Александр Семериченко писал(а):
Анастасия Витальевна писал(а): Но все-таки в чем принципиальное отличие СТП от РИ?
…… А также от положения, регламента, …, методики и т.п.
Если коротко — ничем.
В ISO 9001 употребляется понятие «work instruction», обозначающее целую группу документов непосредственно указывающих исполнителю «как и что делать».
P.S.Тема не совсем отвечает направленности раздла форума, ей скорее место в «Прочие стандарты» или «Практика внедрения».
Александр Семериченко
Не согласен.
1. тема как раз в раздел
СТП рассматривается как аналог документирвоанной процедуры
далее смотрим ИСО/ТР 10013:2001
4.5 Документированные процедуры
4.5.1 Структура и формат
Структура и формат документированных процедур (на бумажном или электронном носителе) должны быть представлены организацией в виде текстов, схем, таблиц, их сочетания или в другой приемлемой форме в зависимости от потребностей организации. Документированные процедуры должны содержать необходимую информацию (см. 4.5.2) и иметь единую идентификацию.
В документированных процедурах могут быть сделаны ссылки на рабочие инструкции, определяющие порядок выполнения работ. Документированные процедуры обычно описывают деятельность, охватывающую несколько функций, в то время как рабочие инструкции обычно относятся к заданиям в рамках одной функции.
4.5.2 Содержание
4.5.2.1 Название
Название должно четко указывать документированную процедуру.
4.5.2.2 Назначение
Назначение документированной процедуры должно быть указано.
4.5.2.3 Область применения
Должна быть описана область применения документированной процедуры, включая охватываемые или не охватываемые ею аспекты.
4.5.2.4 Ответственность и полномочия
Должны быть определены ответственность и полномочия персонала и/или организационные функции, а также их взаимодействие с другими процессами и деятельностью, описанными в процедуре. Они могут быть приведены в виде блок-схемы и уточняющих описаний.
4.5.2.5 Описание видов деятельности
Уровень детализации описания может зависеть от сложности вида деятельности, используемых методов, уровня квалификации и подготовки персонала, необходимых для выполнения работы. Независимо от уровня детализации должны быть рассмотрены следующие аспекты:
a) определение потребностей организации, ее потребителей и поставщиков;
b) описание процессов в виде текстов и/или блок-схем, относящихся к данному виду деятельности;
c) определение работ, которые должны выполняться, кем или в рамках какой организационной функции, почему, когда, где и как;
d) описание управления процессами и контроля за идентифицированными видами деятельности;
e) выявление потребности в ресурсах, необходимых для выполнения определенной деятельности (в персонале, обучении, оборудовании и материалах);
f) определение соответствующей этому виду деятельности документации;
g) определение входа и выхода процесса;
h) определение измерений, которые следует выполнить. Организация может принять решение о целесообразности включения части приведенной выше информации в рабочие инструкции.
4.5.2.6 Записи
Ведение записей о деятельности в рамках документированной процедуры должно быть описано в этом или в другом (других) ее разделе (разделах). Должны быть определены формы для ведения записей, указаны способы их заполнения, регистрации и хранения.
4.5.2.7 Приложения
К документированной процедуре может быть приложена информация в виде, например, таблиц, диаграмм, схем и форм.
4.5.3 Рассмотрение, утверждение и пересмотр
Должны быть приведены сведения о рассмотрении, утверждении, статусе и дате пересмотра документированной процедуры.
4.5.4 Определение изменений
Если практически возможно, в документе либо в соответствующих приложениях должен быть указан характер изменений.
4.6 Рабочие инструкции
4.6.1 Структура и формат
Рабочие инструкции должны разрабатываться и поддерживаться таким образом, чтобы обеспечивать описание выполнения всех работ, на которых отсутствие таких инструкций может повлиять отрицательно. Могут использоваться различные средства подготовки и представления инструкций.
Рабочие инструкции должны содержать название и принятое для них обозначение (информация приведена в п. 4.6.4).
Структура, формат и уровень детализации рабочих инструкций должны отвечать потребностям персонала организации и зависеть от сложности работ, применяемых методов, уровня подготовки, квалификации и мастерства персонала.
Структура рабочих инструкций может отличаться от структуры документированных процедур.
Рабочие инструкции могут быть включены в документированные процедуры или на них должна быть сделана ссылка.
4.6.2 Содержание
Рабочие инструкции должны описывать критические участки деятельности. Следует избегать детализации, которая не способствует контролю за деятельностью. Подготовка персонала может снизить потребность в детализации инструкций при условии, что этот персонал получает необходимую для правильного выполнения работы информацию.
4.6.3 Виды рабочих инструкций
Хотя не существует требований к структуре или формату рабочих инструкций, эти документы обычно должны отражать назначение и область работ и их цели, а также содержать ссылки на соответствующие документированные процедуры.
В любом случае в рабочих инструкциях должна быть указана последовательность операций, точно отражающая требования и соответствующую деятельность. Во избежание недопонимания и неточностей следует установить определенный формат или структуру и придерживаться их.
4.6.4 Рассмотрение, утверждение и пересмотр
Организация должна обеспечить точные сведения о рассмотрении и утверждении рабочих инструкций, статусе и дате пересмотра.
4.6.5 Записи
Если возможно, требования к записям, относящиеся к рабочей инструкции, устанавливаются в этом или в любом другом (других) разделе (разделах). Минимальные требования к записям определены стандартом ИСО 9001. Необходимо указать способы ведения, регистрации и хранения записей и определить формы для заполнения.
4.6.6 Определение изменений
Если практически возможно, характер изменений следует указать либо в документе, либо в приложениях.
2. в ISO 9001 термин «work instructions» указывается только в п. 7.5.1 b).
3. Если сущестует определенная иерахия нормативных документов СМК, то РИ обычно детализирут требования СТП…(см пирамуду документов СМК в том же ИСО/ТР 10013)
Но это не обязательное требование. Иногда РИ сущестуют паралельно с СТП, например, для того, чтобы отменить какие-нибудь устаревшие но неотмененные требования ГОСТов, которые формально СТП не могут отменять (см. ГОСТР 1.4-20004).
Анастасия
в этой ветке можно найти необходимые ссылки
Из статьи вы узнаете о базовых документах современного делопроизводства, которыми необходимо руководствоваться при разработке основного документа, устанавливающего требования к документам и технологиям их обработки, – инструкции по делопроизводству.
ЧТО ТАКОЕ ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ?
Организация работы с документами на протяжении их жизненного цикла регулируют нормы и правила, которые устанавливают, во-первых, законодательство в сфере информации и документации, во-вторых, – локальные нормативные акты (далее – ЛНА) организации, которые разрабатывают в соответствии с действующим законодательством.
Наряду с инструкцией по делопроизводству в организациях могут разрабатывать и иные нормативные документы по делопроизводству: правила, положения, регламенты, порядки, которые регулируют работу с отдельными видами или комплексами документов (например, положение о внутренних нормативных документах организации, положение о ведении договорной работы и т.д.). Также разрабатывают ЛНА, которые регламентируют административные или бизнес-процессы (например, регламент контроля исполнения документов (поручений)). Кроме этого, работа в системе электронного документооборота (далее – СЭД) происходит в соответствии с инструкциями, которые разрабатывают поставщики программного обеспечения.
ДОКУМЕНТЫ В СОВРЕМЕННОМ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
В целях исключения рисков, связанных с несоблюдением действующего законодательства в сфере информации, документации и архивного дела, инструкцию по делопроизводству следует разрабатывать на основании современных нормативных документов сферы делопроизводства (Схема 1).
Опишем назначение и содержание этих документов, чтобы определить, как они помогут в разработке инструкции по делопроизводству.
НПА ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
Основными НПА по делопроизводству, прямо предназначенными для разработки инструкций по делопроизводству, являются Примерная инструкция по делопроизводству и Правила делопроизводства 2019. Рассмотрим их подробнее.
Примерная инструкция по делопроизводству
Согласно п. 1.3 Примерной инструкции по делопроизводству, в этом документе установлены требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в делопроизводстве государственных организаций. Понятие «государственная организация» в российском законодательстве не определено. На практике так называют организации различных организационно-правовых форм, основной признак которых – государственная собственность на имущество организации. В Схеме 2 приведем классификацию государственных организаций.
Примерная инструкция по делопроизводству разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами независимо от вида носителя (бумажного и электронного). Во всех разделах этого НПА отмечены особенности работы с документами в условиях СЭД.
Примерная инструкция по делопроизводству охватывает весь жизненный цикл документа в делопроизводстве: от подготовки проектов документов, включения их в документооборот организации и до систематизации документов в пределах документального фонда и организации их отбора для передачи в архив организации.
Примерная инструкция по делопроизводству устанавливает, что на ее основе в организации разрабатывают индивидуальную инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем. Отмечено, что в целях организации работы с документами в филиалах организации и обособленных структурных подразделениях могут быть введены инструкции по организации работы с документами, дополняющие индивидуальную инструкцию по делопроизводству организации, но не противоречащие ей.
Примерная инструкция по делопроизводству рассматривает делопроизводство как деятельность, в которую входит:
- документирование деятельности;
- организация документооборота;
- формирование документального фонда организации (систематизация документов и организация их текущего хранения);
- организация доступа к документам и их использования.
Нормы, регулирующие порядок доступа к документам в целях их использования, изложены в разделе IX Примерной инструкции по делопроизводству. Они включают:
- порядок выдачи документов для использования работникам организации;
- предоставление документов по запросам органов власти и организаций (судебных, правоохранительных, органов государственного контроля и надзора);
- порядок изъятия (выемки) документов (на основании письменного распоряжения (постановления) соответствующего органа власти).
В приложения Примерной инструкции по делопроизводству входят:
- образцы бланков документов;
- образцы оформления отдельных видов документов (приказ, распоряжение, протокол, докладная и служебная записки, деловое письмо и т.д.);
- примерные перечни утверждаемых документов;
- примерные перечни документов, заверяемых печатью организации;
- примерные перечни нерегистрируемых документов.
Правила делопроизводства 2019
Правила делопроизводства 2019 разработаны в соответствии с п. 2 ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» взамен Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.
Сфера действия нового НПА в сравнении со сферой действия старого расширилась. Теперь положения документа распространяются на федеральные органы государственной власти, иные федеральные государственные органы, органы государственной власти и иные государственные органы субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления.
Мы уже комментировали первые разделы Правил делопроизводства 2019. В 2020 году мы продолжим рассматривать этот документ.
НПА ПО АРХИВНОМУ ДЕЛУ
Основными НПА в сфере архивного дела и делопроизводства являются Правила 2015, Перечень 2007, Перечень 2010 и Примерное положение об ЭК. Рассмотрим их подробнее.
Правила 2015
На основании положений этого НПА организуют хранение документов в архивах организаций. Правила 2015 предназначены для государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, создающих архивы в целях хранения архивных документов, образовавшихся в процессе их деятельности.
Правила 2015 закрепляют понятие документального фонда как совокупности документов, образовавшихся в деятельности организации. В документе отмечено особое значение номенклатуры дел организации: чтобы создать документальный фонд, следует составить номенклатуру дел, сформировать и оформить дела на основе законодательных и нормативных правовых актов России, перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения.
Правила 2015 также используют при разработке инструкции по делопроизводству организации. Именно этот документ содержит основные положения о номенклатуре дел организации и форму этого документа, а также формы других документов, создаваемых при подготовке дел к передаче в архив организации (описи дел, акты о выделении документов к уничтожению).
Перечень 2007, Перечень 2010 и Перечень 2019
Перечень 2007 устанавливает сроки хранения в зависимости от того, в деятельности какой организации они подлежат хранению. Сроки хранения документов дифференцированы по четырем звеньям (группам) организаций, исходя из установившегося порядка документирования научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности:
- в первом звене представлены организации, утверждающие или согласовывающие документы;
- во втором звене – организации – разработчики (авторы) документов, функциями которых является проведение научно-исследовательских, научно-технических, геолого-геодезических, производственно-технических, учетно-технических и учетно-регистрационных работ, разработка программных комплексов, проектов строительства объектов недвижимости, автоматизированных систем, земле- и лесоустроительных работ, выполнение экспертных, надзорных и контрольных функций в научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности;
- в третьем звене – организации-заказчики;
- в четвертом звене – эксплуатационные и иные хозяйствующие организации.
Если Перечень 2007 используют далеко не все организации, а лишь те, в деятельности которых образуются включенные в перечень научно-технические и производственные документы, то Перечень 2010 используют фактически все. Исключения составляют лишь те организации, которые используют так называемые ведомственные перечни документов, которые включают не только ведомственную (отраслевую) документацию, но и типовую управленческую документацию.
Перечень 2010 включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых организациями независимо от их функционально-целевого назначения, характера деятельности и формы собственности. Перечень 2010 предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе документов на хранение и уничтожение типовых управленческих документов.
Перечень 2019, как и Перечень 2010, построен по функциональному принципу и включает разделы, отражающие основные направления деятельности организаций. Однако состав архивных документов в новом НПА значительно изменился.
В делопроизводстве перечни документов со сроками хранения используют при составлении номенклатуры дел организации, при определении сроков хранения документов, а также при проведении экспертизы ценности документов при подготовке документов для передачи в архив организации.
Примерное положение об ЭК
Документ служит нормативной основой для формирования экспертной комиссии организации и разработки положения о ней. Экспертная комиссия (далее – ЭК) – это совещательный орган, он организовывает и проводит экспертизу ценности документов, образующихся в деятельности организации. Примерное положение об ЭК определяет порядок формирования ЭК, ее задачи, функции, права, порядок проведения заседаний и принятия решений.
ЭК создают в каждой организации. Без согласования с ЭК невозможно утвердить номенклатуру дел организации, описи дел, передаваемых в архив организации (описи дел постоянного хранения, дел по личному составу, дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения), а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов. ЭК рассматривает предложения об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, а также об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями.
НАЦИОНАЛЬНЫЕ СТАНДАРТЫ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
Правовые основы стандартизации в России, в том числе функционирования национальной системы стандартизации, определены Федеральным законом от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» (далее – Федеральный закон № 162-ФЗ).
Национальные стандарты в сфере делопроизводства разделяют на три группы: терминологические, оформления документов, управления документами (см. Схему 1). Отметим, что в третью группу входят национальные стандарты, идентичные международным стандартам, которые разработаны подкомитетом № 11 «Управление архивами (документами)», действующим в структуре технического комитета № 46 Международной организации по стандартизации – International Organization for Standardization. Аббревиатура этой организации включена в названия международных стандартов. Именно поэтому в названии наших национальных стандартов, которые идентичны международным, присутствует транслитерированная аббревиатура – ИСО.
ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
Специалистам по делопроизводству при разработке нормативных документов по делопроизводству (инструкции по делопроизводству, регламентов, правил, положений) приходится обращаться к терминологическим стандартам и словарям.
ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (далее – ГОСТ Р 7.0.8-2013) – это терминологический стандарт. Его задача – установить один термин в одном толковании для обозначения одного (определенного) понятия. Количество терминов, с которыми можно провести такую работу в любой предметной области, весьма ограничено.
Задача терминологического стандарта – не только зафиксировать термины, обозначающие понятия, но и дать им определения. Термин лишь называет понятие, а содержание понятия раскрывает его определение. Самое важное требование к определению термина – включать в определение только существенные признаки, то есть такие, которые отличают одно понятие от других, стоящих в ряду с ним. Попытки включать в определение не только существенные признаки приводят к размыванию определения.
ГОСТ Р 7.0.8-2013 – не первый стандарт с терминологией. Он заменил ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». В действующем стандарте появилась терминология, связанная с применением информационно-коммуникационных технологий, раскрыты такие понятия, как электронный документ, аутентичность и целостность электронного документа, метаданные и т.д.
Терминология в ГОСТ Р 7.0.8-2013 размещается в трех разделах:
- В раздел «Общие понятия» включены термины, в равной мере используемые в делопроизводстве и архивном деле.
- В раздел «Делопроизводство» входят два подраздела: «Документирование» и «Организация работы с документами».
- В раздел «Архивное дело» включены подразделы «Хранение и учет архивных документов», «Комплектование архива», «Научно-информационная деятельность архива».
Термины пронумерованы и расположены в систематизированном порядке, отражающем связи и отношения между ними в соответствующих предметных областях. Все термины пронумерованы.
Для большинства понятий установлен один стандартизированный термин.
Если термин имеет синонимы, они указаны после основного термина и набраны курсивом (в отличие от стандартизованного термина, который имеет полужирное начертание).
Если термин имеет устойчивую аббревиатуру, она указана после полного наименования, а вариативные части терминов заключены в скобки (при использовании термина его часть, заключенная в скобки, может быть опущена).
Термины-синонимы, не рекомендуемые к применению, приведены в скобках после стандартизированного термина и имеют отметку «нрк».
ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
Стандартом, устанавливающим правила оформления документов, является ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Положения ГОСТ Р 7.0.97-2016 распространяются на организационно-распорядительные бумажные и электронные документы (далее – ОРД): уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и другие ОРД, образующиеся в деятельности любой организации.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 определяет:
- состав реквизитов, используемых при подготовке ОРД;
- правила оформления реквизитов, в том числе с применением информационных технологий;
- виды бланков документов, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе.
В положениях Примерной инструкции по делопроизводству и Правил 2019, описывающих документирование деятельности, есть ссылки на положения ГОСТ Р 7.0.97-2016, в которых описаны состав реквизитов, применяемых при оформлении документов, правила их оформления, требования к бланкам документов. То есть все органы власти и организации, которые разрабатывают свои внутренние нормативные документы на основании Примерной инструкции по делопроизводству и Правил 2019, обязаны соблюдать положения ГОСТ Р 7.0.97-2016.
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «СИБИД. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы»
Стандарты управления документами помогут организации выстроить систему управления документами, которая будет функционировать как управленческая система (система менеджмента), нацеленная на постоянное улучшение. Основной национальный стандарт в управлении документами – ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «СИБИД. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы» (далее – ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019) идентичен международному стандарту ISO 15489-1:2016 «Information and documentation. Records management. Part 1: Concepts and principles», IDT.
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 определяет понятия и принципы создания, ввода документов в систему и управления ими. Во введении к стандарту отмечена важнейшая роль документов, во-первых, как свидетельств деловой деятельности, во-вторых, как информационных активов организации. Также подчеркнуто, что создание и хранение документов в цифровой среде открывает новые возможности для использования документов, поскольку цифровая среда обеспечивает большую гибкость средств управления документами. Наряду с этим новые модели ведения деловой деятельности повышают ответственность специалистов в отношении документов, требуют от них знания нормативной среды, понимания возможных рисков для документов, а также понимания внешних и внутренних потребностей не только самой организации, но и требований государственных структур, запросов общественности, клиентов.
Основное назначение ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 – определить понятия и принципы, на основе которых разрабатывают подходы к созданию, вводу в систему и управлению документами и которые в совокупности составляют систему управления (систему менеджмента) документами.
Положения стандарта рассматривают:
- документы, метаданные к документам, документные системы;
- политику управления документами, ответственность за документы, мониторинг и обучение эффективному управлению документами;
- анализ деловых процессов;
- средства (процессы) управления документами;
- процессы жизненного цикла документов с момента создания документов, ввод их в систему и последующее управление ими.
ГОСТ Р ИСО 30300-2015 «СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь» и ГОСТ Р ИСО 7.0.101-2018/ИСО 30301 «СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Требования»
ГОСТ Р ИСО 30300-2015 «СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь» (далее – ГОСТ Р ИСО 30300-2015) и ГОСТ Р ИСО 7.0.101-2018/ИСО 30301 «СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Требования» (далее – ГОСТ Р ИСО 7.0.101-2018/ИСО 30301) также описывают систему управления документами. Эти два национальных стандарта идентичны международным стандартам ISO 30300:2011 «Information and documentation. Management systems for records. Fundamentals and vocabulary». IDT и ISO 30301:2011 «Inforniation and documentation. Management system for records. Requirements». IDT соответственно.
В этих национальных стандартах детально и всесторонне рассмотрены отдельные аспекты управления документами и установлены требования к системам управления документами. Они входят в состав национальных стандартов систем менеджмента и разработаны в целях обеспечения совместимости с этими стандартами на основе применения общих элементов и методологии менеджмента.
Термином «система управления документами» в ГОСТ Р ИСО 30300-2015 обозначают одну из систем управления (менеджмента) организации.
В ГОСТ Р ИСО 30300-2015 отмечено, что эффективность организации во многом зависит от внедрения и поддержания системы управления, которая обеспечивает постоянное улучшение деятельности и отвечает потребностям всех заинтересованных сторон. Системы управления обеспечивают методологию принятия решений и управления ресурсами для достижения целей организации. Неотъемлемая часть любого вида деятельности или делового процесса организации – процессы создания документов и управления ими. Благодаря документам обеспечивается результативность деловой деятельности, контроль за деятельностью, управление рисками. Массивы документов – это ценные информационные ресурсы, коллективная память, с помощью которой возможно отвечать на вызовы внешней среды.
Стандарты системы управления документами разработаны для организаций всех видов независимо от структуры и численности персонала в целях оказания помощи по внедрению эффективной системы управления документами, обеспечению ее функционирования и постоянного улучшения. Система управления документами позволяет осуществлять управление документами в организации в соответствии с установленной политикой и целями, а также обеспечивать достижение этих целей. Для этого в рамках системы управления документами обеспечивается управленческий процесс, включающий:
- распределение функций и ответственности;
- процессный подход к деловой деятельности;
- измерение и оценку;
- анализ и улучшение.
Стандарты системы управления документами предоставляют инструментарий для руководства организации по применению системного и контролируемого подхода к работе с документами, основанного на применении лучшей деловой практики. Применение стандартов системы управления документами гарантирует, что в организации создаются официальные и достоверные документы, подтверждающие деловую деятельность, а также то, что они управляемы и доступны для тех, кому они необходимы в течение установленного времени.
Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 2, 2020.
Из статьи вы узнаете о базовых документах современного делопроизводства, которыми необходимо руководствоваться при разработке основного документа, устанавливающего требования к документам и технологиям их обработки, – инструкции по делопроизводству.
ЧТО ТАКОЕ ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ?
Организация работы с документами на протяжении их жизненного цикла регулируют нормы и правила, которые устанавливают, во-первых, законодательство в сфере информации и документации, во-вторых, – локальные нормативные акты (далее – ЛНА) организации, которые разрабатывают в соответствии с действующим законодательством.
Наряду с инструкцией по делопроизводству в организациях могут разрабатывать и иные нормативные документы по делопроизводству: правила, положения, регламенты, порядки, которые регулируют работу с отдельными видами или комплексами документов (например, положение о внутренних нормативных документах организации, положение о ведении договорной работы и т.д.). Также разрабатывают ЛНА, которые регламентируют административные или бизнес-процессы (например, регламент контроля исполнения документов (поручений)). Кроме этого, работа в системе электронного документооборота (далее – СЭД) происходит в соответствии с инструкциями, которые разрабатывают поставщики программного обеспечения.
ДОКУМЕНТЫ В СОВРЕМЕННОМ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
В целях исключения рисков, связанных с несоблюдением действующего законодательства в сфере информации, документации и архивного дела, инструкцию по делопроизводству следует разрабатывать на основании современных нормативных документов сферы делопроизводства (Схема 1).
Опишем назначение и содержание этих документов, чтобы определить, как они помогут в разработке инструкции по делопроизводству.
НПА ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
Основными НПА по делопроизводству, прямо предназначенными для разработки инструкций по делопроизводству, являются Примерная инструкция по делопроизводству и Правила делопроизводства 2019. Рассмотрим их подробнее.
Примерная инструкция по делопроизводству
Согласно п. 1.3 Примерной инструкции по делопроизводству, в этом документе установлены требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в делопроизводстве государственных организаций. Понятие «государственная организация» в российском законодательстве не определено. На практике так называют организации различных организационно-правовых форм, основной признак которых – государственная собственность на имущество организации. В Схеме 2 приведем классификацию государственных организаций.
Примерная инструкция по делопроизводству разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами независимо от вида носителя (бумажного и электронного). Во всех разделах этого НПА отмечены особенности работы с документами в условиях СЭД.
Примерная инструкция по делопроизводству охватывает весь жизненный цикл документа в делопроизводстве: от подготовки проектов документов, включения их в документооборот организации и до систематизации документов в пределах документального фонда и организации их отбора для передачи в архив организации.
Примерная инструкция по делопроизводству устанавливает, что на ее основе в организации разрабатывают индивидуальную инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем. Отмечено, что в целях организации работы с документами в филиалах организации и обособленных структурных подразделениях могут быть введены инструкции по организации работы с документами, дополняющие индивидуальную инструкцию по делопроизводству организации, но не противоречащие ей.
Примерная инструкция по делопроизводству рассматривает делопроизводство как деятельность, в которую входит:
- документирование деятельности;
- организация документооборота;
- формирование документального фонда организации (систематизация документов и организация их текущего хранения);
- организация доступа к документам и их использования.
Нормы, регулирующие порядок доступа к документам в целях их использования, изложены в разделе IX Примерной инструкции по делопроизводству. Они включают:
- порядок выдачи документов для использования работникам организации;
- предоставление документов по запросам органов власти и организаций (судебных, правоохранительных, органов государственного контроля и надзора);
- порядок изъятия (выемки) документов (на основании письменного распоряжения (постановления) соответствующего органа власти).
В приложения Примерной инструкции по делопроизводству входят:
- образцы бланков документов;
- образцы оформления отдельных видов документов (приказ, распоряжение, протокол, докладная и служебная записки, деловое письмо и т.д.);
- примерные перечни утверждаемых документов;
- примерные перечни документов, заверяемых печатью организации;
- примерные перечни нерегистрируемых документов.
Правила делопроизводства 2019
Правила делопроизводства 2019 разработаны в соответствии с п. 2 ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» взамен Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.
Сфера действия нового НПА в сравнении со сферой действия старого расширилась. Теперь положения документа распространяются на федеральные органы государственной власти, иные федеральные государственные органы, органы государственной власти и иные государственные органы субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления.
Мы уже комментировали первые разделы Правил делопроизводства 2019. В 2020 году мы продолжим рассматривать этот документ.
НПА ПО АРХИВНОМУ ДЕЛУ
Основными НПА в сфере архивного дела и делопроизводства являются Правила 2015, Перечень 2007, Перечень 2010 и Примерное положение об ЭК. Рассмотрим их подробнее.
Правила 2015
На основании положений этого НПА организуют хранение документов в архивах организаций. Правила 2015 предназначены для государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, создающих архивы в целях хранения архивных документов, образовавшихся в процессе их деятельности.
Правила 2015 закрепляют понятие документального фонда как совокупности документов, образовавшихся в деятельности организации. В документе отмечено особое значение номенклатуры дел организации: чтобы создать документальный фонд, следует составить номенклатуру дел, сформировать и оформить дела на основе законодательных и нормативных правовых актов России, перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения.
Правила 2015 также используют при разработке инструкции по делопроизводству организации. Именно этот документ содержит основные положения о номенклатуре дел организации и форму этого документа, а также формы других документов, создаваемых при подготовке дел к передаче в архив организации (описи дел, акты о выделении документов к уничтожению).
Перечень 2007, Перечень 2010 и Перечень 2019
Перечень 2007 устанавливает сроки хранения в зависимости от того, в деятельности какой организации они подлежат хранению. Сроки хранения документов дифференцированы по четырем звеньям (группам) организаций, исходя из установившегося порядка документирования научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности:
- в первом звене представлены организации, утверждающие или согласовывающие документы;
- во втором звене – организации – разработчики (авторы) документов, функциями которых является проведение научно-исследовательских, научно-технических, геолого-геодезических, производственно-технических, учетно-технических и учетно-регистрационных работ, разработка программных комплексов, проектов строительства объектов недвижимости, автоматизированных систем, земле- и лесоустроительных работ, выполнение экспертных, надзорных и контрольных функций в научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности;
- в третьем звене – организации-заказчики;
- в четвертом звене – эксплуатационные и иные хозяйствующие организации.
Если Перечень 2007 используют далеко не все организации, а лишь те, в деятельности которых образуются включенные в перечень научно-технические и производственные документы, то Перечень 2010 используют фактически все. Исключения составляют лишь те организации, которые используют так называемые ведомственные перечни документов, которые включают не только ведомственную (отраслевую) документацию, но и типовую управленческую документацию.
Перечень 2010 включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых организациями независимо от их функционально-целевого назначения, характера деятельности и формы собственности. Перечень 2010 предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе документов на хранение и уничтожение типовых управленческих документов.
Перечень 2019, как и Перечень 2010, построен по функциональному принципу и включает разделы, отражающие основные направления деятельности организаций. Однако состав архивных документов в новом НПА значительно изменился.
В делопроизводстве перечни документов со сроками хранения используют при составлении номенклатуры дел организации, при определении сроков хранения документов, а также при проведении экспертизы ценности документов при подготовке документов для передачи в архив организации.
Примерное положение об ЭК
Документ служит нормативной основой для формирования экспертной комиссии организации и разработки положения о ней. Экспертная комиссия (далее – ЭК) – это совещательный орган, он организовывает и проводит экспертизу ценности документов, образующихся в деятельности организации. Примерное положение об ЭК определяет порядок формирования ЭК, ее задачи, функции, права, порядок проведения заседаний и принятия решений.
ЭК создают в каждой организации. Без согласования с ЭК невозможно утвердить номенклатуру дел организации, описи дел, передаваемых в архив организации (описи дел постоянного хранения, дел по личному составу, дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения), а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов. ЭК рассматривает предложения об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, а также об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями.
НАЦИОНАЛЬНЫЕ СТАНДАРТЫ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
Правовые основы стандартизации в России, в том числе функционирования национальной системы стандартизации, определены Федеральным законом от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» (далее – Федеральный закон № 162-ФЗ).
Национальные стандарты в сфере делопроизводства разделяют на три группы: терминологические, оформления документов, управления документами (см. Схему 1). Отметим, что в третью группу входят национальные стандарты, идентичные международным стандартам, которые разработаны подкомитетом № 11 «Управление архивами (документами)», действующим в структуре технического комитета № 46 Международной организации по стандартизации – International Organization for Standardization. Аббревиатура этой организации включена в названия международных стандартов. Именно поэтому в названии наших национальных стандартов, которые идентичны международным, присутствует транслитерированная аббревиатура – ИСО.
ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
Специалистам по делопроизводству при разработке нормативных документов по делопроизводству (инструкции по делопроизводству, регламентов, правил, положений) приходится обращаться к терминологическим стандартам и словарям.
ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (далее – ГОСТ Р 7.0.8-2013) – это терминологический стандарт. Его задача – установить один термин в одном толковании для обозначения одного (определенного) понятия. Количество терминов, с которыми можно провести такую работу в любой предметной области, весьма ограничено.
Задача терминологического стандарта – не только зафиксировать термины, обозначающие понятия, но и дать им определения. Термин лишь называет понятие, а содержание понятия раскрывает его определение. Самое важное требование к определению термина – включать в определение только существенные признаки, то есть такие, которые отличают одно понятие от других, стоящих в ряду с ним. Попытки включать в определение не только существенные признаки приводят к размыванию определения.
ГОСТ Р 7.0.8-2013 – не первый стандарт с терминологией. Он заменил ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». В действующем стандарте появилась терминология, связанная с применением информационно-коммуникационных технологий, раскрыты такие понятия, как электронный документ, аутентичность и целостность электронного документа, метаданные и т.д.
Терминология в ГОСТ Р 7.0.8-2013 размещается в трех разделах:
- В раздел «Общие понятия» включены термины, в равной мере используемые в делопроизводстве и архивном деле.
- В раздел «Делопроизводство» входят два подраздела: «Документирование» и «Организация работы с документами».
- В раздел «Архивное дело» включены подразделы «Хранение и учет архивных документов», «Комплектование архива», «Научно-информационная деятельность архива».
Термины пронумерованы и расположены в систематизированном порядке, отражающем связи и отношения между ними в соответствующих предметных областях. Все термины пронумерованы.
Для большинства понятий установлен один стандартизированный термин.
Если термин имеет синонимы, они указаны после основного термина и набраны курсивом (в отличие от стандартизованного термина, который имеет полужирное начертание).
Если термин имеет устойчивую аббревиатуру, она указана после полного наименования, а вариативные части терминов заключены в скобки (при использовании термина его часть, заключенная в скобки, может быть опущена).
Термины-синонимы, не рекомендуемые к применению, приведены в скобках после стандартизированного термина и имеют отметку «нрк».
ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
Стандартом, устанавливающим правила оформления документов, является ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Положения ГОСТ Р 7.0.97-2016 распространяются на организационно-распорядительные бумажные и электронные документы (далее – ОРД): уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и другие ОРД, образующиеся в деятельности любой организации.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 определяет:
- состав реквизитов, используемых при подготовке ОРД;
- правила оформления реквизитов, в том числе с применением информационных технологий;
- виды бланков документов, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе.
В положениях Примерной инструкции по делопроизводству и Правил 2019, описывающих документирование деятельности, есть ссылки на положения ГОСТ Р 7.0.97-2016, в которых описаны состав реквизитов, применяемых при оформлении документов, правила их оформления, требования к бланкам документов. То есть все органы власти и организации, которые разрабатывают свои внутренние нормативные документы на основании Примерной инструкции по делопроизводству и Правил 2019, обязаны соблюдать положения ГОСТ Р 7.0.97-2016.
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «СИБИД. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы»
Стандарты управления документами помогут организации выстроить систему управления документами, которая будет функционировать как управленческая система (система менеджмента), нацеленная на постоянное улучшение. Основной национальный стандарт в управлении документами – ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «СИБИД. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы» (далее – ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019) идентичен международному стандарту ISO 15489-1:2016 «Information and documentation. Records management. Part 1: Concepts and principles», IDT.
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 определяет понятия и принципы создания, ввода документов в систему и управления ими. Во введении к стандарту отмечена важнейшая роль документов, во-первых, как свидетельств деловой деятельности, во-вторых, как информационных активов организации. Также подчеркнуто, что создание и хранение документов в цифровой среде открывает новые возможности для использования документов, поскольку цифровая среда обеспечивает большую гибкость средств управления документами. Наряду с этим новые модели ведения деловой деятельности повышают ответственность специалистов в отношении документов, требуют от них знания нормативной среды, понимания возможных рисков для документов, а также понимания внешних и внутренних потребностей не только самой организации, но и требований государственных структур, запросов общественности, клиентов.
Основное назначение ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 – определить понятия и принципы, на основе которых разрабатывают подходы к созданию, вводу в систему и управлению документами и которые в совокупности составляют систему управления (систему менеджмента) документами.
Положения стандарта рассматривают:
- документы, метаданные к документам, документные системы;
- политику управления документами, ответственность за документы, мониторинг и обучение эффективному управлению документами;
- анализ деловых процессов;
- средства (процессы) управления документами;
- процессы жизненного цикла документов с момента создания документов, ввод их в систему и последующее управление ими.
ГОСТ Р ИСО 30300-2015 «СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь» и ГОСТ Р ИСО 7.0.101-2018/ИСО 30301 «СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Требования»
ГОСТ Р ИСО 30300-2015 «СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь» (далее – ГОСТ Р ИСО 30300-2015) и ГОСТ Р ИСО 7.0.101-2018/ИСО 30301 «СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Требования» (далее – ГОСТ Р ИСО 7.0.101-2018/ИСО 30301) также описывают систему управления документами. Эти два национальных стандарта идентичны международным стандартам ISO 30300:2011 «Information and documentation. Management systems for records. Fundamentals and vocabulary». IDT и ISO 30301:2011 «Inforniation and documentation. Management system for records. Requirements». IDT соответственно.
В этих национальных стандартах детально и всесторонне рассмотрены отдельные аспекты управления документами и установлены требования к системам управления документами. Они входят в состав национальных стандартов систем менеджмента и разработаны в целях обеспечения совместимости с этими стандартами на основе применения общих элементов и методологии менеджмента.
Термином «система управления документами» в ГОСТ Р ИСО 30300-2015 обозначают одну из систем управления (менеджмента) организации.
В ГОСТ Р ИСО 30300-2015 отмечено, что эффективность организации во многом зависит от внедрения и поддержания системы управления, которая обеспечивает постоянное улучшение деятельности и отвечает потребностям всех заинтересованных сторон. Системы управления обеспечивают методологию принятия решений и управления ресурсами для достижения целей организации. Неотъемлемая часть любого вида деятельности или делового процесса организации – процессы создания документов и управления ими. Благодаря документам обеспечивается результативность деловой деятельности, контроль за деятельностью, управление рисками. Массивы документов – это ценные информационные ресурсы, коллективная память, с помощью которой возможно отвечать на вызовы внешней среды.
Стандарты системы управления документами разработаны для организаций всех видов независимо от структуры и численности персонала в целях оказания помощи по внедрению эффективной системы управления документами, обеспечению ее функционирования и постоянного улучшения. Система управления документами позволяет осуществлять управление документами в организации в соответствии с установленной политикой и целями, а также обеспечивать достижение этих целей. Для этого в рамках системы управления документами обеспечивается управленческий процесс, включающий:
- распределение функций и ответственности;
- процессный подход к деловой деятельности;
- измерение и оценку;
- анализ и улучшение.
Стандарты системы управления документами предоставляют инструментарий для руководства организации по применению системного и контролируемого подхода к работе с документами, основанного на применении лучшей деловой практики. Применение стандартов системы управления документами гарантирует, что в организации создаются официальные и достоверные документы, подтверждающие деловую деятельность, а также то, что они управляемы и доступны для тех, кому они необходимы в течение установленного времени.
Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 2, 2020.
Трудовое законодательство с 2022 года подверглось существенным изменениям и дополнениям в части различных аспектов охраны труда, которой работодатели должны теперь уделять особое и повышенное внимание. В связи с этим приказ Минтруда России от 29.10.2021 № 772н утвердил требования к разработке и содержанию правил и инструкций по охране труда с 2022 года (начало применения перенесено на 01.01.2023). В данной статье рассматриваем основные положения нового регламента для инструкций по охране труда, которые разрабатывают работодатели.
Чем руководствоваться
1 марта 2022 года вступил в силу приказ Минтруда России от 29.10.2021 № 772н (далее – Приказ № 772н), который утвердил Основные требования к порядку разработки и содержанию правил и инструкций по охране труда, разрабатываемых работодателем.
Этот регламент будет действовать до 1 марта 2028 года. Но учтите, что приказ Минтруда от 17.03.2022 № 140н установил не применять его до 1 января 2023 года.
Документ состоит из 3-х частей: общие требования, отдельные требования к правилам по охране труда и отдельные – к инструкциям.
Также см. «Охрана труда с 1 марта 2022 года: обзор новых правил и изменений».
Общие требования
Правила и инструкции по охране труда работодатель разрабатывает для обеспечения безопасности труда и сохранения жизни и здоровья работников при выполнении ими своих трудовых обязанностей.
Причём в зависимости от специфики своей деятельности и исходя из оценки уровней профессиональных рисков работодатель может устанавливать в правилах и инструкциях по охране труда дополнительные требования безопасности. Но при этом они не должны идти в разрез с государственными нормативными требованиям охраны труда.
Также см. «Профессиональные риски: что это и как ими управлять с 2022 года».
Сам порядок утверждения правил (стандартов) и инструкций по охране труда с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии) регламентирует ст. 372 ТК РФ.
Конкретный перечень необходимых на предприятии правил (стандартов) и инструкций по охране труда определяет работодатель в соответствии со спецификой своей деятельности.
Вот, в чём главное отличие правил (стандартов) от инструкций по охране труда:
| Правила (стандарты) | Инструкции |
Должны содержать требования по:
|
Должны содержать требования по безопасному выполнению работ работником (исполнителем). |
То есть, правила и стандарты по охране труда носят больше организационный характер, а инструкции – это конкретные руководства.
Все эти документы наниматель должен поддерживать в актуальном состоянии. Также они должны соответствовать:
- производственным процессам работодателя;
- организационным или структурным изменениям.
Разработка и содержание правил по охране труда: требования
Форма утверждения правил
Правила по охране труда (далее – Правила) работодатель может разработать в 2-х формах:
- стандарт организации;
- иной локальный акт.
Действие Правил
Правила действуют в пределах данной организации. Они не должны противоречить федеральным законам и иным нормативным правовым актам РФ трудового права.
Из чего исходить при разработке Правил
Разработку Правил работодатель ведёт на основе:
- анализа состояния и причин производственного травматизма и профессиональных заболеваний;
- результатов спецоценки условий труда и оценки профессиональных рисков.
Содержание Правил по охране труда
Правила по охране труда должны включать следующие главы:
- Общие требования.
- Требования охраны труда работников при организации и проведении работ.
- Требования к производственным помещениям и площадкам (для процессов, выполняемых вне производственных помещений) в целях обеспечения охраны труда работников.
- Требования к оборудованию, его размещению и организации рабочих мест в целях обеспечения охраны труда работников.
- Требования к хранению и транспортировке исходных материалов, заготовок, полуфабрикатов, готовой продукции и отходов производства в целях обеспечения охраны труда работников.
Далее опишем, что конкретно нужно включить в каждую главу Правил.
|
ГЛАВА ПРАВИЛ |
КАКИЕ ВОПРОСЫ ОТРАЗИТЬ |
| Общие требования | Сфера действия Правил
Описание вредных и/или опасных производственных факторов, профессиональных рисков и опасностей, характерных для сферы действия Правил |
| Требования охраны труда работников при организации и проведении работ | Требования охраны труда, предъявляемые к работникам
Требования по проведению технико-технологических и организационных мероприятий, в т. ч. при назначении должностных лиц, ответственных за организацию, выполнение, контроль выполнения соответствующих мероприятий Требования при организации работ по наряду-допуску (при наличии) Меры, исключающие непосредственный контакт работников в процессе труда с исходными материалами, заготовками, полуфабрикатами, готовой продукцией и отходами производства, оказывающими на них опасное или вредное воздействие, с указанием:
Способы контроля и управления, обеспечивающие:
Способы своевременного уведомления:
Меры по защите работников, реализация которых необходима при возникновении аварийных ситуаций. |
| Требования к производственным помещениям и площадкам (при наличии процессов, выполняемых вне производственных помещений) | Это положения, связанные с соответствием производственных помещений и площадок безопасному выполнению работ. В том числе:
|
| Требования к оборудованию, его размещению и организации рабочих мест | Требования к оборудованию, отдельным его группам и видам, коммуникациям, их размещению
Требования к наличию ограждений, сигнальных устройств и предупреждающих и предписывающих плакатов (знаков) Требования к применению средств индивидуальной защиты работников, методов и средств коллективной защиты Мероприятия по обеспечению безопасности труда при организации работ на опасном технологическом оборудовании. |
| Требования к хранению и транспортировке исходных материалов, заготовок, полуфабрикатов, готовой продукции и отходов производства | В случае соответствующего вида деятельности сюда включают:
|
При необходимости Правила могут содержать требования или ссылку на требования:
- стандартов безопасности труда;
- государственных санитарно-эпидемиологических правил и нормативов (СанПиН), устанавливающих требования к факторам рабочей среды и трудового процесса;
- правил и норм безопасности;
- нормативных правовых актов, содержащих государственные нормативные требования охраны труда.
Оформление и подписание Правил
Правила должны иметь лист согласования, который подписывают следующие лица:
- разработчик (представители участников разработки);
- руководитель юридической службы работодателя (при наличии);
- руководитель службы охраны труда (при его отсутствии – лицо, выполняющее функции специалиста по охране труда);
- лицо, ответственное за разработку Правил.
Причём работодатель вправе расширить круг лиц, согласующих разработанные Правила.
Если работодатель использует электронный документооборот, лист согласования Правил подписывают с учетом настроек маршрута согласования.
Утверждение Правил
Их утверждает работодатель (руководитель организации) или уполномоченное им лицом с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации или иного уполномоченного работниками представительного органа (при наличии).
Разработка и содержание инструкций по охране труда: требования
Из чего исходить при разработке Инструкций
Инструкцию по охране труда для работника разрабатывают исходя из:
- его должности или профессии;
- направления трудовой деятельности или вида выполняемой работы.
Разработку инструкций по охране труда работодатель ведёт на основе установленных государственных нормативных требований охраны труда и требований разработанных им Правил (при наличии), а также на основе:
- анализа трудовой функции работников по профессии, должности, виду и составу выполняемой работы, для которых разрабатывается инструкция;
- результатов спецоценки условий труда на конкретных рабочих местах для соответствующей должности, профессии, в т. ч. определения вредных производственных факторов, характерных для работ, выполняемых работниками соответствующей должности, профессии;
- анализа требований соответствующих профессиональных стандартов;
- определения профессиональных рисков и опасностей, характерных для работ, выполняемых работниками соответствующей должности, профессии;
- анализа результатов расследования несчастных случаев, а также типичных причин несчастных случаев на производстве и профзаболеваний для соответствующих должностей, профессий, видов работ;
- определения безопасных методов и приемов выполнения трудовых функций и работ.
Инструкция по охране труда для работника должна учитывать требования безопасности, изложенные:
- в эксплуатационной и ремонтной документации организаций-изготовителей оборудования;
- технологической документации организации – с учетом конкретных условий производства применительно к должности, профессии работника или виду выполняемой работы.
Содержание Инструкций по охране труда
Инструкция по охране труда должна охватывать следующие вопросы:
- Общие требования охраны труда.
- Требования охраны труда перед началом работы.
- Требования охраны труда во время работы.
- Требования охраны труда в аварийных ситуациях.
- Требования охраны труда по окончании работы.
Далее опишем, что конкретно нужно включить в каждый пункт Инструкции.
|
ВИД ТРЕБОВАНИЙ |
ЧТО ОТРАЗИТЬ |
| Общие требования охраны труда | Указания о необходимости соблюдения правил внутреннего трудового распорядка
Требования по выполнению режима рабочего времени и времени отдыха при выполнении соответствующих работ Перечень вредных и/или опасных производственных факторов, которые могут воздействовать на работника в процессе работы, а также перечень профессиональных рисков и опасностей Перечень специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты, выдаваемых работникам в соответствии с установленными государственными нормативными требованиями охраны труда, или ссылка на локальный акт Порядок уведомления о случаях травмирования работника и неисправности оборудования, приспособлений и инструмента (или ссылка на локальный акт) Правила личной гигиены и эпидемиологические нормы, которые должен знать и соблюдать работник при выполнении работы. |
| Требования охраны труда перед началом работы | Порядок подготовки рабочего места
Порядок проверки исходных материалов (заготовки, полуфабрикаты) (при наличии) Порядок осмотра работником и подготовки к работе средств индивидуальной защиты до использования Порядок проверки исправности оборудования, приспособлений и инструмента, ограждений, сигнализации, блокировочных и других устройств, защитного заземления, вентиляции, местного освещения, наличия предупреждающих и предписывающих плакатов (знаков). |
| Требования охраны труда во время работы | Способы и приемы безопасного выполнения работ, использования оборудования, транспортных средств, грузоподъемных механизмов, приспособлений и инструментов
Требования безопасного обращения с исходными материалами (сырье, заготовки, полуфабрикаты) Указания по безопасному содержанию рабочего места Действия, направленные на предотвращение аварийных ситуаций Требования к правильному использованию (применению) средств индивидуальной защиты работников |
| Требования охраны труда в аварийных ситуациях | Перечень основных возможных аварий и аварийных ситуаций и причины, их вызывающие
Процесс извещения руководителя работ:
Действия работников при возникновении аварий и аварийных ситуаций Действия по оказанию первой помощи пострадавшим при (исходя из результатов оценки профессиональных рисков):
|
| Требования охраны труда по окончании работ | Действия при приеме и передаче смены – в случае непрерывного технологического процесса и работы оборудования
Последовательность отключения, остановки, разборки, очистки и смазки оборудования, приспособлений, машин, механизмов и аппаратуры Действия при уборке отходов, полученных в ходе производственной деятельности Требования соблюдения личной гигиены Процесс извещения руководителя работ о недостатках, влияющих на безопасность труда, обнаруженных во время работы. |
Временные инструкции по охране труда
Для вводимых в действие новых и реконструированных производств допустима разработка временных инструкций по охране труда для работников. Они обеспечивают безопасное ведение технологических процессов (работ) и безопасную эксплуатацию оборудования.
Временные инструкции вводят на срок до приемки указанных производств в эксплуатацию.
Утверждение Инструкций
Инструкции по охране труда утверждает работодатель (руководитель организации) или уполномоченное им лицом с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации или иного уполномоченного работниками представительного органа (при наличии).
Пересмотр Инструкций
Инструкции по охране труда пересматривают в том числе в следующих случаях:
- при изменении условий труда работников;
- при внедрении новой техники и технологии;
- по результатам анализа материалов расследования аварий, несчастных случаев на производстве и профзаболеваний;
- по требованию представителей органов исполнительной власти региона в области охраны труда или органов федеральной инспекции труда (Роструд).
Вопрос
На одном из этапов разработки инструкции по делопроизводству у нас в компании возник вопрос: «А в чем разница между регламентом, положением, инструкцией и правилами в части цели и содержания каждого из документов?»
Мы перестроили порядок по информационно-справочной документации (раньше все делалось только через служебные записки), но встал вопрос по организационно-правовым документам.
Будем признательны за помощь!
профессиональный управляющий документами,
документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Разница – в цели создания и функциональном назначении видов документов. Вид документа – обобщенное название совокупности документов, принадлежащих к определенной системе документации и связанных между собой по признакам содержания и целевого назначения.
В процессе разработки инструкции по делопроизводству регламентируют прежде всего работу с документами, принадлежащими к системе организационно-распорядительной документации, в которой есть следующие подсистемы:
- организационная документация (документы этой подсистемы являются правовыми актами);
- распорядительная документация (документы этой подсистемы – также правовые акты);
- справочно-информационные документы;
- документы по личному составу;
- договорная документация.
Положение, правила, инструкция, а также устав, штатное расписание, структура и штатная численность являются документами подсистемы организационной документации. К организационным документам относятся и новые виды создаваемых в настоящее время документов – концепция, стратегия, политика.
На общепонятийном уровне определения видов организационных документов закрепляются словарями – энциклопедическими, русского языка и специальными отраслевыми.
В профессиональной сфере делопроизводства и архивного дела названия видов документов должны, конечно же, употребляться в терминологическом значении. Рекомендуем проанализировать цели создания и функциональное назначение организационных документов, которые закреплены в определениях их видов, зафиксированных в Единой государственной системе делопроизводства (М., 1974):
- «положение – правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы учреждения, структурного подразделения»;
- «инструкция – правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан».
Такую же юридическую природу имеют регламент и правила, определения и функциональное назначение которых были зафиксированы отраслевым словарем – Кратким словарем видов и разновидностей документов (М., 1974):
- «регламент – свод правил, определяющих порядок работы учреждения, предприятия»;
- «правила – свод обязательных для выполнения требований, норм».
В словарях фиксируется актуальное употребление того или иного слова в конкретном значении. В настоящее время новый словарь видов и разновидностей управленческих документов готовит ВНИИДАД, обобщая современную практику. Регламент как свод правил (название вида известно с 18 века, с петровских времен), правила и положение как свод правил, регулирующих определенную отрасль или направление деятельности, одинаково допустимы для наименования видов издаваемых организационных документов.
Опыт «лучших практик» показывает, что в настоящее время организации самостоятельно устанавливают видовой состав издаваемых организационных документов, разрабатывая и утверждая на высшем уровне принятия решений (совет директоров, правление) соответствующий стандарт или классификатор видов и разновидностей документов, которые подлежат обязательному применению в данной организации (конечно же, с учетом классификатора бизнес-процессов, классификатора функций или вопросов и участков деятельности организации). При разработке подобного стандарта учитываются требования действующего законодательства, указания вышестоящих и контролирующих организаций, «лучшие практики» и обычаи делового оборота, практика государственных органов и органов местного самоуправления. Определяются подробно цель создания, функция и даже структура текста (в общем виде) применяемого организационного документа.
Пример
В организации могут издаваться административные регламенты (по функциям и услугам, если брать пример с государственных органов) и технические регламенты (преимущественно по производственным процессам, по процессам контроля и поверки приборов и оборудования; обратите внимание, что на федеральном уровне утверждаются технические регламенты на продукцию, имеющие силу федерального закона).
Исходя из требований законодательства в государственных органах разрабатываются и утверждаются положения о подразделениях и служебные должностные регламенты.
Должностные инструкции, положения о должностях руководителей (например, положение о должности генерального директора, положение о должности члена совета директоров и т.п.) и положения о структурных подразделениях разрабатываются в организациях на основе требований подзаконных нормативных правовых актов.
Производственный процесс в целом может регламентироваться инструкцией, а одна из его составных частей (один из процессов) возможно регламентировать правилами его реализации, схемой или блок-схемой.
Регламентация видового состава документов в процессе разработки и регламентации процедуры, бизнес-процесса, функции и услуги (государственной, муниципальной, оказываемой клиентам организации и т.п.) способствует управляемости организации, повышает качество управления, позволяет оценивать его по показателям эффективности и обеспечивать реальный переход на электронный документооборот.
Технологическая инструкция – технологический документ Единой системы конструкторской документации
Технологическая инструкция (ТИ) является одним из обязательных документов, используемых при производстве, эксплуатации и ремонте той или иной продукции или изделия. ТИ входит в состав технической документации, утвержденной в Единой системе конструкторской документации (ЕСКД). Наряду с Техническими условиями происходит разработка и утверждение Технологических инструкций.
Если Технические условия состоят из набора требований к сырью, материалам, технологическим процессам, процессам контроля производства, полуфабрикатов и готовой продукции, то Технологическая инструкция являет собой описание самого процесса: одной или нескольких операций. Регламентируется составление, разработка и оформление ТИ стандартами серии ГОСТ 34, разработанными в системе ЕСКД.
Технологическая инструкция по производству в соответствии с нормативами технологической документации разрабатывается для комплекса операций, либо для определенной операции технологического процесса. Для этого, как правило, используются типовые инструкции, созданные в качестве отраслевых стандартов и часто оформленные в виде ГОСТов или ОСТов.
Согласно РД 50-34.698-90, устанавливающему требования к разработке Тех. инструкций, они должны содержать для каждой операции:
- условия, необходимые для ее выполнения;
- цель конкретной операции;
- порядок ее выполнения.
Описание самого порядка действий должно соответствовать технологической последовательности и требованиям ГОСТ 3.1129 и ГОСТ 3.1130. При надобности в ТИ указываются последовательность корректирующих действий и методы проверки результатов операции. Технологическая инструкция по производству для наглядности часто включает в себя чертежи и иллюстрации.
Структура документа и правила оформления также устанавливаются стандартами и зависят от вида продукции, назначения ТИ, и типом производства. Если планируется выпуск готовой продукции на экспорт, то существует требование к Тех. инструкции: необходимость составления ее на нескольких языках.
В общем случае ТИ по производству может включать в себя следующие разделы:
- характеристику и описание продукции, получаемой в результате технологической операции;
- характеристику используемого сырья, материалов и комплектующих;
- требования к технологическому и производственному оборудованию, используемых при операции;
- описание технологического процесса;
- методы и способы контроля производства;
- санитарно-гигиенические требования к процессу, оборудованию, персоналу;
- требования безопасности труда и охраны окружающей среды при выполнении или подготовке операции и другие позиции.
В зависимости от конкретного производства и вида производимой продукции или отрасли деятельности состав разделов Технологической инструкции по производству, по эксплуатации, по ремонту ( в соответствии со сферой производства) может изменяться. Названия разделов, его структура разрабатываются специалистами производства (производственного отдела предприятия) или сторонней организацией, которая имеет специализацию в создании технической документации в требуемой отрасли промышленности.
Типовые технологические инструкции
Составление тех. инструкции по производству начинается с поиска типовой инструкции, которые, как правило, имеются в каждой отрасли промышленности (может быть, кроме инновационных технологий).
Составление ТИ чаще всего происходит с разработкой Технических условий (ТУ) и стандартов предприятия. Технологические инструкции по производству являются обязательным приложением к ТУ и вводится на предприятии в действие одновременно с ними.
Задача инструкции – добиться обеспечения производства готовой продукции в строгом соответствии с ТУ или ГОСТами, а также другими нормативами, используемыми в конкретной области производства. Таким образом, отраслевые типовые технические условия отвечают за изготовление высококачественной продукции, эффективное применение оборудования и приборов.
Например, в пищевой отрасли существует ГОСТ Р 53105-2008, который устанавливает требования к технологической документации: к технологической карте, инструкции, к технико-технологической карте (разрабатывается на нетрадиционную продукцию). Разработан данный стандарт Всероссийским научно-исследовательским институтом сертификации, утвержден Федеральным агентством по тех. регулированию и метрологии. И действует на территории РФ с 1 января 2010 года. В данном документе учтены принципы стандартизации, установленные ФЗ № 184 «О техническом регулировании».
Кроме установленных разделов для составления Технологической инструкции установлены определенные требования к ее содержанию. Они включают в себя, в том числе, следующие позиции:
- обязательность указания области применения документа. Здесь должны быть указаны виды продукции (ассортимент продукции) и перечень предприятий или филиалов, которым предоставлено право изготовления, транспортировки или сбыта видов продукции, перечисленных в ТИ;
- обязательность установления требований к сырью и к пищевым полуфабрикатам, применяемым для изготовления продукции. Обязательно указываются нормативные или технические документы на сырье, а также документы, подтверждающие их безопасность и качество в соответствии с законодательством Российской Федерации;
- обязательность установления требований к рецептуре для каждого блюда и изделия, установление норм расхода сырья и пищевых продуктов (с учетом потерь при кулинарной обработке). Данные показатели устанавливаются предприятием-изготовителем на основании актов проработки экспериментальным способом;
- подробное описание технологического процесса, включающего последовательность технологических операций с используемым технологическим оборудованием и с параметрами технологических режимов (продолжительность операции, температура, влажность и т.д.). К технологическим процессам стандарт относит также правила внутрицеховой транспортировки, приемки, хранения сырья и продуктов, их подготовку к технологическому процессу;
- обязательность установления требований и порядка санитарной обработки оборудования, помещений и прочих объектов, используемых в технологической операции;
- обязательность установления требований к организации контроля качества и безопасности продукции на каждом этапе технологической операции и прочие требования.