Чем отличается положение от инструкции по делопроизводству

Деятельность предприятия и организации регламентирована большим количеством документов, чьи правила распространяются на ограниченный круг лиц. Многообразие таких актов порождает путаницу в головах исполнителей, ведь разобраться во всех тонкостях нормотворчества непросто. Особенно часто путают положения и инструкции, так как они во многом схожи. Тем не менее, есть несколько важных отличий, о которых следует знать делопроизводителю и кадровику.

Содержание статьи

• Определение
• Сравнение
• Выводы TheDifference.ru

Определение

Положение – внутренний нормативный документ, имеющий обобщённый характер и определяющий функции, полномочия и структуру одного или нескольких подразделений организации, порядок создания и роспуска временных исполнительных органов, совокупность организационно-трудовых отношений. Он распространяется на большое количество работников и носит императивный характер.

Инструкция – нормативно-управленческий акт, определяющий совокупность норм и правил, регламентирующий конкретное направление деятельности, порядок проведения работ, способы реализации задач, стоящих перед должностным лицом, ответственность за их несоблюдение. Важнейшая задача инструкции – конкретизировать обобщённые нормы, разъяснить работнику правила поведения в штатной и внештатной ситуации.

к содержанию ↑

Сравнение

Таким образом, данные документы отличаются между собой как предназначением, так и структурой, иерархичностью. Положения носят приоритетный характер, именно на их основе разрабатываются должностные инструкции. Первый вид нормативных актов в значительной степени обобщён, так как его задача – организовать работу. В состав инструкции входят такие элементы, как общие вопросы, права и обязанности должностного лица, ответственность за нарушение установленных правил. В объём положения входят следующие элементы: функции и задачи органа, права его членов, а также порядок создания (организации).

к содержанию ↑

Выводы TheDifference.ru

1. Круг затрагиваемых вопросов. Положение носит общий характер, а инструкция – более прикладной.
2. Иерархия. Инструкции разрабатываются в соответствии с требованиями положений и не должны им противоречить.
3. Структура. Инструкция определяет должностные обязанности лица, его права и ответственность, положение – основные задачи органа, функции, права должностных лиц и порядок организации их работы.

Из статьи вы узнаете о базовых документах современного делопроизводства, которыми необходимо руководствоваться при разработке основного документа, устанавливающего требования к документам и технологиям их обработки, – инструкции по делопроизводству.

ЧТО ТАКОЕ ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ?

Организация работы с документами на протяжении их жизненного цикла регулируют нормы и правила, которые устанавливают, во-первых, законодательство в сфере информации и документации, во-вторых, – локальные нормативные акты (далее – ЛНА) организации, которые разрабатывают в соответствии с действующим законодательством.

Наряду с инструкцией по делопроизводству в организациях могут разрабатывать и иные нормативные документы по делопроизводству: правила, положения, регламенты, порядки, которые регулируют работу с отдельными видами или комплексами документов (например, положение о внутренних нормативных документах организации, положение о ведении договорной работы и т.д.). Также разрабатывают ЛНА, которые регламентируют административные или бизнес-процессы (например, регламент контроля исполнения документов (поручений)). Кроме этого, работа в системе электронного документооборота (далее – СЭД) происходит в соответствии с инструкциями, которые разрабатывают поставщики программного обеспечения.

ДОКУМЕНТЫ В СОВРЕМЕННОМ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

В целях исключения рисков, связанных с несоблюдением действующего законодательства в сфере информации, документации и архивного дела, инструкцию по делопроизводству следует разрабатывать на основании современных нормативных документов сферы делопроизводства (Схема 1).

Опишем назначение и содержание этих документов, чтобы определить, как они помогут в разработке инструкции по делопроизводству.

НПА ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

Основными НПА по делопроизводству, прямо предназначенными для разработки инструкций по делопроизводству, являются Примерная инструкция по делопроизводству и Правила делопроизводства 2019. Рассмотрим их подробнее.

Примерная инструкция по делопроизводству

Согласно п. 1.3 Примерной инструкции по делопроизводству, в этом документе установлены требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в делопроизводстве государственных организаций. Понятие «государственная организация» в российском законодательстве не определено. На практике так называют организации различных организационно-правовых форм, основной признак которых – государственная собственность на имущество организации. В Схеме 2 приведем классификацию государственных организаций.

Примерная инструкция по делопроизводству разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами независимо от вида носителя (бумажного и электронного). Во всех разделах этого НПА отмечены особенности работы с документами в условиях СЭД.

Примерная инструкция по делопроизводству охватывает весь жизненный цикл документа в делопроизводстве: от подготовки проектов документов, включения их в документооборот организации и до систематизации документов в пределах документального фонда и организации их отбора для передачи в архив организации.

Примерная инструкция по делопроизводству устанавливает, что на ее основе в организации разрабатывают индивидуальную инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем. Отмечено, что в целях организации работы с документами в филиалах организации и обособленных структурных подразделениях могут быть введены инструкции по организации работы с документами, дополняющие индивидуальную инструкцию по делопроизводству организации, но не противоречащие ей.

Примерная инструкция по делопроизводству рассматривает делопроизводство как деятельность, в которую входит:

• документирование деятельности;
• организация документооборота;
• формирование документального фонда организации (систематизация документов и организация их текущего хранения);
• организация доступа к документам и их использования.

Нормы, регулирующие порядок доступа к документам в целях их использования, изложены в разделе IX Примерной инструкции по делопроизводству. Они включают:

• порядок выдачи документов для использования работникам организации;
• предоставление документов по запросам органов власти и организаций (судебных, правоохранительных, органов государственного контроля и надзора);
• порядок изъятия (выемки) документов (на основании письменного распоряжения (постановления) соответствующего органа власти).

В приложения Примерной инструкции по делопроизводству входят:

• образцы бланков документов;
• образцы оформления отдельных видов документов (приказ, распоряжение, протокол, докладная и служебная записки, деловое письмо и т.д.);
• примерные перечни утверждаемых документов;
• примерные перечни документов, заверяемых печатью организации;
• примерные перечни нерегистрируемых документов.

Правила делопроизводства 2019

Правила делопроизводства 2019 разработаны в соответствии с п. 2 ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» взамен Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Сфера действия нового НПА в сравнении со сферой действия старого расширилась. Теперь положения документа распространяются на федеральные органы государственной власти, иные федеральные государственные органы, органы государственной власти и иные государственные органы субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления.

Мы уже комментировали первые разделы Правил делопроизводства 2019. В 2020 году мы продолжим рассматривать этот документ.

НПА ПО АРХИВНОМУ ДЕЛУ

Основными НПА в сфере архивного дела и делопроизводства являются Правила 2015, Перечень 2007, Перечень 2010 и Примерное положение об ЭК. Рассмотрим их подробнее.

Правила 2015

На основании положений этого НПА организуют хранение документов в архивах организаций. Правила 2015 предназначены для государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, создающих архивы в целях хранения архивных документов, образовавшихся в процессе их деятельности.

Правила 2015 закрепляют понятие документального фонда как совокупности документов, образовавшихся в деятельности организации. В документе отмечено особое значение номенклатуры дел организации: чтобы создать документальный фонд, следует составить номенклатуру дел, сформировать и оформить дела на основе законодательных и нормативных правовых актов России, перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения.

Правила 2015 также используют при разработке инструкции по делопроизводству организации. Именно этот документ содержит основные положения о номенклатуре дел организации и форму этого документа, а также формы других документов, создаваемых при подготовке дел к передаче в архив организации (описи дел, акты о выделении документов к уничтожению).

Перечень 2007, Перечень 2010 и Перечень 2019

Перечень 2007 устанавливает сроки хранения в зависимости от того, в деятельности какой организации они подлежат хранению. Сроки хранения документов дифференцированы по четырем звеньям (группам) организаций, исходя из установившегося порядка документирования научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности:

• в первом звене представлены организации, утверждающие или согласовывающие документы;
• во втором звене – организации – разработчики (авторы) документов, функциями которых является проведение научно-исследовательских, научно-технических, геолого-геодезических, производственно-технических, учетно-технических и учетно-регистрационных работ, разработка программных комплексов, проектов строительства объектов недвижимости, автоматизированных систем, земле- и лесоустроительных работ, выполнение экспертных, надзорных и контрольных функций в научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности;
• в третьем звене – организации-заказчики;
• в четвертом звене – эксплуатационные и иные хозяйствующие организации.

Если Перечень 2007 используют далеко не все организации, а лишь те, в деятельности которых образуются включенные в перечень научно-технические и производственные документы, то Перечень 2010 используют фактически все. Исключения составляют лишь те организации, которые используют так называемые ведомственные перечни документов, которые включают не только ведомственную (отраслевую) документацию, но и типовую управленческую документацию.

Перечень 2010 включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых организациями независимо от их функционально-целевого назначения, характера деятельности и формы собственности. Перечень 2010 предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе документов на хранение и уничтожение типовых управленческих документов.

Перечень 2019, как и Перечень 2010, построен по функциональному принципу и включает разделы, отражающие основные направления деятельности организаций. Однако состав архивных документов в новом НПА значительно изменился.

В делопроизводстве перечни документов со сроками хранения используют при составлении номенклатуры дел организации, при определении сроков хранения документов, а также при проведении экспертизы ценности документов при подготовке документов для передачи в архив организации.

Примерное положение об ЭК

Документ служит нормативной основой для формирования экспертной комиссии организации и разработки положения о ней. Экспертная комиссия (далее – ЭК) – это совещательный орган, он организовывает и проводит экспертизу ценности документов, образующихся в деятельности организации. Примерное положение об ЭК определяет порядок формирования ЭК, ее задачи, функции, права, порядок проведения заседаний и принятия решений.

ЭК создают в каждой организации. Без согласования с ЭК невозможно утвердить номенклатуру дел организации, описи дел, передаваемых в архив организации (описи дел постоянного хранения, дел по личному составу, дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения), а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов. ЭК рассматривает предложения об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, а также об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями.

НАЦИОНАЛЬНЫЕ СТАНДАРТЫ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

Правовые основы стандартизации в России, в том числе функционирования национальной системы стандартизации, определены Федеральным законом от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» (далее – Федеральный закон № 162-ФЗ).

Национальные стандарты в сфере делопроизводства разделяют на три группы: терминологические, оформления документов, управления документами (см. Схему 1). Отметим, что в третью группу входят национальные стандарты, идентичные международным стандартам, которые разработаны подкомитетом № 11 «Управление архивами (документами)», действующим в структуре технического комитета № 46 Международной организации по стандартизации – International Organization for Standardization. Аббревиатура этой организации включена в названия международных стандартов. Именно поэтому в названии наших национальных стандартов, которые идентичны международным, присутствует транслитерированная аббревиатура – ИСО.

ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

Специалистам по делопроизводству при разработке нормативных документов по делопроизводству (инструкции по делопроизводству, регламентов, правил, положений) приходится обращаться к терминологическим стандартам и словарям.

ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (далее – ГОСТ Р 7.0.8-2013) – это терминологический стандарт. Его задача – установить один термин в одном толковании для обозначения одного (определенного) понятия. Количество терминов, с которыми можно провести такую работу в любой предметной области, весьма ограничено.

Задача терминологического стандарта – не только зафиксировать термины, обозначающие понятия, но и дать им определения. Термин лишь называет понятие, а содержание понятия раскрывает его определение. Самое важное требование к определению термина – включать в определение только существенные признаки, то есть такие, которые отличают одно понятие от других, стоящих в ряду с ним. Попытки включать в определение не только существенные признаки приводят к размыванию определения.

ГОСТ Р 7.0.8-2013 – не первый стандарт с терминологией. Он заменил ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». В действующем стандарте появилась терминология, связанная с применением информационно-коммуникационных технологий, раскрыты такие понятия, как электронный документ, аутентичность и целостность электронного документа, метаданные и т.д.

Терминология в ГОСТ Р 7.0.8-2013 размещается в трех разделах:

• В раздел «Общие понятия» включены термины, в равной мере используемые в делопроизводстве и архивном деле.
• В раздел «Делопроизводство» входят два подраздела: «Документирование» и «Организация работы с документами».
• В раздел «Архивное дело» включены подразделы «Хранение и учет архивных документов», «Комплектование архива», «Научно-информационная деятельность архива».

Термины пронумерованы и расположены в систематизированном порядке, отражающем связи и отношения между ними в соответствующих предметных областях. Все термины пронумерованы.

Для большинства понятий установлен один стандартизированный термин.

Если термин имеет синонимы, они указаны после основного термина и набраны курсивом (в отличие от стандартизованного термина, который имеет полужирное начертание).

Если термин имеет устойчивую аббревиатуру, она указана после полного наименования, а вариативные части терминов заключены в скобки (при использовании термина его часть, заключенная в скобки, может быть опущена).

Термины-синонимы, не рекомендуемые к применению, приведены в скобках после стандартизированного термина и имеют отметку «нрк».

ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

Стандартом, устанавливающим правила оформления документов, является ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Положения ГОСТ Р 7.0.97-2016 распространяются на организационно-распорядительные бумажные и электронные документы (далее – ОРД): уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и другие ОРД, образующиеся в деятельности любой организации.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 определяет:

• состав реквизитов, используемых при подготовке ОРД;
• правила оформления реквизитов, в том числе с применением информационных технологий;
• виды бланков документов, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе.

В положениях Примерной инструкции по делопроизводству и Правил 2019, описывающих документирование деятельности, есть ссылки на положения ГОСТ Р 7.0.97-2016, в которых описаны состав реквизитов, применяемых при оформлении документов, правила их оформления, требования к бланкам документов. То есть все органы власти и организации, которые разрабатывают свои внутренние нормативные документы на основании Примерной инструкции по делопроизводству и Правил 2019, обязаны соблюдать положения ГОСТ Р 7.0.97-2016.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «СИБИД. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы»

Стандарты управления документами помогут организации выстроить систему управления документами, которая будет функционировать как управленческая система (система менеджмента), нацеленная на постоянное улучшение. Основной национальный стандарт в управлении документами – ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «СИБИД. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы» (далее – ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019) идентичен международному стандарту ISO 15489-1:2016 «Information and documentation. Records management. Part 1: Concepts and principles», IDT.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 определяет понятия и принципы создания, ввода документов в систему и управления ими. Во введении к стандарту отмечена важнейшая роль документов, во-первых, как свидетельств деловой деятельности, во-вторых, как информационных активов организации. Также подчеркнуто, что создание и хранение документов в цифровой среде открывает новые возможности для использования документов, поскольку цифровая среда обеспечивает большую гибкость средств управления документами. Наряду с этим новые модели ведения деловой деятельности повышают ответственность специалистов в отношении документов, требуют от них знания нормативной среды, понимания возможных рисков для документов, а также понимания внешних и внутренних потребностей не только самой организации, но и требований государственных структур, запросов общественности, клиентов.

Основное назначение ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 – определить понятия и принципы, на основе которых разрабатывают подходы к созданию, вводу в систему и управлению документами и которые в совокупности составляют систему управления (систему менеджмента) документами.

Положения стандарта рассматривают:

• документы, метаданные к документам, документные системы;
• политику управления документами, ответственность за документы, мониторинг и обучение эффективному управлению документами;
• анализ деловых процессов;
• средства (процессы) управления документами;
• процессы жизненного цикла документов с момента создания документов, ввод их в систему и последующее управление ими.

ГОСТ Р ИСО 30300-2015 «СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь» и ГОСТ Р ИСО 7.0.101-2018/ИСО 30301 «СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Требования»

ГОСТ Р ИСО 30300-2015 «СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь» (далее – ГОСТ Р ИСО 30300-2015) и ГОСТ Р ИСО 7.0.101-2018/ИСО 30301 «СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Требования» (далее – ГОСТ Р ИСО 7.0.101-2018/ИСО 30301) также описывают систему управления документами. Эти два национальных стандарта идентичны международным стандартам ISO 30300:2011 «Information and documentation. Management systems for records. Fundamentals and vocabulary». IDT и ISO 30301:2011 «Inforniation and documentation. Management system for records. Requirements». IDT соответственно.

В этих национальных стандартах детально и всесторонне рассмотрены отдельные аспекты управления документами и установлены требования к системам управления документами. Они входят в состав национальных стандартов систем менеджмента и разработаны в целях обеспечения совместимости с этими стандартами на основе применения общих элементов и методологии менеджмента.

Термином «система управления документами» в ГОСТ Р ИСО 30300-2015 обозначают одну из систем управления (менеджмента) организации.

В ГОСТ Р ИСО 30300-2015 отмечено, что эффективность организации во многом зависит от внедрения и поддержания системы управления, которая обеспечивает постоянное улучшение деятельности и отвечает потребностям всех заинтересованных сторон. Системы управления обеспечивают методологию принятия решений и управления ресурсами для достижения целей организации. Неотъемлемая часть любого вида деятельности или делового процесса организации – процессы создания документов и управления ими. Благодаря документам обеспечивается результативность деловой деятельности, контроль за деятельностью, управление рисками. Массивы документов – это ценные информационные ресурсы, коллективная память, с помощью которой возможно отвечать на вызовы внешней среды.

Стандарты системы управления документами разработаны для организаций всех видов независимо от структуры и численности персонала в целях оказания помощи по внедрению эффективной системы управления документами, обеспечению ее функционирования и постоянного улучшения. Система управления документами позволяет осуществлять управление документами в организации в соответствии с установленной политикой и целями, а также обеспечивать достижение этих целей. Для этого в рамках системы управления документами обеспечивается управленческий процесс, включающий:

• распределение функций и ответственности;
• процессный подход к деловой деятельности;
• измерение и оценку;
• анализ и улучшение.

Стандарты системы управления документами предоставляют инструментарий для руководства организации по применению системного и контролируемого подхода к работе с документами, основанного на применении лучшей деловой практики. Применение стандартов системы управления документами гарантирует, что в организации создаются официальные и достоверные документы, подтверждающие деловую деятельность, а также то, что они управляемы и доступны для тех, кому они необходимы в течение установленного времени.

Положение и инструкция по делопроизводству — это два основных документа, определяющих порядок работы в архивах и делопроизводстве. Они являются важными инструментами, которые позволяют организовать эффективное ведение документации и обеспечить ее сохранность и доступность.

Положение — это документ, в котором содержатся общие принципы и правила работы с архивами и документацией. Оно определяет структуру и назначение архива, правила ведения делопроизводства, порядок документооборота и другие важные аспекты. Положение также устанавливает ответственность сотрудников за сохранность и правильное оформление документов.

Инструкция по делопроизводству — это документ, в котором содержатся конкретные инструкции и рекомендации по работе с документацией. Она подробно описывает порядок регистрации, хранения, передачи и уничтожения документов. Инструкция также определяет формы и шаблоны документов, а также указывает на необходимость соблюдения конфиденциальности и безопасности информации.

Основное отличие между положением и инструкцией по делопроизводству заключается в уровне детализации. Положение устанавливает общие правила и принципы, в то время как инструкция дает более подробные рекомендации по конкретным процедурам и операциям. Оба документа необходимы для обеспечения эффективного и правильного организации работы с документацией.

Основное предназначение и структура положения и инструкции

Положение и инструкция по делопроизводству представляют собой важные документы, используемые для организации и регламентации работников в офисе. Несмотря на то, что оба документа имеют схожие цели, у них есть некоторые отличия.

Основное предназначение положения по делопроизводству — установление правил и порядка ведения делопроизводства, которые должны соблюдать все сотрудники организации. В положении указываются общие принципы организации делопроизводства, требования к документообороту, порядок регистрации и хранения документов, а также ответственность за их ненадлежащее исполнение.

Инструкция по делопроизводству, в свою очередь, имеет более детальное предназначение. Она регламентирует порядок выполнения конкретных операций в рамках делопроизводства. В инструкции указывается, какие документы следует подписывать, кем и в каком порядке, как проводить регистрацию, передачу и хранение документов, а также как использовать электронную систему документооборота, если она есть.

Структура положения и инструкции по делопроизводству обычно имеет несколько разделов или глав, которые включают в себя различные положения и инструкции. Например, в положении могут быть представлены следующие разделы: цель и задачи положения, область применения, основные термины и определения, принципы организации делопроизводства, правила регистрации и хранения документов, ответственность и контроль.

Инструкция по делопроизводству может включать следующие разделы: общие положения, порядок регистрации документов, порядок подписания и утверждения документов, порядок передачи и хранения документов, порядок использования электронной системы документооборота.

Общая цель положения и инструкции по делопроизводству состоит в установлении единого и систематизированного подхода к организации рабочего процесса, связанного с обработкой документов. Наличие положения и инструкции способствует более эффективной работе с документами, обеспечивает прозрачность и упорядоченность процесса, а также помогает минимизировать возможные ошибки и искажения информации.

Положение: определение и значение

Значение положения заключается в том, что оно является основным документом, определяющим порядок работы с документами в организации. Оно помогает стандартизировать и упорядочить деятельность сотрудников, что в свою очередь способствует повышению эффективности работы и качества обслуживания.

Положение содержит информацию о структуре документооборота, правилах оформления и регистрации документов, порядке хранения документов, основных сроках их согласования и рассмотрения, а также о других процедурах, связанных с обращением с документами.

Инструкция: функциональное назначение и область применения

Инструкция по делопроизводству применяется в разных сферах деятельности, таких как государственные учреждения, коммерческие организации, образовательные учреждения и другие. Она регламентирует порядок подготовки, передачи, хранения и уничтожения документов, а также устанавливает требования к оформлению и организации делопроизводства.

Область применения инструкции по делопроизводству может быть разнообразной. Например, она может использоваться для упорядочения работы с отчетами, планами, запросами, заявлениями и другими документами. Инструкция также может определять процедуры для работы с электронными документами и используемыми информационными системами.

Кроме того, инструкция по делопроизводству может содержать рекомендации и инструкции о том, как правильно оформлять документы, какие шаблоны использовать, какие сроки и порядок передачи документов и прочее. Она способствует повышению профессионализма сотрудников, сокращению времени на выполнение рутинных операций и снижению вероятности ошибок.

Различия в форме и структуре

Одно из основных отличий между положением и инструкцией по делопроизводству заключается в их форме и структуре.

Положение представляет собой документ, в котором указываются основные положения, правила и порядок выполнения определенных действий в организации. Оно имеет строго установленную форму и оформляется в виде документа с заголовком, преамбулой, основной частью и подписями руководителей. Положение обычно составляется наименее формализованным образом и может содержать общие положения или принципы, которые применяются на протяжении длительного времени.

В то же время, инструкция по делопроизводству является более детализированным документом, который содержит конкретные указания и рекомендации по выполнению конкретных действий в организации. Она оформляется в виде нумерованного списка или пунктов и чаще всего содержит сведения о том, как заполнять документы, как организовывать хранение дел, как вести отчетность и многое другое. В инструкции по делопроизводству могут быть указаны обязательные требования, правила и процедуры, которые действуют в данной организации и должны быть выполнены сотрудниками.

Таким образом, положение и инструкция по делопроизводству отличаются друг от друга как по форме, так и по структуре. Положение является более общим и содержит основные положения и принципы, в то время как инструкция по делопроизводству более детализирована и содержит конкретные рекомендации и указания по конкретным действиям.

Положение: формат и структура документа

Формат и структура положения обычно предусматривают следующие основные элементы:

1. Заголовок — включает наименование организации, название положения и его номер.
2. Введение — представляет собой краткое описание цели и задач положения.
3. Область применения — указывает на сферу действия положения и определяет, к каким работникам оно относится.
4. Основные положения — содержат основные требования, нормы и правила, регламентирующие работу организации или отдельных ее подразделений.
5. Права и обязанности — определяют полномочия и ответственность работников в соответствии с положением.
6. Процедуры и порядок действий — описывают шаги, которые необходимо предпринять для выполнения работы в соответствии с положением.
7. Контроль и надзор — определяют механизмы и инструменты контроля за соблюдением положения и надзором за его исполнением.
8. Ответственность — указывает на возможные последствия нарушения положения и меры, принимаемые в отношении нарушителей.
9. Заключительные положения — содержат общую информацию о процедуре изменения или аннулирования положения, время его вступления в силу и другую релевантную информацию.

Важно отметить, что конкретный формат и структура положения могут немного отличаться в зависимости от требований организации и ее внутренних правил.

Инструкция: структура и содержание документа

Структура инструкции обычно состоит из нескольких разделов:

1. Введение – в данном разделе указывается цель и назначение инструкции, а также ее общая характеристика.
2. Область применения – здесь определяются объекты и предметы, к которым относится инструкция. Это может быть конкретный подразделение, место работы или процесс, который требует регламентации.
3. Организационно-правовой статус – данный раздел содержит сведения об организации, подразделении или должностных лицах, ответственных за выполнение инструкции.
4. Основные положения – здесь перечисляются основные правила и условия, которые должны соблюдаться при выполнении задачи или процесса.
5. Порядок выполнения действий – в данном разделе описывается последовательность действий, которые необходимо выполнить для успешного выполнения задачи. Здесь приводится алгоритм действий с пошаговым описанием.
6. Контроль и ответственность – этот раздел устанавливает требования к контролю за выполнением действий и определяет порядок ответственности сотрудников или подразделений за нарушение инструкции.
7. Заключительные положения – здесь содержатся дополнительные указания, информация о приложениях к инструкции и особые условия, если таковые имеются.

Содержание инструкции зависит от конкретной задачи или процесса, который нужно регламентировать. Оно может включать в себя такие элементы как:

• Описания рабочих процессов;
• Требования к использованию технических средств и оборудования;
• Информация о правилах и нормах безопасности;
• Порядок заполнения документации;
• Примеры и шаблоны;
• Список контрольных пунктов и механизмы проверки выполнения действий.

Инструкция по делопроизводству является важным документом, который позволяет обеспечить единообразие и корректность выполнения задач и процессов в организации. Правильно составленная инструкция помогает сотрудникам быстро разобраться в порядке действий и повышает эффективность работы организации в целом.

Положение и инструкция по делопроизводству – два ключевых документа, регулирующих порядок ведения делопроизводства в организации. Хотя они имеют схожие цели и функции, существуют определенные различия между ними. Понимание этих различий важно для эффективного управления документацией и исполнения организационных процессов.

Положение – это нормативный документ, который устанавливает общие принципы, положения и порядок ведения делопроизводства в организации. В нем определяются структура и функции организации, правила работы с документацией, ответственность за сохранность и доступность документов, а также процедуры по обработке и хранению деловых бумаг.

Инструкция по делопроизводству более детально регламентирует конкретные процессы и процедуры в рамках делопроизводства. Это подробный инструмент, который определяет последовательность действий, необходимых для выполнения каждой операции, связанной с обработкой документов. Инструкция содержит конкретные правила по составлению и регистрации документов, обмену информацией, утверждению актов и прочим аспектам делопроизводства.

Таким образом, положение устанавливает общие принципы и положения, а инструкция по делопроизводству детализирует конкретные шаги и процедуры. Оба документа важны для организации, поскольку гарантируют эффективность и прозрачность внутреннего делопроизводства, а также соблюдение правил и процедур, позволяющих управлять документами организации с максимальной эффективностью и точностью.

Ролевое значение положения и инструкции

Положение – это нормативный документ, определяющий права и обязанности сотрудников, а также их должностные обязанности. В положении четко прописываются требования к квалификации и компетенции сотрудников, а также правила внутреннего трудового распорядка. Оно играет регулирующую и нормативную роль в организации.

Инструкция по делопроизводству, в свою очередь, направлена на организацию и управление делами в организации. В ней содержатся конкретные указания по выполнению документооборота, правила хранения и обработки документов. Инструкция имеет практическую роль и служит руководством для сотрудников по осуществлению делопроизводства.

Таким образом, положение и инструкция различаются своим ролевым значением. Положение определяет круг обязанностей сотрудников и работает на уровне правил и норм, в то время как инструкция по делопроизводству конкретизирует задачи и инструктирует сотрудников организации по выполнению конкретных действий в рамках делопроизводства.

Как отличается положение от инструкции по делопроизводству

1. Содержание: Положение по делопроизводству устанавливает общие принципы и нормы организации работы с документами, определяет ответственность за выполнение делопроизводственных процедур. Инструкция по делопроизводству является детальным руководством, описывающим конкретные шаги и правила работы с различными видами документов.
2. Структура: Положение по делопроизводству имеет общую структуру, включающую в себя введение, основную часть с целями и задачами, правовые основы, порядок организации и контроля работы с документами, а также заключительные положения. Инструкция по делопроизводству может иметь более гибкую структуру и варьироваться в зависимости от конкретного вида документации.
3. Юридическая сила: Положение по делопроизводству является основным нормативным документом, который обязателен для исполнения всеми сотрудниками организации. Инструкция по делопроизводству, в свою очередь, может быть разработана как нормативным актом организации или как рекомендательным материалом для работников.
4. Обновление: Положение по делопроизводству обычно принимается на длительный срок и может изменяться при необходимости. Инструкция по делопроизводству может регулярно обновляться и дополняться в связи с изменениями в законодательстве или внутренними процедурами организации.

Важно отметить, что как положение, так и инструкция по делопроизводству играют важную роль в организации работы с документами. Они помогают обеспечить единообразие и эффективность делопроизводственных процессов, а также обеспечивают соблюдение требований законодательства в отношении ведения дел.

Основные функции положения

1. Регулирование порядка работы с документами:

Положение устанавливает порядок регистрации, классификации, оформления, передачи и хранения документов. Оно определяет правила оформления деловой документации, сроки и способы ее передачи между подразделениями.

2. Определение компетенции и ответственности сотрудников:

Положение четко описывает роли и обязанности сотрудников, ответственных за работу с документацией. Оно определяет, кто и каким образом осуществляет регистрацию, контроль и передачу документов, а также назначает ответственных лиц за сохранность и конфиденциальность информации.

3. Обеспечение удобства и оперативности доступа к документам:

Положение определяет правила организации и хранения документов, с учетом их последующего доступа и поиска. Оно предусматривает создание информационной базы данных, регистров документации и других средств, обеспечивающих оперативное нахождение и предоставление информации.

4. Регулирование сроков хранения и уничтожения документов:

Положение устанавливает сроки хранения документов в соответствии с действующим законодательством. Оно также устанавливает порядок и правила уничтожения документов, включая процедуру утверждения списка документов для уничтожения и формирование акта об уничтожении.

В целом, положение играет важную роль в организации и ведении делопроизводства, обеспечивая стандартные процедуры и правила, которые необходимо соблюдать всеми сотрудниками, отвечающими за работу с документацией.

Основные функции инструкции

1. Установление правил Инструкция определенным образом структурирует и систематизирует процессы, разъясняя правила, положения, порядок и сопутствующую документацию, которые должны быть соблюдены сотрудниками в ходе делопроизводства.	2. Обеспечение единообразия Инструкция позволяет создать единообразные стандарты и подходы к делопроизводству в организации, что способствует упрощению и улучшению рабочих процессов. Она помогает предотвратить разногласия сотрудников и позволяет достичь единообразного подхода в работе.
3. Стандартизация процессов Инструкция устанавливает порядок выполнения каждого шага документооборота и предоставляет шаблоны документов, формы, бланки, а также указывает на требования к оформлению документов. Это помогает организовать рабочий процесс, создавая шаблонные процедуры и стандартные документы.	4. Регулирование взаимодействия Инструкция по делопроизводству является важным инструментом для регулирования взаимодействия между сотрудниками организации. Она определяет, каким образом должны передаваться документы, как организовывается коммуникация, какую информацию и в какой форме необходимо предоставлять коллегам.
5. Обеспечение эффективности Инструкция помогает сотрудникам организации работать более эффективно и оптимально. Стандартизированный и упорядоченный порядок выполнения работ и обработки документов ускоряет процессы, предотвращает задержки и ошибки, а также повышает качество работы.	6. Контроль и оценка Инструкция содержит правила и механизмы для контроля выполнения задач и процессов. Она предоставляет возможность для оценки эффективности работы сотрудников и при необходимости внесения корректировок в рабочие процессы.

Эти функции инструкции по делопроизводству позволяют сделать работу с документами более организованной, структурированной и эффективной, способствуя достижению целей организации и повышению производительности сотрудников.

Принципы разработки положения и инструкции

Положение является более общим и описывает основные принципы и правила организации делопроизводства в организации. В положении указывается структура деловой документации, порядок ее формирования и хранения, а также основные требования к регистрации и контролю документов. Разработка положения осуществляется на высшем руководящем уровне и утверждается руководством организации.

Инструкция по делопроизводству, в свою очередь, является более детальным документом, который содержит конкретные алгоритмы и правила выполнения операций с документами в рамках установленного положения. Инструкция определяет процедуры работы с документами от их поступления до окончательного утверждения или уничтожения. Разработка инструкции – это задача специалистов по делопроизводству на основе положения и особенностей работы организации.

Основные принципы разработки положения и инструкции:

1. Правовая основа. Разработка положения и инструкции должна быть основана на действующем законодательстве, включая законы и нормативные акты, регулирующие делопроизводство.
2. Учет особенностей организации. Положение и инструкция должны учитывать организационную структуру, характер деятельности и задачи организации, а также особенности обработки документов в конкретных подразделениях.
3. Простота и понятность. Положение и инструкция должны быть написаны ясным и понятным языком, чтобы любой сотрудник мог без труда ознакомиться с их содержанием и правильно выполнять операции с документами.
4. Согласованность. Положение и инструкция должны быть согласованы с другими нормативными документами, связанными с делопроизводством, а также с системой контроля и аудита в организации.
5. Гибкость и актуальность. Положение и инструкция должны быть разработаны с учетом возможных изменений в законодательстве или внутренней организации, а также быть подвержены периодическому обновлению и доработке.

Соблюдение этих принципов при разработке положения и инструкции по делопроизводству позволяет создать эффективную систему организации работы с документами, упростить делопроизводство и обеспечить контроль и защиту важной информации.

Различия в принципах разработки

В инструкции по делопроизводству, в свою очередь, акцент делается на унификации и стандартизации процесса создания документов. Основным принципом здесь является принцип удовлетворения требований управления к информационным потокам и обеспечение своевременности и точности документирования.

Другим важным различием является принцип документационного обеспечения деятельности организации. Положение подразумевает, что создание и обработка документов является интегральным процессом, который включает в себя организацию хранения, передачи и использования документов.

Инструкция по делопроизводству в свою очередь не ставит задачи по созданию и обработке документов, а лишь определяет правила и порядок их обработки.

Важным различием является также принцип информационной безопасности. В положении подчеркивается важность защиты конфиденциальной информации и соблюдения правил обращения с документами, а инструкция по делопроизводству ставит задачи по контролю и защите информации, а также применению защитных мер в процессе обработки документооборота.

Таким образом, различия в принципах разработки между положением и инструкцией по делопроизводству определяют основные цели и задачи этих документов, а также подходы к организации и обработке документов в организации.

Какие принципы общие

Положение и инструкция по делопроизводству имеют несколько общих принципов, которые основываются на эффективной и организованной работе в офисе. Основные принципы включают:

1.	Соблюдение правил и процедур.
2.	Организация и структурирование документации.
3.	Обеспечение конфиденциальности информации.
4.	Эффективное использование времени и ресурсов.

В обоих случаях сотрудникам предписывается следовать определенным правилам и процедурам для обработки документов и выполнения задач. Это позволяет создать стабильность и предсказуемость в рабочем окружении и повышает качество работы.

Организация и структурирование документации также является общим принципом. Положение и инструкция устанавливают требования к тому, как хранить и обрабатывать документы, чтобы они были доступны и легко находились при необходимости.

Конфиденциальность информации также имеет важное значение в обоих случаях. Сотрудники должны соблюдать правила и регуляции по обеспечению безопасности и конфиденциальности документов и персональных данных.

В конце, эффективное использование времени и ресурсов является общим принципом. Положение и инструкция направлены на улучшение процессов и оптимизацию работы, чтобы достичь наибольшей продуктивности и управлять ресурсами организации эффективно.

Примеры положения и инструкции

Вот некоторые примеры положения и инструкции по делопроизводству:

1. Положение: Положение о порядке регистрации и хранения документов в организации.
   • Инструкция: Инструкция по регистрации и хранению документов в организации.
2. Положение: Положение о порядке оформления и рассмотрения внутренних документов.
   • Инструкция: Инструкция по оформлению и рассмотрению внутренних документов.
3. Положение: Положение о порядке архивного хранения документов в организации.
   • Инструкция: Инструкция по архивному хранению документов в организации.

Как видно из примеров, положение определяет общие правила и принципы, а инструкция предоставляет более подробные инструкции и рекомендации по выполнению конкретных задач.

Делопроизводство является неотъемлемой частью работы в любой организации. Чтобы работа с документами была эффективной и организованной, необходимо иметь четкую систему, которая включает в себя как положение, так и инструкцию. Однако, многие люди путают эти два понятия и не понимают их отличий.

Положение является нормативным актом, который устанавливает основные принципы и порядок работы с документами в организации. Оно разрабатывается в соответствии с законодательством и сводит воедино все основные положения, касающиеся делопроизводства. Положение определяет компетенцию сотрудников, порядок регистрации и хранения документов, а также устанавливает правила работы с электронными документами.

Инструкция, в свою очередь, детализирует конкретные процессы, которые должны быть выполнены в ходе работы с документами. Она определяет порядок оформления, утверждения и передачи различных категорий документов, а также содержит разъяснения по пользованию специальными программами и аппаратурой, используемыми при работе с документацией.

Важно отметить, что положение является более общим и широким документом, который накладывает основные рамки на работу с документами в организации. Инструкция же более детализирована и решает конкретные вопросы, связанные с выполнением определенных процессов и использованием конкретных инструментов и технологий.

В чем различия между положением и инструкцией по делопроизводству?

Положение — это основной нормативно-правовой документ, регламентирующий организацию и функционированиеделопроизводства. В положении прописываются правила и процедуры работы с документами, порядок их хранения и учета, ответственность исполнителей и другие важные аспекты. Положение устанавливает общие принципы и правила, которые должны соблюдать все сотрудники организации в процессе делопроизводства.

Инструкция по делопроизводству — это документ, разработанный на основе положения и содержащий индивидуальные инструкции и рекомендации для конкретного подразделения или сотрудника. Она направлена на более детальное определение порядка работы с документами, учета их движения, решения возникающих в процессе работ вопросов.

Таким образом, основное различие между положением и инструкцией по делопроизводству заключается в том, что положение является общим документом для всей организации, устанавливающим основные принципы и правила работы с документами, а инструкция по делопроизводству предоставляет конкретные инструкции и рекомендации для выполнения работ с документами в определенном подразделении или должностной должности.

Применение в практике

Инструкции по делопроизводству и положения имеют разные функции и применяются в различных ситуациях. Рассмотрим их применение в практике.

Положения широко используются в организациях и предназначены для установления определенных правил и порядка деятельности. Они содержат общие принципы и положения, которые регламентируют работу сотрудников и организационные процессы.

Положения часто разрабатываются внутри организации и утверждаются руководителем. Они служат основой для организации работы и являются нормативными документами.

Инструкции по делопроизводству, в свою очередь, имеют более узкую специфику и предназначены для регулирования работы с документами. Они содержат конкретные указания и рекомендации по организации и хранению документов.

Инструкции по делопроизводству используются в повседневной практике сотрудников, которые занимаются организацией и обработкой документов. Они помогают установить единый порядок действий и обеспечить эффективность работы с документами.

Инструкции по делопроизводству часто разрабатываются и утверждаются отдельным отделом или специалистом по документообороту. Они позволяют стандартизировать работу с документами и обеспечить ее соответствие требованиям законодательства и внутренним правилам организации.

Использование положений и инструкций по делопроизводству позволяет организовать и контролировать работу с документами, повысить эффективность делопроизводства и минимизировать возможные ошибки и проблемы в организации и обработке документов.

Отличия положения	Отличия инструкции по делопроизводству
Устанавливают общие принципы и правила деятельности в организации	Указывают конкретные действия и рекомендации по работе с документами
Часто разрабатываются и утверждаются руководителем организации	Часто разрабатываются и утверждаются специалистом по документообороту
Широко применяются в организациях, являются нормативными документами	Используются в повседневной практике сотрудников для работы с документами

Уровень детализации

Инструкция по делопроизводству, в свою очередь, представляет собой более подробное руководство, которое описывает конкретные процедуры и практические аспекты работы с документами. Она указывает на конкретные формы, бланки и образцы документов, содержит шаблоны и пояснения, которые помогают сотрудникам выполнять свои обязанности по делопроизводству с высокой степенью точности и соблюдением установленных правил.

Таким образом, положение является более общим и принципиальным документом, который задает базовые правила и требования, в то время как инструкция подробно описывает специфические процессы и действия, необходимые для правильного ведения делопроизводства.

Необходимость уровня детализации может зависеть от специфики организации, ее размеров и сложности. В больших компаниях часто разрабатываются инструкции по делопроизводству с высокой степенью детализации, чтобы унифицировать процессы, сократить ошибки и обеспечить эффективную работу с документами.

Формат представления

Положение и инструкция по делопроизводству имеют различный формат представления.

Положение включает в себя следующие элементы:

1. Заголовок положения;
2. Введение (краткое обоснование введения положения);
3. Описание цели и задач положения;
4. Основная часть положения (содержит полный перечень правил и инструкций по деятельности);
5. Заключительная часть (включает запросы и рекомендации по реализации положения);
6. Подписи руководителя и ответственного за разработку положения;
7. Приложения (если они имеются).

Инструкция по делопроизводству имеет следующую структуру:

1. Заголовок инструкции;
2. Введение (краткое обоснование введения инструкции);
3. Описание цели и задач инструкции;
4. Краткое содержание по разделам инструкции;
5. Руководство пользователя инструкцией;
6. Заключение;
7. Подписи руководителя и ответственного за разработку инструкции;
8. Приложения (если они имеются).

Таким образом, формат представления положения и инструкции по делопроизводству имеет свои отличия, хотя оба документа содержат схожие элементы.

Цель и задачи

Основная цель положения по делопроизводству – установить единые принципы и правила ведения делопроизводства на всех уровнях организации. Положение определяет общие требования к оформлению, хранению и обработке документов, а также ответственность за их сохранность и конфиденциальность.

Задачи положения по делопроизводству:

1. Установление порядка оформления и регистрации документов.
2. Создание системы классификации и кодирования документов.
3. Определение правил хранения и учета документов.
4. Регулирование доступа к документам и контроль за их использованием.
5. Обеспечение сохранности и конфиденциальности информации.

Инструкция по делопроизводству, в свою очередь, является инструментом внутреннего управления организацией. Ее основная цель – определить детальные правила и процедуры ведения делопроизводства в конкретной организации, а также обязанности и ответственность сотрудников в этой сфере.

Задачи инструкции по делопроизводству:

• Описать процесс регистрации и учета входящих и исходящих документов.
• Установить правила ответственности за своевременное оформление и передачу документов.
• Определить особенности работы с электронными документами.
• Регламентировать порядок оформления служебных записок и указаний.
• Установить правила взаимодействия с внешними организациями и государственными учреждениями.