Как правильно сшить договора ниткой инструкция

Содержание

  1. Как сшивать документы по новым стандартам: подробная инструкция и схемы прошивки
  2. Шаг 1: Подготовка необходимых инструментов
  3. Шаг 2: Выбор подходящей техники прошивки
  4. Шаг 3: Разработка схемы прошивки
  5. Шаг 4: Отметка мест для отверстий
  6. Шаг 5: Прошивка документов с использованием машины
  7. Шаг 6: Прошивка документов вручную
  8. Шаг 7: Проверка качества прошивки и финишные штрихи

Сшивка документов является неотъемлемой частью многих офисных процессов. От правильной и аккуратной прошивки зависит удобство использования документа, его сохранность и эстетический вид. Стандарты прошивки докуметов в последнее время оказались изменены, и чтобы быть в курсе всех изменений и справиться с задачей эффективно, нужно знать новые правила и техники.

В данной статье мы рассмотрим детально различные способы сшивки документов по новым стандартам. Мы предоставим подробные инструкции, схемы прошивки и рекомендации по выбору лучшего метода, в зависимости от типа и количества документов. Вы узнаете о преимуществах и недостатках каждого метода и сможете выбрать наиболее подходящий для ваших нужд.

Необходимые инструменты, техники и материалы также будут рассмотрены в этой статье. Мы подробно раскроем, как правильно пользоваться прошивальными машинками, как грамотно выбирать и использовать скрепки и нитки. Кроме того, мы поделимся секретами аккуратной и эстетичной отделки документов, чтобы ваши сшитые документы выглядели профессионально и привлекательно.

Как сшивать документы по новым стандартам: подробная инструкция и схемы прошивки

Сшивка документов по новым стандартам является важным этапом процесса организации и систематизации информации. Для достижения оптимального результата необходимо соблюдать определенные правила и последовательность действий.

Первый шаг перед началом сшивки – подготовка документов. Важно убедиться, что все листы находятся в хорошем состоянии, без повреждений и загрязнений. Также рекомендуется проверить последовательность страниц и правильность их оформления.

Для сшивки документов по новым стандартам можно использовать различные виды крепления, такие как скрепка, скобы или игла с ниткой. Важно выбрать подходящий вид крепления в зависимости от толщины документов и требований к их сохранности.

Для облегчения процесса сшивки и упорядочивания документов, рекомендуется использовать схемы прошивки. Схема прошивки позволяет определить правильную последовательность прохода нити через листы документов и количество точек закрепления. Она также помогает создать ровные и аккуратные швы, что обеспечивает легкость использования и сохранность документов.

Важно помнить о том, что сшивка документов по новым стандартам – это не только просто процесс соединения листов бумаги. Она является важной составляющей процедуры удобства использования и сохранности информации. Правильная сшивка помогает достичь удобства работы с документами и сохранить их целостность на протяжении длительного времени.

Для сшивания документов по новым стандартам вам понадобятся следующие инструменты:

  • Перфоратор — специальное устройство для прокола отверстий в документах;
  • Прошивочные скобы — металлические скобы, предназначенные для соединения листов документов;
  • Магнитный стол — удобное рабочее место для разложения и сшивания документов;
  • Линейка и карандаш — для замеров и пометок на листах документов;
  • Ножницы — для обрезания и подгонки размеров листов документов;
  • Клейкая лента — для закрепления отдельных страниц или закрытия концов прошивки;
  • Степлер — альтернативное средство сшивания документов, если у вас нет перфоратора и скоб.

Перед началом работы обязательно проверьте наличие и исправность всех инструментов. Убедитесь, что перфоратор и степлер заряжены, и что у вас достаточно скоб для сшивки документов. Подготовьте рабочее место, убедитесь, что на нем достаточно света и пространства для разложения документов.

Кроме того, полезно иметь при себе запасные скобы, ластик и резинки для связывания отсортированных страниц документов. Это поможет вам более удобно работать и быстрее выполнять задачу по сшивке документов по новым стандартам.

Шаг 2: Выбор подходящей техники прошивки

В настоящее время существует несколько основных техник прошивки документов в соответствии с новыми стандартами.

1. Прошивка на степлере. Данная техника является самой простой и распространенной. Для прошивки на степлере необходима специальная пружина, которую можно легко установить на степлере. При помощи степлера можно сшивать как небольшие документы, так и документы большого объема.

2. Прошивка на специализированной машинке. Если вам приходится часто сшивать большие объемы документов, то стоит обратить внимание на использование специализированной машинки для прошивки. Эта техника позволяет быстро и качественно прошивать документы любого объема и толщины.

3. Прошивка на пружине. Прошивка на пружине также является популярным методом, особенно для документов, которые часто оправляются по почте или передвигаются с места на место. Пружина обеспечивает надежное и удобное крепление документов, позволяя легко открывать и закрывать их.

Необходимо выбрать подходящую технику прошивки в зависимости от ваших потребностей и характера документов. Кроме того, обратите внимание на доступные инструменты и материалы для каждой техники, чтобы избежать проблем и непредвиденных затрат.

Шаг 3: Разработка схемы прошивки

Шаг 3: Разработка схемы прошивки

После того, как документы подготовлены к прошивке, необходимо разработать схему прошивки. Это важный этап, который позволит упорядочить и систематизировать документы перед их сшивкой.

Первым шагом при разработке схемы прошивки является определение порядка расположения документов. Для этого можно использовать различные методы организации информации, например, систематизацию по тематике, дате или важности документов.

Вторым шагом является выбор способа прошивки. Для этого необходимо определить, какие типы документов будут сшиваться и какая прошивка будет наиболее удобной и надежной.

Важно также учесть размер и объем документов при разработке схемы прошивки. Если документы имеют большой объем, то необходимо разделить их на несколько пачек и прошить отдельно.

После разработки схемы прошивки необходимо проверить ее на практике. Рекомендуется провести пробную прошивку нескольких документов, чтобы убедиться в правильности выбранного порядка и способа прошивки.

Шаг 4: Отметка мест для отверстий

После того, как вы разметили все листы документов, необходимо провести отметку мест для отверстий. Для этого вам понадобятся специальные инструменты: круглая линейка и специальный штамп для отверстий.

Перед началом отметки мест для отверстий рекомендуется проверить правильность разметки страниц и убедиться, что все листы имеют одинаковое количество строк. Если есть расхождения, исправьте их перед проведением отметки.

Вначале определите необходимое количество отверстий для прошивки документов. Обычно требуется три отверстия, но в зависимости от ваших требований и стандартов, это число может быть другим.

Затем с помощью штампа для отверстий укажите места, где будут находиться отверстия на каждом листе документа. Штамп имеет специальные зубцы, которые прокалывают бумагу, создавая отверстия.

Старайтесь делать отметки на одинаковом расстоянии от краев листа, чтобы прошивка была ровной и удобной для чтения. Можно использовать круглую линейку для более точной отметки.

После завершения отметки мест для отверстий, прошлите каждый лист документа через специальный отверстовдавитель или отверстийствол. Это позволит сделать отверстия одинакового диаметра и обеспечит качественное и прочное крепление документов.

Шаг 5: Прошивка документов с использованием машины

Прошивка документов с использованием машины – последний этап в создании аккуратно уложенного пакета документов. Данная процедура позволяет надежно соединить все страницы вместе, чтобы они не разбрасывались и несутуются.

Перед началом прошивки убедитесь, что все страницы документов аккуратно выровнены и совпадают по краям. Откройте машину для прошивки и проверьте наличие достаточного количества скобок для прошивки. Отсутствие полной укомплектованности машины может привести к неправильной прошивке и повреждению документов.

Чтобы начать прошивку, вставьте одной рукой аккуратно уложенные страницы в машину для прошивки. Затем, укрепите страницы с помощью скобок, вставляя их через отверстия по краям страниц.

Важно: При прошивке обеспечьте равномерное распределение скобок по документу и проверьте, чтобы не было зажатых страниц или краев, так как это может привести к повреждению документов.

По завершении прошивки, проверьте, что документы надежно закреплены и не двигаются. Если обнаружены ошибки или проблемы, повторите прошивку снова.

В результате правильной прошивки документов с использованием машины, вы получите аккуратно сложенный пакет, готовый для применения и хранения.

Шаг 6: Прошивка документов вручную

Шаг 6: Прошивка документов вручную

В случае, если у вас нет доступа к специальному оборудованию или вы предпочитаете прошивать документы вручную, мы рекомендуем следующий алгоритм:

  1. Подготовьте все необходимые инструменты: дырокол, нитки или специальные шнуры, шило или корсетный станок для прокалывания отверстий.
  2. Соберите документы в нужной последовательности и закрепите каждый лист меткой или булавкой для удобства в процессе прошивки.
  3. Определите место для отверстий на боковых краях документов. Обычно это уголки или середина боковой стороны. Используйте шило или станок, чтобы проколоть отверстия.
  4. Натяните нитку или шнур через проколотые отверстия на всех документах. Убедитесь, что нитка проходит через все отверстия и достаточно натянута.
  5. Завяжите концы нитки в узел или примените другой метод зафиксировать нитку и закрепить ее на документах.
  6. Проверьте качество прошивки, убедитесь, что все страницы прочно закреплены и не смещаются.

При необходимости повторите все шаги сначала для каждого документа, который нужно прошить вручную. Важно знать, что прошивка вручную может занять больше времени и требует тщательности и аккуратности. Однако, с ее помощью вы сможете обеспечить надежность и прочность своих документов в соответствии с новыми стандартами.

Шаг 7: Проверка качества прошивки и финишные штрихи

После того, как вы прошили все документы по новым стандартам, необходимо провести проверку качества прошивки. Для этого важно убедиться, что все страницы документов прочно скреплены и не смещаются.

Сначала осмотрите каждую страницу документа, чтобы убедиться, что не осталось каких-либо повреждений или неровностей в краях страниц. Если вы заметите какие-либо дефекты, исправьте их перед подведением финишных штрихов.

Далее, проверьте строгость и равномерность прижима страниц к обложке. Если страницы слишком свободно лежат или наоборот, сильно сжаты, прошивка не считается качественной.

Один из важных аспектов проверки качества — это правильное выравнивание страниц. Убедитесь, что все страницы документов выровнены по краям с учетом отступов и вложений. Если вы заметите неравномерности, аккуратно подправьте их.

После успешной проверки качества прошивки можно переходить к финишным штрихам. Это включает в себя нанесение специальных печатей, подписей и печатей на первой и последней страницах документов, а также на обложке. Эти детали придадут вашим документам законченный и профессиональный вид.

Не забывайте о том, что качественное прошивание документов — это важный этап работы, который требует внимания и тщательности. Следуйте инструкции и не торопитесь, чтобы достичь наилучшего результата.

Источник

Бухгалтер в роли… портного: как прошивать документы

Иллюстрация: cottonbro studio/pexels

Расскажем подробнее.

Как надо прошивать документы

Прошивка многостраничного документа как способ скрепления листов с целью обеспечения его целостности зависит от целей применения такого документа. В общем делопроизводстве руководствуются опытом лучших практик.

Общие правила

Если необходимо прошить один многостраничный документ или удостоверить копию многостраничного документа, то листы достаточно прошить на два прокола (это самый простой вариант).

От середины листа бумаги отмечаем вверх и вниз по 40 мм точки для проколов с учетом размеров полей (левое – 20 или 35 мм), расстояние между верхним и нижним проколом должно быть 80 мм.

Обратите внимание: нить из натуральных материалов (лен, хлопок) вводится в проколы. Концы нити связываются на обороте последнего листа, далее место узла и шире закрывается отдельным листом бумаги небольшого формата, на котором оформляется отметка об удостоверении, например, сшива копии или удостоверительная надпись с указанием номера экземпляра и количества листов документа с ограничением доступа.

В отметке используется типовая фраза «Прошито и пронумеровано…», указывается цифрами и прописью количество листов. При необходимости подпись лица, удостоверившего сшив, дополнительно удостоверяется специальной печатью организации.

Хотя для данных целей можно использовать и более сложный вариант сшива – на три прокола.

Сшив на три прокола еще применяют, когда хотят прошить несколько документов и сохранить их как первичный комплекс, досье в состоянии текущего оперативного хранения как отдельный сшив (например, так обычно делает бухгалтерия в процессе работы с бухгалтерскими документами дня).

С учетом размеров полей первый прокол делается в середине стопки листов, а два других – на расстоянии 40 мм от центрального прокола. Концы натуральной нити потом выводятся через срединный прокол, охватывают нить, стягиваются и связываются в узел.

Не каждый сшив удостоверяется – зависит от того, с какой целью он делается.

Прошивка для архива

В процессе подготовки документов к архивному хранению прошивка включается в технологию обязательной архивно-технической обработки дел. Обратите внимание Дела прошиваются на четыре прокола, таким образом изготавливается «архивный сшив».

Только при полном оформлении дела (дела постоянного хранения, по личному составу и со сроком хранения свыше 10 лет) оно сначала прошивается, а потом переплетается по типографской технологии с корешком, на котором потом будут нанесены поисковые данные дела.

А при частичном оформлении дела (дела временного до 10 лет срока хранения) дело прошивается вместе с картонными обложками, которые накладываются сверху на будущее дело-сшив.

Верхний и нижний проколы (с учетом размеров полей) делаются на расстоянии 30 мм от границ верхнего и нижнего полей пачки, два средних прокола делаются на расстоянии 80 мм от верхнего и нижнего проколов, расстояние между ними также составляет примерно 80 мм.

Технический сшив делается двумя способами: только одной иглой и одной ниткой или одной ниткой, но двумя иглами. Нить используется натуральная, ее концы затягиваются и связываются на тыльной стороне сшива (пачки-дела).

Этим же способом на четыре прокола (с картонной обложкой или без неё) рекомендуют также прошивать бухгалтерские документы дня или дела с иными первичными учетными документами, имеющими в основном пятилетний срок хранения.

А для обработки дел постоянного хранения и по личному составу советуем все-таки заключить договор с архивной компанией, которая может выполнить такую трудоёмкую и действительно пыльную работу, требующую применения дрели, струбцины и т .п.

Обратите внимание: прошивка документов регламентируется, но только в отдельных сферах деятельности, т. е. в специальном делопроизводстве.

Например, есть Инструкция по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций), утв. постановлением Пленума ВАС от 25.12.2013 № 100. В ней есть такое правило про сшив копии судебного акта (п. 10.2):

«Все листы копии прошиваются на два прокола прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа копии, заклеиваются бумажной наклейкой (в виде круга, квадрата, прямоугольника, размером примерно 40–60 мм на 40–50 мм) и опечатываются печатью суда. Печать ставится таким образом, чтобы частично захватывала бумажную наклейку, заклеивающую концы нити, наименование должности лица, удостоверившего подлинность документа, его личную подпись, фамилию, инициалы и дату».

П п. 6.10 Инструкции о порядке обеспечения бланками исполнительных листов и их приема, учета, хранения, использования и уничтожения в федеральных судах общей юрисдикции и федеральных арбитражных судах (утв. приказом Судебного департамента при ВС РФ от 28.12.2015 № 399) про сшив исполнительных листов сказано следующее:

«Все листы документа прошиваются на два прокола в верхнем левом углу через левый и верхний край листа прочной нитью (не менее двух оборотов в каждую сторону), концы которой связываются и выводятся на оборотную сторону последнего листа. Прошивка также может быть осуществлена методом вальцовки с пропуском в образовавшееся металлическое кольцо прочной нити не менее двух оборотов на каждую сторону листа. Место прошивки заклеивается бумажной наклейкой (прямоугольной или квадратной формы, примерным размером от 45 до 55 мм на 35 до 45 мм), содержащей следующую удостоверительную надпись…».

Есть разъяснения в письме Минфина от 29.10.2015 № 03-02-РЗ/62336:

«При формировании сшивов документов (копий документов) на бумажном носителе, представляемых в налоговые органы, рекомендуется учитывать следующее:

  1. сшив формируется объемом не более 150 листов с указанием арабскими цифрами сплошной нумерации листов, начиная с единицы;

  2. все листы в сшиве прошиваются на 2–4 прокола прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются. На оборотной стороне последнего листа в месте скрепления наклеивается бумажная наклейка (в виде прямоугольника размером примерно 40–60 мм на 40–50 мм). Наклейка должна закрывать место скрепления прошивки полностью, за пределы наклейки могут выходить только концы прошивных нитей, но не более чем на 2–2,5 см».

Если говорить про архивный сшив дела на четыре прокола, то данное правило давно выработала практика, однако оно не включено в действующие документы, регламентирующие архивное дело.

Раньше прошивали на три прокола, но заметили, что документы меньшего формата, чем А4, часто оказывались захвачены только одним проколом. Большинство документов, которые меньше стандартного формата А4, оказываются вдвое меньше него. На практике заметили, что при прошивке дела на четыре прокола документ этого А5 формата прошивается минимум в двух местах, и этого оказывается достаточно, чтобы документ «не танцевал» внутри сшива.

Есть специфические дела, например, в бухгалтерии, где много документов еще меньшего размера, чем формат А5. Такие дела могут прошить и на большее число проколов.

Источник

Прошивка документов — это один из важных этапов их оформления. В процессе прошивки листы документов надлежит свернуть в единое целое и проколоть в определенных местах, чтобы они не разбежались или не потерялись. Каждый шаг этого процесса имеет свои нормы и требования, чтобы обеспечить правильное оформление документации. Как правильно прошить документы в формате 3 и 4 дырки? В данной статье мы представим подробную инструкцию и схемы, которые помогут выполнить эту задачу правильно.

Во-первых, для прошивки документов в формате 3 и 4 дырки необходимо подготовить материалы. Для этого требуется силикатный лист и нитки. Также необходимо найти шило, которое будет использоваться для прокола отверстий. Далее, следует разметить листы документов, чтобы определить места проколов. Схемы прошивки, представленные в данной статье, помогут вам сделать это правильно.

После того, как листы документов размечены, надо приступить к прошивке. Важно учесть, что проколы идут с одной стороны документов, поэтому можно прошить восемь или более листов за один раз. Для прошивки документов в формате 3 и 4 дырки на листе следует сделать отверстия в уголке страницы, в последнюю дырку по требованию норм документации. Необходимо, чтобы весь документ имел одинаковые отверстия и находился в одной линии. Оригиналы документов должны быть прошиты на лицевой стороне, копии — на обратной.

Поставив листы в нужное положение, намотаем нитку на шило и приступаем к прошивке. Пошаговая инструкция и схема, представленные ниже, помогут вам выполнить эту операцию правильно:

1. Продеть нитку через первую дырку с фронта на оборот.

2. Пропустить нитку через последнюю дырку с оборота на фронт.

3. Продеть нитку через предпоследнюю дырку с фронта на оборот.

4. Пропустить нитку через вторую дырку с оборота на фронт.

5. Завязать узелок и аккуратно подрегулировать нитку по длине.

Повторяя указанные шаги, можно прошить все листы документов. Важно помнить, что каждый документ требует индивидуального подхода и правильной нумерации. Поэтому, чтобы избежать ошибок, важно внимательно следовать схеме и инструкции.

Выводы абзацем: правильное прошивание документов имеет большое значение и важно выполнить его в соответствии с требованиями и нормами регламента документации. В данной статье мы представили подробную пошаговую инструкцию и схемы, которые помогут вам правильно прошить документы в формате 3 и 4 дырки. Не забывайте следить за правильной нумерацией и оформлением документов, чтобы избежать возможных ошибок в будущем.

Как правильно прошить документы в формате 3 и 4 дырки – подробная инструкция и схемы

Требования к материалам и инструментам

Для прошивки документов в формате 3 или 4 дырки вам понадобятся следующие материалы и инструменты:

  • Проколы с тремя или четырьмя отверстиями, в зависимости от формата документов;
  • Шило или специальный инструмент для прокола;
  • Уголок для прошнуровки;
  • Нитки или узелок для прошивки.

Пошаговая инструкция

Далее приведена пошаговая инструкция о том, как правильно прошить документы в формате 3 и 4 дырки:

  1. Подготовьте листы документов. Убедитесь, что каждый лист имеет все необходимые отметки и заверить их при необходимости.
  2. Поставьте на одном из углов лицевой стороны каждого листа прокол. При прошивке формата 3 дырки прокол должен находиться в углу прямоугольника, а при прошивке формата 4 дырки – в месте, где идет край листа.
  3. Вставьте шило или специальный инструмент через проколы на всех листах документов.
  4. Следуя схеме прошивки, проведите шило или инструмент сквозь проколы всех листов.
  5. Чтобы закрепить документы между собой, закрутите один конец ниток или узелка вокруг прошнуровочного уголка.
  6. Продолжайте прошивку, проходя нитки или узелок через остальные проколы согласно схеме.
  7. Завершите прошивку, пропустив нитки или узелок через последнюю дырку.
  8. Заверните концы ниток или узелка в узелок, чтобы закрепить прошивку.

В результате правильной прошивки документов у вас должен получиться качественный узелок, который надежно закрепляет листы вместе. Теперь вы можете спокойно использовать прошитые документы для своей документации или оформления журналов.

Не забывайте, что правильная прошивка документов в формате 3 и 4 дырки важна с точки зрения оформления и требований регламента. Следуйте пошаговым инструкциям и используйте предоставленные схемы для достижения наилучших результатов.

В пять простых шагов

Для правильной прошивки документов в формате 3 и 4 дырки необходимо следовать пошаговой инструкции. В данной статье мы расскажем, как выполнить эту процедуру без ошибок.

1. Подготовка материалов

Перед прошивкой документации вам потребуются следующие материалы:

  • Проколы с тремя или четырьмя отверстиями (в зависимости от типа документа);
  • Прошивальное шило или специальный инструмент для создания отверстий;
  • Нитки;
  • Листы документов.

2. Выполнение проколов

Для прошивки документов следует провести проколы в соответствии со схемой, указанной в регламенте оформления документации. Важно учесть требования по нумерации отверстий, того, какой уголок прокола должен быть повернут и в какую сторону идет номер страницы. В случае формата с тремя отверстиями следует проколоть лист документа на предложенных местах. Для формата с четырьмя отверстиями нумерацию следует делать в соответствии с схемой.

Формат документа Схема проколов
Формат 3 дырки Схема 3 дырок
Формат 4 дырки Схема 4 дырок

3. Прошивка документов

После выполнения проколов следует передвинуть проколы на нитку и пронести нитку через все отверстия. Один конец нитки заверить узлом для фиксации. Передвинуть все документы к левому краю, чтобы образовать пакет документов.

4. Дополнительная фиксация

Важно учесть требования по дополнительной фиксации документов. В некоторых случаях может потребоваться заверить документы оригиналами или их копиями. Каждый документ следует заверить печатью или подписью лица, ответственного за обращения документов. В заверенных документах следует оставить отдельное отверстие на нижнем краю лицевого листа.

5. Завершение процесса

После всех действий необходимо убедиться, что документы прошнурованы правильно и соответствуют нормам оформления. При необходимости можно добавить регулирующий уголок для удобства работы со значимыми журналами и листами документов. После завершения прошивки следует проверить, что все документы находятся в правильном порядке и следуют общей нумерации. Важно сохранить оформленный пакет документов для последующего использования.

Таким образом, следуя пошаговой инструкции и используя соответствующие материалы, вы сможете правильно прошить документы в формате 3 и 4 дырки. Соблюдение требований по нумерации, проколам, заверению оригиналов и копий является важным для правильного оформления документации и соответствия нормам. Все указанные действия помогут сохранить аккуратность и целостность документов, а также облегчат последующую работу с ними.

В три прокола

Для правильного оформления документов с отверстиями в формате 3 и 4 дырки требуется следовать определенным инструкциям и схемам. Пошаговая инструкция ниже поможет вам прошить документы в трех проколах.

1. Подготовка материалов

Для прошивки документов в формате 3 и 4 дырки вам понадобятся:

  • Листы документации или журналы;
  • Шило или другой острый предмет для вдевания отверстиями;
  • Нитки или силикатный уголок для прошивки.

Убедитесь, что у вас имеются все необходимые материалы для процесса прошивки.

2. Определите нумерацию страниц

Перед началом оформления документов важно определить нумерацию страниц. В соответствии с требованиями и нормами, лицевой стороной считается последняя страница документации.

3. Пошаговая инструкция

  1. Разметьте отверстиями каждый лист документа согласно схеме и требованиям.
  2. Далее, вденьте отверстия шилом или специальным инструментом.
  3. Прошнуруйте отверстия нитками или силикатными уголками, чтобы узелок оказался на лицевой стороне.
  4. Прошейте документы, используя шило или другой острый предмет для вдевания отверстиями.
  5. При прошивке документов в формате 4 дырки, следуйте схеме, где прокола вдоль длинной стороны листа обычно две, а вдоль короткой – три.

Важно учесть, что при прошивке документов в формате 3 и 4 дырки каждую копию нужно прошивать по отдельности, чтобы оба конца нитки оказались на лицевой стороне.

После завершения прошивки проверьте, чтобы документы были надлежащим образом прошиты и соответствовали требованиям форматов 3 и 4 дырки. Таким образом, вы сможете правильно оформить и хранить важные документы.

Как прошить и заверить копии документов

Для правильного оформления копий документов, их необходимо прошить и заверить в соответствии с требованиями регулирующими нормы. Ниже представлена подробная пошаговая инструкция по прошивке документов.

Шаг 1: Подготовка документов

Перед прошивкой документов убедитесь, что все оригиналы документов и их копии находятся в правильном порядке и не содержат ошибок. Если у вас есть силикатный или другой тип дырокол, убедитесь, что он готов к использованию.

Шаг 2: Прошивка документов

Для прошивки документов в формате 3 и 4 дырки, следуйте следующим инструкциям:

  1. Разделите документы на группы по три лицевых листа и поставьте отверстия ровно по центру каждого листа с помощью дырокола.
  2. Проколите дырки на обратной стороне документов с помощью шила или другого острым предмета.
  3. Вставьте нитки в проходящие отверстия, начиная с нижней дырки и заканчивая верхней.
  4. Сделайте узелок на конце нитки для фиксации прошивки.

Шаг 3: Заверение документов

После прошивки документов необходимо их заверить. Для каждой копии документа сделайте уголок, который будет указывать на его оригинал. В уголке укажите дату обращения за заверенной копией и после того, как заверите каждую копию, поставьте печать и подпишите на последней странице.

Выводы: Пошаговая инструкция и схемы по прошивке и заверению копий документов позволят вам правильно оформить документацию в соответствии с требованиями регулирующих норм. Важно помнить, что прошиванные и заверенные копии документов имеют такую же юридическую силу, как и оригиналы.

Необходимые материалы и инструменты

Для правильной прошивки документов в формате 3 и 4 дырки важно иметь все необходимые материалы и инструменты. В этом разделе мы рассмотрим, что требуется для выполнения прошивки пошаговая инструкция со схемами.

Необходимые материалы

  • Листы документации (торговые документы, обращения и т.д.). Нужно обратить внимание на нормы и требования регламента по оформлению документов;
  • Копии оригиналов. Важно, чтобы они были заверены, чтобы сохранить надлежащую оформленность;
  • 4-х дырочный уголок или силикатный прямоугольник. Он должен иметь сторону, идущую вдоль нумерации документов;
  • Нитки для прошивки. Можно использовать таким требованиям регламента по оформлению (цвет, материал).

Необходимые инструменты

  • Шило или другой инструмент для прокола дырок;
  • Прокалывающая дырка уголка схема;
  • Инструкция для правильной прошивки документов.

Имея все необходимые материалы и инструменты, вы будете готовы приступить к процессу прошивки документов в формате 3 и 4 дырки.

Требования к оформлению прошитых документов

Правильное оформление прошитых документов имеет важное значение для правильной нумерации, удобства обращения к документации и сохранения оригиналов и копий материалов. В данной инструкции будет рассмотрено, как правильно прошить документы в формате 3 и 4 дырки с использованием пошаговых схем.

Для прошивки документов необходимо следовать следующим требованиям:

1. Листы документов должны быть официальными, чистыми и ровными. Лицевой лист документа должен быть одним из концов исходной стопки.

2. Дырки в документах должны соответствовать выбранному типу прошивки. Для формата 3 дырки должны быть расположены по ширине документа с регулирующим уголком внизу, а для формата 4 дырки должны быть расположены по длине документа с регулирующим уголком на правой стороне.

3. Регламент материалов на прошивку: документы должны быть сначала отсортированы в порядке, в котором они должны быть прошиты.

4. Для прошивки документов необходимо использовать нитки или шнуры.

5. Схемы прошивки есть две, выбираем в зависимости от формата бумаги.

Пошаговая инструкция по прошивке документов:

1. Разделите листы документов на группы по пять листов. Если количество листов не кратно пяти, то последнюю группу можно сделать меньше пяти.

2. Сделайте проколы в каждом листе документа в соответствии с выбранным форматом прошивки. Для формата 3 сделайте три прокола, для формата 4 – четыре прокола.

3. Вставьте листы документов на шило или шнур таким образом, чтобы листы были равномерно распределены и не смещались.

4. Сделайте узелок на конце нитки или шнура.

5. Прошнуруйте документы с помощью выбранного материала, проходя ниткой или шнуром через дырки в документах.

6. Заверните нитку вокруг конца стопки документов и завяжите еще один узелок, чтобы закрепить прошивку.

Важно отметить, что прошивка документов должна быть четкой и аккуратной. Каждый документ должен быть проколот и прошит в одном месте на каждом листе, чтобы избежать путаницы и сохранить порядок документации.

Следуя этим требованиям, вы сможете правильно прошить документы в формате 3 и 4 дырки, что обеспечит удобство и быстроту обращения к документации, а также сохранение оригиналов и копий материалов.

Регламент, нормы и правила прошивки документов нитками

Нормы и требования

Прежде чем приступить к прошивке документов нитками, важно ознакомиться с нормами и требованиями, регулирующими этот процесс. Ниже приведены основные требования, которые следует учитывать при прошивке документов:

  • Документы должны быть прошиты на 3 или 4 дырки, в зависимости от их формата.
  • Материалы для прошивки – нить или шпагат, подходящие по прочности и внешнему виду.
  • Прокола дырок в документах должны быть ровными, без повреждения текста или изображений.
  • Не следует использовать слишком толстую нить или шпагат, чтобы не создавать дополнительных объемов при прошивке.
  • Документы должны быть прошиты таким образом, чтобы их было удобно переворачивать и читать.

Пошаговая инструкция прошивки документов нитками

Для корректной прошивки документов нитками следуйте этой пошаговой инструкции:

  1. Приготовьте все необходимые материалы: документы, нить или шпагат, шило или другой острый предмет для прокола дырок.
  2. Расположите документы лицевой стороной вниз и убедитесь, что все страницы находятся в правильном порядке.
  3. Проколите две или четыре дырки в верхнем левом уголке документов, в зависимости от формата.
  4. Вдевайте конец нити в шило или другой острый предмет и проткните ним каждый лист документов через проколы.
  5. Продолжайте прошивку, перемещая шило или острый предмет на следующую дырку и протыкая остальные листы.
  6. Достигнув последнюю дырку, сделайте узелок или завязку с нити, чтобы закрепить прошивку. Оставьте небольшой хвостик нити для удобства распространения документов.

Схемы прошивки документов

Схемы прошивки документов

Для более наглядного представления прошивки документов нитками, приводим схемы прошивки на 3 и 4 дырки:

Схема прошивки на 3 дырки:

| | | | | || | |   | || | | | | |/-----/ /-----/

Схема прошивки на 4 дырки:

Схема прошивки на 4 дырки:

| | | | | ||         || | |   | ||   |   | || | | | | |/-----/ /-----/

Важно помнить, что при прошивке документации нужно придерживаться требований регламента и инструкции. Это позволит создать аккуратные и оформленные прошитые документы, которые будут удобны в использовании.

Источник

Казалось бы, нет ничего сложного в прошивке документов. Взял нитки и иголку и скрепил листы между собой. Но когда необходимо предоставить документы в государственные ведомства или отправить в архив, придется соблюдать определенные требования, иначе дела не примут. Рассказываем, как прошить договор правильно, чтобы предотвратить нежелательные проблемы. 

Сшивать ли договоры

Законодательство не обязывает сшивать договоры для организации документооборота внутри компании. Ни один нормативный акт не требует, например, скреплять контракты с контрагентами. Не важно, прошиты они или нет, если они оформлены правильно, то не утратят законной силы.

Нет такого требования и по отношению к трудовому договору. Трудовой кодекс обязывает его только составить письменно в двух экземплярах и поставить подписи сторон — руководителя и работника (ст. 67 ТК РФ). Прошивка станет обязательной, если прописать это требование в локальном нормативном акте работодателя (ст. 8 ТК РФ).

На практике каждая компания решает самостоятельно, нужна ли прошивка на договоре, — обычно принято скреплять страницы, если их не менее двух. Такие документы нумеруют, сшивают, скрепляют заверительной надписью, на ней указывают количество страниц и ставят подписи и печати сторон.

Есть несколько важных аргументов в пользу прошивки. Если листы надежно сшиты, то документ удобно упорядочить и сохранять в целостном виде. Этот метод позволяет обезопасить от потери, подделки, подмены, кражи некоторых листов и т. д.

Если контракты с контрагентами вы не скрепляете, то один из выходов обезопасить их — пронумеровать и подписать каждый лист, а не только последнюю страницу. Если страниц две, то допустимо уместить весь текст на одном листе с двух сторон.

Но в ситуации, когда документацию предоставляют в государственные надзорные органы, на регистрацию или в архив, прошивка обязательна. Ответ на вопрос, скрепить ли нитками трудовое соглашение с работником или нужно ли прошивать гражданско-правовой договор для хранения в архиве или для отправки контролирующим органам, — однозначно да. Такие требования существуют для многостраничной документации, отправляемой в Федеральную налоговую службу, Центральный банк, Социальный фонд России, в нотариальные конторы и др.

Например, такая норма есть в Налоговом кодексе: на запрос налогового инспектора, проводящего проверку, компания обязана предоставить документы, пронумерованные и прошитые по правилам, утвержденным ФНС (п. 2 ст. 93 НК РФ).

Если не позаботиться о правильном скреплении бумаг, то существует риск появления ряда проблем:

  • контролирующие органы откажутся принять документ, если он не прошит по требованиям ведомства, и вправе квалифицировать это как отказ предоставить нужные бумаги, за что грозит штраф (ст. 126 НК РФ);
  • партнеры из-за некачественного оформления бумаг способны отказаться от сотрудничества;
  • если возникнет спор или проведут проверку, то проблематично доказать, что несоединенные листы относятся к конкретному документу.

Для сведения: основы делопроизводства и документооборота для новичков

Чем сшивать договоры

Самый надежный способ — это договоры на нитке, поскольку скрепление степлером или скрепками не защищает от многих фактов подмены, утери и т. д. Кроме того, такой способ не подходит для архива или контролирующих органов.

Выбор типов нити зависит от объема бумаг. Если стопка небольшая, всего из нескольких листов, то берут стандартные прошивные, хлопчатобумажные или синтетические. Если документация объемная, то используют специальные лавсановые ленты, прочные веревки, бечевки, шпагаты. Специалисты знают: и специальные нити есть разные — прочные и не очень. Выбирайте те, на которых указана отметка «ЛШ». Например, высокой прочностью обладают лавсановые нити «ЛШ-210», они устойчивы к кислоте, влажности, растворителям, плесени и др.

Если сшить необходимо срочно, а специализированных лент нет, то подойдут и обычные нитки для шитья. Но выбирайте потолще или сложите в 7-10 раз. Их цвет роли не играет, но на практике обычно применяют белые или красные.

Дополнительно понадобятся следующие инструменты и материалы:

  • иглы;
  • дырокол;
  • канцелярское шило;
  • круглая железная прошивка для договоров;
  • ножницы;
  • обложки из прочного картона;
  • клей;
  • наклейка с надписью для заверения размером около 4×5-6 см.

Иногда используют специальные станки или переплетные машинки для сшивки для договора 30 на 20, чаще всего в крупных организациях с большим документооборотом. В мелких компаниях достаточно простого способа с использованием нитки, иголки, дырокола.

Как прошить договор

На сегодняшний день не утверждено жестких требований к прошивке договора. Ориентироваться надо на общие требования в ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело» и ГОСТ 7.0.97-2016. Дополнительно используют правила госструктур, если необходимо предоставить туда документы. К примеру, такие рекомендации есть в следующих нормативных актах: правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. Постановлением Правительства РФ № 477 от 15.06.2009, инструкции по документированию Центробанка России, утв. Приказом № 02-213 от 07.12.1992, приложении № 20 к Приказу Росархива № 199 от 24.12.2020.

Если требуется сдать документацию в налоговую, то изучите правила в приложении № 18 к Приказу ФНС России № ММВ-7-2/628@ от 07.11.2018. Вот основные правила, как прошивать документ для ФНС:

  • если документация объемная, все дела собирают в тома (максимум 150 листов);
  • каждый том необходимо прошивать отдельно;
  • на каждой странице указывают порядковые номер арабскими цифрами;
  • не допускается, чтобы прошивка перекрывала текст, цифры, даты, реквизиты, печати, подписи и др.;
  • необходимо предусмотреть, чтобы при сшивке осталась возможность сделать копию любой страницы;
  • при сшивании концы нитей необходимо вывести на изнанку последнего листа и связать в узел;
  • перекрыть узел заранее подготовленной заверительной наклейкой.

Перед началом процедуры подготовьте необходимые инструменты и бумаги. Освободите документы от ненужных элементов, скрепок и т. д. Подровняйте стопку по краям и пронумеруйте листы по порядку.

В стандартном порядке прошивают документацию всегда только по левому краю стопки. Обычно делают несколько отверстий — от 2 до 4, в зависимости от объема бумаг.

Ознакомьтесь с подробной инструкцией, как правильно сшить договоры ниткой классическим методом в три прокола, пошагово:

Шаг 1. Прокалывайте листы на равном удалении друг от друга по вертикали, отступив от левого края стопки 1,5-2 см. Если прошивать планируете в три прокола, то центральный сделайте строго посередине листа.

Шаг 2. Сначала проведите иглу в центральный прокол с обратной на лицевую сторону листа.

Инструкция, как начать прошивать договор

Шаг 3. Затем проведите нить через верхний прокол на изнанку.

Как прошить договор правильно

Шаг 4. На изнаночной стороне переведите нить из верхнего — в нижний прокол.

Как прошить договор по всем правилам

Шаг 5. Когда нить окажется на титульной стороне, делаем стежок через среднее отверстие на тыльную сторону.

Прошиваем договор по всем правилам

Шаг 6. На обратной стороне окажутся оба «хвоста» нитки, свяжите их между собой в узел.

Инструкция, как прошить договор по ГОСТу

Шаг 7. Разместите на узел наклейку, предназначенную для заверения.

На наклейке необходимо написать следующее: «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью ___ листов». Рядом указываем название компании, Ф.И.О. и подпись руководителя, дату и печать. Важно, чтобы печать попадала не только на заверительную наклейку, но и на изнаночный лист документа.

Пример подшитого договора

Количество отверстий для сшивания документа выбирают в зависимости от вида документации и объема бумаг. Например, чтобы прошить соглашение купли-продажи квартиры, выбирают самые простые варианты.

Вариант 1

Делаем три прокола, затем два конца нити вводим с изнаночной стороны и выводим на лицевую через два крайних отверстия. Затем выводим их через центральный прокол вновь на изнанку и завязываем.

Вариант 2

Если выбираем два прокола, то здесь все еще проще. Нить сразу через оба прокола проводим с лицевой стороны на тыльную и завязываем.

Вариант 3

Еще один способ, как красиво сшить договор при помощи одного отверстия. Его проделываем в верхнем углу слева, предпочтительнее дыроколом или шилом. Прикладываем специальное железное кольцо для прошивки. Складываем нить вдвое и протягиваем образовавшуюся петлю с изнанки на титульный лист. Оставшиеся на изнанке концы нити продеваем в петельку и связываем между собой. Осталось сверху наклеить заверительную надпись.

Как красиво сделать прошивку договора купли-продажи

Надо знать: правила ведения архивного делопроизводства

Вам в помощь образцы, бланки для скачивания

Источник

Как прошить договор:

  • пронумеровать страницы;
  • сделать отверстия;
  • скрепить нитками;
  • закрепить специальной наклейкой;
  • поставить подписи и печать.

Нужно ли сшивать договоры

На практике есть четкий ответ на вопрос, нужно ли прошивать договоры, — однозначно да, если документ не менее двух листов. Обычно это необходимо для удобства, систематизации и безопасности. Такой метод скрепления бумаг позволит не допустить проблем, связанных с подделкой, утерей или подменой части листов. Если многостраничные документы не прошиты, то в спорных ситуациях сложно доказать, что определенный лист принадлежит конкретному заверенному контракту.

С точки зрения Трудового кодекса сшивать документы необязательно. Работодатели могут быть спокойны: если на предприятии обнаружат нескрепленный, но правильно оформленный контракт, то он не потеряет юридической силы.

При работе с контрагентами, клиентами и для внутренних целей не всегда используют прошивку нитками. Есть и другие варианты, как правильно сшить договор: при помощи степлера или скоросшивателя. Но иногда листы совсем не соединяют между собой. Тогда следует заверить не только последнюю страницу, как это делают обычно, а каждую страницу. Если текст не очень большой, то есть возможность напечатать его с двух сторон одного листа. Здесь важно не переусердствовать и не делать слишком мелкий шрифт, который невозможно прочитать.

Но если речь идет о предоставлении документов, например, в проверяющие ведомства или в архивную службу, то без прошивки не обойтись (Правила, утв. Приложением № 20 к Приказу Росархива № 199 от 24.12.2020). Прошитые копии документов подают в судебные инстанции, налоговую инспекцию, нотариус, Центробанк и др. В этом случае у работодателя нет повода беспокоиться за сохранность или возможность утери части контракта.

Например, налоговики при проведении контролирующих мероприятий вправе запросить любые бумаги для проверки (ст. 93 НК РФ). И если они не скреплены нитками должным образом, то их вправе не принять и воспринять как отказ отдать документы. В соответствии со ст. 126 НК РФ за это работодателям грозят крупные штрафы.

Для подачи в Налоговую предусмотрены обязательные правила, как сшить договор нитками (приложение № 18 к Приказу Федеральной налоговой службы № ММВ-7-2/628@ от 07.11.2018):

  • прошивать листы прочными нитками и соединять их в тома (не более 150 страниц);
  • каждый том скреплять отдельно;
  • следить, чтобы нитки не препятствовали чтению и не перекрывали важную информацию — цифры, печати, буквы;
  • вывести нити на последний лист с обратной стороны и завязать узлом;
  • сверху на узел наклеить заверительную надпись (ФИО, должность, подпись ответственного сотрудника, количество листов и дата).

Материалы для сшивания

Чтобы скрепить контракт классическим методом, потребуются следующие материалы:

  • обложки (стандартные — размером 22,9 x 32,4 см для бумаг формата А4, нестандартные — для других форматов документов, специальные обертки из твердого картона — для архивного хранения);
  • заверительная надпись на отдельном фрагменте бумаги;
  • клей;
  • дырокол, канцелярское шило;
  • ножницы;
  • иглы;
  • нитки.

Для проведения процедуры потребуются специальные нити. Обычно используют следующие разновидности волокон, чем сшивают договоры:

  • хлопчатобумажные или синтетические нитки;
  • прочные ленты;
  • веревки;
  • банковские шпагаты;
  • плотная бечевка.

Вид волокна зависит от размеров документации. Когда в ней несколько листов, тогда достаточно нитей, если стопка большая, то понадобится веревка или бечевка. По поводу цвета в законодательстве ничего не сказано, но на практике принято применять белые нити.

В крупных компаниях для прошивки договоров используют специальные технические приспособления (например, станок для сшивания или переплетную машинку). В мелких организациях достаточно обычных средств: дырокола, ниток, иголок, ножниц и клея.

Инструкция, как прошить договор

Некоторые правила скрепления документов отмечены в ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело» и ГОСТ 7.0.97-2016. Некоторые требования предусмотрены в рекомендациях Росархива в Приказе № 199 от 24.12.2020.

Вот порядок, как правильно прошить договор по требованиям делопроизводства:

  • на каждой странице указывают номер арабскими цифрами;
  • контракт зашивают нитью;
  • ее концы переводят на изнаночную сторону последнего листа;
  • сверху приклеивают прямоугольный лист с пломбой и печатью;
  • на нем указывают, сколько листов прошито и пронумеровано;
  • ФИО и должность, подпись.

Прежде чем начинать сшивать, подготовьте материалы и определитесь, с какого листа и как прошить договор, — сначала укажите номера на каждом листе, начиная с первого. Затем обязательно выровняйте бумаги по краям, подготовьте обложку и прошейте.

Вариантов сшивания несколько, обычно прокалывают от 2 до 4 отверстий по левому краю бумаги, в зависимости от размеров документации и количества листов.

Есть общие правила, как подшить договор при помощи нитей (на 3 отверстия).

Шаг 1. Перед началом процедуры уберите оставшиеся на документе скрепляющие элементы (скобы от степлера или скрепки).

Шаг 2. Отсортируйте листы по порядку (по номерам, датам и др.).

Шаг 3. По левому краю сделайте отверстия в ряд по вертикали. Среднее расположите четко посередине страницы, а верхнее и нижнее на расстоянии приблизительно 3–4 см от него.

Шаг 5. Проведите иглу снизу с обратной стороны в центральное отверстие.

Как прошить договор 3 отверстия

Шаг 6. Затем введите нить в верхнее отверстие.

Шаг 7. Затем через тыльную сторону в нижнее отверстие.

Шаг 8. Оказавшиеся на лицевой стороне оба конца нити выведите снова наизнанку через центральное отверстие.

Шаг 10. Свяжите нитки между собой на обратной стороне, оставив «хвосты» длиной около 8 см.

Шаг 11. Заклейте нитки небольшим фрагментом листа с заверительной надписью размером примерно 2 x 8 см.

Шаг 12. Заверьте подписью директора и печатью так, чтобы они попали частично на наклейку и частично на изнаночную сторону документа.

Пример подшитого договора

Есть еще несколько примеров, как прошить договор купли-продажи недвижимости.

Пример 1. Делаем два отверстия при помощи дырокола. Вдеваем нити с лицевой стороны, «хвосты» выводим на тыльную сторону. Завязываем в узел и наклеиваем заверительную надпись.

Пример 2. Делаем три прокола шилом или иглой. Продеваем нить в два крайних отверстия с тыльной стороны и выводим их на лицевую сторону. Затем «хвосты» продеваем в центральное отверстие с выходом наизнанку, завязываем узел и располагаем наклейку.

Пример 3. Дыроколом или шилом делаем одно отверстие в левом верхнем углу. Нить складываем вдвое, получившуюся петлю продеваем с обратной стороны на обложку. Затем петлю растягиваем по сторонам угла и завязываем «хвосты» вокруг нее и прикладываем наклейку.

Вот образец наклейки с заверительной надписью:

Наклейка с заверительной надписью для прошитого договора

Мнения юристов разделились, обязательно ли закрывать наклейкой с заверительной надписью узел нити или только ее концы. Этот вопрос оставлен на усмотрение исполнителей процедуры.

Источник

Понравилась статья? Поделить с друзьями:
  • Как провести конференцию в zoom инструкция
  • Как правильно ставить мышеловку инструкция
  • Как продать дом через мфц пошаговая инструкция
  • Как правильно составлять инструкции по пожарной безопасности
  • Как продать дом через ипотеку пошаговая инструкция