Что нельзя прописывать в должностной инструкции - Инструкции, руководства, мануалы

Добавить в «Нужное»

Должностные обязанности работника: где прописать и как изменить

На практике в трудовых отношениях часто можно услышать термин «должностные обязанности» работника. Посмотрим, что это такое, как их сформулировать и в каком документе, где и как зафиксировать изменение должностных обязанностей работника.

Что такое должностные обязанности сотрудника

На самом деле Трудовой кодекс не содержит как такового понятия «должностные обязанности». Но по сути, должностные обязанности то же самое, что трудовая функция работника.

Итак, должностные обязанности – это перечень конкретных видов поручаемой человеку работы, конкретных действий при выполнении им своей трудовой функции, цели, которые ставятся перед работником, и результаты его работы, а также меры по достижению поставленных перед работником целей.

Кстати, в Трудовом кодексе встречается так же такой термин как «трудовые обязанности». К примеру, в ст. 21 ТК РФ сказано, что «работник обязан добросовестно исполнять свои трудовые обязанности, возложенные на него трудовым договором». А в ст. 129 ТК РФ сказано: «оклад (должностной оклад) – фиксированный размер оплаты труда работника за исполнение трудовых (должностных) обязанностей …». То есть термины «трудовые обязанности» и «должностные обязанности» в целом являются синонимами. Хотя иногда считают, что трудовые обязанности – более широкое понятие, включающееся в себя совокупность действий работника, которые он должен предпринимать для исполнения условий трудового договора и соблюдения трудового законодательства.

Как сформулировать должностные обязанности сотрудника

Должностные обязанности нужно формулировать письменно и как можно понятнее и подробнее, чтобы у работника было понимание, чем он должен заниматься, за что отвечает. А работодатель будет ориентироваться на список обязанностей работника, чтобы понимать, за невыполнение какой работы сотрудника можно наказать.

Для удобства можно воспользоваться квалификационными справочниками по разным должностям, профессиям, специальностям, либо профессиональными стандартами.

К примеру, должностные обязанности маркетолога можно посмотреть в профессиональном стандарте «Маркетолог» (утв. Приказом Минтруда от 04.06.2018 № 366н). Из приведенного в нем описания трудовой функции можно выбрать те обязанности, которые применимы именно к вашему работнику, дополнить список отдельными специфическими обязанностями, характерными именно для вашей организации. Также из этого стандарта можно взять возможные наименования должностей и профессий, требования к образованию специалиста.

Где сформулировать должностные обязанности сотрудника

В трудовой договор в обязательном порядке включается информация о трудовой функции работника (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы) (ст. 57 ТК РФ). А как мы уже сказали выше, понятие «должностные обязанности» и «трудовая функция» равнозначны. Получается, что информация о должностных обязанностях должна быть в трудовом договоре работника.

Вместе с тем, в трудовом договоре можно указать лишь, какую должность (профессию, специальность) занимает работник. А конкретизировать должностные обязанности можно в отдельном документе, например в должностной инструкции. При этом из трудового договора надо сделать ссылку на конкретную должностную инструкцию. Это позволит не утяжелять трудовой договор, перечисляя в нем все трудовые обязанности сотрудника. Но в любом случае работника надо будет ознакомить с должностной инструкцией под роспись до подписания трудового договора.

Должностная инструкция: как составить

Трудовой кодекс не обязывает работодателей утверждать должностные инструкции по всем работникам. Трудинспекции также указывают, что этот документ не является обязательным в организации (Письмо Государственной инспекции труда в г. Москве от 22.05.2020 № 77/10-18732-ОБ/18-1299). Вместе с тем, этот документ помогает определить должностные обязанности сотрудника, требования, предъявляемые к занимаемой им должности, определить пределы ответственности по конкретной должности.

Порядок составления должностной инструкции нормативными правовыми актами не урегулирован. То есть работодатель утверждает его самостоятельно. При этом работодатель может (Письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6):

сделать должностную инструкцию приложением к трудовому договору;
утвердить должностную инструкцию как самостоятельный документ. Правда, здесь возможно возникновение споров с работником, если должностные обязанности, прописанные в должностной инструкции, будут отличаться от обязанностей, прописанных в трудовом договоре.

Подробнее об утверждении должностной инструкции читайте в отдельной консультации.

Как изменить должностные обязанности работника

Здесь все зависит от ситуации (Письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6).

Вариант 1. Должностные обязанности сотрудника прописаны в трудовом договоре. Изменение, в том числе дополнение, условий трудового договора (например возложение на работника дополнительных должностных обязанностей) допустимо лишь с согласия работника. Действия работодателя в этом случае квалифицируются как изменение определенных сторонами условий трудового договора по инициативе работодателя (ст. 72 ТК РФ).

Порядок действий при этом должен быть таким. Работодатель должен направить работнику письменное мотивированное предложение изменить условия, которые ранее были зафиксированы в трудовом договоре. И лишь при согласии работника можно составить дополнительное соглашение к договору и поставить на нем подписи обеих сторон.

Вариант 2. Должностные обязанности работника прописаны в должностной инструкции, и она является приложением к трудовому договору. Тогда целесообразно вносить изменения одновременно в трудовой договор и в должностную инструкцию путем подготовки дополнительного соглашения. При этом если изменяются обязательные условия трудового договора (в частности, трудовая функция), то нужно предварительно получить согласие работника на такое изменение. То есть вручить работнику письменное уведомление об изменении условий и получить его согласие на продолжение трудовых отношений на новых условиях.

Вариант 3. Должностные обязанности работника прописаны в должностной инструкции, и она утверждена как отдельный документ. Если при этом изменение должностных обязанностей не влечет за собой необходимость изменения обязательных условий трудового договора, то можно просто утвердить должностную инструкцию в новой редакции и письменно ознакомить с ней работника. В этом случае должностная инструкция утверждается в 2-х экземплярах и один экземпляр вручается сотруднику под роспись. Пример ситуации, когда не меняются обязательные условия трудового договора, это, например, изменение порядка передачи другим сотрудникам (в другие подразделения) каких-либо документов, составляемых определенным сотрудником. Такие изменения не влияют на трудовую функцию сотрудника.

Отметим, что если изменение должностных обязанностей приводит к появлению у сотрудника более широких обязанностей, чем те, которые прописаны для должности, на которую он принимался, то имеет смыл перевести работника на другую должность, предусматривающую отличные от указанных в трудовом договоре трудовые обязанности.

Кстати, если работодатель по собственной инициативе уменьшит работнику объем должностных обязанностей и, как следствие, уменьшит размер оклада, а работник с этим не согласится, то работодатель будет вправе уволить работника по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ, то есть в связи с отказом работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора. Правда, в этом случае работодатель должен соблюсти требования, предусмотренные ст. 74 ТК РФ, в частности, уведомить работника об изменениях не позднее чем за 2 месяца, при несогласии работника предложить ему другую имеющуюся работу и т.д.

Нужно ли доплачивать работнику при дополнении должностных обязанностей

По мнению Роструда, возложение на работника дополнительной работы (то есть добавление ему должностных обязанностей) может быть произведено только с его согласия и должно дополнительно оплачиваться. Размер оплаты устанавливается по соглашению работника и работодателя исходя из содержания и объема дополнительной работы (Обзор актуальных вопросов от работников и работодателей за октябрь 2020 года // Онлайнинспекция.РФ: электронный ресурс. 2020).

Уточнение или конкретизация должностных обязанностей

Уточнение (конкретизация) должностных обязанностей не является изменением трудовой функции. Поэтому если в такой ситуации работник откажется от продолжения работы в новых условиях, работодатель будет вправе уволить его по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ, то есть по причине отказа работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора.

Что делать, если работник не исполняет свои должностные обязанности

Здесь возникают 2 вопроса: можно ли применить к работнику, не исполняющему свои должностные обязанности, дисциплинарное взыскание и как оплачивать этот период.

Начнем с взыскания. Если должностные обязанности сотрудника прописаны в должностной инструкции, но работник не был под роспись с ним ознакомлен, то применить к нему дисциплинарное взыскание нельзя. Ведь в такой ситуации должностная инструкция не является приложением к трудовому договору. И нельзя сказать, что работник не исполнял трудовые обязанности, предусмотренные его трудовым договором или дополнительным соглашением к нему.

А вот если должностная инструкция – часть трудового договора, и работник не исполнял обязанности, предусмотренные инструкцией (то есть не исполнял трудовую функцию), то применение дисциплинарного взыскания будет правомерно. Причем в определенных ситуациях возможно даже увольнение работника по данному основанию. Подробнее о видах дисциплинарных взысканий и о порядке их применения читайте здесь.

Порядок оплаты будет зависеть от ситуации (ст. 155 ТК РФ).

Вариант 1. При невыполнении должностных обязанностей по вине работодателя (например, работник не был обеспечен необходимым для выполнения работы инструментом) оплата труда производится в размере не ниже средней заработной платы работника, рассчитанной пропорционально фактически отработанному времени.

Вариант 2. При невыполнении должностных обязанностей по причинам, не зависящим от работодателя и работника (например, авария в цеху из-за урагана), оплата труда производится в размере не менее 2/3 оклада работника, рассчитанных пропорционально фактически отработанному времени.

Вариант 3. При невыполнении должностных обязанностей по вине работника оплата нормируемой части заработной платы производится в соответствии с объемом выполненной работы.

Источник

Должностная инструкция — организационно-правовой документ, регламентирующий права, обязанности и ответственность работника при осуществлении им деятельности в той или иной должности.

Указанный документ конкретизирует выполняемые сотрудником функции, права, обязанности (в том числе ответственность за их невыполнение), а также определяет основные моменты взаимодействия с коллегами других должностей. Кроме этого инструкция содержит перечень требований, предъявляемых к кандидату, претендующему на соответствующую должность.

Унифицированной формы должностной инструкции нет, как и требований к её заполнению, поэтому работодатель вправе разработать её полностью на свое усмотрение. Инструкция может быть как типовой (использование шаблона для однотипных организаций), так и конкретной (с описанием всех аспектов непосредственно вашей деятельности).

Особенности составления и подписания должностной инструкции

Инструкция разрабатывается на основании следующих документов:

квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержденный постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37);
штатное расписание;
положение о структурных подразделениях;
иные организационные документы работодателя.

Должностные инструкции составляются на каждую должность, предусмотренную штатным расписанием. Указанным документом все трудовые функции равномерно распределяются между работниками организации (структурного подразделения).

Разработкой документа занимается начальник структурного подразделения, а утверждением руководитель или заместитель организации (ИП) (в зависимости от того, в чьем подчинении находится структурное подразделение по должности в которой разрабатывается инструкция). Документ также визируется сотрудником юридической службы и теми должностными лицами, от которых зависит выполнение задач, предусмотренных инструкцией.

Ознакомление сотрудника с должностной инструкцией обязательно.

Содержание должностной инструкции

В большинстве случаев должностная инструкция включает в себя следующие разделы:

Общие положения

В данном разделе указывается наименование должности (согласно штатному расписанию) и структурного подразделения, подчиненность, порядок назначения и освобождения от должности, требования к сотруднику, занимающему данную должность и т.п.

Задачи и функции

Раздел должен содержать конкретный перечень задач, выполняемых работников, допустим: участие в судебных процессах, подготовка документации и т.д.

Права

В разделе необходимо прописать права сотрудника, возникающие при выполнении им трудовой функции. Например: право на получение информации, необходимой для выполнения работы.

Обязанности

Раздел может включать в себя следующие обязанности: соблюдение трудового распорядка, неразглашение служебной информации и т.п.

Ответственность

В разделе прописываются меры ответственности работника за результат выполняемой работы, меры по соблюдению техники безопасности и т.д.

Взаимоотношения

Раздел включает в себя особенности взаимоотношений работника с другими структурными подразделениями, должностными лицами.

Обязательные реквизиты

Инструкция обязательно должна содержать следующие реквизиты:

дата и номер документа;
наименование организации и место составления;
визы согласования;
подпись руководителя (заместителя) и сотрудника;
гриф утверждения.

Ниже представлены бланки должностных инструкций:

Примечание: организации, для которых установлен профстандарт по должности бухгалтера должны применять соответствующий бланк.

Заполненные образцы должностных инструкций

Ниже представлены образцы заполнения должностных инструкций:

Пожалуйста, оцените информацию, если она была вам полезна:

Справочник должностных инструкций на 2023 год

В статье рассказали, как оформить должностную инструкцию, и собрали самые востребованные из них в 2023 году. Просто переходите по ссылке и скачивайте нужный шаблон. А если нужной инструкции не нашлось, воспользуйтесь строкой поиска в КонсультантПлюс.

ТК РФ не обязывает работодателя составлять должностную инструкцию. Однако это важный документ, который определяет трудовые функции работника, его должностные обязанности, пределы ответственности, а также квалификационные требования к должности.

Статья: Должностная инструкция: необязательна, но полезна (Сенин Н. К.)

Как оформить должностную инструкцию

Оформляют должностную инструкцию, как правило, двумя способами (Письмо Роструда от 27.05.2022 № ПГ/13204-6-1).

Отдельный документ

Должностная инструкция в виде отдельного документа – это локальный нормативный акт организации. С локальными нормативными актами сотрудников нужно ознакомить. Нужно учитывать, что отказ работника подписать инструкцию правомерен.

https://www.youtube.com/watch?v=digcRCqggb0\u0026pp=ygVc0KfRgtC-INCU0L7Qu9C20L3QviDQkdGL0YLRjCDQkiDQlNC-0LvQttC90L7RgdGC0L3QvtC5INCY0L3RgdGC0YDRg9C60YbQuNC4INCSIDIwMjMg0JPQvtC00YM%3D

Если работник ознакомлен с должностной инструкцией, то ее нарушение можно расценивать как ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей. На практике могут возникнуть ситуации, когда невозможно доказать какие-либо нарушения со стороны работника, не ознакомленного с локальными нормативными актами организации.

Пример

Работодатель издал приказ о применении дисциплинарного взыскания к работнику незаконно. Суд пояснил, что работодатель не ознакомил работника под подпись с локальным нормативным актом. Поэтому последний не должен нести ответственность за неисполнение норм, установленных этим актом (Определение Московского областного суда от 23.09.2010 по делу № 33-18255).

Путеводитель по кадровым вопросам. Как принять на работу

Приложение к трудовому договору

Если должностная инструкция – это приложение к трудовому договору, ее составляют в двух экземплярах. Трудовой договор и должностную инструкцию оформляют единым документом. Все листы нумеруют, прошивают и скрепляют печатью и подписью должностного лица. Эта процедура поможет избежать разногласий по вопросу ознакомления работника с трудовым договором и приложением к нему.

Путеводитель по кадровым вопросам. Как принять на работу

Какими документами руководствоваться при составлении должностной инструкции

Должностную инструкцию разрабатывают на основе квалификационных характеристик из квалификационных справочников. Также при составлении должностных инструкций можно использовать профстандарты.

Справочная информация «Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих»
Справочная информация «Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих»
Справочная информация «Профессиональные стандарты и квалификации»

Формы должностных инструкций

Должностная инструкция директора (генерального директора, управляющего) организации
Должностная инструкция главного бухгалтера
Должностная инструкция юрисконсульта
Должностная инструкция специалиста по кадрам
Должностная инструкция специалиста по охране труда
Должностная инструкция специалиста, ответственного за ведение воинского учета в организации
Должностная инструкция инженера по гражданской обороне и чрезвычайным ситуациям
Инструкция программиста
Должностная инструкция менеджера по продажам
Должностная инструкция специалиста по закупкам (работника контрактной службы/контрактного управляющего)
Инструкция водителя легкового автомобиля
Инструкция водителя грузового автомобиля
Должностная инструкция механика автотранспорта
Больше должностных инструкций в различных сферах деятельности скачивайте в материале КонсультантПлюс:
Путеводитель по кадровым вопросам. Образцы должностных инструкций

Образцы должностных инструкций 2023: как составить и использовать | Официальный сайт управления образования администрации г. Кудымкара

В каждой компании существует ряд должностей с определенными функциональными обязанностями.

Чтобы упорядочить работу и повысить эффективность бизнеса, необходимо иметь четкие должностные инструкции для каждого сотрудника.

Однако, написание таких инструкций является довольно сложным процессом и требует от автора не только владения профессиональными знаниями, но и умение структурировать информацию в требуемом формате.

В этой статье мы рассмотрим практические советы и рекомендации по составлению должностных инструкций, которые будут актуальны в 2023 году. Мы также предоставим готовые образцы инструкций разных уровней и направлений — от менеджеров до технических специалистов — которые помогут читателям составить свои собственные инструкции с минимальными усилиями.

Но инструкции — это не просто формальный документ, который нужно написать и положить на полку. Как правило, в компаниях существует система управления процессами, в которую должностные инструкции интегрируются. Поэтому точность и последовательность в изложении информации — факторы, на которые необходимо обращать внимание.

Первый раздел: Определение должности и её целей

Перед тем, как составить должностную инструкцию, необходимо четко определить должность и её цели в организации. Важно понимать, какую роль выполняет сотрудник на данной должности, какие задачи ему необходимо решать и какие результаты он должен достигать. Это позволит направить деятельность сотрудника в нужное русло и добиться максимальной эффективности его работы.

Цели должности могут быть выражены в различных форматах: квалификационные требования, определение обязанностей и ответственности, установление показателей результативности и т. д. Такие цели должны быть четко и ясно сформулированы, чтобы сотрудник понимал свои задачи и мог оценить свои достижения. Если цели потеряют свою четкость, это может привести к неопределенности и путанице в работе.

Практический совет: Проанализируйте требования к должности, изучите статистику производственных показателей, пообщайтесь с коллегами. Это позволит определить цели должности и верно составить её инструкцию.

Второй раздел

Составление должностной инструкции

Для составления правильной должностной инструкции необходимо обращаться к официальным документам, регулирующим трудовые отношения. В инструкции должны быть четко определены обязанности, права и ответственность сотрудника на данной должности.

Опишите каждый этап работы, указывая порядок и контрольные точки. При этом, не стоит детализировать процесс в мелочах: достаточно указать ключевые моменты и особенности, которые должен знать сотрудник, но не описывать каждый шаг до мелочей.

Применение должностной инструкции

Должностные инструкции являются неотъемлемой частью трудового договора и могут быть использованы как средство контроля за выполнением своих обязанностей. Также, инструкции могут быть использованы при проведении аттестации сотрудников или в качестве основы для обучения новых сотрудников.

Не следует игнорировать должностные инструкции и вносить изменения в них без согласования с руководством, так как это может привести к непредвиденным последствиям и нарушениям закона.

Составление таблицы процессов

При составлении таблицы процессов следует определить виды работ, необходимые для выполнения работ по данной должности, а также определить их циклы и их последовательность. Важно не только описать работу, но и указать ключевые ИТ-ресурсы и программное обеспечение, используемые в процессе работы, а также необходимые для работы документы.

Обеспечьте понимание терминологии, используя однотипные обозначения работ и ресурсов.
Составьте структуру таблицы процессов: укажите название работ, циклы, последовательное выполнение работ, сроки выполнения и необходимость смирения с результатами.
Не забывайте вести учет изменения в должностной инструкции, т.к. они могут спровоцировать изменение таблиц процессов.

Третий раздел

В третьем разделе должностной инструкции необходимо проанализировать задачи, которые будут выполнены сотрудником.

Необходимо сформулировать цели и задачи, которые стоят перед сотрудником и описать, какие действия необходимо выполнить для достижения этих целей.

Важно привести конкретные примеры задач, которые будут выполняться и указать их приоритетность.

Например: проведение анализа конкурентов
Приоритет: высокий
Действия: сбор и анализ информации о конкурентах, формулировка рекомендаций по улучшению продукта/услуги

Также стоит учесть потенциальные проблемы, которые могут возникнуть и описать, каким образом сотрудник должен их решать. Это поможет избежать недопонимания и усилит контроль за процессом работы.

Кроме того, в этом разделе сотруднику нужно предоставить информацию о доступных ресурсах, необходимых для выполнения работы, таких как базы данных, программное обеспечение и т.д.

Перечислить документы и отчеты, которые должны быть представлены, а также способ их оформления.

Документы/отчеты

Ежедневный отчет	Электронная таблица
Месячный отчет о проделанной работе	Презентация PowerPoint

Способ оформления

Четвертый раздел

Определение рабочих обязанностей

В четвертом разделе должностной инструкции необходимо описать обязанности работника, которые необходимо выполнить в рамках его должности. Важно указать как основные, так и дополнительные задачи, которые могут возникнуть в процессе работы.

Важно уточнить, что обязанности должны быть указаны конкретно и понятно, чтобы работник полностью понимал, что от него требуется. Возможно следует для некоторых задач указать минимальные требования по уровню квалификации и опыту работника.

Управление временем и приоритетами

Управление временем — важнейший аспект работы на любой должности. Необходимо прописать в должностной инструкции, какие задачи являются приоритетными и какие сроки должны быть соблюдены.

В составлении рабочего графика следует учитывать не только приоритет задач, но и срок выполнения. Если есть задачи, на которые требуется потратить больше времени, их следует запланировать заранее, чтобы не допустить завалов.

Результаты работы и ответственность

Каждый работник должен понимать, что от него требуется конкретный результат и который процесс в его должности ведет к этому результату. Следует описать какие-то критерии, по которым можно оценить результат работы, чтобы оценивать эффективность работы работника.

Стоит уделить отдельное внимание ответственности за выполнение задач и достижение результата. Необходимо указать, какие последствия могут быть за нарушение сроков выполнения задач и качества работы.

Образцы должностных инструкций 2023: новые требования и стандарты | Оффициальный сайт администрации Нагорского городского поселения

Работа по должностной инструкции – это важный элемент организации трудовых процессов, нацеленный на повышение эффективности работы сотрудников и увеличение производительности в целом.

Как и любой инструмент, должностная инструкция должна соответствовать современным требованиям и стандартам.

В настоящее время активно ведутся работы по созданию новых образцов должностных инструкций на 2023 год, которые будут учитывать изменения в работе компаний и новые нормативные требования.

В новых образцах должностных инструкций внимание уделяется не только описанию должностных обязанностей, но и определению компетенций сотрудников, их квалификации и требуемых навыков. Это позволяет максимально точно определить профессиональный уровень работника и установить соответствующие требования к кандидатам при приеме на работу.

Для успешного внедрения новых образцов должностных инструкций необходимы не только знания и понимание изменений в нормативной базе, но и умение адаптировать их к конкретным условиям работы компании. Однако, правильно разработанная и внедренная должностная инструкция позволяет увеличить качество труда, ускорить процесс обучения новых сотрудников и повысить мотивацию.

Как правильно составить должностную инструкцию

Каждая должностная инструкция должна содержать информацию о целях и задачах, структуре и функциях, а также обязанностях и требованиях к каждому должностному лицу.

Для начала необходимо провести анализ и описание работы каждой должности с учетом современных требований и стандартов. Важно не упустить ни одной детали и дать максимально полное представление о наиболее критичных аспектах работы.

Важно также учитывать все изменения и особенности работы, связанные с внедрением новых технологий и использованием нового оборудования.

Для удобства чтения и понимания необходимо использовать понятный язык и структурировать информацию в логические блоки. Допускается использование таблиц, списков и других графических элементов для наглядности.

Наконец, не забудьте организовать проверку и обновление должностных инструкций регулярно, чтобы они соответствовали актуальным условиям и изменениям в работе организации.

Новые стандарты и требования в должностных инструкциях

Обновленные требования относительно описания рабочих обязанностей

Согласно новым стандартам, должностные инструкции должны включать четкое описание рабочих обязанностей, которые должен выполнять сотрудник в рамках своей должности. Это включает не только основные задачи, но и детали, такие как краткосрочные и долгосрочные цели, контрольные точки и показатели производительности.

Требования к квалификации и профессиональным навыкам

Должностные инструкции также должны включать требования по квалификации и профессиональным навыкам, необходимым для выполнения задач. Это может включать требования к образованию, опыту работы, сертификатам и лицензиям.

Стандарты по процедурам и структуре документации

Обновленные стандарты также устанавливают требования по процедуре создания и обновления должностных инструкций. В них должны быть определены ясные процедуры описания и формализации рабочих обязанностей, а также структура документации должностной инструкции.

Требования к языку и стилю написания должностных инструкций

Новые стандарты уделяют большое внимание точности, ясности и понятности должностных инструкций. Текст должен быть написан простым и понятным языком, не содержать лишних терминов и являться удобочитаемым. К нему могут быть добавлены иллюстрации, таблицы и другие дополнительные материалы, чтобы облегчить понимание сложных процессов и процедур.

Модернизация должностной инструкции: что нового?

Современный рынок требует постоянной адаптации и модернизации должностных инструкций, чтобы обеспечить эффективность и конкурентоспособность компании. Новые требования и стандарты, появляющиеся каждый год, делают процесс обновления периодическим и необходимым. Что изменилось в текущем году?

Более детальное описание обязанностей – в новых образцах должностных инструкций акцент делается на детальном описании обязанностей и полном списке задач, которые должен выполнить сотрудник.
Уточнение требований к квалификации – адаптированные требования к квалификации и опыту являются ключевыми при построении должностных инструкций в 2023 году. Они помогают обеспечить, что соискатель подходит для позиции.
Увеличение количества объяснений и примеров – для более точного понимания работы и ответственности, обновленные должностные инструкции предоставляют дополнительные объяснения и примеры наиболее важных задач.

В свете этих изменений, компании должны приступить к модернизации должностных инструкций на своих предприятиях, чтобы убедиться, что они соответствуют новым стандартам и требованиям, которые помогут им держаться на рынке и привлекать лучших кандидатов на свои вакансии.

Кто может составлять должностную инструкцию?

Должностная инструкция является официальным документом, определяющим задачи, обязанности и ответственность сотрудника в организации. Она составляется на основании должностных обязанностей и зависит от сферы деятельности и размера компании.

Обычно должностную инструкцию составляют руководители направлений, руководители отделов и менеджеры по персоналу. Также в процессе формирования должностной инструкции могут участвовать другие сотрудники, непосредственно связанные с выполняемыми задачами.

Важно отметить, что для составления должностной инструкции необходимо хорошее понимание процессов и задач, связанных с конкретной должностью. При этом необходимо учитывать актуальные требования и стандарты, принятые в отрасли и в организации.

После составления первоначальной версии должностной инструкции, ее необходимо представить на согласование руководству и согласовать с сотрудником, на которого она будет распространяться. При этом необходимо убедиться, что инструкция понятна, не содержит противоречий и отражает все необходимые задачи и обязанности, которые будут нести сотрудники на конкретной должности.

Какие материалы нужны для составления должностной инструкции?

Для составления должностной инструкции необходимо иметь следующие материалы:

Описание должности. Это общее описание основных задач, функций и обязанностей должности. Описание должно быть согласовано с руководителем компании или отдела, который непосредственно занимается данной должностью.
Регламент работы. Регламент работы должен описывать процессы работы сотрудника, его обязанности и прочие требования, связанные с работой на данной должности. Регламент работы может быть достаточно подробным и содержать примеры действий, которые необходимо выполнить на данной должности.
Квалификационные требования. Квалификационные требования должны определять минимальный уровень знаний, навыков и умений, необходимых для выполнения задач на данной должности. Квалификационные требования могут также включать информацию о необходимых сертификатах, лицензиях и образовании.
Инструкции или руководства по работе с оборудованием и программным обеспечением. Для выполнения задач на данной должности может потребоваться использование специального оборудования или программного обеспечения. Инструкции или руководства по работе с таким оборудованием и программным обеспечением также могут входить в состав должностной инструкции.

Описание должности, регламент работы и квалификационные требования должны быть наиболее подробными и точными, чтобы сотрудник, который займет данную должность, мог понимать, что от него требуется и какие результаты работы он должен достигать. Инструкции или руководства по работе с оборудованием и программным обеспечением должны быть доступными и понятными, чтобы сотрудник мог эффективно выполнять задачи на данной должности.

Часто возникающие вопросы о новых требованиях и стандартах должностных инструкций 2023 года

1. Какие основные изменения вносятся в новые требования к должностным инструкциям 2023 года?

Новые требования включают в себя более детальное описание задачи и функциональных обязанностей, а также анализ рисков и оценку эффективности работы. Также обязательным станет указание необходимых навыков и квалификации для выполнения работы, а также требований по обучению и развитию персонала.

2. Какие документы необходимо будет представить при составлении новой должностной инструкции?

При составлении новой должностной инструкции необходимо будет представить последнюю версию действующей инструкции (если таковая имеется), а также справочные материалы, касающиеся обязанностей, навыков и квалификации, на основе которых будут составлены новые требования и стандарты.

3. Какова процедура утверждения новых должностных инструкций?

Новая должностная инструкция должна быть составлена с учетом потребностей компании и утверждена руководителем подразделения, к которому привязана данная должность. После этого она может быть направлена на утверждение в головной офис компании.

4. Какие последствия могут возникнуть при несоблюдении новых требований к должностной инструкции?

Несоблюдение новых требований может привести к нарушению действующего законодательства, штрафам и даже к увольнению сотрудника. Кроме того, несоблюдение новых требований может привести к снижению производительности и качества работы персонала, а также к убыткам для компании.

Должностная инструкция в 2023 году: правила оформления

СКАЧАТЬ БЛАНК ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

Должностная инструкция – что это за документ и для чего

Должностная инструкция – это документ, описывающий функциональные обязанности, права и ответственности сотрудника, занимающего должность в организации. Этот документ обычно содержит следующую информацию:

Наименование должности.
Основные функциональные обязанности и задачи.
Права и ответственности сотрудника.
Критерии оценки эффективности работы.
Требования к квалификации и профессиональным навыкам.
Ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей.

В чем “плюсы” должностной инструкции

ТК РФ прямо не требует от работодателя утверждать должностные инструкции. Главное, чтобы должностные обязанности были закреплены в трудовом договоре (согласно ст. 57 ТК РФ). Однако, в тех случаях, когда трудовой договор не полностью раскрывает трудовые обязанности работника, рекомендуется составлять должностные инструкции.

Роструд рекомендует разрабатывать должностные инструкции для каждой должности, предусмотренной в штатном расписании работодателя. Вот в чем может помочь должностная инструкция работодателям:

Обоснованный отказ в приеме на работу, так как должностная инструкция может содержать дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника.
Объективная оценка деятельности работника в период испытательного срока.
Распределение трудовых функций между работниками.
Оценка добросовестности и полноты выполнения работником трудовой функции.

Таким образом, должностные инструкции по каждой должности в штатном расписании могут существенно упростить жизнь работодателю. Более того, работнику будет также проще, если его функциональные обязанности будут зафиксированы “на бумаге” более детально (чем в трудовом договоре).

Составление должностной инструкции: структура

Обычно составление должностных инструкций базируется на квалификационных характеристиках, представленных в квалификационных справочниках.

Например, для руководителей, специалистов и других служащих используется Квалификационный справочник должностей, утвержденный Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37.

В случае рабочих должностей применяется единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих. Профстандарты также могут использоваться в качестве полезного ресурса при создании должностных инструкций.

Примерная структура типовой должностной инструкции может выглядеть так:
Должностная инструкция для [название должности]
[Дата]
Введение

1.1. Назначение должности

– Описание назначения должности

1.2. Отношения подчинения и подчиненности

– Описание отношений подчинения и подчиненности

Обязанности и ответственность

2.1. Описание основных обязанностей:

– Обязанность 1
– Обязанность 2
…

2.2. Описание специфических обязанностей (при необходимости):

– Обязанность 1
– Обязанность 2
…
Требования к квалификации и компетенциям

3.1. Образование

– Описание требований к образованию

3.2. Опыт работы

– Описание требований к опыту работы

3.3. Профессиональные навыки

– Описание профессиональных навыков

3.4. Личные качества

– Описание личных качеств

Рабочие условия

4.1. Рабочее место

– Описание рабочего места

4.2. Режим работы

– Описание режима работы

4.3. Особые условия и требования

– Описание особых условий и требований

Взаимодействие и коммуникация

5.1. Взаимодействие с руководством

– Описание взаимодействия с руководством

5.2. Коммуникация с коллегами

– Описание коммуникации с коллегами

5.3. Взаимодействие с клиентами/партнерами (при необходимости)

– Описание взаимодействия с клиентами/партнерами (при необходимости)

Контроль и отчетность

6.1. Отчетные обязанности

– Описание отчетных обязанностей

6.2. Контроль за выполнением задач

– Описание контроля за выполнением задач

Права работника

7.1. Права, гарантированные трудовым законодательством

– Описание прав, гарантированных трудовым законодательством

7.2. Права, предоставленные организацией

– Описание прав, предоставленных организацией

7.3. Другие права (при необходимости)

– Описание других прав (при необходимости)

Особые указания

8.1. Правила внутреннего трудового распорядка

– Описание правил внутреннего трудового распорядка

8.2. Специфические правила и положения (при необходимости)

– Описание специфических правил и положений (при необходимости)

Заключительная часть

9.1. Подписание и утверждение должностной инструкции

– Описание процедуры подписания и утверждения должностной инструкции

9.2. Изменения и дополнения к должностной инструкции

– Описание процедуры внесения изменений и дополнений к должностной инструкции

9.3. Контактная информация ответственного лица

– Контактная информация ответственного лица
[Подписи руководителя и сотрудника, подтверждающие ознакомление с должностной инструкцией]
Выдержка из должностной инструкции (пример):

Когда должностная инструкция обязательна

Итак, работодатель не обязан составлять должностные инструкции для всех своих сотрудников. Однако, есть определенные ситуации, когда создание таких инструкций становится обязательным.

Должностные инструкции 2023 | Скачать образцы, шаблоны

Зачастую в трудовом договоре указывают лишь название должности и самые общие обязанности, а большинство обязанностей руководитель объясняет сотруднику лично. Это может работать, пока бизнес сталкивается с лояльными и ответственными людьми.

Если сотрудник решит проигнорировать распоряжение начальника и откажется выполнять работу, которой нет в трудовом договоре, бизнес ничего не сможет сделать: ведь нигде такая обязанность не указана.

Чтобы этого не произошло, работодатель может составить должностную инструкцию. Рассказываем, зачем она нужна и как ее оформить.

https://www.youtube.com/watch?v=digcRCqggb0\u0026pp=YAHIAQE%3D

Должностная инструкция — это не обязательный документ, в трудовом кодексе она не упоминается. Трудовое право рассматривает ее как локальный нормативный акт, который помогает сделать отношения между работником и работодателем более конкретными.

Наличие такой инструкции выгодно обеим сторонам: работник понимает, что может и чего не может требовать от него работодатель, а работодатель застрахован на случай, если сотрудник решит уклоняться от выполнения должностных обязанностей.

Должностная инструкция может быть индивидуальной и типовой.

Индивидуальная инструкция. В ней пишут имя конкретного работника и обязанности, которые он должен выполнять на рабочем месте. Такая инструкция пригодится, если несколько сотрудников работают на одинаковых должностях, но выполняют разные задачи.

Олег и Денис — рабочие в автомастерской, в трудовых книжках у обоих написано «автомеханик». Но Олег специализируется на шиномонтажных работах, а Денис — на ремонте двигателей и электроники. Олег не может ремонтировать двигатели — не хватает квалификации, а отправлять Дениса менять шины нерационально: его рабочее время стоит дороже.

Чтобы было понятно, кто чем занимается, для каждого из них нужно составить отдельную должностную инструкцию. В таком случае Олега не заставят лезть под капот, а Дениса не уволят, если он откажется переставлять колеса.

Типовая инструкция. Пригодится, если все сотрудники на одной должности взаимозаменяемы и выполняют одни и те же задачи.

На стройке трудятся десять разнорабочих: носят стройматериалы, кабели, штрабят стены и укладывают кирпич. Каждый из них должен уметь делать то же, что и остальные. Для них можно составить типовую инструкцию. Работники будут знать, на что они подписываются, а работодатель сможет отказаться от услуг тех сотрудников, которые не выполняют какой-то из видов работ.

В каких случаях нужна индивидуальная инструкция, а в каких — типовая, решает работодатель.

У должностной инструкции для бизнеса нет строгой формы. Она предусмотрена только для чиновников, военнослужащих и сотрудников госкомпаний.

Чаще всего структура должной инструкции такая:

Заголовок. Здесь пишут название организации или фамилию, имя и отчество ИП, дату утверждения инструкции и должность сотрудника, который ее утверждает. Это может сделать ИП, директор компании или любой сотрудник по его приказу.

Общие положения. В этом разделе указывают, кто назначает и увольняет работника, какое у него должно быть образование и опыт, что он должен знать, какие правила трудового распорядка должен соблюдать и кто заменяет его во время отпуска и болезни.

Права. Что сотрудник может требовать от других в рамках своих должностных обязанностей. Например, какие канцелярские принадлежности он может попросить у секретаря и какие задачи может ставить людям в других отделах, если непосредственно ему исполнители не подчиняются.

Ответственность. За что работник отвечает: например, своевременный заказ оборудования и комплектующих.

Взаимодействие. К кому и по каким вопросам сотрудник может обращаться и кому он подчиняется. Например, чтобы получить справки, нужно обратиться к помощнику главного бухгалтера, а за разъяснением задач — к руководителю подразделения.

Чтобы утвердить должностную инструкцию, нужны две подписи — работника и работодателя. Так работник соглашается с тем, что будет выполнять прописанные в инструкции обязанности, а работодатель подтверждает, что создаст необходимые условия и не потребует большего.

Часто делают так: на титульной странице в правом верхнем углу ставят гриф «Утверждаю», где подписывается работодатель, а работник подписывается в конце документа. Но это не обязательно: обе стороны могут поставить подписи на последней странице или на каждой странице в должностной инструкции, чтобы никто не мог заменить страницы в документе.

Вместе с юристом мы подготовили для вас несколько шаблонов должностной инструкции. Вы можете скачать универсальный образец или воспользоваться типовой инструкцией:

Скачать шаблон должностной инструкции

Должностная инструкция — это документ, в котором детально прописаны все обязанности работника.
Инструкция может быть типовой — для должности, или индивидуальной — для конкретного человека.
Чтобы утвердить должностную инструкцию, ее должны подписать два человека: работник, который будет ее выполнять, и руководитель компании или ИП или уполномоченный ими представитель.
Правильно оформленная должностная инструкция может стать решающим аргументом во время спора в трудовой инспекции или в суде.

Как правильно составить должностную инструкцию в 2023

Должностная инструкция — это документ, определяющий обязанности, полномочия, ответственность, права, квалификационные требования и формы поощрения работников на занимаемых в компании должностях.

Должностная инструкция составляется и согласовывается руководителем отдела или его представителем совместно с юристом (юридическим отделом). Должностная инструкция может быть также подготовлены отделом кадров. В этом случае она должна быть утверждена соответствующим отделом организации или руководителем.

Если должностная инструкция является самостоятельным документом, она должна быть утверждена приказом руководителя организации и предоставлена под роспись сотрудникам (ч. 3 ст. 68, ст. 57 ТК РФ).

Необходимо иметь три экземпляра этой инструкции: один для отдела кадров, один для руководителя отдела и один для работника . Набор должностных инструкций должен охватывать все функции отдела и равномерно распределять нагрузку между сотрудниками в зависимости от их квалификации.

Контроль за предоставлением должностных инструкций в организацию возлагается на директора по персоналу.

Примеры должностных инструкций можно найти на нашем сайте в разделе «Шаблоны документов».

Как составить должностную инструкцию

При подготовке должностной инструкции следует учитывать уставной документ, описывающий обязанности и функции компании, имеющиеся квалификационные характеристики и требования к должности, а также стандартные трудозатраты для данной должности на выполнение работ.
Необходимо соблюдать очередность выполнения задач, избегая дублирования обязанностей между сотрудниками и поручая более сложные задачи более высококвалифицированным сотрудникам.
Каждый сотрудник должен быть наделен всеми полномочиями и правами, необходимыми и достаточными для успешного выполнения своих обязанностей.
У работника должен быть один непосредственный руководитель.
Должностная инструкция обычно состоит из пяти разделов.
— точное и полное наименование должности работника;
— уровень оплаты труда, условий премирования, методы поощрения;
— подчиненность работника и наличие у работника подчиненных;
— порядок замещения работника в случае его отсутствия (отпуск, командировка, болезнь и т д.);

— перечень документов, которыми руководствуется работник в своей деятельности (законодательные акты РФ, устав учреждения, инструкции, рекомендации и т п.).

Основные задачи и должностные обязанности:

— задачи, выполнение которых возлагается на работника;

Оставьте заявку на консультацию юриста:

— конкретные обязанности работника, выполнение которых обеспечивает решение поставленных перед ним задач.

Источник

Прописать в должностную инструкцию новые обязанности без согласия и доплаты нельзя

Работодатель внес в должностную инструкцию работника пункты с дополнительными функциями.

Нужно ли получать у сотрудника соответствующее согласие, а также производить ему доплату за выполнение новых функций?

Да, нужно, ответил Роструд.

внесение в должностную инструкцию дополнительных функций является возложением дополнительной работы, что осуществляется с согласия работника и должно оплачиваться дополнительно.

Размер доплаты устанавливается по соглашению сторон трудового договора с учетом содержания и (или) объема дополнительной работы.

Источник

Да, вполне, считает Роструд, как следует, в частности, из информации, представленной в Обзоре актуальных вопросов от работников и работодателей за сентябрь 2018 года (вопрос № 2). Правомерно говорить о том, что принципиально новой точки зрения с того момента ведомство публично не озвучивало.

Роструд указывает, что понятия «должностная инструкция» в ТК РФ нет. Порядок ее разработки и утверждения кодексом также не урегулирован. Как оформить инструкцию (в составе трудового договора или отдельным документом), как вносить в нее изменения, какие обязанности установить для работника по соответствующей должности — все это работодатель решает самостоятельно. В том числе он вправе включить в должностную инструкцию одного специалиста часть обязанностей, предусмотренных для другой должности, даже если обычно они данной должности не свойственны. Кастеляншу, например, можно «наградить» обязанностью по уборке помещений.

Как верно составить должностную инструкцию? Оформите бесплатный пробный доступ к «КонсультантПлюс» и прочитайте совет эксперта о том, что нужно обязательно учесть при составлении должностной инструкции.

Отметим, что в однажды утвержденную инструкцию, с которой работник ознакомился под подпись, может быть проблематично внести изменения в случае, если они будут предусматривать изменение трудовой функции (как элемента трудового договора). То есть если изначально работница была принята как кастелянша (что отражено в ее исходной инструкции), то приписать ей трудовую функцию по уборке помещений можно будет только при условии письменного согласования с ней обновленной должностной инструкции. Она в данном случае будет фактической частью трудового договора. Это следует, в частности, из одного из свежих разъяснений Роструда, опубликованных на сайте Онлайнинспекция.рф.

Об обязанностях, которые часто излишне включают в инструкцию главбуха, мы рассказывали здесь.

Больше рекомендаций экспертов по составлению должностных инструкций, а также образцы инструкций по различным должностям вы найдете в нашей рубрике «Профстандарты и должностные инструкции».

Источник

Работодатель вправе включить в должностную инструкцию одного специалиста часть обязанностей, предусмотренных для других должностей, например возложить на юриста часть обязанностей начальника отдела кадров и делопроизводителя.

Одним из обязательных для включения в трудовой договор условий является трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы) (ч. 2 ст. 57 ТК РФ). ТК РФ не содержит понятия «должностная инструкция».

Также ТК РФ не урегулирован порядок ее разработки, утверждения, не указано на необходимость принадлежности ее к трудовому договору с конкретным работником или же на возможность существования ее как отдельного документа.

Поскольку порядок составления должностной инструкции нормативными правовыми актами не урегулирован, работодатель самостоятельно решает, как ее оформить и как вносить в нее изменения (Письма Минтруда России от 25.04.2022 N 14-2/ООГ-2707, Роструда от 31.10.2007 N 4412-6).

Квалификация работника — его уровень знаний, умений, профессиональных навыков и опыта работы (ч. 1 ст. 195.1 ТК РФ). Профессиональный стандарт — характеристика квалификации, необходимой работнику для осуществления определенного вида профессиональной деятельности, в том числе выполнения определенной трудовой функции (ч. 2 ст. 195.1 ТК РФ).

Работодатели обязаны применять профессиональные стандарты в части требований к квалификации, необходимой работнику для выполнения определенной трудовой функции, если они установлены ТК РФ, другими федеральными законами или иными нормативными правовыми актами РФ (ч. 1 ст. 195.3 ТК РФ). Также необходимо учесть, что если в соответствии с ТК РФ, иными федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, или соответствующим положениям профессиональных стандартов (ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

В остальных случаях требования к квалификации работника носят рекомендательный характер и применяются работодателями в качестве основы для определения требований к квалификации работников с учетом особенностей выполняемых работниками трудовых функций, обусловленных применяемыми технологиями и принятой организацией производства и труда (п. 10 Рекомендаций по применению профессиональных стандартов в организации, утв. ФГБУ «Всероссийский научно-исследовательский институт труда» Минтруда России (далее — Рекомендации), п. п. 6, 13 Информации к Письму Минтруда России от 04.04.2016 N 14-0/10/В-2253). Профессиональные стандарты в области юриспруденции утверждены, в частности, в отношении следующих профессий (должностей): • следователя-криминалиста (Приказ Минтруда России от 23.03.2015 N 183н); • налогового юриста и юриста по налоговым вопросам (Приказ Минтруда России от 12.10.2021 N 722н); • юрисконсульта по трудовой миграции и юрисконсульта по трудовому праву и миграции (Приказ Минтруда России от 29.10.2018 N 672н); • юрисконсульта в сфере информационно-аналитического проведения подготовки проектов государственно-частного партнерства (Приказ Минтруда России от 20.07.2020 N 431н). Профессиональные стандарты в отношении должностей делопроизводителя и начальника отдела кадров установлены: • Приказом Минтруда России от 15.06.2020 N 333н (в части квалификации и обязанностей делопроизводителя); • Приказом Минтруда России от 09.03.2022 N 109н (в отношении квалификации начальника отдела кадров).

Применение указанных выше Профессиональных стандартов не является обязательным.

Отметим, что введение не обязательных для применения профессиональных стандартов не ограничивает право работодателя на включение дополнительных обязанностей в должностную инструкцию работника (п. п. 11.4 — 11.6 Рекомендаций). Допуск работника к выполнению трудовой функции является полномочием работодателя (п. 10 Приложения к Письму Минтруда России N 14-0/10/В-2253).

Учитывая, что должностные инструкции работников могут разрабатываться на основе ЕКС, следует заметить, что работодатель вправе в должностной инструкции одного специалиста, например юриста, частично установить обязанности, предусмотренные ЕКС для других должностей (п. 2 Постановления Правительства РФ от 22.01.2013 N 23, п. 2 Постановления Минтруда России от 21.08.1998 N 37). При этом перечень возможных должностных обязанностей работника не относится к понятию «квалификация» и, следовательно, не входит в характеристику квалификации, то есть профессиональный стандарт. В связи с этим отсутствуют правовые основания для применения профессионального стандарта при определении работодателем должностных обязанностей работников (Приложение к Письму Общероссийского Профсоюза образования от 10.03.2017 N 122).

С учетом изложенного при определении должностных обязанностей работников целесообразно по-прежнему руководствоваться ЕКС. В рассматриваемой ситуации работодатель вправе включить в должностную инструкцию юриста обязанность по ведению кадрового делопроизводства, позаимствовав ее из должностных обязанностей начальника отдела кадров, и обязанность по регистрации входящей и исходящей корреспонденции в организации, позаимствовав ее из обязанностей делопроизводителя.

При этом работодатель вправе будет как оставить в штатном расписании для данного специалиста наименование должности юриста, так и обозначить ее иным наименованием. Кроме того, работодатель на основании ст. ст. 60.2 и 151 ТК РФ может в порядке совмещения поручить работнику выполнение дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности) с письменного согласия работника и за дополнительную оплату.

Это подтверждает также Доклад, утвержденный Рострудом.

Подготовлено на основе материала Н.В. Пластининой Консультационно-аналитический центр по бухгалтерскому учету и налогообложению

Источник