Как работать в гугл таблицах инструкция

Чтобы использовать Google Документы на работе или в учебном заведении более эффективно, оформите бесплатную подписку на Google Workspace.

Google Таблицы – это онлайн-приложение, с помощью которого вы можете создавать и форматировать таблицы, а также работать над ними совместно с другими пользователями.

СКАЧАТЬ ПАМЯТКУ

Шаг 1. Создайте таблицу

Чтобы создать таблицу, выполните следующие действия:

1. Откройте страницу sheets.google.com.
2. Нажмите на значок . Откроется новый документ.

Вы также можете создать таблицу, перейдя по ссылке sheets.google.com/create.

Шаг 2. Внесите изменения в таблицу

Вы можете добавлять в таблицы текст, цифры и формулы, а также редактировать и форматировать эти данные.

• Как изменять и форматировать данные в таблицах Google
• Как ввести формулу в таблице

Шаг 3. Пригласите соавторов

Откройте доступ к файлам и папкам и разрешите другим пользователям изучать, редактировать или комментировать их.

Статьи по теме

Поиск инструментов в Документах, Таблицах и Презентациях

Google Sheets постепенно становится основным инструментом для проведения электронных расчетов и формирования таблиц, оставляя Microsoft Excel позади. Связано это как раз с простой возможностью организовать общий доступ, бесплатностью и отсутствием необходимости скачивать что-либо на свой компьютер. Принцип взаимодействия с данным онлайн-сервисом схож с любой программой для работы с электронными таблицами, но имеет свои особенности, о которых мы поговорим далее.

Ниже будет показана работа с Гугл Таблицами для чайников, а также разобраны основные функции сервиса. Это поможет вам понять, какие преимущества есть у этого средства перед десктопными программами и стоит ли обращать на него внимание конкретно в вашем случае. Однако перед началом хотелось бы выделить несколько плюсов тезисно:

1. Онлайн-работа. Это самое большое преимущество, ведь вы без проблем сможете делиться ссылками на таблицы, предоставлять доступ к редактированию, защищать определенные диапазоны, отслеживать инструменты и делать все, чтобы командная работа с документами была максимально комфортной.

2. Доступ к уникальным функциям. Почти все функции в таблицы Google имеют аналоги в Excel, однако некоторые являются особенными и предназначены для взаимодействия с онлайн-инструментами с обновлением в режиме реального времени, о чем мы еще поговорим далее.

3. Интеграция с другими инструментами от Google. Это тоже будет разобрано в одном из разделов ниже, но важно понимать, что такая особенность позволяет без каких-либо сложных настроек объединить несколько разных сервисов, связать их и облегчить работу.

4. Облачное хранение. Вам не нужно скачивать листы и таблицы на компьютер, все будет храниться на вашем облачном диске и в любой момент доступно для редактирования или экспорта в виде файла.

Одним словом, Гугл Таблицы – это крайне удобный онлайн-инструмент, повторяющий функциональность программ для работы с электронными таблицами и способный заменить их, предоставляя доступ к уникальным возможностям. Теперь остановимся более детально на каждом из основных аспектов работы с данным сервисом.

Как создать Google Таблицу

Если вы еще ни разу не работали в электронных таблицах от Google, первоочередная задача будет заключаться именно в открытии сайта и создания пустой книги. Давайте разберемся с тем, как создать Гугл Таблицу пошагово. В этой задаче нет ничего сложного, ведь вам только понадобится аккаунт для авторизации и синхронизации документов. Перейдите на официальный сайт Google Sheets и нажмите кнопку для перехода непосредственно к листам.

Если у вас еще нет своего профиля в Гугл, разработчики предложат создать его, поскольку без этого не получится работать со всеми инструментами и сохранять изменения в облаке. Для этого нажмите на специально отведенную на странице кнопку и следуйте инструкциям от разработчиков.

Импорт файлов и данных

Давайте сразу разберемся с поддержкой электронных таблиц, созданных в других программах и хранящихся в виде файлов на вашем компьютере. Непосредственно на странице создания нового файла можете нажать на кнопку с папкой, чтобы перейти к загрузке существующего документа. Если уже открыли пустой лист Google Sheet, тогда разверните меню «Файл» и выберите пункт «Импорт». Вы можете добавить файлы формата XLSX и ODS. 

Они будут загружены с сохранением всех функций и визуального форматирования, что позволит приступить к работе с электронной таблицей в том виде, в котором подразумевал создатель. Об этом рассказано в другой моей статье, где помимо метода импорта всего файла рассмотрена возможность добавления исключительно определенных диапазонов с других документов, созданных в Google Таблицах.

Читайте также: Как импортировать данные в Google Таблицу

Что касается импорта других данных, то веб-инструмент позволяет добавлять целые веб-страницы, обновляя их содержимое в режиме реального времени без необходимости отслеживать нововведения самостоятельно. Для этого как раз используется уникальная функция, отсутствующая в десктопных программах. Подробнее о ней читайте далее.

Основные элементы панели инструментов

Теперь давайте разберемся с тем, как редактировать Гугл Таблицы. Осуществляется это при помощи инструментов на верхней панели. Они практически точно повторяют те, что присутствуют в том же Excel и других текстовых редакторах, но имеют и свои особенности. Сначала я бы рекомендовал посмотреть на каждое выпадающее меню, кликнув поочередно по их названиям на панели сверху. Понятно, что при помощи раздела «Файл» осуществляется работа с самим документом, создание, распространение и экспорт. Основное внимание обратите на вкладки «Вставка» и «Данные». Там находятся кнопки, отвечающие за выполнение основных действий. С их помощью вставляются диаграммы, рисунки, дополнительные ячейки, осуществляется управление проверкой данных, их очистка и фильтрация. Об этом более детально еще пойдет речь ниже.

Панель под выпадающими меню полностью отведена для кнопок с визуальной работой. Вы можете менять масштаб, выбирать новые шрифты, добавлять знаки после запятой, проценты, форматировать текст, его цвет и вставлять ссылки. Все это наверняка знакомо вам, если ранее вы сталкивались с Microsoft Excel или хотя бы взаимодействовали с документами в одном из текстовых редакторов.

Останавливаться на каждой кнопке не будем, поскольку вы можете сами проверить их действия в тестовой таблице или просто навести курсор, чтобы прочитать описание от разработчиков и понять, для чего предназначен тот или иной инструмент.

Операции с ячейками

Таблица Google в первую очередь предназначена для расчетов, ведения бухгалтерии и выполнения прочих задач, связанных с математикой и данными. Основная работа в этом случае происходит с ячейками, которые и хранят значения данных. Они являются главной частью документа и нужны для применения функций, дальнейшего формирования полной таблицы и диаграмм по ним. Вы можете выбрать любую пустую ячейку и создать на ней формулу, напечатав знак = и первый символ функции после него. Появится меню с подходящими результатами. Большинство популярных функций имеют свое описание, чтобы вы понимали предназначение и синтаксис.

Простые математические операции часто выполняются вовсе без дополнительных функций. Вам нужно лишь объявить само действие знаком =, после чего указать номера участвующих ячеек и операцию между ними. Это может быть сложение, умножение, деление, вычитание, работа с процентами, определение долей и прочее.

К сожалению, объема одной общей статьи не хватит, чтобы описать даже основные функции Гугл Таблиц, а также рассказать о том, какой синтаксис имеет каждая из них. Вместо этого я бы посоветовал перейти на страницу поддержки Google, чтобы получить доступ к справке со всеми функциями, детальным описанием и возможностью фильтрации по разным параметрам.

В разделах ниже еще будут представлены инструкции по использованию популярных функций, поэтому можете продолжить читать инструкцию, чтобы разобраться с некоторыми из них и применить в своих целях.

Просмотр истории изменений ячейки

Давайте рассмотрим следующую особенность Гугл Таблиц. Это будет средство просмотра внесенных изменений, что ценится не только при единоличном редактировании документа, но и во время общей работы, чтобы понимать, кто из пользователей и когда что-либо менял в одной определенной или разных ячейках. Для этого вы можете открыть меню просмотра истории версий или выбрать конкретную ячейку, чтобы отследить изменения только в ней.

Подробнее: Как посмотреть историю изменений ячейки в Google Таблицах

У этого инструмента есть только один минус – слишком долгая обработка информации в таблице с большим количеством данных. Окно истории версий может даже зависнуть на некоторое время. Однако этот недостаток проявляется далеко не всегда и не является критичным. В большинстве случаев средство слежения за изменениями оказывается крайне полезным и эффективным.

Настройка общего доступа и защита листов

Только что уже была упомянута совместная работа в Google Sheets, поэтому давайте остановимся на этом средстве более детально. На сайте вы можете предоставить доступ другим пользователям к своей таблице. Вы самостоятельно выбираете, кто сможет переходить и просматривать документ, комментировать его или редактировать. При этом доступ предоставляется всем, у кого есть ссылка, или только определенному списку юзеров, создаваемому путем указания адресов электронной почты. Перейдите по ссылке ниже, чтобы детально ознакомиться с тем, как настроить общий доступ конкретно в вашей ситуации. В этой же статье рассказано о том, как защитить лист или диапазон от редактирования в случае коллективной работы.

Подробнее: Общий доступ, защита листов и диапазонов в Google Таблицах

Сортировка и фильтрация данных

Рассмотрим следующую полезную функцию, которая пригодится как тем, кто создает таблицу в Google, так и тем, кто только просматривает уже существующие документы. Сортировка и фильтрация позволит отобразить на экране только необходимые значения, убрав из вида остальную часть электронной таблицы. Если сортировка чаще осуществляется только по алфавиту, то вот фильтры могут быть самыми разными. Для них даже есть отдельная настройка, где каждый пользователь сам задает подходящие параметры.

Подробнее: Как сортировать и фильтровать данные в Google Таблицах

Создание раскрывающегося списка

Логичным будет поговорить и о раскрывающихся списках, поскольку они тоже выступают в роли своеобразного оптимизатора таблицы, позволяя отобразить только то, что нужно именно сейчас. Такие списки корректно подставляются под формулы, которые динамически изменяются в зависимости от выбранного значения. Еще они могут быть использованы в сводных таблицах. Создание такого перечня не является чем-то сложным, нужно лишь настроить проверку данных и задать необходимое количество значений. 

Подробнее: Как создать раскрывающийся список в Google Таблицах

Полноценное формирование таблицы

Выше вы узнали о нескольких самых разных функциях и настройках, которые предоставляют Гугл Таблицы. Обучение на этом не заканчивается и часто пользователь заинтересован в создании полноценной таблицы со всеми визуальными оформлениями. Вы уже знаете о панели инструментов, можете взаимодействовать с ячейками, создавать списки и проверять данные. Теперь все зависит непосредственно от того, какого типа таблицу вы хотите получить (у меня есть отдельная статья, в которой рассказано о создании динамического календаря). 

В ней рассказано о ссылках между разными листами, условном форматировании и различных функциях. Можете использовать эту инструкцию, чтобы узнать что-то новое о возможностях Google Sheets и получить некоторые дополнительные знания, которые помогут во время дальнейшей работы с таблицами других типов.

Создание диаграммы

Если у вас уже есть готовая таблица, можно сформировать диаграмму, которая будет наглядно показывать результаты, пропорции или количество значений в ячейках именно визуально, что значительно упрощает восприятие содержимого. Давайте разберемся с тем, как создать самую простую диаграмму с подходящими для вас настройками.

1. Сначала разверните меню «Вставка» и выберите в нем пункт «Диаграмма».

2. Она будет автоматически вставлена в соответствии с тем, какая таблица у вас создана. Если на листе их несколько, сначала выделите требуемый диапазон и только после этого создавайте диаграмму. Можете изменить ее тип, развернув для этого список со всеми доступными вариантами.

3. Ниже есть пункты для изменения диапазона и значений, что поможет вам оптимизировать отображаемые элементы, если случайно были захвачены лишние или замечены недостающие.

4. Сама диаграмма отображается в виде отдельного блока в таблице. Вы можете зажать ее левой кнопкой мыши, чтобы перенести в любую удобную позицию, а также использовать точки по краям для масштабирования.

5. Откройте вкладку «Дополнительные» для изменения внешнего вида диаграммы. Задайте для нее фон, цвет границ и шрифт.

6. Чуть ниже можете развернуть блок с названием, задать новый заголовок, цвет текста и другие параметры.

Настройка диаграммы зависит непосредственно от того, какую цель вы преследуете. Возможно, нужно показать статистические данные или визуальные результаты вычислений. Это же применяется и для сводных таблиц.

Отмечу, что разработчики используют технологию интуитивного анализа данных, в которую входит и автоматическое создание различных вспомогательных графиков, основанных на самой таблице. Детальнее об этом читайте в другой моей статье, если заинтересованы в автоматическом формировании подобных графиков.

Закрепление столбцов и строк

Хочу рассказать о небольшой функции, которая позволяет закрепить строку или столбцы, чтобы они всегда оставались на видном месте при прокручивании таблицы. Это нужно тем пользователям, кто занимается чтением данных в большом документе и не хочет упускать из виду оглавление, чтобы не потеряться в названиях строк и столбцов. Понадобится только открыть меню «Вид» и выбрать подходящий для вас вариант закрепления. Пошаговую инструкцию со скриншотами вы найдете в статье далее.

Работа со ссылками

Создание из текста ссылки в Google Таблицах – одна из самых простых задач, выполняющаяся кликом по одной кнопке, которая расположена на уже упомянутой панели с основными инструментами. Поэтому я предлагаю сразу перейти к более сложному процессу – объединению нескольких ссылок. Например, у вас есть один основной домен и несколько разных страниц, на которые нужно организовать переход. При помощи отдельной функции можно сцепить адреса, создав одну строку для перехода на страницу. Далее эту формулу можно растянуть на всю таблицу, потратив минимальное количество времени на создание ссылки на несколько разных страниц с одним основным доменом.

Подробнее: Объединение ссылок в Google Таблицах

Удаление пустых столбцов, пробелов и дубликатов

Во время работы над электронной таблицей наверняка возникнет такая ситуация, когда на экране будет отображаться большое количество строк или среди значений присутствовать ненужные дубликаты, в том числе и пробелы. Их удаление позволит вам не только нормализовать внешний вид документа, но и ускорить его загрузку. Строки и столбцы удаляются через контекстное меню, а подробнее об этом написано в другой статье.

В ней же вы найдете информацию и о том, как избавиться от пустых строк и ненужных пробелов при помощи фильтрации. Такой метод фильтрации и очистки данных подойдет и при поиске ненужных дубликатов, поэтому можете смело использовать его, просто заменив диапазон отображаемых значений.

Конвертирование и отображение курсов валют

Продолжаем разбираться с тем, как работать в Гугл Таблицах на компьютере. Следующая тема, о которой я хотел бы рассказать, подойдет всем тем, кто выполняет различные финансовые операции в данном онлайн-сервисе и ведет отчетность. При помощи простых функций можно загружать текущие курсы валют и конвертировать их в указанные, для чего понадобится создать небольшую формулу.

Подробнее: Как конвертировать валюту в Google Таблицах

Немного сложнее дела обстоят с выводом текущего курса, определенного криптовалютного токена. Для этого сначала понадобится подобрать сайт, который в режиме реального времени обновляет котировки, затем найти значение через код элемента на сайте и импортировать его как XML. Данные будут автоматически обновляться каждые несколько минут с изменением значений в расчетных функциях, если такие используются в вашей таблице.

Читайте также: Как импортировать текущий курс криптовалюты в Google Таблицы

Проверка электронных адресов

Предлагаю немного отдалиться от темы финансов и чисел и разобраться с тем, для каких еще целей можно использовать Google Таблицы, ведь это не только средство для математических расчетов. При помощи таких документов вы можете собирать статистику, вести учет пользовательских данных и проверять их правильность. В частности, относится это и к электронным адресам, для чего сайт предлагает специальную функцию, которая в автоматическом режиме проверит валидность указанного email.

Подробнее: Как проверить допустимые адреса электронной почты в Google Таблицах

Перевод текста

Еще одно средство работы с текстовыми данными – перевод на другие языки. Для этого Google предлагает использовать собственную функцию, которая интегрирована с фирменным переводчиком. Вам только нужно выбрать, с какого на какой язык осуществлять перевод, используя для этого кодовые обозначения каждого. В целом, формула не является сложной и какой-то специфической. О том, как осуществляется взаимодействие с ней, читайте в другой статье.

Создание макроса с кнопкой

Начинающим может показаться, что работа с макросами и разными командами в Google Таблицах такая же сложная, как в том же Excel, однако это не так. Запись действий и их дальнейшее автоматическое выполнение не является чем-то затруднительным в плане реализации. К тому же созданный макрос даже можно назначить на визуальную кнопку, чтобы постоянно не вызывать меню для его запуска.

Макросы могут быть совершенно любыми, ведь только от вас зависит последовательность выполняемых действий. В статье ниже я рассказываю об одном примере, который можно модифицировать и всячески изменять под себя, меняя в том числе и саму кнопку, через которую осуществляется запуск макроса.

Подробнее: Как создать макрос в Google Таблицах и назначить для него кнопку

Интеграция с другими сервисами Google

Вы уже узнали, что при помощи простых функций осуществляется обращение к другим инструментам Google для конвертирования курсов валют и перевода текста. Однако это далеко не все, что можно выполнять в Гугл Таблицах. Доступна интеграция и с другими популярными сервисами, куда входят и Формы. Вы можете собирать через них данные о пользователях, затем автоматически выводить их в таблицу, формировать сводки или графики в соответствии с предоставленными ответами. Настройка в этом случае осуществляется при помощи специально отведенного инструмента импорта.

Подробнее: Создание Google Формы с выводом результатов в Google Таблицы

Далее идут задачи и напоминания, которые тоже могут быть частью электронной таблицы, если вы используете ее как ежедневник или календарь. Достаточно просто связать учетную запись Google с календарем или заметками, чтобы добавить необходимое количество записей. Вы будете получать уведомления и всегда сможете перейти к просмотру сохраненных записей через кнопки на боковой панели, отвечающие за открытие этих самых дополнений.

Подробнее: Задачи и напоминания в Google Таблицах

В рамках этой статьи были рассмотрены основные и самые интересные функции Google Sheets. Удачи! 

Иллюстрация: Оля Ежак для Skillbox Media

Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры — пять лет в банке и три — в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.

«Google Таблицы» (Google Sheets, «Гугл-таблицы») — онлайн-инструмент для создания и ведения электронных таблиц. В нём можно работать совместно с другими пользователями в режиме реального времени. Например, вносить изменения в один рабочий файл одновременно со всеми коллегами из отдела.

«Google Таблицы» — аналог программы Microsoft Excel. Принципы работы у них схожи. Но, в отличие от Excel, «Google Таблицы» не нужно устанавливать на компьютер — работать в них можно с любого устройства, подключённого к интернету. Также «Google Таблицы» полностью бесплатны.

В подробном гайде рассказываем, как устроены «Google Таблицы», и разбираем на примерах, как ими пользоваться. Материал будет полезен любым специалистам, которые работают с данными, таблицами и графиками, — например, маркетологам, менеджерам, аналитикам и другим диджитал-специалистам.

• Как создать новую Google-таблицу
• Как работать с файлом
• Как работать с ячейками, столбцами и строками
• Как посмотреть историю изменений
• Как настроить совместный доступ
• Как удалить и восстановить таблицу
• Как сделать сортировку и фильтрацию
• Как поменять формат данных
• Как сделать условное форматирование
• Как проверить данные
• Как создавать сводные таблицы
• Как создавать комментарии и примечания
• Как работать с функциями
• Как создавать диаграммы
• Как использовать горячие клавиши в «Google Таблицах»
• Как узнать больше о работе в «Google Таблицах»

---

Создать новую таблицу в «Google Таблицах» можно двумя способами:

• через главную страницу сервиса;
• через «Google Диск».

Чтобы пользоваться любым сервисом Google, нужен аккаунт Google. При переходе по ссылкам выше система предложит войти в кабинет с действующим логином и паролем или создать новые, если аккаунта ещё нет.

Чтобы создать новую таблицу в «Google Таблицах», нужно на главной странице нажать на окно «Пустой файл» в верхнем левом углу. Или выбрать любой шаблон таблицы — например, «Табель учёта рабочего времени», «Отчёт о расходах», «Диаграмма Ганта» и так далее. В первом случае новая таблица будет пустой, во втором — частично оформленной.

На главной странице «Google Таблиц» также отображаются все таблицы, в которых пользователь работал ранее. Их можно отсортировать по названию, дате просмотра, дате изменений. Чтобы открыть существующую таблицу, достаточно кликнуть по ней один раз.

Чтобы создать новую таблицу через «Google Диск», нужно нажать кнопку «Создать» в верхнем левом углу страницы и выбрать «Google Таблицы».

Если нажать на стрелку правее названия опции, система также предложит несколько шаблонов.

После создания новой таблицы её нужно назвать. Для этого в верхнем левом углу нужно выделить «Новая таблица» и вписать своё название.

Отдельно сохранять данные в «Google Таблицах» не нужно. Сервис в процессе работы автоматически сохраняет каждое изменение в таблице. Можно просто закрыть файл с таблицей — все данные останутся в нём. Чтобы изменить их в дальнейшем, нужно снова зайти на свой «Google Диск» или на главную страницу «Google Таблиц» и выбрать нужный файл.

Файл в «Google Таблицах» состоит из нескольких областей: шапка и выпадающее меню, панель инструментов, строка функций, область таблицы, нижнее меню. Разберём каждую из них подробнее.

Шапка и выпадающее меню. Это верхняя область файла. На ней расположены, например:

• Окно с названием файла.
• Кнопка для быстрого перемещения таблицы в другую папку на «Google Диске».
• Кнопка для просмотра изменений файла — с помощью неё можно увидеть, какие пользователи и когда вносили изменения в таблицу. Подробнее об этом говорим ниже.
• Кнопка «Настройки доступа» — с помощью неё создатель таблицы выбирает, кто сможет просматривать файл и вносить изменения. Подробнее об этом говорим ниже.
• Меню «Файл» — здесь можно, например, создать копию документа, импортировать его в другое место, поделиться им с другим пользователем, отправить на печать или удалить. Также здесь можно скачать Google-таблицу в нужном формате — например, PDF, XLSX или HTML.
• Меню «Вид» — в нём можно, например, закрепить часть строк или столбцов таблицы, изменить масштаб.
• Меню «Вставка» — с помощью него можно, например, добавить дополнительные строки и столбцы, создать диаграмму или функцию по выбранным значениям таблицы, добавить рисунок, комментарий или примечание.
• Меню «Формат» позволяет выбрать тему оформления таблицы, размер шрифта, формат значений — например, числовой или текстовый — и так далее.
• Меню «Данные» — здесь можно сделать сортировку или фильтрацию значений таблицы, разделить сплошной текст на столбцы, удалить лишние пробелы или повторы.
• Меню «Инструменты» позволяет проверить правописание, настроить автозаполнение таблицы, настроить уведомления о комментариях.

Панель инструментов. На неё вынесены основные действия из выпадающего меню, о которых мы говорили выше. Как правило, их в работе с таблицами используют чаще всего. C помощью кнопок на панели можно:

• отменить или повторить действие;
• распечатать документ;
• копировать форматирование — настроить выбранные ячейки таблицы под один формат;
• изменить масштаб;
• изменить формат данных — например, увеличить или уменьшить количество знаков после запятой, сделать формат процентным или денежным;
• выбрать стиль и размер шрифта;
• изменить форматирование текста — выбрать начертание шрифта и цвет текста;
• изменить форматирование ячеек — выбрать цвет заливки и толщину границ таблицы;
• настроить перенос и изменить выравнивание текста в ячейке;
• вставить ссылку, комментарий, диаграмму;
• создать фильтр.

С помощью стрелки вверх в правой части панели инструментов можно свернуть область шапки и выпадающего меню. Тогда самой верхней областью станет панель инструментов.

Строка функций. В неё пользователи вводят параметры функций для обработки данных в таблице — например, для проведения арифметических расчётов или проверки на соответствие заданным условиям. Подробнее о работе с функциями будем говорить ниже.

Область таблицы. Это основная рабочая область в «Google Таблицах» — лист, расчерченный на строки и столбцы. В этой области пользователь вводит значения, проводит расчёты, меняет оформление и так далее.

Нижняя панель. На ней показаны листы таблицы. С помощью кнопки + можно добавить новые листы. Это удобно, когда данные нужно разделить по месяцам, фамилиям сотрудников или другим параметрам.

Если кликнуть на стрелку вниз, находящуюся справа от названия листа, появится дополнительная панель. С помощью неё можно копировать данные листа, переименовать его, изменить цвет ярлыка, установить защиту и так далее.

Область таблицы состоит из ячеек, которые сгруппированы в столбцы и строки. Их можно добавлять, очищать, удалять, объединять, скрывать или закреплять. Разберём, как выполнить основные действия.

Добавляем дополнительную строку или столбец. Выделяем строку, выше или ниже которой нужно добавить дополнительную, и кликаем по ней правой кнопкой мыши.

В появившемся меню выбираем нужное действие: «Вставить строку выше» или «Вставить строку ниже». После этого в таблице появляется новая пустая строка.

Дополнительный столбец добавляется по аналогии с новыми строками. Для этого выделяем столбец, правее или левее которого нужно добавить новый. Затем вызываем выпадающее меню правой кнопкой мыши и выбираем нужное действие: «Вставить столбец слева» или «Вставить столбец справа».

Также можно добавить сразу несколько пустых строк или столбцов — например, четыре. Для этого нужно выделить одновременно четыре строки или четыре столбца, кликнуть правой кнопкой мыши и выбрать нужное действие.

Очищаем строку или столбец. Для этого выделяем нужную строку или столбец — можно сразу несколько — и кликаем правой кнопкой мыши. В меню выбираем «Очистить». Из таблицы пропадают значения выбранных ячеек, и выбранные строки или столбцы остаются пустыми.

Удаляем строку или столбец. Для этого выделяем нужные строки или столбцы и кликаем правой кнопкой мыши. В меню выбираем «Удалить». После этого из таблицы пропадают не только данные ячеек, но и весь столбец или строка.

Объединяем ячейки. Для этого выбираем нужные ячейки и на панели инструментов нажимаем кнопку «Объединить ячейки».

Если во всех ячейках есть данные, при объединении сохранятся только данные самой верхней левой ячейки.

Скрываем строку или столбец. По аналогии с перечисленными выше действиями выделяем области таблицы, которые нужно скрыть (но при этом не удалять). Дальше нажимаем правую кнопку мыши и выбираем действие «Скрыть».

В результате выбранные строки или столбцы пропадают с экрана, но нумерация не сбивается. В примере ниже по нумерации строк — 1,2,3,9 — видно, что скрыто пять строк.

Чтобы скрытые ячейки снова отобразились, нужно нажать на стрелку вверх или вниз возле номера строки или столбца.

Закрепляем строку или столбец. Выбираем нужную область и кликаем правой кнопкой мыши. Выбираем «Показать другие действия» → «Закрепить до строки 1».

После этого выбранная строка или столбец будут всегда отображаться на листе при пролистывании данных таблицы вниз или влево. Чаще всего так «замораживают» шапки или первые столбцы таблиц, чтобы их названия всегда были перед глазами.

Выше мы говорили, что «Google Таблицы» автоматически сохраняют все действия, которые выполняют пользователи. В любой момент можно открыть сохранённые версии и посмотреть, какие пользователи работали с документом и какие изменения они вносили.

Чтобы открыть историю изменений, нужно нажать на кнопку с часами в правом верхнем углу.

Появится новое окно. В основной области показана таблица, а цветом на ней выделены части, в которые пользователи вносили изменения. Каждому пользователю соответствует свой цвет.

Справа — в области «История версий» — показано время изменений и имена пользователей, которые их внесли. Чтобы вернуть старую версию файла, нужно выбрать нужное изменение и в верхней панели нажать кнопку «Восстановить эту версию».

По умолчанию в файле «Google Таблиц» может работать только его владелец — тот, кто этот файл создал. Чтобы другие пользователи тоже могли читать и комментировать файл или вносить изменения, нужно открыть им доступ.

Для этого нужно нажать на кнопку «Настройки доступа» в правой части верхнего меню.

В появившемся окне можно добавить людей — ввести их email-адреса в верхней строке — или выбрать группы пользователей — например, открыть доступ всем, у кого будет ссылка на файл.

Здесь же нужно выбрать уровень доступа:

• Уровень «Читатель» позволит только читать таблицу.
• Уровень «Комментатор» позволит читать таблицу и добавлять комментарии.
• Уровень «Редактор» даст полный доступ к документу: выбранные пользователи смогут читать, комментировать и редактировать его данные.

Удалить файл с таблицей можно тремя способами:

• В выпадающем меню «Файл» выбрать действие «Удалить».

• На главной странице «Google Таблиц». Для этого нужно нажать на три точки возле названия документа и выбрать «Удалить».

• В папке на «Google Диске», где хранится этот файл. Для этого нужно также нажать на три точки справа от названия документа и выбрать «Удалить».

Удалённые файлы хранятся в корзине 30 дней — в течение этого времени их можно восстановить.

Для этого нужно перейти в корзину «Google Диска», найти нужный файл, нажать на три точки справа от его названия и выбрать «Восстановить». В результате документ вернётся в ту же папку на диске, где он хранился ранее.

Данные в таблицу можно вносить тремя способами:

• вводить с клавиатуры;
• копировать и вставлять — с помощью правой кнопки мыши или горячих клавиш;
• импортировать из других источников — через выпадающее меню «Файл».

Отредактировать данные в таблице можно тремя способами:

• кликнуть по ячейке два раза;
• кликнуть по ячейке один раз и нажать Enter;
• кликнуть по ячейке один раз и внести изменения в строке формул.

Ниже разберём основные возможности для работы с данными в «Google Таблицах».

Сортировка — инструмент, с помощью которого информацию из таблицы организуют в необходимом порядке. В «Google Таблицах» её можно выполнить по возрастанию и убыванию чисел или по алфавиту — от А до Я и от Я до А.

Сортировать данные можно только по столбцу. Для этого нужно выделить любую ячейку столбца, по данным в котором нужно отсортировать данные. Затем в выпадающем меню «Данные» выбрать действие «Сортировать лист» и нужный вариант сортировки.

В примере на скриншотах выше инструмент сортировки не учёл, что в таблице была шапка с заголовком, и отсортировал её вместе со всеми данными. Чтобы заголовок оставался на месте, нужно выполнять сортировку другим способом.

Для этого полностью выделим столбец, который нужно отсортировать. В меню «Данные» выберем «Сортировать диапазон» (при предыдущем способе, когда мы выбирали только ячейку, эта опция была недоступна) и «Расширенные настройки сортировки диапазонов».

В появившемся окне поставим галочку возле «Данные со строкой заголовка» — тогда инструмент сортировки учтёт, что в таблице есть шапка, и не будет её сортировать. Здесь же выберем вариант сортировки — «А→Я» или «Я→А» — и нажмём «Сортировать».

В результате инструмент отсортировал все строки, расположенные ниже шапки таблицы. Заголовок остался на месте.

Фильтрация — инструмент, с помощью которого из большого объёма информации выбирают и показывают только нужную в данный момент. В результате в таблице отображаются данные, которые соответствуют условиям пользователя. Данные, которые им не соответствуют, скрыты.

Фильтр в «Google Таблицах» устанавливается сразу на все столбцы заполненной таблицы. Для этого нужно выделить любую ячейку таблицы и нажать на значок фильтра на панели инструментов.

Второй вариант — сделать фильтрацию через меню «Данные» → «Создать фильтр».

В результате в каждом столбце рядом с заголовком появится дополнительный значок фильтра. Чтобы выполнить фильтрацию, нужно нажать на этот значок и выбрать нужные параметры. Для примера оставим в таблице только продажи менеджера Тригубова.

Фильтрация, настроенная таким способом, отфильтрует данные для всех пользователей файла. Чтобы установить фильтр, который будет виден только одному пользователю, есть другой путь.

Нужно выбрать любую ячейку таблицы и в меню «Данные» нажать «Режимы фильтрации» → «Создать новый фильтр».

Формат определяет то, как будут отображаться данные в ячейках. Например, с помощью изменения формата можно к значению ячейки добавить знак процента или обозначение денежной единицы. Также форматирование позволяет изменить количество знаков после запятой или разделить группы разрядов в числах.

Основных форматов семь:

1) текстовый;

2) числовой;

3) процентный;

4) финансовый;

5) денежный;

6) формат даты;

7) формат времени.

Поменять формат в «Google Таблицах» можно двумя способами: через выпадающее меню «Формат» или на панели инструментов. На скриншотах показываем, как это сделать.

Форматирование данных — изменение внешнего вида текста и ячеек. Например, начертания, размера или типа шрифта, выравнивания текста в ячейке, цвета заливки, толщины границ, принципа переноса текста по строкам.

Все инструменты для форматирования расположены на панели инструментов или в выпадающем меню «Формат».

Условное форматирование — изменение вида ячеек в зависимости от того, какие данные в этих ячейках находятся. Например, когда в ячейке появляется слово «Продано», автоматически меняется цвет её заливки.

Условное форматирование можно настроить для всей таблицы, отдельного диапазона, строки, столбца или одной ячейки.

Для примера зададим форматирование с таким условием: если стоимость авто больше или равна 2 000 000 рублей — ячейка с ценой этого авто должна окраситься в зелёный цвет.

Для настройки правила нажмём на выпадающее меню «Формат» и выберем «Условное форматирование». В окне слева добавим наши условия: диапазон с ценами, «больше или равно 2 000 000» и цвет заливки. Нажмём «Готово» — ячейки, которые соответствуют этому условию, окрасятся в зелёный.

Инструмент проверки данных позволяет определить, соответствует ли выбранный диапазон заданным условиям. Например, в одном ли формате введены значения, нет ли в ячейке лишних пробелов или корректно ли проставлены даты.

Для примера проверим, нет ли лишних пробелов в ячейках столбца с ценами.

Для этого выделим столбец, который нужно проверить, выберем выпадающее меню «Данные» → «Настроить проверку данных».

В появившемся окне слева нажмём кнопку «Добавить правило» и введём значения:

• диапазон добавился автоматически, так как ранее мы его выделили;
• критерий проверки — «Текст не содержит»;
• значение критерия — в нашем случае текст не должен содержать пробелов, поэтому нажмём в этом окошке клавишу пробела.

В результате в ячейках, в которых есть ошибки — пробелы, в верхнем углу появились красные метки. Если навести на них курсор, появится комментарий: «Ошибка! Введите текст который не содержит аргумент » «».

Сводные таблицы — инструмент для анализа данных. Они позволяют собрать информацию из обычных таблиц, обработать её, сгруппировать в блоки, провести необходимые вычисления и вывести итог в виде отчёта.

Разберём на примере. Приготовим отчёт о продажах по менеджерам автосалона. Для этого выделим любую ячейку таблицы с данными о продажах и в выпадающем меню «Вставка» нажмём «Создать сводную таблицу».

Затем в появившемся окне выберем, где она будет расположена — на этом же листе «Google Таблиц» или на новом, — и нажмём «Создать».

В результате откроется новый лист «Сводная таблица», где мы дальше будем выбирать наполнение нашего отчёта.

В редакторе сводной таблицы в правой части экрана выберем, какие поля будут в сводной таблице. Поля взяты из исходной таблицы с первого листа: «Марка, модель», «Цвет», «Год выпуска», «Объём двигателя, л», «Цена, руб.», «Дата продажи», «Продавец».

В случае с нашим примером нужно, чтобы сводная таблица отразила Ф. И. О. менеджеров по продажам, даты сделок и цены проданных авто.

Для этого в область строк добавим поля «Продавец» и «Дата продажи» — нажмём кнопку «Добавить» и выберем нужные.

Сводная таблица в левой части экрана формируется автоматически — появились фамилии менеджеров и даты продаж. Теперь добавим цены проданных в эти дни авто.

Для этого справа в редакторе добавим поле «Цена, руб.» в область «Значения». В результате в сводной таблице появятся цены.

С помощью кнопки — слева от фамилии менеджеров можно свернуть все даты, и сводная таблица покажет только сумму сделок с участием каждого менеджера и итоговую сумму продаж автосалона.

По такому же принципу можно строить другие отчёты — в зависимости от того, какую информацию для анализа нужно получить.

К ячейкам «Google Таблиц» можно оставлять комментарии и примечания.

Комментарии подходят для работы в команде — например, с их помощью можно поставить задачу другому пользователю. Примечания удобно оставлять для себя — допустим, чтобы вернуться к этой части таблицы в следующий раз.

Ячейки с комментариями выделяются жёлтой меткой в правом верхнем углу, с примечаниями — чёрной.

Чтобы оставить примечание или комментарий, нужно выделить ячейку и либо кликнуть по ней правой кнопкой мыши и выбрать нужное действие, либо нажать на выпадающее меню «Вставка» и выбрать действие там.

Комментарий также можно добавить через панель инструментов.

Можно ответить на комментарий или закрыть его. Для этого нужно нажать на окно с комментарием и выбрать действие.

На примечания отвечать нельзя.

Функции (или формулы) — инструменты электронных таблиц, с помощью которых обрабатывают данные. Например, проводят простые математические вычисления или проверяют данные на соответствие условиям.

«Google Таблицы» поддерживают те же функции, что и большинство других редакторов электронных таблиц. Полный их список можно посмотреть в справке Google. Там можно отфильтровать все функции по назначению, найти их описание и синтаксис — название функции и аргументы, которые нужно ввести, чтобы она сработала.

Функции в «Google Таблицах» вводят по такой схеме:

• Выбрать пустую ячейку и поставить знак = непосредственно в этой ячейке или в строке формул.
• Ввести название функции — например, СУММ, СРЗНАЧ или ОКРВНИЗ. Можно начать вводить первые буквы названия — откроется список, из которого можно будет выбрать нужную функцию.
• Ввести аргументы функции — данные для вычислений. Их можно ввести вручную с клавиатуры или выбрать ячейки или диапазоны таблицы.
• Нажимают Enter.

Для примера суммируем цены проданных автомобилей. Выберем ячейку, в которой появится результат вычислений. Введём в ней =СУММ — эта функция суммирует значения.

«Google Таблицы» показывают подсказку — какие аргументы нужно ввести, чтобы функция сработала. Данные для суммирования можно вводить по одному через знак; либо выбрать весь диапазон, значения в котором нужно суммировать.

Выберем диапазон столбца «Цены, руб.» и нажмём Enter. Функция суммировала значения столбца и выдала результат.

Диаграммы — способ графического отображения информации. С помощью них можно визуализировать данные таблицы и показывать зависимости между ними.

Для примера создадим график продаж автосалона — сколько денег в какие дни было получено. Выделим столбцы таблицы с данными для диаграммы — в нашем случае это «Дата продажи» и «Цена, руб.».

Затем в выпадающем меню «Вставка» нажмём «Диаграмма».

Сервис автоматически построит диаграмму, которую считает самой подходящей для такого типа данных.

Справа на экране появилась панель редактирования диаграмм — с её помощью можно вносить изменения:

• Поменять тип диаграммы — например, выбрать точечную, столбчатую, линейчатую или круговую.
• Выбрать другой диапазон данных в таблице.
• Поменять местами оси X и Y.

Во вкладке с дополнительными настройками редактора можно изменить оформление диаграммы — например, поменять стиль, название, цвета, толщину линий и так далее.

Горячие клавиши нужны для ускорения работы. Это комбинации клавиш, при нажатии на которые в программе выполняются разные действия. Каждому действию соответствует своя комбинация клавиш.

Вот основные горячие клавиши для работы в «Google Таблицах»:

• Ctrl + пробел — выделить столбец;
• Shift + пробел — выделить строку;
• Ctrl + A — выделить всю таблицу;
• Ctrl + K — вставить ссылку;
• Ctrl + Home — вернуться в начало листа;
• Home — вернуться в начало строки;
• Ctrl + С — копировать выделенные данные;
• Ctrl + V — вставить выделенные данные;
• Ctrl + X — вырезать выделенные данные;
• Ctrl + K — вставить ссылку.

Полный перечень горячих клавиш можно посмотреть в справке «Google Таблиц»: выпадающее меню «Справка» → «Быстрые клавиши».

• В Skillbox есть курс «Excel + Google Таблицы с нуля до PRO». Он подойдёт как новичкам, которые хотят научиться работать в электронных таблицах с нуля, так и уверенным пользователям, которые хотят улучшить свои навыки. На курсе учат быстро делать сложные расчёты, визуализировать данные, строить прогнозы, работать с внешними источниками данных, настраивать фильтрацию.
• Также Skillbox даёт бесплатный доступ к записи онлайн-интенсива «Экспресс-погружение в Excel и „Google Таблицы“ за 3 дня». Он подходит новичкам и тем, кто хочет эффективнее использовать электронные таблицы. На нём учат создавать и оформлять таблицы, использовать формулы и функции, анализировать данные с помощью сводных таблиц, объединять данные из разных источников, использовать горячие клавиши.
• У преподавателя курса и интенсива, о которых мы говорим выше, — Рената Шагабутдинова — есть электронная книга «Google Таблицы. Это просто». В ней он вместе с соавтором рассказывает обо всех функциях и инструментах этого сервиса. Книга подойдёт не только новичкам, но и опытным пользователям электронных таблиц.
• Также у Рената Шагабутдинова есть телеграм-канал «Google Таблицы». В нём он показывает, как работать с электронными таблицами, на примерах реальных кейсов.

Идите в бухгалтерию!
Вы с нуля научитесь вести бухучёт по российским стандартам и работать в 1С, готовить налоговую отчётность и рассчитывать зарплату. Трудоустройство гарантировано договором.
Узнать больше

Google Таблицы стали основным конкурентом программы Excel от Microsoft. Гугл-таблицы удобно применять в учёбе и работе, ведь в них много функций, которые позволяют решить разные задачи. Мы написали руководство по гугл-таблицам, чтобы вы поняли принцип работы программы и смогли самостоятельно и быстро создавать онлайн-таблицы и по полной использовать их возможности.

Что такое Google Таблицы

Онлайн-сервис для работы с таблицами под названием гугл-таблицы или Google Spreadsheets предназначен для совершения несложных операций с числами и данными. Интерфейс гугл-таблиц похож на программу Excel: такие же столбцы, похожие инструменты и пункты меню. Однако у гугл-таблиц есть несколько важных преимуществ:

• онлайн доступ — вход в гугл-таблицы возможен с любого устройства подключённого к интернету;
• автоматическое сохранение — больше не нужно переживать, что проделанная работа исчезнет, если вы забудете сохранить файл, выключат свет или кто-то нечаянно выключит ваш компьютер. Все изменения, вносимые в документ, автоматически сохраняются и вы в любой момент можете посмотреть предыдущие версии;
• совместный доступ — в гугл-таблицах можно параллельно работать над документом вдвоём или целой командой;
• импорт данных — эта функция нужна для того, чтоб импортировать данные из внешних источников;
• большой набор формул — в гугл-таблицах можно быстро обрабатывать данные и производить вычисления.

Гугл-таблицы помогут в учёбе и работе. С этим инструментом работают студенты, фрилансеры, бухгалтеры, таргетологи, предприниматели и др. В гугл-таблицах удобно планировать финансы, составлять контент-план, вести бухгалтерский учёт, проводить маркетинговый анализ или строить прогнозы.

Как начать работу Google Таблицами

Чтобы начать работать с гугл-таблицей, нужно зайти на страницу онлайн-инструментов от Google, нажать на вкладку «Таблица» , а затем на кнопку «Открыть Google Таблицы».

В сервисах Google можно работать не только с электронными таблицами, но и создавать презентации, проводить опросы и совместно работать над текстовыми документами в программе Google Docs

После того как вы нажмёте на кнопку, система попросит вас авторизоваться. Получить доступ к сервису смогут только те, у кого зарегистрирован электронный ящик в гугл почте.

Регистрация в сервисе нужна для того, чтобы все электронные файлы хранились в вашем облачном хранилище и вы могли в любой момент их открыть

После авторизации откроется главная страница: нажмите на разноцветный плюс в левом углу и создайте свою первую таблицу.

Помимо основного пустого файла, который можно заполнять как угодно, у сервиса есть разные шаблоны для конкретных целей и задач

Теперь можно начинать работу с таблицей — далее расскажем про рабочую область и основные инструменты документа.

Рабочая область в Google Таблицы

Рабочая область сервиса напоминает программу Excel. Тем, кто хоть раз в ней работал будет несложно разобраться и с гугл-таблицами. Вся панель инструментов находится наверху, а большую часть рабочей области занимает разлинованный лист.

При наведении курсора на каждый элемент система подскажет его функцию

Помимо панели инструментов и разлинованного листа, есть ещё несколько интересных областей на экране. В самом верху рабочей области располагается так называемая «шапка». В этой области вы можете быстро изменить название документа и посмотреть тайминг последнего изменения, нажав на который вы попадёте в историю выбранной таблицы. Это удобно, если вы хотите что-то перепроверить, исправить или понять, кто, когда и какие данные вводил.

Изменить название документа можно также во вкладке «Настройки доступа»

Все элементы в таблице интерактивные, а у каждой клавиши есть своя функция. Так, выбрав один из столбцов — для этого нужно нажать на верхнюю ячейку пронумерованную буквой — появится выпадающий список. Из этого списка вы сможете выбрать различные действия: вырезать или копировать, удалить или очистить столбец, настроить условное форматирование, получить статистику и др.

Такой же выпадающий список появится, если вы нажмёте на одну из пронумерованных ячеек в левой части экрана

Ещё одна область, на которую нужно обратить внимание, находится внизу. В одном документе может находиться несколько страниц, чтобы открыть чистый лист нажмите на плюс внизу слева. Также при нажатии на ячейку листа появится выпадающий список действий. Так, если вы ведёте подробную статистику доходов и расходов за месяц, каждую страницу можно посвятить отдельному месяцу — тогда в одной документе у вас сохранятся данные за каждый месяц, между которыми удобно переключаться и сравнивать.

Нажав на ячейку, вы также сможете переименовать лист. В одном документе может быть 192 листа

Если вы захотите удалить гугл-таблицу, то зайдите во вкладку «Файл» и выберите пункт «Удалить». Восстановить удалённые данные можно будет в «шапке», нажав на кнопку «последнее изменение».

Как работать с ячейками, столбцами и строками

Любой элемент гугл-таблицы можно добавить, переместить, удалить, скрыть или изменить — это несложно и делается одним нажатием мыши. Если вам приходится работать с большими объёмами информации, то для удобства закрепите строчки, чтобы они были перед глазами.

Чтобы закрепить строку, нужно нажать на вкладу «Вид» и кнопку «Закрепить», затем из выпадающего списка выбрать тот элемент, который хотите закрепить. После нажатия под строкой появится серая линия

Совместный доступ. В гугл-таблицах есть функция совместного доступа: она позволяет одновременно нескольким людям работать над документом. Чтобы открыть доступ другому человеку, нужно нажать на зелёную кнопку в правом верхнем углу «Настройки доступа». В появившиеся поле нужно ввести электронный адрес того, с кем вы планируется работать над документом или вы можете открыть доступ всем, кому отправите ссылку.

Открывая совместный доступ, вы можете выбрать разные действия для тех, кто будет работать с документом. Пользователь может только просматривать документ, оставлять комментарии или же вносить правки в таблицу наравне с вами

Если вы переживаете за конкретные данные, но хотите, чтобы пользователи вносили корректировки в другие ячейки, то можете просто ограничить доступ к редактированию конкретного диапазона ячеек.

Выберите нужный диапазон ячеек, нажмите правой кнопкой мыши и выберите вариант «Защитить диапазон»

Горячие клавиши. Для удобства работы со строками, ячейками и столбцами, воспользуйтесь специальными сочетаниями клавиш в в гугл-таблицах — «горячими клавишами». Когда вы их запомните и начнёте чаще применять, скорость работы с таблицами значительно повысится. Сервис от гугл поддерживает сотню сочетаний быстрых клавиш.

Перечислим наиболее распространённые:

• Сtrl + пробел — поможет выделить конкретный столбец;
• Shift + прoбел — это сочетание позволит вам выделить определённую строку;
• Сtrl + Enter — так вы сможете заполнить диапазон;
• Сtrl + К — удобный способ, чтобы вставить ссылку;

Эти горячие клавиши подходят только для компьютеров с системой Windows, для MacOS и Linux будут другие сочетания.

Форматы и форматирование в Google Таблицах

В гугл-таблицах можно форматировать данные разными способами. Вы можете поставить текстовый или числовой формат или записать все цифры как даты, проценты или валюту. Чтобы отформатировать ячейку найдите вкладку «Формат» и, нажав на пункт «Числа», выберите подходящий способ форматирования.

После того, как выберете нужный формат, проверьте правильное отображение данных в таблице. Убрать форматирования можно с помощью кнопки «Очистить форматирование»

Также вы можете поменять внешний вид страницы, настроив выравнивания, переносы, определив цвет шрифта, интервалы или стиль границ. Если вы хотите, чтобы разные данные в ячейках выглядели по-разному и эти изменения происходили автоматически, воспользуйтесь правилами условного форматирования. Эти правила можно устанавливать для всей области таблицы, одной ячейки или конкретной строки. Настраивают правила во вкладке «Формат», нажав на кнопку «Условное форматирование» справа вы увидите дополнительное поле.

Вы можете установить правило, согласно которому цвет в ячейках будет изменяться или в них будет меняться начертание текста

Вы можете кликнуть по столбцу, в котором расположены даты и установить правило, что все чётные дни – красные, а нечётные – синие. Система автоматически будет окрашивать каждую вновь добавленную ячейку. Это ещё один способ эффективно использовать в гугл-таблицах условное форматирование ячеек.

Но и на этом возможности форматирования не заканчиваются. Недавно в сервис загрузили обновление — теперь пользователи могут выбрать тему для таблицы.

Вы также можете изменить параметры понравившейся вам темы, подобрав другие шрифты и цвета. Для этого нажмите на кнопку «Настройка» в разделе тем.

Как сортировать данные в Google Таблице

Все необходимые для сортировки и фильтрации функции располагаются в разделе «Данные». Сортировать информацию можно в порядке возрастания или убывания, также можно установить сортировку данных по одному или нескольким критериям столбца.

Фильтры в свою очередь прячут те данные, которые сейчас не так важны. Это удобно, если вы работаете с большим объёмом информации. Так, вы загрузили в гугл-таблицу квартальные отчёты всех отделов вашей компании, но проанализировать вам нужно только данные за последний год, или вы хотите посмотреть публикации по одной рекламной площадке в большом контент-плане. В таком случае просто выбирайте нужный фильтр, а остальные не будут вам мешать.

В сервисе настроить фильтрацию данных двумя способами:

• через инструмент «Создать фильтр» — вы отфильтруете содержимое таблицы, а у других пользователей отобразятся уже отсортированные данные.
• через инструмент «Фильтры» — подойдёт, если вы хотите скрыть часть информации так, чтобы её видели только вы. Для этого нажмите на вкладку «Создать новый фильтр».

Фильтрация и сортировка помогают работать с большим объёмом данных

Также во вкладке «Данные» вы найдёте полезный инструмент под названием «Настроить проверку данных». Он позволит понять на сколько соответствуют данные в ячейке заданным параметрам. Допустим, вы хотите, чтобы в одном диапазоне были только числа. Для проверки вам нужно нажать кнопку «Настроить проверку данных» в появившимся окне найти поле «Правила» и в выпадающем списке выбрать пункт «Числа».

После того, как настроите проверку данных, не забудьте нажать кнопку «Сохранить»

Сводные таблицы

Эта часть статьи будет актуальна тем, кто работает с аналитикой. Главная задача сводных таблиц — структурирование информации, чтобы можно было впоследствии сделать корректный вывод. В сводных таблицах данные из разных ячеек автоматически выводятся в новы — с помощью заданных заранее формул. Если нужно сделать из 2000 строк отчёт на 20 позиций, то сводные таблицы вам помогут.

В сервисе есть пункт «Создать сводную таблицу», он находится во вкладке «Вставка», которую вы найдёте на панели инструментов.

Визуализация данных в Google Таблицах

Сегодня можно найти немало сервисов для визуализации аналитических данных: Power BI, Modus, Tableau и др. Однако это можно сделать и в самих гугл-таблицах, создав столбчатый график или круговую диаграмму. Для этого нужно выделить рабочий диапазон данных, нажать на вкладку «Вставка» и выбрать пункт «Создать диаграмму».

После того, как вы создадите диаграмму появится область, где можно будет отредактировать новый элемент: поменять диаграмму на график, изменить формат, цвет или убрать заголовок

Функции в Google Таблицах

Функции в гугл-таблицах такие же, как и в программе Excel. В онлайн-сервисе можно быстро сложить и умножить разные объёмы данных, а также совершить более сложные вычисления используя математические, инженерные, поисковые, статистические, финансовые и иные виды функций.

Чтобы выбрать одну из функций, нажмите на кнопку «Вставка» и выберите пункт «Функция» 

Вставить функцию можно и вручную. Для этого нужно поставить знак «=», затем написать буквами название функции и заковав в скобки отметить диапазон данных, прописав номера ячеек — вот так: =SUM(A2:A7).

Бонусные функции Google Таблиц

Главное преимущество гугл-таблиц — это взаимная интеграция с различными ресурсами. Расскажем, об основных сервисах, с которыми можно взаимодействовать.

Google Формы

Вы можете создать опросник на любую тему: рацион питания, планирование бюджета и др. После того, как пользователи заполнят опросник, вы сможете проанализировать полученные результаты, все данные отобразятся в онлайн-таблице.

Чтобы интегрировать опросник зайдите во вкладку «Инструменты» и выберите пункт «Создать форму»

Google Analytics

Google Analytics — это система аналитики, которая позволяет собирать и анализировать данные цифровых ресурсов: мобильных приложений, сайтов, блогов. Интеграция Google Analytics с гугл-таблицами реализована через специальное дополнение. Для подключения вам необходимо открыть вкладку «Расширения», выбрать пункт «Дополнения» и нажать на кнопку «Установить дополнения».

Также во вкладке «Расширения» можно найти макросы — это серия записанных действий, которые вы произвели в гугл-таблицах. Записав действия, вы можете активировать макрос, чтобы позже повторить действия, нажав на одну кнопку в меню или применив сочетание клавиш

После того как вы нажали кнопку «Установить дополнения», вам откроется  окно, в котором нужно найти систему Google Analytics.

В окне поиска можно изучить и другие дополнения, которые пригодятся в работе

Коротко о главном

Гугл-таблицы — это бесплатный сервис для учёбы и работы, позволяющий быстро обработать большой объём данных, составить отчёты и создать диаграммы и графики. Все данные сохраняются автоматически, к тому же над таблицей могут работать одновременно несколько человек. Интерфейс гугл-таблиц схож с внешним видом Microsoft Excel, поэтому вам будет просто ориентироваться в сервисе.

В гугл-таблицах можно вести бюджет и налоговый учёт, строить прогнозы, проводить маркетинговый анализ или составлять списки дел. Знание гугл-таблиц пригодится маркетологам, дизайнерам, бухгалтерам, аналитикам, студентам, фрилансерам и др. Если вам интересно работать с гугл-таблицами, но вы не знаете в какой профессии применить свои знания, пройдите наш онлайн-тест на выбор профессии и начните заниматься тем, что приносит удовольствие.

Недавно мы рассказывали про основной функционал Google Docs – сервиса для создания текстовых файлов. В этой статье обратимся к другому популярному онлайн-инструменту. Из материала вы узнаете, как эффективно работать с «Google Таблицами»: визуализировать информацию, создавать формулы, комментировать, восстанавливать предыдущие версии файла.

Возможности сервиса «Google Таблицы»

Google Sheets, или «Google Таблицы» – это бесплатный сервис для работы с электронными таблицами. Его аналог – Excel от Microsoft Office, но в отличие от него в «Google Таблицах» можно работать в двух режимах – онлайн и офлайн.

В сервисе можно создавать и редактировать файлы, просматривать их вместе с другими пользователями. Строить графики и диаграммы в цвете. Использовать встроенные формулы, анализировать информацию с помощью сводных таблиц.

Открыть документ можно как с компьютера, так и с мобильного телефона. А когда вы внесёте изменения, они сохранятся автоматически. При этом данные не потеряются – всё фиксируется в истории версий.

Google Sheets совместимы с Excel. Вы можете открыть файл Excel в этом сервисе, преобразовать его в таблицу Google, и обратно.

В статье рассматриваются основные функции инструмента, которые легко освоить новичку. С помощью таблиц вы можете создавать бизнес-план и медиаплан, составлять расписание, вести учёт времени сотрудников, планировать бюджет и т.д.

Как начать работу в «Google Таблицах»

Для полноценной работы в программе необходимо зарегистрировать аккаунт в Google. Когда вы сделаете это, сможете пользоваться и другими сервисами системы, например Google Docs и «Google Презентациями».

После создания почты на Gmail войдите в сервис одним из способов:

• Через иконку «Google Таблиц». Попадёте на главную страницу сервиса. Здесь вы можете создать новую таблицу – для этого выберите пустой файл или шаблон из галереи.

Если вы уже работали с таблицами (например, просматривали файлы по ссылке), вы увидите их на главной странице.

• Через «Google Диск». На главной странице под логотипом Диска нажмите «Создать» и выберите «Google Таблицы». Можете создать таблицу с нуля или заполнить готовый шаблон.

Как открыть файл Excel в «Google Таблицах»

Зайдите в любую таблицу, затем в меню нажмите «Файл» – «Открыть». В новом окне перейдите во вкладку «Загрузка». Нажмите на синюю кнопку, если хотите выбрать файл с устройства, или перетащите его в открывшееся поле.

Как скачать файл из «Google Таблиц»  

Сервис позволяет сохранить файлы в нескольких форматах – XLSX, CSV, PDF и др. Зайдите в «Файл», нажмите «Скачать». Выберите подходящий вариант из предложенных.

Можно ли работать с файлом Excel в Google Sheets

Да, вы можете работать с xlsx-файлом, не переводя его в формат «Google Таблиц». В этом случае он будет отображаться с зелёным значком .XLSX рядом с названием файла.

Как работать с файлом в «Google Таблицах»

Рассмотрим, как выглядит меню и панель инструментов.

Какие есть возможности для изменения файла через главное меню:

Файл. Можно открывать, импортировать и создавать копии файлов, смотреть историю версий, предоставлять доступ другим людям, выставлять настройки.

Правка. Блок для редактирования и удаления файла.

Вид. Можно настроить отображение элементов, закреплять строки, изменять масштаб.

Вставка. Блок для работы с ячейками, строками и столбцами. Можно вставить диаграмму, рисунок, создать сводную таблицу. Можно добавить функцию. Оставить комментарий.

Формат. Позволяет устанавливать нужный шрифт, выравнивание, делать переносы и менять цвет таблицы или отдельных ячеек.

Данные. Можно настроить сортировку, создать фильтры, посмотреть статистику.

Инструменты. В этом блоке можно создать Google Форму, проверить правописание, настроить специальные возможности.

Расширения. Блок для дополнений, макросов и приложений.

Справка. Помощь по работе с файлом, поиск по меню, а также список быстрых клавиш.

Что расположено на панели инструментов:

• стрелки «Отменить» / «Повторить»;
• печать;
• копирование форматирования;
• изменение масштаба;
• изменение формата данных в ячейках;
• параметры шрифта (от размера и до цвета);
• параметры ячеек (цвет и границы);
• выравнивание текста внутри ячеек;
• инструменты для добавления ссылки, комментирования, вставки диаграммы, создания фильтра и функций;
• способы вводы текста.

При желании меню можно скрыть – нажать на стрелку справа. Основные функции будут доступны на панели инструментов.

В нижней части файла находится панель для работы с листами. Здесь можно добавлять и удалять, переименовывать, защищать листы, менять их местами и перекрашивать ярлыки.

Чтобы скрыть лист, нажмите на его ярлык и выберите «Скрыть лист». Он не будет виден на панели. Чтобы вернуть лист обратно, найдите его через кнопку «Все листы» слева на панели и нажмите на скрытый лист.

Как работать с элементами таблицы

В Google Sheets можно работать как с целой таблицей, так и с отдельными ячейками, строками и столбцами.

Как закрепить строки

Чтобы нужные данные не исчезали при прокрутке таблицы, их можно закрепить. Выделите ячейку строки или столбца, перейдите в «Вид» в главном меню, выберите один из вариантов закрепления.

Как перемещать ячейки, строки и столбцы

Элементы можно двигать по листу таблицы.

Для перемещения ячейки наведите на неё курсор – он должен принять форму руки. Перетащите ячейку в нужное место. Другой вариант – кликните на ячейку правой кнопкой мыши, выберите «Вырезать», перейдите на другое место таблицы, кликните на новую ячейку правой кнопкой, нажмите «Вставить».

Чтобы переместить всю строку или столбец, кликните на соответствующий заголовок – с цифрами или латинскими буквами. Так вы выделите все ячейки, и курсор примет форму руки. Перетащите элемент в другое место таблицы. Подойдёт и способ, описанный выше, – перемещение с помощью правой кнопки мыши. 

Как посмотреть историю изменений

Внесённые данные и другие изменения автоматически сохраняются в облаке. Чтобы посмотреть версии файла, нажмите на поле справа от главного меню. Оно называется «Последнее изменение» или «Все изменения сохранены на Диске».

Попадёте в историю версий. В этом режиме не получится отредактировать таблицу. Но вы можете посмотреть изменения и восстановить нужную версию, если это ваша таблица или вы имеете права редактора. 

Как настроить доступ в «Google Таблицах»

Чтобы показать таблицу другим людям и дать им возможность вносить изменения, предоставьте им доступ. Он бывает трёх видов:

• редактор может изменять информацию в файле, вплоть до удаления всех данных (восстановить их можно через историю версий);
• комментатору разрешено только предлагать изменения в таблице;
• читатель только посматривает файл, без возможности вносить правки или редактировать текст.

Доступ по ссылке

Найдите кнопку «Настройки доступа» в верхнем правом углу. Нажмите на неё, а затем на «Разрешить доступ всем, у кого есть ссылка».

Определитесь с уровнем доступа. Затем отправьте пользователю ссылку на файл.

Учитывайте, что ссылку можно пересылать другим людям. А значит, если вы дали доступ редактора непроверенному лицу, и он перешлёт её другому, кто-то получит такие же права редактора. Чтобы файл не изменили без вашего ведома, ограничьте доступ к нему – сузьте круг лиц, которые могут просматривать таблицу, или защитите данные от редактирования.

Доступ определённым пользователям

Нажмите «Настройки доступа», добавьте пользователей или группы, которым придёт приглашение к просмотру или редактированию файла на почту. Письмо отправится только тем, у кого есть аккаунт в Google или Mail.ru.

Как защитить данные от изменения

Можно ограничить возможность редактирования во всём файле или в отдельной ячейке. Выделите диапазон (ячейку, столбец, строку) и нажмите правую кнопку мыши, выберите «Показать другие действия с ячейкой», затем «Защитить диапазон». Если хотите ограничить действия с листом, нажмите на вкладку листа, потом на «Защитить лист». Задайте разрешение.

Другой вариант – найти в меню «Данные», а затем выбрать «Защитить листы и диапазоны».

Как работать с данными в Google Sheets

Форматы данных

Данные в таблице – это текст и цифры. Они могут быть выражены в виде чисел, процентов, валют, дат и времени. Если нужно поменять формат (например, округлить валюту), нажмите в главном меню «Формат», зайдите в раздел «Числа» и выберите подходящий вариант.

Фильтры и сортировка

Настроить фильтр и отсортировать ячейки можно через пункт главного меню «Данные».

Сортировка поможет быстро сформатировать лист. Если у вас текстовые данные, программа покажет их от первой буквы алфавита до последней, и наоборот. Если у вас числа – от большего до меньшего числа и обратно.

Проверка данных

Функция позволяет убедиться, что сведения соответствуют формату. Например, необходимо проверить, что все данные в столбце – даты.

Выберите в разделе «Данные» пункт «Настроить проверку данных».

Укажите диапазон, а в разделе «Правила» выберите формат «Дата» и что она «является допустимой датой». Нажмите сохранить. Если есть ошибки, вы увидите в ячейках красный треугольник.

Сводные таблицы

Этот инструмент помогает структурировать большие объёмы информации в виде отчётов, чтобы удобнее было их анализировать.

Чтобы создать отчёт, в главном меню файла нажмите «Вставка», выберите «Создать сводную таблицу». Сервис добавит её на новом листе или на текущем, в зависимости от выбранных настроек. В редакторе сводной таблицы добавьте строки, столбцы, значения или фильтры, по которым нужно сформировать отчёт.

Комментарии и примечания

Предложенные изменения в файле можно увидеть, если навести курсор на ячейку. Желтый треугольник в верхнем правом углу означает комментарий, чёрный треугольник – примечание. Написать комментарий и примечание можно через меню (внизу раздела «Вставка») или через комбинацию быстрых клавиш. Другие пользователи могут отвечать только на комментарии.

Полезные функции

Как добавить диаграммы

Вставить диаграмму можно из панели инструментов или из главного меню по пути «Вставка» – «Диаграмма». После этого справа вы увидите редактор диаграмм. Можете выбрать тип, указать диапазон данных, задать число столбцов и строк, поменять цвет графика и пр.

Как добавить функцию

Функции – это формулы, по которым обрабатываются данные в таблице. Например, данные проверяются на соответствие условиям, или суммируются.

Чтобы вставить функцию, нажмите на ячейку и введите «=». После этого можно писать функцию – сервис даст подсказки. В скобках указываются данные для вычислений. Если нужно, введите аргументы.

Если не знаете, как называется формула, найдите её в общем списке. Для этого нажмите на знак функции на панели инструментов, либо выберите в меню «Вставка» – «Функция».

Как подключить дополнения

Зайдите в «Расширения» в главном меню, затем «Установить дополнения». В открывшемся окне вы можете найти нужную программу через поиск. Или нажмите знак меню слева вверху, чтобы выбрать категорию или посмотреть совместимость с продуктами Google.

Например, здесь можно подключиться к Google Analytics. После установки сервис появится в разделе «Дополнения» в файле.

Горячие клавиши

Перечислим комбинации клавиш, которые пригодятся и новичку, и профессионалу:

Ctrl + O – открыть файл;

Ctrl + пробел – выделить столбец;

Shift + пробел – выделить строку;

Ctrl + K – вставить ссылку;

Home – перейти в начало строки;

Ctrl + Home – перейти в начало листа;

Ctrl + End – перейти в конец листа.

Другие комбинации можно посмотреть в «Справка» – «Быстрые клавиши».

Google Sheets – это удобный онлайн-инструмент для анализа огромного количества информации и структурирования данных. Используйте его, чтобы облегчить работу с таблицами и ускорить взаимодействие между сотрудниками компании.

Google Таблицы — удобный функциональный инструмент для работы с данными. Сфера применения Таблиц невероятно широка, а базовые возможности может освоить даже пользователь с минимальным опытом. В этой статье мы расскажем об устройстве Google Sheets, интересных лайфхаках и плюсах, которые вы получите от их использования.

Начало работы

Для получения полного доступа к Таблицам необходимо иметь аккаунт в Google. Иконка сервиса расположена вместе с другими инструментами. Создание новых документов и редактирование старых возможно через главную страницу сервиса, а также через Google Диск.

Отображаться документы могут как списком, так и в виде превью. По умолчанию документы отсортированы по дате последнего просмотра. Можно настроить отображение по дате сохранения, названию в алфавитном порядке, дате собственных изменений. Также можно выбрать показ только своих документов или, наоборот, только чужих. Наконец, таблицы можно хранить в отдельных папках на Google Диске.

В верхней панели главной страницы находится меню создания нового документа, а также галерея тематических шаблонов:

• личное (список дел, бюджет, календарь и т.д.);
• работа (табель учета времени, бюджет компании, расписание смен и т.д.);
• управление проектами (планы проекта, диаграммы контроля сроков и т.д.);
• образование (посещаемость, журнал успеваемости).

Открыть уже созданную таблицу или создать новую можно в один клик. При работе с документами не требуется дополнительно сохранять внесенные изменения — это происходит автоматически. По умолчанию все новые документы сохраняются в корневой папке на Google Диске. Если вы хотите перенести документ в конкретную папку, это можно сделать, кликнув по иконке возле названия таблицы и указав путь сохранения. На самом Диске также можно переносить таблицы из одной папки в другую — перетаскивая иконки или кликнув на название и выбрав пункт «Переместить в…». Но перед тем как переместить новую таблицу, нужно дать ей имя.

Ближайший аналог Google Таблиц — это Microsoft Excel, поскольку функционал их во многом перекликается. Открыть файл можно двумя способами:

1. Загрузить его на Google Диск, а затем открыть через меню «Файл» в Таблицах.
2. Через меню «Файл» — «Открыть» — «Загрузка» найти нужный файл на компьютере или перетащить вручную. Открыть это окно можно и с помощью горячих клавиш Ctrl+O.

Скачать созданные или измененные таблицы можно через соответствующий раздел во вкладке «Файл». Скачивание возможно в форматах .xlsx или .csv — они поддерживаются Microsoft Excel — или еще в нескольких форматах, для которых будет доступен только просмотр.

Важно учитывать, что иногда объемные файлы Excel с большим количеством сложных формул могут в Таблицах открываться некорректно. То же самое происходит и в обратную сторону: если на компьютере установлена устаревшая версия Excel, некоторые формулы могут быть посчитаны неверно.

Пройдите тест и узнайте, какой вы аналитик данных и какие перспективы вас ждут. Ссылка в конце статьи.

Интерфейс Google Таблиц 

Меню в Google Таблицах

Начнем изучать функционал Таблиц. В верхней части располагается несколько вкладок основного меню:

Файл. Отсюда можно открывать уже существующие документы, создавать новые, а также сохранять копии на компьютер. Кроме того, эта вкладка содержит доступ к глобальным настройкам.

Правка. Из вкладки можно копировать и вставлять отдельные элементы, отменять выполненные действия, редактировать формулы.

Вид. Здесь можно проводить настройку формул, устанавливать диапазоны, настраивать отображение главного меню.

Вставка. Помимо стандартных операций — добавления строк, столбцов и ячеек, — с помощью этой вкладки можно вставлять в документ изображения, формы или новые листы.

Формат. Служит для работы с содержимым ячеек (например с текстом), а также для установки выравнивания, размера шрифта, переносов и т.д.

Данные. Здесь можно настраивать фильтрацию, делать сортировку, убирать дублированную информацию, а также приводить документы в порядок, например удаляя лишние пробелы.

Инструменты. С помощью вкладки устанавливаются оповещения, защита, производится управление скриптами, а также создаются многофункциональные формы.

Расширения. С помощью вкладки можно добавить внешние расширения для более широких действий: Doctopus, Form Mule, CoRubrics и другие.

Справка. Любая помощь по применению тех или иных функций, а также документация по Таблицам находится в этой вкладке.

Панель инструментов

Стандартные инструменты Google Таблиц в чем-то похожи на функции из Excel.

Среди наиболее востребованных:

• отмена или повтор совершенного действия;
• возможность печати документа;
• копирование и редактирование формата;
• работа со шрифтом (тип, размер, стиль);
• редактирование границ;
• выравнивание текста;
• добавление изображений и комментариев;
• фильтрация данных;
• работа с математическими функциями;
• заливка и изменение цвета шрифта.

Боковое меню

Справа от рабочей области также располагается несколько иконок меню. Разберем их подробнее сверху вниз:

• Календарь. С его помощью можно настроить календарь непосредственно в Таблицах без использования дополнительных сервисов и приложений.
• Google Keep. Предоставляет быстрый доступ к Заметкам. Работает в обе стороны: можно добавить в таблицу изображение из заметок или передать данные из таблицы в заметки.
• Задачи. В этом разделе можно создавать новые задачи для себя или всей команды.
• Контакты. Здесь можно хранить список контактов в любом удобном формате. Обычно список синхронизирован с вашей телефонной книгой.
• Карты. Быстрый доступ к Google Maps — например, для оперативного уточнения информации о расположении какого-либо объекта или адреса.
• Установка дополнений. С помощью последней вкладки можно добавлять новые дополнения, совместимые с Таблицами, через окно Google Workspace Marketplace.

Строка функций

Далее на листе нового документа можно увидеть строку ввода функций. Принцип ее работы схож с аналогичной строкой в Microsoft Excel. Основное предназначение — внесение формул, которые будут производить нужные вам расчеты, от простого суммирования до вычисления рабочих дней по календарю для всей команды. Кроме того, в этой строке отображаются данные любой активной ячейки, даже если в ней нет формул.

Внесение данных

Ячейки. Данные вносятся в любую активную ячейку, как и в Microsoft Excel. Для этого не обязательно делать ее активной двумя кликами — ячейка доступна для изменений уже при установке в ней курсора. Если необходимо добавить или скопировать данные из конкретной ячейки, нужно щелкнуть правой клавишей мыши и выбрать команду из предложенных: «Копировать», «Вставить», «Вырезать» и т.д. Каждая ячейка имеет собственный уникальный адрес по буквенному обозначению столбца и числовому обозначению строки.

Столбцы. Чтобы выделить столбец полностью, нужно кликнуть на название столбца (A, B, C, D и т.д.), а затем с помощью правой клавиши мыши открыть меню с необходимыми действиями. Столбцы можно копировать, скрывать, вырезать, удалять, вставлять, менять в них формат, сортировать данные в любом порядке и выполнять ряд других действий.

Строки. Те же самые действия можно проводить и со строками на листе. Для этого нужно аналогичным образом выделить всю строку и открыть меню для нее. Кроме того, добавлять или удалять столбцы и строки можно с помощью меню «Правка».

Для удобства работы можно закреплять заголовки строк и столбцов, а также любое количество данных, которые всегда желательно держать перед глазами. Это можно сделать через меню «Вид» и выбор нужного количества закрепляемых ячеек.

Строки и столбцы можно перемещать по всему листу. Для этого в меню «Правка» нужно выбрать пункт «Переместить» и перенести выбранный элемент по своему усмотрению.

Также данные можно перемещать простым перетаскиванием ячеек, строк и столбцов вручную. Достаточно выделить нужную область, навести на нее курсор, дождаться, пока он станет иконкой руки, и переместить область в любое место на листе, не отпуская левую кнопку мыши или тачпад.

История изменений и сохранение

Одно из главных преимуществ Google Таблиц — автосохранение. Любое вносимое изменение сразу сохраняется в памяти и не требует постоянного контроля сохранений на случай отключения электроэнергии или возникающих ошибок с ПО. Единственное условие — стабильно работающий интернет. При этом любое изменение можно отследить. Это полезная функция, особенно если с документом работает несколько человек одновременно и есть риск потери важных данных.

Справа от главного меню располагается история версий, кликнув на которую, можно увидеть справа от таблицы все внесенные изменения. В результате можно совершить «откат» к нужной версии документа, но нужно учитывать, что изменения, внесенные после точки отката, также будут отменены. В режиме просмотра истории изменений редактировать таблицу нельзя. Чтобы не терять новые данные, можно сохранить раннюю копию документа и работать уже с ней. Версиям, созданным в разное время, можно давать свои уникальные имена для быстрого поиска.

Совместный доступ к документу

Google Таблицы позволяют работать с документом сразу нескольким пользователям, для которых может быть выбран разный уровень доступа. Доступ определяет создатель таблицы. Для других пользователей доступны следующие функции.

Читатель. Можно просматривать документ, но нельзя вносить изменения и оставлять комментарии в примечаниях.

Комментатор. Можно оставлять комментарии по тексту и интересующим данным, но сами данные изменять нельзя.

Редактор. Полный доступ к изменению данных в документе + функция комментирования.

Доступы предоставляют по ссылке на документ. Изначально документ доступен для просмотра только создателю и не может быть найден посторонними пользователями.

Удаление и восстановление таблицы

Таблицу можно удалить как из списка документов на главной странице Google Таблиц, так и при открытом документе. Для этого в меню «Файл» необходимо выбрать команду «Удалить». В результате таблица отправится в Корзину, где будет храниться 30 дней, в течение которых ее можно восстановить. По истечении этого срока она исчезнет окончательно.

Безопасность при работе с данными

Запретить редактирование можно не только для всей книги. К некоторым данным (например финансовым показателям) можно ограничить доступ даже для тех, у кого установлен уровень «Редактор». Для этого нужно выделить требуемый диапазон ячеек, строку или столбец, кликнуть правую клавишу мыши и выбрать меню «Защитить диапазон». Эту же операцию можно выполнить через меню «Данные», раздел «Защищенные листы и диапазоны».

В появившемся справа окне нужно выбрать, что подлежит защите — весь лист или конкретная группа ячеек. Затем в разделе «Задать разрешения» можно указать пользователей, которые имеют к нему доступ. Если у пользователя есть ограничение на внесение изменений, при попытке правок для него будет показываться предупреждающее сообщение.

Комментарии к ячейкам

При внесении комментариев ячейка выделяется желтым треугольником в правом верхнем углу, если оставлено примечание — черным. На примечания другие пользователи не могут отвечать, поэтому такой формат подходит для самостоятельной работы с таблицей. Комментарии могут предполагать обсуждение вносимых данных, поэтому подходят для таблиц, над которыми работает сразу несколько человек. Примечания можно удалять с помощью меню «Правка» или через контекстное меню. Комментарии можно закрывать после окончания обсуждения, выбрав пункт «Вопрос решен».

Форматы и внешний вид данных

Таблицы предполагают работу, как с текстом, так и с числовыми данными. Для удобства можно выбрать подходящий формат в каждой ячейке. Существует большое количество форматов, но все они сводятся к семи основным группам и производным от них:

• текст;
• число;
• финансы;
• процент;
• дата;
• время;
• валюта.

Изменить формат можно с помощью соответствующей вкладки в главном меню. Пользователям доступны округление, разные варианты отображения даты и времени, в том числе и пользовательские. Для текстовых данных доступно выделение текста полужирным шрифтом, курсивом, зачеркнутым шрифтом. Есть функция выравнивания в ячейке: по центру, по левому или правому краю, а также направление текста (сверху вниз или снизу вверх, по диагонали).

Внешний вид данных также можно отображать по своему усмотрению. Для каждой ячейки существует возможность заливки цветом, выбор определенного шрифта, расставление переносов. При этом не обязательно все делать вручную. Функция условного форматирования позволяет задать для всей таблицы или отдельного ее участка свои правила выделения данных.

Для настройки необходимо перейти во вкладку «Формат» и выбрать пункт «Условное форматирование».

В появившемся справа диалоговом окне нужно выбрать пункт «Добавить правило», в котором появятся возможности для настройки. Далее можно задать условия, при которых ячейки будут окрашиваться в нужный цвет либо шрифт — менять свой размер, цвет или начертание.

Google Таблицы предполагают 18 условий для форматирования. Чаще всего правила применяются для ячеек, содержащих определенные текстовые или числовые данные, отвечающие тому или иному диапазону. Есть и более сложные задачи, которые могут выполнять Google Таблицы. При выборе в списке «Правила форматирования» пункта «Ваша формула» можно установить особые условия для отображения данных. Например, при ведении рекламной кампании требуется показать успешные или неуспешные результаты, и их можно получить только путем дополнительных расчетов. С помощью градиента в таком случае обычно показывают отклонение в большую или меньшую сторону от требуемых значений.

Работа с данными: фильтрация, сортировка, срезы

Фильтрация

Фильтры устанавливают на всю таблицу, чтобы отключать данные, которые не нужны для работы в данный момент. Это удобный формат при работе с большими массивами информации: вы можете изучать данные только по одному направлению, типу контента или, например, виду товара. Инструментов для установки фильтров два: «Создать фильтр» и «Режим фильтрации».

Важно помнить, что после установки фильтра он будет отображаться для всех пользователей, работающих с таблицей. Чтобы работать с таблицей самостоятельно, не мешая коллегам, можно установить свой собственный режим с помощью инструмента «Данные» — «Режимы фильтрации» — «Создать новый фильтр». Настройки для пользователя сохраняются, и таких режимов можно создать сразу несколько. По умолчанию каждому новому фильтру присваивается порядковый номер, а для удобства их можно переименовывать по своему усмотрению.

Если вы хотите показать другому пользователю свои настройки в фильтре, достаточно установить фильтр и отправить скопированную ссылку.

Сортировка

В разделе с описанием столбцов было сказано, что данные в любом из столбцов можно отсортировать по алфавиту. Если в ячейках числовые данные, то отсортируются они от меньшего к большему и наоборот. Недостаток такого способа в том, что при этом будет отсортирован и заголовок таблицы, если он есть. Чтобы этого избежать, нужно в меню «Данные» выбрать пункт «Сортировка диапазона».

Он становится активным при выборе нужного диапазона. Принцип сортировки стандартный, но для сохранения строки заголовков нужно поставить галочку в разделе «Расширенные настройки сортировки диапазонов» рядом с пунктом «Данные со строкой заголовка».

Если показатели в таблице одинаковые и необходимо отсортировать их по нескольким дополнительным параметрам, можно добавлять другие условия для сортировки.

Срезы

Эта функция появилась в Google Таблицах недавно. Она дает нам возможность отображать сводную информацию по столбцу или диапазону данных. Чтобы начать работу с функцией, ее нужно запустить через меню «Данные» — «Добавить срез». Далее в настройках указывается его название (по умолчанию «Срез без названия») и внешний вид (шрифт, формат текста, цвет заливки и т.д.). Срез отображается поверх ячеек таблицы.

Проверка

Чтобы проверить данные в диапазоне ячеек (например, по соответствию одному формату), нужно также выбрать меню «Данные» и раздел «Настроить проверку данных».

Настройка выполняется следующим образом.

1. Выбираем диапазон ячеек — обычно это отдельный столбец.
2. Выбираем требуемый формат, по которому нужно провести проверку (например, все ячейки должны иметь числовой формат).
3. Нажимаем кнопку «Сохранить».

Если с таблицей ведется активная работа и есть большая вероятность ошибок, их можно предупредить активацией пункта «Запрещать ввод данных». Это нужно сделать в разделе «Для неверных данных». Если при вводе данных формат не соответствует заданному, Таблицы выводят предупреждение пользователю и не дают возможность отредактировать ячейку. Также в ячейке появляется пометка с необходимостью использования правильного формата.

Эта же функция позволяет работать не только с конкретным форматом ячейки, но и с условным форматированием. Например, с помощью проверки можно отследить данные больше или меньше требуемого диапазона.

Сводные таблицы

Этот инструмент является одним из главных и удобных при структурировании больших массивов информации. В этом Google Таблицы похожи на Microsoft Excel, где сводные таблицы также пользуются большой популярностью.

Например, при работе с данными для розничного магазина требуется фиксировать все продажи, закупки, их стоимость, даты и другие данные. В результате объем такой таблицы получается достаточно большим, и работать с ним вручную становится затруднительно. Параллельно с этим нужно вычислить, какие товары принесли максимальную прибыль за определенный период времени. Сводные таблицы позволяют сделать это за несколько кликов.

Отчет создается с помощью меню «Вставка» — «Сводная таблица». При этом создается новый лист и открывается дополнительно окно редактора. Затем нужно добавить в разделы «Строки», «Значения», «Столбцы» и «Фильтры» данные, которые предстоит проанализировать.

Формулы в Google Таблицах

Главная составляющая Таблиц, как и в случае с Microsoft Excel, — широкие возможности работы с формулами: от простейших математических функций до сложных расчетов и проверок на условия.

Ввод формулы осуществляется так же, как и в Excel. В строке формул или в самой ячейке прописывается знак «=», затем нужная функция (с помощью подсказки можно выбрать подходящую), затем условия, по которым эта функция будет работать. Условия вводятся в скобках.

Если параметров несколько, они разделяются знаком «;». Данные для вычислений вводятся вручную или указываются в виде ссылки на конкретные ячейки (диапазон ячеек) в таблице. Можно также указывать диапазоны, имеющие собственные имена, но предварительно их нужно создать. Для этого на вкладке «Данные» или через контекстное меню, вызываемое кликом правой кнопки мыши, выбираем соответствующий пункт, затем «+ Добавить диапазон» и вводим его название.

Всего в Таблицах предусмотрено около 400 функций, разбирать каждую из которых нужно отдельно. Если продолжать сравнение с Excel, то некоторых функций от продукта Microsoft в Google Sheets нет. И наоборот: такая функция, как GOOGLETRANSLATE, переводящая с одного языка на другой, есть только в Таблицах.

Популярные формулы:

• СУММА. Самая простая и понятная формула — отвечает за сложение чисел из нескольких ячеек. Записывается в формате «=СУММ(A1;B1)».
• СЧЕТ. Показывает количество ячеек в диапазоне с числовыми значениями. Записывается в формате «=СЧЕТ(A1:B5)».
• ЕСЛИ. Отвечает за логическую проверку данных в ячейках в формате «истина — ложь». Записывается в формате «=ЕСЛИ(логическое выражение; значение, если истина; значение, если ложь».
• СУММЕСЛИ. Складывает числа в диапазоне в зависимости от заданных условий. Записывается в формате «=СУММЕСЛИ(выбранный диапазон; условие)».
• СЧЕТЕСЛИ. Подсчитывает количество ячеек в диапазоне, отвечающих определенным условиям. Записывается в формате «=СЧЕТЕСЛИ(выбранный диапазон; условие)».

Построение диаграмм и графиков

Для визуализации данных у Google есть другие сервисы — например, Power BI или Google Data Studio, — но диаграммы и графики можно строить и внутри Таблиц. Это обусловлено необходимостью наглядно показывать результаты исследований, не переключаясь между сервисами только с одной целью. Запустить построение диаграмм можно через меню «Вставка». Далее нужно выбрать раздел «Диаграмма», которая по умолчанию создаст такой тип графика:

В правом меню откроется редактор диаграмм, в котором можно задать нужный внешний вид, поменять диапазон данных и приоритетные оси. Также вы можете поменять тип диаграммы. Помимо столбчатой, здесь предусмотрены лепестковая и линейная диаграммы. Также Google Таблицы поддерживают большое количество графиков и иных типов диаграмм (например, карты и отображение различных показателей по странам).

Выбрав тип, можно поработать над его визуализацией: подобрать цвет, ширину столбцов, название осей, установить шаг делений и т.д. Диаграммы, созданные в Google Таблицах, можно сохранить отдельным файлом в виде изображения, а также опубликовать у себя на сайте, вписав в код. Это можно сделать, открыв выпадающее меню в правом верхнем углу диаграммы.

Интеграция с другими сервисами Google

Сервисы Google – полноценная экосистема, в которой все взаимосвязано. Поэтому Таблицы можно легко интегрировать в другие инструменты, например Forms или Analytics.

Интеграция с Google Analytics

Логично, что Таблицы, как аналитический инструмент, тесно связаны с главным аналитическим продуктом от Google. Подключить его можно с помощью меню «Расширения» — «Установить дополнения». В открывшемся окне нужно найти Google Analytics — в списке или через поиск. Нужно дать разрешение аддону на установку.

Чтобы выгрузить данные из Google Analytics в Таблицы, нужно воспользоваться меню «Расширения» — «Google Analytics» — «Create new report».

В окне редактора отчетов нужно заполнить название отчета, аккаунт, ресурс и представление. После этого необходимо указать, какие метрики переносятся в Таблицу. Это делается с помощью пунктов «Метрики» и «Параметры».

После этого автоматически создается лист с названием «Report Configuration», в котором прописываются параметры отчета.

Сам отчет можно создать с помощью меню «Расширения» — «Google Analytics» — «Run Reports». Программа выгрузит требуемые данные, с которыми можно работать дальше. Более сложный уровень — автоматическая выгрузка данных в имеющуюся таблицу.

Интеграция с Google Forms

Никакой настройки для интеграции с Формами не предусмотрено — это по умолчанию есть в Таблицах. Новая форма создается через меню «Инструменты». По клику в меню «Создать форму» открывается соответствующий редактор.

Этот сервис позволяет в удобном формате собирать и обрабатывать интересующие данные. Важный плюс функции: даже если вы заранее не создали таблицу для сбора информации, ее все равно получится выгрузить. В режиме редактирования формы нужно перейти на вкладку «Ответы» и в правом верхнем углу выбрать Google Sheets.

Другие дополнения

Если рассмотреть другие возможности интеграции Google Sheets с сервисами Google, можно выделить следующие интересные расширения:

• Template Gallery — набор готовых шаблонов для планов, отчетов, создания меню, графиков и т.д.;
• Sort by Color — возможность сортировки данных по цвету ячейки;
• Power Tools — поиск дубликатов в таблице, удаление двойных пробелов, пустых столбцов и ячеек и ряд других полезных функций;
• Remove Duplicates — поиск ячеек с одинаковыми данными;
• Supermetrics — выгрузка данных из нескольких аналитических сервисов (в т.ч. не только Google Analytics);
• Crop Sheet — удаление пустых строк и столбцов, очистка таблицы от ненужных ячеек.

Горячие клавиши

Горячим клавишам в Google Sheets может быть посвящено отдельное большое исследование. Пока остановимся на ключевых возможностях Таблиц и расскажем, как их можно применять. С помощью горячих клавиш можно увеличить скорость работы в Таблицах примерно в 1,5 раза:

• Ctrl + пробел — выделение столбца;
• Shift + пробел — выделение строки;
• Ctrl + Home — возвращение в начало листа;
• Ctrl + Backspace — переход к активной ячейке;
• Ctrl + K — вставка ссылки;
• Home — возвращение в начало строки.

Также в Таблицах работают и некоторые стандартные горячие клавиши из Microsoft Excel, например, Ctrl + C, Ctrl + V и т.д.

Специальные возможности Google Таблиц

Работа в офлайн-режиме

Чтобы получить доступ к табличным документам, не выходя в интернет, можно воспользоваться возможностями браузера Google Chrome.

1. Нужно установить расширение «Google Документы офлайн».

2. В «Настройках» необходимо установить флажок в меню «Разрешить создание файлов и работу с недавними документами, таблицами и презентациями Google на этом устройстве, даже когда оно не подключено к интернету».

3. Нажать «Готово».

4. Правой клавишей мыши нажать на файл и включить параметр «Офлайн-доступ».

Добавление нескольких аккаунтов

При наличии нескольких авторизованных аккаунтов Google можно работать с документами через каждый из них по отдельности. Переключаться между аккаунтами можно через профили браузера Google Chrome.

1. В браузере нужно нажать на фото профиля в правом верхнем углу.
2. Выбрать «Управлять пользователями».
3. Нажать «Добавить пользователя».
4. Ввести логин и пароль от другого аккаунта, нажать «Добавить».
5. Войти в новый аккаунт. Все настройки и закладки будут сохранены автоматически.
6. Переключение между аккаунтами также можно проводить через фото профиля.

Работа с макросами Excel

Макросы — удобные инструменты, позволяющие автоматизировать сложные и объемные задачи в Microsoft Excel. При этом их можно использовать и в Google Таблицах.

Как записать макрос

1. Открыть через меню «Инструменты» — «Макросы» — «Записать макрос».
2. Выбрать тип ссылки.
3. Выполнить операцию, которую необходимо автоматизировать, нажать «Сохранить».
4. Дать макросу имя, нажать «Сохранить».
5. Чтобы выполнить макрос, нужно запустить его через меню «Инструменты» — «Макросы» — «Название сохраненного макроса».

Несколько советов по работе с макросами

1. Чтобы макрос работал эффективнее, количество действий в нем желательно минимизировать.

2. Использовать макросы лучше для работы с часто повторяющимися операциями, которые не требуют сложной настройки.

3. Для макросов лучше создавать свои горячие клавиши. В Таблицах можно создать до десяти таких комбинаций.

4. Лучше минимизировать количество копий макросов. Можно применять макрос, записанный для одной ячейки к диапазону ячеек. Для этого достаточно выделить несколько ячеек и запустить макрос.

5. Скрипты связаны только с Google Таблицами и не могут быть использованы в других сервисах Google.

В качестве заключения

Если резюмировать и подвести итоги, можно отметить основные плюсы и минусы Google Таблиц.

Плюсы

Работа с облачным хранилищем. Онлайн-сервис не предполагает изначально в обязательном порядке физического сохранения документов. Все изменения, вносимые в таблицу, сохраняются моментально, что исключает риск пропажи данных из-за нестабильного интернета или неисправностей оборудования.

Простота доступа других людей. Доступ для других пользователей обеспечивается за счет передачи им ссылки на таблицу. Это позволяет одновременно работать над одним документом сразу нескольким людям. При этом все изменения будут фиксироваться и в случае ошибки всегда можно сделать откат на нужную позицию.

Импортирование данных из разных источников. Если документ добавляется из Excel в Google Таблицы, все формулы параметры будут сохранены. С обратным порядком работа немного сложнее.

Схожесть интерфейсов Google Таблиц и Microsoft Excel. Для пользователя, привыкшего работать с Excel, переход с одной платформы на другую не составит труда. Сервис Таблиц хранит весь основной функционал, и прежде всего это касается используемых формул.

Минусы

Сложность формул. Формулы и функции достались сервису в наследство, и поэтому для успешной работы с таблицами нужно уметь использовать хотя бы часть из них.

Отсутствует отдельный дизайн-элемент. При этом можно настроить его за счет подключения к социальным сетям владельца.

Отсутствует традиционная служба поддержки. В Google Sheets нет классического окна, с помощью которого можно было узнать о тонкостях работы с Excel.

Сложность при работе с крупными массивами. В этом функционал Таблиц несколько уступает классическому Excel. При этом работа по совершенствованию системы ведется.

Ограниченное количество стандартных функций. Внутри Microsoft Excel содержится значительно больше формул и функций.

Тест-симулятор по аналитике данных