Кадровый учет: кто ответственен за ведение кадрового делопроизводства
Кадровое делопроизводство ведется на каждом предприятии, где используется наемный труд.
С чего начать кадровый учет на предприятии, которое только зарегистрировалось?
На вновь созданном предприятии ведение кадрового делопроизводства с нуля обычно ложится на плечи руководителя. Для того чтобы закрепить за собой такие функции, директор, утвержденный участниками (акционерами) общества, издает приказ о назначении себя ответственным за ведение кадрового учета.
Впоследствии, при найме специалиста, которому будет поручен кадровый учет в организации, включающий работу с персоналом, ему можно будет вменить в обязанности соответствующий объем работ.
Это делается путем издания приказа, которым ответственность за ведение данного участка работы возлагается на конкретного сотрудника.
Также данные обязанности прописываются в должностной инструкции, с которой сотрудник знакомится под роспись.
Кадровое делопроизводство 2023 года, как и прежде, должно вестись с соблюдением ТК, инструкций по делопроизводству и прочих законодательных и локальных документов.
Ответственность за кадровый учет в случае нарушения закона и/или внутренних приказов руководства возлагается на виновное лицо в виде дисциплинарных взысканий.
Инструкция по кадровому делопроизводству 2023 – скачать или разработать самостоятельно
Инструкция по кадровому делопроизводству нормативно не утверждена, поэтому для ведения кадрового учета и документооборота рекомендуется следовать ГОСТ Р 7.0.8-2013, утвержденному приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст и введенному в действие с 01.03.2014.
Единого шаблона инструкции по кадровому учету и делопроизводству не существует, но есть кадровый учет с нуля пошагово с рекомендуемыми этапами организации кадрового документооборота и учета на предприятии.
Благодаря данному поэтапному плану легко обозначить последовательность действий и сориентироваться с объемом работы.
Рекомендуем ознакомиться с предложенной ниже пошаговой инструкцией, которая поможет вам организовать кадровый учет с нуля.
В дальнейшем, основываясь на изученном материале, можно разработать собственный план действий и следовать ему.
Как выглядит пошаговая инструкция по кадровому делопроизводству
Итак, переходим к рассмотрению пошаговой инструкции по кадровому делопроизводству с нуля.
Приведем подробный поэтапный план, который позволит создать собственную кадровую службу, начиная с оформления первого сотрудника на предприятии – директора. И потому важно с самого начала деятельности компании упорядочить кадровый учет.
Этапы организации кадрового учета на предприятии:
Создание нормативной и информационной базы
Для начала стоит определиться с тем, какие нормативные акты будут востребованы в работе кадровика.
Безусловно, это:
-
ТК – в нём содержатся основные моменты по нормированию рабочего времени (гл. 15–16, 22), продолжительности и периодичности отпусков (гл. 19), начислению зарплаты (гл. 21), расписаны основные права и обязанности работников и работодателей.
-
Постановление Госкомитета статистики от 05.01.2004 № 1 – здесь представлены все формы первичных документов, необходимых в кадровом учете; их использование сегодня не является обязательным, но всё же желательно, поскольку в них учтены все необходимые графы и реквизиты; по желанию любой пользователь может внести в данные формы изменения, сохранив лишь обязательные реквизиты.
-
Постановление Правительства от 24.07.2021 № 1250 и приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н, которые помогут в работе с трудовыми книжками; этот документ является основным для работника, поскольку подтверждает его трудовой стаж.
С 2020 года введены электронные трудовые книжки (ЭТК). Для вновь устраивающихся на работу с 2021 года старые бумажные трудовые книжки уже не оформляются.
-
Методичка по ведению воинского учета на предприятиях, утвержденная Генштабом ВС 11.07.2017, – данные рекомендации помогут кадровым работникам освоиться с обязательным ведением воинского учета работников на предприятиях.
-
ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденный приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст, приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 и постановление Правительства от 15.06.2009 № 477 – эти документы помогут узнать, какие существуют стандарты в российском делопроизводстве и архивном деле.
Каждому сотруднику, ответственному за кадровое делопроизводство, нужно обеспечить доступ не только к указанным нормативным актам, но и к другим законодательным актам, которые могут потребоваться в процессе работы.
Также кадровик должен следить за последними изменениями и обновлениями в нормативных актах. Для этого необходимо либо обеспечить самостоятельный мониторинг законодательства, либо приобрести пакеты доступа к различным информационным базам.
Для того чтобы обеспечить высокий уровень кадрового делопроизводства на предприятиях с большим штатом, также может потребоваться специальное HR-программное обеспечение для организации системы управления персоналом и ведения кадрового учета.
Ознакомление с уставной документацией компании
В уставе обязательно подробно расписываются условия оформления на работу директора (гендиректора, совета директоров) – исполнительного органа компании. Также в данной учредительной документации прописываются основные условия по сроку работы руководителя.
Кроме того, кадровик должен быть в курсе последних изменений, вносимых в устав, на случай принятия собственниками компании кадровых вопросов.
Оформление на работу руководителя
Первый сотрудник, оформление которого производится на только что созданном предприятии, – это, конечно же, руководитель.
Так, на основании утвержденного собственниками компании протокола издается приказ, в котором указывается дата, когда руководитель приступает к своим обязанностям. Это будет первый приказ по кадрам, изданный на предприятии.
В дальнейшем кадровик должен обеспечить хронологический порядок издаваемых приказов. Контролирующие органы при проверке условий работы и кадровых вопросов обращают пристальное внимание на нумерацию приказов, чтобы не было случаев, когда приказы издавались задним числом.
Издание приказа о приеме на работу не является обязательным.
Составление перечня кадровых документов, которые будут участвовать в кадровом делопроизводстве на предприятии
Перечислим основные документы, которые участвуют в кадровом учете на любом предприятии с наемными работниками:
-
правила, касающиеся внутриорганизационного трудового распорядка;
-
кадровая структура организации;
-
штатное расписание;
-
график отпусков;
-
документы, связанные с защитой персональных данных работников.
В число обязательных документов входят и такие создаваемые для каждого сотрудника первичные учетные документы, а также регистры, как:
-
трудовые контракты;
-
книга по учету движения трудовых книжек;
-
табель по учету времени работы;
-
персональные карточки сотрудников;
-
кадровые приказы, которые хранятся обычно вместе с основаниями на их выдачу (заявлениями, служебными (докладными) записками, актами и пр.);
-
должностные инструкции и другие документы;
-
журнал учета проверок контролирующими органами.
Также могут издаваться следующие документы:
-
коллективный договор;
-
положения о премировании, аттестации, коммерческой тайне и пр.
Утверждение кадровых документов и их бланков у руководителя предприятия
При наличии замечаний по форме документации кадровик должен их устранить и согласовать формы документов заново.
,Документы, которые влияют не только на ведение кадрового учета, но и бухучета, должны также быть отражены в учетной политике предприятия.
Назначение ответственного лица за ведение и учет трудовых книжек
Это может быть одно лицо, ответственное за ведение кадрового учета, либо может быть определен отдельный сотрудник, отвечающий за хранение и учет выдаваемых и поступающих трудовых книжек. О назначении ответственного лица издается соответствующий приказ.
Прием сотрудников на работу
Это завершающий этап при ведении кадрового учета с нуля.
Теперь на каждого принимаемого на работу сотрудника создается пакет кадровой документации, обычно включающий трудовой договор, приказ о приеме на работу (при желании), должностную инструкцию; принимается трудовая книжка (если работник пожелал сохранить ведение трудовой книжки в бумажном формате), заполняется персональная карточка, подписывается соглашение о неразглашении персональных данных и прочие документы.
Затем оформляются прочие кадровые документы по нормированию рабочего дня, начислению и выплате заработной платы, учету отпусков, оформлению больничных, командировок и т. д.
Итоги
Организация кадрового делопроизводства, как правило, возлагается на плечи кадровой службы.
Наша статья поможет разобраться в хитросплетениях оформления кадровых документов и журналов инспектору по кадрам.
Подготовили пошаговую инструкцию для ИП: как принять на работу сотрудника. Читайте и не допускайте ошибок.
По мере роста организации количество кадровых документов в ней увеличивается, а маршруты становятся более сложными. Часть обязанностей по оформлению кадровых процедур постепенно переходит к руководителям подразделений, и появляется необходимость ввести единые правила кадрового делопроизводства. Для этих целей разрабатывают инструкцию по кадровому делопроизводству (далее – Инструкция по КД).
В цикле статей расскажем, чем полезна эта инструкция, как ее составить и оформить, приведем пример самого документа.
Какие проблемы может решить Инструкция по КД
Когда организация вырастает, появляются трудности не только с корректным оформлением кадровых документов[1], но и с документированием кадровых процедур. Инструкция по КД может помочь, если в вашей организации есть такие проблемы.
1. Кадровые документы приходится переделывать, на их составление уходит много времени
В Инструкции по КД нужно установить единые правила оформления различных видов документов. Для типовых заявлений (на предоставление отпуска, прием на работу и пр.) и приказов, не имеющих унифицированной формы, целесообразно утвердить бланки. Для других документов можно определить набор обязательных реквизитов и правила их оформления. Если какой-либо документ оформляется часто, поможет рекомендуемый в Инструкции по КД образец.
2. Руководители подразделений не знают порядок оформления документов в сложной ситуации
В Инструкции по КД можно прописать порядок оформления типовых кадровых процедур. Например, при необходимости отстранить работника от работы целесообразно установить, кто, в каких случаях (на основании чего) и в какой срок издает распоряжение об отстранении. А при появлении работника в состоянии алкогольного опьянения – кто, в какой срок составляет акт, кого можно привлекать как свидетелей.
3. Не знаете, нужно ли согласовывать документ и кто должен это делать
В средних и крупных компаниях некоторые кадровые документы проходят стадию согласования. Инструкция по КД позволяет точно зафиксировать, в каких случаях какой документ требует согласования, какое должностное лицо и в какой срок визирует документ, какой аспект документа проверяет. Например, главный бухгалтер согласовывает финансовую сторону вопроса при издании приказа о выплате материальной помощи работнику.
4. Ознакомлением с кадровыми документами под подпись не налажено
Инструкция по КД позволяет четко установить, кого и с какими документами нужно ознакамливать, в какой форме фиксируется факт ознакомления, кто именно доводит до работника содержание документа.
5. В компании нет понятной системы регистрации документов
Ни один нормативный правовой акт (далее – НПА) не устанавливает необходимость и правила регистрации кадровых документов. Поэтому в Инструкции по КД очень важно определить, какие документы имеет смысл регистрировать (например, приказы по личному составу, трудовые договоры, заявления работников), а какие нет, а также правила присвоения регистрационных номеров. Один из разделов инструкции можно посвятить вопросам регистрации различных документов: кто и в какой срок обязан регистрировать изданный или полученный документ, в какой регистрационной форме (возможно, привести бланк этой формы).
6. Не можете определить сроки хранения кадровых документов, испытываете затруднения при оформлении дел на длительное хранение
Если в компании нет локального нормативного акта (далее – ЛНА), в котором установлены правила работы архива, то в Инструкции по КД целесообразно подробно расписать процесс оформления дел на архивное хранение (долгосрочное и краткосрочное). Имеет смысл указать сроки хранения дел, которые образуются в кадровой службе, правила пользования архивными делами.
7. Нет системы обучения новичков вопросам кадрового делопроизводства
Инструкция по КД позволяет новичкам быстрее разобраться с правилами ведения документации. И речь не только о работниках службы кадров, для которых Инструкция по КД станет и обучающим инструментом, и руководством в работе. Этот документ поможет также руководителям структурных подразделений, их замам, другим должностным лицам быстрее адаптироваться к локальным требованиям кадрового делопроизводства.
Кто разрабатывает Инструкцию по КД
Кадровая служба в первую очередь заинтересована в появлении Инструкции по КД. Ведь именно это подразделение ответственно за правильное и своевременное документирование кадровых процедур. Однако и все другие подразделения выигрывают от того, что в компании налажен четкий и понятный кадровый документооборот:
- руководители структурных подразделений в этом случае знают, когда и какие документы требовать от работников, как им оформить или инициировать какую-либо кадровую процедуру, ориентируются в сроках и способах передачи документов в кадровую службу;
- специалист, который ведет табель учета рабочего времени, имеет возможность без ошибок и своевременно вносить данные об отработанном времени;
- бухгалтерия вовремя получает табель и документы, на основании которых можно корректно рассчитать заработную плату;
- работники не волнуются, что их заявления не будут рассмотрены вовремя или они не узнают о решении работодателя.
Инициировать разработку Инструкции по КД можно на любом этапе развития компании. Не обязательно ждать, когда проблемы кадрового документооборота приобретут размах. Как правило, инициатива исходит от кадровой службы, работники которой и занимаются составлением этого документа. На этапе разработки очень полезно привлекать к обсуждению проекта руководителей или должностных лиц, которые будут участвовать в проведении кадровых процедур или оформлении (получении, передаче) кадровых документов. Важно учесть все высказанные ими пожелания и обсудить возражения, чтобы исполнение уже принятого документа никто не саботировал.
Оформление Инструкции по КД
При оформлении любого документа используется определенный набор реквизитов. Поскольку Инструкция по КД относится к ЛНА, набор реквизитов может быть следующий (Таблица).
[1] К кадровым документам мы относим не только документы, которые оформляет кадровая служба (приказы, уведомления, предложения другой работы, справки, выписки и т.д.), но и документы, которые являются основаниями для проведения различных кадровых процедур (заявления, акты, служебные записки и т.д.), а также документы, содержащие требования трудового законодательства (локальные нормативные акты, должностные инструкции). – Прим. автора.
[2] Здесь и далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 3, 2023.
Кадровый электронный документооборот в той или иной мере используют многие работодатели. На уровне трудового законодательства кадровый ЭДО регулируют, в частности, положения ст.ст. 22.1 – 22.3 ТК РФ.
Переходить или нет на электронные документы, связанные с трудовой деятельностью, и в какой части — работодатели решают самостоятельно. Но с появлением возможности принимать на работу сотрудников, которые будут работать дистанционно, заключать электронные трудовые договоры, с развитием учётных систем для ведения кадрового ЭДО и сдачи электронной отчётности именно такой документооборот стал играть более значимую роль, чем бумажный.
До вступления в силу Приказа Минтруда от 20.09.2022 № 578н требования к кадровым электронным документам, их форме и формату работодатели могли определять самостоятельно. Конечно, в тех пределах, которые позволяло действующее законодательство. Приказ Минтруда установил единые требования к составу и форматам электронных документов, которые связаны с трудовыми отношениями и не дублируются на бумаге. Таким образом, кадровые электронные документы стали формализованными.
Главное изменение — появление обязательных форматов электронных документов. Например, если раньше электронные приказы можно было оформлять в любом формате (основные — Word, PDF, Excel), то теперь только в конкретном, определённом Приказом Минтруда от 20.09.2022 № 578н.
Единые требования к структуре и формату кадровых документов
Единые требования к составу и форматам электронных документов, связанных с трудовыми отношениями, нужны, прежде всего, государственным ведомствам. Это автоматизирует, а значит, упрощает и ускоряет проверку кадровых электронных документов.
Требования установлены:
- Для состава электронного документа — его структурных элементов, которые должны или могут быть в документе:
- обязательная основная часть (содержание документа) — электронный документ в виде файла формата PDF/A-1A;
- приложения к основной части (при наличии) — содержание, которое входит в основную часть, или отдельные электронные документы (документы в электронном виде), которые имеют форматы файлов в соответствии с особенностями данных (форматы для текста, таблиц, графики, структурированных данных и т.д.);
- электронная подпись или электронные подписи в виде файла (файлов), формата SGN (для неквалифицированной и квалифицированной подписей);
- машиночитаемая доверенность (при наличии) в формате XML;
- обязательное описание электронного документа в файле формата XML (вид документа, дата создания, подписания, сведения о подписантах и др.).
- Для форматов файлов структурных элементов электронного документа.
- Для набора сведений, которые должны быть указаны для структурных элементов описания электронного документа.
Единые требования к кадровым документам установлены только для таких документов, которые:
- относятся к трудовым (рабочим) отношениям;
- могут быть исполнены в виде электронного документа;
- не дублируются в бумажном виде;
- создаются с 1 марта 2023 года.
Перечень документов, которые затрагивает Приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578н, можно найти в приложении к этому нормативному акту — «Коды документов». Список открытый, поэтому даже если какого-то кадрового документа в нём нет, но его технически можно создать в электронном виде и в соответствии с требованиями Приказа № 578н, ничего этому не препятствует.
Кадровые документы разбиты на 12 групп:
- Приём на работу.
- Рабочее время и время отдыха.
- Материальная ответственность.
- Оплата труда.
- Охрана труда.
- Образование работника.
- Социальное партнёрство.
- Индивидуальные трудовые споры.
- Персональные данные.
- Изменение условий трудового договора.
- Прекращение трудовых отношений.
- Иные кадровые мероприятия.
В каждой группе — перечень документов, необходимых в рамках того или иного мероприятия, которое соответствует названию группы. Для каждого документа указана статья Трудового кодекса, регулирующая условия и порядок его оформления.
Как перейти на новые форматы и использовать их
Если работодатель использует информационную систему кадрового ЭДО от стороннего разработчика, который обеспечивает техническое обслуживание и развитие системы, новые форматы электронных документов уже должны в ней появиться или появятся после очередного обновления. В этом случае от кадровика ничего нового не требуется — достаточно использовать обновлённый функционал системы кадрового ЭДО, выбрать нужный шаблон документа, заполнить и подписать его.
Если документ создан в другой программе (вне системы кадрового ЭДО), его нужно будет загрузить в систему в том формате, который обязателен для документа и приложений к нему.
Собственные системы кадрового ЭДО для выполнения требований Приказа Минтруда от 20.09.2022 № 578н потребуется обновить самостоятельно.
Будут ли штрафовать за нарушение формата или использование неактуального формата
На текущий момент специальной ответственности за это нет. Возможно, будут применять такой же подход, как к составлению бумажных документов с нарушением установленной формы. Но, скорее всего, электронный документ, подготовленный с нарушением формата, просто не будет принят в государственной или муниципальной информационной системе, если есть обязанность его представления. Такая практика — основная для всех формализованных электронных документов.
Эта статья была полезной?
Подключиться
Чтобы подключиться к электронному документообороту, заполните заявку вручную или загрузите сертификат ЭП
Учитывая то, что не каждая компания имеет возможность нанять отдельного сотрудника, рассмотрим, как производится организация кадрового делопроизводства с нуля самостоятельно. Сделать это самостоятельно без специальных знаний и опыта очень сложно. Однако перечисленные ниже пункты помогут избежать наиболее распространенных ошибок.
1. Получите необходимые знания. Для этого можно использовать законодательные акты РФ, а также специальную литературу, в которой подробно описывается процесс. Основным документом является Трудовой кодекс, однако рекомендуется изучать его с комментариями, где разъясняются отдельные положения статей. Обратите внимание, что незнание трудового законодательства не освобождает руководителя компании от ответственности.
2. Автоматизируйте работу с помощью приложений на компьютере. В продаже есть множество программ, которые упрощают рутинные процессы, облегчают составление документов и автоматизируют часто повторяющиеся операции. Например, ведение табеля рабочего времени, формирование графика отпусков, издание приказов о приеме или увольнении.
3. Изучите регистрационные документы компании. Кадровый учет должен быть организован таким образом, чтобы не противоречить требованиям устава и внутренних регламентов юридического лица. Например, уставом закрепляется прием на работу руководителей компании, порядок формирования штатного расписания и т. п.
4. Приведите внутреннюю документацию в соответствие с актуальным законодательством. Необходимо удостовериться, что изданные компанией внутренние акты соответствуют ТК. Также нужно проверить, есть ли в компании все обязательные документы. Это позволит избежать штрафов при проверке контролирующими органами.