Как правильно заверить должностную инструкцию

Вопрос:

Как правильно заверить копию многостраничного документа? Как должна выглядеть наклейка? Допускается ли сшивать копии документов в один пакет, если документы из разных по номенклатуре организации дел? Если да, то как проставить номер дела, в котором хранится документ, в заверительной надписи на наклейке?

Ответ:

Порядок заверения копии, в том числе для предоставления ее в другую организацию, описан в п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее — ГОСТ Р 7.0.97-2016). Отметка о заверении копии должна выглядеть так:

Порядок заверения многостраничных документов описан в п. 2.51 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44):

«На копиях многостраничных документов отметка о заверении копии проставляется на каждом листе документа или на последнем листе прошитого или скрепленного иным образом документа. Запись о месте нахождения подлинника проставляется только на последнем листе документа».

Таким образом, на каждом листе ставится такая отметка:

А на последнем листе пишем полностью:

Что касается внешнего вида наклейки, то можно обратиться к письму Минфина России от 29.10.2015 № 03-02-Р3/62336: «На оборотной стороне последнего листа в месте скрепления наклеивается бумажная наклейка (в виде прямоугольника размером примерно 40—60 мм на 40—50 мм). Наклейка должна закрывать место скрепления прошивки полностью, за пределы наклейки могут выходить только концы прошивных нитей, но не более чем на 2—2,5 см. […] Заверительная надпись опечатывается печатью организации (при наличии). Печать ставится таким образом, чтобы частично захватывала бумажную наклейку, заклеивающую концы нити, личную подпись, фамилию, инициалы лица, заверившего документы (копии документов), дату их заверения».

Лучше, если заверит копии генеральный директор. Несмотря на то что в приказе Минфина России от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@ (далее – Приказ Минфина № ММВ-7-2/628@) на это нет прямого указания, подпись генерального директора исключит возможные вопросы со стороны проверяющих органов. В крайнем случае нужно сразу давать указание на документ, дающий право другому работнику заверять копии документов, и приложить к направляемому пакету его копию:

Правила представления многостраничных документов на бумажном носителе (в том числе копий) в налоговую изложены в приложении № 18 к приказу Минфина № ММВ-7-2/628@:

Извлечение
из приложения № 18 к Приказу Минфина № ММВ-7-2/628@

4. Все листы документов должны быть прошиты прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются. На оборотной стороне последнего листа каждого тома (части) в месте скрепления наклеивается бумажная наклейка, на которой находится заверительная надпись.
5. Заверительная надпись обязательно содержит наименование должности лица, удостоверившего подлинность документов…, его личную подпись, фамилию, инициалы, указание на количество листов (арабскими цифрами и прописью) и дату. Заверительная личная подпись должна частично захватывать бумажную наклейку.

Таким образом, отметка о заверении копии и заверительная надпись – два самостоятельных блока информации, которые должны присутствовать на сшитой копии. Путать и смешивать между собой их нельзя.

Приведем пример оформления оборотной стороны многостраничной копии документа на бумажном носителе для представления в налоговую:

В одну сшивку помещается одна копия документа. Сшивок в один адрес может направляться несколько. Направление осуществляется с сопроводительным письмом, в котором в реквизите «Отметка о приложении» (п. 5.19 ГОСТ Р 7.0.97-2016) описывается каждая из них:

Автор ответа: Кожанова Евгения Николаевна

18.12.2018, 15:27

В современной жизни бухгалтера копии документов требуются на каждом шагу. Благодаря широкому использованию сканеров, копиров и принтеров, изготовление копий больше не проблема. Однако часто требуется не просто копия, а заверенная копия документа.

В статье расскажем, что подразумевается под этим термином, как правильно заверять копии и приведём примеры.

Для чего нужно заверять копии

В соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. приказом Росстандарта от 17 октября 2013 года № 1185-ст) все копии, которые делаются с документов, подразделяются на обычные и заверенные. При этом:

• копия — экземпляр документа, который полностью воспроизводит информацию оригинала
• заверенная копия — копия, содержащая реквизиты, которые обеспечивают её юридическую значимость

Таким образом, заверение копии необходимо, чтобы она имела юридическую силу. Иными словами, именно такие копии используют в официальном документообороте, включая передачу информации в государственные и муниципальные органы или другим организациям, ИП и физическим лицам.

Так, именно заверенные копии нужны для:

• подтверждения расходов для целей налогообложения (письмо Минфина от 25 октября 2019 года № 03-03-06/1/82236)
• передачи в налоговую инспекцию в ответ на полученное требование (п. 2 ст. 93 НК РФ)

Чем регламентируется заверение копий

Порядок заверения копий документов регламентируется ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», который утверждён приказом Росстандарта от 8 декабря 2016 года № 2004-ст (далее — ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Кроме того, рекомендации по оформлению копий документов можно найти в:

• приложении № 18 к приказу ФНС от 7 ноября 2018 года № ММВ-7-2/628@
• письмах Минфина от 7 августа 2014 года № 03-02-РЗ/39142 и от 29 октября 2015 года № 03-02-РЗ/62336

Рекомендация: перед заверением документа ознакомьтесь с Методическими рекомендациями по свидетельствованию верности копий документов и выписок из них (утв. решением правления ФНП от 25 апреля 2016 года, протокол № 04/16). Хотя данный документ предназначен для нотариусов, он содержит много ценной информации, которая может пригодиться при самостоятельном заверении копий.

Кто имеет право заверять документы

Любое уполномоченное лицо может удостоверить верность копии от имени организации или ИП.

Полномочия на заверение копий могут вытекать из уставных документов организации, например, правом заверять копии может обладать руководитель, председатель общего собрания, руководитель комиссии по ревизии и другие лица. Также полномочия могут основываться на других документах, таких как доверенность, приказ для организации, должностная инструкция и т.п.

ИП в соответствии с п. 5 Требований, приведенных в приложении № 18 к приказу ФНС от 7 ноября 2018 года № ММВ-7-2/628@ вправе самостоятельно заверить копию документа или же поручить это другому лицу. Следует отметить, что таким лицом может быть только работник ИП. Должность этого работника должна быть указана на заверительной отметке, которая ставится на копии документа.

Примеры заверения копий документов в зависимости от их назначения

Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016, отметку о заверении нужно располагать под реквизитом «подпись». Однако Госстандарт не указывает, что делать в случае отсутствия данного реквизита в оригинале. По нашему мнению, в такой ситуации заверительную отметку следует поместить под последней текстовой записью в документе.

Состав этой отметки зависит от целей, для которых изготовлена копия. Если копия будет использоваться только для нужд лица, заверившего её (т.е. внутри организации), то для этого будет достаточно:

• написать (поставить соответствующий штамп) слово «Верно»
• указать дату заверения, должность лица, заверившего копию, а также его Ф. И. О.
• удостоверить эти записи собственноручной подписью указанного должностного лица (или ИП). Если в организации (подразделении) или у ИП имеется печать, то по желанию можно проставить её оттиск

Если же копия предназначена для предъявления 3-им лицам, то, помимо указанных реквизитов, необходимо:

• указать место хранения документа, с которого была изготовлена копия
• дополнительно заверить подпись должностного лица печатью организации (при наличии). Печать должна быть проставлена так, чтобы не закрывать подпись того, кто удостоверил верность копии (пп. 5.24 и 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016)

В ГОСТ нет ответа на вопрос о необходимости проставления печати ИП (при её наличии) на копиях для «внешнего» использования. Следовательно, формально ИП может не проставлять свою печать.

Важно: в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 при заверении «внешних» копий нельзя использовать печати подразделений (отдела кадров, канцелярии и прочие).

Такие же правила применяются для удостоверения копий многостраничных документов (заверительную отметку нужно проставить на каждой странице) и их сшивок. В последнем случае необходимо сшить копии всех листов в один документ и заверить его в целом. Для этого следует проставить заверительную отметку на бумажной наклейке, которую помещают на обратной стороне последнего листа в месте скрепления листов ниткой (лентой).

При этом нужно учесть 2 особенности, установленные в п. 5 Требований:

1. Нужно дополнительно указать количество листов в сшивке: арабскими цифрами и прописью.
2. Подпись и печать должны быть проставлены так, чтобы часть их располагалась на бумажной наклейке, а часть — непосредственно на последнем листе. Это необходимо, чтобы было невозможно заменить листы в сшивке документов.

Ниже представлены примеры правильного заверения копий в зависимости от целей их назначения:

1. Для «внутреннего» использования без печати

ВЕРНО

Главный бухгалтер Соловьёва Н.Л. Соловьёва

15.06.2023

1. Для «внутреннего» использования с печатью

ВЕРНО

Главный бухгалтер Соловьёва Н.Л. Соловьёва

15.06.2023 Печать

1. Для «внешнего» использования

ВЕРНО

Главный бухгалтер Соловьёва Н.Л. Соловьёва

15.06.2023 Печать

Подлинник документа находится в ООО «Лазарь-2020» в деле № 8-НДФЛ за 2019 г.

1. Для «внешнего» использования, если документ хранится не в деле, не в папке

ВЕРНО

Главный бухгалтер Соловьёва Н.Л. Соловьёва

15.06.2023 Печать

Подлинник документа находится в ООО «Лазарь-2020».

1. Заверение многостраничного документа для «внешнего» использования

Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью 6 (шесть) листов.

ВЕРНО

Главный бухгалтер Соловьёва Н.Л. Соловьёва

15.06.2023 Печать

Подлинник документа находится в ООО «Лазарь-2020» в деле № 8-с/ф за 2019 г.

Порядок заверения копий уставных документов

Законодательство не предусматривает каких-либо особенностей в отношении заверения копий уставных документов, поэтому следует придерживаться рассмотренных выше правил. Поскольку мы говорим о многостраничных документах, таких как устав, учредительный договор, следует также учесть порядок переплёта таких документов для их заверения.

Прошивку нужно делать на 4 прокола, хотя для небольших документов допускается и 3 прокола (согласно п. 4.21 Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов, утв. приказом Минкультуры от 31 марта 2015 года № 526). При этом необходимо сохранить возможность свободного чтения текста документа, всех его реквизитов, дат, виз, резолюций, других надписей, печатей, штампов и отметок. При переплёте также следует учесть, чтобы каждая отдельная страница могла быть скопирована на копировальной машине. Однако переплёт не должен «разваливаться» на отдельные листы (в соответствии с п. 3 Требований).

Переплёт следует выполнить прочной нитью или лентой, вывести её концы на оборотную сторону последнего листа и связать их. Затем концы нити (ленты) закрепляются бумажной наклейкой, на которой делается заверительная надпись указанным выше способом, то есть часть надписи должна находиться на наклейке, а часть — на самом листе.

Заверение документов печатью «Копия верна»

ГОСТ Р 7.0.97-2016 не предусматривает проставление штампа «Копия верна». Однако можно воспользоваться сочетанием 2 штампов — «Копия» и «Верно». Первый штамп будет указывать на то, что данный документ является копией оригинала, но сам по себе не является оригиналом. Второй штамп необходим для отметки о заверении копии.

Рекомендация: не используйте штамп «Копия верна» для заверения документов, особенно если копии будут использоваться вне организации.

Важно отметить, что заверение копии документа является несложной процедурой, которую может выполнить любой налогоплательщик самостоятельно. Однако необходимо придерживаться определённых правил, нарушение которых может привести к тому, что копия не будет считаться заверенной и, соответственно, не будет иметь юридическую силу. Это, в свою очередь, может повлечь дополнительные траты времени и денег, а в некоторых случаях даже штраф за нарушение сроков предоставления документов в налоговую инспекцию.

Читайте также Машиночитаемая доверенность для СФР в Контур.Экстерн

Штамп «Копия верна» — это отметка о том, что изготовление дубликата в точности соответствует оригиналу и в него не внесены никакие дополнения. Повторный документ обладает законной силой, если он правильно заверен этой надписью (в виде печати или от руки).

Зачем заверять копии

Если акт, полностью повторяющий информацию подлинника, заверен надлежащим образом, то он обладает аналогичной юридической силой с оригиналом (подп. 23 п. 3.1 ГОСТа Р 7.0.8-2013 «Система стандартов»).

Организации заверяют копии в следующих ситуациях:

• для предоставления контрактов, накладных, учредительных документов, свидетельства о праве собственности и др. сторонним компаниям и государственным органам;
• для обмена кадровой документацией внутри подразделений или филиалов компании;
• для предоставления справок и выписок сотрудникам в связи с их трудовой деятельностью.

Сотрудники компании (в том числе и бывшие) вправе написать запрос о выдаче любых ксерокопий бумаг, связанных с их работой (трудовых книжек, распоряжений о приеме на работу, о переводе, увольнении, справок и выписок и т.д.). Работодатель обязан бесплатно выдать их в течение 3 рабочих дней (статья 62 ТК РФ и пункт 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Заверенные дубликаты требуют и различные учреждения:

• налоговые инспекции;
• Пенсионный фонд;
• Фонд социального страхования;
• банки и микрофинансовые организации;
• надзорные органы (Гостехнадзор, Роспотребнадзор, Ростехнадзор, Трудовая инспекция и т.д.);
• судебные инстанции.

Кто вправе заверять документы

В исключительных случаях дубликаты заверяют у нотариуса. Конкретные ситуации предусмотрены законодательством. Например, доверенность для совершения зарубежных сделок, вступление в наследство, свидетельства о собственности, корректировка учредительных документов организаций и т.д. Но каждый раз при создании копий и выписок из кадровой документации идти к нотариусу нецелесообразно. В большинстве ситуаций работодатель вправе самостоятельно удостоверить их.

Эту процедуру вправе осуществлять ограниченный круг лиц:

• руководитель (или индивидуальный предприниматель);
• главный бухгалтер;
• начальник или специалист кадровой службы;
• иные уполномоченные должностные лица, входящие в штат организации.

Без дополнительных актов заверить ксерокопии важных бумаг позволительно только главе компании или индивидуальному предпринимателю. Для остальных сотрудников понадобится дополнительная бумага, наделяющая их такими полномочиями, — например, отметка в должностной инструкции или доверенность. Глава компании издает распоряжение, где отмечает, кто и на основании чего проводит эту процедуру.

Юридические лица вправе удостоверить только дубликаты собственных протоколов и актов. Копирование чужих бумаг допустимо, только если есть разрешение этих организаций. Оно не требуется, если бумаги нужны для трудоустройства граждан или касаются личных дел действующих работников компании.

Какими НПА руководствоваться

Не существует единого нормативного акта, регулирующего порядок копирования документов. В большинстве случаев ориентируются на национальный стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016, вступивший в силу с 1 июля 2018 года. Но он используется в качестве рекомендаций. И становится обязательным, если утвержден во внутренней нормативной документации предприятия.

При разработке правил заверения копий документов внутри компании следует ориентироваться на судебную практику, распоряжения, письма государственных ведомств и на следующие нормативные акты:

• Указ Президиума Верховного Совета СССР № 9779-X от 04.08.83 (ред. от 08.12.2003), этот акт действует до сих пор в качестве закона;
• ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов»;
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт»;
• положения специальных законодательных актов (например, НК РФ, ГК РФ, АПК РФ).

Процедура заверения в организации

При изготовлении дубликатов важных бумаг необходимо руководствоваться порядком заверения копий документов, установленным законодательством по ГОСТу Р 7.0.97-2016. В него входят обязательные шаги:

1. Подготовка дублирующего документа (обычно с использованием копировальной техники).
2. После текста и слова «Подпись» при помощи печати или от руки ставится отметка «Верно» (на практике часто применяют и надпись «Копия верна»).
3. Затем указывают реквизиты должностного лица, заверившего ксерокопию: ФИО, должность, личная подпись, ее расшифровка.
4. Указывается дата.
5. Ксерокопия заверяется оттиском печати организации или ИП. Если организация работает с гербовой печатью, то копии, кроме нотариальных, гербовыми печатями не заверяются. Для этой цели необходимо подготовить иные виды печати — например, с наименованием структурного подразделения (отдел кадров, бухгалтерия, секретариат) или печати по назначению.

С 1 июля 2018 года ГОСТ Р 7.0.97-2016 расширил реквизиты — обязательно указываем место нахождения оригинала. Если ксерокопия используется во внутреннем документообороте, то есть передается из одного подразделения в другой, то реквизит не меняется. Если она выдается в стороннюю организацию, то ниже слова «Верно» необходимо указать «Подлинник находится в … организации в деле №… за … год». Этот реквизит вы вправе писать от руки или в виде штампа.

Если в дубликате несколько страниц, то существуют два способа:

1. Следует поставить отметку «Верно» и остальные реквизиты на каждой из них.
2. Прошить листы, пронумеровать, в конце указать их количество и заверить.

Подробнее: как правильно прошить договор

Как заверить документ штампом «Копия верна»

Чтобы удостоверить документацию, допускается два вида отметки — оттиск печати и рукописный вариант. Для первого случая необходимо специально сделать штамп с оттиском «Верно» или «Копия верна». Но учтите, что ГОСТом не указано применение оттиска «Копия верна». Есть возможность сделать два вида штампа: «Копия» и «Верно». Первый укажет на дублирование документа. Второй — на его заверение.

Вот принципы, как заверить копии документов по новым правилам с помощью оттиска:

• штамп проставляют в конце текста под всеми подписями;
• ставят в свободном месте, обычно в нижнем правом углу;
• запрещено перекрывать им текст;
• применять его допустимо при согласовании с органами, в которые направляете акты (не все госорганы это позволяют).

Вот пример, как это выглядит:

Образец

Посмотрите на образец «Копия верна» на документах фото трудовой книжки.

А вот и статья: как правильно заверить копию трудовой книжки

Можно ли заверить документ надписью от руки

Законодательство не содержит запрета делать от руки отметки с надписью «Верно» на откопированных материалах. Этот метод используют достаточно часто. В то время как штампы применяют не всегда: чаще всего изготавливают их на крупных предприятиях, которым необходимо ежедневно заверять большое количество документации, при помощи штампа это делать удобнее.

Вот пример, как заверить ксерокопию приказа от руки.

Как заверить электронный документ

Заверять цифровой документ необходимо в зависимости от адресата и законодательства. Существуют разные виды электронной подписи, предусмотренные Федеральным законом № 63-ФЗ (простая, усиленная неквалифицированная, усиленная квалифицированная), которые необходимы в разных ситуациях. Их изготавливают специализированные компании. Обычно в печать «Копия верна» для цифровых документов включают несколько элементов:

• слова о подписании документа цифровой подписью;
• номер сертификата ключа подписи;
• фамилию, имя и отчество собственника сертификата;
• период годности сертификата.

Иногда в штамп добавляют эмблему компании или торговую марку.

---

Ломова Анна
Автор-эксперт

Родилась 12.10.1978 г. в Молдавской ССР в Кишиневе. В 1986 г. поступила в русскую СШ № 34 им. Н. Островского. В 1996 г. окончила лицей-гимназию № 11. В 2001 г. закончила факультет журналистики в МолдГУ. С 2001 г. работаю по специальности в разных СМИ.

Все статьи автора

В настоящее время порядок заверения копий документов регламентирован ГОСТ Р 7.0.97-2016. Он применяется в отношении организационной и кадровой документации (например, трудовых книжек, приказов о приеме на работу или увольнении и др.).

ГОСТом предусмотрены два варианта отметок на копии документа. Какой вариант выбрать, зависит от того, кому нужна копия — внутренним или внешним пользователям (п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Для внутреннего пользования: на копии, например для руководителей подразделений, достаточно написать «Верно», указать должность того, кто ее заверяет, поставить подпись с расшифровкой и дату, когда она заверена.

Для внешних пользователей: на копиях для других организаций, например банка или паспортно-визового центра, нужно также указать место, где хранится оригинал, с которого изготовили копию, номер и год дела. Отметку подтвердите подписью, печатью или штампом организации.

А если вам нужно заверить копию электронного документа?

Внимание! Рекомендация от экспертов «КонсультантПлюс»:
Так, электронные документы выдаются из архивохранилищ в виде электронных копий или копий на бумажном носителе. При необходимости заверения копий электронных документов используется…(подробнее смотрите в К+).

Важно! Документы для налоговой заверяются по иным правилам. Они установлены ФНС.

Как выдать работнику расширенную справку о зарплате, читайте здесь.

С 1 июля 2018 года вводится в действие новый национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Стандарт вводится взамен ГОСТ Р 6.30-2003.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 распространяется на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. Стандарт определяет состав реквизитов документа, правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов.  

В частности, новый ГОСТ вводит 2 варианта отметок о заверении копии в зависимости от того, для каких целей нужна копия. И этот новый порядок распространяется в том числе на копии трудовых книжек, выдаваемых сотрудникам.

Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа.

Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N … за … год») и заверяется печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

В новом стандарте появились новые разделы 2 «Нормативные ссылки» и 3 «Общие требования к созданию документов», а также новое приложение — форма титульного листа документа.

Раздел «Нормативные ссылки» содержит номера и названия тех ГОСТов, с которыми связано содержание нового стандарта.

Раздел «Общие требования к созданию документов» включает в себя основные правила, которые следует соблюдать при создании документов (шрифты, интервалы, элементы форматирования, нумерация страниц и др.). Например:  

— при создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют;

— номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа;

— допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны;

— предпочтительными гарнитурами и размерами шрифтов для реквизитов документа являются: Times New Roman N 13, 14; Arial N 12, 13; Verdana N 12, 13; Calibri N 14 и приближенные к ним;

— абзацный отступ текста документа — 1,25 см;

— текст документа печатается через 1 — 1,5 межстрочных интервала. Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала;

 — текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа). Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см. Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см;

— нормативными правовыми актами организации может быть предусмотрено выделение реквизитов «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись», а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом;

— нормативные правовые акты организации, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом.

Титульный лист, как правило, используется при оформлении многостраничных документов, относящихся к системе организационно-правовой документации (правила, положения, инструкции, регламенты, стандарты и др.), а также при подготовке программ, планов, отчетов и др.

Следует иметь в виду, что некоторые реквизиты, которые были в предыдущем ГОСТ Р 6.30-2003, в новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 не включены. Речь идет, в частности, о таких реквизитах, как код организации (реквизит 04), основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (реквизит 05), идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (реквизит 06) и других.

В то же время в новом ГОСТе появились новые реквизиты, в числе которых:

наименование структурного подразделения — автора документа (реквизит 06 по ГОСТ Р 7.0.97-2016 );

наименование должности лица — автора документа (реквизит 07);

гриф ограничения доступа к документу (реквизит 14) (проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством РФ. Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством РФ);

отметка об электронной подписи (реквизит 23) (используется для визуализации электронной подписи на электронном документе. Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством РФ включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством).