Одно из наиболее серьезных направлений деятельности в делопроизводстве – контроль исполнения документов и поручений. Сегодня работа секретаря, ответственного за этот процесс, не ограничивается лишь постановкой документов на контроль и предоставлением руководителю отчетов по поручениям с уже истекшим сроком исполнения. Современный секретарь – активный участник этого процесса. От чего зависит эффективность системы контроля исполнения? На что обратить внимание, чтобы уберечь себя от ошибок, а руководителя – от последствий неисполнения принятых им решений? Ответим в статье.
Требования к процессу контроля исполнения
Порядок организации контроля исполнения документов и поручений, как правило, фиксируют в инструкции по делопроизводству. В дополнение к инструкции в организации могут разрабатывать и иные нормативные документы, регламентирующие этот бизнес-процесс, например, регламент контроля исполнения документов (поручений).
При разработке инструкции по делопроизводству мы руководствуемся:
- разделом 5 «Контроль исполнения документов (поручений)» Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления[1] (далее – Правила делопроизводства);
- разделом 6 «Контроль исполнения документов (поручений)» Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях[2] (далее – Примерная инструкция).
Перечислим основные операции по контролю исполнения, которые служба делопроизводства должна выполнять в соответствии с указанными документами (Алгоритм).
В каких случаях, как и когда проверять и регулировать ход исполнения?
- Предварительный контроль и напоминание о приближении сроков исполнения документов (поручений) необходимы в случае, если срок исполнения превышает один месяц (см. п. 6.9 Примерной инструкции).
- Напоминать исполнителям о приближении сроков исполнения документов (поручений) можно в СЭД[3] (см. п. 6.11 Примерной инструкции).
- Направлять напоминания о документах, сроки исполнения которых истекают, рекомендуют за 3–5 дней до окончания срока исполнения документа (см. п. 6.15 Примерной инструкции).
Служба делопроизводства не должна отвечать за контроль по существу
Нормативные акты определяют, что служба делопроизводства отвечает за контроль сроков исполнения, в то время как контроль по существу возлагается на руководителя или иное должностное лицо организации.
Контроль исполнения – функция секретаря
Как правило, в этот бизнес-процесс в той или иной степени вовлечены все секретари. Если организация небольшая, то секретарь выполняет львиную долю делопроизводственных операций, в том числе контроль исполнения документов (поручений). Если же компания крупная и в ней есть полноценная служба делопроизводства, обязанности часто распределяются. Например, секретарь может осуществлять текущую работу (ставить и снимать документы с контроля, обмениваться информацией с исполнителями), в то время как анализировать и оформлять отчетность отведено начальнику службы делопроизводства.
Почему контроль исполнения – функция секретаря? Во-первых, контроль исполнения предполагает непосредственное взаимодействие с руководителем и действия в его интересах. Ведь на контроль ставят не только документы, но и отдельные поручения руководителя. В том числе устные. В том числе срочные или требующие постоянного доклада руководству о ходе исполнения. Порой приемная становится настоящей «горячей точкой» – центром, контролирующим и распределяющим потоки этой информации.
Во-вторых, если работа идет в штатном режиме, контроль исполнения не требует постоянного отвлечения от текущих дел, что важно в условиях многозадачности. Так, например, секретарь должен оперативно регистрировать документы (по факту их поступления), а собирать информацию и напоминать о контрольных сроках он может в удобное время в течение рабочего дня.
В-третьих, большинство топ-менеджеров сегодня рассматривают контроль исполнения документов и поручений как главную функцию секретаря или помощника, таких работников чаще назначают ответственными за выполнение именно этой задачи. В ответ на такой запрос руководителей эту трудовую функцию подробно описали разработчики Профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией»[4] (далее – Профстандарт № 447). В Таблице 1 приведем предписанные Профстандартом № 447 трудовые действия секретаря руководителя и помощника руководителя по контролю исполнения поручений и организации исполнения решений руководителя.
Главный инструмент секретаря – информация
Контроль исполнения, пожалуй, это одна из самых непростых функций секретаря. Здесь очень важен человеческий фактор, ведь в процесс вовлечены и работники, и топ-менеджеры.
Будем честны: секретарь, в силу специфики должности, не может самостоятельно улучшить исполнительскую дисциплину в организации. У него для этого попросту нет административного ресурса. Ведь секретарь не вправе давать работникам поручения, наказывать за их неисполнение или поощрять за хорошую работу. Не может он и выполнять работу за сотрудников. Но в рамках своих компетенций и обязанностей секретарь, безусловно, способствует улучшению дисциплины. Продуманный и описанный секретарем порядок организации контроля исполнения документов (поручений) вкупе с административным ресурсом и заинтересованностью руководителя являются залогом долговременной эффективности этого процесса.
При этом главный инструмент в руках секретаря – информация. Работа становится эффективной тогда, когда информация отвечает всем требованиям: она достоверная, полная, точная. Но главное – актуальная, то есть вовремя доведенная до работников и полученная от них, своевременно представленная руководителю.
Итак, руководитель ставит секретарю задачу усилить контроль исполнения поручений. Скорее всего, шеф ожидает, что секретарь будет держать руку на пульсе и, заметив нештатную ситуацию, поставит шефа в известность. И, конечно, не упустит из виду ни одно из поручений начальника. Поэтому, прежде всего, секретарю важно проанализировать и понять: когда, как и какую информацию нужно получить и передать, чтобы поручения в организации исполнялись (сотрудники работали, а руководитель мог вовремя принять адекватные ситуации меры).
Для комфортной и эффективной работы рекомендуем секретарю:
- Подумать над моделью организации контроля исполнения документов (поручений), отвечающей специфике организации и стилю работы конкретного руководителя, а также существующим требованиям к контролю исполнения.
- Наладить информационное взаимодействие «руководитель–секретарь», «секретарь–исполнители».
- Обеспечить регламентацию процесса контроля исполнения документов (поручений). При этом особое внимание стоит уделить вопросам разграничения ответственности между участниками процесса.
- Своевременно и точно выполнять установленные операции.
Остановимся на наиболее важных аспектах, влияющих на эффективность контроля исполнения ( это четыре этапа жизненного цикла контрольного поручения):
- Фиксация поручения и постановка на контроль.
- Доведение поручения до сведения исполнителя.
- Координация деятельности по исполнению поручений.
- Фиксация исполнения и снятие с контроля.
[1] Утв. Приказом Росархива от 22.05.2019 № 71.
[2] Утв. Приказом Росархива от 11.04.2018 № 44.
[3] СЭД – система электронного документооборота.
[4] Утв. Приказом Минтруда России от 15.06.2020 № 333н.
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 4, 2021.
к.и.н., доцент кафедры документоведения,
аудиовизуальных и научно-технических архивов РГГУ
Во второй части статьи, публикуемой в этом номере журнала, показали теоретическую основу процесса контроля исполнения поручений: как документ ставится на контроль, доводится до исполнителей, как осуществляется предупредительный и текущий контроль хода выполнения поручений, как исполненный документ снимается с контроля и направляется в дело, какая отчетность предоставляется руководству.
Технологически контроль исполнения документов включает следующие этапы:
- постановку документа на контроль;
- доведение документов, поручений до исполнителей;
- регулирование хода исполнения;
- снятие исполненного документа с контроля;
- направление исполненного документа в дело;
- учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов;
- информирование руководителей о состоянии исполнения документов.
Постановка документа на контроль
Организации вправе самостоятельно определять, какие документы и поручения требуют постановки на контроль. С этой целью может быть разработан соответствующий перечень и приложен к Инструкции по делопроизводству. Как правило, это поручения:
- поступившие от высших должностных лиц и государственных органов РФ, вышестоящих организаций;
- содержащиеся в распорядительных документах самой организации, протоколах заседаний постоянно действующих коллегиальных органов организации;
- содержащиеся в резолюциях руководителя на входящих и внутренних документах.
Документ ставится на контроль сотрудниками службы делопроизводства (а также сотрудниками структурных подразделений, если ведется контроль исполнения поручений на этом уровне). Осуществляется это посредством внесения информации о сроках исполнения документа и исполнителе (исполнителях) в регистрационную форму.
Ранее, когда существовала только регистрация на бумажных носителях (журналах, карточках), технология контроля предполагала создание бумажных сроковых картотек. То есть при регистрации документа оформлялась регистрационная карточка, которая первоначально помещалась в сроковую картотеку, а после исполнения документа перемещалась в информационно-справочную. Сроковая картотека выглядела как деревянный ящик с 32 разделителями, за которыми располагались карточки в соответствии с датами исполнения текущего месяца. За 32 разделителем располагались карточки со сроком исполнения, приходящимся на последующий месяц или более поздние сроки. В начале следующего месяца эти карточки перемещались за нужные разделители. Такая технология контроля, несмотря на ее простоту и архаичность, была достаточно эффективной.
В современных реалиях осуществлять контроль «дедушкиным способом» нецелесообразно. То есть даже если ведется регистрация с применением форм на бумажном носителе, осуществлять контроль лучше с применением программных средств:
- специализированных (СЭД и др. информационных систем) или
- неспециализированных (Excel и др.).
Это позволяет легко сортировать документы не только по срокам исполнения, но и по исполнителям, структурным подразделениям, решаемым вопросам и комбинациям этих критериев.
Особенности постановки на контроль в СЭД определяются настройками системы. Сведения о контрольной дате и исполнителе могут вноситься в регистрационную форму автоматически на основании резолюции руководителя, а также вручную секретарем или сотрудником службы ДОУ.
К неспециализированным программным средствам можно отнести приложения Microsoft Office, например MS Excel или MS Access. В них создается журнал, в колонках которого фиксируется та же информация, что и в других регистрационных формах. При таком подходе важно установить периодичность внесения сведений в данную форму и периодичность ее просмотра.
Следует также отметить, что некоторые крупные управленческие структуры, которые имеют дело с поручениями высокого уровня, практикуют дублирование…
Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа
Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
- его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
- все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение
действия комплексной подписки.
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои
рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей
помощью!
Рекомендовано для вас
- Свежие
- Посещаемые
Исполнение запросов внешних организаций о предоставлении персональных данных
На чьи запросы о представлении персональных
данных организация обязана отвечать. В какие сроки (показываем нормативно закрепленные правила и практику). Как организовать этот процесс. Даем образцы оформления разных документов, направляемых в ответ: для представления запрошенных сведений или копий документов, для отказа из-за невозможности идентифицировать субъект персданных или из-за невозможности в принципе их предоставления автору запроса.
Оксана Аскарова
начальник общего отдела управления делами
Отделения Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации по Тверской области
Организация контроля исполнения документов: практический опыт (часть 1)
Контроль исполнения поручений осуществляется
во многих организациях – сам по себе он новацией не является. Интерес представляют детали того, как его можно оптимальнее организовать. В этой статье описан живой опыт. В первой части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, обратите внимание: какие документы ставятся на контроль, как назначаются сроки исполнения, какие роли и типовые резолюции используются в СЭД, как выстраивается иерархия задач при спуске поручений вниз по управленческой пирамиде, как можно оперативнее доводить срочные документы до руководителей для вынесения резолюции и до исполнителей, о каких законодательных ограничениях важно помнить.
Роза Ширинян
начальник управления делами Отделения
Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации по Тверской области
Организация контроля исполнения документов: практический опыт (часть 2)
В этой части статьи детально рассматривается
функционал СЭД,которым пользуются руководители, исполнители и служба ДОУ. Какие папки и отчеты в СЭД используются, какие сведения анализируются и вручную добавляются в отчет, экспортируемый из СЭД в Excel. Какие операции службой ДОУ делаются ежедневно, какие отчеты могут готовиться к еженедельной планерке у руководителя организации, какие решения он может принимать на их основе. Показаны инструменты СЭД, логика работы службы ДОУ и руководителей, примеры разных отчетов по исполнительской дисциплине.
Роза Ширинян
начальник управления делами Отделения
Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации по Тверской области
Исчисление сроков исполнения документов по правилам делопроизводства
Детально рассматриваем сроки регистрации
и исполнения документов по правилам, установленным для государственных и муниципальных органов, а также для госорганизаций. Сравниваем их между собой и с правилами, зафиксированными в ГК РФ. Иллюстрируем на примере с календарем. Объясняем реальную границу свободы выбора для «обычных» негосударственных организаций: какие правила не для них, а что в любом случае соблюдать придется. Отмечаем расхождения в правилах для госорганов и их отдельной категории – федеральных органов исполнительной власти.
Валентина Янковая
канд. ист. наук, доцент Российского государственного
гуманитарного университета
Контроль исполнения поручений в MS Excel
Автор напоминает основные принципы организации
контроля исполнения поручений, а потом подробно объясняет, как удобнее автоматизировать эту работу с использованием стандартных возможностей MS Excel (какие поля в таблице регистрационной формы пригодятся, как настроить фильтрацию данных и пользоваться ею, какие сведения удобно выделять автоматически). Статья особенно пригодится тем, кому на покупку специализированного программного обеспечения для автоматизации делопроизводства денег пока не дают.
Антипов Денис
специалист по электронному документообороту
ООО «Тулпар Техник»
Исполнитель: кто им может быть и как отразить в документе
Исполнителем называется и тот, кто готовил
проект документа, и тот, кто его будет исполнять. Как тогда называть этих лиц с разными ролями, чтобы их можно было различать в Инструкции по делопроизводству? Показаны примеры формулировок поручений для различных ситуаций: поручение дано группе лиц и один из них – ответственный исполнитель; одному руководителю (потом он сам его дробит на подпоручения и «раздает» своим подчиненным); организации или отделу; как поручение может «спускаться сверху вниз»; рядом с исполнителем можно сразу написать, кто это будет делать в случае его отсутствия. Показано, как отражать исполнителя, который готовил проект документа. Все это сделано на примерах, со схемами, с учетом особенностей входящего, исходящего и внутреннего документов. В конце статьи ответили на вопрос читателя, распутав путаницу с реквизитами и полномочиями службы делопроизводства.
Валентина Янковая
канд. ист. наук, доцент Российского государственного
гуманитарного университета
Оформляем резолюцию
Когда и на каких документах оформляется
резолюция руководителем. Как ее оформить: из каких обязательных элементов она должна состоять, а что может «достраиваться автоматически» для минимизации усилий руководителя. Почему резолюцию лучше оформлять непосредственно на рассматриваемом бумажном документе либо в СЭД, избегая ее оформления на отдельном бланке. Как работникам наглядно показать их «делопроизводственные роли» в Регламенте работы с организационно-распорядительными документами: кто, что, когда делает. Поводом для этой статьи стал вопрос читателя.
Наталья Ковальчук
руководитель аппарата генерального директора
авиационной компании
Исчисление сроков исполнения документов по правилам делопроизводства
Детально рассматриваем сроки регистрации
и исполнения документов по правилам, установленным для государственных и муниципальных органов, а также для госорганизаций. Сравниваем их между собой и с правилами, зафиксированными в ГК РФ. Иллюстрируем на примере с календарем. Объясняем реальную границу свободы выбора для «обычных» негосударственных организаций: какие правила не для них, а что в любом случае соблюдать придется. Отмечаем расхождения в правилах для госорганов и их отдельной категории – федеральных органов исполнительной власти.
Валентина Янковая
канд. ист. наук, доцент Российского государственного
гуманитарного университета
Используем Cookies на нашем веб-сайте для того, чтобы обеспечить пользователям максимальное удобство. Подробнее
7.1.1. Контроль исполнения документов представляет собой совокупность мероприятий, направленных на обеспечение своевременного и качественного исполнения принятых решений и поручений, зафиксированных в служебной переписке.
Контроль исполнения документов включает:
постановку документов на контроль;
проверку своевременности доведения документов до исполнителей;
предварительную проверку и регулирование хода исполнения документов;
снятие с контроля документов;
учет, обобщение и анализ результатов хода исполнения документов;
информирование Министра, заместителей Министра, руководства структурных подразделений о ходе исполнения документов и состоянии исполнительской дисциплины.
7.1.2. Обязательному контролю подлежат все зарегистрированные документы, для которых определены сроки исполнения или имеются поручения о представлении докладов (в том числе устно), предложений, заключений и выполнении (проведении) других конкретных мероприятий.
Контроль исполнения документов ведется на основании регистрационных данных в СЭД. Справки по контрольным документам формируются автоматически посредством СЭД по срокам исполнения, исполнителям, группам документов, другим критериям.
7.1.3. Субъектами контроля являются:
государственные служащие Департамента государственной службы и административной деятельности, осуществляющие контроль исполнения поручений;
(в ред. Приказа Минобрнауки России от 24.07.2023 N 727)
(см. текст в предыдущей редакции)
государственные служащие, обеспечивающие деятельность заместителей Министра, уполномоченные заместителями Министра на осуществление контроля (в пределах компетенции);
(в ред. Приказа Минобрнауки России от 24.07.2023 N 727)
(см. текст в предыдущей редакции)
руководители структурных подразделений;
государственные служащие структурных подразделений, ответственные за контроль исполнения поручений;
ответственные исполнители.
Ответственность за своевременность, полноту и качество исполнения документов возлагается на заместителей Министра и руководителей структурных подразделений.
Государственные служащие, допустившие несвоевременное или некачественное исполнение документов (поручений), могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
Контроль за получением от соисполнителей ответов на запросы, подготовленные в рамках работы над документом (поручением), осуществляется непосредственно ответственным исполнителем.
7.1.4. Централизованному контролю, осуществляемому Департаментом государственной службы и административной деятельности, подлежит исполнение федеральных законов, указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации, постановлений, распоряжений, указаний и поручений Правительства Российской Федерации, поручений, содержащихся в протоколах заседаний Правительства Российской Федерации, совещаний у Председателя Правительства Российской Федерации и его заместителей, заседаний комиссий Правительства Российской Федерации, парламентских и депутатских запросов сенаторов Российской Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, запросов, писем и обращений, по которым дано поручение Министра (далее — контроль исполнения поручений).
(в ред. Приказа Минобрнауки России от 24.07.2023 N 727)
(см. текст в предыдущей редакции)
Департамент государственной службы и административной деятельности, государственные служащие, уполномоченные заместителями Министра, в пределах своей компетенции осуществляют контроль соблюдения сроков исполнения приказов и распоряжений по основной деятельности, поручений Министра, заместителей Министра, содержащихся в протоколах заседаний Коллегии Минобрнауки России, а также данных на совещаниях у Министра и заместителей Министра.
(в ред. Приказа Минобрнауки России от 24.07.2023 N 727)
(см. текст в предыдущей редакции)
7.1.5. В ходе осуществления контроля исполнения поручений направляются:
еженедельные напоминания о наступающих сроках исполнения поручений;
еженедельные справки о неисполненных поручениях (в случае необходимости);
доклады Министру о состоянии исполнительской дисциплины в соответствии с установленной им периодичностью;
предложения по обеспечению своевременного выполнения поручений, повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации и осуществления контроля.
Государственные служащие, уполномоченные заместителями Министра:
по решению заместителей Министра ставят на контроль входящую документацию, требующую исполнения (ответа) и адресованную заместителям Министра;
осуществляют подготовку на основании регистрационных данных СЭД справок по исполнительской дисциплине в соответствии с указаниями заместителей Министра.
На государственных служащих структурных подразделений, осуществляющих контроль исполнения поручений, возлагаются обязанности по:
справочно-информационной работе об исполнении документов, поступивших в структурные подразделения;
подготовке сводок об исполнении документов, поставленных на контроль (далее — контрольные документы), для руководства структурных подразделений;
проверке исполнения государственными служащими структурных подразделений контрольных документов.
При выполнении своих должностных обязанностей государственные служащие Департамента государственной службы и административной деятельности запрашивают сведения об исполнении поручений у государственных служащих, уполномоченных заместителями Министра, государственных служащих структурных подразделений, осуществляющих контроль исполнения поручений, у исполнителей в структурных подразделениях и при необходимости — у руководства структурных подразделений.
(в ред. Приказа Минобрнауки России от 24.07.2023 N 727)
(см. текст в предыдущей редакции)
7.1.6. Осуществляются следующие виды контроля исполнения поручений:
промежуточный — в ходе исполнения поручения в части особо значимых мероприятий, имеющих промежуточные этапы выполнения, субъектом контроля осуществляется периодический сбор сведений о ходе исполнения поручения;
заключительный — по окончании исполнения поручения в целом (в части касающейся) посредством сбора сведений о выполнении содержащихся в нем мероприятий и проверки результатов.
В целях повышения эффективности контроля по отдельным поручениям, имеющим особое значение, длительный срок исполнения или значительное количество исполнителей и соисполнителей, может подготавливаться план исполнения поручения, который должен содержать сведения о промежуточных сроках представления проектов документов (далее — план). План разрабатывается соответствующим субъектом контроля и утверждается руководителем, давшим поручение о его разработке.
Контроль за исполнением плана осуществляется соответствующим субъектом контроля — разработчиком плана.
7.1.7. В Минобрнауки России предусматривается следующий порядок организации работы с контрольными документами.
Назначение ответственного исполнителя и состава соисполнителей осуществляется на основании резолюции (поручения) Министра (заместителя Министра).
Изменение ответственного исполнителя и соисполнителей фиксируется в РК документа в СЭД.
Письменные предложения с обоснованием необходимости изменения ответственного исполнителя представляются Министру, заместителю Министра, давшему поручение, руководителем заинтересованного структурного подразделения в течение трех рабочих дней с даты поступления на исполнение поручения, а по срочным и оперативным поручениям — незамедлительно.
Государственные служащие Департамента государственной службы и административной деятельности вправе отказать в изменении ответственного исполнителя документа в случае нарушения установленного порядка изменения ответственного исполнителя (пункт 6.5.8 Инструкции).
(в ред. Приказа Минобрнауки России от 24.07.2023 N 727)
(см. текст в предыдущей редакции)
В случае если поручение выходит за пределы компетенции структурных подразделений — соисполнителей, определенных в резолюции (поручении) Министра, заместителя Министра, руководители этих структурных подразделений обеспечивают его исполнение в пределах установленной компетенции. При этом ответственный исполнитель представляет давшему поручение руководителю (Министру, заместителю Министра) дополнительные предложения об изменении состава соисполнителей или о привлечении новых соисполнителей в течение трех рабочих дней со дня регистрации поручения в Минобрнауки России, а по срочным и оперативным поручениям — незамедлительно.
При необходимости исполнения поручения в короткие сроки ответственный исполнитель организует исполнение поручения в оперативном порядке, для чего может создавать рабочие группы и проводить согласительные совещания.
Структурные подразделения — соисполнители в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения, представляют ответственному исполнителю предложения, замечания и иную информацию по существу рассматриваемого вопроса, подписанную руководителями (заместителями руководителей) структурных подразделений.
При необходимости направления структурным подразделением — соисполнителем консолидированной позиции данного структурного подразделения, в целях упорядочивания взаимодействия с ответственным исполнителем и повышения исполнительской дисциплины руководителю такого структурного подразделения необходимо определить ответственного исполнителя, осуществляющего свод информации внутри структурного подразделения.
Руководители структурных подразделений — соисполнителей несут ответственность за полноту, достоверность и своевременность предоставляемых данных.
Ответственный исполнитель имеет право самостоятельно запросить информацию в структурных подразделениях, в компетенцию которых входят рассматриваемые вопросы. В этом случае целесообразно указывать срок представления запрашиваемой информации.
Персональную ответственность за своевременное исполнение поручения по контрольному документу несет руководитель структурного подразделения — ответственного исполнителя.
7.1.8. Сроки исполнения поручений определяются в соответствии с нормативными правовыми актами, в частности, Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», Регламентом, Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30, Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452, Регламентом Минобрнауки России, Инструкцией, а также исходя из содержания документа.
Сроки исполнения документов могут быть:
типовыми — установленными соответствующими нормативными правовыми актами Российской Федерации, поручениями вышестоящих органов;
индивидуальными — установленными в тексте документа и (или) в резолюции (поручении) должностного лица Минобрнауки России и (или) служебной записке ответственного исполнителя.
Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях.
Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
установленные законодательными или иными нормативными правовыми актами — типовой срок исполнения;
с конкретной датой исполнения — в указанный срок;
без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку:
«весьма срочно» — в течение одного — двух дней;
«срочно» — в трехдневный срок;
«оперативно» — в 10-дневный срок;
остальные — не более чем в 30-дневный срок с даты регистрации.
Если срок исполнения в резолюции (поручении) не указан, то исполнение документа предусмотрено в срок не более одного месяца. Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.
В случае направления структурными подразделениями служебных записок, проектов актов и иных документов на согласование в другие структурные подразделения, установление срока их рассмотрения возможно лишь в случае, если в сопроводительном письме (служебной записке) приведено мотивированное обоснование указанного срока.
Типовые сроки исполнения документов приведены в приложении N 18 к Инструкции.
Сроки представления проектов документов на подпись Министру (лицу, временно исполняющему его обязанности):
а) ответов (докладов) Президенту Российской Федерации и Правительству Российской Федерации на их срочные поручения — в начале рабочего дня, в который заканчивается срок исполнения;
б) ответов (докладов) Президенту Российской Федерации и Правительству Российской Федерации на их поручения с оперативным сроком исполнения — не позднее чем за два рабочих дня до окончания срока исполнения;
в) ответов (докладов) Президенту Российской Федерации (согласованных с Правительством Российской Федерации), Правительству Российской Федерации, Федеральному Собранию, а также федеральным органам исполнительной власти на совместные поручения со сроком исполнения месяц — не позднее 3 рабочих дней до наступления срока исполнения, установленного в резолюции (поручении) Министра;
г) ответов (докладов) Министру на его поручения со сроком исполнения месяц — не позднее трех рабочих дней до наступления срока исполнения, установленного в резолюции (поручении) Министра.
Обо всех случаях изменения сроков исполнения контрольных документов ответственный исполнитель обязан незамедлительно информировать Департамент государственной службы и административной деятельности, соответствующего субъекта контроля для внесения необходимых изменений в РК документа в СЭД, в которой указывается новый срок, дата и основание изменения срока.
(в ред. Приказа Минобрнауки России от 24.07.2023 N 727)
(см. текст в предыдущей редакции)
В резолюциях (поручениях) к контрольному документу Министром, заместителями Министра могут устанавливаться индивидуальные сроки исполнения.
Продление срока исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации или Федерального Собрания Российской Федерации не допускается.
Сроки исполнения по срочным и оперативным поручениям не продлеваются.
При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя Министра, заместителя Министра, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении в установленном порядке.
В случае если поручение Министра, заместителей Министра не исполнено в установленный срок, руководитель структурного подразделения — ответственного исполнителя в течение трех рабочих дней после истечения срока, установленного для исполнения поручения, представляет Министру, заместителям Министра объяснение о ходе исполнения поручения с указанием должностных лиц, на которых возложено исполнение поручения, причин его неисполнения в установленный срок и мер ответственности, предлагаемых или принятых в отношении виновных в неисполнении поручения.
Объяснения, представляемые Министру, в обязательном порядке визируются заместителями Министра в соответствии с распределением обязанностей.
7.1.9. Снятие исполнения документа с контроля оформляется субъектом контроля отметкой об исполнении с проставлением даты фактического исполнения поручения в РК документа в СЭД на основании официальной информации структурного подразделения — ответственного исполнителя, направленной исходящим документом Минобрнауки России об исполнении поручения или указанной им при заполнении отчета об исполнении документа в РК документа в СЭД.
Информация об исполнении поручения для снятия исполнения документа с контроля оформляется направлением в РК документа в СЭД в адрес:
государственных служащих Департамента государственной службы и административной деятельности, осуществляющих контроль исполнения поручений, — по документам с резолюцией Министра;
государственных служащих, обеспечивающих деятельность заместителей Министра, уполномоченных заместителями Министра на осуществление контроля (в пределах компетенции), — по документам с резолюцией заместителей Министра;
государственных служащих структурных подразделений, ответственных за контроль исполнения поручений, — по документам с резолюцией руководителя структурного подразделения.
В случае если основанием для снятия исполнения документов с контроля являются документы с пометкой «Для служебного пользования» или иные документы, оформленные на бумажном носителе и не подлежащие сканированию (например, документы по кадровым и финансовым вопросам), ответственный исполнитель представляет субъекту контроля такие документы на бумажном носителе для ознакомления.
(пп. 7.1.9 в ред. Приказа Минобрнауки России от 24.07.2023 N 727)
(см. текст в предыдущей редакции)
7.1.10. Промежуточные ответы, запросы и рабочая переписка не являются основанием для признания документа исполненным.
7.1.11. О ходе выполнения приказов (распоряжений) Минобрнауки России структурное подразделение, которому в них дано поручение, в установленный срок представляет докладную записку на имя Министра, заместителя Министра, на которого возложен контроль исполнения приказа (распоряжения). Докладная записка должна содержать информацию о полноте и своевременности выполнения приказов (распоряжений), фактические данные, характеризующие результаты работы, предложение о снятии приказа (распоряжения) с контроля или о продлении срока исполнения.
Данные о ходе выполнения приказов (распоряжений), а также о снятии их с контроля обязательно отражаются в РК документа в СЭД.
Представляемые для снятия с контроля документы должны иметь все необходимые визы.
Датой исполнения документа (снятия его с контроля) является дата регистрации исходящего документа — ответа, а при недокументированном решении вопроса — дата его фактического исполнения, подтвержденная руководством структурного подразделения — ответственного исполнителя путем внесения информации в РК документа в СЭД.
Направление на снятие с контроля обращений граждан оформляется отметкой об исполнении документа государственным служащим Минобрнауки России, подготовившим ответ на обращение, либо уполномоченным на то лицом в структурном подразделении после отправки ответа посредством почтовой связи или в электронной форме.
Контроль исполнения документов
Основной целью контроля является обеспечение эффективности управления на основе принятия своевременных мер по безусловному исполнению документов и поручений, повышения ответственности и исполнительской дисциплины сотрудников.
Основными задачами контроля являются:
- обеспечение своевременного и качественного исполнения документов и поручений;
- своевременное выявление отклонений в сроках и качестве выполнения документов и поручений;
- предупреждение неисполнения или ненадлежащего исполнения документов и поручений, а также принятие мер по данным фактам.
Контроль исполнения документов включает в себя:
- постановку на контроль;
- проверку и регулирование хода исполнения;
- снятие с контроля;
- учет и анализ результатов исполнения документов.
- Постановка на контроль и исполнение документов.
- Постановке на контроль в канцелярии подлежат все поступающие в адрес ФГБОУ ВПО «ИГУ» документы, требующие исполнения и подготовки ответа.
При постановке документа на контроль в левом поле документа проставляется буква «К».
- Ответственным исполнителем входящих документов является должностное лицо, указанное в резолюции первым.
- Ответственный исполнитель контролирует исполнение всего документа в целом, осуществляет свод информации и при необходимости готовит общий ответ независимо от того, что исполнение тех или иных пунктов документа может не входить в его компетенцию.
- Ответственному исполнителю принадлежит право получения необходимой информации в установленные им сроки для составления обобщающей информации.
Ответственный исполнитель представляет информацию об исполнении документа, завизированную всеми соисполнителями.
- Соисполнители в равной степени несут ответственность за качественное, своевременное исполнение документа и обязаны в сроки, установленные ответственным исполнителем, представить ему все необходимые материалы и сведения.
Соисполнители не вправе самостоятельно направлять информацию об исполнении документа, минуя ответственного исполнителя.
- Замена ответственного исполнителя или передача документа на исполнение другому должностному лицу может быть осуществлена только по резолюции того должностного лица, которым было дано поручение.
- Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными.
Индивидуальный срок исполнения указан либо в тесте документа, либо в резолюции к нему.
Типовой срок исполнения документов исчисляется с момента получения. В случае, когда срок не указан, документ должен быть исполнен в десятидневный срок.
- Срок исполнения документа исчисляется в календарных днях со дня его регистрации.
Если истечение типового срока исполнения выпадает на выходной (праздничный) день, в этом случае последним днем исполнения документа считается следующий за ним рабочий день.
Если истечение индивидуального срока исполнения выпадает на выходной (праздничный) день, в этом случае последним днем исполнения документа считается предшествующий ему рабочий день. Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
— с конкретной датой исполнения — в указанный срок;
— без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «срочно» — исполняются в 3-дневный срок;
— имеющие пометку «оперативно» — в 10-дневный срок;
— остальные — в срок не более месяца;
— по парламентским запросам — не позднее, чем через 15 дней со дня получения;
— по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы (депутатскому запросу) — не позднее, чем через 30 дней со дня получения;
— по обращениям граждан и требующим дополнительного изучения и проверки — до одного месяца со дня их регистрации,
по остальным обращениям — не более 15 дней;
— телеграммы, требующие срочного решения, — до двух дней,
остальные, — в течение 10 дней.
- Канцелярии ФГБОУ ВПО «ИГУ» подлежат вправе вернуть документ на доработку в случае, если он оформлен в нарушение требований настоящей Инструкции, о чем на оборотной стороне последнего листа делается соответствующая отметка.
- При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнении или перемещении, работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем и службой делопроизводства все контролируемые документы.
- Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения документов (предварительный контроль) в следующем порядке: задания последующих лет — не реже одного раза в год; задания последующих месяцев текущего года — не реже одного раза в месяц; задания текущего месяца — каждые десять дней и за три дня до истечения срока.
- В случае неисполнения документа в установленный срок канцелярия вправе информировать ректора университета о нарушении срока исполнения документа.
- Продление срока исполнения.
- В исключительных случаях срок исполнения документа может быть продлен тем должностным лицом, которым было дано поручение.
- При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя ректора (проректора) мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3-х дней до истечении этого срока.
Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются. Срок исполнения входящих документов, поступивших из федеральных органов государственной власти и их территориальных органов может быть продлен по согласованию с соответствующим органом.
Не подлежат продлению сроки исполнения, установленные законодательством.
- О всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует службу делопроизводства для внесения изменений в электронную карточку автоматизированной системы (новый срок, дата изменения, подпись).
- Снятие с контроля.
- Документ считается исполненным и подлежит снятию с контроля, когда имеется документальное подтверждение исполнения и об этом извещены все заинтересованные лица.
Промежуточный ответ, запрос по исполняемому документу, протокол совещания, а также устная информация не могут служить основанием для признания документа исполненным.
- Снятию с контроля может подлежать документ, полное или частичное исполнение которого невозможно.
Решение о снятии с контроля документа принимает должностное лицо, которое давало поручение.