Авансовые отчеты в ерп пошаговая инструкция

Содержание:
1. Учет расчетов с подотчетными лицами в 1С:ERP 2
2. Отражение расчетов с подотчетными лицами в 1С:ERP 2
3. Регламент работы с документом «Авансовый отчет» в 1С:ERP 6
4. Сервисные возможности системы ERP 8 
5. Мультивалютный учет подотчетных лиц в ERP 9

1. Учет расчетов с подотчетными лицами в 1С:ERP

В нашей статье рассмотрим порядок работы с подотчетными лицами в системе ERP.
Углубляться в методологию не будем, т.к. об этом написано много статей в интернете и рекомендательных писем Минфина.
Остановимся только на том, что при отправлении сотрудника в командировку предприятие должно возмещать следующие расходы: 
— расходы на проезд;
— расходы на проживание;
— суточные расходы;
— иные расходы, которые согласованы с работодателем.

При командировке сотрудника за рубеж, возмещаются еще дополнительные расходы:
  
Рассмотрим более подробно, как реализовано в системе ERP отражение операций с подотчетными лицами.

2. Отражение расчетов с подотчетными лицами в 1С:ERP

В первую очередь нужно внести информацию в систему о подотчетном лице. Эта информация расположена в справочнике «Физические лица». 

 

  Для контроля авансовых отчетов в разрезе статей ДДС, в разделе Казначейство в подсистеме НСИ, нужно включить следующие настройки: контролировать выдачу под отчет в разрезе целей:

 

 

 

 

   

 

При использовании на предприятии заявок на расход денежных средств, в подсистеме «Казначейство» необходимо сформировать документ «Заявка на расходование денежных средств». 
 

 

  В качестве аванса подотчетному лицу могут быть выданы и денежные документы, например, билеты на  проезд, марки и т.д. Более подробно можно прочитать о денежных документах в законе № 402-ФЗ.
 

 

3. Регламент работы с документом «Авансовый отчет» в 1С:ERP

Формирование Авансовых отчетов расположено в подсистеме Казначейство в разделе «Подотчетники».

 

  Расходы подотчетного лица заполняются на закладке Расходы:
 

  В случае приобретения товаров (услуг) через поставщика подотчетным лицом, в авансовом отчете требуется заполнить вкладку «Оплата поставщикам». На этой вкладке подбирается документ «Поступление товаров и услуг».

 
 
Функция контроля включается в подсистеме НСИ в разделе Казначейство.

 
В Авансовом отчете предусмотрены статусы: Подготовлен и Утвержден.

 

  Статус «Подготовлен» обычно используется при заполнении авансового отчета подотчетным лицом.
Проверка и согласование документа осуществляется бухгалтером. Также бухгалтер вносит недостающую информацию о статье расходов подотчетного лица и контролирует, к какому виду деятельности относятся расходы. Бухгалтер после проверки и корректировки документа устанавливает статус «Утвержден».

Если сумма в Авансовом отчете не соответствует предоставленным бухгалтеру бумажным документам, то бухгалтер вправе не согласовать документ. Для этого на закладке Расходы предусмотрено поле «Отклонено по причине».

4. Сервисные возможности системы ERP

В системе ERP предусмотрены сервисные возможности для удобства и упрощения работы с документом Авансовый отчет в 1С:ERP. 
Есть возможность разбить строки с помощью кнопки   (Разбить строки) на панели инструментов табличной части документа.
Также предусмотрены дополнительные команды при оформлении авансового отчета:
• Перенести строку в оплаты поставщикам;

 

  • Перенести строку в расходы; 

 

 5. Мультивалютный учет подотчетных лиц в ERP

При оформлении авансового отчета расходы и оплаты поставщикам можно указывать как в одной валюте, установив режим «В одной валюте», так и в нескольких – режим «Мультивалютный». Выбор режима выполняется на закладке Основное в форме документа Авансовый отчет.

 

  При одновалютном режиме информация о расходах и оплатах поставщикам вводится в той валюте, которая указана в авансовом отчете на закладке Основное.

 

  При установке мультивалютного режима информация об израсходованных подотчетным лицом денежных средствах и оплатах поставщикам указывается в той валюте, которая указана в колонке Валюта на закладках Расходы и Оплата поставщикам.

 

  Информация о конвертации валюты заполняется подотчетным лицом на закладке Конвертация валюты. Здесь можно указать, какая валюта и по какому курсу приобретена подотчетным лицом.

 

  Основные сценарии конвертации валюты:

•  денежные средства получены подотчетным лицом в рублях, и произведен обмен для поездки в другую страну;
•  денежные средства получены подотчетным лицом в иностранной валюте. Израсходовано меньше ДС, нежели было выдано, но вернуть денежные средства необходимо в рублях. И наоборот: израсходовано больше ДС, чем было выдано, а организации нужно возместить перерасход в российских рублях.

Юлия Прохорова,
Консультант-аналитик компании ООО “Кодерлайн”.

Статусы авансовых отчетов и цели выдачи денежных средств в 1С:ERP

Рассмотрим следующие опции Казначейства в разделе НСИ и администрирование блок Казначейство и взаиморасчеты.

В блоке Казначейство и взаиморасчеты в категории Подотчетники есть такие опции как:

• статусы авансовых отчетов;
• контролировать выдачу под отчет в разрезе целей.

Разберем каждую из опций.

Как работает опция «Статусы авансовых отчетов»

Если устанавливаем галочку на опции Статусы авансовых отчетов, то система позволяет нам дополнительно поддержать сценарий двухэтапного ввода авансовых отчетов, когда сотрудник (подотчетник) вначале вводит авансовый отчет без финансовых данных, а затем финансовые работники дополняют его необходимыми данными.

После активации данной опции (установки галочки) меняется в системе и форма документа Авансовый отчет. К примеру, заходим в раздел Казначейство — Авансовые отчеты, создаем документ Авансовый отчет, и видим, что в форме документа появилось поле с указанием статуса документа (подготовлен или утвержден).

Предполагается, что сам сотрудник-подотчетник создает авансовый отчет первоначально со статусом Подготовлен, заполняет базовые данные по подотчету (сумму, документы расхода, контрагента). Далее авансовый отчет поступает в финансовую службу, финансовый работник меняет в поле Статус выбор на Утвержден и переводит документ в соответствующий статус.

В табличной части документа появляются дополнительно поля Подразделения, НДС, Статья расходов и т.д., которые заполняет финансовый работник, после чего документ проводит и формирует проводки.

Особенности работы в 1С:ERP при активированной опции «Контролировать выдачу под отчет в разрезе целей»

Установка опции Контролировать выдачу под отчет в разрезе целей — это возможность дополнительно вести аналитику по подотчетнику в разрезе Цель выдачи. Причем в качестве «справочника» целей используются Статьи ДДС.

Для примера, устанавливаем галочку на Контролировать выдачу под отчет в разрезе целей и переоформим весь блок документов по подотчетнику под аналитику Цель выдачи.

В нашем примере подотчетник отчитывался за полученную сумму денежных средств приобретением товаров, оплатой поставщику и возвратом остатка средств в кассу.

В расходных кассовых ордерах (Казначейство — Касса) первым перепроведем ранее созданный Расходный кассовый ордер по выдаче подотчетнику. Статья ДДС «Выдача подотчетнику» уже была заполнена, поэтому следует лишь перепровести документ после установки новой опции.

Отразим проводки регламентированного учета (проводки не изменятся) и сформируем Движения документа. Появится движение по реквизиту Цель выдачи, которое заполнено согласно Статьи ДДС в РКО.

Сформировав далее отчет Контроль операций с денежными средствами из рабочего места Авансовые отчеты, мы увидим, что по аналитике Цели выдачи пошел разрыв в отчете, т.к. расходник по целям выдачи перепровели, а закрывающие документы — нет.

Далее перепроведем Приобретение товаров и услуг. После установки опции «Контролировать выдачу под отчет в разрезе целей» в документе Приобретение товаров и услуг появился реквизит для заполнения Статья ДДС (напомним, что из нее же и будет браться аналитика по целям выдачи).

Дозаполняем статью ДДС, перепроводим документ, отражаем в регламентированном учете (проводки не изменятся) и проверяем Движения документа по регистрам. Появилась аналитика по документу в разрезе целей выдачи

Оплату поставщику отражали в системе документом Авансовый отчет. И также, после установки ведения по целям выдачи, на вкладке Оплата поставщику появился реквизит для заполнения Цель выдачи (Статья ДДС). Заполняем той же статьей ДДС, по которой уже прошли операции по выдаче и приобретению товаров.

Документ после перепроведения и отражения в учете сделает аналогичные вышеуказанным примерам движения по регистру накопления Денежные средства у подотчетных лиц.

Сформируем заново отчет Контроль операций с денежными средствами и видим сокращение разрыва, перепроведенные документы уже отражены в одной строке по аналитике цели выдачи.

Остался последний документ в закрытии взаиморасчетов по подотчетнику — приходный кассовый ордер на остаток неизрасходованных средств.

В случае с ПКО возникает спорный момент, т.к. при проведении ПКО логичным был бы выбор Статьи ДДС, отражающий суть операции, а именно «Возврат денежных средств от подотчетника». Но в таком случае будет «рвать» аналитику по целям выдачи и в ПКО придется все-таки выбрать ту статью, по которой и выдавали средства («Выдача подотчетнику»).

Аналогично, перепроводим ПКО после установки нового реквизита, отражаем в учете.

Формируем отчет Контроль операций с денежными средствами — разрыв исчез, все движения по подотчетнику сделали движения по аналитике «Цель выдачи».

Печатная форма авансовых отчетов

Изменился подход к оформлению печатных форм авансовых отчетов. Авансовые отчеты (АО) отражались документами: Приобретение товаров и услуг, Поступление денежных документов и Авансовым отчетом. При проведении закупок Приобретением товаров и услуг (операция — Закупка через подотчетное лицо) и Поступлением денежных документов (операция – Поступление через подотчетное лицо), эти документы по сути являлись самостоятельными авансовыми отчетами (со своей печатной формой), и не учитывались в итоговом сводном авансовом отчете подотчетного лица.

В документе Авансовый отчет добавлена закладка Закупки, и в ней могут быть указаны или сформированы документы Приобретения товаров и услуги Поступления денежных документов с операциями закупки от подотчетного лица. Удаление строки из табличной части открепляет документ закупки от авансового отчета. Теперь вся работа с АО производится в едином месте для всех видов отчета: закупки, расходы, оплаты поставщикам.

Поддерживается сценарий, когда документы закупки формируются отдельно. В документах закупки от подотчетного лица присутствует возможность включить документ закупки в авансовый отчет. Происходит это нажатием на гиперссылку Включить в авансовый отчет.

Печатная форма авансового отчета при этом формируется только из документа Авансовый отчет.

Изменение в панели настроек раздела Казначейство и взаиморасчеты

Изменения, связанные с тем, что документы закупки можно теперь учитывать в авансовых отчетах, включаются функциональной опцией НСИ и администрирование – Казначейство и Взаиморасчеты – Печать единого авансового отчета и установкой даты, с которой данная возможность начинает действовать. До этой даты используется старое поведение программы 1С:ERP Управление предприятием 2.

НДС

Учесть расходы, отраженные авансовым отчетом, теперь можно не только на деятельность, облагаемую НДС или необлагаемую НДС. Теперь можно указать, что расходы будут учитываться согласно введенному в программе 1С:ERP Управление предприятием 2 документа, распределяющего НДС – Распределение НДС.

Произошли изменения на закладке Расходы.

Понесенные расходы не отражаются в книге покупок напрямую. Ранее они отражались формированием документа по гиперссылке Зарегистрировать запись книги покупок.

Ранее:

Теперь доступно поле Отражение в учете. НДС можно:

• Принять к вычету по счету-фактуре;
• Списать на расходы;
• Принять к вычету по БСО (или иному документу).

Теперь:

При отражении к вычету нужно ввести данные счета-фактуры в отдельном окне.

При списании на расходы статья расходов и аналитика расходов используется из учетной политики:

В случае наличия счета-фактуры поставщика, необходимо выбрать контрагента и зарегистрировать счет-фактуру.

Если используется вариант учета Принять к вычету по БСО (или иному документу), потребуется обязательное указание контрагента. Создастся ссылка на первичный документ (например, билет) и документ подсистемы НДС («иной документ», с тем же номером и датой), который отразится в регистрах НДС для принятия суммы НДС к вычету. Подтверждением вычета может быть, например, билет или чек ККМ.

Приобретение товаров и услуг. Закупка через подотчетное лицо

Добавлена возможность выбрать контрагента, у которого производится закупка товаров и услуг, а также указать НДС в документе, и зарегистрировать счет-фактуру.

В документе появилась команда включения документа в Авансовый отчет.

На закладке Дополнительно можно указать, под какую деятельность приобретены товары или услуги: облагаемую НДС или не облагаемую.

В случае покупки товаров и услуг по разным чекам у разных поставщиков (контрагент не выбирается в документе в этом случае), в табличной части товаров появляется возможность указания чеков, по которым оформляется закупка.

Журнал авансовых отчетов

Журнал авансовых отчетов в колонке Израсходовано содержит не только сумму расходов, учтенных в самом документе Авансовый отчет, но и содержит в себя сумму по документам Приобретение товаров и услуг и Поступление денежных документов.

Рабочее место оформления авансовых отчетов доступно по гиперссылке К оформлению: Авансы и закупки и включает теперь суммы по документам закупки, на которые не оформлен еще авансовый отчет. Это позволяет контролировать документы закупки, сформированные вне АО и не включенные в АО.

Заявка на расходование денежных средств на несколько подотчетников

Снято ограничение на подготовку заявки на выдачу денежных средств под отчет только на одно подотчетное лицо. Можно заполнить список подотчетных лиц. Для этого переключатель переводится в положение Список подотчетных лиц и на закладке Лицевые счета сотрудников заполняется список подотчетных лиц.

При этом существует ограничение: статья ДДС, по которой будет производиться выплата по списку подотчетных лиц, одна для всех.

Если выплата осуществляется одному подотчетному лицу, в этом случае на закладке Расшифровка платежа можно заполнить список разных статей ДДС.

Заявки по списку подотчетных лиц оплачиваются через автоматическое создание платежных документов или кассовых ордеров по числу подотчетников.

Список статей ДДС для одного подотчетника:

Приходный кассовый ордер и Поступление безналичных денежных средств. Операция Возврат от подотчетника

При формировании возврата неиспользованных денежных средств от подотчетного лица на закладке Расшифровка платежа появилась возможность указать список статей ДДС, в рамках которых проиходит возврат средств.

Авансовый отчет в ерп – важный документ, который помогает организации отслеживать расходы сотрудников и проводить их учет. В данном материале мы предоставляем подробные инструкции по заполнению авансового отчета в ERP системе, а также даем полезные советы для более эффективного и точного анализа расходов.

Перед началом заполнения авансового отчета, внимательно изучите политику организации по его составлению. Узнайте о правилах и требованиях для заполнения каждого поля и следуйте им.

Учет ликвидационных обязательств в стоимости ОС в 1C:ERP

Включайте в авансовый отчет все расходы, связанные с выполнением рабочих обязанностей. Не забывайте указывать дату, название товаров или услуг, сумму и основание для расхода.

Вебинар «Как заполнить авансовый отчет в 1C:ERP 2.4?»

Используйте специальное программное обеспечение или шаблон авансового отчета в ERP системе, чтобы избежать ошибок или пропусков. Это облегчит процесс заполнения и сократит риски неправильного составления отчета.

Вебинар «1С: ERP 2.5 – Оформление и учет командировок сотрудников»

При составлении авансового отчета учитывайте сроки предоставления и погашения аванса. Оперативность и точность в заполнении помогут избежать проблем и соблюсти сроки.

Авансовый отчёт по командировке — 1C

Приложите к авансовому отчету все необходимые документы: счета, квитанции, договоры и прочее. Это поможет вам подтвердить каждую трата и предоставить прозрачность в использовании средств.

Вебинар «Расчеты с подотчетными лицами в 1С ERP. Авансовый отчет в 1С»

Анализируйте свои расходы и выделяйте области, где можно сократить затраты. ERP система может помочь вам сгруппировать расходы по категориям и провести анализ эффективности бюджета.

Регулярно обновляйте свои знания по заполнению авансового отчета в ERP системе. Следите за изменениями в политиках заполнения и улучшите свои навыки ведения отчетности.

Не забывайте сохранять копии и электронные версии авансовых отчетов. Это поможет вам сохранить исторические данные и обеспечить доступность информации для проверок и аудита.

Учет расчетов с подотчетными лицами в 1С

Обратитесь за помощью к профессионалам, если у вас возникнут сложности при заполнении авансового отчета в ERP системе. Это позволит вам избежать ошибок и сэкономить время.

Вебинар «Работаем с Казначейством на примере 1С:ERP»

Помните о дисциплине и ответственности при заполнении авансового отчета в ERP системе. Тщательно проверяйте и перепроверяйте информацию, чтобы быть уверенными в ее корректности и достоверности.

Авансовый отчет в 1С 8.3 — образец заполнения

По моему наблюдению для начинающих бухгалтеров оформление авансовых отчётов представляет значительную трудность на первых порах.

Сегодня мы рассмотрим азы этого дела, а также наиболее популярные случаи из жизни. Все эксперименты будем ставить в 1С:Бухгалтерия 8.3 (редакция 3.0).

Итак, начнём

Не мне вам рассказывать, что за расчёты с подотчетными лицами в бухгалтерии отвечает 71 счёт:

Выдача активов отражается работнику по дебету этого счёта, а списание — по кредиту.

Ну, например, выдали 5000 под отчёт из кассы:

Работник отчитался об использовании этих средств, например, на оплату общехозяйственных расходов… ну, например, за электричество:

Почему я сказал активов? Всё потому, что выдавать работнику мы можем:

• Наличные денежные средства (из кассы через РКО)
• Безналичные денежные средства (переводом с расчётного счёта организации на карточный счёт сотрудника)
• Денежные документы (например, билеты на самолёт для командировки)

Давайте рассмотрим каждый из перечисленных выше примеров.

Выдача наличных денежных средств из кассы

Для выдачи аванса из кассы мы оформляем расходный кассовый ордер (в тройке это документ «Выдача наличных»):

В виде операции указываем «Выдача подотчетному лицу»:

Проводка получилась такой:

Выдача безналичных денежных средств

В этом случае перечисление денежных средств осуществляется на карточный счёт сотрудника (счёт, к которому привязана банковская карта, при помощи которой сотрудник сможет снять эти деньги).

В тройке эта операция оформляется обычным документом «Списание с расчетного счета»:

Также не забываем указать в виде операции «Перечисление подотчетному лицу»:

Проводка получилась такой:

Выдача денежных документов

Денежным документом может являться, например, билет на самолёт, который организация приобрела для сотрудника, который едет в командировку.

После покупки этот билет учитывается по дебету счёта 50.03:

При выдаче этого билета сотруднику под отчёт (перед командировкой) бухгалтерия оформляет документ «Выдача денежных документов»:

А на закладке «Денежные документы» указывает этот самый билет:

Проводка получилась такой (списали билет со счёта 50.03):

Отдельно упомяну:

• Мы имеем право выдавать под отчёт только работникам организации — лицам, с которыми у нас заключён трудовой или гражданско-правовой договор.
• Список таких лиц утверждается отдельным приказом руководителя.
• В этом же приказе оговаривается максимальный срок, через который работник должен отчитаться перед бухгалтерией; если работник уезжает в командировку — то этот срок автоматически продлевается до его возвращения.

Сотрудник отчитывается

Но ведь активы выдаются сотруднику не просто так, а для выполнения определённого служебного поручения. Поэтому наступает момент, когда работник должен отчитаться перед бухгалтерией по форме АО-1.

Это такая печатная форма в которой указывается:

• всё, что мы выдали сотруднику под отчёт
• всё, на что он потратил эти деньги (или не потратил, а может вообще перерасход был)
• к этой форме прилагаются оправдательные документы (чеки, накладные, акты, билеты…)

Вот вам пример формы АО-1:

Этот отчёт (АО-1) составляется работником совместно с бухгалтерией и утверждается руководителем. В самом низу указывается количество документов и листов, на которых они приложены к отчёту (чеки обычно целыми пачками наклеивают на листы формата А4).

Так вот, чтобы напечатать такой отчёт (АО-1), списать с сотрудника задолженность по 71 счёту, а также принять расходы в тройке существует документ «Авансовый отчет»:

Пробежимся вкратце по его закладкам:

Примеры авансовых отчётов из жизни

Заполняем закладку «Авансы»:

Надо сказать, что эта закладка никак не отображается в проводках документа, а идёт только для печатной формы АО-1.

Заполняем закладку «Товары» (купили кучу всего и поставили на десятку):

Вот проводки этой закладки:

Заполняем закладку «Оплата»(гасим долг перед поставщиками, ну или оплачиваем аванс):

Вот проводки:

Примеры заполнения закладки «Прочее».

Оплата услуг связи:

Оплата объявлений в газете:

Списание суточных и долга за командировочных билетов:

Оплата за какие-то услуги (сразу списываем на 26):

Кстати, на закладках «Товары» и «Прочее» присутствует галка «СФ», если её поставить, то по этой строке введётся Счёт-фактура полученная:

Причём она будет привязана прямо к авансовому отчёту:

После заполнения документа «Авансовый отчёт» осталось лишь его распечатать :

Мы молодцы, на этом всё 

Кстати, подписывайтесь на новые уроки…