Анализ инструкции по делопроизводству конкретного учреждения
Анализ инструкции по делопроизводству
конкретного учреждения
ВВЕДЕНИЕ
делопроизводство инструкция налоговый
В процессе исследования темы курсовой работы «Анализ Инструкции по
делопроизводству на примере конкретного учреждения» автор выбрал объектом
исследования Налоговую инспекцию №16 по г. Щелково». В основе научного
исследования лежит теоретическое обоснование важности и необходимости
использования в организациях Инструкции по делопроизводству.
Объектом исследования является ИФНС №16 по г.Щелково Московской области.
Предметом исследования — Инструкция по делопроизводству данного учреждения.
Актуальность темы исследования обусловлена тем обстоятельством, что
вопросы нормативно-правового обеспечения организации и ведения делопроизводства
остаются одними из наиболее актуальных в настоящее время. Организация работы с
документами является важной составной частью процессов управления и принятия
управленческих решений существенно влияющей на оперативность и качество
управления.
Цель работы — проанализировать Инструкцию по делопроизводству в
организации.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
1. Провести теоретическое описание процессов делопроизводства.
. Провести анализ деятельности Налоговой инспекции №16.
. Проанализировать технологию работы с документами в Налоговой
инспекции.
. Изучить практику составления Инструкции по делопроизводству в
Инспекции.
. Выявить недостатки в организации делопроизводства Инспекции.
. Разработать и внедрить усовершенствованный вариант Инструкции по
делопроизводству в деятельность Инспекции.
Степень изученности проблемы исследования. На сегодняшний день
наблюдается большое количество работ по различным аспектам выбранной темы.
Документооборот Инспекции ФНС №16 по г. Щелково до нынешнего момента не
анализировался.
Особое внимание при написании работы уделялось рассмотрению и изучению
учебных пособий: Н.П. Крюкова «Документирование управленческой деятельности»,
С.Ю. Кабашов и И.Г. Асфандиярова «Делопроизводство и архивное дело в терминах и
определениях», а также нормативно-методическая базы делопроизводства.
Теоретическая значимость работы заключается в том, что собранная,
обобщенная и систематизированная в ходе исследования информация позволяет
получить целостное представление как о типовой Инструкции по делопроизводству,
так и о конкретной — Инструкции ИФНС №16 г.Щелково.
По структуре работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка
использованной литературы и приложений.
В первой главе делопроизводство рассматривается как с теоретической, так
и с практической точки зрения, выделяются основные факторы в работе
делопроизводителя, сущность и начальный этап курсовой работы — анализ
инструкции конкретного учреждения.
Вторая глава является основной частью работы, в ней будет подробно рассмотрена
инструкция Налоговой инспекции ИФНС №16 г. Щелково, ее
организационно-экономическая характеристика.
В третьей главе будет сделана попытка усовершенствовать изученную
инструкцию, так же к ней будут разработаны дополнения. На основе данной
инструкции будут рассмотрены проблемы делопроизводства в ИФНС №16 г. Щелково.
ГЛАВА 1.
Теоретические аспекты анализа инструкции по делопроизводству
делопроизводство инструкция налоговый
1.1 Сущность понятия
«делопроизводство»
Делопроизводство (документационное обеспечение управления) — это отрасль
деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с
официальными документами.
Термин «документационное обеспечение управления» (ДОУ) вошел в научный
оборот примерно с середины 1970-х гг. в связи с изменением
организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов
к его совершенствованию благодаря активному внедрению в сферу работы с
документами средств вычислительной техники и появлению новых информационных
технологий. Однако, новый термин менее удобен в употреблении, так как он
является словосочетанием из трех слов. Скорее всего, из-за сложности его
употребления не произошла замена терминов («делопроизводства» на
«документационное обеспечение управления»), которые употребляются сегодня как
синонимы.
Тем не менее, между данными терминами все-таки существуют некоторые
различия. Термин «документационное обеспечение управления» подчеркивает
информационно-технологическую составляющую в современной организации
делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных
технологиях работы с документами. Термин «делопроизводство» преимущественно
используется при описании организационной стороны и традиционных приемов работы
с документами.
Несмотря на то, что документационное обеспечение (делопроизводство) —
достаточно консервативная область деятельности, в настоящее время мы являемся
свидетелями весьма серьезных изменений, которые происходят в документационном
обеспечении. Эти изменения вызваны рядом факторов, среди которых наиболее
значимыми являются:
— изменение законодательства в сфере информации и документации;
— изменение технологии создания, обработки, хранения и
использования документов (применение в процессах управления документами
компьютерной техники, автоматизация делопроизводственных процессов, внедрение и
применение систем электронного документооборота и электронных документов);
— изменения в организации управленческих процессов, которые
могут быть вызваны различными причинами — как изменением
организационно-правовой формы организации, или ее подведомственности, так и
внедрением системы менеджмента качества в соответствии со стандартами СМК, или
иными причинами.
В целях регламентации правил работы с документами, установления единых
требований к документам в организациях разрабатываются инструкции по
делопроизводству. В нормативной базе документационного обеспечения управления в
настоящее время имеется только один нормативный документ, обязывающий
федеральные органы исполнительной власти разрабатывать инструкции по делопроизводству.
Это постановление Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 № 30,
которым утвержден Типовой регламент взаимодействия федеральных органов
исполнительной власти.
В статье 11 Типового регламента устанавливается, что делопроизводство в
федеральных органах исполнительной власти организуется в соответствии с типовой
инструкцией по делопроизводству, утверждаемой Министерством культуры Российской
Федерации. Федеральные органы исполнительной власти издают свои инструкции по
делопроизводству, согласованные с Федеральным архивным агентством. И хотя это
положение касается только федеральных органов исполнительной власти и остальные
организации вправе регулировать вопросы организации делопроизводства так, как
считают необходимым, в нашей стране давно сложилась устойчивая практика
разработки и применения инструкций по делопроизводству.
Традиционно в инструкциях по делопроизводству описывается порядок работы
с организационно-распорядительной документацией, другие системы документации
при этом не затрагиваются. Представляется более целесообразным при разработке
названных инструкций показывать порядок работы со всеми системами документации,
применяемыми в организации, или дополнительно к Инструкции по делопроизводству
составлять, например, Инструкцию по кадровому делопроизводству.
1.2
Особенности организации делопроизводства
Функция управления документами в организации выполняется службой
документационного обеспечения управления, или службой делопроизводства. Служба
ДОУ — это структурное подразделение организации, на которое возложены функции
по ведению делопроизводства. В любой организации в каждом структурном
подразделении или на каждом участке деятельности должен быть работник,
ответственный за организацию делопроизводства. Это может быть самостоятельная
штатная единица — секретарь подразделения, делопроизводитель — или работник,
совмещающий выполнение делопроизводственных обязанностей с функциональными
обязанностями по основной должности. В последнем случае поручить работнику
подразделения выполнение обязанностей по ведению делопроизводства можно только
на основании приказа (распоряжения) руководителя организации.
Чаще всего подразделение имеет какое-то конкретное название: отдел
делопроизводства, канцелярия, общий отдел, отдел ДОУ и др. В организациях с
большой численностью работников и сложной структурой это может быть департамент
или управление соответственно делопроизводства, документационного обеспечения
или управления документами.
При определении места канцелярии в структуре организации
следует исходить из того, что канцелярия управляет документацией и
документационными потоками всей организации, следовательно, она должна быть
самостоятельным подразделением, пусть и с небольшой штатной численностью (если
объем документооборота не велик), с подчинением непосредственно руководителю
организации или одному из заместителей руководителя, в ведении которого
находятся вопросы информации, документации, архива. Это принципиально важно еще
и потому, что канцелярия непосредственно работает с руководством, решает
вопросы рассмотрения документов, их согласования, контролирует исполнение
документов, ведет справочную работу по документам, в т. ч. по заданиям
руководства, выполняет другие поручения руководства.
Существует три формы организации делопроизводства: централизованная,
децентрализованная и смешанная.
При централизованной форме организации делопроизводства все
операции по обработке документов сосредоточиваются (централизуются) в едином
для всего учреждения центре — канцелярии, общем отделе или у секретаря. Децентрализованная
форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между
структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется
относительно однородный набор делопроизводственных операций. При смешанной
форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль,
размножение документов) и децентрализовано (справочно-информационное
обслуживание, хранение документов, формирование дел).
Система делопроизводства охватывает всю последовательность перемещений
документов в аппарате управления, в ходе которых осуществляются операции по их
приему, передаче, рассмотрению, подготовке, оформлению и отправке. Рационально
организованная система делопроизводства обеспечивает оперативное прохождение
документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени.
Важнейшая составляющая делопроизводства — организация документооборота в
организации. Документооборот — это движение документов в учреждении с момента
их поступления или создания до завершения исполнения или отправки
Основные этапы грамотно построенной системы делопроизводства:
. Централизация операций по приему и отправке документов. Согласно
этому правилу все документы организации, как поступающие (независимо от способа
доставки), так и отправляемые (за исключением поступающих и передаваемых по
факсу и электронной почте и касающихся исключительно компетенции
подразделений), должны обрабатываться в одном подразделении — службе
делопроизводства.
. Исключение необоснованных возвратных движений при прохождении документа.
В процессе документооборота документы могут возвращаться в инстанцию, через
которую они уже проходили, только если это обусловлено деловой необходимостью.
. Организация предварительного рассмотрения поступивших документов
(до передачи их на рассмотрение руководителя). Соблюдение данного правила
позволяет выделить из всей массы документов, поступивших в организацию, те из
них, которые в силу своей важности и значимости для организации должны быть
рассмотрены руководителем.
. Однократность регистрации документов, поступивших в организацию
и отправляемых из организации.
. Вынесение конкретных резолюций, по возможности точно
определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения.
. Устранение необоснованных согласований, организация параллельного согласования,
сокращение времени на согласование документа.
. Выполнение технических операций по обработке и передаче документов
техническим персоналом.
. Разделение документов, включенных в документооборот организации, на
документопотоки. Под документопотоком понимается совокупность документов одного
наименования или назначения, движущихся в организации по одному маршруту. Для
каждого документопотока устанавливается определенный маршрут. Как правило, в
документообороте выделяется три документопотока: поступающие (входящие),
отправляемые (исходящие) и внутренние документы. Внутри каждого из них
существуют документопотоки 2-го уровня. Входящие документы включают:
— поступающие из вышестоящих организаций.
— Как правило, они поступают на рассмотрение (и резолюцию) руководителю
организации;
— поступающие из подведомственных организаций (филиалов,
представительств);
— поступающие из организаций, связанных договорными
обязательствами;
— обращения граждан и др.
Аналогично выделяются документопотоки в массиве исходящих и внутренних
документов. Как правило, отдельный документопоток представляют собой документы
ограниченного доступа (с грифом “Конфиденциально”, “Коммерческая тайна” и др.),
работа с которыми ведется по особым правилам, под контролем службы безопасности
организации.
. Выделение среди других так называемых «нерегистрируемых документов».
В данной главе углубленно рассмотрены исторические и теоретические
сведения о сущности понятия «делопроизводство», особенности делопроизводства в
наши дни, выделены такие аспекты как — централизованная, децентрализованная и
смешанная форма организации делопроизводства. Приведен пример этапов грамотно
построенной системы делопроизводства, на основании которого все документы
должны обрабатываться в одном подразделении — службе делопроизводства.
ГЛАВА 2. Анализ инструкции по делопроизводству Налоговой инспекции ИФНС №16 г.
Щелково
2.1
Организационно-экономическая характеристика ИФНС №16
Федеральная налоговая служба (ФНС России) является федеральным органом
исполнительной власти, осуществляющим функции по контролю и надзору за
соблюдением законодательства о налогах и сборах, за правильностью исчисления,
полнотой и своевременностью внесения в соответствующий бюджет налогов и сборов,
в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, за
правильностью исчисления, полнотой и своевременностью внесения в
соответствующий бюджет иных обязательных платежей, а также за производством и
оборотом этилового спирта, спиртосодержащей, алкогольной и табачной продукции и
за соблюдением валютного законодательства Российской Федерации в пределах
компетенции налоговых органов.
Межрайонная инспекция ФНС № 16 по Московской области обслуживает
Щелковский район, а также городские округа Фрязино и Лосино-Петровский.
Управление Федеральной налоговой службы по г. Щелково создано и
функционирует на основании Приказа ФНС России от 19 ноября 2004 года №
САЭ-3-15/99 «О структуре Управления ФНС России» и Положения об Управлении
Федеральной налоговой службы по РФ, утвержденного руководителем ФНС России
А.Э.Сердюковым 23.12.2004 г.
Категории: «Государственное управление общего характера»,
«Управление финансовой и фискальной деятельностью».
Организационно-правовая форма: Бюджетные учреждения.
Тип собственности: Федеральная собственность.
Руководитель: И.О. начальника Смердова Валентина Юзефовна.
Юридический и фактический адрес: 141100, г. Щелково, ул. Советская, 4.
Нормативные акты, регламентирующие деятельность Инспекции ФНС №16:
Конституция Российской Федерации, Налоговый кодекс Российской Федерации, Кодекс
Российской Федерации об административных правонарушениях, принят
Государственной Думой Федерального Собрания Российской Федерации 30.12.2001
№195-ФЗ, Федеральный закон №128-ФЗ от 08.08.2001 «О лицензировании отдельных
видов деятельности», Федеральный закон № 943-1 от 21.03.1991 «О налоговых
органах Российской Федерации».а также постановлениями Правительства РФ,
внутренними приказами.
Локальные нормативные акты (правила, положения, инструкции) определяют
общие принципы работы организации, устанавливают режим труда и отдыха
работников, должностные функции работников, систему оплаты труда и оценки
персонала, основные права и обязанности сторон трудового договора.
Основным документом Межрайонной инспекции ФНС № 16 является
его Положение. Положение содержит: общие положения; официальное наименование
учреждения; указание на местонахождение учреждения; указание на учредителя;
указание на законодательные и нормативно — правовые акты, в соответствии с
которыми действует учреждение; основные задачи и функции; виды деятельности;
имущество и финансы учреждения; права и обязанности; управление учреждением;
реорганизация и ликвидация учреждения; основные правила работы с документами.
Штатная численность Инспекции ФНС по г.Щелково — 110
человек (таблица 1).
Таблица 1. Структура и численность работников Инспекции ФНС
№16
|
№ п/п |
Штатная |
|
|
1 |
Руководитель, |
3 |
|
2 |
Отдел |
6 |
|
3 |
Отдел общего и |
7 (начальник, |
|
4 |
Отдел |
3 |
|
5 |
Отдел кадров и |
4 |
|
6 |
Аналитический |
4 |
|
7 |
Отдел |
6 |
|
8 |
Отдел работы с |
12 |
|
9 |
Отдел урегулирования |
12 |
|
10 |
Отдел |
10 |
|
11 |
Отдел |
8 |
|
12 |
Отдел |
10 |
|
13 |
Отдел |
12 |
|
14 |
Отдел выездных |
10 |
|
15 |
Правовой отдел |
3 |
|
Всего |
110 |
Круг обязанностей, прав, установление взаимоотношений,
должностные обязанности работников Инспекции и квалификационные требования к
ним закреплены и регламентированы должностными инструкциями. Это позволяет
равномерно распределить обязанности и установить подчиненность работников. Все
сотрудники осуществляют свою деятельность в соответствии с разработанными
индивидуальными должностными функциональными инструкциями (ИДФИ).
Штатное расписание — как правовой акт, устанавливает штатную численность
организации, состав должностей и размеры оплаты труда работников. Штатное расписание Инспекции утверждено в год его
создания приказом руководителя.
2.2 Организация делопроизводства и практика составления инструкции по
делопроизводству в ИФНС №16
В Инспекции ФНС №16 мы наблюдаем централизованную форму организации
делопроизводства. Первый заместитель руководителя построил систему
делопроизводства таким образом, что все основные главные функции по организации
документооборота выполняет отдел общего обеспечения. Отдел подчиняется
непосредственно первому заместителю руководителя по общим вопросам. В отделе
работают семь человек: начальник отдела, 3 секретаря (в приемной руководителя и
в приемной заместителей), 2 ведущих специалиста отдела общего обеспечения, 1
специалист АХО. Соответственно, ответственность за организацию и правильную
постановку делопроизводства возлагается на ведущих специалистов и начальника
отдела, что, в свою очередь, закреплено их должностной инструкцией. Секретари
выполняют поручения только своих непосредственных руководителей, и отношения к
делопроизводству не имеют.
Рассмотрим подробно организацию процесса работы с документами в
Инспекции.
. Прием, обработка и распределение поступающих документов.
Документы, поступающие в Инспекцию на бумажных носителях, проходят
первичную обработку: предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение
руководством и представление исполнителям. Прием и первичная обработка
документов осуществляется работниками отдела общего обеспечения. Регистрация
входящих документов производится одним из ведущих специалистов отдела в системе
электронного документооборота Lotus Notes, на документе в правом нижнем углу
проставляется дата поступления и номер по порядку. Регистрация входящих
документов осуществляется путем занесения данных в Журнал регистрации входящих
документов в системе Lotus Notes и сканирования документа в карточку. В
Инспекции предусмотрена раздельная система регистрации документов: Входящие
документы на бумажных носителях и по электронной почте; Факсограммы; Обращения,
предложения, жалобы граждан; Запросы на проверку. Регистрация входящих
документов и факсограмм в карточке документа в системе Lotus Notes производится
по следующей форме:
Рис.1. Карточка регистрации входящего документа в системе Lotus Notes
В карточке указывается порядковый номер документа и дата получения,
адресат, адресант, исходящий номер и дата организации, направившей документ,
количество листов и приложений к документу, краткое содержание, ссылки на
предыдущие документы, в приложении прикрепляется сканированный вариант
пришедшего документа.
Номер документа состоит из двух частей — приставка 01, 02, 03 и 04 (01 —
руководитель, 02 — первый заместитель, 03 — заместитель, 04 — заместитель по
общим вопросам) и собственно порядкового номера и выглядит следующим образом:
01/576-вх. При регистрации обращений граждан прибавляется приставка ОГ:
02/344-ОГ. Запросы на проверку регистрируются в отдельной вкладке, к ним
прибавляется приставка ЗП: 01/456-ЗП.
После регистрации документ вкладывается в папку на рассмотрение
руководителю. После наложения резолюции документ копируется ведущим
специалистом в количестве, соответствующем количеству исполнителей (в основном
это заместители руководителя, передающие дела со своей визой в работу).
Бумажный вариант резолюции перепечатывается в систему Lotus Notes.
Сам документ с резолюцией и со штампом Инспекции и входящим номером
подшивается в папку «Входящие документы».
. Регистрация и отправление исходящих документов.
Перед регистрацией проверяется правильность адресации, наличие подписей,
приложений, фамилия, инициалы и номера служебного телефона исполнителя. При
регистрации исходящей корреспонденции специалистом на исходящем документе
ставится индивидуальный порядковый номер (регистрационный номер документа), при
ответе на поступивший в Инспекцию документ, ставится ссылка. Регистрация
исходящих и внутренних документов в системе Lotus Notes производится по той же
схеме, что и входящая документация.
Номер документа состоит из двух частей — приставка 01, 02, 03 и 04 (01 —
руководитель, 02 — первый заместитель, 03 — заместитель, 04 — заместитель по
общим вопросам) и собственно порядкового номера и выглядит следующим образом:
01/576-исх. При регистрации ответов на обращения граждан прибавляется приставка
ОГ: 02/344-исх/ОГ.
Рис.3.
Диаграмма наиболее распространенных исходящих документов
Как
видно из диаграммы, основной объем исходящих писем составляют ответы на
заявления граждан и письма по профильной деятельности Инспекции.
3. Порядок прохождения внутренних документов.
Внутренняя документация проходит следующие этапы: подготовка проекта
документа, перепечатка, регистрация, согласование, визирование, подписание,
исполнение.
Приказы по общей деятельности регистрируются ведущим специалистом отдела
общего обеспечения, размножаются и рассылаются исполнителям, которые в свою
очередь на оригинале документа ставят подпись о получении. Оригинал документа
подшивается в папку «Приказы».
Регистрационный номер документа (приказа, распоряжения) заносится в
журнал регистрации приказов. Копии подписанных руководителями распорядительных
документов (приказов) в обязательном порядке копии приказа рассылаются в
структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы
или доводятся до сведения всех сотрудников Инспекции.
Приказы по личному составу регистрируются сотрудниками отдела кадровой
политики по следующему принципу:
1. Приказы о приеме и увольнении регистрируются под литерой «Л».
2. Приказы по отпускам и переводам — под литерой «К».
. Приказы об учебах и командировках — под литерой «У».
Журнал регистрации распоряжений идентичен журналу регистрации
распоряжений.
Приказы и распоряжения хранятся в отдельной папке в отделе общего
обеспечения под ответственностью начальника отдела.
Докладные записки на имя руководителя и аналогичные внутренние документы
после рассмотрения должностным лицом передаются в структурное подразделение или
помещаются дело.
. Организация хранения документов.
Хранение документов в Инспекции осуществляется следующим образом: папки,
в которые подшиваются приказы по личному составу, хранятся в специальном шкафу
в отделе кадровой политики, поскольку данные документы очень часто
используются. Все приказы подшиты в дело, каждый листок пронумерован, в конце
дела помещается итоговая внутренняя опись о количестве подшитых листов,
проставлена подпись директора и печать учреждения. Однако отсутствует
внутренняя опись в начале дела, неправильно оформлена обложка, нет сводной
описи. Остальные документы без заведения дел и составления описей складываются
в коробки и спускаются в специальное помещение для хранения документации.
Документы, составленные и полученные в ходе работы отдела общих технологий
систематизированы специалистами ООО «Архивист» по хронологии, по номинальному,
по предметно — вопросному признакам.
Выше нами были выявлены все процессы делопроизводства,
актуальные для Инспекции ФНС №16, теперь нужно определиться с объемом
документов относительно каждого из них.
В качестве отчетного периода мы возьмем один год. Далее,
подсчитаем объем документооборота не только за прошедший, но и за два
предыдущих года, чтобы определить динамику роста/спада количества документов.
Таблица 2. Объем документооборота Инспекции за 2011-2013 гг.
|
Вид документа |
Количество |
|
2011 год |
|
|
Входящие письма |
823 |
|
Исходящие |
659 |
|
Служебные |
80 |
|
ОРД |
204 |
|
Проверки |
1101 |
|
Общее |
2867 |
|
2012 |
|
|
Входящие письма |
1001 |
|
Исходящие |
841 |
|
Служебные |
94 |
|
ОРД |
250 |
|
Проверки |
1125 |
|
Общее |
3311 |
|
2013 |
|
|
Входящие письма |
1427 |
|
Исходящие |
905 |
|
Служебные |
97 |
|
ОРД |
257 |
|
Проверки |
1131 |
|
Общее |
3817 |
Рис.4. Объем документооборота Инспекции за 2011-2013 гг.
Как видно из графика, в Инспекции наблюдается значительное
повышение объема документооборота в условиях общей компьютеризации, возрастание
количества заявок от граждан, в следствие чего увеличению писем относительно
профессиональной деятельности.
Организационно-распорядительные документы (включая приказы по
кадрам) также идут практически вровень — предоставление отпусков, приказы о
поощрении, по личному составу, по основной деятельности.
Инструкция
по делопроизводству разрабатывается в целях совершенствования документационного
обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и
форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля
исполнения документов.
Инструкция
устанавливает общие требования к функционированию служб документационного
обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и
организации работы с документами в организации.
Организация,
ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на
основе единой технической политики и применения современных технических средств
в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением
установленного порядка работы с документами в подразделениях организаций
выполняются отделом документационного обеспечения. Инструкция по
делопроизводству Инспекции ФНС №16 г. Щелково была разработана в 2005 году, она
небольшая, обновлялась в 2012 году, содержит следующие основные разделы:
общая
часть,
правила
составления и оформления документов,
порядок
работы с документами,
обеспечение
сохранности документов.
Инструкция
по делопроизводству утверждена приказом руководителя Инспекции.
В
главе 2 рассмотрено определение ИНФС №16, структура работы инспекции,
нормативные акты, регулирующие ее деятельность. Автор приводит пример таблицы
штатной численности в количестве ста десяти человек, так же в инспекции
присутствует централизованная форма документооборота.
Приведены
диаграммы изменения в течение времени работы организации по документации.
Указан
порядок составления документов до дальнейшего рассмотрения руководителем или
отправки в иные отделы, прием и обработку входящих документов, составление
исходящих, порядок прохождения внутренних документов и особенности работы в
системе Lotus Notes.
Особое
внимание уделено Инструкции по делопроизводству в ИНФС №16 и ее структуре.
ГЛАВА 3.
Совершенствование инструкции по делопроизводству Налоговой инспекции ИФНС №16
г. Щелково
.1 Проблемы
делопроизводства в ИФНС №16, разработка дополнений к инструкции по
делопроизводству
Одним из главных недостатков в организации делопроизводства ИФНС №16
является отсутствие новой Инструкции по делопроизводству.
Соответственно, необходимо внести коррективы в существующую Инструкцию по
делопроизводству ИФНС №16 для официального документального закрепления правил
оформления писем. Также в Инструкции отсутствует раздел, характеризующий
основные понятия, которые используются в тексте данного нормативного документа.
Инструкция не содержит раздела, где бы отражались основные правила учета,
хранения и уничтожения бланков организации, где были бы прописаны лица,
ответственные за этот процесс.
Рекомендуется также создать шаблоны документов в электронной форме, а
также внести изменения в Инструкцию по делопроизводству относительно оформления
деловых писем, которые необходимо направить всем сотрудникам ИФНС №16.
Итак, основным недостатком в работе отдела общего обеспечения автор
назвал отсутствие новой усовершенствованной Инструкции по делопроизводству.
были разработаны дополнения к Инструкции по делопроизводству Инспекции.
Следующие пункты мы предлагаем включить в соответствующие разделы.
Включить в Инструкцию необходимый раздел II.. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ
В Инструкции используются следующие основные понятия:
автор документа — физическое или юридическое лицо, создавшее документ;
. Словарь инструкции по делопроизводству в ЮУрГУ
бланк документа — набор реквизитов, идентифицирующих автора официального
письменного документа;
2. Словарь инструкции по делопроизводству в ЮУрГУ
вид документа — принадлежность документа к определенной группе документов
по признакам содержания и целевого назначения;
3. Словарь инструкции по делопроизводству в ЮУрГУ
документ — официальный документ, созданный государственным органом,
органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный
в установленном порядке и включенный в документооборот Инспекции;
. Словарь инструкции по делопроизводству в ЮУрГУ
документирование — фиксация информации на материальных носителях в
установленном порядке;
. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти от
15 июня 2009 года №477
документооборот — движение документов с момента их создания или получения
до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
. Словарь инструкции по делопроизводству в ЮУрГУ
дело — совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к
одному вопросу или участку деятельности Инспекции;
. Словарь инструкции по делопроизводству в ЮУрГУ
копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника
документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти от
15 июня 2009 года №477
номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел,
формируемых в Инспекции, с указанием сроков их хранения;
. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти от
15 июня 2009 года №477
обращение гражданина — направленные в государственный орган, орган
местного самоуправления или должностному лицу письменные предложение, заявление
или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган
местного самоуправления;
. Федеральный закон «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской
Федерации» от 02.05.2006 года № 59-ФЗ
оформление документа — проставление необходимых реквизитов, установленных
правилами документирования;
. Словарь инструкции по делопроизводству в ЮУрГУ
регистрация документа — присвоение документу регистрационного номера и
запись в установленном порядке сведений о документе;
. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти от
15 июня 2009 года №477
реквизит документа — обязательный элемент оформления документа;
. Словарь инструкции по делопроизводству в ЮУрГУ
система электронного документооборота — информационная система,
обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку,
управление документами и доступ к ним);
. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти от
15 июня 2009 года №477
сканирование документа — получение электронного образа документа;
. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти от
15 июня 2009 года №477
служебный документ — официальный документ, используемый в текущей
деятельности Инспекции;
. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти от
15 июня 2009 года №477
формирование дела — группировка исполненных документов в дело в
соответствии с номенклатурой дел;
. Энциклопедия делопроизводства Раздел 3. Организация работы с
документами. Часть 3.2. Оперативное хранение документов
шаблон бланка (унифицированной формы документа) — бланк документа
(унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;
. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти от
15 июня 2009 года №477
экспертиза ценности документов — изучение документов на основании
критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора
их для включения в состав национального фонда;
. Энциклопедия делопроизводства Раздел 3. Организация работы с
документами. Часть 3.2. Оперативное хранение документов
электронный документ — документированная информация, представленная в
электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с
использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по
информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных
системах;
. ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от
27 июля 2006 года ст. 2 Основные понятия
электронный документооборот — документооборот с применением
информационной системы;
. ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от
27 июля 2006 года ст. 2 Основные понятия
электронный образ документа — электронная копия документа, изготовленного
на бумажном носителе;
. ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от
27 июля 2006 года ст. 2 Основные понятия
электронная цифровая подпись — информация в электронной форме, которая
присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации)
или иным образом связана с такой информацией и которая используется для
определения лица, подписывающего информацию.
. ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от
27 июля 2006 года ст. 2 Основные понятия
юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое
ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и
установленным порядком оформления.
. Словарь инструкции по делопроизводству в ЮУрГУ
Соответственно, имеющийся раздел 2 будет разделом №3.
В подраздел 3.4. Общие требования к составлению и оформлению документов
раздела III ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ добавить:
.1.4. Документы печатаются согласно ГОСТу Р 6.30-2003.
При подготовке документов используется шрифт Times New Roman размером № 12 (для оформления табличных материалов),
13, 14 (для остальных документов в зависимости от объема текста) через 1-1,5
интервала, с абзацным отступом 1.25 см., выравнивается по ширине листа,
начертание шрифта — обычный, при этом документ должен иметь поля:
левое — 20 мм, правое — 10 мм, нижнее — 20 мм, верхнее — 20 мм
(Приложение 1).
Также рекомендуется добавить пункт Учет бланков документов, поскольку это
нигде не оговорено.
. Организация работы по заказу на изготовление и учету бланков документов
Инспекции возлагается на отдел общего обеспечения, который составляет заявки на
изготовление бланков документов, а также, при необходимости, их образцы
(макеты); оформляет заказы на изготовление печатно-бланочной продукции в типографии;
осуществляет получение изготовленных бланков документов.
. Гербовые бланки изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4
(210 х 297 мм), а также должностные бланки для оформления резолюций и иных
поручений на бумаге формата А6 (105 х 148 мм).
. Изготовление гербовых бланков производится типографским способом либо
иным способом, в том числе с помощью компьютерной техники, в соответствии с
требованиями ГОСТ Р 6.30 — 2003 «Унифицированные системы документации…».
. Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации
изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими выданные
уполномоченным федеральным органом исполнительной власти лицензии на
соответствующий вид деятельности, по заказу Инспекции.
. Бланки документов Инспекции подлежат учету. Учет бланков ведется
раздельно по видам бланков в журнале учета выдачи бланков. Бланки выдаются
работникам структурных подразделений Инспекции под роспись в журнале учета
выдачи бланков (журнал учета бланков в Инспекции имеется).
. Бланки документов используются строго по назначению и хранятся в
надежно запираемых шкафах.
. Допускается использование только пронумерованных бланков. Номера на
бланках проставляются в отделе общего обеспечения с помощью специального
штампа.
. Ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их
использования несут работники отдела общего обеспечения Инспекции.
. Образцы бланков и электронные шаблоны бланков документов Инспекции
утверждаются руководителем Инспекции.
. Порядок изготовления, использования, учета, хранения и уничтожения в
Инспекции устанавливается руководителем.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В современном обществе информация стала полноценным ресурсом
производства, важным элементом социальной и политической жизни общества.
Качество ДОУ определяет качество управления. Для повышения эффективности
управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с
документами, так как всякое управленческое решение документируется. В целях
регламентации правил работы с документами, установления единых требований к
документам в организациях разрабатываются инструкции по делопроизводству. В
нормативной базе документационного обеспечения управления в настоящее время
имеется только один нормативный документ, обязывающий федеральные органы исполнительной
власти разрабатывать инструкции по делопроизводству. В рамках исследования мы
проанализировали деятельность ИФНС №16 по г.Щелково в рамках организации
делопроизводства. В Инспекции ФНС №16 мы наблюдаем централизованную форму
организации делопроизводства. В Инспекции прослеживается смешанное
делопроизводство с использованием как бумажных, так и электронных носителей.
Ежегодно в Инспекции наблюдается значительное повышение объема документооборота
за счет условий общей компьютеризации, возрастания количества заявок от
граждан, в следствие чего увеличения писем относительно профессиональной
деятельности.
Проанализировав деятельность отдела общего обеспечения, мы
выявили большой недостаток: в Инспекции используется устаревшая Инструкция по
делопроизводству.
Автором работы добавлены новые пункты для
включения в основные разделы Инструкции по делопроизводству Инспекции. Был
произведен углубленный анализ инструкции по делопроизводству и ее возможная
корректировка, цели и задачи курсовой работы были достигнуты.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
НОРМАТИВНЫЕ ПРАВОВЫЕ АКТЫ
1. Перечень типовых управленческих документов,
образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв.
Росархивом 06.10.2000 (в ред. от 27.10.2003).
2. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных
органах исполнительной власти. — М.: Росархив, ВНИИДАД, 2001.
. ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированные системы
документации. Унифицированная система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов». — М.: Изд-во стандартов,
2003. — 16 с.
СПЕЦИАЛЬНАЯ ЛИТЕРАТУРА
С 2010 года
1. Андреева В.И. Делопроизводство: практ. пособ./
В.И.Андреева.- 9-е издание, перераб. и доп., — М.: ЗАО «Бизнес-школа»
Интел-Синтез, 2010. — 192 с.
. Кирсанова Н.В. Современное делопроизводство: уч. пособ.- М:
ИНФРА — М; Новосибирск, 2010. — 288 с.
. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Организации и технологии
документационного обеспечения управления).- М:ЗАО «Бизнес-школа» Интел-Синтез,
2010. — 341 с.
. Кушнаренко Н.Н. Документоведение:учеб.-К.
:Знание,КОО,2011.-460с.
. Лихачев М.Т. Документы и делопроизводство: справ. пособ.
-М.: ИНФРА -М, 2011.-212 с.
. О системах СЭД. Краткий обзор // Делопроизводство и
документооборот на предприятии, 2011. — №5. — с.30-34.
. Организация работы с документами: учеб./ Под общ. ред.
проф. В.А. Кудряева. — 5-е изд., перераб. и доп. — М.: ИНФРА — М, 2012. — 592
с.
. Современные технологии делопроизводства и
документооборота// Делопроизводство, 2012. — №4. — с.17-25.
. Кабашов С.Ю. Организация общего и специального
делопроизводства в органах местного самоуправления: учеб. пособ. Гриф УМО по
историко-архивоведению. — М.: НИЦ ИНФРА-М, 2013. — 421 с.
. Технологии работы с документами в современных условиях //
Секретарь-референт, 2013. — №2. — с.5-9.
ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ИСТОЧНИКИ
До 2009 включительно
1.Янковая, В.Ф. Как организовать делопроизводство.- М.:
МЦФЭР, 2004.-298 с.
.Рогожин, М.Ю. Документационное обеспечение управления:
Практ. пособ.- М.: Высшая школа, 2008. -192 с.
.Делопроизводство: учеб. для ВУЗов/ Т.А.Быкова, Л.М. Вялова,
Г.Ю.Максимович, Л.В.Санкина; под общ. ред. проф. Т.В.Кузнецовой.- М.: МЦФЭР,
2009. — 544 с.
.Кабашов С.Ю. Делопроизводство и архивное дело в терминах и
определениях: учеб. Пособие / С. Ю. Кабашов, И. Г. Асфандиярова. — М.: Флинта. —
2009. — 292 с.
.Кабашов С.Ю., Асфандиярова И.Г. Делопроизводство и архивное
дело в терминах и определениях. Гриф УМО по историко-архивоведению. -М.:Наука;
Флинта, 2009.- 296 с.
.Кабашов С.Ю. Организация делопроизводства в органах местного
самоуправления. Гриф УМО по историко-архивоведению. — Уфа: БАГСУ, 2009. — 305
с.
НЕОПУБЛИКОВАННЫЕ ИСТОЧНИКИ
1. Положение ГУЧ Инспекция ФНС по г.Щелково №16,
принято Приказом руководителя №2-п от 27.12.2004.
. Штатное расписание N 1-ШР от 27декабря 2004 г,
утвержденное Приказом руководителя №3-п от 27.12.2004.
Приложение
Основные правила, соблюдаемые при оформлении текста документа
Образец оформления текста ответа на поступившее письмо от граждан
→→→→→→→Иванову И.И.
Никольский п.,
д.1, кв.1, г.Москва,
Российская Федерация,119045
(либо адрес электронной почты)
abcd12345@mail.ru
Уважаемый Иван Иванович!
Текст письма текст письма текст письма текст письма текст письма текст
письма текст письма текст письма текст письма текст письма текст письма текст
письма текст письма текст письма текст письма текст письма текст письма текст
письма текст письма текст письма текст письма текст письма текст письма текст
письма текст письма текст письма.
Первый заместитель
руководителя→→→→→→→→Н.А.Ставридов
1 июля 2018 года введен в действие новый государственный стандарт по оформлению документов ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» [1](далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016). Это отличный повод создать в организации локальный нормативный акт (ЛНА) по оформлению документов.В статье рассмотрим источники информации для создания инструкции, какие разделы можно в нее включить, а также как можно ее адаптировать для удобства использования.
Инструкция по делопроизводству – ЛНА, который не входит в список обязательных внутренних нормативных документов организации (исключение – государственные организации), но его значимость переоценить трудно. Если, конечно, организация следит за своим имиджем.
ИСТОЧНИКИ ДЛЯ СОЗДАНИЯ ИНСТРУКЦИИ
При создании инструкции по делопроизводству целесообразно руководствоваться следующими документами:
• Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти[2] (далее – МР для ФОИВ);
• ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (далее – ГОСТ Р 7.0.8-2013);
• ГОСТ Р 7.0.97-2016.
В качестве образца рекомендуем использовать ведомственные инструкции. Например, Типовую инструкцию по делопроизводству и работе архива в таможенных органах Российской Федерации[3]. Этот документ можно использовать как основу и по содержанию, и по способу изложения информации.
РАЗДЕЛЫ ИНСТРУКЦИИ
При создании инструкции многое зависит от того, по каким принципам организация ведет делопроизводство. Инструкции небольшой и крупной организации с широкой филиальной сетью и разработанной по специальному заказу системой электронного документооборота будут очень разными.
Перечислим разделы инструкции, которые можно включить в универсальную инструкцию (исходить будем из того, что электронные документы и их оборот условной организации не чужды):
1. Общие положения.
2. Термины и определения.
3. Требования к оформлению документов.
4. Организация работы с документами.
5. Особенности работы с электронными документами.
6. Прием, обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции.
7. Оформление и отправка исходящих документов.
8. Организация выполнения документов и поручений.
9. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов.
Список можно дополнить, например, разделами «Система электронного документооборота», «Особенности работы с обращениями граждан», «Протоколирование и выполнение решений собраний» и др. Что касается архивного дела, то для него лучше разработать собственный ЛНА, ведь, как правило, архивом в организациях занимаются только делопроизводители.
Приведем основные рекомендации к содержанию разделов в соответствии с МР для ФОИВ (Таблица).
ТЕКСТ ИНСТРУКЦИИ
Конечно, воспользоваться комбинацией «копировать – вставить» проще всего. Можно брать целые куски из ГОСТ, ведомственных ЛНА или даже из инструкций дружественных организаций. Только делать этого не нужно. Кто-кто, а разработчик документа должен знать текст своего творения до последней буквы. Мы рекомендуем пойти по длинному пути и набирать инструкцию вручную, раздел за разделом.
Попутно текст инструкции нужно снабжать примерами, объясняя, допустим, как оформлять реквизит «Наименование организации» – с наименованием именно своей организации, а не какой-то другой. В примерах к реквизитам «Подпись» или «Виза» надо показать фамилии тех должностных лиц, которые работают в организации.
Кроме того, набор инструкции вручную поможет избежать таких недоразумений, как слова «в государственном органе исполнительной власти» вместо слов «в Обществе», названий и фамилий явно из другого, неизвестно чьего, документа.
АЛГОРИТМ РАБОТЫ НАД ИНСТРУКЦИЕЙ
Приведем алгоритм работы над инструкцией по делопроизводству (Схема).
Проект инструкции – это ее текст, который секретарь представляет на согласование должностным лицам организации. Конечно, в каждой организации свой состав согласующих лиц для разных видов документов, но инструкцию по делопроизводству, скорее всего, будут изучать все: это ЛНА, которым предстоит пользоваться в каждом структурном подразделении без исключения.
Согласованный текст инструкции по делопроизводству передается на утверждение генеральному директору.
Введение инструкции в действие – это не просто ее утверждение и даже не рассылка по структурным подразделениям. Важно сделать так, чтобы инструкцией пользовались ежедневно, чтобы она стала для коллег полезным справочником.
КАК АДАПТИРОВАТЬ ИНСТРУКЦИЮ ДЛЯ УДОБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ
Утвержденная директором инструкция по делопроизводству – результат огромной работы, но это еще не все. Теперь нужно адаптировать инструкцию для пользования. Для этого файл инструкции нужно доработать средствами MS Word.
Создаем навигацию
Если заголовки в тексте инструкции отмечать именно как заголовки (см. меню Стиль в MS Word), а не просто выделять жирным шрифтом или курсивом, то документом будет удобнее пользоваться. При нажатии сочетания клавиш Ctrl+F слева откроется меню Навигация, и пользователю достаточно одного клика по заголовку, чтобы перейти в нужный раздел.
Добавляем гиперссылки
Гиперссылки в тексте, особенно на термины и на приложения к пунктам, существенно упростят пользователю работу над инструкцией. Насколько проще кликнуть, например, по ссылке «Приложение № 4» и попасть в приложение № 4 (и обратно – тоже с помощью гиперссылки), чем искать его по всему тексту.
Вводим полнотекстовый поиск
Готовую и утвержденную инструкцию по делопроизводству нужно сохранить в неизменяемом формате. Например, файл MS Word сохранить как PDF. Тогда в нем будет доступен полнотекстовый поиск, будут работать гиперссылки и заголовки.
«ПИАР» БУДУЩЕЙ ИНСТРУКЦИИ
Впервые вводимую инструкцию по делопроизводству почти наверняка работники воспримут в штыки: еще бы, ведь раньше не было никаких правил, а теперь целый том, который еще нужно изучить каждому. Что ж, это совершенно нормальное явление: на языке менеджмента принятие любого нового корпоративного закона называется организационным изменением. Организационное изменение не проходит в организации без сопротивления со стороны работников. Главное – сохранять терпение, и спустя некоторое время к инструкции привыкнут и начнут ею пользоваться. А чтобы это «некоторое время» наступило побыстрее, можно пойти на небольшие хитрости, например:
• не скрывать ни от кого, что разрабатывается такой ЛНА, при любом удобном случае подчеркивать его необходимость;
• акцентировать внимание коллег на случаях, когда отсутствие утвержденных правил оформления документов привело к негативным последствиям: директор не подписал документ, письмо не приняли на регистрацию в канцелярии госучреждения, из-за неправильного учета потерялся важный договор;
• интересоваться мнением коллег об оформлении документов. Если у кого-то есть предложения – отлично, их нужно выслушать с особым вниманием. Воплощать идею необязательно, главное, чтобы автор ощутил, что он тоже участник работы над инструкцией – о своей работе плохо не говорят. Кстати, часто работники подбрасывают «со стороны» очень дельные мысли.
РЕЗЮМЕ
1. За основу при разработке инструкции лучше взять МР для ФОИВ, опираясь также на государственные стандарты по делопроизводству и ведомственные инструкции.
2. Сначала проект инструкции согласовывают во всех структурных подразделениях, потом его утверждает генеральный директор.
3. Файл с инструкцией необходимо адаптировать для удобства использования: в нем создаются навигация и гиперссылки, благодаря формату PDF возможен полнотекстовый поиск.
[1] Утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст.
[2] Утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76.
[3] Утв. приказом ФТС России от 09.07.2014 № 1331.
Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 8, 2018.
ЭЛЕКТРОННЫЙ НАУЧНЫЙ ЖУРНАЛ «АРтот. СЕРИЯ: ГУМАНИТАРНЫЕ НАУКИ»
WWW.APRIORI-JOURNAL.RU
№ 1 2014
УДК 651.012.12
АНАЛИЗ ТИПОВОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ И МЕТОДИЧЕСКИХ РЕКОМЕНДАЦИЙ ПО РАЗРАБОТКЕ ИНСТРУКЦИЙ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ
Семенова Диля Гумаровна
старший преподаватель Магнитогорский государственный университет, Магнитогорск
author@apriori-journal.ru
Аннотация. В данной статье приведен анализ двух нормативных документов, на основе которых составляется инструкция по делопроизводству, ныне действующего и утратившего силу, поскольку в настоящее время большинство организаций разрабатывают свои индивидуальные инструкции по делопроизводству на основе нормативных актов, утративших силу.
Ключевые слова: делопроизводство; регламентация; инструкция по делопроизводству; правила делопроизводства; документооборот.
ANALYSIS OF THE MODEL INSTRUCTION ON RECORDS MANAGEMENT IN THE FEDERAL EXECUTIVE AUTHORITIES AND GUIDELINES FOR DEVELOPING INSTRUCTIONS ON RECORD KEEPING IN THE FEDERAL BODIES OF EXECUTIVE POWER
Semenova Dilya Gumarovna
senior lecturer Magnitogorsk State University, Magnitogorsk
Abstract. This article provides an analysis of the two instruments, which is based on the instruction on records management, current and expired, since most organizations are developing their individual instruction on records management, based on the regulations become invalid.
Key words: record keeping; regulation; instruction on records management; case management rules; document workflow.
Утвержденные приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти в настоящее время являются основополагающим документом при определении структуры и содержания индивидуальных инструкций по делопроизводству организаций.
Проведем анализ двух документов: ныне действующих Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (далее — Рекомендации) и Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 08.11.2005 № 536 (далее — Инструкция), поскольку именно на основе последнего документа в большинстве организаций и предприятий разработаны индивидуальные инструкции по делопроизводству. Данный анализ позволит выявить изменения в структу-
ре документа и содержании разделов, в связи со сменой нормативноправового регулирования.
При сопоставлении этих двух документов необходимо помнить, что Инструкция — это нормативный документ, а Рекомендации — методический документ, то есть это методика разработки инструкции по делопроизводству в федеральном органе исполнительной власти. Методический документ устанавливает, каким образом, с помощью чего, основываясь на чем, мы получаем определенный результат. Так же и в этом случае: Рекомендации определяют примерную структуру инструкции по делопроизводству, характер и содержание ее разделов. Кроме того, авторы постарались, по возможности, дать в Рекомендациях конкретный материал, который разработчики могут включать непосредственно в текст инструкций по делопроизводству. Можно сказать, что Рекомендации представляют собой единую методическую основу разработки инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
Рекомендации содержат три раздела («Общие положения», «Порядок разработки, утверждения, внесения изменений в Инструкцию по делопроизводству», «Структура и содержание Инструкции по делопроизводству») и приложения. Раздел «Общие положения» определяет назначение и сферу действия, содержит ссылки на законодательные и иные нормативные правовые акты, положенные в основу данного документа. Основное содержание Рекомендаций — это раздел III «Структура и содержание Инструкции по делопроизводству», подразделы которого содержат конкретные указания о том, какие вопросы делопроизводства должны найти отражение в соответствующих разделах инструкции по делопроизводству.
Во-первых, необходимо обратить внимание на структуру Рекомендаций и Инструкции. Инструкция состоит из десяти разделов, каждый из которых подробно освещает отдельные вопросы документирования и организации документооборота, а Рекомендации выделяют в инструкции
по делопроизводству восемь разделов. Несоответствие объясняется
3
тем, что авторы Рекомендаций предпочли не выносить некоторые моменты в отдельные разделы, а оставили их в подразделах. В Рекомендациях есть раздел, который не предусмотрен Инструкцией: «Основные понятия», а в Инструкции есть раздел, которого нет в Рекомендациях: «Документация федерального органа исполнительной власти». Необходимо сравнить содержание каждого раздела данных документов, за исключением тех разделов, которые не предусмотрены.
При сравнении информации, содержащейся в «Общих положениях» Инструкции и Рекомендаций, можно сделать вывод, что в Рекомендациях кроме основной информации, прописывается то, что «положения Инструкции по делопроизводству не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну; особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию, регулируются специальными нормативными актами (инструкциями, положениями, правилами), утверждаемыми руководителем федерального органа исполнительной власти; требования Инструкции по делопроизводству к работе с бухгалтерской, научнотехнической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение» [1]. Также в Рекомендациях прописывается, что инструкцией по делопроизводству должны предусматриваться требования к служебным документам, ответственность работников структурных подразделений, передача документов при уходе в отпуск, увольнении работника. Положения Инструкции и Рекомендаций распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя.
В целом, можно заключить, что по основным параметрам первого раздела данные документы частично соответствуют друг другу. Обнаруженные различия незначительны и только подчеркивают актуальность
Рекомендаций на сегодняшний день.
4
Раздел Рекомендаций «Создание документов в федеральном органе исполнительной власти» отсутствует в Инструкции. Однако подразделы «Бланки документов» и «Оформление реквизитов» этого раздела в Инструкции выделены в разделе «Правила оформления документов». Рекомендации определяют структуру и содержание данного раздела. Устанавливается, что в соответствующем разделе инструкции по делопроизводству должны найти отражение следующие положения: 1) регламентация состава и вида бланков документов, используемых в федеральном органе исполнительной власти; 2) состав реквизитов и правила их оформления; 3) правила подготовки и порядок представления в Правительство РФ проектов законодательных актов, проектов указов Президента РФ и проектов постановлений Правительства РФ; 4) порядок подготовки нормативных правовых актов; 5) оформление отдельных видов документов (приказов, распоряжений, протоколов заседаний, деловой (служебной) переписки и др.).
Инструкцией (пп. 5.1.3, 5.2.4) устанавливалось, что бланки с воспроизведением Государственного герба РФ изготавливаются полиграфическими предприятиями и подлежат учету [2]. Поскольку Правилами делопроизводства не предусмотрено требования изготавливать бланки документов типографским способом, в Рекомендациях говорится о том, что в инструкции по делопроизводству устанавливается, какие бланки изготавливаются типографским способом, а какие — средствами оперативной полиграфии или с помощью компьютерной техники. Следовательно, решение о способе изготовления бланков федеральный орган исполнительной власти принимает самостоятельно и закрепляет его в инструкции по делопроизводству. Образцы бланков документов (распоряжения, приказа, постановления, письма, протокола заседания (совещания) и др.) федеральных органов исполнительной власти (министерств, служб) приведены в приложениях к Рекомендациям. В Рекомендациях отмечается, что образцы бланков могут включаться в качестве приложений в
5
инструкцию по делопроизводству. В Рекомендациях говорится о том, что решение о ведении учета бланков федеральный орган исполнительной власти принимает самостоятельно. Порядок учета бланков изложен в разделе 3.8 Рекомендаций, согласно которому инструкция по делопроизводству в случае ведения учета бланков должна установить подразделение (работника), отвечающее за ведение учета бланков, форму журнала учета бланков и порядок выдачи бланков, возврата и уничтожения испорченных бланков [1].
Значительное место в Рекомендациях отведено вопросам оформления документов. Поскольку Правилами делопроизводства установлен только перечень реквизитов, используемых при оформлении документов в федеральных органах исполнительной власти, в Рекомендации включено приложение 11, в котором изложен порядок оформления реквизитов в федеральных органах исполнительной власти, даны соответствующие комментарии и примеры. В Рекомендациях содержатся конкретные положения о том, какие вопросы составления и оформления документов устанавливаются в инструкции по делопроизводству, начиная с вопросов оформления проектов законов и заканчивая информационносправочными документами. Кроме того, в приложения вынесены конкретные правила подготовки отдельных видов документов: «Подготовка и оформление проектов законодательных актов РФ», «Подготовка и оформление проектов актов (указов и распоряжений) Президента РФ», «Подготовка и оформление проектов актов (постановлений, распоряжений) Правительства РФ» и др.
Подраздел «Подготовка проектов законодательных и иных нормативных правовых актов» Рекомендаций содержит общую информацию по подготовке проектов, а в Инструкции данный подраздел выделен в отдельный раздел «Требования к подготовке и представлению проектов законодательных и нормативных актов» и расписан четко по органам
исполнительной власти: проекты актов Президента РФ, проекты актов Правительства РФ.
Подраздел «Оформление отдельных видов документов в федеральных органах исполнительной власти» Рекомендаций в Инструкции выделен в отдельный раздел «Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов». Рекомендации здесь делают вводный пункт о составе документов федерального органа исполнительной власти.
В Рекомендациях имеется раздел «Организация документооборота», в подразделе которого «Принципы организации документооборота» излагаются конкретные принципы: 1) централизация операций по приему и отправке документов; 2) распределение документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут; 3) организация предварительного рассмотрения поступающих документов; 4) исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью; 5) однократность регистрации документов; 6) устранение необоснованных согласований проектов документов; 7) регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов. Также говорится о том, какими средствами связи осуществляется доставка и отправка документов. В Инструкции данная информация представлена в двух подразделах: «Организация документооборота» и «Организация доставки документов». В первом подразделе дается определение слову документооборот, перечислены документы, которые регламентируют порядок прохождения документов и операции, проводимые с ними; во втором — подробно описываются, какие документы поступают по тем или иным средствам связи.
Кроме того, в разделе «Организация документооборота» Рекомендаций выделены отдельные технологические участки обработки документов: прием и первичная обработка поступающих документов; предварительное рассмотрение документов; регистрация поступающих документов; порядок рассмотрения документов руководством федерального органа исполнительной власти и доведения документов до исполнителей; организация
7
работы с отправляемыми документами; регистрация отправляемых документов; отправка документов; регистрация и прохождение внутренних документов; порядок обработки и учета иностранной корреспонденции, и даны рекомендации по изложению требований к выделенным участкам обработки документов. В Инструкции все эти процедуры прописаны кратко, а работа с иностранной корреспонденцией отсутствует.
В раздел Рекомендаций «Организация документооборота» также включен подраздел «Учет и анализ объемов документооборота», как и в Инструкции подраздел «Учет количества документов». Учет и анализ объемов документооборота в целях совершенствования организации работы с документами, расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.
Раздел «Документальный фонд федерального органа исполнительной власти» Рекомендаций имеет особое значение в инструкции по делопроизводству, поскольку из документального фонда органа власти в дальнейшем формируется архивный фонд, а часть документов затем поступает в состав Архивного фонда РФ. Фактически Рекомендации дают методику разработки тех разделов инструкции по делопроизводству, которые обеспечивают формирование документального фонда. К данному разделу Рекомендаций имеется ряд приложений, в которые вынесены не только формы документов, применяемых при формировании документального фонда, но и конкретный порядок выполнения отдельных видов работ. В частности: порядок заполнения граф номенклатуры дел; порядок составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу; правила оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение. Таким образом, изложенная в разделе методика регламентации порядка формирования документального фонда дополняется конкретным материалом, который может быть непосредственно использован в соответствующем разделе ин-
8
струкции по делопроизводству. Этот раздел совпадает с разделом Инструкции «Организация документов в делопроизводстве».
Сравним подразделы «Разработка и ведение номенклатуры дел» Рекомендаций и «Составление номенклатуры дел» Инструкции. В целом информация в двух документах представлена достаточно подробно. Информация подраздела «Формирование дел и их текущее хранение» Рекомендаций представлена в Инструкции в подразделе «Формирование и оформление дел», в котором Инструкция более подробно дает сведения по формированию и оформлению дел, нежели Рекомендации. Подразделы «Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение» и «Передача дел на архивное хранение» Рекомендаций объединены в Инструкции в один раздел «Порядок передачи документов на хранение в архив». Экспертиза ценности документов в Рекомендациях описана в подразделе «Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение», а в Инструкции выделена в отдельный подраздел «Экспертиза ценности документов».
В Инструкции есть подраздел «Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи», который в Рекомендациях выделен в раздел «Особенности работы с электронными документами». В Рекомендациях подчеркивается, что инструкцией по делопроизводству должно быть предусмотрено, что составление, оформление и согласование электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Таким образом, в Рекомендациях, как и в Правилах делопроизводства, работа с электронными документами строится на тех же основных (базовых) принципах, что и работа с документами на бумажном носителе.
Необходимо отметить, что в Рекомендации включены разделы, которых нет в Правилах делопроизводства: это разделы «Работа исполнителя
с документами» и «Изготовление, учет, использование и хранение печа-
9
тей, штампов и бланков документов». Работа исполнителя с документами отражена в Инструкции в подразделе «Работа исполнителей с документами» в разделе «Организация документооборота и исполнения документов». Подраздел Инструкции «Работа с обращениями и запросами депутатов» отсутствует в Рекомендациях, Инструкция подробно описывает работу с обращениями и запросами депутатов, сроки ответа, кем ведется данная работа. Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков документов Рекомендации изложили в двух подразделах: «Учет печатей и штампов» и «Учет бланков документов», где прописано, кто несет ответственность за их учет, для чего используются печати. В Инструкции данный раздел отсутствует. Для правильной организации работы с документами эти разделы чрезвычайно важны, на практике, в действующих инструкциях они, как правило, присутствуют.
Таким образом, Рекомендации структурно и содержательно отличаются от Инструкции. Если служба делопроизводства федерального органа исполнительной власти полагает целесообразным отразить в инструкции по делопроизводству иные вопросы организации работы с документами, она вполне может это сделать. В любом случае инструкция по делопроизводству должна отражать специфику работы с документами в федеральном органе исполнительной власти, не нарушая общих, установленных для всех органов власти, норм и правил и основываться на действующие нормативно-методические акты.
Список использованных источников
1. Методические рекомендации по 2. Типовая инструкция по дело-
разработке инструкций по дело- производству в федеральных ор-
производству в федеральных ор- ганах исполнительной власти, ут-
ганах исполнительной власти, ут- верждена приказом Министерства
верждены приказом Росархива от культуры и массовых коммуника-
23.12.2009 № 76. ций РФ от 08.11.2005 № 536.
Анализ инструкции по делопроизводству конкретного учреждения
Анализ инструкции по делопроизводству
конкретного учреждения
ВВЕДЕНИЕ
делопроизводство инструкция налоговый
В процессе исследования темы курсовой работы «Анализ Инструкции по
делопроизводству на примере конкретного учреждения» автор выбрал объектом
исследования Налоговую инспекцию №16 по г. Щелково». В основе научного
исследования лежит теоретическое обоснование важности и необходимости
использования в организациях Инструкции по делопроизводству.
Объектом исследования является ИФНС №16 по г.Щелково Московской области.
Предметом исследования — Инструкция по делопроизводству данного учреждения.
Актуальность темы исследования обусловлена тем обстоятельством, что
вопросы нормативно-правового обеспечения организации и ведения делопроизводства
остаются одними из наиболее актуальных в настоящее время. Организация работы с
документами является важной составной частью процессов управления и принятия
управленческих решений существенно влияющей на оперативность и качество
управления.
Цель работы — проанализировать Инструкцию по делопроизводству в
организации.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
1. Провести теоретическое описание процессов делопроизводства.
. Провести анализ деятельности Налоговой инспекции №16.
. Проанализировать технологию работы с документами в Налоговой
инспекции.
. Изучить практику составления Инструкции по делопроизводству в
Инспекции.
. Выявить недостатки в организации делопроизводства Инспекции.
. Разработать и внедрить усовершенствованный вариант Инструкции по
делопроизводству в деятельность Инспекции.
Степень изученности проблемы исследования. На сегодняшний день
наблюдается большое количество работ по различным аспектам выбранной темы.
Документооборот Инспекции ФНС №16 по г. Щелково до нынешнего момента не
анализировался.
Особое внимание при написании работы уделялось рассмотрению и изучению
учебных пособий: Н.П. Крюкова «Документирование управленческой деятельности»,
С.Ю. Кабашов и И.Г. Асфандиярова «Делопроизводство и архивное дело в терминах и
определениях», а также нормативно-методическая базы делопроизводства.
Теоретическая значимость работы заключается в том, что собранная,
обобщенная и систематизированная в ходе исследования информация позволяет
получить целостное представление как о типовой Инструкции по делопроизводству,
так и о конкретной — Инструкции ИФНС №16 г.Щелково.
По структуре работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка
использованной литературы и приложений.
В первой главе делопроизводство рассматривается как с теоретической, так
и с практической точки зрения, выделяются основные факторы в работе
делопроизводителя, сущность и начальный этап курсовой работы — анализ
инструкции конкретного учреждения.
Вторая глава является основной частью работы, в ней будет подробно рассмотрена
инструкция Налоговой инспекции ИФНС №16 г. Щелково, ее
организационно-экономическая характеристика.
В третьей главе будет сделана попытка усовершенствовать изученную
инструкцию, так же к ней будут разработаны дополнения. На основе данной
инструкции будут рассмотрены проблемы делопроизводства в ИФНС №16 г. Щелково.
ГЛАВА 1.
Теоретические аспекты анализа инструкции по делопроизводству
делопроизводство инструкция налоговый
1.1 Сущность понятия
«делопроизводство»
Делопроизводство (документационное обеспечение управления) — это отрасль
деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с
официальными документами.
Термин «документационное обеспечение управления» (ДОУ) вошел в научный
оборот примерно с середины 1970-х гг. в связи с изменением
организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов
к его совершенствованию благодаря активному внедрению в сферу работы с
документами средств вычислительной техники и появлению новых информационных
технологий. Однако, новый термин менее удобен в употреблении, так как он
является словосочетанием из трех слов. Скорее всего, из-за сложности его
употребления не произошла замена терминов («делопроизводства» на
«документационное обеспечение управления»), которые употребляются сегодня как
синонимы.
Тем не менее, между данными терминами все-таки существуют некоторые
различия. Термин «документационное обеспечение управления» подчеркивает
информационно-технологическую составляющую в современной организации
делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных
технологиях работы с документами. Термин «делопроизводство» преимущественно
используется при описании организационной стороны и традиционных приемов работы
с документами.
Несмотря на то, что документационное обеспечение (делопроизводство) —
достаточно консервативная область деятельности, в настоящее время мы являемся
свидетелями весьма серьезных изменений, которые происходят в документационном
обеспечении. Эти изменения вызваны рядом факторов, среди которых наиболее
значимыми являются:
— изменение законодательства в сфере информации и документации;
— изменение технологии создания, обработки, хранения и
использования документов (применение в процессах управления документами
компьютерной техники, автоматизация делопроизводственных процессов, внедрение и
применение систем электронного документооборота и электронных документов);
— изменения в организации управленческих процессов, которые
могут быть вызваны различными причинами — как изменением
организационно-правовой формы организации, или ее подведомственности, так и
внедрением системы менеджмента качества в соответствии со стандартами СМК, или
иными причинами.
В целях регламентации правил работы с документами, установления единых
требований к документам в организациях разрабатываются инструкции по
делопроизводству. В нормативной базе документационного обеспечения управления в
настоящее время имеется только один нормативный документ, обязывающий
федеральные органы исполнительной власти разрабатывать инструкции по делопроизводству.
Это постановление Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 № 30,
которым утвержден Типовой регламент взаимодействия федеральных органов
исполнительной власти.
В статье 11 Типового регламента устанавливается, что делопроизводство в
федеральных органах исполнительной власти организуется в соответствии с типовой
инструкцией по делопроизводству, утверждаемой Министерством культуры Российской
Федерации. Федеральные органы исполнительной власти издают свои инструкции по
делопроизводству, согласованные с Федеральным архивным агентством. И хотя это
положение касается только федеральных органов исполнительной власти и остальные
организации вправе регулировать вопросы организации делопроизводства так, как
считают необходимым, в нашей стране давно сложилась устойчивая практика
разработки и применения инструкций по делопроизводству.
Традиционно в инструкциях по делопроизводству описывается порядок работы
с организационно-распорядительной документацией, другие системы документации
при этом не затрагиваются. Представляется более целесообразным при разработке
названных инструкций показывать порядок работы со всеми системами документации,
применяемыми в организации, или дополнительно к Инструкции по делопроизводству
составлять, например, Инструкцию по кадровому делопроизводству.
1.2
Особенности организации делопроизводства
Функция управления документами в организации выполняется службой
документационного обеспечения управления, или службой делопроизводства. Служба
ДОУ — это структурное подразделение организации, на которое возложены функции
по ведению делопроизводства. В любой организации в каждом структурном
подразделении или на каждом участке деятельности должен быть работник,
ответственный за организацию делопроизводства. Это может быть самостоятельная
штатная единица — секретарь подразделения, делопроизводитель — или работник,
совмещающий выполнение делопроизводственных обязанностей с функциональными
обязанностями по основной должности. В последнем случае поручить работнику
подразделения выполнение обязанностей по ведению делопроизводства можно только
на основании приказа (распоряжения) руководителя организации.
Чаще всего подразделение имеет какое-то конкретное название: отдел
делопроизводства, канцелярия, общий отдел, отдел ДОУ и др. В организациях с
большой численностью работников и сложной структурой это может быть департамент
или управление соответственно делопроизводства, документационного обеспечения
или управления документами.
При определении места канцелярии в структуре организации
следует исходить из того, что канцелярия управляет документацией и
документационными потоками всей организации, следовательно, она должна быть
самостоятельным подразделением, пусть и с небольшой штатной численностью (если
объем документооборота не велик), с подчинением непосредственно руководителю
организации или одному из заместителей руководителя, в ведении которого
находятся вопросы информации, документации, архива. Это принципиально важно еще
и потому, что канцелярия непосредственно работает с руководством, решает
вопросы рассмотрения документов, их согласования, контролирует исполнение
документов, ведет справочную работу по документам, в т. ч. по заданиям
руководства, выполняет другие поручения руководства.
Существует три формы организации делопроизводства: централизованная,
децентрализованная и смешанная.
При централизованной форме организации делопроизводства все
операции по обработке документов сосредоточиваются (централизуются) в едином
для всего учреждения центре — канцелярии, общем отделе или у секретаря. Децентрализованная
форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между
структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется
относительно однородный набор делопроизводственных операций. При смешанной
форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль,
размножение документов) и децентрализовано (справочно-информационное
обслуживание, хранение документов, формирование дел).
Система делопроизводства охватывает всю последовательность перемещений
документов в аппарате управления, в ходе которых осуществляются операции по их
приему, передаче, рассмотрению, подготовке, оформлению и отправке. Рационально
организованная система делопроизводства обеспечивает оперативное прохождение
документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени.
Важнейшая составляющая делопроизводства — организация документооборота в
организации. Документооборот — это движение документов в учреждении с момента
их поступления или создания до завершения исполнения или отправки
Основные этапы грамотно построенной системы делопроизводства:
. Централизация операций по приему и отправке документов. Согласно
этому правилу все документы организации, как поступающие (независимо от способа
доставки), так и отправляемые (за исключением поступающих и передаваемых по
факсу и электронной почте и касающихся исключительно компетенции
подразделений), должны обрабатываться в одном подразделении — службе
делопроизводства.
. Исключение необоснованных возвратных движений при прохождении документа.
В процессе документооборота документы могут возвращаться в инстанцию, через
которую они уже проходили, только если это обусловлено деловой необходимостью.
. Организация предварительного рассмотрения поступивших документов
(до передачи их на рассмотрение руководителя). Соблюдение данного правила
позволяет выделить из всей массы документов, поступивших в организацию, те из
них, которые в силу своей важности и значимости для организации должны быть
рассмотрены руководителем.
. Однократность регистрации документов, поступивших в организацию
и отправляемых из организации.
. Вынесение конкретных резолюций, по возможности точно
определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения.
. Устранение необоснованных согласований, организация параллельного согласования,
сокращение времени на согласование документа.
. Выполнение технических операций по обработке и передаче документов
техническим персоналом.
. Разделение документов, включенных в документооборот организации, на
документопотоки. Под документопотоком понимается совокупность документов одного
наименования или назначения, движущихся в организации по одному маршруту. Для
каждого документопотока устанавливается определенный маршрут. Как правило, в
документообороте выделяется три документопотока: поступающие (входящие),
отправляемые (исходящие) и внутренние документы. Внутри каждого из них
существуют документопотоки 2-го уровня. Входящие документы включают:
— поступающие из вышестоящих организаций.
— Как правило, они поступают на рассмотрение (и резолюцию) руководителю
организации;
— поступающие из подведомственных организаций (филиалов,
представительств);
— поступающие из организаций, связанных договорными
обязательствами;
— обращения граждан и др.
Аналогично выделяются документопотоки в массиве исходящих и внутренних
документов. Как правило, отдельный документопоток представляют собой документы
ограниченного доступа (с грифом “Конфиденциально”, “Коммерческая тайна” и др.),
работа с которыми ведется по особым правилам, под контролем службы безопасности
организации.
. Выделение среди других так называемых «нерегистрируемых документов».
В данной главе углубленно рассмотрены исторические и теоретические
сведения о сущности понятия «делопроизводство», особенности делопроизводства в
наши дни, выделены такие аспекты как — централизованная, децентрализованная и
смешанная форма организации делопроизводства. Приведен пример этапов грамотно
построенной системы делопроизводства, на основании которого все документы
должны обрабатываться в одном подразделении — службе делопроизводства.
ГЛАВА 2. Анализ инструкции по делопроизводству Налоговой инспекции ИФНС №16 г.
Щелково
2.1
Организационно-экономическая характеристика ИФНС №16
Федеральная налоговая служба (ФНС России) является федеральным органом
исполнительной власти, осуществляющим функции по контролю и надзору за
соблюдением законодательства о налогах и сборах, за правильностью исчисления,
полнотой и своевременностью внесения в соответствующий бюджет налогов и сборов,
в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, за
правильностью исчисления, полнотой и своевременностью внесения в
соответствующий бюджет иных обязательных платежей, а также за производством и
оборотом этилового спирта, спиртосодержащей, алкогольной и табачной продукции и
за соблюдением валютного законодательства Российской Федерации в пределах
компетенции налоговых органов.
Межрайонная инспекция ФНС № 16 по Московской области обслуживает
Щелковский район, а также городские округа Фрязино и Лосино-Петровский.
Управление Федеральной налоговой службы по г. Щелково создано и
функционирует на основании Приказа ФНС России от 19 ноября 2004 года №
САЭ-3-15/99 «О структуре Управления ФНС России» и Положения об Управлении
Федеральной налоговой службы по РФ, утвержденного руководителем ФНС России
А.Э.Сердюковым 23.12.2004 г.
Категории: «Государственное управление общего характера»,
«Управление финансовой и фискальной деятельностью».
Организационно-правовая форма: Бюджетные учреждения.
Тип собственности: Федеральная собственность.
Руководитель: И.О. начальника Смердова Валентина Юзефовна.
Юридический и фактический адрес: 141100, г. Щелково, ул. Советская, 4.
Нормативные акты, регламентирующие деятельность Инспекции ФНС №16:
Конституция Российской Федерации, Налоговый кодекс Российской Федерации, Кодекс
Российской Федерации об административных правонарушениях, принят
Государственной Думой Федерального Собрания Российской Федерации 30.12.2001
№195-ФЗ, Федеральный закон №128-ФЗ от 08.08.2001 «О лицензировании отдельных
видов деятельности», Федеральный закон № 943-1 от 21.03.1991 «О налоговых
органах Российской Федерации».а также постановлениями Правительства РФ,
внутренними приказами.
Локальные нормативные акты (правила, положения, инструкции) определяют
общие принципы работы организации, устанавливают режим труда и отдыха
работников, должностные функции работников, систему оплаты труда и оценки
персонала, основные права и обязанности сторон трудового договора.
Основным документом Межрайонной инспекции ФНС № 16 является
его Положение. Положение содержит: общие положения; официальное наименование
учреждения; указание на местонахождение учреждения; указание на учредителя;
указание на законодательные и нормативно — правовые акты, в соответствии с
которыми действует учреждение; основные задачи и функции; виды деятельности;
имущество и финансы учреждения; права и обязанности; управление учреждением;
реорганизация и ликвидация учреждения; основные правила работы с документами.
Штатная численность Инспекции ФНС по г.Щелково — 110
человек (таблица 1).
Таблица 1. Структура и численность работников Инспекции ФНС
№16
|
№ п/п |
Штатная |
|
|
1 |
Руководитель, |
3 |
|
2 |
Отдел |
6 |
|
3 |
Отдел общего и |
7 (начальник, |
|
4 |
Отдел |
3 |
|
5 |
Отдел кадров и |
4 |
|
6 |
Аналитический |
4 |
|
7 |
Отдел |
6 |
|
8 |
Отдел работы с |
12 |
|
9 |
Отдел урегулирования |
12 |
|
10 |
Отдел |
10 |
|
11 |
Отдел |
8 |
|
12 |
Отдел |
10 |
|
13 |
Отдел |
12 |
|
14 |
Отдел выездных |
10 |
|
15 |
Правовой отдел |
3 |
|
Всего |
110 |
Круг обязанностей, прав, установление взаимоотношений,
должностные обязанности работников Инспекции и квалификационные требования к
ним закреплены и регламентированы должностными инструкциями. Это позволяет
равномерно распределить обязанности и установить подчиненность работников. Все
сотрудники осуществляют свою деятельность в соответствии с разработанными
индивидуальными должностными функциональными инструкциями (ИДФИ).
Штатное расписание — как правовой акт, устанавливает штатную численность
организации, состав должностей и размеры оплаты труда работников. Штатное расписание Инспекции утверждено в год его
создания приказом руководителя.
2.2 Организация делопроизводства и практика составления инструкции по
делопроизводству в ИФНС №16
В Инспекции ФНС №16 мы наблюдаем централизованную форму организации
делопроизводства. Первый заместитель руководителя построил систему
делопроизводства таким образом, что все основные главные функции по организации
документооборота выполняет отдел общего обеспечения. Отдел подчиняется
непосредственно первому заместителю руководителя по общим вопросам. В отделе
работают семь человек: начальник отдела, 3 секретаря (в приемной руководителя и
в приемной заместителей), 2 ведущих специалиста отдела общего обеспечения, 1
специалист АХО. Соответственно, ответственность за организацию и правильную
постановку делопроизводства возлагается на ведущих специалистов и начальника
отдела, что, в свою очередь, закреплено их должностной инструкцией. Секретари
выполняют поручения только своих непосредственных руководителей, и отношения к
делопроизводству не имеют.
Рассмотрим подробно организацию процесса работы с документами в
Инспекции.
. Прием, обработка и распределение поступающих документов.
Документы, поступающие в Инспекцию на бумажных носителях, проходят
первичную обработку: предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение
руководством и представление исполнителям. Прием и первичная обработка
документов осуществляется работниками отдела общего обеспечения. Регистрация
входящих документов производится одним из ведущих специалистов отдела в системе
электронного документооборота Lotus Notes, на документе в правом нижнем углу
проставляется дата поступления и номер по порядку. Регистрация входящих
документов осуществляется путем занесения данных в Журнал регистрации входящих
документов в системе Lotus Notes и сканирования документа в карточку. В
Инспекции предусмотрена раздельная система регистрации документов: Входящие
документы на бумажных носителях и по электронной почте; Факсограммы; Обращения,
предложения, жалобы граждан; Запросы на проверку. Регистрация входящих
документов и факсограмм в карточке документа в системе Lotus Notes производится
по следующей форме:
Рис.1. Карточка регистрации входящего документа в системе Lotus Notes
В карточке указывается порядковый номер документа и дата получения,
адресат, адресант, исходящий номер и дата организации, направившей документ,
количество листов и приложений к документу, краткое содержание, ссылки на
предыдущие документы, в приложении прикрепляется сканированный вариант
пришедшего документа.
Номер документа состоит из двух частей — приставка 01, 02, 03 и 04 (01 —
руководитель, 02 — первый заместитель, 03 — заместитель, 04 — заместитель по
общим вопросам) и собственно порядкового номера и выглядит следующим образом:
01/576-вх. При регистрации обращений граждан прибавляется приставка ОГ:
02/344-ОГ. Запросы на проверку регистрируются в отдельной вкладке, к ним
прибавляется приставка ЗП: 01/456-ЗП.
После регистрации документ вкладывается в папку на рассмотрение
руководителю. После наложения резолюции документ копируется ведущим
специалистом в количестве, соответствующем количеству исполнителей (в основном
это заместители руководителя, передающие дела со своей визой в работу).
Бумажный вариант резолюции перепечатывается в систему Lotus Notes.
Сам документ с резолюцией и со штампом Инспекции и входящим номером
подшивается в папку «Входящие документы».
. Регистрация и отправление исходящих документов.
Перед регистрацией проверяется правильность адресации, наличие подписей,
приложений, фамилия, инициалы и номера служебного телефона исполнителя. При
регистрации исходящей корреспонденции специалистом на исходящем документе
ставится индивидуальный порядковый номер (регистрационный номер документа), при
ответе на поступивший в Инспекцию документ, ставится ссылка. Регистрация
исходящих и внутренних документов в системе Lotus Notes производится по той же
схеме, что и входящая документация.
Номер документа состоит из двух частей — приставка 01, 02, 03 и 04 (01 —
руководитель, 02 — первый заместитель, 03 — заместитель, 04 — заместитель по
общим вопросам) и собственно порядкового номера и выглядит следующим образом:
01/576-исх. При регистрации ответов на обращения граждан прибавляется приставка
ОГ: 02/344-исх/ОГ.
Рис.3.
Диаграмма наиболее распространенных исходящих документов
Как
видно из диаграммы, основной объем исходящих писем составляют ответы на
заявления граждан и письма по профильной деятельности Инспекции.
3. Порядок прохождения внутренних документов.
Внутренняя документация проходит следующие этапы: подготовка проекта
документа, перепечатка, регистрация, согласование, визирование, подписание,
исполнение.
Приказы по общей деятельности регистрируются ведущим специалистом отдела
общего обеспечения, размножаются и рассылаются исполнителям, которые в свою
очередь на оригинале документа ставят подпись о получении. Оригинал документа
подшивается в папку «Приказы».
Регистрационный номер документа (приказа, распоряжения) заносится в
журнал регистрации приказов. Копии подписанных руководителями распорядительных
документов (приказов) в обязательном порядке копии приказа рассылаются в
структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы
или доводятся до сведения всех сотрудников Инспекции.
Приказы по личному составу регистрируются сотрудниками отдела кадровой
политики по следующему принципу:
1. Приказы о приеме и увольнении регистрируются под литерой «Л».
2. Приказы по отпускам и переводам — под литерой «К».
. Приказы об учебах и командировках — под литерой «У».
Журнал регистрации распоряжений идентичен журналу регистрации
распоряжений.
Приказы и распоряжения хранятся в отдельной папке в отделе общего
обеспечения под ответственностью начальника отдела.
Докладные записки на имя руководителя и аналогичные внутренние документы
после рассмотрения должностным лицом передаются в структурное подразделение или
помещаются дело.
. Организация хранения документов.
Хранение документов в Инспекции осуществляется следующим образом: папки,
в которые подшиваются приказы по личному составу, хранятся в специальном шкафу
в отделе кадровой политики, поскольку данные документы очень часто
используются. Все приказы подшиты в дело, каждый листок пронумерован, в конце
дела помещается итоговая внутренняя опись о количестве подшитых листов,
проставлена подпись директора и печать учреждения. Однако отсутствует
внутренняя опись в начале дела, неправильно оформлена обложка, нет сводной
описи. Остальные документы без заведения дел и составления описей складываются
в коробки и спускаются в специальное помещение для хранения документации.
Документы, составленные и полученные в ходе работы отдела общих технологий
систематизированы специалистами ООО «Архивист» по хронологии, по номинальному,
по предметно — вопросному признакам.
Выше нами были выявлены все процессы делопроизводства,
актуальные для Инспекции ФНС №16, теперь нужно определиться с объемом
документов относительно каждого из них.
В качестве отчетного периода мы возьмем один год. Далее,
подсчитаем объем документооборота не только за прошедший, но и за два
предыдущих года, чтобы определить динамику роста/спада количества документов.
Таблица 2. Объем документооборота Инспекции за 2011-2013 гг.
|
Вид документа |
Количество |
|
2011 год |
|
|
Входящие письма |
823 |
|
Исходящие |
659 |
|
Служебные |
80 |
|
ОРД |
204 |
|
Проверки |
1101 |
|
Общее |
2867 |
|
2012 |
|
|
Входящие письма |
1001 |
|
Исходящие |
841 |
|
Служебные |
94 |
|
ОРД |
250 |
|
Проверки |
1125 |
|
Общее |
3311 |
|
2013 |
|
|
Входящие письма |
1427 |
|
Исходящие |
905 |
|
Служебные |
97 |
|
ОРД |
257 |
|
Проверки |
1131 |
|
Общее |
3817 |
Рис.4. Объем документооборота Инспекции за 2011-2013 гг.
Как видно из графика, в Инспекции наблюдается значительное
повышение объема документооборота в условиях общей компьютеризации, возрастание
количества заявок от граждан, в следствие чего увеличению писем относительно
профессиональной деятельности.
Организационно-распорядительные документы (включая приказы по
кадрам) также идут практически вровень — предоставление отпусков, приказы о
поощрении, по личному составу, по основной деятельности.
Инструкция
по делопроизводству разрабатывается в целях совершенствования документационного
обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и
форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля
исполнения документов.
Инструкция
устанавливает общие требования к функционированию служб документационного
обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и
организации работы с документами в организации.
Организация,
ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на
основе единой технической политики и применения современных технических средств
в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением
установленного порядка работы с документами в подразделениях организаций
выполняются отделом документационного обеспечения. Инструкция по
делопроизводству Инспекции ФНС №16 г. Щелково была разработана в 2005 году, она
небольшая, обновлялась в 2012 году, содержит следующие основные разделы:
общая
часть,
правила
составления и оформления документов,
порядок
работы с документами,
обеспечение
сохранности документов.
Инструкция
по делопроизводству утверждена приказом руководителя Инспекции.
В
главе 2 рассмотрено определение ИНФС №16, структура работы инспекции,
нормативные акты, регулирующие ее деятельность. Автор приводит пример таблицы
штатной численности в количестве ста десяти человек, так же в инспекции
присутствует централизованная форма документооборота.
Приведены
диаграммы изменения в течение времени работы организации по документации.
Указан
порядок составления документов до дальнейшего рассмотрения руководителем или
отправки в иные отделы, прием и обработку входящих документов, составление
исходящих, порядок прохождения внутренних документов и особенности работы в
системе Lotus Notes.
Особое
внимание уделено Инструкции по делопроизводству в ИНФС №16 и ее структуре.
ГЛАВА 3.
Совершенствование инструкции по делопроизводству Налоговой инспекции ИФНС №16
г. Щелково
.1 Проблемы
делопроизводства в ИФНС №16, разработка дополнений к инструкции по
делопроизводству
Одним из главных недостатков в организации делопроизводства ИФНС №16
является отсутствие новой Инструкции по делопроизводству.
Соответственно, необходимо внести коррективы в существующую Инструкцию по
делопроизводству ИФНС №16 для официального документального закрепления правил
оформления писем. Также в Инструкции отсутствует раздел, характеризующий
основные понятия, которые используются в тексте данного нормативного документа.
Инструкция не содержит раздела, где бы отражались основные правила учета,
хранения и уничтожения бланков организации, где были бы прописаны лица,
ответственные за этот процесс.
Рекомендуется также создать шаблоны документов в электронной форме, а
также внести изменения в Инструкцию по делопроизводству относительно оформления
деловых писем, которые необходимо направить всем сотрудникам ИФНС №16.
Итак, основным недостатком в работе отдела общего обеспечения автор
назвал отсутствие новой усовершенствованной Инструкции по делопроизводству.
были разработаны дополнения к Инструкции по делопроизводству Инспекции.
Следующие пункты мы предлагаем включить в соответствующие разделы.
Включить в Инструкцию необходимый раздел II.. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ
В Инструкции используются следующие основные понятия:
автор документа — физическое или юридическое лицо, создавшее документ;
. Словарь инструкции по делопроизводству в ЮУрГУ
бланк документа — набор реквизитов, идентифицирующих автора официального
письменного документа;
2. Словарь инструкции по делопроизводству в ЮУрГУ
вид документа — принадлежность документа к определенной группе документов
по признакам содержания и целевого назначения;
3. Словарь инструкции по делопроизводству в ЮУрГУ
документ — официальный документ, созданный государственным органом,
органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный
в установленном порядке и включенный в документооборот Инспекции;
. Словарь инструкции по делопроизводству в ЮУрГУ
документирование — фиксация информации на материальных носителях в
установленном порядке;
. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти от
15 июня 2009 года №477
документооборот — движение документов с момента их создания или получения
до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
. Словарь инструкции по делопроизводству в ЮУрГУ
дело — совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к
одному вопросу или участку деятельности Инспекции;
. Словарь инструкции по делопроизводству в ЮУрГУ
копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника
документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти от
15 июня 2009 года №477
номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел,
формируемых в Инспекции, с указанием сроков их хранения;
. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти от
15 июня 2009 года №477
обращение гражданина — направленные в государственный орган, орган
местного самоуправления или должностному лицу письменные предложение, заявление
или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган
местного самоуправления;
. Федеральный закон «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской
Федерации» от 02.05.2006 года № 59-ФЗ
оформление документа — проставление необходимых реквизитов, установленных
правилами документирования;
. Словарь инструкции по делопроизводству в ЮУрГУ
регистрация документа — присвоение документу регистрационного номера и
запись в установленном порядке сведений о документе;
. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти от
15 июня 2009 года №477
реквизит документа — обязательный элемент оформления документа;
. Словарь инструкции по делопроизводству в ЮУрГУ
система электронного документооборота — информационная система,
обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку,
управление документами и доступ к ним);
. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти от
15 июня 2009 года №477
сканирование документа — получение электронного образа документа;
. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти от
15 июня 2009 года №477
служебный документ — официальный документ, используемый в текущей
деятельности Инспекции;
. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти от
15 июня 2009 года №477
формирование дела — группировка исполненных документов в дело в
соответствии с номенклатурой дел;
. Энциклопедия делопроизводства Раздел 3. Организация работы с
документами. Часть 3.2. Оперативное хранение документов
шаблон бланка (унифицированной формы документа) — бланк документа
(унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;
. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти от
15 июня 2009 года №477
экспертиза ценности документов — изучение документов на основании
критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора
их для включения в состав национального фонда;
. Энциклопедия делопроизводства Раздел 3. Организация работы с
документами. Часть 3.2. Оперативное хранение документов
электронный документ — документированная информация, представленная в
электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с
использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по
информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных
системах;
. ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от
27 июля 2006 года ст. 2 Основные понятия
электронный документооборот — документооборот с применением
информационной системы;
. ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от
27 июля 2006 года ст. 2 Основные понятия
электронный образ документа — электронная копия документа, изготовленного
на бумажном носителе;
. ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от
27 июля 2006 года ст. 2 Основные понятия
электронная цифровая подпись — информация в электронной форме, которая
присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации)
или иным образом связана с такой информацией и которая используется для
определения лица, подписывающего информацию.
. ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от
27 июля 2006 года ст. 2 Основные понятия
юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое
ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и
установленным порядком оформления.
. Словарь инструкции по делопроизводству в ЮУрГУ
Соответственно, имеющийся раздел 2 будет разделом №3.
В подраздел 3.4. Общие требования к составлению и оформлению документов
раздела III ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ добавить:
.1.4. Документы печатаются согласно ГОСТу Р 6.30-2003.
При подготовке документов используется шрифт Times New Roman размером № 12 (для оформления табличных материалов),
13, 14 (для остальных документов в зависимости от объема текста) через 1-1,5
интервала, с абзацным отступом 1.25 см., выравнивается по ширине листа,
начертание шрифта — обычный, при этом документ должен иметь поля:
левое — 20 мм, правое — 10 мм, нижнее — 20 мм, верхнее — 20 мм
(Приложение 1).
Также рекомендуется добавить пункт Учет бланков документов, поскольку это
нигде не оговорено.
. Организация работы по заказу на изготовление и учету бланков документов
Инспекции возлагается на отдел общего обеспечения, который составляет заявки на
изготовление бланков документов, а также, при необходимости, их образцы
(макеты); оформляет заказы на изготовление печатно-бланочной продукции в типографии;
осуществляет получение изготовленных бланков документов.
. Гербовые бланки изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4
(210 х 297 мм), а также должностные бланки для оформления резолюций и иных
поручений на бумаге формата А6 (105 х 148 мм).
. Изготовление гербовых бланков производится типографским способом либо
иным способом, в том числе с помощью компьютерной техники, в соответствии с
требованиями ГОСТ Р 6.30 — 2003 «Унифицированные системы документации…».
. Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации
изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими выданные
уполномоченным федеральным органом исполнительной власти лицензии на
соответствующий вид деятельности, по заказу Инспекции.
. Бланки документов Инспекции подлежат учету. Учет бланков ведется
раздельно по видам бланков в журнале учета выдачи бланков. Бланки выдаются
работникам структурных подразделений Инспекции под роспись в журнале учета
выдачи бланков (журнал учета бланков в Инспекции имеется).
. Бланки документов используются строго по назначению и хранятся в
надежно запираемых шкафах.
. Допускается использование только пронумерованных бланков. Номера на
бланках проставляются в отделе общего обеспечения с помощью специального
штампа.
. Ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их
использования несут работники отдела общего обеспечения Инспекции.
. Образцы бланков и электронные шаблоны бланков документов Инспекции
утверждаются руководителем Инспекции.
. Порядок изготовления, использования, учета, хранения и уничтожения в
Инспекции устанавливается руководителем.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В современном обществе информация стала полноценным ресурсом
производства, важным элементом социальной и политической жизни общества.
Качество ДОУ определяет качество управления. Для повышения эффективности
управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с
документами, так как всякое управленческое решение документируется. В целях
регламентации правил работы с документами, установления единых требований к
документам в организациях разрабатываются инструкции по делопроизводству. В
нормативной базе документационного обеспечения управления в настоящее время
имеется только один нормативный документ, обязывающий федеральные органы исполнительной
власти разрабатывать инструкции по делопроизводству. В рамках исследования мы
проанализировали деятельность ИФНС №16 по г.Щелково в рамках организации
делопроизводства. В Инспекции ФНС №16 мы наблюдаем централизованную форму
организации делопроизводства. В Инспекции прослеживается смешанное
делопроизводство с использованием как бумажных, так и электронных носителей.
Ежегодно в Инспекции наблюдается значительное повышение объема документооборота
за счет условий общей компьютеризации, возрастания количества заявок от
граждан, в следствие чего увеличения писем относительно профессиональной
деятельности.
Проанализировав деятельность отдела общего обеспечения, мы
выявили большой недостаток: в Инспекции используется устаревшая Инструкция по
делопроизводству.
Автором работы добавлены новые пункты для
включения в основные разделы Инструкции по делопроизводству Инспекции. Был
произведен углубленный анализ инструкции по делопроизводству и ее возможная
корректировка, цели и задачи курсовой работы были достигнуты.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
НОРМАТИВНЫЕ ПРАВОВЫЕ АКТЫ
1. Перечень типовых управленческих документов,
образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв.
Росархивом 06.10.2000 (в ред. от 27.10.2003).
2. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных
органах исполнительной власти. — М.: Росархив, ВНИИДАД, 2001.
. ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированные системы
документации. Унифицированная система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов». — М.: Изд-во стандартов,
2003. — 16 с.
СПЕЦИАЛЬНАЯ ЛИТЕРАТУРА
С 2010 года
1. Андреева В.И. Делопроизводство: практ. пособ./
В.И.Андреева.- 9-е издание, перераб. и доп., — М.: ЗАО «Бизнес-школа»
Интел-Синтез, 2010. — 192 с.
. Кирсанова Н.В. Современное делопроизводство: уч. пособ.- М:
ИНФРА — М; Новосибирск, 2010. — 288 с.
. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Организации и технологии
документационного обеспечения управления).- М:ЗАО «Бизнес-школа» Интел-Синтез,
2010. — 341 с.
. Кушнаренко Н.Н. Документоведение:учеб.-К.
:Знание,КОО,2011.-460с.
. Лихачев М.Т. Документы и делопроизводство: справ. пособ.
-М.: ИНФРА -М, 2011.-212 с.
. О системах СЭД. Краткий обзор // Делопроизводство и
документооборот на предприятии, 2011. — №5. — с.30-34.
. Организация работы с документами: учеб./ Под общ. ред.
проф. В.А. Кудряева. — 5-е изд., перераб. и доп. — М.: ИНФРА — М, 2012. — 592
с.
. Современные технологии делопроизводства и
документооборота// Делопроизводство, 2012. — №4. — с.17-25.
. Кабашов С.Ю. Организация общего и специального
делопроизводства в органах местного самоуправления: учеб. пособ. Гриф УМО по
историко-архивоведению. — М.: НИЦ ИНФРА-М, 2013. — 421 с.
. Технологии работы с документами в современных условиях //
Секретарь-референт, 2013. — №2. — с.5-9.
ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ИСТОЧНИКИ
До 2009 включительно
1.Янковая, В.Ф. Как организовать делопроизводство.- М.:
МЦФЭР, 2004.-298 с.
.Рогожин, М.Ю. Документационное обеспечение управления:
Практ. пособ.- М.: Высшая школа, 2008. -192 с.
.Делопроизводство: учеб. для ВУЗов/ Т.А.Быкова, Л.М. Вялова,
Г.Ю.Максимович, Л.В.Санкина; под общ. ред. проф. Т.В.Кузнецовой.- М.: МЦФЭР,
2009. — 544 с.
.Кабашов С.Ю. Делопроизводство и архивное дело в терминах и
определениях: учеб. Пособие / С. Ю. Кабашов, И. Г. Асфандиярова. — М.: Флинта. —
2009. — 292 с.
.Кабашов С.Ю., Асфандиярова И.Г. Делопроизводство и архивное
дело в терминах и определениях. Гриф УМО по историко-архивоведению. -М.:Наука;
Флинта, 2009.- 296 с.
.Кабашов С.Ю. Организация делопроизводства в органах местного
самоуправления. Гриф УМО по историко-архивоведению. — Уфа: БАГСУ, 2009. — 305
с.
НЕОПУБЛИКОВАННЫЕ ИСТОЧНИКИ
1. Положение ГУЧ Инспекция ФНС по г.Щелково №16,
принято Приказом руководителя №2-п от 27.12.2004.
. Штатное расписание N 1-ШР от 27декабря 2004 г,
утвержденное Приказом руководителя №3-п от 27.12.2004.
Приложение
Основные правила, соблюдаемые при оформлении текста документа
Образец оформления текста ответа на поступившее письмо от граждан
→→→→→→→Иванову И.И.
Никольский п.,
д.1, кв.1, г.Москва,
Российская Федерация,119045
(либо адрес электронной почты)
abcd12345@mail.ru
Уважаемый Иван Иванович!
Текст письма текст письма текст письма текст письма текст письма текст
письма текст письма текст письма текст письма текст письма текст письма текст
письма текст письма текст письма текст письма текст письма текст письма текст
письма текст письма текст письма текст письма текст письма текст письма текст
письма текст письма текст письма.
Первый заместитель
руководителя→→→→→→→→Н.А.Ставридов
1 июля 2018 года введен в действие новый государственный стандарт по оформлению документов ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» [1](далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016). Это отличный повод создать в организации локальный нормативный акт (ЛНА) по оформлению документов.В статье рассмотрим источники информации для создания инструкции, какие разделы можно в нее включить, а также как можно ее адаптировать для удобства использования.
Инструкция по делопроизводству – ЛНА, который не входит в список обязательных внутренних нормативных документов организации (исключение – государственные организации), но его значимость переоценить трудно. Если, конечно, организация следит за своим имиджем.
ИСТОЧНИКИ ДЛЯ СОЗДАНИЯ ИНСТРУКЦИИ
При создании инструкции по делопроизводству целесообразно руководствоваться следующими документами:
• Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти[2] (далее – МР для ФОИВ);
• ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (далее – ГОСТ Р 7.0.8-2013);
• ГОСТ Р 7.0.97-2016.
В качестве образца рекомендуем использовать ведомственные инструкции. Например, Типовую инструкцию по делопроизводству и работе архива в таможенных органах Российской Федерации[3]. Этот документ можно использовать как основу и по содержанию, и по способу изложения информации.
РАЗДЕЛЫ ИНСТРУКЦИИ
При создании инструкции многое зависит от того, по каким принципам организация ведет делопроизводство. Инструкции небольшой и крупной организации с широкой филиальной сетью и разработанной по специальному заказу системой электронного документооборота будут очень разными.
Перечислим разделы инструкции, которые можно включить в универсальную инструкцию (исходить будем из того, что электронные документы и их оборот условной организации не чужды):
1. Общие положения.
2. Термины и определения.
3. Требования к оформлению документов.
4. Организация работы с документами.
5. Особенности работы с электронными документами.
6. Прием, обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции.
7. Оформление и отправка исходящих документов.
8. Организация выполнения документов и поручений.
9. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов.
Список можно дополнить, например, разделами «Система электронного документооборота», «Особенности работы с обращениями граждан», «Протоколирование и выполнение решений собраний» и др. Что касается архивного дела, то для него лучше разработать собственный ЛНА, ведь, как правило, архивом в организациях занимаются только делопроизводители.
Приведем основные рекомендации к содержанию разделов в соответствии с МР для ФОИВ (Таблица).
ТЕКСТ ИНСТРУКЦИИ
Конечно, воспользоваться комбинацией «копировать – вставить» проще всего. Можно брать целые куски из ГОСТ, ведомственных ЛНА или даже из инструкций дружественных организаций. Только делать этого не нужно. Кто-кто, а разработчик документа должен знать текст своего творения до последней буквы. Мы рекомендуем пойти по длинному пути и набирать инструкцию вручную, раздел за разделом.
Попутно текст инструкции нужно снабжать примерами, объясняя, допустим, как оформлять реквизит «Наименование организации» – с наименованием именно своей организации, а не какой-то другой. В примерах к реквизитам «Подпись» или «Виза» надо показать фамилии тех должностных лиц, которые работают в организации.
Кроме того, набор инструкции вручную поможет избежать таких недоразумений, как слова «в государственном органе исполнительной власти» вместо слов «в Обществе», названий и фамилий явно из другого, неизвестно чьего, документа.
АЛГОРИТМ РАБОТЫ НАД ИНСТРУКЦИЕЙ
Приведем алгоритм работы над инструкцией по делопроизводству (Схема).
Проект инструкции – это ее текст, который секретарь представляет на согласование должностным лицам организации. Конечно, в каждой организации свой состав согласующих лиц для разных видов документов, но инструкцию по делопроизводству, скорее всего, будут изучать все: это ЛНА, которым предстоит пользоваться в каждом структурном подразделении без исключения.
Согласованный текст инструкции по делопроизводству передается на утверждение генеральному директору.
Введение инструкции в действие – это не просто ее утверждение и даже не рассылка по структурным подразделениям. Важно сделать так, чтобы инструкцией пользовались ежедневно, чтобы она стала для коллег полезным справочником.
КАК АДАПТИРОВАТЬ ИНСТРУКЦИЮ ДЛЯ УДОБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ
Утвержденная директором инструкция по делопроизводству – результат огромной работы, но это еще не все. Теперь нужно адаптировать инструкцию для пользования. Для этого файл инструкции нужно доработать средствами MS Word.
Создаем навигацию
Если заголовки в тексте инструкции отмечать именно как заголовки (см. меню Стиль в MS Word), а не просто выделять жирным шрифтом или курсивом, то документом будет удобнее пользоваться. При нажатии сочетания клавиш Ctrl+F слева откроется меню Навигация, и пользователю достаточно одного клика по заголовку, чтобы перейти в нужный раздел.
Добавляем гиперссылки
Гиперссылки в тексте, особенно на термины и на приложения к пунктам, существенно упростят пользователю работу над инструкцией. Насколько проще кликнуть, например, по ссылке «Приложение № 4» и попасть в приложение № 4 (и обратно – тоже с помощью гиперссылки), чем искать его по всему тексту.
Вводим полнотекстовый поиск
Готовую и утвержденную инструкцию по делопроизводству нужно сохранить в неизменяемом формате. Например, файл MS Word сохранить как PDF. Тогда в нем будет доступен полнотекстовый поиск, будут работать гиперссылки и заголовки.
«ПИАР» БУДУЩЕЙ ИНСТРУКЦИИ
Впервые вводимую инструкцию по делопроизводству почти наверняка работники воспримут в штыки: еще бы, ведь раньше не было никаких правил, а теперь целый том, который еще нужно изучить каждому. Что ж, это совершенно нормальное явление: на языке менеджмента принятие любого нового корпоративного закона называется организационным изменением. Организационное изменение не проходит в организации без сопротивления со стороны работников. Главное – сохранять терпение, и спустя некоторое время к инструкции привыкнут и начнут ею пользоваться. А чтобы это «некоторое время» наступило побыстрее, можно пойти на небольшие хитрости, например:
• не скрывать ни от кого, что разрабатывается такой ЛНА, при любом удобном случае подчеркивать его необходимость;
• акцентировать внимание коллег на случаях, когда отсутствие утвержденных правил оформления документов привело к негативным последствиям: директор не подписал документ, письмо не приняли на регистрацию в канцелярии госучреждения, из-за неправильного учета потерялся важный договор;
• интересоваться мнением коллег об оформлении документов. Если у кого-то есть предложения – отлично, их нужно выслушать с особым вниманием. Воплощать идею необязательно, главное, чтобы автор ощутил, что он тоже участник работы над инструкцией – о своей работе плохо не говорят. Кстати, часто работники подбрасывают «со стороны» очень дельные мысли.
РЕЗЮМЕ
1. За основу при разработке инструкции лучше взять МР для ФОИВ, опираясь также на государственные стандарты по делопроизводству и ведомственные инструкции.
2. Сначала проект инструкции согласовывают во всех структурных подразделениях, потом его утверждает генеральный директор.
3. Файл с инструкцией необходимо адаптировать для удобства использования: в нем создаются навигация и гиперссылки, благодаря формату PDF возможен полнотекстовый поиск.
[1] Утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст.
[2] Утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76.
[3] Утв. приказом ФТС России от 09.07.2014 № 1331.
Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 8, 2018.