя
Главы города, выносятся на рассмотрение Главы города. При этом дается
письменное заключение заместителя Главы города, при необходимости
обосновывается значимость данного вопроса.

Тиражирование внутренних документов
осуществляется в структурном подразделении — исполнителе документа. Завершенные
в делопроизводстве внутренние документы помещаются в номенклатурные дела структурных
подразделений.

2.3 Организация
информационно-технического обеспечения документооборота

В связи с развитием
электронно-вычислительной техники и внедрением автоматизированных систем
управления появляется возможность использовать электронный документооборот.

Согласно Государственной системе
документационного обеспечения управления автоматизация работы с документами
осуществляется с использованием персональных компьютеров и автоматизированных
рабочих мест (АРМ), сформированных на их основе.

Типовое АРМ состоит из компьютера,
подключенного к сети и имеющего доступ ко всем вычислительным ресурсам и
информационным базам документов. В зависимости от сети АРМ может иметь доступ к
внешним ресурсам и базам данных.

Для объединения компьютеров в единый
комплекс используются различные линии связи: кабельные (связь по кабелю типа
телевизионного), волоконно-оптические (связь по гибкому жгуту волокон, в
котором информация передается световыми импульсами) и телефонные (связь по
телефонному кабелю).

Каждое автоматизированное рабочее
место, а также организация сетей разрабатывается в соответствии с организацией
службы делопроизводства организации и конкретными функциональными обязанностями
сотрудников. В системе автоматизации делопроизводства (в зависимости от схемы
прохождения документов) предполагается наличие следующих рабочих мест: АРМ
руководителя службы делопроизводства; АРМ подготовки проекта документа; АРМ
согласования.

К современным техническим средствам
автоматизации информационно-управленческой деятельности относятся [42]:

—    
персональные компьютеры, объединенные в
сети;

—    
электронные пишущие машинки;

—    
текстообрабатывающие системы;

—    
копировальные машины;

—    
коммуникационные средства, телефонная
техника;

—    
средства для автоматизации ввода архивных
документов и поиска информации (к ним относятся нетрадиционные носители
информации: магнитные диски и ленты, микрофильмы, диски с оптическими
записями);

—    
средства для обмена информацией —
электронная почта;

—    
видеоинформационные системы;

—    
локальные компьютерные сети;

—    
интегрированные сети учреждений.

К автоматизированному рабочему месту
руководителя предъявляются следующие требования: наличие баз данных, постоянно
пополняемых оперативной и достоверной информацией; обеспечение оперативного
поиска необходимой информации в базе данных; наличие программных средств,
регулирующих организационную и административную деятельность; обеспечение
оперативной связи с другими источниками; обеспечение возможности накопления в
памяти документов и решений [4].

Основные требования к АРМ подготовки
проекта документа состоят в следующем: возможности доступа к банку текстовых
заготовок и автоматизированной информационно-поисковой системы; возможности
работы с персональной базой данных и другими базами данных; возможности ведения
диалога с дополнительными источниками информации; наличии технических средств
для печати документов [5].

Список используемой литературы

1.                
Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой
службе: Практическое пособие с образцами документов. М.: Бизнес школа, 2000. —
224с.

2.                
Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 6-е,
переработанное и дополненное М.: ЗАО Бизнес-школа Интел Синтез, 2000. — 187с.

3.                
Басаков М.И. Делопроизводство и
корреспонденция.- Ростов на/Дону: «Феникс», 2001.

4.                
Баласанян В. Автоматизация
делопроизводства и документооборота в России: введение в проблему // Рынок
ценных бумаг. – 1998. — №16. — с. 80-81.

5.                
Бобылева М.П. Вопросы нормативно-методического
обеспечения делопроизводства при внедрении системы автоматизации
документооборота //Делопроизводство. – 1998. — № 2. — с.52-55.

6.                
 Бобылева М.П., Гуськов В.А. Вопросы
ведения номенклатуры дел в условиях автоматизации документооборота //
Делопроизводство. – 1999. — № 1. — с.38-40.

7.                
Белов А.Н., Белов А.А. Делопроизводство и
документооборот. — М.: ЭКСМО, 2006.

8.                
Богатеев Р.Х. Основы делопроизводства. —
Казань, 1989.

9.                
Богатырев Р.Х. Основы делопроизводства в
государственном аппарате. Учебное пособие. Казань, Из-во Казанского
Университета. 1989. — 183с.

10.           
Быкова, Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В.
Делопроизводство: Учебник / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина; Под общ.
ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: МЦФЭР, 2006. – 560 с.

11.           
 Делопроизводство (Организация и
технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов
/Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой.
– М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2013. – 359с.

12.           
Государственная система документационного
обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и
службам документационного обеспечения. М.,2011

13.           
ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и
архивное дело. Термины и определения. – М., Госстандарт России, 1998.

14.           
Государственная система документационного
обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и
службам документационного обеспечения. М., Главархив СССР, 1991-76с.

15.           
Гаева И.И. Делопроизводство: курс лекций /
И.В. Гаева, А.А. Тепляков – Мн.: Акад. управления, 2005. – 222 с.

16.           
 Демин, Ю. Делопроизводство. Подготовка
служебных документов / Ю. Демин. – М.: Феникс, 2010. – 256 с.

17.           
Документы и делопроизводство: Справочное
пособие / Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Рейхцаум, А.В. Саголов: Составили
М.Т. Лихачев. М.: Экономика, 1991, 271с.

18.           
Илюшенко М.П. История делопроизводства в
России (до 1917 г). — М.: РГГУ, 2007.

19.           
 История делопроизводства в СССР. Учебное
пособие. М., 1974-170с.

20.           
Кирсанова, М.В. Курс делопроизводства: Документационное
обеспечение управления: Учеб. пособие / М.В. Кирсанова, Ю.М.Аксенов. – М.:
ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2008-363c.

21.           
Колесник, Е.Н. Документирование
управленческой деятельности в органах государственной власти и местного самоуправления:
В 3 кн. – Кн. 1. Управленческое документоведение / Е.Н. Колесник. – УрАГС:
Екатеринбург, 2002. – 176с.

22.           
 Комментарий к Федеральному закону «О
государственной гражданской службе» / Под ред. В.А. Козбаненко, Д.А. Медведева
— СПб.: «Питер»,2007.

23.           
Кудряев, В.А. Организация работы с
документами / В.А. Куд-ряев. — М.: ИНФРА-М, 2003.-592с.

24.           
 Кузнецова, Т.В. Делопроизводство
(организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник
для вузов / Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А. Быкова. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008.
– 360с.

25.           
Ларьков, Н.С. Документоведение. / Н.С.
Ларьков. — М.: «Восток — Запад», 2006. – 72 с.

26.           
Лукашевич А.А. К истории
делопроизводственной документации России XVIII в. // Отечественные архивы. —
2004. — № 4. — С. 12-18.

27.           
Митяев К.Г. История и организация
делопроизводства в СССР. — М.: Просвещение, 1986.

28.           
Организация работы с документами:
Учеб./В.А. Кудряев, И.К. Корнеев, Г.Н. Ксандопуло и др. Гос. Акад. Упр. Им.
Орджоникидзе. М.: Инфра. М, 1998, 572с.

29.           
Панфилова, Т.А., Кондратьева, Т.Н. Документоведение
и делопроизводство: Учебно-методический комплекс. – Тюмень: Издательство ТюмГУ,
2005. — 272 с.

30.           
Пшенко А.В. Делопроизводство и основные
нормативные требования к документам: Учебное пособие. М.: Изд-во Юридический
колледж МГУ, 1994, 85с.

31.           
Пшенко А.В. Документационное обеспечение
управления (Делопроизводство): учебное пособие. — М., 2002.

32.           
Развитие советского документирования
(1917-1981 гг.). Сборник научных трудов. М., Главархив, ВНИИДАД, 1983-212с.

33.           
Рогожин, М. Ю. Делопроизводство. Издательство
«Индекс Ме-диа», 2007. — 239с.

34.           
 Рогожин, М.Ю. — Справочник по
делопроизводству /Издательство: Юстиц-Информ, 2007. – 216с.

35.           
 Румынина Л. А. Документационное
обеспечение управления: учеб. для студентов образоват. учреждений сред. проф.
образования / Л. А. Румынина. –М.: Академия, 2009. – 222c.

36.           
Сборник законодательных актов по
делопроизводству (1917-1970). М., 1973-154с.

37.           
Смирнова Е. П. Делопроизводство для
секретаря. Разработка, хранение и учет служебной документации: практическое
пособие. Издательство «Омега-Л», 2007-152с.

38.           
 Стенюков М. В. Документы,
Делопроизводство. — М.: ПРИОР, 2006. — 190с.

39.           
Сокова А.Н. Делопроизводство №2/2004 —
С.4-7 , Развитие советского документоведения в условиях научно-технической
революции (1960-1980 гг.).

40.           
СтенюковМ.В. Документы. Делопроизводство:
Практическое пособие по документационному обеспечению. 3-е изд., доп. И
перераб. М.: ПРИОР, 1999, 144с.

41.           
Фельзер А.Б., Миссерман М.А.
Делопроизводство. Справочное пособие. Киев, ВЫСШАЯ ШКОЛА, 1988-314с.

42.           
Филенко Е.Н. Развитие понятия «документ» с
внедрением новых информационных технологий / Е.Н. Филенко// – Делопроизводство.
– 2006. – № 3. – С. 64–65.

43.           
Чиркин В. Е. Система государственного и
муниципального управления: Учебник. — М.: Юристъ, 2005. — 379с. – С.56.

44.           
Шмидт С., Князьков С.Е. Документы делопроизводства
правительственных учреждений России XVI-XVII вв. М.: МГИАИ, 1985, 102с.

Источник

Анализ инструкции по делопроизводству

  • Номер работы:

    259417

  • Раздел:

  • Год добавления:

    24.05.2013 г.

  • Объем работы:

    41 стр.

  • Содержание:

    Оглавление

    Введение 3

    Раздел 1. Значение документооборота в современной организации 5

    Раздел 2. Организация документационного обеспечения деятельности управления на основании нормативно-правовых актов 8

    Раздел 3. Практические и теоретические аспекты прохождения и оформления внутренних документов на современном предприятии 22

    Заключение 28

    Список используемых источников 34

  • Выдержка из работы:

    Некоторые тезисы из работы по теме Анализ инструкции по делопроизводству
    Введение

    Актуальность темы исследования. Как только фирма приступает к работе, у нее появляется масса документов самого различного характера: учредительных, организационно-распорядительных, кадровых, бухгалтерских, налоговых, — число которых с каждым днем только увеличивается. ……

    Раздел 1. Значение документооборота в современной организации

    Документооборот — это движение (оборот) документов, как внутри организации, так и между организациями, сотрудничающих между собой по каким-либо вопросам или в какой-либо сфере. Понятие документооборота достаточно широко, а задачи весьма многогранны, так как система документооборота в любой организации включает в себя целые подразделения и службы ………

    Заключение

    Документооборот — это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления . Правила работы с документами должны быть закреплены в утвержденных и действующих нормативных документах (например, в инструкциях, регламентах и других нормативных документах). В обществе можно утвердить положение о документообороте и включить в него ряд вопросов, определяющих:

    ………

Представленный учебный материал (по структуре — Практическая курсовая) разработан нашим экспертом в качестве примера — 24.05.2013 по заданным требованиям. Для скачивания и просмотра краткой версии курсовой работы необходимо пройти по ссылке «скачать демо…», заполнить форму и дождаться демонстрационной версии, которую вышлем на Ваш E-MAIL.

Если у Вас «ГОРЯТ СРОКИ» — заполните бланк, после чего наберите нас по телефонам горячей линии, либо отправьте SMS на тел: +7-917-721-06-55 с просьбой срочно рассмотреть Вашу заявку.

Если Вас интересует помощь в написании именно вашей работы, по индивидуальным требованиям — возможно заказать помощь в разработке по представленной теме — Анализ инструкции по делопроизводству … либо схожей. На наши услуги уже будут распространяться бесплатные доработки и сопровождение до защиты в ВУЗе. И само собой разумеется, ваша работа в обязательном порядке будет проверятся на плагиат и гарантированно раннее не публиковаться. Для заказа или оценки стоимости индивидуальной работы пройдите по ссылке и оформите бланк заказа.

Анализ инструкции по делопроизводству — похожая информация

Наименование работы

Тип работы

Дата сдачи

  • Дипломная

    2012 г.

  • Дипломная

    2005 г.

  • Вопросы

    2010 г.

  • Вопросы

    2006 г.

Курсовые работы

Готовые курсовые работы. Более 6400 написанных с нашей помощью готовых работ. Множество дополнительного расчетного материала….

Рефераты

Помогли написать отличные рефераты различной тематики в том числе и по этой теме «Анализ инструкции по делопроизводству….»

Дипломные работы

Дипломные экономической и гуманитарной направленности. С нами писались дипломные работы — проходящие антиплагиат….

Защитная речь и доклады

Для школы и института, более 5000 образцов нашего авторства. Также есть отзывы к дипломным работам….

Магистерские диссертации(ВКР)

Огромная подборка уже написанных с нашей помощью магистерских диссертаций по всем правилам и ГОСТАМ…

Отчеты по практике

Гарантируем уникальность и качество. Специальные предложения по подготовке бизнес отчетов.

Источник

Содержание

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ..3

ГЛАВА 1. ИНСТРУКЦИЯ ПО ОСНОВНЫМ И ВТОРОСТЕПЕННЫМ ВИДАМ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

1.1.Инструкция по основному виду деятельности предприятия….5

1.2.Должностная инструкция.7

ГЛАВА 2. КАК ПОВЫСИТЬ РОЛЬ ДОЛЖНОСТНЫХ ИНСТРУКЦИЙ В УПРАВЛЕНИИ ПРЕДПРИЯТИЕМ?………………………………………………………….11

2.1. Анализ существующего пакета внутренних документов…12

2.2. Анкетирование персонала предприятия…14

2.3. Новый подход к формированию должностных инструкций..15

ГЛАВА 3. РАЗРАБОТКА ДОЛЖНОСТНЫХ ИНСТРУКЦИЙ ДЛЯ ФИНАНСОВО ЭКОНОМИЧЕСКОЙ СЛУЖБЫ ПРЕДПРИЯТИЯ…..25

ЗАКЛЮЧЕНИЕ.34

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

ПРИЛОЖЕНИЕ

Выдержка из текста работы

Основным нормативно-методическим документом, определяющим и устанавливающим единый порядок составления, оформления докумен­тов и работы с ними в организации является инструкция по делопроиз­водству. Она должна быть в каждом учреждении, организации, пред­приятии, фирме. Разрабатывается инструкция на основе общегосударственных нормативных документов: государственных стан­дартов на унифицированные системы документации, Типовой инструк­ции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, Основных правил работы ведомственных архивов, методи­ческих материалов архивной службы, ведомственных правил и т.д.

Но в то же время, опираясь на общегосударственные нормативы, инструкция по делопроизводству должна отражать все особенности по­становки делопроизводства определённой организации: структуру службы делопроизводства, состав должностей служащих, осуществляющих делопроизводственное обслуживание, состав документов, создаваемых в учреждении, степень компьютеризации делопроизводственных опера­ций (ведение отдельных операций с помощью компьютера или исполь­зование комплексной системы автоматизации делопроизводства и орга­низации движения документов), наличие архивов в традиционной и электронной форме и т.д.

Таким образом, инструкция по делопроизводству конкретной органи­зации всегда индивидуальна и учитывает все особенности как состава документов, так и технологии их обработки.

Составляя такую инструкцию, можно воспользовавшись Типовой ин­струкцией по делопроизводству в министерствах и ведомствах Россий­ской Федерации, взять из неё структуру и отдельные общие моменты, обязательные для любой организации. Например, подготовка дел к ар­хивному хранению и т.д.

Начинается инструкция по делопроизводству, как и рассмотренные уже другие виды организационных документов — положение и должнос­тная инструкция, с раздела «Общие положения». В нём должно быть ука­зано, что инструкция устанавливает единую систему делопроизводства и обязательна для всех работников учреждения, фирмы. Специальный пункт посвящается перечислению нормативных документов, на основе которых она составлена. В этом разделе указывается также, на кого возложено руководство делопроизводством в организации в целом и в структурных подразделениях.

Например, общее положение можно написать так:

1.1 Инструкция по делопроизводству устанавливает единую систему документирования и организации работы с документами в органи­зации.

1.2 Инструкция определяет основные правила подготовки, оформле­ния, контроля исполнения и организации работы с документами во всех структурных подразделениях организации.

1.3 Инструкция разработана в соответствии с законодательными акта­ми Российской Федерации, актами Президента Российской Феде­рации и Правительства Российской Федерации, нормативно-мето­дическими документами Государственной архивной службы России, организационными документами организации.

1.4 Правила и порядок работы с документами, установленные насто­ящей инструкцией, обязательны для всех работников аппарата орга­низации. Все работники организации ответственны за выполнение требований инструкции, сохранность служебных документов и не­разглашение содержащейся в них информации.

1.5 Организация и совершенствование постановки делопроизводства на основе единой технической политики и применения современ­ных программно-технических средств, организационно-методическое руководство делопроизводством в структурных подразделе­ниях организации осуществляется канцелярией.

1.6 Внедрение и сопровождение информационных технологий произ­водится во взаимодействии с Отделом программно-технических средств.

1.7 Административную ответственность за организацию и состояние делопроизводства в структурных подразделениях и соблюдение установленных инструкцией правил и порядка работы с докумен­тами несут руководители структурных подразделений.

1.8 Руководитель структурного подразделения определяет ответствен­ного за ведение делопроизводства в подразделении и согласо­вывает его кандидатуру с заведующим канцелярией.

1.9 Ответственный за делопроизводство обеспечивает его организа­цию в соответствии с инструкцией и знакомит всех работников под­разделения с нормативными и методическими документами по де­лопроизводству.

1.10 При уходе сотрудника в отпуск, отъезде в командировку, пере­мещении по должности или увольнении все имеющиеся у него документы и дела передаются по указанию руководителя струк­турного подразделения другому работнику (под расписку) с уве­домлением зав. канцелярией о передаче дел.

1.11 Задачи и функции канцелярии, обязанности, права и ответствен­ность зав. канцелярией регламентируются Положением о канце­лярии.

1.12 Обязанности, права и ответственность делопроизводственных ра­ботников определяются их должностными инструкциями. Следующие разделы инструкции обычно посвящаются порядку со­ставления и оформления документов. В их построении можно следо­вать Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ве­домствах Российской Федерации: сначала дать раздел — «Подготовка и оформление документов», а затем раздел — «Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов».

При написании раздела — «Подготовка и оформление документов» за основу берётся ГОСТ Р 6.30-97 Требования к оформлению документов. Порядок оформления реквизитов, изложенный в ГОСТе, переносится в Инструкцию, разъясняется и сопровождается примерами из документов организации. В раздел «Особенности подготовки и оформления отдель­ных видов документов» выносят наиболее часто составляемые виды документов: приказы, договора, распоряжения, протоколы, акты, пись­ма, телеграммы и др. В этом разделе очень важно подробно расписать порядок визирования и согласования каждого вида и даже разновидно­сти документов в организации. Например, какие визы должен иметь при­каз по личному составу, приказ о премировании, различные виды дого­воров, кто подписывает эти виды документов. В этом разделе указывается структура текста протокола, акта, порядок оформления телеграмм, раз­новидностей писем. Всё это сопровождается примерами из документов организации. Отдельно можно выделить раздел: порядок печатания и размножения документов. Наличие таких разделов в инструкции значи­тельно упростит порядок подготовки документов, характерных для дан­ной организации и исключит их многократные пересоставления и пере­оформления.

После разделов, посвящённых составлению и оформлению доку­ментов, следуют разделы, описывающие порядок работы с ними: приём и первичную обработку документов, регистрацию, направление докумен­тов к исполнителям, контроль исполнения документов, информационно-справочную работу, составление номенклатур, формирование дел, те­кущее хранение документов в делопроизводстве, экспертизу ценности документов, подготовку дел для сдачи в архив, передачу дел в архив.

Разделы по обработке документов пишутся с учётом технологии, при­нятой в конкретной организации: традиционная или компьютеризирован­ная. Все этапы работы с документами присутствуют как при традицион­ной технологии, так и автоматизированной, но они различаются по характеру выполняемых операций.

Например: раздел «Информационно-справочная работа» в автомати­зированной системе может выглядеть так:

1.1 В процессе регистрации создается база данных для информаци­онно-справочной работы по документам организации.

1.2 Поиск документа может осуществляться по любому признаку (полю), заполненному в регистрационной карточке.

1.3 Справка может выдаваться:

По конкретному документу:

— где (у кого) находится;

— стадия исполнения (подготовки);

— результат исполнения;

— место хранения (для исполненных документов).

По теме (содержанию):

— конкретный документ;

— группа документов.

По корреспонденту/автору:

— конкретный документ;

— все документы автора/корреспондента;

— все документы автора по конкретному вопросу;

— все документы автора за определенный период.

По региону:

— стране;

— области;

— городу.

1.4 При поиске документов может указываться:

— Входящие, исходящие, внутренние документы (поиск может вестись как отдельно по каждой категории, так и по всем трем группам документов)

— Вид документа (письмо, приказ, договор и т.п.);

— Приблизительные хронологические рамки поиска (по дате поступления, а для внутренних — подписания документа);

— Регион, по которому ведется поиск (страна, область);

— Организация (корреспондент/адресат);

— Содержание (тема).

1.5 При поиске сведений по конкретному документу может непос­редственно задаваться его номер;

1.6 При выдаче информации по конкретному документу на экран вы­водится и при необходимости распечатывается регистрационная форма. При поиске группы документов результаты поиска выво­дятся на экран и распечатываются в табличной форме.

К инструкции даются приложения и чем их больше, тем инструкция нагляднее. Это обычно:

— образцы оформления наиболее распространённых видов докумен­тов (приказа, распоряжения, протокола, акта, письма, телеграм­мы, телефонограммы и т.д.);

— формы (регистрационной карточки, номенклатуры дел, листа-за­верителя дела, обложки дела, описей, акта о выделении к уничто­жению документов, не подлежащих хранению и др.);

— списки (перечни) документов (не подлежащих регистрации, под­лежащих утверждению, документов, на которые ставится печать и т.д.).

Достаточно часто в организациях правила подготовки и оформления документов выделяются в самостоятельный документ и в них более детально, с большим количеством типовых форм и примеров расписы­вается порядок составления документов. Тогда в организации будет два нормативно-методических документа — правила составления и оформ­ления документов и инструкция по делопроизводству, в которой будет регламентирован только порядок работы с документами.

Инструкция по делопроизводству, также как и Правила подготовки и оформления документов, если они выделены в самостоятельный доку­мент, утверждаются. Чаще всего они утверждаются приказом руководи­теля организации, в котором указывается, с какого числа они вводятся в действие и перечисляются те мероприятия, которые служба делопроиз­водства должна произвести для их внедрения. Например:

1 Организовать ведение делопроизводства в соответствии с требо­ваниями Инструкции.

2 Обеспечить оказание методической помощи подразделениям по внедрению Инструкции по ведению делопроизводства.

3 Организовать обучение сотрудников правилам оформления доку­ментов в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97.

4 Отделу информационных технологий обеспечить обучение сотруд­ников работе с новым программным обеспечением.

и т.д.

Инструкция должна быть в каждом структурном подразделении и каж­дый работник организации должен быть ознакомлен с ней под расписку.

Положение о службе делопроизводства, должностные инструкции, в которых распределены все функции службы делопроизводства между конкретными исполнителями и инструкция по делопроизводству — ос­новные документы, определяющие организацию делопроизводственно­го обслуживания в учреждении.

Источник

Содержание

Введение

1. Теоретические основы организации делопроизводства

1.1 Сущность организации делопроизводства

1.2 Понятие документооборота

2. Производственно-экономическая характеристика ОУ СПК «Путришки»

2.1 Природно-климатическая характеристика хозяйства и обеспеченность ресурсами

2.2 Экономическая характеристика хозяйства

3. Состояние и пути совершенствования делопроизводства в УО СПК «Путришки»

3.1 Основные правила организации документооборота в УО СПК «Путришки»

3.2 Схема движения и технология обработки документов в хозяйстве

Нужна помощь в написании диплома?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.

Цена диплома

3.3 Контроль исполнения документов. Составление номенклатуры дел

3.4 Мероприятия по совершенствованию делопроизводства

4. Безопасность жизнедеятельности

Выводы и предложения

Список использованой литературы

Приложения

Введение

В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов. Исследования показывают, что 75 % рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую организацию работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность. [2, с. 7]

Правильная постановка делопроизводства в учреждениях является одним из важнейших условий надлежащей организации работы, соблюдения норм, своевременного рассмотрения дел, исполнения решений, постановлений, четкого и культурного обслуживания обращающихся к ним граждан, а также представителей предприятий, учреждений и организаций.

Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в организациях Республики Беларусь. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

Нужна помощь в написании диплома?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.

Подробнее

Объектом исследования данного дипломного проекта является УО СПК «Путришки» Гродненского района. Предметом исследования выступает организация делопроизводства в хозяйстве.

Целью дипломного проекта является анализ состояния делопроизводства в системе управления УО СПК «Путришки» Гродненского района и поиск путей его совершенствования. В соответствии с целью поставлены следующие задачи:

— изучить сущность организации делопроизводства и понятие документооборота;

— дать производственно-экономическую характеристику исследуемому хозяйству;

— проанализировать сложившееся состояние делопроизводства в хозяйстве;

— разработать направления совершенствования организации делопроизводства в УО СПК «Путришки»;

— внести предложения по автоматизации делопроизводства и документооборота.

При проведении исследований использовались следующие методы: диалектический (с приемами анализа, синтеза, индукции и дедукции), монографический, статистико-экономический и др.

При написании настоящего дипломного проекта был использован широкий круг источников. Для достижения поставленной цели и освящения указанных задач были использованы учебники и учебные пособия Давыдова Э.Н., Кирсанова М.В. и других, статьи в периодических изданиях, Интернет-ресурсы. Информационной базой анализа послужили годовые отчеты 2006 — 2008 года, данные бухгалтерской и статистической отчетности, бизнес-план УО СПК «Путришки».

1. Теоретические основы организации делопроизводства

1.1 Сущность организации делопроизводства

В белорусском языке понятию «делопроизводство» соответствует термин «справаводства». Происходит он от слова «справа» так в XV-XVIII вв. в Великом Княжестве Литовском, ядро которого составляли белорусские земли, назывался процесс рассмотрения какого-либо вопроса и документальная фиксация принятого решения.

Нужна помощь в написании диплома?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.

Цена диплома

Понятие «документооборот» и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы. П.М. Керженцев в 1922 г. писал: «Бумага должна совершать свой кругооборот с максимальной скоростью и минимальной затратой труда и времени». [9, с. 24] В 30-е годы этот термин употреблялся уже достаточно широко.

Первая попытка нормативной регламентации единых принципов организации документооборота была сделана в 1931 г. Институтом техники управления в проекте «Общих правил документации и документооборота». В проекте были изложены правила организации работы с документацией и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, то есть все этапы обработки документов. [4, с. 2]

Государственные стандарты на термины и определения введены в 1970, 1983 гг. «Единая государственная система делопроизводства» установила единообразие понимания документооборота как «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки». Утвержденная в 1988 году » Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» уточнила понятие «документооборот», включив в него и операцию «подшивка документа в дело». ГОСТ 16487-70 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» установил определение понятия «документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки».

В настоящее время содержание понятия «делопроизводство» определяется ГОСТом 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Делопроизводство – это деятельность охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе управленческих действий. [4, с. 2] Она включает в себя как все операции по составлению и оформлению документов, так и весь комплекс работ с документами (ведение переписки, исполнение и контроль исполнения, учет документов, их систематизация, хранение, использование, порядок сдачи законченных производством документов в архив учреждения и т.д.).

Составной частью делопроизводства является документирование – процесс составления и оформления документов. Исторически документирование развивается по двум направлениям:

1) документирование по общим вопросам управления;

2) документирование специальных сторон управленческой деятельности.

Документирование по общим вопросам управления охватывает основную, оперативную деятельность учреждений. Комплекс документов, возникший при документальном оформлении этой деятельности, получил название общей документации. Отдельные специальные стороны деятельности учреждений находят отражение в системах специальной документации (бухгалтерской, статистической, военной, технической и др.). Выделение систем специальной документации было вызвано особенностями содержания документов, входящих в эти системы, и отличными от других правилами их составления и работы с ними.

Основным объектом изучения в делопроизводстве является документ, а также процессы работы с ним. Этим словом обозначают любые письменные источники, соответствующим образом оформленные и поэтому имеющие юридическую силу.

Важное значение для изучения документооборота имеет знание параметров документооборота (качественных и количественных).

К качественным параметрам относят характеристику документооборота в зависимости от используемой системы информационного обеспечения: автоматизированного типа, традиционного, смешанного; разделение документооборота на входящие, исходящие и внутренние документопотоки; основные характеристики документооборота как пространственно организованного процесса: маршруты движения документов, этапы и инстанции их прохождения, стадии документооборота. К качественным также относятся и те параметры, которые характеризуют особенности наполнения системы информацией: состав и содержание документов, включаемых в документооборот, направленность движения документов, периодичность документопотока.

К количественным параметрам документооборота относят показатели его объема и времени протекания.

Нужна помощь в написании диплома?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.

Цена диплома

К временным характеристикам документооборота относят «продолжительность документооборота», то есть скорость прохождения отдельных документов в процессе документооборота. Эта характеристика понимается еще и как время, затрачиваемое на маршрут прохождения документа.

Рациональная организация документооборота предусматривает учет следующих принципов: прямоточность, непрерывность, ритмичность, параллельность, пропорциональность. [5, с. 69]

Принцип прямоточности движения документов требует, чтобы перемещение документов осуществлялось по наиболее короткому пути, без петель, возвратных перемещений. Для выполнения этого требования очень важно создать для всех документопотоков наиболее целесообразную технологию обработки, последовательность выполнения операций. Этому поможет построение схем документооборота, маршрутных и технологических карт на управленческую документацию. Необходимо также продумать пространственное расположение структурных подразделений аппарата управления и отдельных рабочих мест. Наиболее простой форме движения потоков документов соответствует линейное расположение структурных подразделений.

Принцип непрерывности в документообороте – это непрерывная подача документов на тот уровень, где по ним принимается решение. Этот принцип несовместим с «залеживанием» документов, их скоплением в одной инстанции. В этих целях рекомендуется разработка перечня документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства, когда часть поступающих документов, минуя руководство, передается на исполнение непосредственно в структурные подразделения.

Принцип ритмичности документооборота означает равномерность движения потоков документов, подчинение наиболее приемлемому ритму движения. Этот принцип тесно смыкается с принципом непрерывности: движение документопотоков не может быть ритмично, если нарушена непрерывность движения.

Принцип параллельности означает выполнение отдельных операций по обработке документа в процессе его движения. Основное назначение этого принципа состоит в сокращении времени на прохождение документа. Параллельное выполнение отдельных операций значительно ускоряет как документооборот, так и исполнение документа в целом.

Принцип пропорциональности предполагает пропорциональную, равномерную загрузку каналов движения документов. Возможности обслуживающих подразделений должны соответствовать их потребностям. Несоблюдение этого принципа приводит к появлению «узких мест» в документообороте, когда одни каналы перегружены, а другие – недогружены. [5, с. 70]

Важным является принцип самостоятельности и ответственности в работе с документами. Этот принцип означает, что при всех действиях – направлении, распределении, согласовании, подписании и др. – необходимо строго руководствоваться функциями учреждения и его частей, компетенцией работников. Выполнение этого правила способствует сокращению пути движения документов, устранению ненужных операций, освобождает руководителей от решения второстепенных вопросов.

Значительное влияние на документооборот оказывает существующая структура и функции учреждения, формы и методы управленческой деятельности. Поэтому оперативному прохождению и исполнению документов, помимо чисто делопроизводственных причин, препятствуют организационные недостатки, отсутствие четкого разграничения обязанностей между должностными лицами, недостаточная определенность функций некоторых учреждений и их отдельных структурных частей.

Все рассмотренные принципы взаимообусловлены, хотя и имеют самостоятельное значение. Если процесс документооборота построен на основе соблюдения данных требований, имеются все предпосылки для оптимизации управленческого труда и делопроизводства.

Процесс управления включает следующие основные типовые документируемые операции: сбор и обработку документной информации; подготовку решения; принятие и документирование решения; доведение решения до исполнителей; исполнение решения; контроль исполнения; сбор информации об исполнении; передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям; хранение и поиск информации. Каждая из этих операций реализуется документационно как в традиционном исполнении, так и в виде машиноориентированных и машиночитаемых документов. Недокументируемые управленческие действия являются вспомогательными, оперативно-организационными. Поэтому они составляют незначительный процент в сравнении с документируемыми функциями, требующими, несмотря на внедрение электронно-вычислительной техники, больших интеллектуальных и трудовых затрат. [1, с. 3]

Аппарат управления реализует свои функции главным образом посредством универсальных и полномочных организационно-распорядительных документов. Эти документы создаются и циклируют вне зависимости от специфики деятельности во всех отраслях народного хозяйства и государственного управления.

Нужна помощь в написании диплома?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.

Цена диплома

1.2 Понятие документооборота

Термин «делопроизводство» характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и по организации в них документов. Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности. Таким образом, понятия «управление», «информация», «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны.

Сегодня совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависят от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство.

Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий. Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов.

Документооборот — движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документооборот является важным звеном делопроизводства, определяет инстанции и скорость этого движения. [10, с. 12]

Главное правило документооборота – оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами времени и труда. Основу документооборота дают организационные документы: Устав, положения о структурных подразделениях, положения о службе ДОУ, приказы о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами, инструкции по делопроизводству, схемы документопотоков, пути прохождения отдельных видов документов.

Вся документация организации делится на три документопотока:

входящие (поступающие) документы;
исходящие (отправляемые) документы;
внутренние документы.

По отношению к каждому конкретному исполнителю все документы, с которыми он имеет дело, делятся на несколько категорий:

входящие
, с которыми исполнитель не успел ознакомиться;

в pa
6
оте, которые ждут его действий;
на контроле
, по которым он ожидает действий от других исполнителей.

Составной частью документационного обеспечения управления (ДОУ) является документооборот, цель которого – информационное обеспечение деятельности учреждения, ее документирование и хранение ранее созданной управленческой информации. ДОУ непосредственно зависит от управленческих решений, документальное обеспечение которых как процесс включает три составляющих: информационную поддержку решений, то есть обеспечение принимаемого решения информацией (документами), документирование решения и контроль за его выполнением. Основными узлами этого процесса являются: получение исходной информации, постановка цели, поиск необходимой информации (справочная работа), выработка решения (составление проекта документа), его согласование, редактирование, изготовление, удостоверение, отправка (передача адресату), контроль за исполнением решения. [10, с. 14]

Нужна помощь в написании диплома?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.

Цена диплома

ДОУ, ориентированное на принятие и контроль исполнения решений, позволяет взглянуть на динамику движения документов, которые участвуют в этом процессе, как на документооборот. Таким образом, под документооборотом понимается движение комплексов (кортежей) документов. В состав кортежей входят: документы, инициирующие решения, используемые при их выработке и фиксирующие их принятие (или сами решения), документы, направляемые для исполнения и сообщающие о результатах исполнения. Документооборот рассматриваемый как результат, будет представлять собой совокупность документов, используемых и создаваемых в процессе принятия решений и контроль за их исполнением.

Следовательно, совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота, можно определить понятием «документопоток». К документопотоку относятся документы, инициирующие решения, фиксирующие решения и др. Исследовать документопотоки имеет смысл в пределах общего документооборота. [9, с. 36]

Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей — потоков. Они осуществляют прямую и обратную связь в управлении.

Они различаются по направлению и по отношению к управленческому объекту.

По направлению:

— горизонтальные — связывают организации одного уровня;

— вертикальные — нисходящие, восходящие – связывают организации различных уровней;

* восходящие – входные, поступающие в вышестоящие организации от подчинённых организаций;

* нисходящие – направляются вышестоящими органами власти подчиненным организациям.

По отношению к управленческому объекту: документооборот образуют потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и действующих в пределах организации) документов. Объем документооборота за определенный период времени (обычно за год) рассчитывается по формуле:

Уд = SBX + Исх. + Вн. (1.1)

где, Уд объем документооборота; SBX – объем входящих документов; Исх. – объем исходящих документов; Вн. – объем внутренних документов.

Нужна помощь в написании диплома?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.

Заказать диплом

При расчете объема документооборота учитываются только подлинники документов или их заверенные копии. [21, с. 29]

Схема движения входящих документов показано на рис. 1.1, где цифрами и буквами обозначено:

I Руководитель (директор)
II Исполнитель (структурное подразделение)
а Экспедиционная обработка
b Предварительное рассмотрение, сортировка
с Регистрация
d Распределение (разметка)
е Перераспределение (переметка)
1 Корреспонденция
2 Документы, регистрируемые службой ДОУ
3 Документы, нерегистрируемые службой ДОУ

2

1

3

Рисунок 1.1 Схема движения входящих документов [21, с. 30]

Возможность исследования документооборота любого учреждения обусловлена тем, что деятельность любого учреждения достаточно жестко регламентирована как по уровням принятия решений, так и по кругу рассматриваемых вопросов. Управленческий процесс, включая стадии сбора, анализа и обобщения информации, подготовки и принятия решения, организации исполнения решения, завершается контролем за его исполнением. В ходе контроля происходит движение информации по каналам обратной связи от объекта управления к субъекту – информации о проведении объекта в соответствии с программой, заложенной в решении. Документооборот является одним из средств осуществления процесса ДОУ, в ходе его и совершается «оборот» документов (информации).

Документооборот составляет часть системы ДОУ и выполняет, по существу, функции системы коммуникации в учреждении. Поэтому цели его функционирования и совершенствования должны быть субординированы целями функционирования и совершенствования ДОУ, которые заключаются в максимально возможном приспособлении системы к условиям ее функционирования. Это позволяет обеспечивать систему управления качественной документной информацией в сроки, оптимальные для принятия и выполнения управленческих решений.

В соответствии с этим цель документооборота – обеспечение движения кортежей документов в процессе ДОУ, а задачей совершенствования документооборота является организация такого движения, которое бы наилучшим образом обеспечивало достижение системой ДОУ ее целей. [10, с. 18]

Таким образом, документооборот представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства.

2. Производственно-экономическая характеристика ОУ СПК «Путришки»

2.1 Природно-климатическая характеристика хозяйства и обеспеченность ресурсами

Нужна помощь в написании диплома?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.

Подробнее

УО СПК «Путришки» Гродненского района является производственным кооперативом добровольно объединившихся крестьян для совместного ведения сельскохозяйственного производства на основе коллективного труда. УО СПК «Путришки» вступает на добровольных началах, не утрачивая своей хозяйственной самостоятельности, в учебно-научно-производственный комплекс при Гродненском государственном аграрном университете и является его учебно-производственной базой.

УО СПК «Путришки» специализируется на выращивании элитных семян зерновых культур и картофеля, а также производстве цельного молока и КРС на мясо.

Дорожная сеть хозяйства развита очень хорошо, имеется большая протяженность асфальтированных, улучшенных гравийных дорог: Гродно-Минск, Гродно-Скидель, Гродно-Озеры и другие. Пересекают территорию учхоза и ряд железных дорог: Гродно-Вильнюс, Гродно-Мосты, Аульс-Неман. В хозяйстве уделяется большое внимание состоянию дорожной сети. В строительстве новых дорог в учхозе нет необходимости, так как существующая связь посредством дорог между населенными пунктами и хозяйственными центрами хорошая.

Центральная усадьба учхоза находится в деревне Путришки Гродненского района. Расстояние от центральной усадьбы до районного центра (г. Гродно) 7 км. В состав хозяйства входит 25 населенных пунктов, 3 производственных участка, а также 5 животноводческих ферм.

Высшим органом управления УО СПК «Путришки» является собрание уполномоченных. Правление УО СПК «Путришки» избирается из членов хозяйства сроком на три года. Ежегодно правление хозяйства отчитывается о своей деятельности перед собранием уполномоченных. Организационная структура управления УО СПК «Путришки» приведена в приложении А.

Почвы хозяйства формируются в условиях умеренно-теплого климата. Лето теплое, влажное, продолжительное. Зима сравнительно короткая с частыми оттепелями и незначительным снежным покровом. Переходные сезоны года – весна и осень – выражены хорошо. Продолжительность теплого периода с положительной температурой воздуха колеблется в пределах 250 дней. Продолжительность безморозного периода в среднем 155-160 дней.

Гродненский район относится к зоне достаточного увлажнения. Среднегодовое количество осадков составляет 600 мм. Большая часть общей суммы осадков выпадает в теплый период года (апрель-сентябрь).

В результате удаленности друг от друга производственных центров, почвы в разных частях хозяйства отличаются по своему составу и качеству. Основным типом почвы являются дерново-подзолистые, а также имеются глинистые почвы и суглинки, супеси и песчаные почвы.

Таблица 2.1 — Землепользование УО СПК «Путришки»

Вид угодий Годы Структура, %
2004 2005 2006 2007 2008 землеполь-зования в 2008 г. сельхоз-угодий в 2008 г.
Всего закреплено земли, га 4952 4909 4918 4975 4974 100,0 x
в т.ч.: — пашня 3236 3230 3246 3221 3217 64,7 73,2
— сенокосы 109 100 100 100 100 2,0 2,3
— пастбища 912 935 935 1007 1007 20,2 22,9
— многолетние насаждения 73 71 66 66 71 1,5 1,6
— прочие 43 4 2 2 — —
Итого сельхозугодий 4373 4340 4349 4396 4395 88,4 100,0
Площадь леса 138 150 150 150 150 2,9 x
Пруды и водоемы 33 33 33 33 33 0,7 х
Прочие земли 408 386 386 396 396 8,0 х

Из таблицы 2.1 видно, что в 2008 г. общая земельная площадь, закрепленная за кооперативом, увеличилась на 22 га по сравнению с 2004 г. и составила 4974 га. Аналогичным образом колебалась и площадь сельхозугодий. В 2008 г. она составила 4395 га, что также на 22 га больше, чем в 2004 г. Площадь пашни в 2008 г. составила 3217 га, что на 19 га или на 0,6 % меньше, чем в 2004 г. Площадь сенокосов также уменьшилась на 9 га или на 8,3 % и составила в 2008 г. 100 га. Однако, наблюдается значительное увеличение площади пастбищ (на 95 га или на 10,4 %).

В структуре землепользования УО СПК «Путришки» наибольший удельный вес занимают сельскохозяйственные угодья (88,4 %), что свидетельствует о высоком уровне сельскохозяйственного освоения земель. Небольшой удельный вес в структуре землепользования хозяйства в 2008 г. занимают леса и пруды и водоемы – 2,9 и 0,7 % соответственно, а также прочие земли, на долю которых приходится 8,0 %.

Наибольшая часть сельхозугодий отведена в кооперативе под пашню (73,2 %), что свидетельствует о высоком уровне распаханности территории. Поскольку в хозяйстве имеется большое поголовье сельскохозяйственных животных, то часть сельхозугодий отведена под сенокосы (2,3 %) и пастбища (22,9 %), а оставшаяся незначительная их доля отведена под многолетние насаждения (1,6 %).

Нужна помощь в написании диплома?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.

Цена диплома

Для расширенного воспроизводства необходимо непрерывное возобновление и совершенствование основных средств сельскохозяйственного предприятия. Неполное использование средств производства повышает себестоимость работ, приводит к раннему моральному старению машин, сдерживает технический прогресс. Состав и структура основных средств производства в УО СПК «Путришки» представлена в таблице 2.2.

Таблица 2.2 — Состав и структура основных фондов в УО СПК «Путришки»

Группы основных средств Годы
2004 2005 2006 2007 2008
млн. руб. % млн. руб. % млн. руб. % млн. руб. % млн. руб. %
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
Здания и сооружения 16728 65,71 16889 63,57 20188 61,12 22181 61,39 22123 58,59
Передаточные устройства 226 0,89 226 0,85 482 1,46 359 0,99 359 0,95
Машины и оборудование 6968 27,38 7555 28,44 10486 31,74 11089 30,69 12401 32,84
Транспортные средства 410 1,61 552 2,08 649 1,96 869 2,41 950 2,52
Инструмент, инвентарь 14 0,06 19 0,07 28 0,08 128 0,36 126 0,34
Рабочий и продуктивный скот 740 2,91 940 3,54 1005 3,04 1260 3,49 1561 4,13
Многолетние насаждения 162 0,64 182 0,69 202 0,60 241 0,67 238 0,63
Другие виды основных средств 205 0,80 205 0,76 — — — — — —
Итого 25453 100 26568 100 33030 100 36127 100 37758 100
в т.ч.
участвующие в производствен

ной деятельности

 23862 93,7 24731 93,1 31186 94,4 34121 94,4 35719 94,6
не участвующие в производствен

ной деятельности

 1591 6,3 1837 6,9 1844 5,6 2006 5,6 2039 5,4

Данная таблица показывает, что в 2008 году производственные основные средства занимают 94,6 %, а непроизводственные 5,4 %. В их разрезе наибольший удельный вес принадлежит зданиям и сооружениям – 58,59 %, 32,84 % — машинам и оборудованию. Незначительную долю занимают инструмент и инвентарь – 0,34 % и многолетние насаждения — 0,63 %.

В структуре основных средств УО СПК «Путришки» происходит уменьшение удельного веса зданий и сооружений, многолетних насаждений, растет удельный вес передаточных устройств, машин и оборудования, рабочего и продуктивного скота, транспортных средств.

Общая стоимость основных фондов в УО СПК «Путришки» в 2008 г. составила 37758 млн. руб.

Проанализировав структуру основных фондов, следует рассмотреть показатели эффективности использования основных фондов (табл. 2.3).

В целом, из таблицы 2.3 видно, что в УО СПК «Путришки» наметилась положительная тенденция. Многие показатели, характеризующие эффективность использования основных средств, из года в год возрастают.

Согласно данным таблицы 2.3 с 2004 по 2008 гг.фондоемкость, фондообеспеченность и фондовооруженность увеличились. Фондоотдача, напротив, снизилась, что нельзя оценить положительно.

Показатель энергообеспеченности на протяжении исследуемого периода колебался. Данный показатель увеличился в 2008 г. на 20,1 л.с. или на 3,8 % в сравнении с 2004 г. Это произошло вследствие увеличения за данный период времени площади сельхозугодий на 0,5 %, а количества энергетических мощностей – на 4,4 %.

Энерговооруженность в период с 2004 г. по 2008 г. вследствие роста количества энергетических мощностей на 4,4 % и уменьшения численности работников на 19,2 %, имела четкую тенденцию к увеличению. В 2008 г. данный показатель составил 68,8 л.с., что на 15,6 л.с. или на 29,3 % больше, чем в 2004 г.

Таблица 2.3 — Анализ обеспеченности УО СПК «Путришки» основными средствами производства

Показатели годы 2008 г. в %

к 2004 г.
2004 2005 2006 2007 2008
Валовая продукция, млн. руб. 5692 6271 6443 7638 9257 162,6
Среднегодовая стоимость основных производственных фондов, млн. руб. 16724 19779 21553 25664 28916 172,9
Энергетическая мощность, тыс. л. с 23 23 23 24 24 104,4
Среднегодовое количество работников, чел. 432 405 382 356 349 80,8
Площадь сельхозугодий, га 4373 4340 4349 4396 4395 100,5
Фондоемкость, руб. 2,94 3,15 3,35 3,36 3,12 106,1
Фондоотдача, руб. 0,34 0,32 0,30 0,30 0,32 94,1
Фондообеспеченность, млн. руб./100 га с.х. угод. 382,4 455,7 495,6 583,8 657,9 172,1
Фондовооруженность, млн. руб./чел. 38,7 48,8 56,4 72,1 82,9 214,2
Энергогобеспеченность, л.с/100 га с.х. угод. 526,0 530,0 528,9 546,0 546,1 103,8
Энерговооруженность, л.с/чел. 53,2 56,8 60,2 67,4 68,8 129,3

Важное значение при производстве сельскохозяйственных культур имеет наличие сельскохозяйственных машин и оборудования. Проследим их динамику за 2004-2008 гг. (табл. 2.4).

Нужна помощь в написании диплома?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.

Заказать диплом

Как видно из таблицы 2.4 происходит снижение численности многих машин и оборудования. Это происходит потому, что в хозяйстве взят курс на замену устаревшего оборудования и машин, на более высокопроизводительные, что дает возможность уменьшить количество работающих, снизить затраты труда на единицу продукции и увеличить рентабельность.

Таблица 2.4 — Наличие основных сельскохозяйственных машин и оборудования в УО СПК «Путришки», шт.

Виды машин и оборудования 2004 г. 2005 г. 2006 г. 2007 г. 2008 г. Откл. 2008 г.

от 2004 г. (+,-)
1 2 3 4 5 6 7
Трактора 58 57 55 55 51 -7
Сеялки 10 8 10 11 6 -4
Картофелесажалки 3 3 3 3 3 —
Кормоуборочные комплексы 4 4 4 2 3 -1
Комбайны, всего 16 16 12 11 12 -4
в т.ч. зерноуборочные 12 12 8 9 10 -2
свеклоуборочные 3 3 4 2 2 -1
Зерносушительные комплексы 2 2 2 2 2 —
Зерноочистительные машины 14 13 13 13 14 —
Плуги 15 11 11 17 17 +2
Культиваторы 20 16 12 17 13 -7
Автомобили грузовые 41 39 40 38 35 -6

Для более полной оценки работы любого хозяйства следует учитывать изменения производительности труда, поскольку это влияет на объём производства продукции и способствует повышению эффективности производства.

Таблица 2.5 — Показатели производительности труда в УО СПК «Путришки»

Показатели Годы 2008 г. в %

к 2004 г.
2004 2005 2006 2007 2008
1 2 3 4 5 6 7
Валовая продукция сельского хозяйства всего, млн. руб. 5692 6271 6443 7638 9257 162,6
Отработано в сельском хозяйстве всего, тыс. чел-ч 919 864 796 695 703 76,5
Среднегодовое количество работников, занятых в сельхозпроизводстве, чел 432 405 382 356 349 80,8
Приходится валовой продукции в расчете на 1 чел.-ч., руб. 4898 7258 8094 10990 13168 268,9
в том числе: 5944 8955 9012 14027 16232 273,1
— в растениеводстве, руб.
— в животноводстве, руб. 3744 5430 7074 8244 10282 274,6
Приходится на 1 среднегодового работника, занятого в сельхозпроизводстве 10,4 15,5 16,9 21,5 26,5 254,8
— валовой продукции, млн. руб.
— зерна, ц 203,5 224,8 184,9 211,8 289,7 142,4
— мяса в живом весе, ц 11,0 12,5 13,7 14,7 11,2 101,8
— выход т к.ед. 61,7 70,9 68,2 81,2 85,5 138,6

Как видно из таблицы 2.5, возрастает количество продукции, полученной в расчете на 1 чел.-час как в растениеводстве, так и в животноводстве, а также количество валовой продукции и мяса в живом весе, приходящейся на 1 среднегодового работника. Количество зерна и мяса в живом весе в расчете на 1 среднегодового работника в 2008 г. составило 289,7 и 11,2 ц соответственно, что на 42,4 и 1,8 % соответственно больше, чем в 2004 г. Выход кормовых единиц в расчете на 1 среднегодового работника, занятого в сельхозпроизводстве составил в 2008 г. 85,5 т к.ед., что на 38,6 % превысило уровень 2004 г.

Таким образом, хозяйство в полном объеме обеспечено производственными ресурсами, которых достаточно для эффективного ведения хозяйственной деятельности.

2.2 Экономическая характеристика хозяйства

Одним из основных показателей, характеризующих деятельность сельскохозяйственного предприятия, является объем производства сельскохозяйственной продукции. От его величины зависит объем реализованной продукции, а, значит, и степень удовлетворения потребности населения в продуктах питания. У УО СПК «Путришки» имеются достаточно широкие возможности для успешной деятельности. Здесь есть и земельные угодья, и прочная материальная база, и квалифицированные специалисты. Теперь целесообразно будет проанализировать, насколько успешно налажена работа кооператива. Следует рассмотреть растениеводство, поскольку именно оно является кормовой базой для животноводства.

Анализ производства продукции растениеводства целесообразно начинать с изучения размера и структуры посевных площадей под культурами (табл. 2.6). Имея в собственности обширные земельные площади, важно правильно ими распорядиться, четко и грамотно определить структуру посевных площадей, чтобы избежать перепроизводства продуктов питания и, в то же время, обеспечить кормами все поголовье животных.

Среди продовольственных культур, выращиваемых в УО СПК «Путришки» наибольший удельный вес занимают зерновые (в 2008 г. – 46,1%). Площади под ними колебались на протяжении рассматриваемого периода. В 2008 г. площадь, занятая данной культурой составила 1484 га или на 3,1% больше уровня 2004 г., однако на 1,1% меньше уровня предыдущего года.

Таблица 2.6 — Размер и структура посевных площадей

Наименование культур, угодий Годы 2008 г.

в % к

Нужна помощь в написании диплома?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.

Цена диплома

2004 г.
2004 2005 2006 2007 2008
га % га % га % га % га %
Зерновые и зернобобовые 1439 46,2 1520 48,2 1500 47,4 1500 46,1 1484 46,1 103,1
Сахарная свекла 210 6,7 210 6,6 210 6,7 260 8,0 270 8,4 128,6
Рапс 100 3,2 100 3,2 150 4,7 210 6,5 242 7,5 242,0
Картофель 40 1,3 15 0,5 20 0,6 20 0,6 18 0,5 45,0
Многолетние травы 324 10,4 700 22,2 737 23,3 742 22,9 692 21,5 213,6
Однолетние травы 203 6,5 83 2,6 95 3,0 73 2,2 24 0,7 11,8
Кукуруза на силос 440 14,1 442 14,0 417 13,2 334 10,3 426 13,2 96,8
Кукуруза на зерно 31 1,0 82 2,6 33 1,0 106 3,3 61 1,9 196,8
Овощи 1 0,1 1 0,1 1 0,1 1 0,1 1 0,1 100,0
Прочие культуры 326 10,5 — — — — — 3 0,1 0,9
ИТОГО ПОСЕВОВ 3114 100 3153 100 3163 100 3246 100 3221 100 103,4

Второе место по удельному весу в общей площади посевов хозяйства занимают кормовые культуры (в 2008 г. – 35,4%). Кормовые культуры представлены кукурузой на силос, на долю которой приходится 13,2%, однолетними травами – 0,7% и многолетними травами, занимающими наибольший удельный вес среди кормовых культур – 21,5%. Площадей под кормовыми культурами достаточно не только для кормления скота ими в свежем виде, но и для приготовления силоса и сенажа.

Рапс – является перспективной культурой. В УО СПК «Путришки» площади под рапсом на протяжении всего рассматриваемого периода увеличивались. Так, в 2008 г. площадь посевов рапса составила 242 га, что на 142 га или в 2,42 раза больше уровня 2004 г.

В хозяйстве изменение общей площади посевов происходило по годам неравномерно. Так, до 2007 г. общая площадь посевов увеличивалась (с 3114 га – в 2004 г. до 3246 га – в 2007 г.), а в последующем году наблюдается ее снижение. В 2008 г. общая площадь посевов составляла 3221 га, что на 3,4% больше, чем в 2004 г., однако на 0,8% меньше уровня предыдущего года.

Теперь целесообразно рассмотреть динамику урожайности сельскохозяйственных культур, поскольку именно урожайность показывает степень использования почвенного плодородия (табл. 2.7).

Таблица 2.7 — Урожайность сельскохозяйственных культур в УО СПК «Путришки», ц/га

Вид культур Годы 2008 г. в %

к 2004 г.
2004 2005 2006 2007 2008
Зерновые и зернобобовые 61,1 59,9 47,1 50,3 68,1 111,5
Кукуруза на зерно 34,2 61,1 54,2 57,3 52,1 152,3
Сахарная свекла 586,9 580,2 593,8 650,2 546,1 93,1
Картофель 362,0 384,7 284,5 330,0 281,1 77,7
Овощи 80,0 130,0 190,0 160,0 340,0 425,0
Рапс 24,3 24,2 22,3 18,1 22,7 93,4
Многолетние травы на сено

зеленую массу

семена

 54,5

467,7

2,8

 53,2

221,0

1,3

 49,4

192,0

1,4

 45,0

201,0

4,4

 47,5

215,0

3,8

 87,2

46,0

Нужна помощь в написании диплома?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.

Заказать диплом

135,7
Однолетние травы на зеленую массу

семена

 85,9

30,0

 211,0

6,7

 200,0

2,3

 34,0

13,3

 102,0

—

 118,8

—
Кукуруза на силос 175,5 305 351,0 367,0 274,0 156,1

Как видно из таблицы 2.7, колебалась в рассматриваемый период урожайность зерновых, кукурузы на зерно, сахарной свеклы, картофеля, овощей, рапса, трав. Однако, в 2008 г. по сравнению с 2004 г. урожайность многих сельскохозяйственных культур, выращиваемых в хозяйстве, увеличилась. Исключение составляют лишь сахарная свекла, картофель, рапс и многолетние травы на сено и зеленую массу, урожайность которых в 2008 г. по сравнению с 2004 г. снизилась.

Наибольший рост урожайности за данный промежуток времени наблюдается по кукурузе на зерно (на 17,9 ц/га или на 52,3 %), кукурузе на силос (на 98,5 ц/га или на 56,1 %), овощам (на 260 ц/га или в 4,25 раза). В кооперативе постоянно внедряются перспективные сорта сельскохозяйственных культур, расширяются посевы продовольственных сортов пшеницы и других зерновых культур кормового назначения.

При анализе отрасли животноводства следует учитывать, что основными показателями, характеризующими положение хозяйства, являются поголовье скота и его продуктивность. Изменение поголовья и продуктивности животных в УО СПК «Путришки» за последние годы отражено в таблице 2.8.

Таблица 2.8 — Поголовье и продуктивность сельскохозяйственных животных в УО СПК «Путришки»

Показатели Годы 2008 г. в %

к 2004 г.
2004 2005 2006 2007 2008
Поголовье коров, гол. 846 847 854 846 855 101,1
Среднегодовой удой молока от одной коровы, кг 4500 4943 5228 5331 5186 115,3
Крупный рогатый скот на выращивании и откорме, гол. 2085 2150 2128 2110 2202 105,6
Среднесуточный прирост живой массы крупного рогатого скота, г 621 646 672 679 687 110,6
Основное стадо племенных лошадей, гол. 17 9 7 6 — —
Молодняк на выращивании племенных лошадей, гол. 23 23 5 1 — —
Молодняк рабочих лошадей на выращивании, гол. 7 6 18 4 14 200,0

Поголовье сельскохозяйственных животных в период с 2004 г. по 2008 г. колебалось. Так, в 2008 г. поголовье коров составило 855 голов, что на 9 голов или на 1,1 % больше, чем в 2004 г.. Поголовье крупного рогатого скота в 2008 г. составило 2202 голов, что на 117 голов или на 5,6 % больше уровня 2004 г. В 2008 г. в хозяйстве перестали содержать поголовье основного стада племенных лошадей и молодняка на выращивании племенных. Поголовье молодняка рабочих лошадей на выращивании за исследуемый период увеличилось в 2 раза и составило 14 голов.

Продуктивность животных является важным показателем, определяющим состояние развития отрасли в любом хозяйстве. Так, в УО СПК «Путришки» стабильно увеличивался среднесуточный привес крупного рогатого скота (с 621 г – 2004 г. до 687 г – 2008 г. или 10,6 %). Среднегодовой удой молока от одной коровы увеличивался с 4500 кг – 2004 г. до 5331 кг – 2007 г. или на 18,5 %, в последующем году он снизился до уровня 5186 кг, что ниже уровня предыдущего года на 2,7 %, однако выше уровня 2004 г. на 15,3 %.

Площадь и урожайность культур, а также поголовье и продуктивность животных оказывают влияние на объем валовой и товарной продукции.

По таким видам продукции как зерно, рапс, овощи и плоды в 2008 г. по сравнению с предыдущими годами наблюдается увеличение валовой продукции. Высокий темп роста в 2008 г. прослеживается по рапсу и овощам, что связано с увеличением посевных площадей и ростом урожайности (табл. 2.9).

Таблица 2.9 — Динамика валовой продукции растениеводства и животноводства в УО СПК «Путришки», т

Вид продукции Валовая продукция
2004 2005 2006 2007 2008
Зерно 8791 9103 7064 7541 10110
Рапс 243 242 335 380 549
Картофель 1448 577 569 660 506
Сахарная свекла 12325 12184 12470 16906 14746
Овощи открытого грунта 8 13 19 16 34
Плоды 242 605 583 706 614
КРС на мясо 474 507 522 523 391
Молоко 3807 4187 4465 4510 4434

Обратная ситуация наблюдается по сахарной свекле и картофелю, где произошло сокращение посевных площадей и снижение урожайности.

Таблица 2.10 — Динамика товарной продукции растениеводства и животноводства в УО СПК «Путришки», т

Вид продукции Товарная продукция
2004 2005 2006 2007 2008
Зерно 9766 7197 6451 6904 7706
Рапс 243 246 335 380 549
Картофель 926 494 434 385 645
Сахарная свекла 12325 12184 12432 16906 14746
Овощи открытого грунта 11 6 4 5 11
Плоды 241 597 591 705 613
КРС на мясо 506 502 488 500 475
Молоко 3584 3918 4215 4200 4394

Как известно, на основе данных валовой и товарной продукции можно рассчитать уровень товарности (табл. 2.11).

Нужна помощь в написании диплома?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.

Заказать диплом

Таблица 2.11 — Уровень товарности сельскохозяйственной продукции УО СПК «Путришки», %

Вид продукции Годы Откл. 2008 г. от 2004 г.

(+,-)
2004 2005 2006 2007 2008
Зерно 111,1 79,1 91,3 91,6 76,2 -34,9
Рапс 100,0 101,7 100,0 100,0 100,0 —
Картофель 64,0 85,6 76,3 58,3 127,5 +63,5
Сахарная свекла 100,0 100,0 99,7 100,0 100,0 —
Овощи открытого грунта 137,5 46,2 21,0 31,3 32,4 -105,1
Плоды 99,6 98,7 101,4 99,9 99,8 +0,2
КРС на мясо 106,8 99,0 93,5 95,6 121,5 +14,7
Молоко 94,1 93,6 94,4 93,1 99,1 +5,0

Так, из таблицы 2.11 видно, что в 2008 г. уровень товарности многих видов сельскохозяйственной продукции в хозяйстве увеличился по сравнению с 2004 г. Исключении составляют только зерно и овощи уровень товарности которых снизился за анализируемый промежуток времени на 34,9 и 105,1 п.п. соответственно.

УО СПК «Путришки» специализируется в молочно-мясном направлении с развитым зернопроизводством. Необходимо отметить, что в 2008 г. большой удельный вес в структуре товарной продукции принадлежит продукции растениеводства (приложение Б, рис. 2.1).

Коэффициент специализации определим по формуле:

Ксп = 100/ Σ [Удi*(2n-1)],  (2.1)

где Удi- удельный вес i-го вида товарной продукции в общем ее объеме; n — порядковый номер отдельных видов продукции по их удельному весу, начиная с наибольшего.

Рисунок 2.1. Структура товарной продукции в УО СПК «Путришки» в 2008 г.

В данном хозяйстве коэффициент специализации равен:

Ксп = 100 / 27,8 * (2 * 1 – 1) + 27,5 * (2 * 2 — 1) + 14,5 * (2 *3 – 1) + 12 * (2 * 4 – 1) + 10,1 * (2 * 5 – 1) + 3,3 * (2 * 6 – 1) + 2,6 * (2 * 7 – 1) + 1,7 * (2 * 8 – 1) + 0,3 * (2 * 9 — 1) + 0,2 * (2 * 10 – 1) = 0,216

Следовательно, УО СПК «Путришки» имеет средний уровень специализации.

Насколько эффективно налажено производство того или иного вида продукции более полно отражает уровень рентабельности, в котором соотносится размер полученной прибыли и понесенных затрат (приложение В, табл. 2.12).

Таблица 2.12 — Рентабельность основных видов продукции в УО СПК «Путришки», %

Нужна помощь в написании диплома?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.

Подробнее

Вид продукции Годы
2004 2005 2006 2007 2008
Зерно 40,9 3,6 6,6 5,0 18,2
Рапс 71,9 56,7 2,3 1,5 13,4
Картофель -16,3 18,5 0,9 78,4 25,5
Сахарная свекла 73,9 28,7 39,5 19,7 14,6
Овощи открытого грунта -84,6 -81,8 -66,7 -70,0 -75,0
Плоды -28,9 55,5 10,1 36,9 6,9
Итого по растениеводству 37,4 11,2 12,7 13,1 15,4
КРС на мясо -7,6 -11,3 -22,9 -23,5 -21,4
Молоко 17,7 3,7 4,9 2,8 14,3
Итого по животноводству 2,3 -4,6 -9,7 -10,4 -2,1
Всего по хозяйству 26,0 9,6 10,1 10,6 5,8

Уровень рентабельности на протяжении исследуемого периода колеблется. Это связано с тем, что закупочные цены на сельскохозяйственную продукцию практически не изменяются, в то время как цены на все средства производства колеблются.

Если рассматривать в целом отрасль растениеводства и животноводство, то можно отметить, что их производство находится на различных уровнях. Так, растениеводство является высоко рентабельной отраслью для УО СПК «Путришки», где она равняется 15,4 %, а животноводство убыточной и низко рентабельной (минус 2,1 % в 2008 г.).

Наивысший уровень рентабельности в УО СПК «Путришки» был достигнут в 2008 г. – 25,5 % по картофелю и 18,2 % — по зерну.

В целом уровень рентабельности хозяйства в 2008 году достиг 5,8 % в основном за счет отрасли растениеводства.

Одной из важнейших характеристик деятельности хозяйства является также уровень производства, который показывает, какое количество продукции или прибыли приходится на единицу размера отрасли. Уровень производства в УО СПК «Путришки» представлен в таблице 2.13.

Таблица 2.13 — Уровень производства в УО СПК «Путришки»

Показатели Годы
2004 2005 2006 2007 2008
Приходится на 100 га сельскохозяйственных угодий: 67 69 69 67 70
— крупного рогатого скота, голов
в том числе коров 19 20 20 19 19
— молока, ц 870,6 964,7 1026,7 1025,9 1008,9
— мяса в живом весе, ц 108,4 116,8 120,0 119,0 89,0
Приходится на 100 га пашни: 2716,6 2818,3 2176,2 2341,2 3142,7
— зерна, ц
— картофеля, ц 447,5 178,6 175,3 204,9 157,3

Из таблицы 2.13 видно, что в 2008 г. наблюдается увеличение поголовья крупного рогатого скота в расчете на 100 га сельскохозяйственных угодий по сравнению с 2004 г. на 3 головы. При этом поголовье коров за исследуемый промежуток времени в расчете на 100 га сельхозугодий оставалось неизменным и составляло 19 голов. В 2008 г. увеличилось производство в расчете на 100 га сельскохозяйственных угодий молока на 138,3 ц, а мяса в живом весе, напротив, снизилось на 19,4 ц по сравнению с уровнем 2004 г. Однако по сравнению с уровнем предыдущего года в 2008 г. как производство молока, так и мяса в расчете на 100 га сельхозугодий снизилось на 17 и 30 ц соответственно. Производство на 100 га пашни зерна в 2008г. увеличилось по сравнению с уровнем 2004 г. на 426,1 ц, а картофеля, напротив, снизилось на 290,2 ц.

Таким образом, УО СПК «Путришки» – стабильно развивающееся сельскохозяйственное предприятие, имеющее потенциал для увеличения производства сельскохозяйственной продукции и повышения эффективности ее производства.

3. Состояние и пути совершенствования делопроизводства в УО СПК «Путришки»

3.1 Основные правила организации документооборота в УО СПК «Путришки»

Организация работы с документами – это организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности УО СПК «Путришки».

Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства УО СПК «Путришки» так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов.

Нужна помощь в написании диплома?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.

Цена диплома

Основными правилами организации документооборота в УО СПК «Путришки» являются:

— оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени;

— максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);

— порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип делопроизводства — возможность централизованного выполнения однородных технологических операций.

Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе в УО СПК «Путришки» согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей.

Организация документооборота — это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления УО СПК «Путришки», все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в УО СПК «Путришки».

Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними, регламентирован инструкцией по делопроизводству в УО СПК «Путришки» и табелем унифицированных форм документов.

Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации.

Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот уровня структурного подразделения — специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно-распорядительные документы).

В УО СПК «Путришки» делопроизводство организовано на основе частичной централизации. Отдельные операции, преимущественно важные и трудоемкие, например, контроль исполнения, размножение документов, производят в приемной председателя – секретарем — машинисткой, остальные виды работ рассредоточены по отделам хозяйства.

Председатель хозяйства несет полную ответственность за общее состояние делопроизводства в нем. Ответственность за организацию деятельности отдельных участков делопроизводства в хозяйстве возложена на секретаря-машинистку и ответственных исполнителей.

Нужна помощь в написании диплома?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.

Подробнее

В УО СПК «Путришки» функцию делопроизводственного обслуживания выполняет секретарь. Основной задачей секретаря является документационное и организационное обеспечение деятельности хозяйства и его руководства.

Секретарем хозяйства выполняются следующие функции:

Прием и регистрация входящих документов. Передача документов на рассмотрение руководству и их получение от него с указаниями и резолюциями о порядке исполнения этих документов.
Прием и отправка исходящих документов.
Прием документов от работников УО СПК «Путришки» для передачи на рассмотрение председателю, для изготовления документов по установленной форме (на бланках, машинописным способом), для копирования и размножения.
Передача работникам хозяйства документов поступивших от руководства с резолюциями, поступивших после изготовления, копирования.
Контроль за исполнением документов и поручений руководства.
Оформление и хранение документов, а также печатей, штампов и бланков.
Составление и изготовление документов в соответствии с поручениями и указаниями руководства, изготовление и выдача копий.
Обеспечение сохранности документов.

Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот.

Входящие. Входящий документ — документ, поступивший в хозяйство. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ или могут быть указанные непосредственно во входящем документе.

Например, в адрес УО СПК «Путришки» поступило письмо (вх. № 159/1-6 от 09.06.2009 г.) от Гродненского унитарного коммунального производственного предприятия «Горсвет» с информацией об имеющейся задолженности по оплате за выполненные в марте 2009 г. электромонтажные работы на сумму 595 552 рубля. Хозяйству было предложено в срок не позднее 10.06.2009 г. перечислить претензионную сумму. В случае не погашения задолженности в указанный срок Гродненское УКПП «Горсвет» информирует о своем обращении в суд (приложение Г). На письме была наложена резолюция председателя УО СПК «Путришки» «Бухгалтерии оплатить» и, во избежание судебного разбирательства, задолженность была погашена хозяйством в установленный срок.

Еще одним примером входящего документа может служить письмо суда Ленинского района г. Гродно, где на устный запрос УО СПК «Путришки» выслана копия решения суда (приложение Д).

Исходящие. Исходящий документ — официальный документ, отправляемый из хозяйства. Большинство исходящих документов являются ответом УО СПК «Путришки» на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов хозяйства. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например, запросы в другие организации).

Например, исходящим документом от 21.08.2009 г. № 1-6/570 УО СПК «Путришки» сообщает Ленинскому отделу Департамента охраны г. Гродно об увольнении сторожа Вандаева В.Н. по ст. 42 п. 7 ТК РБ за появление на рабочем месте в нетрезвом состоянии (приложение Е). Данный исходящий документ был ответом на запрос Ленинского отдела Департамента охраны г. Гродно от 14.08.2009 г. № 16/2-471.

Внутренние. Внутренний документ — официальный документ, не выходящий за пределы УО СПК «Путришки». Данные документы используются для организации работы хозяйства, так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка), личного состава и т.д.

Через секретаря проходят не все внутренние документы, а только приказы председателя хозяйства. Через секретаря также проходят внутренние документы, порождающие исходящие документы.

Под объемом документооборота УО СПК «Путришки» понимается количество документов, полученных и созданных хозяйством за определенный период времени. Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности.

Нужна помощь в написании диплома?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.

Заказать диплом

Анализируя количество входящей и внутренней корреспонденции УО СПК «Путришки» за последние три года, была выявлена тенденция к его росту.

Таблица 3.1. – Динамика количества входящей и внутренней корреспонденции УО СПК «Путришки»

Наименование документа Годы
2006 2007 2008
Количество внутренних документов 134 181 254
Количество входящих документов 318 539 720

Стабильное увеличение объема исходящих и внутренних документов связано, прежде всего, с расширением организационной структуры хозяйства за счет расширения сферы деятельности, образования новых отделов.

3.2 Схема движения и технология обработки документов в хозяйстве

Документы, поступившие, в УО СПК «Путришки» начинают свой путь к исполнению с секретаря. Там они подвергаются экспедиционной обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов.

Движение входящих документов происходит в следующей последовательности: прием и первоначальная обработка, регистрация, рассмотрение руководством, доставка документов, непосредственное исполнение или использование документов, распределение документов по тематическим комплексам. Регистрация входящей корреспонденции ведется секретарем в журнале регистрации (приложение Ж). В форме журнала записывается входящий номер, номер и дата поступившего документа, наименование организации, краткое содержание документа.

Если на конвертах есть пометка «лично», то конверты не вскрываются и отметка о поступлении ставится на конверте. В регистрационном штампе указывается дата поступления и порядковый номер документа.

При первоначальной обработке документы рассортировываются на регистрируемые и нерегистрируемые. Документы могут, помимо секретаря, регистрироваться и другими подразделениями хозяйства. Например, бухгалтерские документы регистрируются в бухгалтерии, разнарядки – в технических отделах и службах материально-технического обеспечения.

Некоторые виды входящей корреспонденции не регистрируются. В эту группу входят: документы не требующие ответа (поздравительные письма и телеграммы, рекламные извещения, информация для сведения и т.п.). Например, письмо Института повышения квалификации и переподготовки кадров информирующее о программе занятий по программе «Повышение квалификации ответственных за безопасную эксплуатацию потребительских электроустановок» было направлено в отдел кадров хозяйства без предварительного проставления входящего номера (приложение З).

На всех регистрируемых документах в правом нижнем углу первой его страницы проставляется регистрационный штамп:

Проставление штампа, даты, регистрационного номера (по порядку номеров начиная с календарного года) производится в день поступления документа.

Недостатком в работе с документами является то, что секретарь УО СПК «Путришки» не производит предварительное рассмотрение поступивших документов, с целью их распределения, отсеивания документов не требующих обязательного рассмотрения руководством, установления подразделения или лица, которым может быть направлен документ без резолюции председателя хозяйства. Все документы отправляются в адрес председателя УО СПК «Путришки» на рассмотрение, что вызывает «залеживание» документов, их скопление, особенно в периоды, когда председатель находитсяв командировке или не имеет времени для их рассмотрения. Документы передаются председателю в день поступления в УО СПК «Путришки».

Нужна помощь в написании диплома?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.

Подробнее

Документы, подлежащие регистрации, после их рассмотрения регистрируются и передаются председателю УО СПК «Путришки». После наложения резолюции, документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются поочередно (согласно резолюции, наложенной в документе) или размножаются и передаются одновременно в копиях.

Подготовка исходящих и внутренних документов начинается с составления его проекта, который затем передается секретарю для печатания.

Проект исходящего документа составляет исполнитель, правильность его оформления проверяет секретарь. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. Проект исходящего документа может быть согласован как со специалистами других организаций (учреждений), так и внутри хозяйства (приложение И). Из приложения И, например, видно, что письмо начальнику инспекции Министерства по налогам и сборам по Гродненскому району с просьбой произвести зачет предоплаты по налогу на добавочную стоимость в уплату Единого налога для производства сельскохозяйственной продукции исполнитель согласовывает с и.о. главного бухгалтера и подписывает у председателя хозяйства. На письме проставляется номер исходящего документа и дата его регистрации в хозяйстве.

Подготовленный проект исходящего документа представляется на подпись руководителю вместе с материалами, на основании которых он готовился.

К проекту документа исполнитель прилагает список организаций, которым должен быть разослан подписанный документ.

Председатель УО СПК «Путришки» в праве внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку.

Много времени в УО СПК «Путришки» отнимает операция согласования проекта. Процесс затягивается еще больше при наличии исправлений. Нередко отправление подготовленных документов откладывается из-за задержки их подписания. Это происходит потому, что все исходящие документы подписывает только председатель.

После подписания руководителем двух экземпляров исходящего документа он передается секретарю на регистрацию. Отправляемые документы регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов» (приложение К). В форме журнала записывается исходящий номер и дата отправляемого документа, наименование организации в которую отправляется письмо, краткое содержание документа и ФИО исполнителя.

После регистрации и присвоения исходящему документу регистрационного номера номер фиксируется рукописным способом на обоих экземплярах.

Например: 24 февраля 2009 г. №1-6/134

Отправка исходящих документов осуществляется секретарем УО СПК «Путришки». Секретарь сортирует отправляемую корреспонденцию по адресам и видам почтовых отправлений, проставляет адреса на конвертах, складывает документы и кладет в конверты, заклеивает и определяет стоимость отправления. Отправка исходящих документов происходит в тот же день. Второй экземпляр отправляемых документов или единственный экземпляр факса (телефонограммы) подшиваются в дело.

Порядок прохождения исходящих документов в УО СПК «Путришки» представлен в таблице 3.2.

Нужна помощь в написании диплома?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.

Цена диплома

Из таблицы 3.2 видно, что перемещение документов, исходящих из хозяйства, осуществляется не по самому короткому пути, есть возвратные петли и перемещения, что замедляет их движение и нарушает принцип прямоточности.

Таблица 3.2. — Оперограмма движения исходящих документов

Исполнитель

Операции

 Исполнители Отдел кадров Руководители подразделений Юрист Председатель хозяйства Секретарь
1.Составление проекта
2. Согласование
3.Внесение изменений
4.Печать
5. Визирование
6.Внесение изменений
7. Считка
8. Визирование
9. Передача на подпись
10 Подписание
11 Передача на регистрацию
12. Регистрация
13. Отправка

— движение документов, подписываемых председателем УО СПК «Путришки»

— движение документов, подписываемых руководителями подразделений

Таблица 3.3. – Динамика количества исходящей корреспонденции УО СПК «Путришки»

Наименование документа Годы
2006 2007 2008
Количество исходящих документов 889 987 1080

Так, в 2008 г. в хозяйстве зарегистрировано 1080 исходящих документов, что на 21,5 % больше, чем в 2006 г.

Внутренние документы готовятся, оформляются в пределах УО СПК «Путришки».

Внутренние документы хозяйства по формам и назначению можно разделить на три группы:

— организационные документы, которые регламентируют деятельность хозяйства (Устав, Положения об отделах, инструкции и т.п.);

— распорядительные документы, издаваемые председателем, его заместителями и руководителями структурных подразделений;

— информационно-справочные документы, создаваемые для решения оперативных вопросов (докладные и служебные записки, акты, справки и т.д.).

Прохождение их на этапах подготовки и оформления организуются так же, как подготовка и оформление исходящих документов, а на этапе исполнения оно совпадает с маршрутом входящих документов.

Нужна помощь в написании диплома?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.

Подробнее

Особенность движения внутренних документов является то, что маршруты их различны для отдельных видов документов.

Регистрируются внутренние документы после их рассмотрения (подписания) руководством.

После согласования с соответствующими структурными подразделениями и юридической службой проекты распорядительных документов подписываются председателем хозяйства и регистрируются в отделе кадров или в юридической службе, копии документов заверяются либо подлинник направляется в множительную службу для размножения. Заверенные (размноженные) копии документов направляют в соответствующие структурные подразделения хозяйства, а в необходимых случаях — за его пределы.

Протоколы, содержащие поручения должностным лицам или подразделениям хозяйства, передают адресатам в виде размноженных экземпляров или заверенных выписок из протокола (приложение Л).

Докладная записка — документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившийся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки – побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому текст ее четко делится на две части: констатирующею и предлагающею.

В первой, констатирующей (описательной), излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы. Докладными записками информируют руководителя о ходе работ. Такие записки предоставляются регулярно.

Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок, начинающийся с предлога «о» («об»). Оформление этого вида документа зависит от адресата.

Докладные записки могут быть двух видов: внешние и внутренние.

Внешняя докладная записка, подписываемая руководством, печатается на общем бланке с заполнением следующих реквизитов: дата; индекс; место составления или издания; заголовок к тексту; адресат; текст; подпись.

Внутренняя докладная записка, адресуемая руководству, подписываемая ее составителем или руководителем структурного подразделения, печатается на стандартном листе бумаги. Машинописным способом воспроизводится реквизиты бланка: наименование структурного подразделения; вид документа (докладная записка); дата. [20, с. 22]

Например, в адрес председателя УО СПК «Путришки» поступила докладная записка от механика отделения Путришки Хотима В.И. В докладной записке до сведения председателя доводится информация об отсутствии механизатора отделения Путришки Семашко В.А. на рабочем месте без уважительных причин. Председатель, рассмотрев докладную записку, наложил резолюцию «На правление». По результатам рассмотрения докладной записки на правлении механизатору Семашко В.А. объявлен выговор (приложение М).

Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки бывают двух видов:

Нужна помощь в написании диплома?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.

Заказать диплом

с информацией о фактах и событиях служебного характера;
учреждениям для удостоверения того или иного юридического факта.

Более многочисленную группу составляют справки второго вида. Они выдаются ежедневно. Это – справки о подтверждении места учебы и работы, о занимаемой должности и т.п.

Например, справка, выданная Трекало В.М. (таб. № 2711) о заработке за период с января по июль 2009 г. в которой указана начисленная среднемесячная заработная плата работника УО СПК «Путришки» (приложение Н).

Распоряжение по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы УО СПК «Путришки» и т.п.

Проекты распоряжений подготавливаются специалистами хозяйства, согласовываются с главным, ведущими специалистами, юристом, главным бухгалтером и подписываются председателем.

Подписанное председателем распоряжение регистрируется работником, ответственным за ведение делопроизводства.

Распоряжение вступает в силу с момента его подписания, если в его тексте не указано другого срока.

Распоряжения по основной деятельности оформляются на бланке предприятия.

Текст распоряжения состоит из двух частей:

констатирующей;
распорядительной.

Распоряжение издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом. По юридической природе распоряжение может быть нормативным актом управления, содержащим нормы права, регулирующие определенные сферы общественных отношений, и актом применения норм права (например, о назначении на должность).

Распоряжение является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления УО СПК «Путришки». Он издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации хозяйства или его структурных частей; утверждения положения, инструкций, правил и т. п. документов, требующих утверждения; по всем вопросам внутренней жизни хозяйства, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и т.д. Посредством распоряжения председатель ставит основные задачи перед работниками, указывает пути решения принципиальных вопросов. Распоряжение обязательно для всех работников УО СПК «Путришки». Все распорядительные документы строго соответствуют закону, ни один из них не содержит положений, противоречащих закону.

Нужна помощь в написании диплома?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.

Цена диплома

Проект распоряжения, визируется составителем проекта и руководителем структурного подразделения, вносящего проект, всеми указанными в проекте исполнителями, должностными лицами, ответственными за исполнение документа в целом, юрисконсультантом. Проекты документов, выполнение которых требует финансового обеспечения, обязательно согласовываются с финансовыми службами.

Виза юрисконсультанта свидетельствует о соответствии документа законодательным и нормативным актам, а также о соответствии отдельных формулировок специальным требованиям. Распоряжения подписываются руководителем или его заместителем.

Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Распорядительные документы вступают в силу с момента подписания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия акта управления указываются в самом документе. Например, распоряжением УО СПК «Путришки» в связи с болезнью председателя обязанности и право подписи на документах возложено на заместителя председателя по производству. В распоряжении указан конкретный срок, когда оно вступает в силу (приложение О).

В организации документооборота УО СПК «Путришки» имеется ряд нерешенных вопросов, препятствующих совершенствованию управленческого труда. Вследствие того, что порядок движения дел в хозяйстве продуман недостаточно, многие документы проходят далеко не самый прямой и короткий путь, некоторые операции с ними дублируются, а некоторые из них при более тщательном рассмотрении вообще оказываются ненужными. О несовершенстве организации документооборота говорит хотя бы тот факт, что время ожидания документом своего рассмотрения нередко во много раз превышает время работы с ним, занимая большую часть от общего срока исполнения. Например, запрос Ленинского отдела Департамента охраны г. Гродно послан 14 августа, а ответ на него хозяйством только 21 августа (приложение Е), т.е. 6 дней письмо, ответ на которое состоит из четырех строк, находилось на рассмотрении и исполнении.

3.3 Контроль исполнения документов. Составление номенклатуры дел

Контроль исполнения документов — совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Организация контроля за исполнением документов в

УО СПК «Путришки» обеспечивает их своевременное и качественное исполнение (рис. 3.1).

Контроль осуществляется за наиболее важными входящими, исходящими и внутренними документами.

Контроль за исполнением документов и содержащихся в них поручений осуществляют председатель УО СПК «Путришки», руководители подразделений и уполномоченные ими лица. Непосредственный контроль за исполнением документов возлагается секретаря хозяйства.

Технология контроля состоит из постановки документа на контроль, проверки своевременного доведения документа до исполнителя, предварительной проверки и регулирования хода исполнения, учета и обобщения результатов контроля исполнения документов, информирования председателя УО СПК «Путришки».

Рисунок 3.1. Контроль исполнения документов в УО СПК «Путришки» [12, с. 4]

Нужна помощь в написании диплома?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.

Цена диплома

Срок исполнения документа — срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.

Существует два вида срока исполнения документа: типовой и индивидуальный.

Типовой срок исполнения документа — срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом. Например, бухгалтерский баланс за год предоставляется хозяйством в Управление по сельскому хозяйству Гродненского райисполкома по истечению одного месяца после отчетного периода (приложение П).

Индивидуальный срок исполнения документа — срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом хозяйства или резолюцией.

Контроль за исполнением документа начинается с момента постановки его на контроль. На документе поставленном, на контроль в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 делается отметка знаком «К» или штампом «КОНТРОЛЬ».

Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем после проведения исполнителем конкретной работы (подготовки ответа, составление проекта контракта, проведение делового совещания). Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе (согласно ГОСТ Р 6.3-97, реквизит 27 «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»).

Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов периодически анализируются. На основе анализа разрабатываются предложения по ускорению исполнения документов и повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.

Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в хозяйстве, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы.

Номенклатура дел – это классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска.

При составлении номенклатуры дел учитываются требования, предъявляемые нормативно-методическими документами – Государственной системой документационного обеспечения управления, Основными правилами работы ведомственных архивов, Перечнем документов с указанием сроков хранения, методическими материалами по разработке номенклатуры дел.

Помимо этого используются положения о подразделениях хозяйства, штатное расписание, перспективные и текущие планы, а также сами документы, как входящие, так и созданные в процессе деятельности подразделений.

Нужна помощь в написании диплома?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.

Подробнее

В унифицированную форму номенклатуры дел включены такие реквизиты:

— наименование организации;

— наименование подразделения;

— название вида документа;

место составления;
на какой год;
название разделов;
гриф утверждения;
гриф подписания.

Примерная номенклатура дел, разработанная в УО СПК «Путришки», представлена в приложении Р.

На основании вышеизложенного можно заключить, что хозяйственное управление УО СПК «Путришки» нуждается в постоянном совершенствовании. Этот процесс закономерный. Он обусловлен динамизмом самого сельскохозяйственного производства. Чрезвычайно сложную и тонкую сеть новых организационных отношений нужно не только наладить, но и планомерно развивать в соответствии с меняющимися условиями и задачами.

Сегодня, когда совершенствование системы управления становится важнейшим фактором ускоренного развития народного хозяйства, труд работников этой сферы должен быть на высоте поставленных задач. Следовательно, необходима тщательная работа по совершенствованию всей документации.

Эффективная работа аппарата управления УО СПК «Путришки» неразрывно связана с правильной организацией работы с документами. Практически ни одна технологическая функция управления, связанная с информационными источниками не обходится без документирования.

3.4 Мероприятия по совершенствованию делопроизводства

Среди методов, направленных на совершенствование документооборота, можно выделить две группы: совершенствование технологии документооборота и сокращение объема документооборота.

К первой группе        относят все процедуры прохождения документов в хозяйстве: создание моделей хозяйственного документооборота, составление маршрутных карт технологического процесса, разработка рациональных схем документооборота, схем движения документов. К числу способов, позволяющих эффективно совершенствовать технологию документооборота, относят оптимизацию процедур подготовки и оформления документации, упорядочения документационной нагрузки во времени с целью более равномерного ее распределения. [5, с. 98]

Нужна помощь в написании диплома?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.

Заказать диплом

Порядок прохождения входящих документов в УО СПК «Путришки» представлен в таблице 3.3.

Таблица 3.3. — Оперограмма движения входящих документов [28]

Исполнитель

Операции

 Секретарь Председатель хозяйства Руководители подразделений Исполнители
1.Прием документов
2. Вскрытие
3. Сортировка
4.Регистрация
5.Передача на рассмотрение руководству
6.Рассмотрение руководством
7.Получение от руководства рассмотренных документов
8.Фиксация резолюции
9. Постановка на контроль
10. Передача в подразделение
11. Получение документа подразднием
12.Регистрация документов
13.Рассмотрение руководством подразделения
14. Фиксация результатов рассмотрения
15. Передача на исполнение

— движение документов, поступающих на имя председателя УО СПК «Путришки»

— движение документов, поступающих на имя руководителей подразделений

— движение нерегистрируемых документов

Сокращение объема документооборота связывается с регламентацией документирования, уменьшением количества внутренних документов, рационализацией документации, созданием унифицированных систем документации, разработкой унифицированных требований к текстам, а также использование бездокументных связей. Необходимо также установление оптимальных сроков документооборота и наиболее рациональных маршрутов движения кортежей документов по каждому типу решений.

В соответствии с этим должна формироваться методика совершенствования документооборота. Она должна быть основана на изучении организационной структуры, органов и звеньев управления, принимающих решения.

Главным условием сокращения объемов документов является упорядочение их возникновения. Основным методом упорядочения процесса документирования является унификация как отдельных групп документов, так и всей системы делопроизводства.

Другое направление сокращения документооборота – повышение качества самого документа как носителя управленческой информации. Качество документа включает в себя требование к изложению содержания: применение унифицированных текстов, четкая структура, ясность формулировок, реальность сроков исполнения.

Следующее направление сокращения документооборота – уменьшение физического размера документа. При переписке и размножении документов, особенно внутренних желательно использовать также бланки формата А5, где размещается две страницы печатного текста на стандартном листе бумаги. Например, экземпляр бухгалтерского баланса, оставляемый в хозяйстве для внутреннего пользования можно печатать в уменьшенном варианте, с использованием двусторонней печати, располагая по два листа на странице. Подобным образом можно печатать акты о выделении документов к уничтожению, акты приема и передачи документов на госхранение, документы (акты на переработку, ведомости движения, реестры отправки, сортовые удостоверения и др.) по учету, переработке и движению зерна, докладные записки, акты и другие материалы о развитии производства.

Внедрение бланка формы А5 связано с преодолением сложившегося представления о престижности продольного бланка, широких полей, увеличенных интервалов и т.п. Сокращение объемов текста за счет применения стандартных правил машинописи сэкономит бумагу УО СПК «Путришки» примерно на 5 % за счет словесных переходов между частями.

Объемные документы справочного характера, которыми будут пользоваться долгое время, следует изготавливать с заменяемыми страницами. Это позволит не перепечатывать весь документ при внесении в него изменений Конечно, экономия бумаги не является главной в сокращении документооборота. Основное приобретение будет в удобстве работы и ликвидации излишних документов. Примером может являться бизнес-план хозяйства и планы социально-экономического развития хозяйства на предстоящий год.

Нужна помощь в написании диплома?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.

Цена диплома

Еще один реальный способ сокращения объемов документации – построение эффективных информационно-поисковых систем (ИПС). Основные принципы рациональной организации регистрации и поиска документов предусматривают построение информационных систем на базе полной регистрации документов, однократного ввода в ИПС каждого документа, централизации при построении поисковых систем, их информационной совместимости и возможности доступа к базе данных каждого специалиста.

С точки зрения системы автоматизации
делопроизводства, документ, как правило, распадается на тело документа — файл (файлы), вся содержательная работа с которым обычно ведется вне рамок системы делопроизводства, и регистрационную карточку, содержащую все реквизиты документа, с которой собственно и идет работа. Файлов может и не существовать, документ может оставаться в бумажной форме.

Автоматизированные системы делопроизводства делятся на два класса. К первому относятся системы управления электронными архивами. Их основные функции: регистрация новых документов, хранение, поиск и их извлечение с целью передачи в приложения, умеющие с ними работать. Ко второму классу относятся системы управления электронным документооборотом (СУЭД, DMS (Document Management System)). На них возложены функции управления документами на пути прохождения от одного пользователя — должностного лица к другому с возможностью контроля за их перемещением с фиксацией всех изменений и сопровождающих резолюций. В готовых системах одного класса могут встречаться функции другого класса. [3, с. 112]

В настоящее время основная концепция автоматизации документооборота базируется на принципах управления бизнес-процессами (потоками работ, WorkFlow), в ходе выполнения которых создаются и движутся документы. Иными словами, это организация и управление процессами создания документов на основе последовательной обработки различными пользователями других ранее существовавших документов. Но для функционирования систем класса WorkFlow, делопроизводственные процессы организации должны быть строго структурированы и формализированы, что встречается далеко не всегда. Поэтому система должна иметь функцию, позволяющую организовать и спланировать выполнение работ с документами, как по заранее предопределенным маршрутным технологическим схемам, так и с предоставлением исполнителям определенной свободы в принятии решения на своем уровне.

Из важнейших характеристик СУЭД специалисты обычно выделяют следующие:

программная платформа (система, обеспечивающая хранение и поиск документов, а также система обмена сообщениями. В настоящее время используется архитектура «клиент /сервер»);
поддержка распределенной обработки информации;
возможности масштабирования (набор поддерживаемых платформ; максимальное число пользователей; число уровней вложенности структур);
открытость архитектуры и возможность интеграции с другими приложениями;
типы документов, с которыми работает система (форматы документов; поддержка работы с составными документами и несколькими версиями документа; связи документов (один документ может быть ответом на другой или может быть порожден при исполнении предыдущего документа); совместное использование электронных и обычных (бумажных) документов);
коллективная работа группы исполнителей над одним (или несколькими) документами;
возможность работы по «свободной» схеме (без жесткой фиксации маршрутов);
средства для определения маршрутных схем прохождения документов;
возможности контроля за прохождением документов;
способ оповещения должностных лиц;

особенности настройки продукта для нужд конкретного заказчика (например, регистрационная карточка должна содержать все необходимые реквизиты); наличие локализованного (русифицированного) интерфейса;

средства регламентации доступа и криптозащиты;
средства оповещения о нарушениях в регламенте прохождения документов;
ориентация на традиционную российскую концепцию документооборота.

Централизованное хранилище данных позволяет решить целый ряд проблем:

возможность оперативного получения целостной и непротиворечивой информации;
организация сбора, хранения и актуализации разрозненной информации;
высокая надежность и управляемость системы, быстрый и подконтрольный доступ пользователей к информации;
экономию средств за счет сосредоточения обслуживающего персонала в одном месте;
возможность централизованного развития вычислительных средств. [13, с. 11]

Внедрение микропроцессорной техники в УО СПК «Путришки» позволит создать более рациональные схемы подготовки и прохождения документов, намного сократит время их обработки и корректировки. Создание безбумажного документирования в УО СПК «Путришки» наиболее остро проявляется в наше время – время усовершенствования автоматизации трудовых процессов. Безбумажное документирование предусматривает создание автоматизированных бланков текстовых заготовок. В них заключаются унифицированные формы документов, повторяющиеся тексты и отдельные фразы, адреса, должности, обязательные реквизиты и т.д. Секретарь выбирает необходимую форму и лишь корректирует ее. Конечно, это потребует дополнительных затрат на обучение секретаря и повышение его квалификации, однако это с лихвой окупится сокращением трудоемкости работы секретаря УО СПК «Путришки».

Резервы сокращения документооборота имеются при размножении и копировании документов. Для оптимального использования множительной техники рекомендуется: копировать документы с уменьшением формата и использовать обе стороны листа, применять выборочное копирование типа «выписок». [5, с. 102]

Нужна помощь в написании диплома?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.

Подробнее

В целях сокращения объема документооборота рекомендуется составление плана по следующим направлениям:

— в должностных инструкциях предусмотреть право подписи документов. Так, например, справки и другие документы, выдаваемые работникам хозяйства для предоставления по месту требования может подписывать заместитель председателя, а содержащие информацию о денежных средствах – главный бухгалтер;

— ввести предварительное рассмотрение всей поступающей корреспонденции. Так, письма, носящие сугубо информативный характер секретарь может передавать напрямую заинтересованным лицам без наложения резолюции руководителя, как например письмо Института повышения квалификации;

— в номенклатурах дел сократить количество дел за счет ликвидации дублирования;

— унифицировать распорядительные документы, заменить директивные, инструктивные и т.п. письма единой формой правового акта «Указание»;

— разработать трафаретные тексты наиболее повторяющихся документов. Так, тексты приказов на отпуска, премии, наказания, справки о месте работы, о размере заработной платы могут быть заготовлены трафаретно;

— повысить качество подготовки и оформления документов;

— расширить практику бездокументного решения служебных вопросов;

— для экономии бумаги усилить контроль за тиражированием документов;

— разработать табель необходимых документов с указанием сроков их подготовки и исполнения. [5, с. 103]

В наши дни стоит задача определить пути сокращения числа бумажных документов в условиях новой информационной технологии. Такая технология предполагает замену бумажного документа машинным носителем информации. Это позволит формировать локальные бланки данных, сокращая тем самым количество обращающейся документации.

Решение о делегировании права подписи исходящих документов в УО СПК «Путришки» будет способствовать более оперативному движению документов и решению дел. Более целесообразен такой порядок, при котором право подписи документов имеют также другие руководящие работники хозяйства. Разумеется, документы по наиболее принципиальным вопросам подписывает сам председатель или его заместители в отсутствие председателя. Создание перечня документов, подписываемых главными специалистами хозяйства, в соответствии с их компетенцией, позволит упорядочить процедуру подписания исходящих и внутренних документов.

Нужна помощь в написании диплома?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.

Заказать диплом

Унификация системы делопроизводства в УО СПК «Путришки» может выражаться в создании различных систем документации, которые будут строго устанавливать состав применяемых документальных форм и регламент пользования ими. При унификации из документальных цепочек изымаются лишние звенья, документы, не соответствующие требованиям сегодняшнего дня и создаваемые в хозяйстве просто по привычке. При применении единой формы вместо однотипной количество применяемых форм сократится примерно в четыре раза. Отмена издания приказа о командировках также будет способствовать сокращению объема документации.

Состав унифицированных форм можно закрепить в табеле документов. В табеле можно указать: название формы документа, код по отраслевому унификатору, периодичность составления, адресование, виза, место регистрации, способ заполнения, срок исполнения, годовая потребность, срок хранения и др. Таким образом, унификация позволит упорядочить образование документов и тем самым сократить объем документооборота. Установление в табеле годовой потребности каждой формы позволит установить лимит изготовления бланков.

Уменьшение различных преамбул в документах, исключение из служебной переписки персональных обращений и заключительных фраз даст возможность повысить качество документов УО СПК «Путришки» и сократит объемы текстов.

С документацией связана деятельность всех работников аппарата управления – от технических исполнителей до руководителей всех звеньев. Одни создают документы, другие обеспечивают их оформление и передачу, третьи руководствуются этими документами и на их основе принимают решения. За последние годы документы «спустились» и в первичное звено материального производства – в бригаду, где заведено собственное делопроизводство.

Научная организация делопроизводства и культура его ведения положительно влияют на всю хозяйственную деятельность предприятия. Делопроизводство должно быть простым и оперативным. В нем не может быть места волоките и бюрократизму.

В нашей стране ежегодно в сфере управления народным хозяйством и его отраслями обращается огромное количество различных документов – организационных, распорядительных, плановых, статистических. Все они проходят через рабочие места работников аппарата управления. До 40 % рабочего времени уходит у многих из них на поиск необходимой информации, основным носителем которой является документация. Делопроизводственные функции выполняют также бухгалтеры, экономисты, инспектора по кадрам. Естественно, знание основ системы документирования, умение организовать делопроизводство сегодня требуется от руководителей и специалистов. [7, с. 34]

Таким образом, документооборот отражает внутренние закономерности функционирования и развития систем управления и находится в прямой зависимости от происходящих в них преобразований. Он неразрывно связан с совершенствованием всего комплекса элементов, составляющих организационную структуру и процессы управления.

4. Безопасность жизнедеятельности

Работа по охране труда в сельскохозяйственных организациях определяется Положением об организации работы по охране труда в системе Госагропрома СССР, утвержденным Приказом Госагропрома СССР от 4 июня 1986 г. [11]

Руководствуясь данными Правилами и типовыми инструкциями по охране труда, администрация УО СПК «Путришки» совместно с профсоюзным комитетом разрабатывают и утверждают инструкции по охране труда по видам работ и профессиям.

Со всеми работниками в соответствии с действующим законодательством и ГОСТ 12.0.004-79 ССБТ. «Организация обучения работающих безопасности труда. Общие положения» проводят инструктаж по охране труда и технике безопасности, производственной санитарии и пожарной безопасности. [11]

Управление охраной труда осуществляют руководитель предприятия, а также руководители структурных подразделений. Их основными задачами являются: обучение работающих безопасности труда и пропаганда вопросов охраны труда; обеспечение безопасности производственного обучения, производственных процессов; нормализация санитарно-гигиенических условий труда; обеспечение работающих средствами индивидуальной защиты; обеспечение оптимальных режимов труда и отдыха работающих; профессиональный отбор работающих по отдельным специальностям.

Нужна помощь в написании диплома?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.

Заказать диплом

Уровень вредных производственных факторов на рабочих местах машин и в производственных помещениях не должен превышать предельно допустимые значения (шум 40-50 дб, освещение 300 л, температура 18-200С). Если при какой-то технологии не обеспечивается полная безопасность работ для обслуживающего персонала, то необходимо применять средства индивидуальной защиты.

Продолжительность рабочего дня для несовершеннолетних не должна превышать 6 часов.

Периодический медосмотр проводится не реже одного раза в 24 месяца, производственное обучение и проверка знаний квалификационной комиссией производятся не реже 1 раза в 12 месяцев.

Лица, допущенные до работы при производстве сельскохозяйственной продукции, должны хорошо знать: назначение и содержание выполняемых работ и их связь с другими операциями процесса; устройство обслуживаемых машин, ограждения и предохранительные приспособления, обеспечивающие безопасность работы; возможные опасные и вредные производственные факторы; правила пожарной безопасности; навыки оказания первой медицинской помощи пострадавшим при несчастных случаях и правила пользования средствами индивидуальной защиты.

Законодательство о труде регулирует трудовые отношения рабочих и служащих с администрацией, содействуя росту производительности труда, укреплению трудовой дисциплины.

Трудовое законодательство устанавливает основные трудовые права и обязанности рабочих и служащих, гарантии приема на работу, трудовую дисциплину, а также обязанности администрации по обеспечению здоровых и безопасных условий труда, проведению инструктажа по технике безопасности, производственной санитарии, противопожарной охране и другим правилам охраны труда и т.п.

Трудовое законодательство, закрепляя равенство мужчины и женщины в трудовых отношениях (при приеме на работу, в оплате труда), но учитывая физиологические особенности женского организма и ее социальную роль матери, предусматривает ряд льгот для работающих женщин, повышенную охрану для их здоровья.

Главное назначение этих льгот – облегчить условия труда женщин, создать более благоприятные возможности для того, чтобы женщины могли сочетать свою профессиональную деятельность с материнскими обязанностями, повышать свою квалификацию, участвовать в общественной жизни коллектива. [17]

Действующим законодательством запрещено применение труда женщин на тяжелых работах и работах с вредными условиями труда. Они не могут работать на подземных работах, в горячих цехах, с промышленными ядами, на корчевании корней деревьев и т.п. Законодательством предусмотрены специальные правила привлечения женщин к облегченным квалифицированным работам в сельском хозяйстве. Они могут работать в качестве трактористом — машинистов, механизаторов животноводческих ферм, шоферов легковых автомобилей, машин грузоподъемностью до 2,5 т либо имеющих усилители управления. Женщинам – механизаторам, работающим на тракторах, комбайнах и сложных сельскохозяйственных машинах, устанавливают нормы выработки на 10% ниже норм, действующих в данном хозяйстве. [17]

Ко всем зданиям и сооружениям должен быть обеспечен свободный доступ. Подъезды к зданиям и водоисточникам, а также доступ к противопожарному инвентарю и оборудованию должны быть всегда свободными. Противопожарный разрыв между зданиями не разрешается использовать для складирования каких-либо материалов и оборудования, стоянки сельхоз техники и автотранспорта.

Сжигание мусора на территории производственных построек и полевых станов допускается только в безветренную погоду на расстоянии не менее 100 метров от строений и хлебных массивов. Оставшуюся золу и угли следует тщательно залить водой или засыпать землей.

В производственных помещениях следует обозначить маршрут движения транспортных средств. Их скорость не должна превышать 2 км/ч. Перед подъемом платформы оператор должен убедиться в отсутствии людей на разгружаемом автомобильном транспорте, в приемном бункере, на платформе и подать звуковой сигнал.

Нужна помощь в написании диплома?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.

Заказать диплом

Работающие должны строго соблюдать правила личной гигиены. Принимать пищу, курить, снимать средства индивидуальной защиты во время отдыха только в специально отведенных местах, а при работе с протравленными семенами и минеральными удобрениями – только после тщательного мытья рук, полостей рта и носа.

Всем работникам хозяйства необходимо соблюдать правила внутреннего трудового распорядка. Недопускается: присутствие в рабочей зоне посторонних лиц, работа в состоянии алкогольного или наркотического опьянения, а также в болезненном или утомленном состоянии. Работающие должны выполнять только ту работу, по которой прошли инструктаж и на которую выдано задание. Не перепоручать свою работу другим лицам.

Лица, нарушившие требования Инструкции по технике безопасности УО СПК «Путришки», несут ответственность в порядке, установленном законодательством.

Выводы и предложения

В ходе анализа состояния делопроизводства в УО СПК «Путришки» выявлено, что:

1. УО СПК «Путришки» специализируется в молочно-мясном направлении с развитым зернопроизводством. Коэффициент специализации при этом равен 0,216, что свидетельствует о среднем уровне специализации. В 2008 г. общая земельная площадь, закрепленная за кооперативом, составила 4974 га, площадь сельхозугодий — 4395 га. В структуре землепользования хозяйства наибольший удельный вес занимают сельскохозяйственные угодья (88,4 %), что свидетельствует о высоком уровне сельскохозяйственного освоения земель. Небольшой удельный занимают леса и пруды и водоемы – 2,9 и 0,7 % соответственно, а также прочие земли, на долю которых приходится 8,0 %. Наибольшая часть сельхозугодий отведена в кооперативе под пашню (73,2 %), что свидетельствует о высоком уровне распаханности территории. В 2008 г. общая площадь посевов составляла 3221 га, что на 107 га больше, чем в 2004 г. В 2008 г. урожайность зерновых составила 68,1 ц/га, сахарной свеклы – 546,1 ц/га, картофеля – 281,1 ц/га. В хозяйстве содержалось 855 коров со среднегодовым надоем молока 5186 кг, 2202 голов КРС со среднесуточным приростом живой массы 687 г. В целом рентабельность хозяйства в 2008 году достигла 5,8 % в основном за счет отрасли растениеводства.

2. Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними, регламентирован инструкцией по делопроизводству в УО СПК «Путришки» и табелем унифицированных форм документов.

3. В УО СПК «Путришки» делопроизводство организовано на основе частичной централизации. Отдельные операции, преимущественно важные и трудоемкие, например, контроль исполнения, размножение документов, производят в приемной председателя – секретарем — машинисткой, остальные виды работ рассредоточены по отделам хозяйства.

4. Анализируя количество входящей и внутренней корреспонденции УО СПК «Путришки» за последние три года, была выявлена тенденция к его росту.

5. Хозяйственное управление УО СПК «Путришки» нуждается в постоянном совершенствовании. Этот процесс закономерный. Он обусловлен динамизмом самого сельскохозяйственного производства. Чрезвычайно сложную и тонкую сеть новых организационных отношений нужно не только наладить, но и планомерно развивать в соответствии с меняющимися условиями и задачами.

Основными направлениями совершенствования организации делопроизводства в системе управления УО СПК «Путришки» является:

1) решение о делегировании права подписи исходящих документов (справки и другие документы, выдаваемые работникам хозяйства для предоставления по месту требования может подписывать заместитель председателя, а содержащие информацию о денежных средствах – главный бухгалтер);

Нужна помощь в написании диплома?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.

Заказать диплом

2) тексты приказов на отпуска, премии, наказания, справки о месте работы, о размере заработной платы могут быть заготовлены трафаретно;

3) уменьшение различных преамбул в документах, исключение из служебной переписки персональных обращений и заключительных фраз;

4) внедрение бланка формы А5 (например, экземпляр бухгалтерского баланса, оставляемый в хозяйстве для внутреннего пользования можно печатать в уменьшенном варианте, с использованием двусторонней печати, располагая по два листа на странице. Подобным образом можно печатать акты о выделении документов к уничтожению, акты приема и передачи документов на госхранение, документы (акты на переработку, ведомости движения, реестры отправки, сортовые удостоверения и др.) по учету, переработке и движению зерна, докладные записки, акты и другие материалы о развитии производства);

5) объемные документы справочного характера, которыми будут пользоваться долгое время, следует изготавливать с заменяемыми страницами (например, бизнес-план хозяйства и планы социально-экономического развития хозяйства на предстоящий год);

6) внедрение микропроцессорной техники и безбумажного документирования.

Список использованной литературы

Белов А.Н., Белов В.Н. Корреспонденция и делопроизводство: Учебник для техникумов. – 3-е изд., испр. И доп. – М.: Легпромбытиздат, 1988. – 226 с.
Бобылева М.П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота) // Делопроизводство — 1999. — №1. – с. 7-10
Васильев Д. В. Делопроизводство на компьютере. — М.: Приор, 1997.
ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
Давыдова Э.Н. Делопроизводство: Учеб.-практич. Руководство – 8-е изд., стереотип. – Мн.: ТетраСистемс, 2004. – 240 с.
Денисов В. Word 97 c самого начала. — СПб: Питер, 1997. – 446 с.
Документы и делопроизводство: Справ. Пособие / Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов; Сост. М.Т. Лихачев. – М.: Экономика, 1991. – 234 с.
Иритикова В. С. Приказ по личному составу // Секретарское дело. – 1997. — № 1 – с. 20-27
Керженцев П.М. Принципы организации. – М., 1968 – 112 с.
Кирсанова М. В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. – 2-е изд. – М.: ИНФРА-М, Новосибирск: НГАЭиУ, 1998. – 272 с.
Коктыш Л.А., Новик В.И., Ласкавнев В.П. Правила безопасности в сельском хозяйстве. – Мн.: 2005. – 215 с.
Кузнецова Т.В. Для чего секретарю нужны нормативно-методические документы по делопроизводству // Секретарское дело. — 2007. — № 1.- с. 4.
Кузнецов С.Л. Проблема выбора программного обеспечения для комплексной автоматизации работы офиса // Секретарское дело. — 2006. — № 4. – с. 10-12
Лосев В.И., Кузнецова Т.В. Управленческая документация. М., 1985. – 120 с.
Менеджмент организации / Учеб. пособие. Под ред. З.П. Румянцевой и Н.А. Саломатина. — М.: Инфа-М, 1995. – 265 с.
Мескон М.Х., Альберт М., Хедоурн Ф. Основы менеджмента: Пер. с англ. – М.: Дело, 1995.
Охрана труда / Канареев Ф.Н., Бугаевский В.В., Перегожин М.А. и др.; Под ред. Канареева Ф.М. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Агропромиздат, 1988. – 351 с.
Охрана труда в сельском хозяйстве: Справочник / Сост. В.Н. Михайлов и др.. М.: Агропромиздат, 1988. – 543 с.
Самыкина И. В. «Практическое руководство для секретаря». — М.: БИНОМ, 1995
Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. М.: Приор, 2000.
Стенюков М.В. Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. — М.: 2004. – 98 с.
Современная экономика. Общедоступный учебный курс. — Ростов-на-Дону: издательство «Феникс», 1996.
Справочная правовая система «Консультант Плюс»
Стандарт предприятия СТП 37.172.168-99
Экономическая стратегия фирмы / Учебн. пособие под ред. Градова А.П. – Спб.: Питер, 1995.
Экономика предприятий и отраслей АПК / под общ. ред. В.С. Тонковича, Л.Ф. Догиля. – Мн.: БГУ, 1996.
Экономика сельского хозяйства. В.А. Добрынин, А.В. Беляев, П.П. Дунаев и др.; Под ред. В.А. Добрынина. – 3-е изд., перераб. и доп. – М.: Агропромиздат, 1990. – 476 с.

Приложение

Размер и структура товарной продукции УО СПК «Путришки»

Вид продукции Выручено, млн. руб. Структура товарной продукции, %
2004 г. 2005 г. 2006 г. 2007 г. 2008 г. 2004 г. 2005 г. 2006 г. 2007 г. 2008 г.
Зерно 2145 1508 1612 2233 3203 35,3 23,4 24,5 25,8 27,8
Рапс 98 94 133 199 382 1,6 1,5 2,0 2,3 3,3
Картофель 159 109 109 182 197 2,6 1,7 1,7 2,1 1,7
Сахарная свекла 953 982 939 1337 1389 15,7 15,2 14,3 15,5 12,0
Плоды 64 199 185 449 295 1,1 3,1 2,8 5,2 2,6
Прочая продукция растениеводства 170 525 404 28 19 2,8 8,1 6,1 0,3 0,2
Итого по растениеводству 3589 3417 3382 4428 5485 59,1 53,0 51,4 51,2 47,6
КРС на мясо 945 1232 1249 1444 1676 15,6 19,1 19,0 16,7 14,5
Молоко 1349 1614 1761 2032 3167 22,2 25,0 26,8 23,5 27,5
Прочая продукция животноводства 31 22 55 122 29 0,5 0,3 0,8 1,4 0,3
Итого по животноводству 2325 2868 3065 3598 4872 38,3 44,6 46,6 41,6 42,3
Прочая продукция 158 162 127 625 1172 2,6 2,4 2,0 7,2 10,1
Всего 6072 6447 6574 8651 11529 100,0 100,0 100,0 100,0 100,0

Исходные данные для расчета уровня рентабельности сельскохозяйственной продукции в УО СПК «Путришки»

Вид продукции Прибыль, млн. руб. Себестоимость, млн. руб.
2004 г. 2005 г. 2006 г. 2007 г. 2008 г. 2004 г. 2005 г. 2006 г. 2007 г. 2008 г.
Зерно 621 52 100 106 492 1522 1456 1512 2127 2711
Рапс 41 34 3 3 45 57 60 130 196 337
Картофель -31 17 1 80 40 190 92 108 102 157
Сахарная свекла 405 219 266 220 177 548 763 673 1117 1212
Овощи -11 -9 -4 -7 -9 13 11 6 10 12
Плоды -26 71 17 121 19 90 128 168 328 276
Итого по растениеводству 976 345 380 514 732 2613 3072 3002 3914 4753
КРС на мясо -78 -157 -372 -444 -456 1023 1389 1621 1888 2132
Молоко 203 58 82 56 396 1146 1556 1679 1976 2771
Итого по животноводству 52 -139 -331 -417 -103 2273 3007 3396 4015 4975
Всего 1036 588 664 913 563 3985 6130 6572 8610 9703

Источник

Понравилась статья? Поделить с друзьями:
  • Анализатор апилуч инструкция по применению
  • Ампулы кейзи для волос инструкция
  • Анализ должностных инструкций работников службы доу
  • Анализатор dirui h 100 инструкция
  • Ампулы реконструктор для волос диксон инструкция