Основным персональным документом для подтверждения послужного списка и отработанного стажа гражданина согласно Трудовому Кодексу РФ (ст. 66) служит трудовая книжка. Дубликат трудовой книжки обладает той же юридической силой, что и оригинальный экземпляр, и соответствует его содержанию практически полностью за исключением неверных или не подлежащих восстановлению записей.
В каких ситуациях возможна выдача дубликата
Правом получить дубликат трудовой книжки независимо от причин ее порчи или потери по закону наделен каждый гражданин, у которого есть официальный трудовой стаж.
Выдача заменяющего экземпляра допускается в нескольких случаях.
1 случай. Основной (первичный) бланк утрачен самим владельцем. Гражданин, потерявший его, письменно обращается по месту своей последней занятости. В заявлении он уведомляет о случившемся и просит предоставить дубликат. В срок до 15 дней организация-работодатель должна оформить заменяющий документ, указав сведения о стаже и занятости работника до начала деятельности в последней организации.
2 случай. Пользование документом невозможно по ряду причин. Если он пришел в негодное состояние из-за ветхости или небрежного обращения, то гражданин получает дубликат по последнему месту занятости. На пришедшем в негодность оригинале ставится отметка о выдаче заменяющего экземпляра, указывается его серия и номер.
3 случай. На предприятии массово утрачены трудовые книжки. К подобной чрезвычайной ситуации могут привести различные форс-мажорные обстоятельства, включая стихийные бедствия и технологические аварии. Для пострадавших сотрудников стаж будет устанавливаться актом специальной комиссии при региональном органе исполнительной власти.
4 случай. В оригинале бланка присутствуют сведения, позже оказавшиеся недействительными. При обнаружении записей подобного типа (о переводе, об увольнении) гражданин обращается по месту занятости для получения экземпляра без указания недействительных фактов. Запрашиваемый документ оформляется без указания ошибочной информации, на оригинале ставится пометка о передаче дубликата, и оригинал возвращается владельцу.
5 случай. В первичном экземпляре зафиксировано отстранение от работы по причине незаконного осуждения. Факт недействительности записи подтверждается приговором, оправдавшим гражданина, либо решением о прекращении дела (уголовного). В выдаваемом варианте записи, имеющие официальное подтверждение недействительности, не отражаются.
Важно! Когда после изготовления дубликата вместо потерянного документа оригинал обнаруживается, дубликат в последующем будет считаться единственным официальным подтверждением для расчета занятости и отработанного стажа. Заменяющий бланк обязательно регистрируется в книге учета, поэтому в дальнейшем именно по нему учитывается стаж. Найденный оригинал следует сохранить для предоставления в структуры соцобеспечения при назначении пенсии по возрасту.
Документы для указания записей о стаже
Допускается подтверждение занятости документами в виде договоров, соглашений, приказов. В виде доказательства учитываются также справки о заработной плате, книжки членов профсоюзов или кооперативов. Но в них должны присутствовать отметки об уплаченных с официального дохода взносах.
Для частных (индивидуальных) предпринимателей основанием для определения стажа будут выписки Пенсионного фонда РФ с датами поступления перечислений страхователя.
В справках предприятий об отработанном периоде должны указываться регистрационные номера и даты распоряжений о действиях в отношении работника (принятии на должность, увольнении).
Любые сведения, предоставляемые для определения стажа, должны быть завизированы уполномоченным специалистом предприятия или начальником кадрового подразделения, после чего заверены печатью организации.
Образец заявления на выдачу дубликата
ФАЙЛЫ
Скачать образец заявления на выдачу дубликата трудовой книжки .doc
Генеральному директору ООО «Альфа»
Николаеву А.А.
Петровой Анны Ивановны,
инженера отдела снабжения
заявление.
В связи утратой трудовой книжки прошу оформить мне дубликат трудовой книжки.
Для оформления дубликата сообщаю информацию о прежних местах работы до поступления в ООО «Альфа»:
1) ООО «Вега» (г. Самара), примерный период работы 2015-2017 гг.
2) ООО «Гамма» (г. Самара), примерный период работы 2012-2015 гг.
3) ИП Соловьев А.И. (г. Ульяновск), примерный период работы 2009-2012 гг.
01.04.2017 г.
Петрова А.И.
Оформлен дубликат трудовой книжки
серия ТК №_____________________
“______”________________2017 г.
_________________________________
подпись работника кадровой службы
Как заполняется документ
Заполнение и регистрация дубликатов производится в соответствии с ПП РФ о трудовых книжках (16.04.2003, № 225), в частности Правил по их ведению и хранению, и Инструкции министерства труда и соцзащиты РФ по заполнению трудовых книжек (10.10.2003, Постановление № 69).
Какова последовательность действий для оформления дубликата
Порядок того, как оформить дубликат трудовой книжки, определен законодательно и подразумевает следующие действия:
По последнему месту занятости с целью получения заменяющего документа обращается потерявший трудовую книжку.
- Руководство предприятия издает приказ соответствующему подразделению на подготовку дубликата. Обратившееся с заявлением лицо должно ознакомиться с приказом и поставить на нем свою подпись.
- Специалист работодателя собирает информацию о занятости обратившегося гражданина в прошлые периоды.
- Оформляется бланк дубликата трудовой книжки на основе действующих нормативных правил.
- Информация о повторно выданном экземпляре обязательно регистрируется в журнале учета бланков строгой отчетности.
- Заявителю передается готовый экземпляр после подписи о получении в специальном журнале.
Какие сведения заносятся в бланк
Оформляемый бланк должен отражать содержащиеся в первоначальном варианте сведения, в том числе:
- персональные данные о гражданине;
- информацию о занятости до начала деятельности по месту последней работы;
- сведения о наградах, переводах, увольнениях;
- ссылку на основания для выполнения всех действий.
На титуле нового экземпляра (в углу справа вверху) ставится оттиск штампа «Дубликат». Здесь же добавляются сведения о гражданине из паспорта или удостоверения личности, которые не должны быть просроченными на день заполнения.
Данные о рождении гражданина указываются полностью (без сокращений), также должны указываться отчество, имя, фамилия. Диплом или аттестат служат источником информации об образовании работника и его специальности. В случае незаконченного образования у гражданина запись будет выполнена по сведениям справки из учебного заведения или зачетной книжки. Получатель собственноручно заверяет сведения на титульном листе, а специалист кадрового подразделения ставит дату заполнения и свою подпись с печатью предприятия (кадрового подразделения).
Важно! Раздел «Сведения о работе» начинается записью, отражающей суммарный размер рабочего стажа до момента принятия сотрудника на последнее место занятости. При этом не конкретизируется, в каких организациях в прошлом и в какой период гражданин работал.
Далее фиксируют периоды занятости по определенным рабочим местам в установленном порядке по графам с 1 по 4 соответственно:
- номер записи (по порядку);
- день поступления в организацию;
- наименование предприятия и должности, на которую был оформлен работник;
- указание основания для записи в графе 3 (о приеме).
Информация о переводе на иную работу в одной организации (при наличии) выполняется аналогично.
После указанных сведений в графы с 1 по 4 заносятся данные об увольнении, включая номер записи по порядку, дату увольнения, на основании какого закона (норматива) уволен работник и документ, на основании которого выполнена запись (об увольнении). Заполненный раздел заверяют подписями сотрудника отдела кадров и владельца трудовой книжки, затем ставится печать организации-работодателя.
Все записи заносятся по предоставленным документам по каждому виду прошлой занятости работника. Информация в бланк не переносится при отсутствии полных сведений по какому-либо периоду. В раздел «Сведения о награждении» данные о ранее полученных наградах и поощрениях указываются только при получении подтверждающих документов.
Важно! Трудовая книжка относится к бланкам строгой отчетности. Поэтому выдача нового документа регистрируется в специальном журнале учета, а ранее зарегистрированный бланк следующей (второй) записью выводится из учета.
Какая плата взимается за выдачу документа
С заявлением на получение дубликата трудовой книжки гражданин обращается в предприятие, являющееся для него последним местом работы. При этом не важно, является ли он уволенным на дату обращения или продолжает работать в этой структуре.
Предприятие вправе удерживать оплату за выдачу заменяющего документа в размере, соответствующем затратам на приобретение нового бланка.
Оплата не взимается, если:
- бланк испорчен не по вине обратившегося с заявлением гражданина;
- неправильно заполнен бланк (титульный лист);
- предприятием утрачены трудовые книжки сотрудников по причине чрезвычайных обстоятельств.
Внимание! Выдача заменяющего бланка вместо используемого ранее всегда происходит только в форме дубликата. Если гражданин потерял оригинал, то ему может быть оформлена новая трудовая книжка. Такая ситуация допустима только при первом поступлении на работу.
Следует учесть, что в документе будут указаны сведения о занятости и стаже только от даты начала работы в предприятии, выдавшем новый бланк.
Трудовая книжка не только выступает подтверждением факта занятости гражданина, но и служит гарантом пенсионных начислений в будущем. Поэтому, несмотря на возможность получения заменяющего документа вместо испорченного или потерянного экземпляра, желательно внимательно и бережно относиться к собственной трудовой книжке. Сбор информации о местах работы в прошлом может не только занять много времени, но и по разным причинам оказаться неполным, что в итоге отразится на размере начисляемой пенсии.
Случаи оформления и выдачи дубликата трудовой книжки
Дубликат трудовой книжки — это по сути та же трудовая книжка специалиста. Он также подтверждает трудовой стаж лица при назначении впоследствии пенсии, в таком документе содержится вся информация о трудовом пути работника.
С 01.01.2023 нужно применять трудовые книжки нового образца, утвержденные приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н. Действие приказа ограничено 1 сентября 2027 года. Надо ли обменивать старые трудовые работников на новые и что делать с неизрасходованными к 2023 году бланками старого образца, читайте здесь.
Законодатель допускает несколько типовых ситуаций, когда фирма должна оформить дубликат книжки сотруднику (п. 27, 30, 31 Правил ведения трудовых книжек, утвержденных приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н, далее Правила):
- оригинал был безвозвратно утерян (в том числе в случае, когда книжку потерял работодатель вследствие чрезвычайных происшествий);
Подробнее о том, что делать работнику, который потерял свою трудовую книжку, см. в статье «Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна?».
- книжка пришла в состояние негодности (ее листы испорчены, испачканы и т.д.);
- если в книжку специалиста были внесены сведения о его увольнении или переводе на другое место работы, при этом такая запись впоследствии была признана недействующей.
В первых двух случаях дубликат оформляет работодатель по последнему месту работы, в последнем по месту работы, где была внесена неправильная или неточная запись, кроме случаев, когда этот работодатель закрылся.
Как сделать дубликат трудовой книжки при ее утрате
Для того, чтобы корректно оформить сотруднику дубликат трудовой книжки, фирме нужно следовать нескольким несложным правилам (в 2021 году они обновлены).
Как по-новому вести трудовые книжки с 1 сентября 2021 года, читайте в готовом решении от КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.
Во-первых, в правом верхнем углу первой страницы дубликата необходимо сделать запись: «Дубликат». (п. 31 Правил).
Во-вторых, титульный лист дубликата необходимо заполнить сведениями о специалисте, актуальными на дату выдачи дубликата.
Дубликат книжки при утрате работником
Работник, утерявший трудовую книжку, должен сообщить об этом работодателю, который обязан выдать дубликат в течение 15 рабочих дней на основании заявления от работника. Заявление оформляется в свободной форме. Вы можете ознакомиться с нашим вариантом его заполнения ниже:
Если вам нужно скачать образец такого заявления, переходите по этой ссылке и скачивайте бесплатно.
После этого необходимо восстановить совокупный трудовой стаж сотрудника в разделе «Сведения о работе». Для этого нужно в первой строке графы 3 дубликата указать, сколько составляет суммарный рабочий стаж специалиста, без конкретизации, где именно и в течение каких временных периодов он там работал. Графы 1, 2, 4 при этом остаются пустыми.
ВАЖНО! Совокупный стаж указывается только на основании документов, его подтверждающих (п. 29 Правил).
Далее уже следует восстановить хронологию работы специалиста у разных работодателей. Это делается следующим образом: в графе 2 проставляют дату поступления на работу в конкретную компанию, в графе 3 указывают реквизиты такой фирмы и должность специалиста, на которой он в прошлом трудился. В 4-ой графе, соответственно, приводят реквизиты подтверждающего документа. Следующей строкой фиксируют сведения об уходе специалиста из фирмы по аналогичному алгоритму.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если в подтверждающих документах специалиста какие-либо сведения отсутствуют/указаны не полностью (к примеру, основание для прекращения трудовых отношений), то в дубликате указываются только те сведения, который известны (п. 29 Правил).
Об общем порядке внесения сведений в трудовую книжку см. статью «Инструкция по заполнению трудовых книжек».
Дубликат книжки при утрате работодателем
Порядок оформления дубликата при утрате книжки по вине работника и по вине работодателя — един. Если книжка утрачена по вине работодателя, он обязан оказать содействие и помощь работнику в получении документов, подтверждающих стаж, полученный до поступления к нему на работу.
Дубликат книжки при ее порче
Заполнить дубликат трудовой книжки при ее порче может быть проще, чем при потере, так как часть сведений все-таки может быть доступна и их не потребуется восстанавливать. Для получения и внесения утраченных сведений применяется тот же алгоритм, что и при утрате книжки.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если дубликат предназначен для замены имеющейся по факту у работника в распоряжении трудовой книжки (к примеру, если она испачкана, или если в нее была внесена недействительная запись), то с момента выдачи дубликата юридической силой обладает только он. Поэтому на оригинале следует прописать: «Взамен выдан дубликат». И указать серию и номер нового документа.
Дубликат при неверно внесенной записи
Выдавать дубликат при неверно внесенной записи должен тот работодатель, который внес некорректную запись, даже если он уже не является действующим работодателем. Если тот работодатель был реорганозован, то дубликат выдается правопреемником. Если бывший работодатель ликвидирован, дубликат выдает текущий работодатель. Если на данный момент человек не работает, дубликат выдает тот работодатель, который оставлял последнюю запись в трудовой книжке.
В рассматриваемом случае в дубликат переносят все записи из оригинала, кроме недействительной.
Как оформить дубликат трудовой книжки — образец
Основываясь на приведенных выше правилах, фирма сможет без труда составить дубликат взамен утраченной или испорченной по каким-либо причинам трудовой книжки специалиста.
При этом организации нужно не забыть снять копии со всех документов, подтверждающих трудовую биографию специалиста, после чего вернуть их работнику.
Готовый образец заполнения с 01.09.2021 дубликата трудовой книжки вы можете посмотреть и скачать в КонсультантПлюс, оформив пробный доступ к системе:
Итоги
Пример заполненного образца дубликата трудовой книжки следует иметь кадровому подразделению каждой компании, во избежание возможных ошибок при его оформлении. Организациям важно знать, что дубликат нужно заполнять только на основе документов, подтверждающий прошлый стаж сотрудника. При этом нужно не забыть на самом дубликате сделать отметку «Дубликат». А если он выдается взамен неутраченной книжке, то на оригинале прописать «Взамен выдан дубликат с такой-то серией и номером».
Трудовая книжка – главный документ, отражающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. Периодически возникают прения о его бесполезности и необходимости отмены: работники оформляются по индивидуальному трудовому договору, информация о трудоустройстве регистрируется в реестрах СФР, много проблем с поддельными бланками и неверно внесенными сведениями.
Однако документ все еще действует и обязателен для каждого сотрудника организации. В случае утери нужно оформить дубликат трудовой книжки: самостоятельно или через работодателя.
Когда выдают дубликат трудовой книжки
Организация обязана выдать сотруднику дубликат трудовой книжки в одном из случаев:
- Оригинал испорчен или был утерян (если виновник – работодатель и какое-либо чрезвычайное происшествие);
- Документ пришел в состояние негодности (листы нечитаемые, критически испорчены);
- В оригинал были внесены недействительные сведения.
Первые два варианта – ответственность работодателя по последнему месту трудоустройства. Последний – организация, которая ошиблась при заполнении документы (если она ведет деятельность на данный момент).
Что делать в случае утери
Выдача дубликата трудовой упрощается, если сотрудник ранее не работал у других работодателей. Тогда нужно подать заявление в отдел кадров. Руководство обязуется оформить документ в течение 15 дней с момента принятия запроса.
Если человек ранее работал в других местах, то понадобится подтвердить свой стаж – например, предоставить справки с мест трудоустройства или копии приказов о приеме на работу/увольнении (обязательно заверенные у нотариуса). Работодатель отразит в дубликате общий опыт до момента, как сотрудник поступил к нему на службу. Если документов для подтверждения стажа нет – придется их подготовить перед подачей заявления.
Подтверждение прошлых рабочих мест
Для подтверждения стажа потребуется:
- Запросить у других работодателей справку (помочь в этом может и текущий наниматель);
- Запросить информацию в СФР – все сведения должны храниться в реестре, привязанном к индивидуальному лицевому счету (используется, если бывший работодатель обанкротился или ликвидировал юр. лицо).
СФР сохраняет в базе данные о трудовой деятельности человека: моменте приема на работу, увольнениях или переводах. Любые операции производятся на базе приказов или прочих подтверждающих документов.
Запросить выписку из СФР можно одним из способов:
- Через Госуслуги;
- В одном из отделений СФР;
- Через МФЦ;
- Через сайт СФР – можно авторизоваться при помощи профиля на Госуслугах.
Когда выписка будет предоставлена, нужно проверить – все ли периоды стажа были в ней корректно отражены. СФР может пропустить информацию о моментах, когда человек не был застрахован или не получил индивидуальны лицевой счет. Тогда данные придется получить у нанимателей, сведений о которых в ведомстве нет. Если организации больше не осуществляют деятельность, то можно обратиться за справкой в государственный архив по месту регистрации компании. С собой обязателен паспорт или другое удостоверение личности.
С подготовленными документами нужно обратиться в СФР, чтобы установить период стажа. Затем – направить заявление работодателю. Наниматель и занимается выдачей новой трудовой книжки.
Для работников, которые устроились на первое рабочее место после 2021 года, бумажные документы не ведутся – вся информация представлена в электронном формате.
Выдача дубликата при утере работодателем
Процесс оформления дубликата трудовой книжки не отличается – независимо от того, по чьей вине был утерян оригинал. Работодатель после получения заявления на стандартном бланке для документа указывает «Дубликат» – в правом верхнем углу титульного листа. Информация о работнике указывается на момент заполнения формы. Затем потребуется указать основные сведения:
- Стаж на других местах трудоустройства;
- Стаж в текущей организации.
В первой строке части «Сведения о работе» в пункте 3 указывается общий опыт на всех местах трудоустройства. Обязательны документы – слова сотрудника не могут быть доказательством. Стаж расписывается в порядке хронологии.
Графа 4 содержит наименование, дату и номер документа, на базе которого внесены записи в дубликат. Последняя – это строка о работе в текущей организации. Затем остается скопировать предоставленные документы и заверить их. Оригиналы свидетельств возвращаются сотруднику.
Если на работу устраивается человек без трудовой книжки и просит оформить для него дубликат – организация не должна этим заниматься. Все обязательства ложатся на плечи предыдущего работодателя. Новое место работы позволяет оформить только «свежую» трудовую книжку.
Восстановление по копии
Иногда сотрудник пытается предоставить копию документа или она может храниться в бухгалтерии. Но такая трудовая книжка не подойдет. Дубликат выдается только на основании подтверждающих документов. Причем в него вносят только указанные в них сведения. Например, если нет описания причин для увольнения (хотя в прошлой книжке они были) – их придется пропустить в новом документе.
Утеря дубликата трудовой книжки – тоже не проблема. В таком случае алгоритм действий не меняется: сотрудник должен предоставить доказательства своего стажа и оформить другой документ.
Выписка из цифрового реестра
Если не получается оформить бумажный бланк, но выписка нужна срочно – Госуслуги позволяет оформить свидетельство из ЭТК. Она обязательно ведется для всех работников с начала 2020 года. Выписка придет в тот же день через сообщения на сайте. В ней содержится информация о всех местах работы с 1 января 2020 года. Другие сведения там могут быть, но без дополнительного описания – например, без информации о должности.
Образец дубликата
Образец дубликата трудовой книжки выглядит как оригинал документа – единственное, есть пометка «Дубликат». Бланк должен содержать всю доступную информацию о трудовом стаже работника.
27. Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по месту работы, где была внесена последняя запись в трудовую книжку. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 рабочих дней со дня подачи работником заявления.
28. Дубликат трудовой книжки заполняется в соответствии с главами I — IV настоящего Порядка.
В дубликат вносятся следующие сведения:
сведения о работнике:
а) фамилия, имя, отчество (при наличии), дата рождения;
б) образование, профессия, специальность — на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки);
в) сведения о работнике, указываемые на первой странице (титульном листе) трудовой книжки, заполняются следующим образом:
фамилия, имя и отчество (при наличии) указываются полностью, без сокращений или замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
запись об образовании (основное общее, среднее общее, среднее профессиональное, высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации) осуществляется только на основании документов об образовании (аттестата, удостоверения, диплома);
профессия и (или) специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов;
г) после указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на первой странице (титульном листе) трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений;
д) первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы) (при наличии печати), в которой впервые заполнена трудовая книжка;
е) сведения об общем стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном документально;
ж) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.
29. Если работник до поступления в данную организацию (к данному работодателю) уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» в графу 3 вносится запись об общем трудовом стаже работы в качестве работника до поступления в данную организацию (к данному работодателю), подтвержденном соответствующими документами.
Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.
После этого общий трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник.
Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись.
Затем в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора), а в графе 3 — причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.
В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.
В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой возвращаются их владельцу. В случае если утрата трудовой книжки произошла по вине работодателя, то работодатель обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю.
30. При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается дубликат трудовой книжки по месту работы, где была внесена неправильная или неточная запись, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной.
Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации — работодателем по новому месту работы или по месту работы, где была внесена последняя запись в трудовую книжку, на основании соответствующего документа.
Если неправильная или неточная запись в трудовой книжке произведена работодателем — физическим лицом, являющимся индивидуальным предпринимателем, и деятельность его прекращена, исправление производится работодателем по новому месту работы или по месту работы, где была внесена последняя запись сведений о работе на основании соответствующего документа.
Трудовая книжка оформляется и возвращается владельцу.
31. При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) трудовой стаж этих работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.
Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы у данного работодателя осуществляется комиссией на основании документов, имеющихся у работника (сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем, сведения о трудовой деятельности, предоставляемые из информационных ресурсов Пенсионного фонда Российской Федерации), а в случае их отсутствия — на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности у одного работодателя или в одной системе.
Если работник до поступления к данному работодателю уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт.
По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника.
Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки.
В случае, если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.
В таком же порядке выдается дубликат трудовой книжки, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана).
При выдаче дубликата в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: «Дубликат». На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера.
Содержание
- Оформление дубликата трудовой книжки
- Какие документы пригодятся для восстановления
- Можно ли иметь две трудовых книжки?
Трудовая книжка — важный документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Она является неотъемлемой частью его трудового договора и содержит записи о всех местах работы, должностях и периодах занятости. Однако в жизни может возникнуть ситуация, когда трудовая книжка теряется или становится непригодной для использования. В таких случаях требуется оформление дубликата трудовой книжки для восстановления ее данных.
Для оформления дубликата трудовой книжки необходимо иметь две важные вещи: заявление и пакет необходимых документов. Заявление должно быть адресовано работодателю или компетентному органу, ответственному за ведение кадровых дел. В самом заявлении следует указать причину оформления дубликата и просить выдать его вместо утраченной или непригодной для использования трудовой книжки.
Для успешного оформления дубликата трудовой книжки необходимо иметь определенный набор документов. Во-первых, это копия заявления о выдаче дубликата трудовой книжки, подписанная заявителем. Во-вторых, необходимо иметь копии всех страниц утраченной или поврежденной трудовой книжки. В-третьих, могут потребоваться дополнительные документы, такие как удостоверение личности, справки о трудовом стаже и другие, в зависимости от конкретных обстоятельств.
Оформление дубликата трудовой книжки — процедура, которую необходимо проводить осторожно и ответственно. Важно иметь все необходимые документы и правильно заполнить заявление. Только в этом случае вы получите полноценный дубликат трудовой книжки, восстановитесь в работе и сможете подтвердить свой стаж работы.
Оформление дубликата трудовой книжки
Для оформления дубликата трудовой книжки вам понадобятся две основные документы:
- Заявление на восстановление трудовой книжки. В данном заявлении вы должны указать причину, по которой вам необходим дубликат, а также указать свои персональные данные.
- Справка о потере трудовой книжки. Данный документ выдается в органах внутренних дел и подтверждает факт потери трудовой книжки.
Обратите внимание, что для восстановления дубликата трудовой книжки необходимо иметь на руках оба указанных документа. Без справки о потере вы не сможете получить дубликат.
Поэтому, прежде чем подать заявление на восстановление, убедитесь, что у вас имеются оба документа.
Если у вас возник вопрос, какие еще документы могут понадобиться для оформления дубликата трудовой книжки, обратитесь в отдел кадров вашей организации или в региональное отделение Российской службы занятости.
| Документы | Для чего понадобятся |
|---|---|
| Заявление на восстановление трудовой книжки | Для оформления заявления на восстановление |
| Справка о потере трудовой книжки | Для подтверждения факта потери |
Итак, имейте в виду, что для оформления дубликата трудовой книжки вам понадобится заявление на восстановление и справка о потере трудовой книжки. Обратитесь в соответствующие органы, чтобы получить эти документы и приступить к оформлению дубликата.
Какие документы пригодятся для восстановления
Для оформления дубликата трудовой книжки необходимо иметь две основных группы документов:
- Документы, необходимые для подтверждения личности
- Паспорт гражданина РФ или иной документ, удостоверяющий личность (в случае, если заявитель является иностранным гражданином).
- Свидетельство о рождении (для лиц, не достигших 14-летнего возраста).
- Документ об изменении фамилии (если имело место).
- Документы, подтверждающие факт работы
- Трудовой договор, контракт или иной документ, подтверждающий заключение трудового отношения.
- Справка с места предыдущей работы или другие документы, удостоверяющие факт работы (копии приказов о приеме на работу, расчетных листов, трудовых соглашений и т. д.).
- Выписка из личного дела (если имеется или доступно).
Имейте в виду, что конкретные требования могут отличаться в зависимости от региона и учреждения, в котором осуществляется восстановление дубликата трудовой книжки.
Можно ли иметь две трудовых книжки?
Вопрос о наличии двух трудовых книжек часто возникает у работников, которые хотят иметь дубликаты своей трудовой книжки. Дубликаты трудовой книжки выдаются в случае утраты или повреждения оригинала. Чтобы получить дубликат трудовой книжки, необходимо следовать определенным правилам оформления и предоставить соответствующие документы.
Оформление дубликата трудовой книжки производится в соответствии с требованиями законодательства. Для этого работнику необходимо обратиться в отдел кадров своей организации и подать заявление о выдаче дубликата. В заявлении указывается причина необходимости дубликата, а также предоставляются все необходимые документы для подтверждения таких причин.
Какие документы нужно предоставить для оформления дубликата трудовой книжки? В первую очередь, это заявление от работника. Заявление может быть составлено в произвольной форме, но должно содержать обязательные данные: ФИО работника, причину необходимости дубликата, дату подачи заявления.
Кроме заявления, для оформления дубликата требуется также предоставить следующие документы:
- копию паспорта работника;
- копию свидетельства о рождении (если работник несовершеннолетний);
- копию свидетельства о браке (если есть);
- документы, подтверждающие причину утраты или повреждения трудовой книжки (например, заявление в полицию о краже, акт испорченности трудовой книжки и т.п.).
Вся предоставленная документация должна быть оформлена в соответствии с требованиями органов, принимающих заявление. Важно также учесть, что в процессе оформления дубликата могут потребоваться дополнительные документы или справки, если таковые указанные условиями организации или законодательством.
Отметим, что обладание двумя трудовыми книжками не допускается. Трудовая книжка является документом, в котором фиксируется трудовая деятельность человека. В случае наличия двух трудовых книжек может возникнуть путаница при проверке и подтверждении трудового стажа. Поэтому, работник должен иметь только одну трудовую книжку, а в случае утраты или повреждения оригинала – дубликат.
Как сделать дубликат трудовой книжки при утере:
- Принять заявление от сотрудника.
- Собрать сведения о предыдущем стаже.
- Заполнить новый бланк.
- Записать номер, серию, дату выдачи в книгу учета, получить подпись сотрудника.
Когда выдается дубликат трудовой
Информация о периодах работы, занесенная в трудовую книжку, имеет огромную важность при начислении пенсии. А что делать, если она потеряна или испорчена? Вопросу, в каких случаях выдается дубликат трудовой книжки, посвящена ч. 3 постановления правительства РФ от 16.04.2003 № 225:
- работник или наниматель ее потерял;
- признана негодной;
- в результате ЧП утеряны документы, в том числе кадровые;
- работник настаивает на его оформлении по причине недействительной записи.
Кто оформляет дубликат
Выдает копии кадровая служба предприятия. Если подлинник потерял работодатель, восстанавливает его отдел кадров этой же организации. Если потерял сам работник, копия изготавливается тоже по месту работы. Сложности возникнут при утере, когда человек нетрудоустроен. В этом случае восстановлением занимается предыдущий работодатель (п. 31 постановления). При обращении к новому руководителю документ сотруднику заведут заново. Первой записью в нем будет очередное место работы.
Порядок оформления
Работник, потерявший документ со сведениями о своей производственной деятельности, обязан написать заявление о выдаче дубликата трудовой книжки на предыдущем месте работы. Сделать это надо максимально быстро после обнаружения факта утери. В обязанность работодателя входит оформление копии по обращению сотрудника.
В новой редакции ТК, в ст. 65, не указывается, к какому нанимателю обращается сотрудник. Он вправе обратиться на прежнюю работу. Если он устраивается на новое место, наниматель обязан оформить новый документ по его заявлению. В обоих случаях необходимо документальное подтверждение всех периодов работы и предоставление заявления об утере.
Кадровикам нечасто приходится сталкиваться с такой задачей, поэтому предлагаем памятку, как оформить дубликат трудовой книжки, — придерживайтесь следующего алгоритма:
- Принимается заявление от работника.
- Собираются сведения о рабочем стаже.
- Оформляется приказ о выдаче.
- Заполняется бланк.
- Указывается дата выдачи, номер бланка вписывается в журнал учета.
- Работник расписывается в получении копии.
Заявление на оформление
Работник пишет заявление на выдачу дубликата трудовой книжки на имя руководителя прежнего места работы. Утвержденного бланка заявления нет, поэтому оно пишется в свободной форме. Указываются данные заявителя и причина обращения.
Подробнее: как правильно заверить копию трудовой книжки
Приказ о выдаче
В законодательстве о труде нет требований по оформлению приказа о выдаче дубликатов трудовых книжек в случае их утери, кражи и т. д. Этот документ оформляется в соответствии с правилами осуществления документооборота организации.
В приказе фиксируются основание выдачи: обращение работника и ответственный исполнитель — сотрудник кадровой службы.
Какие документы понадобятся
Восстановление документа требует времени — на это отводится 15 дней. Кадровики часто не знают, как заполнить дубликат трудовой книжки сведениями о рабочем стаже, если они отсутствуют. Работнику необходимо подтвердить стаж документами до того момента, как книжка была утеряна. Это справки с предыдущих мест работы, приказы о приеме в организацию, копии трудовых договоров, расчетные книжки — любые официальные свидетельства периодов работы. Все предоставляемые свидетельства должны заверяться.
Доказательства стажа запрашивает сам работник, работодатель обязан оказать ему содействие — кадровая служба составляет запросы на предыдущую работу или в архивы.
Если документы отсутствуют, рабочий стаж подтверждается показаниями свидетелей в судебном порядке (см. пункт 24 правил, утвержденных постановлением правительства от 16.04.2003 № 225). Организация может обратиться в ПФР с запросом о видах деятельности за определенные периоды.
Алгоритм действий кадровика
Закон обязывает кадровика всегда иметь запас бланков такого типа. В книге прихода и расхода фиксируются серия, номер бланка, дата его заполнения. Правила 225 и инструкция № 69, раздел 7, регламентируют, по каким правилам заполняется дубликат трудовой книжки:
- На титульном листе в верхнем правом углу указать: «дубликат».
- Заполняются базовые данные: Ф.И.О., сведения об образовании, другие. Если информация изменялась, вписываются актуальные данные.
- Титульный лист заверяется печатью организации, отдела кадров и подписью кадровика.
- В графе 3 указывается общий подтвержденный стаж.
- В хронологическом порядке расписываются периоды работы отдельно по каждому работодателю.
- Документ выдается на руки работнику под подпись в книге учета ТК и вкладышей, в ней же фиксируются серия и номер бланка, дата выдачи.
Срок выдачи
Готовая копия выдается работнику через 15 дней после его заявления. Но если при сборе документов для подтверждения стажа возникнут трудности, этот срок сдвигается.
Стоимость
Если документ потерян работником или испорчен по его вине, то оформление дубликата трудовой книжки при утере платное — он оплачивает стоимость бланка. Возможна оплата наличными в кассу или по заявлению о вычете суммы из зарплаты. Без согласия работника вычитать деньги нельзя.