Любая компания растет и развивается, только когда каждый сотрудник производит продукт высокого качества. Как этого добиться? Объяснить сотруднику, что он должен выполнять на своем рабочем месте, описать его функции и обязанности. Для этого нужны должностные инструкции под каждую должность.
Что такое должностная инструкция
Должностная инструкция (ДИ) – нормативный акт компании, в котором описаны обязанности сотрудника, его права, ответственность и требования к квалификации. Назначение этого документа — описать, что именно должен делать сотрудник на рабочем месте и по каким правилам ему взаимодействовать с коллективом.
В Трудовом Кодексе ничего не сказано о необходимости разрабатывать должностные инструкции работников. Однако в ст. 57 указано, что в трудовом договоре нужно перечислить трудовые функции работника. На практике, эти функции часто описывают в ДИ и оформляют как приложение к договору или как самостоятельный документ. Это хорошая возможность зафиксировать в одном документе ВСЕ требования к должности.
Изначально должностные регламенты были востребованы на крупных предприятиях, где одну должность могли занимать по 50-100 человек. Тогда были оправданы усилия, затраченные на разработку и актуализацию многостраничного документа. Но с развитием экономики становилось все больше должностей. Сейчас можно часто увидеть ситуацию в компании, когда 50 сотрудников из 100 имеют разные должности. Трудозатратно разрабатывать и поддерживать в актуальном состоянии все 50 инструкций.
В таких случаях трудовые функции чаще описывают сразу в трудовом договоре. Как правило, указывают те обязанности, которые были прописаны в вакансии. А если возникает необходимость изменить трудовые функции работника, оформляют дополнительное соглашение к трудовому договору.
Зачем нужны должностные инструкции
Должностная инструкция рабочего места нужна как сотруднику, так и работодателю.
Сотрудник узнает какие задачи он должен выполнять на рабочем месте, какой результат ожидает от него получить компания и как ему производить продукт нужного качества. Для него это в прямом смысле инструкция о том, как хорошо выполнять свою работу.
Работодателю ДИ помогают:
- Рационально распределить ВСЕ функциональные обязанности и подробно описать их. Функции, описанные в ДИ для разных должностей не должны дублироваться.
- Обосновать решение при найме и увольнении работников, опираясь на квалификационные и иные требования в ДИ. Объективно оценить результаты сотрудника в период испытательного срока и адаптации.
- Решить любой конфликт с подчиненными и привлечь их к ответственности в случае дисциплинарных нарушений. Наличие ДИ – это веский аргумент в трудовых конфликтах, спорах и судебных разбирательствах.
Чтобы должностные инструкции приносили бизнесу описанную пользу, нужно правильно их составить.
Структура и оформление должностной инструкции
Многие задаются вопросом, какой порядок разработки должностных инструкций, какие есть правила составления? Для оформления ДИ нет жестких требований, поэтому можно их оформить в том виде, в котором принято оформление других документов в организации.
В классическом должностном регламенте есть следующие разделы:
- Общие положения. Это название должности, ее цель, требования к образованию и опыту, положение должности на организационной структуре.
- Функции должности. Описание конкретных действий, которые должен выполнять работник. Для заполнения используются профессиональные стандарты и квалификационный справочник.
- Права работника. Перечень прав, которые предоставляются сотруднику для успешного выполнения своих обязанностей — что он может потребовать от компании.
- Ответственность работника. За что отвечает сотрудник, что его ждет за нарушение должностных обязанностей.
- Заключительные положения. Этот раздел может включать порядок вступления данного документа в силу и порядок пересмотра рабочей инструкции.
Далее рассмотрим подробно, что писать в каждом пункте.
Что писать в должностной инструкции: 5 ключевых разделов
Общие положения
В раздел «Общие положения» важно включить:
- Название должности
- Цель поста. Важно простыми словами описать результат, который должен производить сотрудник. То, ради чего он приходит в компанию.
- Положение в организационной структуре компании. Желательно показать всю структуру и выделить текущую должность, чтобы сотрудник наглядно увидел все линии подчинения. Указать, с какими подразделениями он будет взаимодействовать.
- Требования к уровню образования и опыту, к знаниям, умениям и навыкам. При заполнении можно опираться на два государственных стандарта – образовательный и профессиональный.
Остановимся подробней на последнем пункте. В России существует единая система нормативных документов по профессиям и должностям. Образовательный стандарт (ФГОС) регулирует процесс получения той или иной профессии, а профессиональный – процесс пребывания в должности.
Если для какой-то должности важно наличие среднего или высшего образования, изучите перечень компетенций по ФГОС, конкретизируйте их, сопоставьте с профессиональным стандартом и укажите в ДИ. Однако зачастую в современных компаниях уровень образования уходит на второй план, а берутся во внимание только результаты профессиональной деятельности. Поэтому иногда достаточно указать компетенции только из профстандарта.
Профессиональные стандарты – хорошее подспорье для HR’а. Они охватывают широкий перечень компетенций и трудовых действий, универсальны и актуальны. Выбирайте компетенции из списка компетенций для конкретной должности, можете дополнить их или перенести в ДИ частично. Если для какой-то должности нет профстандарта, выберите похожую должность и актуализируйте требования к ней или воспользуйтесь образовательными стандартами.
Пример требований профстандарта к компетенциям для должности «Маркетолог»:
Функции должности
Это основной раздел должностной инструкции. Для его заполнения также можно использовать профстандарт. Выберите подходящие действия работника, конкретизируйте их и приведите в соответствие тактическим целям и задачам компании. Чем конкретнее вы пропишете обязанности, тем «прозрачнее» будут взаимоотношения компании с работником, тем легче сотруднику будет выполнять эти обязанности. Как правило, сложно охватить все обязанности сотрудника, поэтому можно добавить в конце фразу: «и другие поручения руководства в рамках компетенции».
Чтобы конкретизировать обязанности сотрудника, удобно оформить их в табличном виде. Пример обязанностей для руководителя тендерного отдела:
Совет. Дополнительно пропишите статистики должности и типовые ошибки, чтобы должностная инструкция рабочего не воспринималась поверхностно.
Права работника
Что можно и нужно прописать в правах? Перечень прав тесно связан с предыдущим разделом – «Обязанности». Здесь вы указываете все права, без которых работник не может качественно выполнить свои функции. Например, сотрудник имеет право:
Ответственность
Укажите, за какой результат несет ответственность сотрудник и какие последствия его ожидают за несоблюдение требований ДИ и локальных нормативных актов организации. Здесь же уточняют административную, дисциплинарную, материальную и уголовную ответственность работника.
Например, начальник отдела маркетинга несет ответственность за:
Заключительные положения
Определите периодичность и причины пересмотра рабочей инструкции: ежегодно / по мере необходимости / в связи с внесением изменений в организационную структуру. Хороший HR понимает: если ДИ так плотно связана с тактическими задачами организации, то её переработка – вопрос времени. За изменениями реалий компании или ее организационной структуры неизбежно следует корректировка должностных регламентов. Она должна происходить по взаимному соглашению сторон.
Совет. Образцы стандартных должностных инструкций можно скачать из интернета и использовать их как шаблоны. Но любой шаблон нужно дополнять и добавлять необходимую конкретику.
Использование должностной инструкции
Согласуйте и утвердите готовый документ с юристом, подпишите у генерального директора компании. После утверждения ДИ, ознакомьте с ней сотрудников и попросите расписаться в листе ознакомления.
Важно учитывать, что должностная инструкция — это юридический документ, который написан преимущественно юридическим языком. Иногда такие документы сложно воспринимать сотрудникам. Поэтому рабочую инструкцию желательно сделать интерактивной — упростить ее, оформить в виде учебной программы и добавить в корпоративную базу знаний. Разместите такую должностную инструкцию на платформе для онлайн-обучения, чтобы у сотрудников всегда был к ней доступ, а вы могли проконтролировать, что они изучили и усвоили все положения.
Когда вы берете на работу нового сотрудника, сразу поручите ему пройти курс «Пособие по должности». А если со временем у вас возникнет необходимость изменить или актуализировать должностную инструкцию, сотруднику подсветятся эти изменения на платформе и он сможет ознакомиться с новой информацией.
Совет. Сама по себе рабочая инструкция окажет слабое влияние на сотрудников. Чтобы навести порядок в организации, следует поэтапно внедрять разные инструменты управления: организационную структуру, регламенты и должностные инструкции по профстандартам, систему обучения сотрудников, систему мотивации, планирование и координации.
Ответы на популярные вопросы
Кто занимается разработкой должностных инструкций?
Как правило, разработка или составление ДИ ложится на руководителей подразделений. Например, руководитель отдела продаж составляет рабочие инструкции для менеджеров. А помогают ему HR-менеджеры и бухгалтеры — могут предоставить шаблон должностной инструкции и квалификационные справочники.
В каких случаях должностной регламент обязателен по закону?
В госучреждениях обязательно наличие должностных регламентов, например, для сотрудников полиции и местных муниципалитетов. Остальные компании руководствуются собственными потребностями, их не накажут за отсутствие ДИ.
Какие ошибки часто допускают при разработке должностной инструкции?
1. Расплывчатые формулировки. Когда вместо описания конкретных задач и метрик, пишут «Менеджер должен качественно выполнять свою работу».
2. Пересечение обязанностей у разных должностей. Следите, чтобы функции должности были уникальными.
3. Гонка за объемом. Если написание ДИ заняло 15 листов, это не говорит о ее высоком качестве. Не добавляйте «воду» для объема.
4. Дублирование положений о правах и обязанностях из Трудового кодекса.
Какие виды должностных инструкций бывают?
ДИ может быть индивидуальной или типовой. Индивидуальная разрабатывается под конкретного сотрудника, а типовая — под конкретную должность. Необходимость создать индивидуальную ДИ возникает, например, когда сотрудники одной должности выполняют разные функции. Обычно же, для каждого работника нецелесообразно делать отдельную инструкцию.
Можно ли сделать одну должностную инструкцию на всю компанию?
Если у вас маленькая компания, в которой всего одна должность — можно. Но в этом случае скорее всего нет необходимости в рабочих инструкциях. А если у вас большое предприятие, для каждой должности нужна своя инструкция, потому что права и обязанности будут отличаться.
Нужно ли разрабатывать новую ДИ, если работник временно выполняет функции другого человека?
Часто случается, что во время отпуска задачи одного сотрудника переходят к другому. В этом случае достаточно ознакомить сотрудника с настоящей должностной инструкцией того человека, которого он замещает. Нет необходимости составлять новую.
Как вносить изменения в должностную инструкцию?
Чаще всего инициатором обновления должностного регламента является работодатель. Например, появляется необходимость передать сотруднику несколько новых задач или изменилась организационная структура компании. В этом случае нужно издать приказ об изменении текста ДИ или выпустить новую рабочую инструкцию. В обоих случаях нужно ознакомить сотрудника с изменениями и попросить расписаться.
Как оформить должностную инструкцию
Редактор: Наталья Митькина
Бывает, в компаниях или у ИП обязанности сотрудникам объясняют только устно. А потом работники отказываются выполнять поручения, и ничего с этим не сделаешь. Не допустить такого поможет грамотная должностная инструкция
Ольга Семенова
Эксперт по кадровому делопроизводству
Поделиться
Бывает, в компаниях или у ИП обязанности сотрудникам объясняют только устно. А потом работники отказываются выполнять поручения, и ничего с этим не сделаешь. Не допустить такого поможет грамотная должностная инструкция
Ольга Семенова
Эксперт по кадровому делопроизводству
Поделиться
Обычная история с должностной инструкцией у работодателя: скачали шаблон, а реальные обязанности объяснили на словах. А потом руководитель дает поручения, а сотрудник такой: «С чего это я буду делать? У меня в обязанностях этого нет».
И никакой управы работодатель найти не может, трудовая инспекция будет на стороне сотрудника. Сейчас расскажем, как не попасть в такую ситуацию.
Что такое должностная инструкция
Должностная инструкция — внутренний документ с подробным описанием, чем сотрудник занимается в компании или у ИП. В документе перечислены:
- требования к квалификации сотрудника;
- опыт работы, обязанности;
- права и ответственность;
- кому он подчиняется;
- как взаимодействует с начальством и другими сотрудниками.
Работодатели не обязаны составлять должностные инструкции для сотрудников. Поэтому оформляют их по своему усмотрению, без строгого шаблона.
Руководитель решил, что ему не нужна вся эта морока с оформлением инструкций → работники компании должны будут соблюдать только нормы закона и устные распоряжения начальника, в суде доказать их проступок будет очень сложно.
Руководитель решил, что пора навести порядок с обязанностями работников и подстраховаться на случай трудовых споров → утвердил должностные инструкции в своей компании → сотрудники должны будут соблюдать не только ТК РФ, но и все пункты должностной инструкции.
Судебная практика доказывает: если есть должностная инструкция, у работодателя больше шансов выиграть судебный спор.
Сотрудник хотел оспорить увольнение и получить с компании деньги, но не тут-то было
Что случилось. Управляющий магазином плохо выполнял обязанности, и его решили уволить. Ущерб от плохой работы оценили в 3 млн рублей.
Сотрудник не согласился и подал иск в суд. Он требовал изменить формулировку причины увольнения, выплатить средний заработок за время вынужденного прогула и компенсацию морального вреда.
Что нарушил сотрудник. Суд изучил все материалы дела, должностная инструкция там тоже была.
В обязанности управляющего входило: 70% рабочего времени находиться в торговом зале с персоналом, контролировать, как сотрудники магазина выполняют свою работу, обеспечивать замену отсутствующих работников. Управляющий подписал договор о полной материальной ответственности.
В реальности оказалось, что большую часть рабочего времени управляющий сидел в офисе, за сотрудниками не следил и вообще пустил работу на самотек. А компании — ущерб.
Решение суда. Компания смогла доказать, что сотрудник нарушил должностную инструкцию, и суд встал на ее сторону. Все потому, что:
- У управляющего была должностная инструкция.
- В ней были четко прописаны обязанности и ответственность.
- Управляющий ознакомился с должностной инструкцией под подпись и обязан был ее соблюдать.
Если бы в компании не было инструкции, доказать проступок было бы сложнее.
Апелляционное определение Московского областного суда от 01.10.2014 № 33-21839/2014
Иногда все обязанности работников вносят в трудовой договор. Это не всегда удобно — договор выходит огромный, да и менять его будет сложно. В трудовом договоре лучше указать общие обязанности работника, а дополнительные расширить в должностной инструкции.
Какие бывают должностные инструкции
В законе нет единых требований к форме и содержанию, но обычно должностные инструкции делят на индивидуальные и типовые.
Индивидуальные — составляют, если у сотрудников должности называются одинаково, но есть различия в обязанностях.
В магазине два продавца-консультанта. Один обслуживает посетителей и следит за товарным видом продукции, другой — обслуживает посетителей и пробивает товары на кассе.
Типовые — если на одинаковой должности работники занимаются одним и тем же.
В японском кафе два сушиста. Обязанности обоих — делать роллы и суши.
Вот основные различия типовой и индивидуальной должностной инструкции:
Чтобы должностная инструкция стала обязательной для работников, надо выполнить два условия:
- Утвердить документ — правильно оформить, поставить подпись работодателя.
- Сотрудник должен с ней ознакомиться и подписать.
Если просто составить список обязанностей и назвать это должностной инструкцией, у нее не будет юридической силы.
Для чего нужна должностная инструкция
Без должностной инструкции сотрудник не всегда знает и понимает свои задачи: за что его могут наказать или, наоборот, поощрить. Работодатель не может эффективно управлять персоналом, быстро решать конфликты и трудовые споры в суде. Вот основные преимущества должностной инструкции для работодателя и работника.
Для работодателя:
1. Равномерное распределение задач. В инструкции описаны задачи каждого сотрудника. Нет такого, что один сотрудник горит и зашивается, а другой спокойно пьет кофе каждые 10 минут и смотрит фотки в соцсетях.
2. Возможно наказать сотрудника за нарушение сроков и качества работы. Например, применить дисциплинарное взыскание, если сотрудник не отправил важный документ и компания потеряла клиента.
3. Понятная иерархия. Каждый сотрудник знает, кому подчиняется. Нет такого, что все сразу бегут со своими проблемами к генеральному директору, — сотрудники решают вопросы через своего руководителя;
Если сотрудники не понимают свои обязанности, они могут ссориться, кто возьмет наиболее сложные задачи. С должностной инструкцией так не получится. Они не могут сказать: «Я не успеваю, пусть лучше Иван Петрович возьмется — он более опытный».
4. Работодателю легче решить вопросы в суде. Допустим, сотрудник плохо работал, его уволили, и он подал в суд. Без должностной инструкции его, скорее всего, восстановят на работе, а компания или ИП должны будут выплатить компенсацию за время, пока он не работал.
Другое дело — с должностной инструкцией: работодатель предъявит ее в суде и докажет нарушение. Тогда суд будет на его стороне.
5. Возможность провести аттестацию сотрудников. Если предусмотреть в должностной инструкции аттестацию, компания может тестировать сотрудников, проверять их знания и квалификацию.
Например, бухгалтерия в компании перешла на 1С. Все бухгалтеры должны изучить программу и сдать экзамен. Если кто-то откажется и продолжит сводить баланс в Excel, можно его уволить за несоответствие занимаемой должности.
В должностной инструкции много плюсов и для сотрудников:
1. Фиксированный список обязанностей. Работник знает, что неожиданно не добавят требований, не будут спрашивать свыше того, что прописано в инструкции. Например, продавец точно знает, что работает в магазине и ему не придется развозить товары, которые заказали через интернет.
2. Понятные KPI. Сотрудник осознает, что надо делать и что будет, если не выполнить требование. Например, в должностной инструкции прописано количество продаж в месяц.
3. Защита в суде. Сотрудник может отстоять свои права в суде. Должностную инструкцию можно использовать как доказательство того, что человека наказали без оснований.
Должностная инструкция не нужна для работника, который трудится по договору гражданско-правового характера — ГПХ. Если он подпишет инструкцию, договор ГПХ переквалифицируют в трудовой. Тогда трудовая инспекция может оштрафовать работодателя. Руководитель может получить штраф от 10 000 до 20 000 ₽, ИП и малое предприятие — от 5000 до 10 000 ₽, остальные компании — от 50 000 до 100 000 ₽.
Какие пункты есть в должностной инструкции
В законе нет требований к оформлению должностной инструкции, поэтому разделы, их названия, содержание и количество пунктов работодатель может составить под себя.
Вот структура, которую обычно используют при разработке должностной инструкции:
- Заголовок.
- Общие положения.
- Должностные обязанности.
- Права.
- Ответственность.
- Взаимодействие.
Заголовок. В заголовке указывают название организации или ФИО ИП, гриф утверждения документа и должность того, кто утверждает инструкцию.
В случае с компанией утвердить может как руководитель, так и любой работник по его приказу — например, начальник отдела, кадровый работник. После этого идут данные о профессии или специальности, для которой составлена инструкция, и ФИО работника, если она индивидуальная. Дальше — название структурного подразделения работодателя, если оно есть: управление, отделение, отдел, служба, бюро, цех, лаборатория, сектор.
Общие положения. В этом разделе пункты, обязательные для всех сотрудников:
- Кто назначает и увольняет работника. Например, для помощника юриста это руководитель юридической службы.
- Образование и опыт. Например, помощнику юриста нужно юридическое образование, а опыт работы по профилю не обязателен.
- Кого заменяет сотрудник при болезни или отпуске основного работника. Например, заместитель главного бухгалтера временно выполняет работу главного бухгалтера.
- Чем руководствуется в работе. Например, правилами внутреннего трудового распорядка: должен работать с 09:00 до 18:00 с понедельника по пятницу.
- Что должен знать, квалификация. Здесь можно указать все, что должен знать сотрудник на этой должности: теорию, законы, правила, инструкции, СанПиН, ГОСТы, приказы, программы.
Функции, должностные обязанности. Здесь подробно пишут, какую работу должен выполнять сотрудник: все обязанности, из чего складывается его работа, какие сроки он должен соблюдать.
Старший продавец розничного магазина: консультирует покупателей, рассказывает о скидках и акциях, решает конфликты с покупателями, контролирует подготовку торгового помещения к началу рабочего дня.
Должностная инструкция должна соответствовать тому, чем на самом деле сотрудник занимается. Например, в инструкции повара нельзя указать, что он должен чинить электроприборы на кухне.
Часто в типовых инструкциях пишут непонятным языком, канцеляритом, общими фразами. Пишите простым языком, иначе работнику будет тяжело понять, что конкретно он должен делать.
Права. В этом разделе указывают, что сотрудник может требовать от других, кто ему подчиняется, как и по какому вопросу он может обратиться к руководству.
Менеджер по продажам имеет право получать компенсацию от фирмы за мобильную связь и транспорт, проходить обучение раз в год за счет компании.
Ответственность. Здесь перечисляют случаи, за которые сотрудника можно наказать. Например, когда выполнил работу некачественно и не в срок, не соблюдал трудовую дисциплину, не соблюдал нормы труда, не выполнял поручения руководства.
Программист 1С не помог бухгалтеру обновить программу. За это ему могут вынести замечание.
Взаимодействие. В разделе указывают, кому подчиняется работник, чьи приказы должен выполнять, как и с кем взаимодействовать.
Бухгалтер получает от директора и замдиректора приказы, распоряжения, указания и письма для бухгалтерии. Выдает другим сотрудникам: справки, ведомости, сведения о состоянии расчетов, о наличии основных средств.
Дополнительные пункты. Работодатели могут дополнять список основных разделов должностной инструкции под свои задачи. Например, отдельно выделить блок с результатами работы — KPI — и прописать там критерии, по которым оценивается эффективность: объем продаж, количество заявок, скорость доставки заказа.
Можно указать конкретные показатели — 50 продаж в месяц. Но если эти цифры часто меняются, удобнее прописать, что сотрудник обязан выполнять согласованный план, и каждый месяц обновлять этот план, чтобы не менять должностную инструкцию.
Как правильно разработать должностную инструкцию
Чтобы разработать должностную инструкцию, нужно пройти несколько этапов. Давайте разберем процедуру по шагам.
Шаг 1. Изучить профстандарты и нормативную базу. Речь идет о документах, которые относятся к деятельности работодателя: кодексы, федеральные законы, постановления, приказы, СНиПы, СанПиН, ГОСТы, своды правил, акты о требованиях к охране труда на предприятиях, а также различные отраслевые и межотраслевые соглашения.
Если вы не хотите сами читать гору документов, проконсультируйтесь с экспертом по трудовому праву.
Для многих должностей, специальностей и профессий разработаны профстандарты, где детально расписаны требования к работнику, что он должен знать и уметь.
Для коммерческих работодателей профстандарты не обязательны, но ими можно воспользоваться справочно: взять основные требования к квалификации, опыту работы, обязанности и адаптировать под конкретную должность в компании.
Не всегда то, что указано в профстандартах, подходит конкретному работодателю. Трудовые обязанности и требования к уровню квалификации по одной и той же должности могут существенно различаться.
В несколько магазинов требуются менеджеры по продажам. В один магазин нужен сотрудник с опытом работы три года и высшим образованием. В другой возьмут без опыта и со средним специальным образованием.
Шаг 2. Разработать должностную инструкцию. Стандартной формы нет, за основу можно взять пункты, которые мы предложили выше.
Разрабатывать должностную инструкцию может руководитель организации, кадровая служба, юристы или вообще сам работник. Бывает, руководитель либо сам берет типовые требования для должностной инструкции, либо поручает работу юристам или кадровикам.
Проблема может возникнуть, если руководитель или кадровики не очень хорошо понимают суть работы специалиста, для которого создается инструкция.
Руководитель организации вникает, чем занимается системный администратор. Он скачал типовую инструкцию из интернета и добавил туда еще необходимых, по его мнению, требований. Решил, что системный администратор должен обеспечивать функционирование сайта, а еще адаптировать бухгалтерскую программу «1С» для компании. Потом отдал юристам и кадровикам на проверку. Они тоже не разбираются в ИT, поэтому все согласовали.
Системный администратор не знает 1С, для этого нужен более узкий специалист. Сотрудник не мог выполнить такие требования, но теперь по инструкции эта работа входила в его обязанности.
Когда пришло время, он попытался обновить 1С через интернет как смог. В результате вся отчетность компании пропала. Пришлось дорого заплатить за восстановление данных и установку нового программного обеспечения.
Чтобы не попасть в такую ситуацию, лучше, если в разработке должностной инструкции будут участвовать все заинтересованные лица: руководитель, юристы, кадровики, руководители структурных подразделений и сам сотрудник.
Шаг 3. Проверить у юристов. Юристы должны проверить, что должностная инструкция соответствует законодательству, нормам охраны труда и локальным нормативным актам работодателя.
Шаг 4. Подписать и утвердить должностную инструкцию. Инструкцию надо подписать на первой странице в грифе «Утверждаю». Утверждает руководитель всей организации.
Шаг 5. Ознакомить с должностной инструкцией работника под подпись. Это надо сделать после подписания трудового договора или при переводе сотрудника на другую должность. Если работник не подписал должностную инструкцию, он все равно должен ее исполнять. Тогда составляют акт об отказе подписывать должностную инструкцию. При трудовом споре работодатель может использовать этот документ как обоснование вины сотрудника.
Шаг 6. Хранить должностную инструкцию. Хранить нужно в отделе кадров или у непосредственного руководителя.
Как внести изменения в существующую инструкцию
Бывает, что у работодателя меняется структура, штатное расписание, название должностей, обязанности. В этом случае надо изменить и должностные инструкции.
Если компания просто меняет название либо ИП — ФИО, нужно:
- Изменить титульный лист.
- Утвердить должностную инструкцию у руководителя.
- Ознакомить работника с документом под подпись.
Чтобы изменить часть должностной инструкции, нужно:
- Выпустить приказ об изменении текста части инструкции и сделать его приложением к исходной должностной инструкции.
- Ознакомить с приказом работника под подпись.
Или можно утвердить новую должностную инструкцию, а старую отменить.
Если обязанности работника в организации — трудовая функция — изменяют в одностороннем порядке, его нужно предупредить минимум за два месяца.
Трудовая функция меняется, если водитель, например, раньше возил товары, а теперь должен еще их загружать и разгружать.
Если в работе ничего не меняется, просто работник будет трудиться другим способом, — предупреждать не обязательно.
Официант будет обслуживать не пять столиков, а десять.
Если должностная инструкция меняется кардинально, то работодателю лучше утвердить новую, в другой редакции.
Как правильно написать должностную инструкцию
На чтение 3 мин Просмотров 289 Опубликовано
Обновлено
Должностная инструкция – это внутренний документ компании, в котором отражены основные трудовые обязанности работника. Именно на нее ссылаются работодатели при поручении каких-либо заданий своим сотрудникам.
О том, что такое должностная инструкция, зачем она нужна работодателю и как ее составить, вы можете узнать из данной статьи.
Содержание
- Что такое должностная инструкция
- Какие бывают должностные инструкции
- Для чего нужна должностная инструкция
- Из чего состоит должностная инструкция
Что такое должностная инструкция
Должностная инструкция содержит не только трудовые функции работника, круг должностных обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования, которые предъявляются к занимаемой должности.
По Трудовому кодексу РФ утверждать должностные инструкции для сотрудников обязаны только госкомпании. Все остальные могут писать их по своему усмотрению, без строгого шаблона. При этом составление такого соглашения выгодной как для компании, так и работника.
Читать также о том, как правильно давать конструктивную критику сотрудникам
Какие бывают должностные инструкции
Документ может быть индивидуальным для каждого работника или типовым для разных категорий должностей.
- Индивидуальные – составляется при различии в обязанностях сотрудников, занимающих одну должность. Например, в магазине два продавца: один следит за обновление продукции на витрину, а второй – пробивает товары на кассе. Надо переутверждать для каждого нового сотрудника.
- Типовые – работники, занимающие одну должность, выполняют одинаковые обязанности. В данном документе не указываются инициалы работника, действителен для новых сотрудников.
Для придания должностной инструкции юридической силы необходимо:
- Утвердить ее: заверить подписью и печатью руководителя.
- Ознакомить с ним сотрудника под подпись.
Для чего нужна должностная инструкция
Должностная инструкция позволяет решать недопонимания, возникающие в процессе трудовых взаимоотношений.
Основные преимущества документа для работодателя:
- Равномерное распределение обязанностей;
- Возможность поощрения и наказания за соблюдение сроков и качества;
- Понятная организационная структура, иерархия;
- Возможность легко разрешить конфликты, в том числе в суде;
- Обоснование разных окладов для должностей с похожим набором функций, но разным уровнем квалификации;
- Возможность проверки знаний, квалификации сотрудников (если это указано в должностной инструкции).
Плюсы должностной инструкции для работника:
- Четкий список обязанностей, KPI;
- Защита своих интересов в суде.
Должностная инструкция не используется при заключении с работником договора гражданско-правового характера. Не соблюдение данного предписания может повлечь собой штраф на имя компании в размере от 50 до 100 тысяч рублей.
Читать также про то, как создать эффективную команду
Из чего состоит должностная инструкция
В законе не указан определенный шаблон должностной инструкции. Обычно документ содержит следующие разделы:
- Заголовок. Содержит название организации, дату утверждения, инициалы утвердившего лица, наименование должности, ФИО сотрудника (в индивидуальной инструкции).
- Общие положения. Включены сведения об образовании, квалификации наемного работника, правила работы. Здесь также прописывается кто может принять на работу и уволить сотрудника, кем его можно заменить в случае болезни или отпуска.
- Должностные обязанности. Прописывается весь функционал работника: задачи, сроки, качество. Желательно все прописать четко, без общих фраз.
- Права. В этом разделе указывают, что сотрудник может требовать от других, кто ему подчиняется, как и по какому вопросу он может обратиться к руководству.
- Ответственность. Обговариваются случаи, когда работника могут наказать или подвергнуть дисциплинарному взысканию.
- Взаимодействие. Указывается, кому подчиняется работник, чьи приказы должен выполнять, как и с кем взаимодействовать.
Этот список не является исчерпывающим, компании могут включать в документ дополнительные блоки, например, критерии оценки KPI.
Перед разработкой должностной инструкции лучше ознакомиться с нормативами, правовыми документами. Для составления грамотного документа, учитывающего интересы всех сторон, можно привлечь юристов.
Читать также о том, как стать хорошим стратегическим лидером
Предприниматель, бизнес-трекер, пишу о том, как развивать бизнес в условиях неопределенности
- Зачем нужна
- Для кого она обязательна
- Кто должен составлять
- Форма
- Виды
- Содержание: что конкретно писать
- Как вносить изменения
- Чего избегать при написании
- Заключение
Должностная инструкция — это ключевой кадровый документ, закрепляющий обязанности, зону ответственности и квалификацию сотрудника. В нем содержится все, что тот должен делать на рабочем месте.
А любые обязанности, не указанные в инструкции, остаются за рамками трудовой деятельности. То есть работодатель не имеет право заставить исполнять обязанности, которые не были перечислены в этом документе.
При такой важной роли должностная инструкция — это не самое очевидное понятие. Дело в том, что в Трудовом кодексе сам термин не упоминается. На него есть только косвенное указание во второй части 57 статьи ТК РФ.
Согласно ее положению, в трудовом договоре должно быть описание трудовой функции. Речь идет об обязанностях работника, которые обычно оформляют в виде приложения. Затем стороны подписывают его вместе с договором.
Из-за этого регулярно возникают вопросы: кто разрабатывает должностные инструкции в организации, что они должны содержать и обязательно ли это делать.
На последний вопрос можно ответить однозначно: в Трудовом кодексе такого обязательства у работодателя нет. Но составление этого документа в его же интересах.
Должностные инструкции страхуют от рисков трудовых споров. Хотите подложить соломки на всякий случай?
Предпринимательство — деятельность, полная рисков, и многие из них нельзя избежать. Самое разумное — подобрать проверенную компанию с большим количеством услуг по страхованию бизнеса (сотрудников, транспорта, товаров, грузов, ответственности). Широкий выбор предлагает своим клиентам Совкомбанк Страхование. Разделим с вами риски!
Зачем нужна
Начнем с того, что все права и обязанности лучше закреплять в письменном виде, это убережет от возможных споров. А закончим тем, что устные договоренности могут дорого обойтись в суде.
Пять причин составить должностную инструкцию:
- В документе будут зафиксированы обязанности сотрудника, поэтому ему будет очевидна зона ответственности. Минусы — заставить работника делать что-то дополнительное, что не входит в изначальную договоренность, будет проблематично. Но от уже взятых на себя обязательств он не отвертится.
- В небольших организациях зачастую не хотят тратить время на «бюрократию». Но нужно учитывать, что работники приходят и уходят. А составив документ один раз, будет проще ввести в курс дела новичка.
- В должностной инструкции можно прописать обязательство замещать другого сотрудника во время отпуска. Тогда работодателю не нужно будет оплачивать это совмещение.
- Если в организации есть две одинаковые должности с разной оплатой труда, обосновать это можно через должностную инструкцию, в которой будут прописаны разные обязанности.
- Без должностной инструкции проблематично доказать, что сотрудник не исполняет свои обязанности.
Для кого она обязательна
Должностные инструкции составляют в свободной форме и по желанию. Но для некоторых категорий работодателей этот документ обязателен.
Должностные регламенты по установленной форме пишут на госслужбе. Эта норма касается военнослужащих, сотрудников муниципалитетов и федеральных ведомств.
Им наша статья будет не слишком интересна, так как требования к инструкциям в данном случае регулируют ведомственные приказы. У каждой организации они свои.
Кто должен составлять
Обычно работники получают готовый документ на подпись при трудоустройстве. А составлять его в организации может буквально кто угодно: от руководителя до такого же работника.
В идеальном мире разработкой инструкции должны заниматься несколько сотрудников:
- Технический специалист — человек, который понимает специфику работы на определенной должности и знает, что должен делать, уметь сотрудник. Он составит перечень конкретных работ и процессов.
- Руководитель — добавит в документ пункты, касающиеся менеджмента и контроля. Например, как должен отчитываться сотрудник, какие показатели эффективности нужно применять.
- Сотрудник отдела кадров и юрист — в их зону компетенции войдет проверка документа на соответствие требованиям законодательства. Если инструкция будет содержать неприемлемые или спорные пункты, она потеряет свое значение.
Что точно не стоит делать — скачивать типовые образцы и использовать их в организации. Функциональные обязанности сотрудника могут серьезно различаться в зависимости от должности и конкретных условий труда на предприятии.
Форма
У этого документа нет ГОСТа по оформлению. Его пишут в свободной форме, используя стандарты организации. Важнейшая часть должностной инструкции — подписи сторон. Работник, расписываясь в документе, принимает на себя указанные обязательства.
За работодателя может расписываться любое лицо, которому дали соответствующие полномочия. Это делают при помощи письменного приказа. Обычно это тот, кто принимает на работу, например, начальник отдела кадров.
Подпись работодателя часто выглядит как визирование с текстом «Утверждаю» в верхней части документа. Работник может подписаться и на последней странице, и на каждой.
Структура должностной инструкции:
- Титульный лист — по форме, принятой в организации. Обычно в нем указывают название документа, реквизиты компании, ФИО сотрудника, дату документа и его регистрационный номер. Последнее нужно, только если в компании ведут учет.
- Основной текст — обычно начинают писать на том же листе. В нем в свободной форме перечисляют функциональные обязанности сотрудника. Это действия, которые он производит под контролем работодателя. Нужно указать, какой специальности и должности соответствует работа. А также описать условия труда, предоставляемые работодателем.
- Порядок приема и увольнения — необязательный пункт, но в него можно внести нюансы принятия и передачи дел на предприятии. Разумеется, только в тех рамках, которые не нарушают ТК РФ.
- Горизонтальные и вертикальные контакты — можно вписать, с кем и каким образом сотрудник обязан взаимодействовать по рабочим вопросам и кому подчиняться.
- Ссылки на другие внутренние акты и регламенты — если они есть, надо указать, на что может ориентироваться работник.
- Порядок внесения изменения в должностную инструкцию — опять же в рамках ТК РФ.
Это краткое описание инструкции.
Виды
Есть два распространенных типа должностных инструкций: индивидуальная и типовая. Для каждого сотрудника нужно выбрать один из этих двух вариантов:
- Типовая — создают под всех сотрудников на одной должности.
- Индивидуальная — под конкретного работника.
Типовые должностные инструкции используют в организациях, где много сотрудников с идентичным функционалом. Например, в клининговой компании работают сотни уборщиков, которые занимаются одним и тем же: убирают в офисах клиентов. Им можно написать одну типовую должностную инструкцию.
А вот у бухгалтеров в организации функционал обычно различается: кто-то начисляет зарплату, кто-то работает с первичной документацией или с проверяющими органами.
У всех таких сотрудников написана одна должность — «бухгалтер» в трудовой. Но обязанности разные. Так что для каждого сотрудника придется написать индивидуальную инструкцию.
В бизнесе важно как внимание к деталям, так и динамичность. Упростите систему платежей вместе с Совкомбанком!
Доступны ли моментальные платежи предпринимателям? Да! С системой быстрых платежей для бизнеса вы можете принимать и переводить деньги с одного своего счета на другой, на счета физлица, ИП или организации круглые сутки, семь дней в неделю. Для этого не нужен терминал — после заключения договора с Совкомбанком вы сможете самостоятельно генерировать QR-коды для оплаты и отправлять их клиентам.
Содержание: что конкретно писать
Боязнь чистого листа подстерегает и тех, кому приходится составлять кадровые документы. Если нужно написать должностную инструкцию — начните с этого заголовка, а затем добавьте название позиции и к какому отделу она относится.
Что стоит вписать в документ:
- Требования к квалификации. К ним относятся уровень образования, специализация, курсы повышения квалификации и частота их прохождения, стаж работы. Не стоит увлекаться требованиями и вписывать туда портрет идеального сотрудника. В противном случае документ придется переделывать, если следующий специалист будет иметь меньший опыт или непрофильное образование.
- Место в иерархии. У сотрудника должен быть начальник, могут быть подчиненные и коллеги, с которыми ему предстоит взаимодействовать. Опишите, кто это будет и как им предстоит контактировать. Последнее особенно актуально для удаленных работников.
- Замещение. Об этом часто забывают, но отпуска и больничные — рядовой случай, который должен быть предусмотрен в документах. Если забыть этот пункт, сотрудник будет иметь право отказаться принимать дела своего коллеги или потребовать за это доплату.
Что должны добавить в инструкцию специалисты по профилю:
- Задачи и функционал. Непосредственный руководитель или коллеги работника могут описать, что и как он должен делать. При написании этой части инструкции стоит руководствоваться конкретными операциями. Чем подробнее они будут описаны, тем лучше.
- Знания. Не стоит путать этот раздел с общей квалификацией. Сюда вписывают как локальные нормативные акты, так и общие. Например, ГОСТы или СНИПы. Они могут меняться со временем, но за работником закрепляют необходимость следить за этими изменениями и учить новую информацию.
- Ответственность. Для написания этого раздела нужно ответить на вопрос: что получают от сотрудника в качестве результата его труда и каким критериям должен этот результат отвечать. Меры ответственности вносить в документ не нужно: они уже записаны в Трудовой кодекс.
Как вносить изменения
Их обычно инициирует работодатель по своему желанию. Есть два способа изменения, от которых зависит порядок уведомления:
- с изменением трудового договора — например, предприятие реорганизуют или изменяют конкретную должность, штатное расписание, график работы. В этом случае работника нужно уведомить за два месяца;
- без изменений — когда ничего в работе организации не меняется, но работодатель хочет увеличить количество работы. Например, добавить сотруднику новый функционал. Тогда можно просто изменить должностную инструкцию и поставить работника перед фактом.
Для изменения можно пойти двумя путями:
- написать новую инструкцию с новой датой начала действия, с которой знакомят работника и получают его подпись;
- издать приказ об изменении ряда пунктов в должностной инструкции — работник должен расписаться в этом приказе, а сам документ приобщают к уже имеющейся инструкции как дополнение.
Работник может отказаться подписывать инструкцию. Заставить его нельзя. Но нужно составить акт об отказе. Отсутствие подписи работника — не повод не соблюдать положения инструкции.
Факт дня
Традиция обозначать денежные единицы перечеркнутыми буквами появилась в Древнем Риме, чтобы не путать их обозначение с обычными буквами и цифрами.
Чего избегать при написании
Главная ошибка — расплывчатые формулировки. Не стоит использовать общие фразы, так как их можно толковать двояко, а это лишает документ смысла.
В идеальной ситуации под каждым требованием должны быть количественные или качественные показатели, а также конкретные действия.
В должностной инструкции не нужно использовать ссылки на положения Трудового кодекса. Законодательство имеет безусловный приоритет над любой кадровой документацией. И сотрудник, и руководитель обязаны соблюдать нормы закона, упоминать об этом лишний раз нет смысла.
Заключение
Работодатель должен хранить свой экземпляр типовой подписанной должностной инструкции не менее трех лет. Срок отсчитывают с момента увольнения или выпуска новых инструкций. А индивидуальные хранят 75 лет.
Должностные инструкции оформляют по желанию, но этот документ — незаменимый помощник в трудовых спорах. Если составить его правильно, с точным описанием рабочего процесса, прав и обязанностей сторон, можно избежать неприятных разбирательств.
Добавить в «Нужное»
Сборник должностных инструкций
В обязанности работодателей входит оформление различной кадровой документации. В нашей консультации мы расскажем о том, что такое должностная инструкция, как ее составить, и обязан ли работодатель издавать должностные инструкции. Кроме того, вы сможете ознакомиться с образцами должностных инструкций.
Что такое должностная инструкция
Должностная инструкция – это внутренний организационно-распорядительный документ, содержащий конкретный перечень должностных обязанностей работника с учетом особенностей организации производства, труда и управления, а также его прав и ответственности (Письмо Роструда от 30.11.2009 N 3520-6-1).
Для каких целей используется
Сразу хотим отметить, что в общем случае законодательством не установлена обязанность работодателя по изданию должностных инструкций. Ведь трудовая функция работника должна быть раскрыты в его трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ). Однако составлять должностные инструкции рекомендуется тогда, когда в трудовом договоре не раскрыты трудовые обязанности работника.
Кстати, по мнению Роструда, должностные инструкции имеет смысл разрабатывать по каждой должности, имеющейся в штатном расписании работодателя. А отсутствие должностной инструкции порой мешает работодателю (Письмо Роструда от 09.08.2007 N 3042-6-0):
- обоснованно отказать в приеме на работу. Ведь именно в должностной инструкции могут содержаться дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника;
- объективно оценить деятельность работника в период испытательного срока;
- распределить трудовые функции между работниками;
- временно перевести работника на другую работу;
- оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции.
Содержание должностной инструкции
Обычно должностные инструкции составляются на основе квалификационных характеристик, содержащихся в квалификационных справочниках, к примеру, в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37). Если речь идет о рабочих должностях, то при составлении должностной инструкции используется единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих. Кроме того, хорошим подспорьем при составлении должностных инструкций служат профстандарты.
Должностная инструкция может быть оформлена отдельным документом или же являться приложением к трудовому договору.
Теперь давайте остановимся на примерной структуре должностной инструкции.
Общие положения
В этом разделе, как правило, указывается:
- к какой категории должностей относится должность, для которой составляется данная должностная инструкция (например, к категории руководителей);
- какие требования предъявляются к работнику, претендующему на конкретную должность (уровень образования, опыт работы и т.д.);
- какими знаниями должен обладать работник, чтобы занимать эту должность.
Задачи и функции
Как становится понятно из названия, в этом разделе прописываются задачи и функции работника, занимающего соответствующую должность.
Обязанности
Данный раздел предназначен для подробного описания должностных обязанностей работника. Чем более детально вы все распишите, тем меньше потом разногласий может возникнуть между вами и работником по поводу того, что должен делать работник.
Права
В этом разделе перечисляются права работника в рамках его должности. Например, указывается, какие документы имеет право подписывать работник.
Ответственность
Указывается, к какой ответственности может быть привлечен работник при наличии тех или иных нарушений, к примеру, за ненадлежащие исполнение своих трудовых обязанностей или же в случае совершения преступлений при исполнении должностных обязанностей.
Взаимоотношения
В этом разделе прописывается порядок взаимодействия работника с другими работниками, с подразделениями работодателя, с контрагентами и т.д. Например, если работник обязан составлять какой-либо отчет для другого сотрудника или передавать ему какие-либо документы, то в данном разделе имеет смысл указать, в какие сроки он должен это делать.
Кроме того, в разделе «Взаимоотношения» можно прописать, кого замещает работник и кем замещается сам в случае своего отсутствия.
Обязательные реквизиты
Должностная инструкция утверждается руководителем организации. Соответственно, на инструкции должны стоять:
- гриф утверждения («УТВЕРЖДАЮ»);
- наименование должности руководителя (генеральный директор, президент и т.п.);
- подпись руководителя;
- ФИО руководителя;
- дата утверждения.
Также на должностной инструкции указывается наименование организации. Можно добавить и иные реквизиты работодателя (адрес, ИНН, КПП и т.д.).
Как правило, на должностной инструкции ставят свои визы:
- разработчик инструкции;
- работник кадровой службы;
- работник юридической службы;
- непосредственный начальник работника.
С должностной инструкцией работник должен быть ознакомлен под роспись при приеме на работу, то есть до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ).
Как внести изменения в должностную инструкцию
Порядок внесения изменений в должностную инструкцию зависит от того, влечет ли это изменение обязательных условий трудового договора или нет.
Изменение должностной инструкции не влечет изменений обязательных условий трудового договора.
В этом случае работодателю удобнее утвердить новую редакцию должностной инструкции и ознакомить с ней работника под роспись (Письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6).
Изменение должностной инструкции влечет изменение обязательных условий трудового договора.
В данной ситуации работодателю необходимо заручиться согласием работника на такие изменения (ст. 72 ТК РФ). Соглашение об изменении условий трудового договора заключается между работодателем и работником в письменной форме. Соответственно, изменения в должностную инструкцию могут быть внесены только после получения согласия от работника. При этом если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, имеет смысл вносить изменения сразу и в договор, и в инструкцию путем подготовки дополнительного соглашения (Письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6).
Напомним, что есть случаи, когда для изменений определенных условий трудового договора согласие работника не требуется. Например, такое возможно, когда по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда, определенные сторонами условия трудового договора не могут быть сохранены (ст. 74 ТК РФ). Правда, в этом случае для изменения трудовой функции работника все равно потребуется его согласие.
В каких случаях должностная инструкция обязательна
Как мы уже сказали выше, работодатель не обязан составлять должностные инструкции. Но, как известно, из любого правила есть исключения. Так, например, в Законе о частной детективной и охранной деятельности в РФ прямо прописано, что действия частных охранников на объектах охраны регламентируются должностной инструкцией (ст. 12.1 Закона РФ от 11.03.1992 N 2487-1). Причем законодательством установлены типовые требования к должностной инструкции частного охранника (Приложение к Приказу Росгвардии от 19.10.2020 N 419).
Также должные инструкции должны быть разработаны для персонала физической защиты структурных подразделений ядерного объекта (п. 105 Федеральных норм и правил, утв. Приказом Ростехнадзора от 08.09.2015 N 343).
Сборник должностных инструкций
На нашем сайте в разделе «Формы» вы найдете образцы должностных инструкций для самых различных должностей. Кроме того, там же вы сможете скачать бланки этих должностных инструкций.
В вышеупомянутом разделе, к примеру, представлены:
- должностная инструкция генерального директора;
- должностная инструкция главного бухгалтера;
- должностная инструкция бухгалтера-кассира;
- должностная инструкция программиста;
- должностная инструкция секретаря;
- должностная инструкция водителя автомобиля;
- должностная инструкция менеджера.
Трудовое законодательство не обязывает всех работодателей разрабатывать должностные инструкции. Однако на практике многие организации и предприниматели уже оценили по достоинству преимущества таких инструкций. Особенно актуальным становится этот документ при возникновении трудового спора. Если нужно доказать, что работник не выполнял свои трудовые обязанности, необходимо представить суду их четкий перечень. С этой ролью должностная инструкция справляется как нельзя лучше.
Должностная инструкция выполняет следующие задачи:
– установление квалификационных требований, предъявляемых к определенной должности, выполняемой работе (образование, опыт работы, наличие специальной подготовки и т. п.);
– определение должностных обязанностей работника (круг обязанностей, объем работы, участки, за которые отвечает работник, и т. п.);
– установление пределов ответственности работника.
В каких случаях должностная инструкция обязательна?
Для отдельных категорий работников в соответствии с законодательством работодатель обязан составлять должностные инструкции. Например, это касается:
– медицинских работников (п. 1 ч. 2 ст. 73 Федерального закона № 323-ФЗ от 21 ноября 2011 г.);
– частных охранников (ч. 2, п. 1 ч. 3 ст. 12.1 Закона РФ № 2487-1 от 11 марта 1992 г., Приказ МВД России № 960 от 22 августа 2011 г.);
– работников, занятых в процессах производства, хранения, перевозки, реализации и утилизации молока и продуктов его переработки (п. 2 ст. 23 Федерального закона № 88-ФЗ от 12 июня 2008 г.);
– работников аптечных организаций, ведущих розничную торговлю лекарственными средствами (п. 9.8 ОСТ 91500.05.0007-2003).
Если обязанность по составлению должностных инструкций предусмотрена нормативными документами, при отсутствии инструкций работодателя могут привлечь к ответственности за нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП РФ).
В отношении остальных работников обязанности по составлению должностной инструкции законодательством не предусмотрено. Но составлять и утверждать ее целесообразно, особенно если в трудовом договоре с работником не раскрывается его трудовая функция, а указывается только наименование должности, профессии, специальности (абз. 3 ч. 2 ст. 57 Трудового кодекса РФ, письмо Роструда № 6234-ТЗ от 24 ноября 2008 г.). Составлять должностные инструкции можно в отношении всех должностей, предусмотренных штатным расписанием, в том числе и вакантных. По должностям специалистов (например, бухгалтер, инженер, юрист) нужно составлять и утверждать должностные инструкции. А по профессиям рабочих (например, водитель, электрогазосварщик, грузчик) – инструкции по профессии (производственные инструкции). Однако не запрещено называть инструкции по профессии также должностными.
Образцы инструкций для различных должностей и профессий вы можете найти на сайте www.moedelo.org. На их основе легко разработать собственные инструкции, дополнив при необходимости спецификой работы конкретной организации или отрасли.
Комментарий: – По общему правилу отсутствие в организации должностных инструкций не расценивается как нарушение трудового законодательства и не влечет ответственности. Однако некоторые решения работодателя без должностных инструкций могут быть признаны незаконными. Например, отказ соискателям в приеме на работу по причине их несоответствия квалификационным требованиям при отсутствии самих этих требований, которые, как правило, содержатся в должностной инструкции. Это подтверждает, например, письмо Роструда № 3042-6-0 от 9 августа 2007 г. При разрешении трудовых споров об увольнении работника в связи с неудовлетворительным результатом испытания суды, как правило, требуют представить должностную инструкцию, а также свидетельства ознакомления с ней работника при трудоустройстве. Если работник не был ознакомлен с кругом своих обязанностей, не представляется возможным доказать, что он не прошел испытательный срок (см., например, Апелляционное определение Московского городского суда № 11-11709 от 26 июня 2012 г.).
Для чего пригодится должностная инструкция?
При наличии должностной инструкции работодатель может:
– обосновать отказ в приеме на работу в связи с несоответствием соискателя (претендента на должность) установленным квалификационным требованиям, предъявляемым к определенной должности, выполняемой работе;
– объективно оценить деятельность работника в период испытательного срока;
– распределить трудовые функции между работниками;
– оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции;
– обосновать несоответствие работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации;
– обосновать правомерность применения к работнику дисциплинарного взыскания за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него трудовых обязанностей (в т. ч. и увольнения) (письма Роструда № 3042-6-0 от 9 августа 2007 г., № 6234-ТЗ от 24 ноября 2008 г., № 1028-с от 30 апреля 2008 г.).
Из каких разделов состоит должностная инструкция?
Общие положения.
В этот раздел включаются:
1) порядок назначения на должность и освобождения от должности. Определяется в соответствии с нормативными правовыми актами, правилами внутреннего трудового распорядка, положением о структурном подразделении (если такое положение разработано и утверждено работодателем), другими локальными нормативными актами работодателя (например, может быть предусмотрено, что работник назначается на должность и освобождается от должности приказом руководителя организации по представлению определенного должностного лица);
2) требования к квалификации работника. Указываются уровень профессиональной подготовки работника, необходимой для выполнения предусмотренных трудовых обязанностей (образование, повышение квалификации), требования к стажу работы, опыту работы в какой-либо сфере деятельности;
3) требования к знаниям работника («должен знать»). Указываются основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также знаний законодательных и нормативных правовых актов, положений, инструкций и других руководящих материалов, методов и средств, которые работник должен применять при выполнении трудовых обязанностей;
4) перечень документов, которыми должен руководствоваться работник при выполнении трудовых обязанностей. Как правило, в этот перечень включаются:
– законодательство РФ;
– локальные нормативные акты работодателя, непосредственно связанные с трудовой деятельностью работника (в т. ч. Правила внутреннего трудового распорядка);
– положение о структурном подразделении, в которое входит должность (см., например, Положение о кадровой службе (отделе кадров));
– приказы и распоряжения руководителя организации;
– распоряжения руководителя структурного подразделения;
– непосредственно должностная инструкция;
– другие документы;
5) место работника в структуре подчиненности (указывается при наличии вышестоящее должностное лицо, которому подчиняется работник, а также лица, которые находятся в подчинении у работника);
6) порядок назначения работника, на которого будут возлагаться обязанности данного работника в период его временного отсутствия (например, в период отпуска, временной нетрудоспособности, командировки и т. п.);
7) категория, к которой относится конкретная должность (руководитель, специалист, технический исполнитель).
Должностные обязанности.
В этот раздел нужно включить перечень обязанностей, которые работник должен выполнять в рамках его трудовой функции.
Должностная инструкция раскрывает понятие трудовой функции работника, определяемой заключенным с ним трудовым договором (абз. 3 ч. 2 ст. 57 Трудового кодекса РФ). Если в трудовом договоре, как правило, указываются только основные характеристики трудовой функции (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации), то в разделе «Должностные обязанности» должностной инструкции трудовая функция детально регламентируется, предусматриваются круг обязанностей работника, объем работы, участки, за которые отвечает работник, и т.д.
В качестве основы для разработки данного раздела должностной инструкции целесообразно использовать квалификационные характеристики, содержащиеся в квалификационных справочниках, например в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, Утвержденных Постановлением Минтруда России № 37 от 21 августа 1998 г., и др. Трудовые обязанности работника нужно описать конкретно, подробно и понятно для исполнителя.
При разработке должностных инструкций допускается уточнение перечня работ, которые свойственны соответствующей должности (профессии) в конкретных организационно-технических условиях. Так, при необходимости можно распределить обязанности, содержащиеся в одной квалификационной характеристике, между несколькими работниками (исполнителями) или дополнить обязанности, предусмотренные квалификационной характеристикой по одной должности, обязанностями, предусмотренными характеристиками по другим должностям. Также в должностной инструкции работника допускается предусмотреть обязанность замещать работника со схожей трудовой функцией в период его временного отсутствия.
Комментарий: Обязанность работника уволиться по определенным основаниям (в т. ч. по собственному желанию) при наступлении каких-либо обстоятельств не относится к трудовой функции и не может быть включена в должностную инструкцию. Кроме того, такое положение прямо противоречит Трудовому кодексу РФ. У работника есть право расторгнуть трудовой договор по своей инициативе, но не обязанность сделать это по каким-либо производственным причинам (ст. 80 Трудового кодекса РФ). Желание уволиться должно быть добровольным волеизъявлением работника. По этому вопросу Роструд давал разъяснения в письмах № 6234-ТЗ от 24 ноября 2008 г., № 3520-6-1 от 30 ноября 2009 г., с текстами которых можно ознакомиться на сайте www.moedelo.org.
Права.
В данный раздел включаются:
– право работника знакомиться с проектами решений руководителя организации, касающимися его деятельности;
– запрашивать и получать от работников структурных подразделений организации документы и информацию, необходимые для выполнения его трудовых обязанностей;
– обращаться к руководителю организации с предложениями по вопросам, входящим в его компетенцию;
– требовать от своего непосредственного руководителя и руководителя организации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и реализации прав и т.п.
Для некоторых категорий работников (юриста, заместителя руководителя организации и др.) в этот раздел должностной инструкции включается право работника подписывать (визировать) документы по вопросам, входящим в его компетенцию.
Ответственность.
Сюда нужно включить виды ответственности работника за несоблюдение требований должностной инструкции и иных локальных нормативных актов работодателя, приказов и распоряжений руководителя организации, а также нарушения работником трудовой дисциплины. Также можно предусмотреть положения, которые уточняют и конкретизируют ответственность должностного лица за те или иные нарушения. Например, если работник несет материальную ответственность на основании заключенного договора о полной индивидуальной материальной ответственности, это также целесообразно указать в данном разделе.
Основой для разработки данного раздела должностной инструкции является законодательство РФ о различных видах юридической ответственности. В соответствии со ст. 419 Трудового кодекса РФ ответственность подразделяется на материальную, дисциплинарную, административную, гражданско-правовую, уголовную. Как правило, формулировки в этом разделе приводятся в общем виде либо с указанием того, за какие нарушения какой вид ответственности возлагается на работника.
Как разработать и утвердить должностную инструкцию?
1. Сначала нужно составить проект инструкции с учетом требований действующего законодательства. Должностная инструкция может быть приложением к трудовому договору или утверждаться как самостоятельный документ.
Унифицированная форма инструкции не утверждена, поэтому организация разрабатывает ее самостоятельно. При подготовке должностной инструкции следует учитывать положения ГОСТ Р 6.30-2003. Требования к содержанию и оформлению четко установлены только для должностной инструкции частного охранника на объекте охраны (Приказ МВД России № 960 от 22 августа 2011 г.). В остальных случаях в качестве основы при составлении должностных инструкций можно использовать:
– квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Минтруда России № 37 от 21 августа 1998 г.;
– единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (выпуски по соответствующим отраслям). Например, для составления инструкций по общеотраслевым профессиям рабочих можно использовать Выпуск 1, утвержденный Постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС № 31/3-30 от 31 января 1985 г. (письма Роструда № 4412-6 от 31 октября 2007 г., № 3042-6-0 от 9 августа 2007 г., № 6234-ТЗ от 24 ноября 2008 г.).
Кроме того, при разработке должностных инструкций законодательство предписывает работодателям учитывать требования профессиональных стандартов (пп. «а» п. 25 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ № 23 от 22 января 2013 г.). Однако сами стандарты пока не утверждены, работу по их созданию координирует Минтруд России (ст. 195.1 Трудового кодекса РФ).
2. Если коллективным договором (соглашением) организации предусмотрено принятие локальных нормативных актов по согласованию с представительным органом работников например, — с профсоюзом, следует направить представительному органу на рассмотрение проект должностной инструкции и учесть его мнение. Если такой орган не создан, работодатель разрабатывает и принимает локальные нормативные акты (в т. ч. должностные инструкции) самостоятельно. Отсутствие представительного органа делает невозможным выполнение требований законодательства в этой части (ч. 3 ст. 8, ч. 1 ст. 372 Трудового кодекса РФ, п. 3 письма Роструда № 2742-6-1 от 8 декабря 2008 г.).
3. Затем необходимо подписать и завизировать должностную инструкцию. В соответствии с п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003 организационно-распорядительный документ (в т. ч. должностная инструкция) должен содержать реквизит «Подпись», который располагается в нижней части документа, после его текста. Должностную инструкцию, как правило, подписывает ее составитель (например, специалист по кадрам, руководитель структурного подразделения).
В зависимости от того, какой порядок принятия должностных инструкций установлен у работодателя, до утверждения руководителем организации (иным уполномоченным лицом) инструкцию могут визировать некоторые заинтересованные работники (например, руководитель кадровой службы (отдела кадров, отдела персонала), руководитель юридического отдела (юрист) организации). Виза согласования располагается на оборотной стороне последнего листа должностной инструкции. Она должна включать в себя подпись и должность работника, визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания (п. 3.24 ГОСТ Р 6.30-2003).
4. После подписания нужно утвердить должностную инструкцию и ввести ее в действие с определенной даты. Должностную инструкцию утверждает руководитель организации или уполномоченное им лицо. Как правило, для этого издается приказ. Но если инструкция утверждается без каких-либо особенностей (по времени ее действия, порядку пересмотра, распространения и т.п.), можно не издавать отдельный приказ, а оформить на самой должностной инструкции гриф утверждения. Гриф должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности работника, утверждающего документ (например, генеральный директор, директор по управлению персоналом), его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения (п. 3.16 ГОСТ Р 6.30-2003, ч. 2 ст. 5, ч. 1 ст. 8 Трудового кодекса РФ).
5. В завершение процедуры необходимо ознакомить работника, принимаемого (принятого) на определенную должность (профессию), с инструкцией по этой должности (профессии). Сведения об ознакомлении с должностной инструкцией и подпись работника, подтверждающая ознакомление, могут ставиться:
– в листе ознакомления с должностной инструкцией (такой лист подшивается или подклеивается к самой инструкции);
– в Журнале ознакомления с должностными инструкциями или в Журнале ознакомления с локальными актами организации (образцы этих документов представлены на сайте www.moedelo.org);
– на экземпляре должностной инструкции, который будет храниться у работодателя (по аналогии с трудовым договором);
– на экземпляре трудового договора, который будет храниться у работодателя (например, на нем можно оформить такую надпись: «С должностной инструкцией до подписания трудового договора ознакомлен»).
Если работник не желает ознакомиться с должностной инструкцией, отказ целесообразно оформить письменно, например в виде акта. Этот документ убережет работодателя от возможных претензий со стороны проверяющих ведомств (например, трудовой инспекции). Он будет служить подтверждением того, что работодатель выполнил свою обязанность по ознакомлению работника с локальными актами, и снимет с организации ответственность, если работник, отказавшийся от ознакомления с локальным актом, впоследствии будет утверждать, что его с ним не знакомили (абз. 10 ч. 2 ст. 22, ч. 1 ст. 67, ч. 3 ст. 68 Трудового кодекса РФ).
Целесообразно подготовить два экземпляра должностной инструкции и выдать один работнику на руки (абз. 7 письма Роструда № 4412-6 от 31 октября 2007 г.). Экземпляр желательно предоставить работнику под подпись.
Комментарий: Инструкция составляется по должности или профессии, а не в отношении каждого работника лично. Составлять именные должностные инструкции, конечно , не запрещено, но делать это нецелесообразно, ведь при увольнении работника такая инструкция будет утрачивать силу а при приеме нового ее придется утверждать заново. В то же время ФИО работника можно проставить вручную на его экземпляре утвержденной должностной инструкции во избежание потери экземпляра. Такие разъяснения даны в письме Роструда № 3042-6-0 от 9 августа 2007 г.