Как правильно писать инструкции для сотрудников

Вам будет интересно

Перейти на главную блога

Как правильно написать должностную инструкцию

На чтение 3 мин Просмотров 288 Опубликовано 14.08.2023
Обновлено 14.08.2023

Должностная инструкция – это внутренний документ компании, в котором отражены основные трудовые обязанности работника. Именно на нее ссылаются работодатели при поручении каких-либо заданий своим сотрудникам.

О том, что такое должностная инструкция, зачем она нужна работодателю и как ее составить, вы можете узнать из данной статьи.

Содержание

1. Что такое должностная инструкция
2. Какие бывают должностные инструкции
3. Для чего нужна должностная инструкция
4. Из чего состоит должностная инструкция

Что такое должностная инструкция

Должностная инструкция содержит не только трудовые функции работника, круг должностных обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования, которые предъявляются к занимаемой должности.

По Трудовому кодексу РФ утверждать должностные инструкции для сотрудников обязаны только госкомпании. Все остальные могут писать их по своему усмотрению, без строгого шаблона. При этом составление такого соглашения выгодной как для компании, так и работника.

Читать также о том, как правильно давать конструктивную критику сотрудникам

Какие бывают должностные инструкции

Документ может быть индивидуальным для каждого работника или типовым для разных категорий должностей.

1. Индивидуальные – составляется при различии в обязанностях сотрудников, занимающих одну должность. Например, в магазине два продавца: один следит за обновление продукции на витрину, а второй – пробивает товары на кассе. Надо переутверждать для каждого нового сотрудника.
2. Типовые – работники, занимающие одну должность, выполняют одинаковые обязанности. В данном документе не указываются инициалы работника, действителен для новых сотрудников.

Для придания должностной инструкции юридической силы необходимо:

• Утвердить ее: заверить подписью и печатью руководителя.
• Ознакомить с ним сотрудника под подпись.

Для чего нужна должностная инструкция

Должностная инструкция позволяет решать недопонимания, возникающие в процессе трудовых взаимоотношений.

Основные преимущества документа для работодателя:

• Равномерное распределение обязанностей;
• Возможность поощрения и наказания за соблюдение сроков и качества;
• Понятная организационная структура, иерархия;
• Возможность легко разрешить конфликты, в том числе в суде;
• Обоснование разных окладов для должностей с похожим набором функций, но разным уровнем квалификации;
• Возможность проверки знаний, квалификации сотрудников (если это указано в должностной инструкции).

Плюсы должностной инструкции для работника:

• Четкий список обязанностей, KPI;
• Защита своих интересов в суде.

Должностная инструкция не используется при заключении с работником договора гражданско-правового характера. Не соблюдение данного предписания может повлечь собой штраф на имя компании в размере от 50 до 100 тысяч рублей.

Читать также про то, как создать эффективную команду

Из чего состоит должностная инструкция

В законе не указан определенный шаблон должностной инструкции. Обычно документ содержит следующие разделы:

• Заголовок. Содержит название организации, дату утверждения, инициалы утвердившего лица, наименование должности, ФИО сотрудника (в индивидуальной инструкции).
• Общие положения. Включены сведения об образовании, квалификации наемного работника, правила работы. Здесь также прописывается кто может принять на работу и уволить сотрудника, кем его можно заменить в случае болезни или отпуска.
• Должностные обязанности. Прописывается весь функционал работника: задачи, сроки, качество. Желательно все прописать четко, без общих фраз.
• Права. В этом разделе указывают, что сотрудник может требовать от других, кто ему подчиняется, как и по какому вопросу он может обратиться к руководству.
• Ответственность. Обговариваются случаи, когда работника могут наказать или подвергнуть дисциплинарному взысканию.
• Взаимодействие. Указывается, кому подчиняется работник, чьи приказы должен выполнять, как и с кем взаимодействовать.

Этот список не является исчерпывающим, компании могут включать в документ дополнительные блоки, например, критерии оценки KPI.

Перед разработкой должностной инструкции лучше ознакомиться с нормативами, правовыми документами. Для составления грамотного документа, учитывающего интересы всех сторон, можно привлечь юристов.

Читать также о том, как стать хорошим стратегическим лидером

Предприниматель, бизнес-трекер, пишу о том, как развивать бизнес в условиях неопределенности

Как оформить должностную инструкцию

Редактор: Наталья Митькина

Бывает, в компаниях или у ИП обязанности сотрудникам объясняют только устно. А потом работники отказываются выполнять поручения, и ничего с этим не сделаешь. Не допустить такого поможет грамотная должностная инструкция

---

Ольга Семенова

Эксперт по кадровому делопроизводству

Поделиться

Обычная история с должностной инструкцией у работодателя: скачали шаблон, а реальные обязанности объяснили на словах. А потом руководитель дает поручения, а сотрудник такой: «С чего это я буду делать? У меня в обязанностях этого нет».

И никакой управы работодатель найти не может, трудовая инспекция будет на стороне сотрудника. Сейчас расскажем, как не попасть в такую ситуацию.

Что такое должностная инструкция

Должностная инструкция — внутренний документ с подробным описанием, чем сотрудник занимается в компании или у ИП. В документе перечислены:

Судебная практика доказывает: если есть должностная инструкция, у работодателя больше шансов выиграть судебный спор.

Какие бывают должностные инструкции

В законе нет единых требований к форме и содержанию, но обычно должностные инструкции делят на индивидуальные и типовые.

Индивидуальные — составляют, если у сотрудников должности называются одинаково, но есть различия в обязанностях.

Типовые — если на одинаковой должности работники занимаются одним и тем же.

Вот основные различия типовой и индивидуальной должностной инструкции:

Чтобы должностная инструкция стала обязательной для работников, надо выполнить два условия:

Если просто составить список обязанностей и назвать это должностной инструкцией, у нее не будет юридической силы.

Для чего нужна должностная инструкция

Без должностной инструкции сотрудник не всегда знает и понимает свои задачи: за что его могут наказать или, наоборот, поощрить. Работодатель не может эффективно управлять персоналом, быстро решать конфликты и трудовые споры в суде. Вот основные преимущества должностной инструкции для работодателя и работника.

Для работодателя:

1. Равномерное распределение задач. В инструкции описаны задачи каждого сотрудника. Нет такого, что один сотрудник горит и зашивается, а другой спокойно пьет кофе каждые 10 минут и смотрит фотки в соцсетях.

3. Понятная иерархия. Каждый сотрудник знает, кому подчиняется. Нет такого, что все сразу бегут со своими проблемами к генеральному директору, — сотрудники решают вопросы через своего руководителя;

Если сотрудники не понимают свои обязанности, они могут ссориться, кто возьмет наиболее сложные задачи. С должностной инструкцией так не получится. Они не могут сказать: «Я не успеваю, пусть лучше Иван Петрович возьмется — он более опытный».

4. Работодателю легче решить вопросы в суде. Допустим, сотрудник плохо работал, его уволили, и он подал в суд. Без должностной инструкции его, скорее всего, восстановят на работе, а компания или ИП должны будут выплатить компенсацию за время, пока он не работал.

Другое дело — с должностной инструкцией: работодатель предъявит ее в суде и докажет нарушение. Тогда суд будет на его стороне.

В должностной инструкции много плюсов и для сотрудников:

3. Защита в суде. Сотрудник может отстоять свои права в суде. Должностную инструкцию можно использовать как доказательство того, что человека наказали без оснований.

Какие пункты есть в должностной инструкции

В законе нет требований к оформлению должностной инструкции, поэтому разделы, их названия, содержание и количество пунктов работодатель может составить под себя.

Вот структура, которую обычно используют при разработке должностной инструкции:

Заголовок. В заголовке указывают название организации или ФИО ИП, гриф утверждения документа и должность того, кто утверждает инструкцию.

В случае с компанией утвердить может как руководитель, так и любой работник по его приказу — например, начальник отдела, кадровый работник. После этого идут данные о профессии или специальности, для которой составлена инструкция, и ФИО работника, если она индивидуальная. Дальше — название структурного подразделения работодателя, если оно есть: управление, отделение, отдел, служба, бюро, цех, лаборатория, сектор.

Общие положения. В этом разделе пункты, обязательные для всех сотрудников:

Функции, должностные обязанности. Здесь подробно пишут, какую работу должен выполнять сотрудник: все обязанности, из чего складывается его работа, какие сроки он должен соблюдать.

Должностная инструкция должна соответствовать тому, чем на самом деле сотрудник занимается. Например, в инструкции повара нельзя указать, что он должен чинить электроприборы на кухне.

Часто в типовых инструкциях пишут непонятным языком, канцеляритом, общими фразами. Пишите простым языком, иначе работнику будет тяжело понять, что конкретно он должен делать.

Права. В этом разделе указывают, что сотрудник может требовать от других, кто ему подчиняется, как и по какому вопросу он может обратиться к руководству.

Ответственность. Здесь перечисляют случаи, за которые сотрудника можно наказать. Например, когда выполнил работу некачественно и не в срок, не соблюдал трудовую дисциплину, не соблюдал нормы труда, не выполнял поручения руководства.

Взаимодействие. В разделе указывают, кому подчиняется работник, чьи приказы должен выполнять, как и с кем взаимодействовать.

Дополнительные пункты. Работодатели могут дополнять список основных разделов должностной инструкции под свои задачи. Например, отдельно выделить блок с результатами работы — KPI — и прописать там критерии, по которым оценивается эффективность: объем продаж, количество заявок, скорость доставки заказа.

Можно указать конкретные показатели — 50 продаж в месяц. Но если эти цифры часто меняются, удобнее прописать, что сотрудник обязан выполнять согласованный план, и каждый месяц обновлять этот план, чтобы не менять должностную инструкцию.

Как правильно разработать должностную инструкцию

Чтобы разработать должностную инструкцию, нужно пройти несколько этапов. Давайте разберем процедуру по шагам.

Если вы не хотите сами читать гору документов, проконсультируйтесь с экспертом по трудовому праву.

Не всегда то, что указано в профстандартах, подходит конкретному работодателю. Трудовые обязанности и требования к уровню квалификации по одной и той же должности могут существенно различаться.

Шаг 2. Разработать должностную инструкцию. Стандартной формы нет, за основу можно взять пункты, которые мы предложили выше.

Разрабатывать должностную инструкцию может руководитель организации, кадровая служба, юристы или вообще сам работник. Бывает, руководитель либо сам берет типовые требования для должностной инструкции, либо поручает работу юристам или кадровикам.

Проблема может возникнуть, если руководитель или кадровики не очень хорошо понимают суть работы специалиста, для которого создается инструкция.

Чтобы не попасть в такую ситуацию, лучше, если в разработке должностной инструкции будут участвовать все заинтересованные лица: руководитель, юристы, кадровики, руководители структурных подразделений и сам сотрудник.

Шаг 3. Проверить у юристов. Юристы должны проверить, что должностная инструкция соответствует законодательству, нормам охраны труда и локальным нормативным актам работодателя.

Шаг 6. Хранить должностную инструкцию. Хранить нужно в отделе кадров или у непосредственного руководителя.

Как внести изменения в существующую инструкцию

Бывает, что у работодателя меняется структура, штатное расписание, название должностей, обязанности. В этом случае надо изменить и должностные инструкции.

Если компания просто меняет название либо ИП — ФИО, нужно:

Чтобы изменить часть должностной инструкции, нужно:

Или можно утвердить новую должностную инструкцию, а старую отменить.

Если обязанности работника в организации — трудовая функция — изменяют в одностороннем порядке, его нужно предупредить минимум за два месяца.

Если в работе ничего не меняется, просто работник будет трудиться другим способом, — предупреждать не обязательно.

Если должностная инструкция меняется кардинально, то работодателю лучше утвердить новую, в другой редакции.

В этой статье мы расскажем о том, как правильно написать инструкции для сотрудников и как сделать так, чтобы они действительно работали, а не просто лежали бесполезной грудой цифровых файлов или стопкой распечатанных документов на столе.

Правильно написанные инструкции для сотрудников помогают наладить и отшлифовать разные процессы в бизнесе.

Зачем писать инструкции для сотрудников

1. Обучение новых сотрудников

Одним из довольно болезненных моментов почти в каждой компании является обучение новых сотрудников. А если бизнес развивается активно, то новые сотрудники нужны все чаще, а это большие временные затраты на их обучение. Ведь логично, что люди, которые приходят в компанию, не обладают нужными именно вам знаниями и, соответственно, передача опыта просто необходима. Обычно обучением новичков занимается самый компетентный сотрудник в компании, а на первых порах эту функцию выполняет сам владелец. К примеру, вы набираете менеджеров по продажам и, естественно, что обучает их самый крутой менеджер по продажам в вашей компании. 

А теперь смотрите, что происходит. Продавцов обучает самый крутой продавец, т.е. он не продает, а тратит свое время на обучение людей, которые только что пришли в компанию и далеко не факт, что останутся в ней работать. И вот представьте себе, что самый опытный человек, который делает самые лучшие продажи, занимается обучением и не продает. Со временем этот человек теряет компетенцию продаж, потому что он все меньше и меньше продает и все больше обучает. В результате обучения все пять менеджеров обладают разной компетенцией, потому что одному что-то объяснили не совсем так, второму вообще не объяснили, третий не понял, а четвертый услышал не так. И в итоге в компании образуется пять новых менеджеров, которые продают не очень и один продавец, который фактически перестает продавать, за счет чего компания несет убытки. Согласитесь, что в этой схеме явно что-то не так.

В случае, если наш пример вызвал у вас сомнение, предлагаем проверить компетенцию своих сотрудников, задав им всем один вопрос средней сложности, например, сколько стоит доставка вашего продукта во Владивосток. Скорее всего, вы получите разные ответы.

2. Конфликтные ситуации

Помимо довольно средней компетенции каждого сотрудника, между людьми при решении спорных вопросов возникают конфликты, так как каждый опирается на полученные во время обучения данные, однако никто из них не обладает твердыми знаниями о том, где можно найти ответ и проверить правильность своих знаний.

3. Носители уникальных знаний 

Другая довольно частая проблема заключается в наличии в компании сотрудника, который является своеобразным хранителем знаний — «звезда», которую вы очень боитесь потерять.  И чаще всего это опытные и матерые старички, и когда они всем довольны, то в офисе все спокойно, но при накале ситуации они чаще всего начинают манипулировать, так как понимают что обладают опытом и знаниями, которыми не обладают другие сотрудники. И это довольно неприятная ситуация.

В итоге складывается такая картина: большие временные затраты на обучение каждого сотрудника, неэффективное использование ключевых сотрудников, разрозненные бессистемные знания у новых кадров, конфликтные ситуации, наличие «звездных» сотрудников и в результате бардак в бизнесе, бардак в процессах.

Решение есть: инструкции

И решение этому есть — правильное написание регламентов или инструкций. Но инструкция не просто должна быть написана (в довольно многих компаниях регламенты есть), она должна реально работать (и тут уже все гораздо хуже). А документы часто не работают из-за того, что пользоваться ими просто невозможно: очень формальный язык, не учтено много нюансов, документы оторваны от реально происходящих процессов, введены в повелительной форме, и люди просто не понимают, как их использовать.

Как написать инструкции для сотрудников

Давайте разбираться, как писать инструкции для сотрудников так, чтобы они работали, а владелец бизнеса, тратил бы на это минимум времени. Ведь написание регламентов — это далеко не ключевая компетенция руководителя.

Техника “диктофон”

Одна из эффективных техник — техника «диктофон». Когда в компании случается какая-то проблема, вместо того, чтобы ругаться и кричать, пригласите к себе человека и попросите его включить диктофон, после чего вы совместно подробно разбираете сложившуюся ситуацию и описываете то, как нужно поступить. Таким образом, у сотрудника на руках оказывается аудио инструкция относительно конкретной ситуации.  А теперь попросите его написать документ, отражающий эти знания и то, как их использовать. Когда вы прочтете этот документ, вы увидите, что он не будет иметь ничего общего с тем, что вы ожидали.

В данной ситуации произошла очень частая проблема разрыва коммуникации, когда вас не воспринимают так, как вы думаете и, возможно, вы толком не умеете доносить свою мысль. После этого вы просто даете новые правки и со второго или третьего раза сотрудник сделает документ, который вас будет полностью устраивать.

В итоге: документ написан не вами, а сотрудником, который непосредственно работает в этой области, за счет чего вы экономите свое время, документ вызывает больше доверия среди остальных сотрудников, ну и самое главное — у вас на руках есть работающий алгоритм. И на каждую такую ситуацию «узкого горлышка» нужно писать работающие инструкции для сотрудников. Это то, что мы называем правильно созданным активом компании — способ, который решает проблему и не создает проблем в будущем.

Принцип здравого смысла

При написании инструкций для сотрудников очень важно помнить о принципе здравого смысла.

Во-первых, не нужно описывать очевидные вещи, например, как взять ручку со стола. 

Во-вторых, если человек добивается результата, действуя не совсем по регламенту, не мучайте сотрудника. Не нужно требовать соблюдения регламента один к одному. Например, у вас есть скрипт продаж, новенький менеджер конечно же изучает этот скрипт, узнает через него особенности вашего продукта, и было бы странным, если бы он начал продавать так, как считает нужным. Но со временем человек набирается опыта, и если это талантливый продавец, он понимает как сделать лучше, то он будет продавать каким-то другим образом и его результат будет в разы лучше.  В таком случае нет никакого смысла добиваться от него выполнение скрипта. Здесь лучше сделать скрипт, основанный на опыте этого менеджера. Тогда у вас на руках будет две работающие инструкции.

Не устраивайте из документов бюрократию. Эти документы пишутся для того чтобы сделать результат, а не для их досконального выполнения. 

Регламенты — это отличный инструмент, который помогает навести порядок в организации или в какой-то области деятельности. Помните, что со временем документы нужно пересматривать, дорабатывать, менять и убирать неактуальные.

Когда нужно писать инструкции для сотрудников

Смена должности

Создавать регламенты можно не только в случае возникновения проблемы, но и тогда, когда человек покидает область своей деятельности. В такой ситуации с сотрудником можно договориться (предложив, например, бонус или поставив задачу на период последних двух недель его работы) о написании инструкции по области его деятельности, чтобы с приходом нового сотрудника не возникло проблем с передачей дел. И тогда при смене сотрудника вам не придется обрывать телефон и закрывать старые вопросы с людьми, которые занимаются другими задачами или находятся в отпуске.

Повышение

И еще одна ситуация, когда уместно создавать инструкции для сотрудников. Например, отдел развивается и там есть человек, который хочет стать руководителем, тогда вы объясняете ему, что задача руководителя в том, чтобы сотрудники обладали едиными знаниями, и для этого нужно описать область деятельности отдела, так как это входит в задачу руководителя. Вы можете попросить написать документы с ответами на самые частые вопросы и при наличии таких документов сотрудники просто перестают постоянно дергать руководителя.

Проблемные области

Документ пишется тогда, когда действительно есть проблема. Например, ситуация, когда все создаваемые регламенты выглядели совершенно по-разному — не совпадали шрифты, цвета, выравнивание. Это очень раздражает и отвлекает, работать неудобно. Поэтому была написана инструкция о том, как писать регламенты, где описан стиль форматирования и структуру документа.

Или регламент по встрече гостей в офисе. Когда в офис приходят предприниматели, юристы или журналисты, офис-менеджер настойчиво пытается выяснить, чем угостить людей — чаем или кофе, немного отвлекая всех от процесса. Потом во время чаепития гостям приносили разные кружки, и в целом возникали неловкие ситуации в виде отсутствия салфеток, чайной ложечки, сахара, размокших от чайных пакетиков салфеток и было неловко.

В итоге появился документ, где прописали, что про вкусовые предпочтения гостей нужно спрашивать не в процессе экскурсии, а в кабинете, что чай подавать в отдельной специальной для этого посуде, купить тростниковый сахар и к нему специальные щипчики. И проблема ушла, теперь при смене офис-менеджера ничего не поменяется, а гости и хозяева избавлены от неловких ситуаций.

Поэтому, если в вашей компании есть места, которые вас напрягают, вызывают стресс, вам что-то не нравится — просто исправьте это и опишите процесс так, каким бы вы его хотели видеть. Создавайте актив в виде инструкции для сотрудников, и эти ситуации больше не повторятся.

Памятки

Нужный документ для любой компании — памятка по отпускам и больничным, где расписано, кому и какие документы нужно отправлять.

Должностные инструкции

Документы, описывающие каждую позицию, с описанием того, как нужно работать, чтобы качественно выполнять свою работу. Ведь довольно часто люди некачественно выполняют свою работу не специально, а потому что они просто не знают, как сделать правильно и какой результат от тебя ожидает твой работодатель или руководитель. Задача руководителя — объяснить сотруднику как сделать свою работу хорошо, описать что хочет получить компания и какие действия при этом нужно сделать. Должностные инструкции в этом помогут.

Структура инструкций для сотрудников

Вступление

Начните документ со вступления, опишите проблему, которую решает документ, опишите ситуацию, которая привела к созданию регламента, кому этот документ предназначается и кому он может помочь.

Тело регламента

Сам регламент. Детальное описание действий и результата. Сама инструкция к действию.

Успешные примеры

Опишите успешные примеры применения данного регламента

Неуспешные кейсы

Приведите неуспешные кейсы, которые возникали до внедрения или при неисполнении данного регламента.

Используя такую довольно простую структуру, вы создадите более человечный документ с большим количеством примеров, что поможет сотрудникам с разным рабочим и жизненным опытом лучше понять о чем идет речь.

Как внедрить инструкции для сотрудников

Теперь расскажем немного о том, где внедрить регламенты. Если у вас сейчас нет инструмента, который помогает в создании, использовании и хранении регламентов, создавайте их хотя бы на обычной бумаге и раздавайте своим сотрудникам. И это будет гораздо лучше, чем их отсутствие. Со временем вы можете начать использовать Google Документы, или создавать их на специальных платформах.

Обязательно изучите автоматизированные сервисы, там есть много интересных особенностей, которые помогут вам отслеживать актуальность документов, тестировать знания сотрудников и добиваться того, чтобы регламенты действительно работали.

Даже самая хорошо написанная инструкция для сотрудников может лежать без дела. И если вы хотите, чтобы документы жили в компании, чтобы они работали, а люди их читали и ими пользовались, то нужно проводить с ними ознакомление, а потом тестирования, а также делать регулярные проверки знаний по этим документам.

Должностная инструкция сотрудника (далее – ДИС) – это внутренний документ предприятия. Он предназначен для обозначения прав, обязанностей и зон ответственности любого работника – от простого консультанта до гендиректора. Как правильно оформлять этот документ и каковы плюсы от его использования в работе? В настоящей статье разберемся с правилами написания и утверждения ДИС в компании, а также ответим на самые часто задаваемые вопросы.

Наличие ДИС – это обязанность предприятия?

В соответствии с действующим законодательством, наличие ДИС является обязанностью только государственных учреждений. Также существуют отраслевые нормативы, регламентирующие должностные обязанности некоторых специальностей (пример — медицинские работники или представители частной охраны).

Все остальные организации не обязаны использовать ДИС в своей работе. Решение о внедрении такого документа в HR-процессы принимает сама компания, если у нее есть соответствующая потребность. Отметим, что на предприятиях с количеством сотрудников свыше 150 человек не обойтись без ДИС, т.к. именно этот инструмент позволяет должным образом следить за содержанием обязанностей и качеством их исполнения.

В каких случаях пригодится ДИС?

Наличие такого документа полезно не только для работника, но и для работодателя. Рассмотрим стандартные случаи, в которых любой из сторон трудовых отношений желательно иметь в наличии ДИС:

• Судебное разбирательство между работодателем и сотрудником. Подписанные ДИС предоставляют в качестве доказательства исполненных или неисполненных должностных обязанностей.

• Обоснование отказа в трудоустройстве на должность. Ссылаясь на пункты ДИС, можно доказать, что кандидат не соответствует требованиям работодателя и не обладает достаточной компетенцией.

• Проверка квалификации работника в рамках испытательного срока. Установленные при устройстве на работу должностные обязанности позволяют своевременно оценить навыки сотрудника и определить его соответствие занимаемой должности. 

• Распределение и конкретизация функционала работников. Четкие и понятные ДИС позволяют избежать рабочих конфликтов, связанных с размытыми границами ответственности и не совсем правильным распределением нагрузки между сотрудниками.

Как проверить будущего сотрудника?

Должностная инструкция может защитить компанию от многих HR-рисков, возникающих после трудоустройства нового сотрудника. Но не менее рациональным подходом является всесторонняя проверка физического лица до заключения с ним трудовых отношений. Именно для этих целей Цифровая платформа СберКорус разработала Сервис проверки физических лиц (СПФЛ), который позволяет получить всю необходимую информацию о будущем работнике: подлинность паспорта и документов об образовании, подтверждение трудового опыта, наличие правонарушений, исполнительных производств, процессов банкротства и многое другое. Функционал сервиса помогает бизнесу отсеивать нежелательных кандидатов и сокращать риски трудоустройства человека с сомнительными характеристиками.

По какому шаблону заполнять ДИС? 

Законодательством не утвержден единый формуляр должностной инструкции, поэтому она может быть написана в свободной форме.

Стандартная ДИС должна состоять из следующих основных разделов:

• общая информация о работодателе и сотруднике;

• сведения о должностных лицах, которым подчиняется работник;

• требования к образованию, квалификации, трудовому опыту;

• перечень должностных обязанностей и прав работника; 

• сведения об уровне ответственности (в т.ч. материальной) в случае нарушения положений ДИС.

Также следует сделать отметки о месте составления ДИС и о должностных лицах, уполномоченных ее утверждать. Не забывайте, что без подписей сторон документ не будет иметь юридической силы.

Как выглядит процесс утверждения ДИС?

Кто должен отвечать за составление и оформление должностной инструкции – в законе не установлено. Но подписывать и утверждать ДИС имеет право только руководитель. В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 порядок утверждения такой: в правом верхнем углу документ должен содержать печатный гриф «Утверждаю», также указываются сведения об уполномоченном руководителе и его должности. Если вышеуказанный гриф отсутствует, то для утверждения ДИС составляются отдельные приказы. Работник и руководитель должны проставить свои подписи в документе.

Можно ли сделать персональную ДИС?

Да, помимо типовых должностных инструкций можно создать индивидуальные, под обязанности и зону ответственности какого-либо конкретного сотрудника. В данном случае имейте в виду, что при каждой кадровой замене потребуется утверждать новую структуру и текст ДИС. Если у сотрудников на одинаковых должностях совпадают выполняемый функционал и обязанности, то совершенно бессмысленно составлять для них уникальные и именные ДИС. Можно обойтись единым образцом инструкции, которая оформляется в качестве общего макета для всех сотрудников на какой-либо одноименной должности.