Чтобы объяснить человеку как выполнять задачу или работать с инструментом, нужно составить понятную инструкцию. Неизвестная компьютерная программа или новые функции на работе – все это требует разъяснений для успешного взаимодействия. В статье рассмотрим, как правильно написать инструкцию.
Инструкция – это документ, который объясняет способы или правила выполнения определенных действий. А понятная инструкция делает то же самое, но простым языком. Многие руководства написаны очень сложно и люди предпочитают не заглядывать в них, пока что-то не сломается.
Однако такой подход может привести к не самым лучшим последствиям. Например, работник не изучил правила по работе на буровой установке или неверно понял описанный материал, и получил травму из-за неправильного использования техники. Поэтому важно ответственно подойти к составлению и разобраться, как правильно написать инструкцию.
3 основных вида инструкций
Есть несколько типов инструкций. Они предназначены для разных целей, но разрабатываются по схожим принципам. К примеру – уяснив, как написать инструкцию по работе системного администратора, вы легко сможете применить эти знания и при подготовке руководства по использованию мини-АТС.
Пошаговая инструкция
Такие руководства позволяют регламентировать все возможные повторяющиеся процессы. Поставленная задача разбивается на несколько этапов, и каждый этап дополняется пояснениями. Примеры таких инструкций – пошаговые алгоритмы составления бухгалтерской отчетности, подключение к удаленному рабочему столу или действия при пожаре.
Вот как может выглядеть краткое пошаговое руководство по замене картриджа в лазерном принтере Brother HL-1110R:
- Откройте верхнюю крышку и извлеките блок фотобарабана
- Установите в нижнее положение переключатель в правом нижнем углу блока фотобарабана
- Вытащите тонер-картридж
- Поставьте на его место новый
- Подвигайте в разные стороны зеленую лапку в левом верхнем углу фотобарабана. Обязательно верните ее в исходное положение
- Установите фотобарабан обратно в принтер
- Закройте крышку
- Сделайте пробную печать. Если появляется сообщение «Замените тонер», значит фотобарабан установлен неправильно, и шаги 1-7 нужно проделать заново. Если неисправность не исчезает – обратитесь к системному администратору
Инструкция по использованию
Это перечень рекомендаций по правильному использованию приборов, например, руководство к сканеру штрих-кодов. Такие мануалы будут полезны пользователям непростых устройств — на рабочем месте или в быту.
В отличие от пошагового алгоритма, акцент делается не на достижении определенного результата, а на особенностях применения. Например, вот как можно кратко написать инструкцию по использованию ламинатора Rayson LM 330iD:
- В зависимости от толщины пленки устанавливают необходимую температуру. Например, для 75 mic нужно 100-120°C, а для 250 mic – 160-180°C.
- Максимальное время работы ламинатора – 4 часа. Затем нужно сделать получасовой перерыв.
- Если внутри ламинатора застрял документ, нажмите кнопку «Реверс» и извлеките его.
- Внимание! Не ламинируйте влажные образцы – жидкость может повредить электронные компоненты!
- После ламинирования 10-15 листов, нужно очистить аппарат от клейкого материала. Для этого ламинатор отключают от сети и протирают валы тканью с моющим средством.
- Внимание! Не используйте для очистки бензин и растворители – это приводит к возгоранию!
Должностная инструкция
Так называют документ, регулирующий сферу обязанностей для конкретной должности. Также здесь определены права работника, требования к квалификации, область ответственности и формы премирования. Должностные инструкции могут быть составлены для любого сотрудника – от уборщицы до генерального директора. Их готовят совместно с юристом.
Вот как может выглядеть раздел обязанностей для грузчика ООО «Дельта»:
- Работник обязан выполнять погрузочно-разгрузочные работы на территории склада Организации
- При работе он может пользоваться спецтехникой (электрокаром) если у него есть необходимые допуски
- Бригадир раздает списки, по которым комплектуются грузы.
- Отобранный товар кладут на паллету и закрепляют соблюдая технику безопасности при перевозке грузов
- Если есть необходимость, грузчик может привлекаться к другим работам на территории склада – уборке, контролю за въездом транспорта и пр.
Должностная инструкция – это скорее юридический документ, чем пользовательский. А чтобы понятным языком проинструктировать сотрудника по его работе, обычно составляют отдельное обучение – «Пособие по должности». В нем подробно рассказывают о роли и ценном конечном продукте, описывают систему мотивации, метрики и алгоритмы выполнения работы. И размещают эти материалы на платформе для онлайн-обучения.
Ниже вы можете получить готовую структуру обучения для курса «Пособие по должности».
Общие правила при подготовке инструкций
Для подготовки любого типа руководств используются одни и те же приемы работы с информацией. Вот рекомендации, которые подскажут как написать хорошую инструкцию:
- Определите уровень подготовленности аудитории. В зависимости от опыта читателей, меняется стиль подачи и структура текста. Пишите на понятном для них языке
- Не жалейте времени на сбор и обработку информации. Автор должен разбираться в предмете изложения – выступать экспертом или внимательно изучить необходимую документацию. Если первоначальной компетентности недостаточно, нужно проконсультироваться со специалистом
- Определите исходные данные и результат. Например, «на входе» есть решение руководства о новых правилах доступа в здание, а «на выходе» должно получиться руководство по пользованию электронным пропуском
- Структурируйте информацию исходя из типа документа. Так, для пошагового алгоритма нужно разбить процедуру на несколько этапов. А должностная инструкция подразумевает серию отдельных описаний с обязанностями. В зависимости от типа меняется и форма подачи
Как структурировать много данных → - Предупреждайте о проблемах, с которыми может столкнуться человек. В первую очередь это касается ситуаций, опасных для жизни и здоровья. Разместите надписи с предостережениями, которые будут выделяться ярким цветом или более крупным размером шрифта
Алгоритм разработки руководства: 9 шагов
Рассмотрим, как написать доступную инструкцию для сотрудников на примере описания алгоритма действий. Особенность этого руководства в том, что для него нужно не только перечислить отдельные действия, а установить их в правильной последовательности, чтобы привести читателя к нужному результату. В общем случае необходимо:
- Собрать информацию
- Сгруппировать ее по отдельным этапам
- Изложить последовательность выполнения каждого этапа с учетом уровня подготовки читателя
В качестве примера возьмем ситуацию, когда организация перешла на электронный документооборот. При этом часть сотрудников не умеет работать с программой Microsoft Word и нужно объяснить им, как подготовить заявление о выдаче спецодежды.
Шаг 1. Изучить ситуацию
Конечно, вы не один год используете Word и легко можете подготовить требуемое заявление. Но в данном случае нужно взглянуть на проблему глазами пользователя – человека, который впервые сталкивается с этой программой. Поэтому нужно не опираться на текущие знания по работе в Word, а самостоятельно проделать весь путь заново. С большой вероятностью вы откроете для себя что-то новое – ведь раньше многие операции выполнялись автоматически. Сходу очень трудно вспомнить, как называлась «та кнопка для создания списка» и другие детали.
Шаг 2. Разложить все на отдельные этапы
Задача этого шага – создать предварительный план решения задачи. Такой алгоритм начинается с исходной ситуации и заканчивается достижением результата. В начало каждого пункта поставьте глагол, определяющий ключевое действие этого шага:
- Запустить программу Microsoft Word
- Создать новый документ
- Набрать необходимый текст
- Отформатировать его
- Сохранить файл
- Сообщить в бухгалтерию, что заявление подготовлено
Шаг 3. Описать каждый этап
Здесь нужно конкретизировать каждый шаг, необходимый для достижения поставленной цели. При этом не усложняйте описание. Если действие можно выполнить несколькими способами, опишите только один вариант, максимум два – тогда читатель с меньшей вероятностью запутается.
Не стоит бояться слишком заурядных объяснений – скорее всего найдутся те, кто еще не знает этого, а остальные легко пропустят такое описание. Например, для тех, кто не работал с программой Word, нужно пояснить как создается файл:
2. Нажмите на раздел «Новый документ» в правой части экрана
Если руководство предназначено для новичков, избегайте профессиональной лексики. В нашем примере лучше обойтись без понятий «Интерфейс» и «Строка состояния». Важно понимать, что вы пишете не теоретический учебник для передачи системных знаний, а практическое руководство, по которому человек сможет здесь и сейчас выполнить действия и достичь результата. Если не обойтись без терминов и аббревиатур, поясните их.
Совет. Старайтесь не нагромождать вашу инструкцию ненужными действиями. Например, лишней будет информация о том, какой шрифт использовать для заявления – в большинстве случаев пользователь столкнется с шаблоном Normal, где стоит подходящий Calibri размером 11 пунктов.
Шаг 4. Рассмотреть нестандартные варианты развития ситуации
Стараясь предусмотреть форс-мажорные обстоятельства, улучшите свой алгоритм, предлагая варианты решения. Например:
3. <…> Если печатаются латинские символы, поменяйте раскладку. Для этого одновременно нажмите клавиши «Shift» и «Ctrl» в левой нижней части клавиатуры
Шаг 5. Подобрать изображения и привести примеры
Если можно проиллюстрировать какую-то операцию – обязательно сделайте это. Для рецептов блюд подойдут снимки каждого шага, а для инструкций по сборке – взрыв-схемы (эскизы, на которых вся конструкция разобрана на детали и они разнесены в разные стороны). А чтобы наглядно показать работу в компьютерной программе, следует подготовить скринкасты или скриншоты с пояснениями.
Шаг 6. Придумать заголовок
Даже если вы написали руководство для внутреннего пользования, а не для публикации в интернете, яркий заголовок привлечет внимание и настроит на выполнение нужной работы. Вот несколько вариантов для нашего примера:
- «Как написать инструкцию по подготовке заявления»
- «6 шагов для подготовки электронного документа»
- «Простой способ написать заявление на компьютере»
- «Подробный алгоритм подготовки документа для безбумажного оборота»
Шаг 7. Оценить промежуточный вариант
В результате должен получиться подобный текст:
Как написать простую инструкцию (образец):
- Запустите программу Microsoft Word
- Нажмите на раздел «Новый документ» в правой части экрана
- Наберите необходимый текст в открывшемся окне. Образец приведен ниже.
- Отформатируйте набранный текст с помощью верхней панели программы Word.
- Сначала Выделите шапку заявления (адресата и составителя заявления). Нажмите на кнопку «Выравнивание по правому краю» на верхней панели программы Word. Строки переместятся вправо
- Аналогичным способом отформатируйте заголовок (используем кнопку «Выравнивание по центру»)
- Выделите список спецодежды и примените к нему функцию «Маркированный список»
- Сохраните файл. Для этого:
- Нажмите сочетание клавиш «Ctrl+S» или на иконку дискеты в левом верхнем углу
- Выберите путь сохранения файла
- В строке «Имя файла» удалите текущее содержимое и напишите: «Заявление от …». Вместо многоточия укажите фамилию, инициалы заявителя и дату, например «Заявление от Иванова В.И. 27.03.2022»
- Нажмите кнопку «Сохранить»
- Сообщите в бухгалтерию (внутренний телефон: 2-31) или секретарю зам. директора по персоналу (т.: 2-42), что заявление подготовлено.
Пример объявления, на который можете ориентироваться при подготовке:
Шаг 8. Тестирование
Внимательно проверьте инструкцию на логические ошибки. Желательно, чтобы коллеги или знакомые взглянули на нее со стороны. Еще лучше – когда неопытный человек изучает составленный алгоритм и пытается с его помощью добиться желаемого результата.
Проверьте алгоритм с помощью этих вопросов:
- Понятен ли указанный порядок действий? Да, мы улучшали его в шагах 2-5
- Все ли нюансы учтены? Да, последовательность шагов охватывает всю необходимую процедуру
- Есть ли в алгоритме сложные этапы, которые можно разбить на несколько частей? Нет, все они были скорректированы на предыдущих шагах
- Достигнут ли результат? Будет ли он неизменным при разных условиях использования алгоритма? Да, на выходе мы получаем файл для безбумажного оборота. При правильном следовании приведенной последовательности, результата можно достичь вне зависимости от того, кто составляет заявление – грузчик или уборщица
Шаг 9. Обучить сотрудников по инструкции
Если руководство предназначено для сотрудников компании, важно проконтролировать, что они изучили ее. Для этого загрузите инструкцию для персонала на платформу Unicraft, назначьте на нее работника и отслеживайте его прогресс.
Особенности такого обучения:
- Информация сопровождается рисунками, схемами, анимацией, формами обратной связи – это увлекательнее, чем простое чтение текста
- В режиме реального времени руководитель может видеть, какое количество материала уже изучено
- В конце разделов и всего курса предусмотрены контрольные вопросы. Процент правильных ответов для успешного прохождения курса можно задавать самостоятельно (обычно он составляет 80%)
Примеры готовых инструкций
Ниже приведены примеры инструкций по пользованию платформой Unicraft. Нажмите на изображение, чтобы перейти на страницу с руководством.
Вывод
Резюмируя все изложенное, можно составить требования к идеальной инструкции:
- Актуальность. В тексте нет устаревших сведений
- Информативность и целостность. Подготовленное руководство содержит все необходимые сведения
по обозначенной теме. У пользователя не остается вопросов - Лаконичность. Приоритеты для составителя – это точность формулировок и отсутствие второстепенных сведений. Часто бывает, что инструкцию смотрят в сложных ситуациях, когда нужно быстро получить ответ на возникший вопрос
- Наглядность. Информация сопровождается примерами и иллюстрациями
- Конкретный результат. Руководство помогает получить конечное решение
- Соотносимость с текущими знаниями пользователя. Чем ниже уровень знаний аудитории, тем подробнее объяснения
- В тексте нет сложных конструкций. Они разбиты на несколько частей. Каждый пункт списка – это отдельное действие, которое дополняется комментариями и пояснениями
Вам будет интересно
Как создать онлайн тест: подробное руководство
План обучения менеджера по продажам
Оценка эффективности обучения персонала: проверенный алгоритм
Перейти на главную блога
Загрузить PDF
Загрузить PDF
Написание инструкций по выполнению определенных функций покажет руководству на работе ваши способности. Такая инструкция также подтвердит, что вы способны выполнить проект самостоятельно.
-
Будьте точны в ее границах и сфере.
-
- Вы пишите для новичков, профессионалов или для кого-то со средними знаниями?
- Вашу инструкцию будут использовать на групповых занятиях или для самостоятельного изучения?
-
- Пример: Вы готовите руководство «Как установить двери». Один раздел может быть посвящен дверям-купе, другой – входных дверям, еще один – дверям для черного входа.
-
Решите, какая логическая структура изложения материала подойдет лучше всего. Взаимосвязь разделов относится не только к последовательности действий. Иногда вначале необходимо включить раздел с описанием некоторых терминов и понятий, а также лучше описать задания, повторяющиеся в разных разделах. Но если вы предполагаете, что читатель уже имеет определенные навыки для выполнения задания, описания общих процедур лучше привести в приложениях.
-
Если в инструкции используется профессиональная терминология или жаргон, нужно подготовить словарь терминов. Если знание читателями терминологии маловероятно, глоссарий лучше поместить сразу после содержания. Обновляйте список терминов по мере написания инструкции.
- В глоссарии нужно использовать максимально точные описания терминов. Если используется акроним, объясните его значение (например, Scuba – «Self Contained Underwater Breathing Apparatus» автономный аппарат подводного дыхания).
-
Если инструкция подготовлена некачественно, она бесполезна. Предварительные исследования нужно завершить до того, как вы приступите к написанию инструкции.
-
- Пример: Вы готовите инструкцию об определенных компьютерах. В этом руководстве может быть раздел «Устранение проблем». Часть материала в нем можно посвятить проблемам с дисковым пространством, другую – чрезмерному использованию оперативной памяти и т.д.
-
Организуйте каждый раздел и секцию в логической последовательности, сужая границы каждой темы.
-
Используйте организационную систему, как основу, но можете смело модифицировать ее, чтобы полнее раскрыть тему.
- Напишите описание разных заданий.
- Подготовьте примеры, выполняя которые читатель лучше поймет инструкцию.
- Подготовьте соответствующие иллюстрации. Не вставляйте рисунки, пока инструкция не написана. Иллюстрации необходимо подогнать под размеры текста.
- Внесите изменения, чтобы облегчить читателю поиск необходимой информации.
- Пример 1: (Используйте нумерованный список) В редакторе можно привязать рисунок к пункту 13-му параграфу инструкции.
- Пример 2: (Сортировка) В редакторе можно увеличить размер текстовой строки, если она выделяется из общего порядка.
-
Используйте указатели и список литературы, указывая, откуда заимствована цитируемая информация (другие авторы, инструкции и т.д.).
- Ничто не разрушает доверие к автору быстрее, нежели плагиат. Подумайте, что бы вы чувствовали, когда кто-то «украдет» часть вашей работы для своей инструкции?
-
Расположите их в тексте. Не бойтесь оставлять пустое пространство.
-
Поиск ошибок должен быть постоянным. Делайте заметки об обнаруженных ошибках или упущенной информации. Исправляйте их. Отметьте параграфы, которые кажутся непонятными другим людям. Перепишите эти места заново, чтобы облегчить понимание. Дайте разным людям прочесть вашу инструкцию, чтобы удостовериться в том, что она написана наилучшим образом.
-
- Лучший, по нашему мнению, порядок проверки готовой инструкции:
- Вычитайте ошибки самостоятельно.
- Попросите друга проверить ошибки.
- Дайте работу на проверку специалисту в данной области, чтобы он также проверил ее.
- Если инструкция готовится для вашей компании, попросите начальника проверить ее.
- Дайте работу на проверку новичку.
- Проверка неопытным специалистом поможет понять, насколько понятно изложен текст для людей, у которых в данной области минимум знаний.
- Лучший, по нашему мнению, порядок проверки готовой инструкции:
Реклама
-
Советы
- Убедитесь, что на титульной странице и в нижнем колонтитуле каждой страницы указана ваша фамилия, как автора руководства. Распечатайте копии инструкции до того, как отсылать ее по электронной почте. Включите знак копирайта (с) в нижнем колонтитуле. Можете набрать (с), и большинство текстовых редакторов автоматически исправит это на нужный символ. В результате нижний колонтитул будет выглядеть «© Ваше Имя». Это не помешает компании копировать инструкцию, но вы сохраните свое авторство.
Реклама
Об этой статье
Эту страницу просматривали 47 996 раз.
Была ли эта статья полезной?
Меня зовут Сергей и я — руководитель в компании INTRASET : решения для руководителей. В этой статье расскажу о том, как правильно написать инструкции для сотрудников и как сделать так, чтобы они действительно работали, а не просто лежали бесполезной грудой цифровых файлов или стопкой распечатанных документов на столе.
Правильно написанные инструкции для сотрудников помогают наладить и отшлифовать разные процессы в бизнесе.
Зачем писать инструкции для сотрудников
1. Обучение новых сотрудников
Одним из довольно болезненных моментов почти в каждой компании является обучение новых сотрудников. А если бизнес развивается активно, то новые сотрудники нужны все чаще, а это большие временные затраты на их обучение. Ведь логично, что люди, которые приходят в компанию, не обладают нужными именно вам знаниями и, соответственно, передача опыта просто необходима. Обычно обучением новичков занимается самый компетентный сотрудник в компании, а на первых порах эту функцию выполняет сам владелец. К примеру, вы набираете менеджеров по продажам и, естественно, что обучает их самый крутой менеджер по продажам в вашей компании.
А теперь смотрите, что происходит. Продавцов обучает самый крутой продавец, т.е. он не продает, а тратит свое время на обучение людей, которые только что пришли в компанию и далеко не факт, что останутся в ней работать. И вот представьте себе, что самый опытный человек, который делает самые лучшие продажи, занимается обучением и не продает. Со временем этот человек теряет компетенцию продаж, потому что он все меньше и меньше продает и все больше обучает. В результате обучения все пять менеджеров обладают разной компетенцией, потому что одному что-то объяснили не совсем так, второму вообще не объяснили, третий не понял, а четвертый услышал не так. И в итоге в компании образуется пять новых менеджеров, которые продают не очень и один продавец, который фактически перестает продавать, за счет чего компания несет убытки. Согласитесь, что в этой схеме явно что-то не так.
В случае, если наш пример вызвал у вас сомнение, предлагаем проверить компетенцию своих сотрудников, задав им всем один вопрос средней сложности, например, сколько стоит доставка вашего продукта во Владивосток. Скорее всего, вы получите разные ответы.
2. Конфликтные ситуации
Помимо довольно средней компетенции каждого сотрудника, между людьми при решении спорных вопросов возникают конфликты, так как каждый опирается на полученные во время обучения данные, однако никто из них не обладает твердыми знаниями о том, где можно найти ответ и проверить правильность своих знаний.
3. Носители уникальных знаний
Другая довольно частая проблема заключается в наличии в компании сотрудника, который является своеобразным хранителем знаний — «звезда», которую вы очень боитесь потерять. И чаще всего это опытные и матерые старички, и когда они всем довольны, то в офисе все спокойно, но при накале ситуации они чаще всего начинают манипулировать, так как понимают что обладают опытом и знаниями, которыми не обладают другие сотрудники. И это довольно неприятная ситуация.
В итоге складывается такая картина: большие временные затраты на обучение каждого сотрудника, неэффективное использование ключевых сотрудников, разрозненные бессистемные знания у новых кадров, конфликтные ситуации, наличие «звездных» сотрудников и в результате бардак в бизнесе, бардак в процессах.
Решение есть: инструкции
И решение этому есть — правильное написание регламентов или инструкций. Но инструкция не просто должна быть написана (в довольно многих компаниях регламенты есть), она должна реально работать (и тут уже все гораздо хуже). А документы часто не работают из-за того, что пользоваться ими просто невозможно: очень формальный язык, не учтено много нюансов, документы оторваны от реально происходящих процессов, введены в повелительной форме, и люди просто не понимают, как их использовать.
Как написать инструкции для сотрудников
Давайте разбираться, как писать инструкции для сотрудников так, чтобы они работали, а владелец бизнеса, тратил бы на это минимум времени. Ведь написание регламентов — это далеко не ключевая компетенция руководителя.
Техника “диктофон”
Одна из эффективных техник — техника «диктофон». Когда в компании случается какая-то проблема, вместо того, чтобы ругаться и кричать, пригласите к себе человека и попросите его включить диктофон, после чего вы совместно подробно разбираете сложившуюся ситуацию и описываете то, как нужно поступить. Таким образом, у сотрудника на руках оказывается аудио инструкция относительно конкретной ситуации. А теперь попросите его написать документ, отражающий эти знания и то, как их использовать. Когда вы прочтете этот документ, вы увидите, что он не будет иметь ничего общего с тем, что вы ожидали.
В данной ситуации произошла очень частая проблема разрыва коммуникации, когда вас не воспринимают так, как вы думаете и, возможно, вы толком не умеете доносить свою мысль. После этого вы просто даете новые правки и со второго или третьего раза сотрудник сделает документ, который вас будет полностью устраивать.
В итоге: документ написан не вами, а сотрудником, который непосредственно работает в этой области, за счет чего вы экономите свое время, документ вызывает больше доверия среди остальных сотрудников, ну и самое главное — у вас на руках есть работающий алгоритм. И на каждую такую ситуацию «узкого горлышка» нужно писать работающие инструкции для сотрудников. Это то, что мы называем правильно созданным активом компании — способ, который решает проблему и не создает проблем в будущем.
Принцип здравого смысла
При написании инструкций для сотрудников очень важно помнить о принципе здравого смысла.
Во-первых, не нужно описывать очевидные вещи, например, как взять ручку со стола.
Во-вторых, если человек добивается результата, действуя не совсем по регламенту, не мучайте сотрудника. Не нужно требовать соблюдения регламента один к одному. Например, у вас есть скрипт продаж, новенький менеджер конечно же изучает этот скрипт, узнает через него особенности вашего продукта, и было бы странным, если бы он начал продавать так, как считает нужным. Но со временем человек набирается опыта, и если это талантливый продавец, он понимает как сделать лучше, то он будет продавать каким-то другим образом и его результат будет в разы лучше. В таком случае нет никакого смысла добиваться от него выполнение скрипта. Здесь лучше сделать скрипт, основанный на опыте этого менеджера. Тогда у вас на руках будет две работающие инструкции.
Не устраивайте из документов бюрократию. Эти документы пишутся для того чтобы сделать результат, а не для их досконального выполнения.
Регламенты — это отличный инструмент, который помогает навести порядок в организации или в какой-то области деятельности. Помните, что со временем документы нужно пересматривать, дорабатывать, менять и убирать неактуальные.
Когда нужно писать инструкции для сотрудников
Смена должности
Создавать регламенты можно не только в случае возникновения проблемы, но и тогда, когда человек покидает область своей деятельности. В такой ситуации с сотрудником можно договориться (предложив, например, бонус или поставив задачу на период последних двух недель его работы) о написании инструкции по области его деятельности, чтобы с приходом нового сотрудника не возникло проблем с передачей дел. И тогда при смене сотрудника вам не придется обрывать телефон и закрывать старые вопросы с людьми, которые занимаются другими задачами или находятся в отпуске.
Повышение
И еще одна ситуация, когда уместно создавать инструкции для сотрудников. Например, отдел развивается и там есть человек, который хочет стать руководителем, тогда вы объясняете ему, что задача руководителя в том, чтобы сотрудники обладали едиными знаниями, и для этого нужно описать область деятельности отдела, так как это входит в задачу руководителя. Вы можете попросить написать документы с ответами на самые частые вопросы и при наличии таких документов сотрудники просто перестают постоянно дергать руководителя.
Проблемные области
Документ пишется тогда, когда действительно есть проблема. Например, ситуация, когда все создаваемые регламенты выглядели совершенно по-разному — не совпадали шрифты, цвета, выравнивание. Это очень раздражает и отвлекает, работать неудобно. Поэтому была написана инструкция о том, как писать регламенты, где описан стиль форматирования и структуру документа.
Или регламент по встрече гостей в офисе. Когда в офис приходят предприниматели, юристы или журналисты, офис-менеджер настойчиво пытается выяснить, чем угостить людей — чаем или кофе, немного отвлекая всех от процесса. Потом во время чаепития гостям приносили разные кружки, и в целом возникали неловкие ситуации в виде отсутствия салфеток, чайной ложечки, сахара, размокших от чайных пакетиков салфеток и было неловко.
В итоге появился документ, где прописали, что про вкусовые предпочтения гостей нужно спрашивать не в процессе экскурсии, а в кабинете, что чай подавать в отдельной специальной для этого посуде, купить тростниковый сахар и к нему специальные щипчики. И проблема ушла, теперь при смене офис-менеджера ничего не поменяется, а гости и хозяева избавлены от неловких ситуаций.
Поэтому, если в вашей компании есть места, которые вас напрягают, вызывают стресс, вам что-то не нравится — просто исправьте это и опишите процесс так, каким бы вы его хотели видеть. Создавайте актив в виде инструкции для сотрудников, и эти ситуации больше не повторятся.
Памятки
Нужный документ для любой компании — памятка по отпускам и больничным, где расписано, кому и какие документы нужно отправлять.
Должностные инструкции
Документы, описывающие каждую позицию, с описанием того, как нужно работать, чтобы качественно выполнять свою работу. Ведь довольно часто люди некачественно выполняют свою работу не специально, а потому что они просто не знают, как сделать правильно и какой результат от тебя ожидает твой работодатель или руководитель. Задача руководителя — объяснить сотруднику как сделать свою работу хорошо, описать что хочет получить компания и какие действия при этом нужно сделать. Должностные инструкции в этом помогут.
Структура инструкций для сотрудников:
Вступление
Начните документ со вступления, опишите проблему, которую решает документ, опишите ситуацию, которая привела к созданию регламента, кому этот документ предназначается и кому он может помочь.
Тело регламента
Сам регламент. Детальное описание действий и результата. Сама инструкция к действию.
Успешные примеры
Опишите успешные примеры применения данного регламента
Неуспешные кейсы
Приведите неуспешные кейсы, которые возникали до внедрения или при неисполнении данного регламента.
Используя такую довольно простую структуру, вы создадите более человечный документ с большим количеством примеров, что поможет сотрудникам с разным рабочим и жизненным опытом лучше понять о чем идет речь.
Как внедрить инструкции для сотрудников
Теперь расскажем немного о том, где внедрить регламенты. Если у вас сейчас нет инструмента, который помогает в создании, использовании и хранении регламентов, создавайте их хотя бы на обычной бумаге и раздавайте своим сотрудникам. И это будет гораздо лучше, чем их отсутствие. Со временем вы можете начать использовать Google Документы, или создавать их на специальных платформах.
Обязательно изучите автоматизированные сервисы, там есть много интересных особенностей, которые помогут вам отслеживать актуальность документов, тестировать знания сотрудников и добиваться того, чтобы регламенты действительно работали.
Даже самая хорошо написанная инструкция для сотрудников может лежать без дела. И если вы хотите, чтобы документы жили в компании, чтобы они работали, а люди их читали и ими пользовались, то нужно проводить с ними ознакомление, а потом тестирования, а также делать регулярные проверки знаний по этим документам.
Как написать инструкцию так, чтобы тебя поняли
Время на прочтение
2 мин
Количество просмотров 47K
Есть такая поговорка: «Хочешь сделать хорошо — сделай сам».
Для себя, действительно, так будет быстрее и спокойнее. Однако любому руководителю известно, что плохой менеджер это тот, кто не умеет объяснять и делегировать полномочия. Соответственно, умение давать четкие инструкции и план действий — задача хорошего руководителя. А помогает ему в этом «юзабельность». Давайте и разберёмся с этим понятием.
Юзабилити (от англ. usability) означает удобство в использовании, эргономичность и легкость в понимании.
Инструкция для сотрудников — эффективная и легкая, если результат ее выполнения успешен. При подготовке статьи анализировались внутренние инструкции для сотрудников, выложенные на внутреннем ресурсе Wiki. Однако многие из них оставляют вопросы даже при подробном изучении материала.
Итак, а теперь непосредственно к главному.
Выражение: «И так сойдет» — точно не для инструкций.
1. Постановка цели: для кого и для чего инструкция предназначена. Здесь следует упомянуть, что не следует памятку перегружать терминологией, иначе к ней будет прилагаться словарь терминов — целая энциклопедия и, увы, мало шансов, что её прочитают.
2. Не используем в инструкции много сленга. Есть шанс, что не все сотрудники его поймут.
Пример: «Уточнить у манагеров, получила ли апрув статья». С одной стороны, написано всё понятно, но для официального документа такой сленг не подходит.
3. Текст разбавляем скриншотами. Их желательно делать на своем компьютере и в той программе или интерфейсе, который есть у всех сотрудников. Возможно редактирование скриншотов стрелками и выделением цветом пунктов.
Примеры скриншотов с вполне понятными шагами:
4. Не пропускаем шаги, которые кажутся нам слишком простыми. Пусть лучше сотрудник, читая инструкцию, сам пропустит этот степ.
5. В тексте нежелательно использовать большие предложения. Коротко: «Зайдите в меню», «Добавьте значение…», «Выберите параметр…» и т.д.
6. Для сокращения объема текста возможно применение графических элементов. Например,
Local area connection ——> properties—>TCP/IPv4—>properties.
7. Применение шрифтовых выделений допустимо. Это привлекает внимание на особо важных пунктах.
8. Не используйте в инструкции ничего из вашего личного опыта применения того или иного продукта или использования программы. Для этого существуют отдельные встречи с сотрудниками, где вы передаете им свой ценный опыт. А инструкция — это логичная структура, где описан «шаг — действие» и ничего более.
9. Будьте точны и логичны в написании. Помните, если сотрудник, работая по вашей инструкции сделает ошибку, то это будет ваша недоработка.
Эффективная юзабельная инструкция — это не простая формальность, это один из шагов к успешности и автоматизации рабочего процесса. Зеркальный юзабилити эффект заключается в том, что вещи, которые имеют отношение к собственного опыту, мы запоминаем лучше, чем те, которые не имеют к нам никакого отношения. Поэтому написание инструкций и памяток прокачивает менеджерские навыки специалистов. А это, в свою очередь, идет в «копилку скилов».
Мы живем в век, когда люди хотят сбросить 20 кг за месяц и выучить английский методом 25-го кадра за неделю. И уж наверняка никто не готов читать многотомные пособия, чтобы выполнить какую-то бытовую задачу или профессиональную обязанность. Поэтому умение составлять краткие и понятные гайды – самый ценный навык копирайтера, руководителя и педагога. Давайте же подробно рассмотрим, как правильно написать инструкцию, чтобы ее читали, выполняли и даже распространяли в социальных сетях и сохраняли в закладках.
Этап №1. Как подготовиться к написанию инструкции
В первую очередь нужно отметить, что инструкция, как и любой текст, пишется для определенной аудитории. И ваша задача на подготовительном этапе – определить ее и выбрать подходящий стиль изложения.
Инструкция – понятие довольно обширное. Чаще всего под ней подразумевают пошаговое руководство по выполнению какой-либо задачи. Причем сферы настолько различны, что некоторые виды инструкций уже получили отдельные, особые названия:
- Рецепт – гайд по приготовлению блюд и лакомств.
- Мастер-класс – пошаговое руководство с картинками, которое раскрывает секрет изготовления изделий ручной работы, установки техники и выполнения строительных, ремонтных работ.
- Рекомендации по выходу из сложных ситуаций.
- Руководство по эксплуатации.
- Должностная инструкция.
- Модные гайды по подбору и сочетанию одежды.
Все они имеют свои особенности написания. В частности, каждый вид инструкций предназначен для определенной целевой аудитории. Так, мастер-классы по рукоделию чаще просматривают женщины в декрете, а по строительству – мужчины в возрасте 25-50 лет. Разумеется, и стиль изложения для них будет разным. Стоит также определиться и с уровнем знаний пользователя инструкции. Так, если мы пишем руководство для новичков, лучше отказаться от профессионального сленга и терминологии. Для своих же сотрудников можно смело использовать весь офисный лексикон.
Этап №2. Как правильно писать инструкцию
Итак, вы определились с аудиторией, терминологией и стилем подачи. Остается лишь разбить инструкцию на тематические разделы. Они и выступят в роли вашего плана работы. Если вы разбираетесь в том, о чем собрались писать, то и проблем с его раскрытием у вас не возникнет. И перед тем, как написать инструкцию, вам останется учесть лишь несколько нюансов:
- Краткость – главная ценность инструкции. Не стремитесь украшать текст метафорами и деепричастными оборотами: сокращайте текст до смысла. Позволить себе лирические отступления можно только в виде шутки или примечания о распространенных ошибках.
- Последовательность. Начинайте с… начала. Удивительно, но многие почему-то начинают писать инструкцию едва ли не с середины. Например, так: «в папке «Мои документы» откройте файл…» — учитывайте, что пользователь с минимальным уровнем знаний наверняка не знает, где искать ту самую папку. Объясните, где она находится.
- Не допускайте пропуска шагов. Некоторые авторы явно думают, как написать инструкцию для себя, а не для кого-то – они пропускают легкие (на их взгляд) шаги, из-за чего у читателя возникает легкая растерянность, а иногда и ошибки в выполнении задачи. Не пропускайте даже малейших деталей!
- И еще раз о терминологии. Если обойтись без нее нельзя, напишите приложение к инструкции – словарь. Либо поясняйте их прямо по тексту.
- Не лейте воду. Пошаговое руководство – именно тот жанр, где не требуется долгих лирических вступлений и разглагольствований на тему «всем известно, что» или «а в Древнем Риме было так» — в двух предложениях поясните смысл или повод для написания инструкции и сразу же переходите к делу.
- Наглядность. Основная цель статьи-инструкции – помочь человеку справиться с какой-либо задачей. Поэтому инфографика здесь играет особую роль. Желательно проиллюстрировать каждый шаг скриншотами или картинками, вырезанными из видео. Неплохим приложением станет и качественный ролик из YouTube, который легко внедряется на любой сайт.
- Предостерегайте. Если вы знаете, что на каком-то шаге выполнения люди часто делают ошибки – сделайте сноску с предупреждением о возможных ошибках.
В большинстве случаев, когда хотят написать инструкцию, пример берут с популярных ресурсов – Яндекс. Справка, Мануал. База и других. Но важно учесть и тот факт, что этот формат не всегда подходит. Например, подросткам тяжело продираться сквозь дебри наставлений. Для такой аудитории лучше использовать разговорный или публицистический стиль. Не стремитесь «содрать» материал – пишите свой материал в соответствии с требованиями вашего потенциального читателя.
Немного о логической структуре инструкций
Как написать пошаговую инструкцию по монтажу двери, если процесс установки межкомнатных и входных, распашных и раздвижных имеет свои нюансы? Согласитесь, задача не из простых. И если честно, в подобной ситуации впору издавать целый учебник. Поэтому, если у вас стоит подобная задача, вы можете поступить следующим образом:
- Разбить инструкцию на разделы и пошагово описать процесс установки каждого типа двери.
- Написать серию статей с подробным руководством по каждому типу.
- Разработать общий вариант с описанием особенностей по отдельно взятому виду.
Очевидно, что последний вариант способен сбить новичка с толку, поэтому он может использоваться в тех редких случаях, когда инструкция адресована «подкованному» пользователю. Оптимальным же будет второй вариант – каждый найдет краткое изложение по нужной ему модели.
В общем, когда пишем руководство, стараемся сделать его максимально кратким, доступным и по узкой теме. Либо разрабатываем мануал с подробным описанием по каждому разделу.
Этап №3. Проверка инструкций: читабельность, доступность и фактчекинг
Знание вопроса – важный аспект написания инструкций. Но профессионалы нередко грешат обилием терминов, чрезмерно сложным описанием процесса и «чеканной», будто бы отрепетированной речью. И даже если вы внимательно прочитали выше, как написать пошаговую инструкцию, учли все пункты и нюансы, проверить себя все же нужно. И для этого лучше всего использовать технику 3 ролей или найти 3 реальных людей, которые дадут вам свой отзыв:
- Копирайтер. Он проверит работу на грамматические и лексические ошибки, поможет убрать штампы и канцеляризмы, сделать речь живой и понятной.
- Новичок. Человек, который абсолютно ничего не знает о теме, по которой вы написали инструкцию. Он скажет насколько она понятна и выполнима. А при особом энтузиазме он сможет пройти все шаги и показать вам готовый результат.
- Эксперт. Он поможет убрать фактические неточности и сделать инструкцию достоверной.
После столь тщательной проверки ваш материал станет поистине ценным и простым для восприятия. И именно такие инструкции хочется читать, делиться ими с друзьями или передавать коллегам по работе.
О чем статья
Введение
Приветствую вас, дорогие ученики! Сегодня мы начинаем новую тему – инструкции. Вы наверняка сталкивались с ними в повседневной жизни, например, при сборке мебели или приготовлении блюд по рецепту. Но что такое инструкция и зачем она нужна? В этом уроке мы разберемся с основными понятиями и принципами составления инструкций, а также узнаем, как проверить их понятность. Готовы начать? Тогда давайте приступим!
Нужна помощь в написании работы?
Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.
Заказать работу
Что такое инструкция?
Инструкция – это особый вид текста, который содержит последовательность действий или указаний, необходимых для выполнения определенной задачи или достижения конкретной цели. Она представляет собой набор конкретных указаний, которые помогают человеку понять, как правильно выполнить определенное действие или процесс.
Инструкции могут быть различных видов и использоваться в разных сферах жизни. Например, в школе учитель может давать инструкции по выполнению задания, в магазине можно найти инструкцию по сборке мебели, а в рецепте кулинарного блюда содержится инструкция по его приготовлению.
Основная цель инструкции – передать информацию таким образом, чтобы она была понятна и доступна для выполнения. Поэтому важно уметь составлять инструкции, учитывая особенности аудитории и язык, который будет использоваться.
Зачем нужна инструкция?
Инструкция – это набор указаний или руководство, которое помогает людям выполнить определенное действие или задачу. Она необходима для того, чтобы облегчить процесс выполнения задания, упростить понимание и избежать возможных ошибок.
Инструкции используются во многих сферах жизни. Например, в школе учитель может давать инструкции по выполнению задания, в магазине можно найти инструкцию по сборке мебели, а в рецепте кулинарного блюда содержится инструкция по его приготовлению.
Основная цель инструкции – передать информацию таким образом, чтобы она была понятна и доступна для выполнения. Поэтому важно уметь составлять инструкции, учитывая особенности аудитории и язык, который будет использоваться.
Какие бывают виды инструкций?
Существует несколько видов инструкций, которые могут быть использованы в различных ситуациях. Рассмотрим некоторые из них:
Инструкции по сборке или установке
Этот тип инструкций используется, когда необходимо собрать или установить что-то, например, мебель, электронное оборудование или программное обеспечение. В таких инструкциях обычно приводятся пошаговые указания с иллюстрациями или диаграммами, чтобы помочь пользователю выполнить задачу.
Инструкции по использованию
Этот тип инструкций дает руководство по использованию определенного продукта или устройства. Например, инструкция по использованию мобильного телефона или по программированию на компьютере. В таких инструкциях обычно описываются функции и возможности продукта, а также пошаговые инструкции по его использованию.
Инструкции по безопасности
Этот тип инструкций предназначен для обеспечения безопасности при выполнении определенных задач или работы с опасными материалами или оборудованием. В таких инструкциях обычно указываются правила безопасности, предостережения и инструкции по использованию защитного снаряжения.
Инструкции по ремонту или обслуживанию
Этот тип инструкций предназначен для ремонта или обслуживания определенного устройства или оборудования. В таких инструкциях обычно приводятся пошаговые указания по диагностике, ремонту или обслуживанию, а также рекомендации по замене деталей или настройке оборудования.
Это лишь некоторые примеры видов инструкций, которые могут быть использованы в различных ситуациях. Важно помнить, что каждый тип инструкции имеет свои особенности и требует определенного подхода к составлению.
Как правильно составить инструкцию?
Составление инструкции – это процесс, который требует внимания к деталям и ясного изложения информации. Вот несколько шагов, которые помогут вам правильно составить инструкцию:
Определите цель инструкции
Прежде чем начать писать инструкцию, определите, что именно вы хотите донести до читателя. Ясно сформулируйте цель инструкции, чтобы она была понятна и конкретна.
Учитывайте аудиторию
При составлении инструкции учитывайте, кому она предназначена. Подумайте о знаниях и опыте читателя, чтобы выбрать подходящий уровень сложности и язык.
Разбейте на шаги
Разделите инструкцию на последовательные шаги. Каждый шаг должен быть четким и понятным. Используйте номера или маркеры, чтобы обозначить каждый шаг.
Используйте ясный и простой язык
Избегайте сложных терминов и технической жаргонной лексики. Пишите простыми и понятными словами. Если необходимо использовать специальные термины, объясните их значение.
Используйте графику и иллюстрации
Использование графики и иллюстраций может значительно улучшить понимание инструкции. Вставляйте релевантные изображения, диаграммы или схемы, чтобы визуально показать процесс или действие.
Проверьте понятность
Перед публикацией инструкции, прочитайте ее с точки зрения читателя. Убедитесь, что все шаги и объяснения понятны и логичны. Если возможно, попросите кого-то другого прочитать инструкцию и дать обратную связь.
Следуя этим шагам, вы сможете составить понятную и эффективную инструкцию, которая поможет читателю выполнить задачу или действие.
Какие основные элементы должны быть включены в инструкцию?
Инструкция – это набор шагов или указаний, которые помогают человеку выполнить определенную задачу или действие. Чтобы инструкция была понятной и эффективной, в нее должны быть включены следующие основные элементы:
Заголовок
Заголовок инструкции должен ясно и кратко описывать, что именно будет рассматриваться в инструкции. Он должен привлекать внимание читателя и давать представление о том, что он может ожидать от инструкции.
Введение
Введение в инструкцию должно содержать краткое описание задачи или действия, которое будет выполняться. Оно должно объяснять, почему данная инструкция важна и как она поможет читателю достичь желаемого результата.
Список материалов
Если для выполнения задачи или действия требуются определенные материалы или инструменты, их следует перечислить в инструкции. Это поможет читателю быть готовым и иметь все необходимое перед началом выполнения инструкции.
Последовательность шагов
Самая важная часть инструкции – это последовательность шагов, которые читатель должен выполнить. Шаги должны быть ясными, логичными и пронумерованными, чтобы читатель мог легко следовать инструкции. Каждый шаг должен быть описан подробно и содержать все необходимые детали и объяснения.
Иллюстрации или диаграммы
Инструкция может быть более понятной и наглядной, если в нее включены иллюстрации или диаграммы. Вставляйте релевантные изображения, диаграммы или схемы, чтобы визуально показать процесс или действие.
Проверка понятности
Перед публикацией инструкции, прочитайте ее с точки зрения читателя. Убедитесь, что все шаги и объяснения понятны и логичны. Если возможно, попросите кого-то другого прочитать инструкцию и дать обратную связь.
Следуя этим основным элементам, вы сможете составить понятную и эффективную инструкцию, которая поможет читателю выполнить задачу или действие.
Какие принципы следует соблюдать при написании инструкции?
При написании инструкции важно учитывать несколько принципов, чтобы сделать ее понятной и эффективной для читателя. Вот некоторые из них:
Ясность и простота
Инструкция должна быть написана простым и понятным языком. Избегайте сложных терминов и технических терминов, если они необходимы, объясните их в простых словах. Используйте простые предложения и структуру, чтобы избежать путаницы.
Последовательность и логика
Инструкция должна быть организована в логической последовательности шагов. Каждый шаг должен быть связан с предыдущим и следующим, чтобы читатель мог легко следовать инструкции без пропусков или путаницы.
Краткость и ясность
Стремитесь к краткости и ясности в каждом шаге инструкции. Избегайте излишних деталей или повторений. Сосредоточьтесь на самом важном и необходимом для выполнения задачи.
Использование нумерации и маркировки
Используйте нумерацию или маркировку для каждого шага инструкции. Это поможет читателю легко ориентироваться и следовать последовательности действий.
Использование визуальных элементов
Для улучшения понимания и наглядности инструкции можно использовать визуальные элементы, такие как изображения, диаграммы или схемы. Вставляйте релевантные изображения, диаграммы или схемы, чтобы визуально показать процесс или действие.
Проверка понятности
Перед публикацией инструкции, прочитайте ее с точки зрения читателя. Убедитесь, что все шаги и объяснения понятны и логичны. Если возможно, попросите кого-то другого прочитать инструкцию и дать обратную связь.
Следуя этим принципам, вы сможете составить понятную и эффективную инструкцию, которая поможет читателю выполнить задачу или действие.
Какие ошибки нужно избегать при составлении инструкции?
При составлении инструкции следует избегать следующих ошибок:
Непонятный или сложный язык
Инструкция должна быть написана простым и понятным языком. Избегайте использования сложных терминов или специфической терминологии, если она не является необходимой для понимания задачи.
Непоследовательность
Инструкция должна быть логичной и последовательной. Шаги должны быть расположены в правильном порядке, чтобы читатель мог легко следовать инструкции без запутывания.
Недостаточная информация
Инструкция должна содержать все необходимые детали и информацию, чтобы читатель мог успешно выполнить задачу. Избегайте опускать важные шаги или детали, которые могут привести к неправильному выполнению задачи.
Неправильное форматирование
Инструкция должна быть хорошо оформлена и отформатирована. Используйте заголовки, пункты или нумерацию, чтобы разделить инструкцию на логические части. Избегайте длинных абзацев или блоков текста, которые могут быть трудными для чтения.
Отсутствие иллюстраций
Иллюстрации или схемы могут значительно помочь в понимании инструкции. Избегайте отсутствия релевантных изображений, диаграмм
Как проверить понятность инструкции?
Проверка понятности инструкции очень важна, чтобы убедиться, что она будет понятна и легко выполнима для тех, кто ее будет использовать. Вот несколько способов проверить понятность инструкции:
Тестирование на себе
Попробуйте выполнить инструкцию самостоятельно, следуя каждому шагу. Обратите внимание на то, ясно ли написаны инструкции, понятны ли они и легко ли их выполнить. Если вам не удалось выполнить задачу или вы испытали затруднения, это может быть признаком того, что инструкция не ясна.
Попросите кого-то другого выполнить инструкцию
Попросите другого человека, который не знаком с задачей, выполнить инструкцию. Обратите внимание на их реакцию и задайте им вопросы о том, понятна ли им инструкция и есть ли у них какие-либо вопросы или затруднения.
Запросите обратную связь
Попросите людей, которые будут использовать инструкцию, оставить обратную связь. Спросите их, понятна ли им инструкция, есть ли у них какие-либо вопросы или предложения по улучшению.
Проведите тестирование на группе
Если у вас есть возможность, проведите тестирование инструкции на группе людей. Попросите их выполнить задачу, используя инструкцию, и соберите обратную связь от каждого участника. Это поможет выявить общие проблемы и недостатки в инструкции.
Важно помнить, что проверка понятности инструкции является итеративным процессом. Вы можете вносить изменения и улучшать инструкцию на основе обратной связи и результатов тестирования.
Какие примеры хороших инструкций можно привести?
Пример 1: Инструкция по приготовлению салата
1. Соберите все необходимые ингредиенты: огурцы, помидоры, лук, зелень, оливковое масло, соль, перец.
2. Очистите огурцы и помидоры от кожуры и нарежьте их кубиками.
3. Мелко нарежьте лук и зелень.
4. В большой миске смешайте огурцы, помидоры, лук и зелень.
5. Посолите и поперчите по вкусу.
6. Добавьте оливковое масло и тщательно перемешайте все ингредиенты.
7. Салат готов к подаче. Приятного аппетита!
Пример 2: Инструкция по сборке мебели
1. Распакуйте все детали из коробки и проверьте их наличие.
2. Соберите необходимые инструменты: отвертку, молоток, ключи.
3. Следуйте инструкции пошагово, начиная с первого шага.
4. При сборке используйте правильные крепежные элементы и следуйте указаниям по их использованию.
5. При необходимости, просмотрите видео-инструкцию или обратитесь за помощью к специалисту.
6. Проверьте, что все детали правильно собраны и крепко закреплены.
7. Уберите все инструменты и упаковочные материалы.
8. Ваша мебель готова к использованию!
Пример 3: Инструкция по использованию электронной книги
1. Включите электронную книгу, нажав на кнопку питания.
2. Используйте кнопки-стрелки для перемещения по страницам.
3. Чтобы открыть меню, нажмите на кнопку “Меню”.
4. В меню вы можете выбрать различные опции, такие как настройки языка, размера шрифта и подсветки.
5. Чтобы закрыть меню, снова нажмите на кнопку “Меню”.
6. Для перехода к определенной странице, используйте функцию поиска или перехода по главам.
7. После чтения выключите электронную книгу, удерживая кнопку питания.
8. Зарядите батарею при необходимости, подключив книгу к зарядному устройству.
Это всего лишь несколько примеров хороших инструкций, которые я могу привести. Хорошая инструкция должна быть понятной, последовательной и содержать все необходимые шаги для выполнения задачи. Она должна быть написана простым языком и содержать ясные и понятные указания. Важно также учитывать потребности и уровень знаний целевой аудитории, чтобы инструкция была доступной для всех пользователей.
Как использовать инструкцию в повседневной жизни?
Инструкции могут быть полезными во многих ситуациях в повседневной жизни. Вот несколько примеров, как использовать инструкцию:
Сборка мебели или других предметов
Когда вы покупаете новую мебель или другие предметы, они часто поставляются в разобранном виде. В этом случае инструкция поможет вам правильно собрать предмет. Инструкция будет содержать шаги, которые нужно выполнить, и даже может включать иллюстрации или диаграммы для более наглядного понимания.
Приготовление пищи
Инструкции также могут быть полезными при приготовлении пищи. Например, если вы впервые готовите сложное блюдо, инструкция поможет вам следовать правильной последовательности шагов и использовать правильные пропорции ингредиентов. Инструкция может также содержать советы по приготовлению и хранению пищи.
Использование электроники
Когда вы покупаете новое устройство, такое как смартфон, компьютер или телевизор, инструкция поможет вам настроить и использовать его правильно. Она может содержать информацию о функциях устройства, способах подключения и настройки, а также советы по безопасности и уходу за устройством.
Сборка игрушек или моделей
Если у вас или ваших детей есть игрушки или модели, которые нужно собрать, инструкция будет необходима для правильной сборки. Она может содержать шаги, которые нужно выполнить, и даже предупреждения о возможных опасностях или сложностях.
Использование нового программного обеспечения
Когда вы устанавливаете новое программное обеспечение на компьютер или мобильное устройство, инструкция поможет вам разобраться в его функциях и использовании. Она может содержать информацию о настройках, функциях и способах использования программы.
Важно помнить, что инструкции должны быть понятными и последовательными. Если вы сталкиваетесь с трудностями при использовании инструкции, не стесняйтесь обратиться за помощью к другу, семье или специалисту.
Заключение
Инструкция – это особый вид текста, который содержит последовательность действий или указаний, необходимых для выполнения определенной задачи. Она помогает нам разобраться в сложных процессах и сделать что-то правильно. Инструкции могут быть разных видов, например, рецепты, инструкции по сборке или использованию устройств, правила игр и многое другое. Чтобы инструкция была понятной и эффективной, важно учесть несколько принципов: использовать простой язык, структурировать информацию, использовать наглядные иллюстрации и проверять понятность инструкции. Хорошо составленная инструкция поможет нам справиться с задачей и избежать ошибок. Поэтому важно уметь писать и использовать инструкции в повседневной жизни.