Что такое инструкция виды инструкций

Введение

Приветствую вас, дорогие ученики! Сегодня мы начинаем новую тему – инструкции. Вы наверняка сталкивались с ними в повседневной жизни, например, при сборке мебели или приготовлении блюд по рецепту. Но что такое инструкция и зачем она нужна? В этом уроке мы разберемся с основными понятиями и принципами составления инструкций, а также узнаем, как проверить их понятность. Готовы начать? Тогда давайте приступим!

Что такое инструкция?

Инструкция – это особый вид текста, который содержит последовательность действий или указаний, необходимых для выполнения определенной задачи или достижения конкретной цели. Она представляет собой набор конкретных указаний, которые помогают человеку понять, как правильно выполнить определенное действие или процесс.

Инструкции могут быть различных видов и использоваться в разных сферах жизни. Например, в школе учитель может давать инструкции по выполнению задания, в магазине можно найти инструкцию по сборке мебели, а в рецепте кулинарного блюда содержится инструкция по его приготовлению.

Основная цель инструкции – передать информацию таким образом, чтобы она была понятна и доступна для выполнения. Поэтому важно уметь составлять инструкции, учитывая особенности аудитории и язык, который будет использоваться.

Зачем нужна инструкция?

Инструкция – это набор указаний или руководство, которое помогает людям выполнить определенное действие или задачу. Она необходима для того, чтобы облегчить процесс выполнения задания, упростить понимание и избежать возможных ошибок.

Инструкции используются во многих сферах жизни. Например, в школе учитель может давать инструкции по выполнению задания, в магазине можно найти инструкцию по сборке мебели, а в рецепте кулинарного блюда содержится инструкция по его приготовлению.

Основная цель инструкции – передать информацию таким образом, чтобы она была понятна и доступна для выполнения. Поэтому важно уметь составлять инструкции, учитывая особенности аудитории и язык, который будет использоваться.

Какие бывают виды инструкций?

Существует несколько видов инструкций, которые могут быть использованы в различных ситуациях. Рассмотрим некоторые из них:

Инструкции по сборке или установке

Этот тип инструкций используется, когда необходимо собрать или установить что-то, например, мебель, электронное оборудование или программное обеспечение. В таких инструкциях обычно приводятся пошаговые указания с иллюстрациями или диаграммами, чтобы помочь пользователю выполнить задачу.

Инструкции по использованию

Этот тип инструкций дает руководство по использованию определенного продукта или устройства. Например, инструкция по использованию мобильного телефона или по программированию на компьютере. В таких инструкциях обычно описываются функции и возможности продукта, а также пошаговые инструкции по его использованию.

Инструкции по безопасности

Этот тип инструкций предназначен для обеспечения безопасности при выполнении определенных задач или работы с опасными материалами или оборудованием. В таких инструкциях обычно указываются правила безопасности, предостережения и инструкции по использованию защитного снаряжения.

Инструкции по ремонту или обслуживанию

Этот тип инструкций предназначен для ремонта или обслуживания определенного устройства или оборудования. В таких инструкциях обычно приводятся пошаговые указания по диагностике, ремонту или обслуживанию, а также рекомендации по замене деталей или настройке оборудования.

Это лишь некоторые примеры видов инструкций, которые могут быть использованы в различных ситуациях. Важно помнить, что каждый тип инструкции имеет свои особенности и требует определенного подхода к составлению.

Как правильно составить инструкцию?

Составление инструкции – это процесс, который требует внимания к деталям и ясного изложения информации. Вот несколько шагов, которые помогут вам правильно составить инструкцию:

Определите цель инструкции

Прежде чем начать писать инструкцию, определите, что именно вы хотите донести до читателя. Ясно сформулируйте цель инструкции, чтобы она была понятна и конкретна.

Учитывайте аудиторию

При составлении инструкции учитывайте, кому она предназначена. Подумайте о знаниях и опыте читателя, чтобы выбрать подходящий уровень сложности и язык.

Разбейте на шаги

Разделите инструкцию на последовательные шаги. Каждый шаг должен быть четким и понятным. Используйте номера или маркеры, чтобы обозначить каждый шаг.

Используйте ясный и простой язык

Избегайте сложных терминов и технической жаргонной лексики. Пишите простыми и понятными словами. Если необходимо использовать специальные термины, объясните их значение.

Используйте графику и иллюстрации

Использование графики и иллюстраций может значительно улучшить понимание инструкции. Вставляйте релевантные изображения, диаграммы или схемы, чтобы визуально показать процесс или действие.

Проверьте понятность

Перед публикацией инструкции, прочитайте ее с точки зрения читателя. Убедитесь, что все шаги и объяснения понятны и логичны. Если возможно, попросите кого-то другого прочитать инструкцию и дать обратную связь.

Следуя этим шагам, вы сможете составить понятную и эффективную инструкцию, которая поможет читателю выполнить задачу или действие.

Какие основные элементы должны быть включены в инструкцию?

Инструкция – это набор шагов или указаний, которые помогают человеку выполнить определенную задачу или действие. Чтобы инструкция была понятной и эффективной, в нее должны быть включены следующие основные элементы:

Заголовок

Заголовок инструкции должен ясно и кратко описывать, что именно будет рассматриваться в инструкции. Он должен привлекать внимание читателя и давать представление о том, что он может ожидать от инструкции.

Введение

Введение в инструкцию должно содержать краткое описание задачи или действия, которое будет выполняться. Оно должно объяснять, почему данная инструкция важна и как она поможет читателю достичь желаемого результата.

Список материалов

Если для выполнения задачи или действия требуются определенные материалы или инструменты, их следует перечислить в инструкции. Это поможет читателю быть готовым и иметь все необходимое перед началом выполнения инструкции.

Последовательность шагов

Самая важная часть инструкции – это последовательность шагов, которые читатель должен выполнить. Шаги должны быть ясными, логичными и пронумерованными, чтобы читатель мог легко следовать инструкции. Каждый шаг должен быть описан подробно и содержать все необходимые детали и объяснения.

Иллюстрации или диаграммы

Инструкция может быть более понятной и наглядной, если в нее включены иллюстрации или диаграммы. Вставляйте релевантные изображения, диаграммы или схемы, чтобы визуально показать процесс или действие.

Проверка понятности

Перед публикацией инструкции, прочитайте ее с точки зрения читателя. Убедитесь, что все шаги и объяснения понятны и логичны. Если возможно, попросите кого-то другого прочитать инструкцию и дать обратную связь.

Следуя этим основным элементам, вы сможете составить понятную и эффективную инструкцию, которая поможет читателю выполнить задачу или действие.

Какие принципы следует соблюдать при написании инструкции?

При написании инструкции важно учитывать несколько принципов, чтобы сделать ее понятной и эффективной для читателя. Вот некоторые из них:

Ясность и простота

Инструкция должна быть написана простым и понятным языком. Избегайте сложных терминов и технических терминов, если они необходимы, объясните их в простых словах. Используйте простые предложения и структуру, чтобы избежать путаницы.

Последовательность и логика

Инструкция должна быть организована в логической последовательности шагов. Каждый шаг должен быть связан с предыдущим и следующим, чтобы читатель мог легко следовать инструкции без пропусков или путаницы.

Краткость и ясность

Стремитесь к краткости и ясности в каждом шаге инструкции. Избегайте излишних деталей или повторений. Сосредоточьтесь на самом важном и необходимом для выполнения задачи.

Использование нумерации и маркировки

Используйте нумерацию или маркировку для каждого шага инструкции. Это поможет читателю легко ориентироваться и следовать последовательности действий.

Использование визуальных элементов

Для улучшения понимания и наглядности инструкции можно использовать визуальные элементы, такие как изображения, диаграммы или схемы. Вставляйте релевантные изображения, диаграммы или схемы, чтобы визуально показать процесс или действие.

Проверка понятности

Перед публикацией инструкции, прочитайте ее с точки зрения читателя. Убедитесь, что все шаги и объяснения понятны и логичны. Если возможно, попросите кого-то другого прочитать инструкцию и дать обратную связь.

Следуя этим принципам, вы сможете составить понятную и эффективную инструкцию, которая поможет читателю выполнить задачу или действие.

Какие ошибки нужно избегать при составлении инструкции?

При составлении инструкции следует избегать следующих ошибок:

Непонятный или сложный язык

Инструкция должна быть написана простым и понятным языком. Избегайте использования сложных терминов или специфической терминологии, если она не является необходимой для понимания задачи.

Непоследовательность

Инструкция должна быть логичной и последовательной. Шаги должны быть расположены в правильном порядке, чтобы читатель мог легко следовать инструкции без запутывания.

Недостаточная информация

Инструкция должна содержать все необходимые детали и информацию, чтобы читатель мог успешно выполнить задачу. Избегайте опускать важные шаги или детали, которые могут привести к неправильному выполнению задачи.

Неправильное форматирование

Инструкция должна быть хорошо оформлена и отформатирована. Используйте заголовки, пункты или нумерацию, чтобы разделить инструкцию на логические части. Избегайте длинных абзацев или блоков текста, которые могут быть трудными для чтения.

Отсутствие иллюстраций

Иллюстрации или схемы могут значительно помочь в понимании инструкции. Избегайте отсутствия релевантных изображений, диаграмм

Как проверить понятность инструкции?

Проверка понятности инструкции очень важна, чтобы убедиться, что она будет понятна и легко выполнима для тех, кто ее будет использовать. Вот несколько способов проверить понятность инструкции:

Тестирование на себе

Попробуйте выполнить инструкцию самостоятельно, следуя каждому шагу. Обратите внимание на то, ясно ли написаны инструкции, понятны ли они и легко ли их выполнить. Если вам не удалось выполнить задачу или вы испытали затруднения, это может быть признаком того, что инструкция не ясна.

Попросите кого-то другого выполнить инструкцию

Попросите другого человека, который не знаком с задачей, выполнить инструкцию. Обратите внимание на их реакцию и задайте им вопросы о том, понятна ли им инструкция и есть ли у них какие-либо вопросы или затруднения.

Запросите обратную связь

Попросите людей, которые будут использовать инструкцию, оставить обратную связь. Спросите их, понятна ли им инструкция, есть ли у них какие-либо вопросы или предложения по улучшению.

Проведите тестирование на группе

Если у вас есть возможность, проведите тестирование инструкции на группе людей. Попросите их выполнить задачу, используя инструкцию, и соберите обратную связь от каждого участника. Это поможет выявить общие проблемы и недостатки в инструкции.

Важно помнить, что проверка понятности инструкции является итеративным процессом. Вы можете вносить изменения и улучшать инструкцию на основе обратной связи и результатов тестирования.

Какие примеры хороших инструкций можно привести?

Пример 1: Инструкция по приготовлению салата

1. Соберите все необходимые ингредиенты: огурцы, помидоры, лук, зелень, оливковое масло, соль, перец.

2. Очистите огурцы и помидоры от кожуры и нарежьте их кубиками.

3. Мелко нарежьте лук и зелень.

4. В большой миске смешайте огурцы, помидоры, лук и зелень.

5. Посолите и поперчите по вкусу.

6. Добавьте оливковое масло и тщательно перемешайте все ингредиенты.

7. Салат готов к подаче. Приятного аппетита!

Пример 2: Инструкция по сборке мебели

1. Распакуйте все детали из коробки и проверьте их наличие.

2. Соберите необходимые инструменты: отвертку, молоток, ключи.

3. Следуйте инструкции пошагово, начиная с первого шага.

4. При сборке используйте правильные крепежные элементы и следуйте указаниям по их использованию.

5. При необходимости, просмотрите видео-инструкцию или обратитесь за помощью к специалисту.

6. Проверьте, что все детали правильно собраны и крепко закреплены.

7. Уберите все инструменты и упаковочные материалы.

8. Ваша мебель готова к использованию!

Пример 3: Инструкция по использованию электронной книги

1. Включите электронную книгу, нажав на кнопку питания.

2. Используйте кнопки-стрелки для перемещения по страницам.

3. Чтобы открыть меню, нажмите на кнопку “Меню”.

4. В меню вы можете выбрать различные опции, такие как настройки языка, размера шрифта и подсветки.

5. Чтобы закрыть меню, снова нажмите на кнопку “Меню”.

6. Для перехода к определенной странице, используйте функцию поиска или перехода по главам.

7. После чтения выключите электронную книгу, удерживая кнопку питания.

8. Зарядите батарею при необходимости, подключив книгу к зарядному устройству.

Это всего лишь несколько примеров хороших инструкций, которые я могу привести. Хорошая инструкция должна быть понятной, последовательной и содержать все необходимые шаги для выполнения задачи. Она должна быть написана простым языком и содержать ясные и понятные указания. Важно также учитывать потребности и уровень знаний целевой аудитории, чтобы инструкция была доступной для всех пользователей.

Как использовать инструкцию в повседневной жизни?

Инструкции могут быть полезными во многих ситуациях в повседневной жизни. Вот несколько примеров, как использовать инструкцию:

Сборка мебели или других предметов

Когда вы покупаете новую мебель или другие предметы, они часто поставляются в разобранном виде. В этом случае инструкция поможет вам правильно собрать предмет. Инструкция будет содержать шаги, которые нужно выполнить, и даже может включать иллюстрации или диаграммы для более наглядного понимания.

Приготовление пищи

Инструкции также могут быть полезными при приготовлении пищи. Например, если вы впервые готовите сложное блюдо, инструкция поможет вам следовать правильной последовательности шагов и использовать правильные пропорции ингредиентов. Инструкция может также содержать советы по приготовлению и хранению пищи.

Использование электроники

Когда вы покупаете новое устройство, такое как смартфон, компьютер или телевизор, инструкция поможет вам настроить и использовать его правильно. Она может содержать информацию о функциях устройства, способах подключения и настройки, а также советы по безопасности и уходу за устройством.

Сборка игрушек или моделей

Если у вас или ваших детей есть игрушки или модели, которые нужно собрать, инструкция будет необходима для правильной сборки. Она может содержать шаги, которые нужно выполнить, и даже предупреждения о возможных опасностях или сложностях.

Использование нового программного обеспечения

Когда вы устанавливаете новое программное обеспечение на компьютер или мобильное устройство, инструкция поможет вам разобраться в его функциях и использовании. Она может содержать информацию о настройках, функциях и способах использования программы.

Важно помнить, что инструкции должны быть понятными и последовательными. Если вы сталкиваетесь с трудностями при использовании инструкции, не стесняйтесь обратиться за помощью к другу, семье или специалисту.

Заключение

Инструкция – это особый вид текста, который содержит последовательность действий или указаний, необходимых для выполнения определенной задачи. Она помогает нам разобраться в сложных процессах и сделать что-то правильно. Инструкции могут быть разных видов, например, рецепты, инструкции по сборке или использованию устройств, правила игр и многое другое. Чтобы инструкция была понятной и эффективной, важно учесть несколько принципов: использовать простой язык, структурировать информацию, использовать наглядные иллюстрации и проверять понятность инструкции. Хорошо составленная инструкция поможет нам справиться с задачей и избежать ошибок. Поэтому важно уметь писать и использовать инструкции в повседневной жизни.

Чтобы объяснить человеку как выполнять задачу или работать с инструментом, нужно составить понятную инструкцию. Неизвестная компьютерная программа или новые функции на работе – все это требует разъяснений для успешного взаимодействия. В статье рассмотрим, как правильно написать инструкцию.

Инструкция – это документ, который объясняет способы или правила выполнения определенных действий. А понятная инструкция делает то же самое, но простым языком. Многие руководства написаны очень сложно и люди предпочитают не заглядывать в них, пока что-то не сломается.

Однако такой подход может привести к не самым лучшим последствиям. Например, работник не изучил правила по работе на буровой установке или неверно понял описанный материал, и получил травму из-за неправильного использования техники. Поэтому важно ответственно подойти к составлению и разобраться, как правильно написать инструкцию.

3 основных вида инструкций

Есть несколько типов инструкций. Они предназначены для разных целей, но разрабатываются по схожим принципам. К примеру – уяснив, как написать инструкцию по работе системного администратора, вы легко сможете применить эти знания и при подготовке руководства по использованию мини-АТС.

Пошаговая инструкция

Такие руководства позволяют регламентировать все возможные повторяющиеся процессы. Поставленная задача разбивается на несколько этапов, и каждый этап дополняется пояснениями. Примеры таких инструкций – пошаговые алгоритмы составления бухгалтерской отчетности, подключение к удаленному рабочему столу или действия при пожаре.

Вот как может выглядеть краткое пошаговое руководство по замене картриджа в лазерном принтере Brother HL-1110R:

1. Откройте верхнюю крышку и извлеките блок фотобарабана
2. Установите в нижнее положение переключатель в правом нижнем углу блока фотобарабана
3. Вытащите тонер-картридж
4. Поставьте на его место новый
5. Подвигайте в разные стороны зеленую лапку в левом верхнем углу фотобарабана. Обязательно верните ее в исходное положение
6. Установите фотобарабан обратно в принтер
7. Закройте крышку
8. Сделайте пробную печать. Если появляется сообщение «Замените тонер», значит фотобарабан установлен неправильно, и шаги 1-7 нужно проделать заново. Если неисправность не исчезает – обратитесь к системному администратору

Инструкция по использованию

Это перечень рекомендаций по правильному использованию приборов, например, руководство к сканеру штрих-кодов. Такие мануалы будут полезны пользователям непростых устройств — на рабочем месте или в быту.

В отличие от пошагового алгоритма, акцент делается не на достижении определенного результата, а на особенностях применения. Например, вот как можно кратко написать инструкцию по использованию ламинатора Rayson LM 330iD:

• В зависимости от толщины пленки устанавливают необходимую температуру. Например, для 75 mic нужно 100-120°C, а для 250 mic – 160-180°C.
• Максимальное время работы ламинатора – 4 часа. Затем нужно сделать получасовой перерыв.
• Если внутри ламинатора застрял документ, нажмите кнопку «Реверс» и извлеките его. 
• Внимание! Не ламинируйте влажные образцы – жидкость может повредить электронные компоненты!
• После ламинирования 10-15 листов, нужно очистить аппарат от клейкого материала. Для этого ламинатор отключают от сети и протирают валы тканью с моющим средством. 
• Внимание! Не используйте для очистки бензин и растворители – это приводит к возгоранию! 

Должностная инструкция

Так называют документ, регулирующий сферу обязанностей для конкретной должности. Также здесь определены права работника, требования к квалификации, область ответственности и формы премирования. Должностные инструкции могут быть составлены для любого сотрудника – от уборщицы до генерального директора. Их готовят совместно с юристом.

Вот как может выглядеть раздел обязанностей для грузчика ООО «Дельта»:

1. Работник обязан выполнять погрузочно-разгрузочные работы на территории склада Организации
2. При работе он может пользоваться спецтехникой (электрокаром) если у него есть необходимые допуски
3. Бригадир раздает списки, по которым комплектуются грузы. 
4. Отобранный товар кладут на паллету и закрепляют соблюдая технику безопасности при перевозке грузов
5. Если есть необходимость, грузчик может привлекаться к другим работам на территории склада – уборке, контролю за въездом транспорта и пр.

Должностная инструкция – это скорее юридический документ, чем пользовательский. А чтобы понятным языком проинструктировать сотрудника по его работе, обычно составляют отдельное обучение – «Пособие по должности». В нем подробно рассказывают о роли и ценном конечном продукте, описывают систему мотивации, метрики и алгоритмы выполнения работы. И размещают эти материалы на платформе для онлайн-обучения.

Ниже вы можете получить готовую структуру обучения для курса «Пособие по должности».

Общие правила при подготовке инструкций

Для подготовки любого типа руководств используются одни и те же приемы работы с информацией. Вот рекомендации, которые подскажут как написать хорошую инструкцию:

• Определите уровень подготовленности аудитории. В зависимости от опыта читателей, меняется стиль подачи и структура текста. Пишите на понятном для них языке
• Не жалейте времени на сбор и обработку информации. Автор должен разбираться в предмете изложения – выступать экспертом или внимательно изучить необходимую документацию. Если первоначальной компетентности недостаточно, нужно проконсультироваться со специалистом
• Определите исходные данные и результат. Например, «на входе» есть решение руководства о новых правилах доступа в здание, а «на выходе» должно получиться руководство по пользованию электронным пропуском
• Структурируйте информацию исходя из типа документа. Так, для пошагового алгоритма нужно разбить процедуру на несколько этапов. А должностная инструкция подразумевает серию отдельных описаний с обязанностями. В зависимости от типа меняется и форма подачи
  Как структурировать много данных →
• Предупреждайте о проблемах, с которыми может столкнуться человек. В первую очередь это касается ситуаций, опасных для жизни и здоровья. Разместите надписи с предостережениями, которые будут выделяться ярким цветом или более крупным размером шрифта

Алгоритм разработки руководства: 9 шагов

Рассмотрим, как написать доступную инструкцию для сотрудников на примере описания алгоритма действий. Особенность этого руководства в том, что для него нужно не только перечислить отдельные действия, а установить их в правильной последовательности, чтобы привести читателя к нужному результату. В общем случае необходимо:

1. Собрать информацию
2. Сгруппировать ее по отдельным этапам
3. Изложить последовательность выполнения каждого этапа с учетом уровня подготовки читателя

В качестве примера возьмем ситуацию, когда организация перешла на электронный документооборот. При этом часть сотрудников не умеет работать с программой Microsoft Word и нужно объяснить им, как подготовить заявление о выдаче спецодежды.

Шаг 1. Изучить ситуацию

Конечно, вы не один год используете Word и легко можете подготовить требуемое заявление. Но в данном случае нужно взглянуть на проблему глазами пользователя – человека, который впервые сталкивается с этой программой. Поэтому нужно не опираться на текущие знания по работе в Word, а самостоятельно проделать весь путь заново. С большой вероятностью вы откроете для себя что-то новое – ведь раньше многие операции выполнялись автоматически. Сходу очень трудно вспомнить, как называлась «та кнопка для создания списка» и другие детали. 

Шаг 2. Разложить все на отдельные этапы

Задача этого шага – создать предварительный план решения задачи. Такой алгоритм начинается с исходной ситуации и заканчивается достижением результата. В начало каждого пункта поставьте глагол, определяющий ключевое действие этого шага:

1. Запустить программу Microsoft Word
2. Создать новый документ
3. Набрать необходимый текст
4. Отформатировать его 
5. Сохранить файл
6. Сообщить в бухгалтерию, что заявление подготовлено 

Шаг 3. Описать каждый этап

Здесь нужно конкретизировать каждый шаг, необходимый для достижения поставленной цели. При этом не усложняйте описание. Если действие можно выполнить несколькими способами, опишите только один вариант, максимум два – тогда читатель с меньшей вероятностью запутается.

Не стоит бояться слишком заурядных объяснений – скорее всего найдутся те, кто еще не знает этого, а остальные легко пропустят такое описание. Например, для тех, кто не работал с программой Word, нужно пояснить как создается файл:

2. Нажмите на раздел «Новый документ» в правой части экрана 

Если руководство предназначено для новичков, избегайте профессиональной лексики. В нашем примере лучше обойтись без понятий «Интерфейс» и «Строка состояния». Важно понимать, что вы пишете не теоретический учебник для передачи системных знаний, а практическое руководство, по которому человек сможет здесь и сейчас выполнить действия и достичь результата. Если не обойтись без терминов и аббревиатур, поясните их.

Совет. Старайтесь не нагромождать вашу инструкцию ненужными действиями. Например, лишней будет информация о том, какой шрифт использовать для заявления – в большинстве случаев пользователь столкнется с шаблоном Normal, где стоит подходящий Calibri размером 11 пунктов. 

Шаг 4. Рассмотреть нестандартные варианты развития ситуации

Стараясь предусмотреть форс-мажорные обстоятельства, улучшите свой алгоритм, предлагая варианты решения. Например:

3. <…> Если печатаются латинские символы, поменяйте раскладку. Для этого одновременно нажмите клавиши «Shift» и «Ctrl» в левой нижней части клавиатуры 

Шаг 5. Подобрать изображения и привести примеры

Если можно проиллюстрировать какую-то операцию – обязательно сделайте это. Для рецептов блюд подойдут снимки каждого шага, а для инструкций по сборке – взрыв-схемы (эскизы, на которых вся конструкция разобрана на детали и они разнесены в разные стороны). А чтобы наглядно показать работу в компьютерной программе, следует подготовить скринкасты или скриншоты с пояснениями.

Шаг 6. Придумать заголовок

Даже если вы написали руководство для внутреннего пользования, а не для публикации в интернете, яркий заголовок привлечет внимание и настроит на выполнение нужной работы. Вот несколько вариантов для нашего примера:

• «Как написать инструкцию по подготовке заявления»
• «6 шагов для подготовки электронного документа»
• «Простой способ написать заявление на компьютере»
• «Подробный алгоритм подготовки документа для безбумажного оборота»

Шаг 7. Оценить промежуточный вариант

В результате должен получиться подобный текст:

Как написать простую инструкцию (образец): 

1. Запустите программу Microsoft Word
2. Нажмите на раздел «Новый документ» в правой части экрана 
3. Наберите необходимый текст в открывшемся окне. Образец приведен ниже.
4. Отформатируйте набранный текст с помощью верхней панели программы Word.
   • Сначала Выделите шапку заявления (адресата и составителя заявления). Нажмите на кнопку «Выравнивание по правому краю» на верхней панели программы Word. Строки переместятся вправо
   • Аналогичным способом отформатируйте заголовок (используем кнопку «Выравнивание по центру»)
   • Выделите список спецодежды и примените к нему функцию «Маркированный список» 

1. Сохраните файл. Для этого:
   • Нажмите сочетание клавиш «Ctrl+S» или на иконку дискеты в левом верхнем углу
   • Выберите путь сохранения файла
   • В строке «Имя файла» удалите текущее содержимое и напишите: «Заявление от …». Вместо многоточия укажите фамилию, инициалы заявителя и дату, например «Заявление от Иванова В.И. 27.03.2022»
   • Нажмите кнопку «Сохранить»
2. Сообщите в бухгалтерию (внутренний телефон: 2-31) или секретарю зам. директора по персоналу (т.: 2-42), что заявление подготовлено. 

Пример объявления, на который можете ориентироваться при подготовке:

Шаг 8. Тестирование

Внимательно проверьте инструкцию на логические ошибки. Желательно, чтобы коллеги или знакомые взглянули на нее со стороны. Еще лучше – когда неопытный человек изучает составленный алгоритм и пытается с его помощью добиться желаемого результата.

Проверьте алгоритм с помощью этих вопросов:

• Понятен ли указанный порядок действий? Да, мы улучшали его в шагах 2-5
• Все ли нюансы учтены? Да, последовательность шагов охватывает всю необходимую процедуру
• Есть ли в алгоритме сложные этапы, которые можно разбить на несколько частей? Нет, все они были скорректированы на предыдущих шагах
• Достигнут ли результат? Будет ли он неизменным при разных условиях использования алгоритма? Да, на выходе мы получаем файл для безбумажного оборота. При правильном следовании приведенной последовательности, результата можно достичь вне зависимости от того, кто составляет заявление – грузчик или уборщица

Шаг 9. Обучить сотрудников по инструкции

Если руководство предназначено для сотрудников компании, важно проконтролировать, что они изучили ее. Для этого загрузите инструкцию для персонала на платформу Unicraft, назначьте на нее работника и отслеживайте его прогресс. 

Особенности такого обучения:

• Информация сопровождается рисунками, схемами, анимацией, формами обратной связи – это увлекательнее, чем простое чтение текста
• В режиме реального времени руководитель может видеть, какое количество материала уже изучено
• В конце разделов и всего курса предусмотрены контрольные вопросы. Процент правильных ответов для успешного прохождения курса можно задавать самостоятельно (обычно он составляет 80%)

Примеры готовых инструкций

Ниже приведены примеры инструкций по пользованию платформой Unicraft. Нажмите на изображение, чтобы перейти на страницу с руководством.