Как правильно писать рабочие инструкции

РАБОЧАЯ ИНСТРУКЦИЯ, РЕГЛАМЕНТ И ПРОЦЕСС: В ЧЕМ ОТЛИЧИЯ

Термин «рабочая инструкция» неотрывно связан с термином «рабочий регламент». Регламент — это документ, который регулирует бизнес-процесс.

Таким образом все три понятия — процесс, регламент и инструкция — являются взаимосвязанными. Эти термины используются в современном менеджменте по управлению процессами организации — Business Process Management (BPM).

Многие руководители часто путают эти три термина. Большинство руководителей пишут рабочие инструкции и называют их регламентами (в английской терминологии регламенты называются процедурами) или определяют регламент как процесс. 

► Что такое Бизнес-процесс?

Стандарт ISO 9001 (Системы менеджмента качества) определяет понятие Бизнес-процесса как «Набор связанных или взаимодействующих действий, которые преобразуют входы в выходы». 

Можно уточнить: процесс — это последовательность действий с порядком реализации во времени, которая преобразует заданные входные данные в выход (результат, продукт). 

Любое действие или набор действий, которые используют ресурсы для преобразования входных элементов в результаты, можно рассматривать как процесс.

Бизнес-процессы моделируются на основе стандарта модели бизнес-процессов и нотации BPMN (Business Process Management Notation).

Модель бизнес-процесса визуально представляется в виде блок-схемы:

Не путайте регламент процессом. 

► Что такое Регламент?

В стандарте ISO 9001 говорится, что Регламент — это «Определенный способ выполнения деятельности или процесса». Если у вас есть процесс, который должен происходить определенным образом, и вы указываете, как это происходит, значит вы разработали Регламент.

Регламент является обязательным для разработки любой системы менеджмента качества. 

Важно, что не все процессы должны иметь регламенты. И что один и тот же процесс может быть связан с одной или несколькими регламентами.

Регламент будет определяться необходимостью детализировать конкретный способ выполнения действий процесса с учетом юридических вопросов, соблюдения нормативных требований, способов и техник выполнения или политик компании. 

Регламенты используются для тех видов деятельности, в которых связаны несколько операций и задействованы разные люди или отделы компании (например Регламент закупок, Регламент оценки поставщиков, Регламент привлечения клиентов, Регламент автоматизации счетов-фактур и т.п.).

► Что такое Рабочая инструкция?

Рабочие инструкции — это документы, которые ясно и точно описывают правильный способ выполнения определенных задач.

Рабочая инструкция часто требуется для описания выполнения сложных задач. Таких, которые требуют использования различных инструментов, различных знаний, а также, если действия сотрудника могут причинить неудобства или повреждения, если они будут выполнены не в установленном порядке. 

То есть рабочая инструкция описывает, диктует или оговаривает шаги, которые необходимо выполнить для правильного выполнения любого конкретного действия или работы. 

Например, «Инструкция предоставления скидки», «Инструкция расчета стоимости проекта», «Инструкция оформления командировки» и т.п.

Рабочие инструкции в основном сосредоточены на объяснении того, как будет выполняться конкретная работа. Рабочая инструкция является обязательной. Если она не обязательна, то это будет Рабочим руководством.

КАК НАПИСАТЬ РАБОЧУЮ ИНСТРУКЦИЮ: 7 ПРАВИЛ

Рабочая инструкция должна быть похожа на пошаговое руководство: делай раз, делай два, делай три.

Рабочие инструкции должны четко разъяснять, как сотрудники выполняют свои задачи. В них нет места для интерпретации. Они не должны быть расплывчатыми. С помощью рабочей инструкции вы хотите свести к минимуму вероятность того, что они запутают ваших сотрудников. Это означает, что ваши инструкции должны быть максимально краткими и простыми. 

Интернет изобилует забавными примерами плохо написанных инструкций и других, имеющих забавное двойное значение. Ниже представляем 6 правил, по которым специалисты Active Sales Group разрабатывают рабочие инструкции на проектах по усилению систем управления:

► Правило № 1 — ЯСНОСТЬ

Сотрудник читает рабочую инструкцию и сразу понимает смысл. Избегайте многосложных слов, сложных предложений, жаргона, сокращений, слишком большого количества технических терминов (без их объяснения).

Пишите рабочие инструкции так, чтобы их было легко понять каждому сотруднику, выполняющему задание. Даже новичку.

Используйте простые структуры предложений: существительное (подлежащее) — глагол (сказуемое) — определение (прилагательное) — существительное (дополнение) — существительное (обстоятельство места).

Пример: «Менеджер (подлежащее) использует (сказуемое) полученные (определение) данные (дополнение) для формирования запроса на расчет (дополнение)».

Важно: избегайте деепричастных и причастных оборотов! Всегда используйте вместо них слово «который/-ая».

Используйте нумерованные списки и иерархические списки для ясного изложения смысла инструкции.

► Правило № 2 — ДОСТУПНОСТЬ

Если ваши регламенты и инструкции лежат на сетевом диске, но вы перевели отдел на дистанционную работу, не забудьте обеспечить быстрый доступ сотрудников к документам.

Помните, что необходимо управлять качеством работы не только офисных сотрудников. Легкий доступ к рабочим инструкциям должен быть у торговых представителей, работников склада и производства, а также продавцов на торговой точке.

► Правило № 3 — ДОСТОВЕРНОСТЬ

Сотрудники должны рассматривать рабочие инструкции как достоверные, полезные и точные. В противном случае это просто еще одна хорошая идея, о которой никому нет дела. Проконсультируйтесь с наиболее опытным сотрудником, выполняющим задание, и попросите его объяснить, как выполняется работа. Убедитесь, что ваши инструкции соответствуют действительности.

► Правило № 4 — СОГЛАСОВАННОСТЬ

Рабочие инструкции должны следовать единому стилю. Согласованность в терминологии, стиле и методах изложения упрощает их изучение и усвоение. Также с точки зрения согласованности и релевантности они должны отвечать существующим навыкам сотрудников.

► Правило № 5 — КРАТКОСТЬ И ЯСНОСТЬ

Рабочая инструкция — это всегда краткость и ясность. Пишите максимально кратко и четко.

Если вы не можете объяснить подчиненным в простой форме, значит, вы недостаточно хорошо это понимаете! Найдите время, чтобы понять это полностью. Это позволит избежать ошибок в дальнейшем. 

Написание рабочей инструкции — это не значит выглядеть умно. Ваш текст должен быть понятен и ветеранам, и новичкам. Постарайтесь сделать его максимально коротким и простым.

► Правило № 6 — ВИЗУАЛЬНОСТЬ

Мы живем в визуальном мире. 90% людей воспринимают информацию визуально. Чтобы удовлетворить эту потребность используйте изображения, рисунки и видео в своих рабочих инструкциях. Подумайте, кто будет использовать ваши рабочие инструкции, и постарайтесь подготовить их соответствующим образом.

► Правило № 7 — ЭКСПЕРТНОСТЬ

Рабочую инструкцию должен писать человек, у которого есть опыт в выполнении задачи. Не передавайте задачу по написанию рабочих инструкций человеку, который не на 100% знаком с работой.

Поручайте написание рабочих инструкций руководителям отделов. Во время написания инструкций они лучше узнают проблемы своего производственного процесса и смогут их исправить.

КАК НАПИСАТЬ РАБОЧУЮ ИНСТРУКЦИЮ ЗА 12 ШАГОВ

Чтобы вы смогли быстро написать рабочую инструкцию, воспользуйтесь нашим алгоритмом действий. Распечатайте этот список, он поможет вам пошагово разработать любую инструкцию:

1. Идентифицируйте процесс, этап и задачу, для выполнения которой вы создаете рабочую инструкцию;***
2. Определите результат, который должен получить сотрудник как итог выполнения задачи;***
3. Оцените масштаб задачи;***
4. Определите функционал сотрудника, который должен отвечать за выполнение задачи, и его должность;***
5. Определите (или разработайте) необходимые инструменты, необходимые для выполнения задачи;***
6. Упомяните о любых требованиях безопасности (для производственного процесса);***
7. Выберите подходящий и удобный формат изложения текста;
8. Используйте полезные наглядные пособия;***
9. Проверьте текст на предмет простоты и краткости изложения;
10. Удалите ненужный жаргон и технические термины;***
11. Проверьте инструкцию на сотруднике, который ее будет исполнять;***
12. Исправьте ошибки.

Используйтесь изложенными в статье алгоритмами для того, чтобы разрабатывать регламенты и должностные инструкции с целью повышения эффективности работы вашего подразделения.

Рабочая инструкция — один из документов, определяющий ход рабочего процесса в стандартном виде. Это документ, в котором регламентируются предписания по выполнению определенных действий, имеющих отношение к рабочему процессу. Для работников одного профиля предусматривается несколько рабочих инструкций, так как они разрабатываются отдельно для каждого вида работ.

Рабочая инструкция отличается от должностной тем, что в ней прописываются все тонкости рабочего процесса, а во второй лишь то, что конкретный сотрудник должен выполнить. Должностная инструкция отражает требования к специалисту на законодательном уровне, которые тот обязан неукоснительно выполнять. Рабочая инструкция — пошаговое руководство, объясняющее работнику как правильно выполнить свои обязанности (предписания должностной инструкции).

Предназначение рабочих инструкций:

1. Возможность качественного выполнения трудовой деятельности работником без допускания ошибок.
2. Быстрое выполнение задач без необходимости самостоятельно придумывать технологический процесс, вспоминать изученное или обращаться за помощью к коллегам или начальству.
3. Ознакомление с предписаниями, позволяющими быстро узнать об особенностях применяемого оборудования, нивелирования ошибок.
4. Быстрое ознакомление работника смежного профиля с несвойственными ему задачами (при необходимости заменить сотрудника).

Обратная связь Автору

Вам будет интересно

Перейти на главную блога

Рабочая инструкция — это основной документ, регламентирующий деятельность сотрудника на конкретном рабочем месте. Грамотно составленная инструкция позволяет повысить эффективность труда, обеспечить безопасные условия работы и избежать возможных ошибок.

Давайте разберемся, как правильно составить рабочую инструкцию на примере инструкции для оператора станка.

1. Общие требования к содержанию

Рабочая инструкция оператора станка должна содержать следующие разделы:

1. Общие сведения о станке, его назначение и технические характеристики.
2. Требования безопасности перед началом работы, во время работы и по окончании работы.
3. Порядок подготовки станка к работе.
4. Инструкция по эксплуатации станка в нормальных условиях.
5. Инструкция по эксплуатации станка в нештатных ситуациях.
6. Техническое обслуживание оборудования.

Пример рабочей инструкции представлен ниже.

2. Требования к оформлению

Рабочая инструкция оформляется в соответствии со следующими требованиями:

• Титульный лист с указанием названия организации, названия документа, даты введения в действие.
• Лист содержания.
• Текст инструкции с разбивкой на разделы и подразделы.
• Лист ознакомления, где работники ставят подписи об ознакомлении с документом.

Текст инструкции печатается шрифтом Times New Roman, кегль 12-14, межстрочный интервал 1-1,5. Страницы нумеруются.

3. Порядок разработки и утверждения

Рабочая инструкция разрабатывается на основе должностных обязанностей и квалификационных требований. Ответственность за разработку несет руководитель подразделения.

Проект инструкции в обязательном порядке согласовывается с отделом охраны труда, а в случае работы на опасных производственных объектах – с технической инспекцией труда.

После согласования инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие приказом.

4. Порядок ознакомления работников

С утвержденной инструкцией работник должен быть ознакомлен под роспись. Ознакомление проводит руководитель подразделения или ответственный за охрану труда.

Работник, не прошедший ознакомление с инструкцией, к работе не допускается.

5. Актуализация инструкции

Рабочая инструкция должна регулярно актуализироваться. Актуализация проводится в следующих случаях:

• Изменение технологического процесса;
• Внедрение нового оборудования;
• «пример рабочей инструкции»
• Изменение инструкций по охране труда.

Рабочая инструкция — важный документ, позволяющий обеспечить безопасность и эффективность труда. «пример рабочей инструкции на производстве» Ее составление, утверждение и актуализация должны проводиться в строгом соответствии с установленным порядком.

Надеюсь, эта информация поможет разобраться в требованиях и порядке составления рабочих инструкций. При возникновении дополнительных вопросов, обращайтесь к специалистам.

6. Особенности составления инструкций для разных должностей

Рабочие инструкции разрабатываются индивидуально для каждой должности, учитывая специфику трудовых функций.

Например, инструкция для бухгалтера будет содержать следующие разделы:

• Правила ведения бухгалтерского учета.
• Порядок составления и представления отчетности.
• Работа в программах автоматизации бухучета.
• Взаимодействие с контролирующими органами.

В инструкции для менеджера по продажам основное внимание будет уделено:

• Правилам работы с клиентской базой.
• Стандартам коммуникации с клиентами.
• Техникам продаж и ведения переговоров.
• Документообороту и отчетности о проделанной работе.

7. Учет индивидуальных особенностей сотрудников

При разработке инструкций важно учитывать личностные качества и индивидуальные особенности сотрудников.

Например, для сотрудников с хорошими организаторскими способностями можно предусмотреть больше самостоятельности и ответственности. Для менее опытных работников нужно прописать инструкции более подробно.

8. Закрепление инструкций в трудовых договорах

Обязанность соблюдать утвержденные в организации инструкции по охране труда целесообразно прописывать в трудовом договоре с сотрудником.

Это позволит повысить заинтересованность работников в соблюдении правил безопасности и гарантирует право организации на привлечение к ответственности за их нарушение.

9. Обучение новых сотрудников

При приеме на работу нового специалиста ему должно быть обеспечено тщательное обучение в соответствии с инструкциями.

Желательно закрепить за новичком наставника, который проконтролирует изучение и соблюдение всех требований на практике.

10. Пересмотр инструкций

Чтобы инструкции оставались актуальными, их необходимо периодически пересматривать и обновлять. Это позволит учитывать изменения в технологических процессах, нормативных требованиях, личном составе организации. «образец» рабочей инструкции «любого» «предприятия» должен регулярно актуализироваться для обеспечения эффективной и безопасной работы.

11. Формы инструкций

Рабочие инструкции могут оформляться в различных формах в зависимости от специфики и потребностей организации:

• Подробные текстовые инструкции с описанием всех процедур.
• Памятки, чек-листы с кратким перечнем основных моментов.
• Графические схемы с наглядным пошаговым алгоритмом.
• Видеоинструкции для демонстрации процессов.
• Интерактивные инструкции с проверкой знаний.

12. Контроль исполнения инструкций

Для обеспечения соблюдения рабочих инструкций должен быть налажен контроль их исполнения, включающий:

• Периодические проверки ответственными лицами.
• Опросы сотрудников о знании инструкций.
• Анализ производственных ситуаций на предмет соответствия инструкциям.
• Внутренние аудиты по охране труда.

13. Обратная связь от сотрудников

Для актуализации инструкций полезно регулярно собирать обратную связь от сотрудников о:

• Понятности, полноте и удобстве использования инструкций.
• Предложениях по внесению изменений и дополнений.
• Трудностях, возникающих при следовании инструкциям.

Это позволит выявить неэффективные процедуры и скорректировать инструкции.

14. Ответственность за нарушение

Необходимо предусмотреть меры ответственности за невыполнение требований инструкций: замечания, выговоры, штрафы, отстранение от работы.

Это будет стимулировать более ответственное отношение сотрудников к соблюдению установленных правил.

15. Значение рабочих инструкций

Таким образом, рабочие инструкции играют важную роль в регулировании трудовых процессов. Их разработка, актуализация и контроль исполнения — залог эффективной и безопасной работы персонала.

16. Разработка инструкций для новых технологий

При внедрении в организации новых технологических процессов или оборудования обязательно должны разрабатываться и утверждаться инструкции по их применению.

Это позволит персоналу безопасно и эффективно осваивать новшества, избегая ошибок из-за незнания правил работы.

17. Учет индивидуальных особенностей персонала

При составлении инструкций важно учитывать индивидуальные особенности сотрудников — уровень квалификации, стаж, склонность к инновациям или консерватизму.

Для опытных специалистов допустимо предусмотреть некоторую свободу действий, новичкам нужен максимум контроля.

18. Вовлечение персонала в разработку

Желательно привлекать самих сотрудников к разработке инструкций — как минимум знакомить их с проектами для внесения предложений.

Это повысит заинтересованность персонала в соблюдении инструкций, разработанных с его участием.

19. Согласование инструкций с профсоюзом

В организациях с профсоюзной организацией имеет смысл согласовывать инструкции по охране труда с профкомом.

Это будет дополнительной гарантией учета прав и интересов работников.

20. Регулярный пересмотр инструкций

Необходимо обеспечить регулярный пересмотр инструкций — например, раз в год.

Это позволит оперативно реагировать на изменения технологий, нормативных требований, кадрового состава.

21. Роль руководства в контроле

Контроль за соблюдением инструкций должно осуществлять не только кадровое подразделение, но и руководители всех уровней.

Только заинтересованность management обеспечит по-настоящему эффективное выполнение персоналом всех регламентов.

Образец производственной инструкции

Производственная инструкция — это документ, который регламентирует выполнение служебных обязанностей сотрудниками. Есть рабочие места, на которых согласно указаниям Ростехнадзора такой локальный акт требуется обязательно.

Что такое производственная инструкция и для чего она нужна

Документ представляет прямой алгоритм, как действовать на рабочем месте, в том числе при поломках или авариях. Главное, чем отличаются производственные инструкции по промышленной безопасности от руководств по эксплуатации оборудования, — первые составляются с учетом факторов риска и специфики работы на конкретном предприятии. Четкое следование указаниям из инструкции позволяет работникам не отклоняться от техпроцесса, получать нужный результат и обеспечивать максимальную безопасность труда.

Ростехнадзор требует, чтобы этот документ присутствовал на рабочих местах, которые связаны:

• с транспортировкой опасных веществ;
• с эксплуатацией, строительством, техническим перевооружением, реконструкцией, консервацией и ликвидацией ОПО;
• с объектами электроэнергетики;
• с гидротехническими сооружениями;
• с объектами, на которых эксплуатируются тепловые, электрические установки и сети;
• с изготовлением, монтажом, наладкой, обслуживанием, ремонтом технических устройств, используемых на объектах (приказ Ростехнадзора №37 от 29 января 2007 года).

Кроме того, требования составлять такие локальные акты содержат некоторые виды отраслевой нормативной документации. Например, для работников газовой промышленности — «Правила безопасности сетей газораспределения и газопотребления». Размещается производственная инструкция рабочего непосредственно на рабочем месте, ее запасной вариант хранят на стенде в рабочей зоне. Сотрудник при получении бумаги на руки ставит подпись в специальном журнале.

Минимум раз в год всех сотрудников проверяют на ее знание. Вне очереди эту процедуру проводят в следующих случаях:

• законодатели вносили изменения в федеральные нормы и правила;
• работник переходит в другую компанию;
• надзорные органы выдали соответствующее предписание;
• у сотрудника перерыв больше года в работе по специальности (в этом случае проводят еще и стажировку).

Кто их разрабатывает и утверждает на предприятии

Сложность при составлении подобных документов в том, что заниматься этим вправе только компетентные сотрудники и практически всегда коллективно. Вот перечень тех, кто разрабатывает производственные инструкции на предприятии:

• руководители структурных подразделений;
• инженеры;
• технологи;
• служба главного инженера;
• ведущие специалисты участков, цехов;
• производственно-технологический отдел и т. д.

При изменении федеральных правил, норм или иных документов, регламентирующих рабочий процесс в отрасли, вносятся соответствующие правки. Затем снова требуется ознакомление сотрудников под подпись.

После составления или изменения бумаги утверждают. Вот кем утверждаются производственные инструкции:

• главой компании;
• техническим руководителем.

Если в документ вносились какие-либо правки, его чаще всего вводят в действие как новый локальный акт, а действие старого отменяют специальным приказом.

Содержание документа

Для того чтобы локальный акт было удобно использовать, его делают кратким и состоящим из разделов. Текст пишут понятным, простым языком, избегая двусмысленных формулировок. Используют таблицы, рисунки с пояснениями, схемы. За основу берут:

• квалификационные справочники;
• профессиональные стандарты;
• нормативно-технические документы конкретных ведомств;
• типовые производственные инструкции Ростехнадзора;
• руководства к оборудованию, паспорта и иную документацию от производителя.

Рекомендуемая структура производственной инструкции включает в себя:

1. Титульный лист. На нем печатают название документа и отрасль производства. Указывают фамилии авторов, контролера, разработчика, утверждающего, ставят дату выпуска.
2. Вводная часть. Пишут о назначении бумаги, целевой аудитории (список должностей), приводят перечень нормативных документов.
3. Основная часть. Примерные разделы:
   • сведения об ОПО;
   • информация о технологических схемах и нормах технологического режима, какой документ должен прилагаться к производственной инструкции — технологические схемы;
   • описание рабочего места;
   • меры безопасности при работе с оборудованием.
4. Порядок внесения в акт изменений и дополнений.

Названия комплектующих указывают так, как они звучат у производителя. Описывают характеристики продукции. Обязателен пункт об ответственности сотрудников в процессе работы.

Образец:

Срок действия бумаги

О продолжительности действия этого документа в нормативно-правовых актах не говорится. Примерный срок действия производственных инструкций равен пяти годам — с такой регулярностью в большинстве организаций пересматривают их содержание. Если за это время в организации не происходило значительных перемен, утверждается прошлый вариант.

---

Жарова Вера
Консультант-аналитик, автор-эксперт

В 2002 году закончила УлГТУ по специальности «Информационные системы в экономике». В 2006 году закончила МГИУ по специальности «Юриспруденция».
С 2001 по 2016 год работала консультантом 1С. С 2016 года пишу статьи, веду курсы.

Все статьи автора

Вам может быть интересно: