В должностной инструкции прописывают требования и обязанности для каждой штатной должности. Работника нужно ознакомить с инструкцией перед трудоустройством и обязательно под роспись. Если положения меняются, то об этом тоже нужно уведомить сотрудника.
Надо ли составлять должностные инструкции на основе профстандартов
Главная цель модернизации системы ЕКСД и перехода на профстандарты — введение и применение единых квалификационных требований для выполнения определенных работ и трудовых функций. Еще одна задача — внесение корректировок в учебные планы образовательных организаций профессионального образования. Порядок разработки, применения профстандартов регулируется ст. 195.2 и 195.3 ТК:
- Разработка и внедрение регламентируется правительством и Минтрудом РФ — постановление Правительства РФ № 23 от 22.01.2013, приказы Минтруда № 170н от 29.04.2013, № 147н от 12.04.2013, № 148н от 12.04.2013.
- Организации обязаны применять стандарты в строго регламентируемых случаях (ФЗ № 122, Письмо Минтруда России № 14-0/10/В-2253 от 04.04.2016).
- Применение рекомендовано и в необязательных ситуациях — в качестве основы для формирования требований к уровню квалификации сотрудников, при разработке перечня должностных обязанностей для трудовых договоров и должностных инструкций.
Трудовое законодательство не обязывает применять инструкцию, функции достаточно закрепить в договоре с нанимаемым (ст. 57 ТК). Одновременно в РФ установлено, что работнику поручаются только те обязанности, которые входят в его трудовую функцию и определяются локальными актами — ст. 15 ТК. Упоминание об инструкции содержится и в ст. 57 ТК.
Если организация применяет для регулирования трудовой деятельности сотрудников ДИ, то профстандарты при их разработке используются в следующих случаях:
- законами или подзаконными актами к сотруднику установлены квалификационные требования для выполнения той или иной работы — ст. 195.3 ТК;
- конкретной должности (профессии) или трудовой функции (при соответствии названия и квалификации) предоставляются льготы, дополнительные выплаты и компенсации — п. 2 ст. 57 ТК.
Крупные ведомства (организации) разрабатывают внутренние инструкции, подробно описывающие, как составить должностную инструкцию по профессиональному стандарту, правила оформления и введения.
Кто обязан применять профстандарты и на каком основании, показано на рисунке. Перечень не является исчерпывающим, он пополняется и обновляется.
Должностная инструкция и профстандарт
Коротко покажем, как пользоваться профстандартом при составлении должностной инструкции, в качестве примера возьмем должность эксперта по закупкам.
Шаг 1. Если использовать профстандарт необходимо или руководством принято решение обратиться к сборнику в качестве «помощника», то проверьте, есть ли подходящий в реестре.
Справка. Сборник содержит шаблоны ДИ для небольшого количества должностей и профессий, найденный текст следует взять за основу. В остальных случаях в соответствии с профстандартом перерабатывается имеющаяся ДИ.
Наименование необходимой должности или профессии необходимо искать в разделе III документа. Если вы обязаны применять профстандарты, а существующее название должности не соответствует предлагаемому, то штатную единицу придется переименовать. Это правило особенно важно для получения льгот, компенсаций и выплат.
Шаг 2. Учитывая специфику предприятия и должности, вносятся необходимые поправки. Базовые требования к должностной инструкции 2023 г. на основе профстандарта установлены с учетом требований и рекомендаций следующих документов:
- ГОСТ Р 7.0.97-2016;
- положений гл. 43 ТК РФ;
- устава организации;
- локальных актов компании.
Шаг 3. Должностные инструкция имеет вполне традиционную структуру. Представленные варианты форм должностной инструкции в соответствии с профстандартами отличаются размещением блоков «должен знать» и «должен уметь».
В первом случае они обобщены из описания каждой трудовой функции и располагаются в общей части.
Во втором необходимые знания и умения приведены попунктно, применительно к каждой трудовой функции, структура должностной инструкции по профстандарту имеет следующий вид:
Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс
Скачать бесплатно
Квалификационные требования, требования к стажу и условия допуска, независимо от места их размещения в ДИ, в профстандарте следует искать в разделе III «Характеристика обобщенных трудовых функций». Для должности «Эксперт по закупкам» (профстандарт 08.024) они находятся в начале раздела 3.2 стандарта.
В первом разделе ДИ обычно содержатся следующие сведения:
- назначение документа;
- порядок назначения работника на должность и освобождения с нее;
- подчиненность;
- требования к образованию и квалификации кандидата, к его опыту и умениям.
Эта часть разрабатывается с учетом внутренних ЛНА и выглядит следующим образом:
Шаг 4. В раздел 2 ДИ перечисляются трудовые функции. Для должности «эксперт по закупкам» они обобщены в разделе II профстандарта — код В таблицы.
Шаг 5. Должностные обязанности в разделе 3 ДИ детализируются в соответствии с методикой профстандарта — содержание каждой трудовой функции раскрывается через трудовые действия.
В нашем примере эксперт по закупкам выполняет две трудовые функции:
- Экспертиза закупочной процедуры.
- Экспертиза исполнения и результатов исполнения контракта.
В проф. стандарте должностных инструкций 2023 г. расшифровка функции 2 выглядит следующим образом:
В ДИ разработчику следует зафиксировать перечень действий, которые выполняет сотрудник. При необходимости работодатель расширяет его по своему усмотрению. Описание должностных обязанностей в используемом примере имеет следующий вид:
Шаг 6. Права работника, которыми он обладает в рамках своих полномочий, описываются традиционно: указывают права доступа к информации, порядок взаимодействия с сотрудниками предприятия и пр. Используйте формулировки профстандарта (описание трудовых действий). Часть «ответственность» содержит стандартные формулировки (при необходимости включаются дополнительные сведения, например, о материальной ответственности).
Шаг 7. В заключительной части приводится порядок утверждения и вступления ДИ в силу, порядок внесения изменений. В этом разделе — ссылка на используемый стандарт и его реквизиты. Вот пример должностной инструкции в части прав и ответственности эксперта по закупкам.
4. Права
Эксперт по закупкам имеет право:
4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений руководства организации, в совещаниях по их подготовке и выполнению.
4.2. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по поручениям, выданным заданиям.
4.3. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.
4.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения своих трудовых функций.
4.5. Вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.
4.6. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
4.7. ……… (другие права)
5. Ответственность
5.1. Эксперт по закупкам привлекается к ответственности:
- за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации, законодательством в сфере закупок;
- за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей трудовой деятельности, — в порядке, установленном действующим административным и уголовным законодательством Российской Федерации;
- за причинение ущерба организации — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. ……… (другие положения об ответственности).
6. Заключительные положения
6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе профессионального стандарта «Эксперт в сфере закупок», утвержденного Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 10.09.2015 № 626н, с учетом… (реквизиты локальных нормативных актов организации).
6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается… (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом).
6.3. … (другие заключительные положения).
Как оформить должностную инструкцию
Подготовленная ДИ на основе профстандарта дальше проходит следующие стадии:
- Готовый текст ДИ утверждается — издается приказ руководителя, проставляется гриф «УТВЕРЖДАЮ», подпись руководителя и печать организации (при наличии) на титульном листе. После этого документ вводится официально.
- Ознакомление сотрудника и фиксирование этого факта в специальном журнале или листе.
Приказ об утверждении должностной инструкции по профстандарту не имеет унифицированной формы и подготавливается с учетом правил документооборота. Его составляют на бланке организации. В приказе указываются реквизиты инструкции и дата введения в действие. Подписывает распоряжение руководитель.
Подробнее: как составить приказ об утверждении должностных инструкций
Как ознакомить сотрудника с должностной инструкцией
При приеме сотрудника на работу работодатель обязан ознакомить его под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка и другими локальными нормативами, в том числе и ДИ, если она есть (ст. 68 ТК РФ). ДИ прилагают к трудовому договору или утверждают как отдельный самостоятельный документ (Письмо Минтруда № 14-6/ООГ-6058 от 27.09.2022).
Порядок ознакомления с ДИ в нормативах не установлен: работодатель сам определяет внутренние правила. Обычно организации применяют такие способы ознакомления:
- Составляют лист ознакомления, дают на подпись работнику и подшивают документ к ДИ.
- Оформляют журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами, в котором упоминаются и ДИ.
Обязанность работника подписывать ДИ, если ее используют в организации, предусмотрена ст. 22 ТК РФ. Если сотрудник отказывается подписывать ДИ, то составьте акт.
Подробности: как оформить лист ознакомления с должностной инструкцией
Как изменить должностную инструкцию
Если изменения в должностную инструкцию влекут изменение условий трудового договора с работником, то их следует вносить в соответствии с порядком изменения условий трудового договора.
Если в связи с изменениями в должностную инструкцию условия трудового договора с работником не меняются, то изменения вносятся работодателем в соответствии с ЛНА.
ДИ — внутренний организационно-распорядительный документ, который содержит трудовую функцию работника, его круг должностных обязанностей и ответственность (Письмо Роструда № ПГ/13204-6-1 от 27.05.2022). Порядок составления, ведения и внесения изменений в ДИ в ТК РФ и других законах не прописан: работодатель самостоятельно решает, как ее оформить и вносить в нее изменения.
Если внесение изменений в ДИ не меняет обязательные условия трудового договора, то утвердите новую редакцию инструкции и ознакомьте с ней работника под подпись (ч. 2 ст. 22, ч. 2 ст. 22.1, ст. 22.3, ч. 5 ст. 312.1, ч. 5 ст. 312.3 ТК РФ). Обычно новую редакцию руководитель утверждает так: проставляет гриф «Утверждаю» в правом верхнем углу, указывает наименование должности, свою подпись, ФИО и дату утверждения. Иногда издают приказ об утверждении, но это необязательно (ч. 1 ст. 8 ТК РФ, п. 5.16 ГОСТ Р 7.0.97-2016, утв. Приказом Росстандарта № 2004-ст от 08.12.2016).
Подробнее: как внести изменения в должностную инструкцию
Если ДИ является приложением к трудовому договору, то рекомендуется одновременно вносить изменения в трудовой договор и ДИ, оформив дополнительное соглашение в письменной форме (Письмо Роструда № 4412-6 от 31.10.2007). Но изменение определенных сторонами условий трудового договора допускается только по соглашению сторон, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ. Работодатель обязан уведомить работника о предстоящих изменениях и причинах таких изменений не менее чем за два месяца (ч. 2 ст. 22.2, ст. 22.3, ст. 72, ч. 5 ст. 312.1, ч. 1 ст. 312.2, ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ).
Если изменения в ДИ повлекут изменение условий трудового соглашения, то их вносят в порядке, описанном в ст. 72 или 74 ТК РФ. Если же изменения ДИ не меняют условия трудового договора, то работодатель утверждает должностную инструкцию в новой редакции и знакомит с ней работника в установленном порядке.
Другие должностные инструкции:
- Должностная инструкция бухгалтера;
- должностная инструкция кладовщика;
- должностная инструкция материально ответственного лица;
- должностная инструкция юриста на предприятии;
- должностная инструкция секретаря организации;
- должностная инструкция делопроизводителя в организации;
- должностная инструкция водителя грузового автомобиля;
- должностная инструкция водителя-экспедитора;
- должностная инструкция охранника;
- должностная инструкция слесаря-сантехника;
- должностная инструкция архивариуса.
Вам в помощь образцы, бланки для скачивания
Должностная инструкция – это документ, который содержит подробное описание обязанностей и требований к сотруднику на конкретной должности. Такой документ является важным инструментом в управлении персоналом, поскольку он помогает конкретизировать рабочие задачи и ожидания от каждого сотрудника. Для составления и хранения таких инструкций все чаще используется формат Word, и в этой статье мы рассмотрим основные положения и преимущества такого подхода.
Одной из главных преимуществ использования формата Word для составления должностных инструкций является его удобство и простота. В Word есть множество функций и инструментов, которые упрощают процесс создания и редактирования документов. Благодаря этому, менеджерам и специалистам по персоналу легче и быстрее создавать, изменять и воспроизводить должностные инструкции.
Следующим важным преимуществом формата Word является его универсальность. Документы в этом формате могут быть открыты и отредактированы на различных устройствах и операционных системах. Это позволяет легко передавать и обмениваться должностными инструкциями между сотрудниками и коллегами.
Еще один важный аспект использования Word для должностных инструкций – возможность добавлять в документы различные форматирования и стили. С помощью Word можно создавать заголовки, списки, таблицы и другие элементы, которые делают документ более понятным и удобочитаемым. Кроме того, с помощью Word можно форматировать текст, выделять ключевые моменты и делать акцент на важных положениях должностной инструкции.
Содержание
- Основные положения о должностных инструкциях в Word
- Важность составления должностных инструкций
- Преимущества использования формата Word для должностных инструкций
- Основные элементы должностной инструкции в формате Word
Основные положения о должностных инструкциях в Word
Основные положения о должностных инструкциях в формате Word включают следующее:
| № | Положение |
| 1 | Назначение и цель должностной инструкции |
| 2 | Описание должности, включая наименование, должностную принадлежность и подчинение |
| 3 | Обязанности и функции, которые должен выполнять сотрудник на данной должности |
| 4 | Квалификационные требования и навыки, необходимые для успешного выполнения должности |
| 5 | Основные рабочие условия и требования по охране труда |
| 6 | Правила поведения, этики и культуры организации, которым должен следовать сотрудник |
| 7 | Процедуры и процессы, с которыми сотрудник будет работать или быть связан |
| 8 | Контроль и оценка результатов работы сотрудника |
Использование формата Word для должностных инструкций обладает рядом преимуществ:
- Удобство и гибкость внесения изменений и обновлений должностной инструкции.
- Простота воспроизведения и распространения информации сотрудникам.
- Возможность добавления таблиц, графиков и других элементов форматирования для более наглядного представления информации.
- Широкие возможности для хранения и архивирования должностных инструкций на электронных носителях.
В заключение можно сказать, что создание и использование должностных инструкций в формате Word является эффективным инструментом для управления персоналом и обеспечения эффективной работы сотрудников на конкретных должностях.
Важность составления должностных инструкций
Основное назначение должностных инструкций — установить четкие правила и порядок работы, а также определить ответственность каждого сотрудника за свои обязанности. Благодаря должностным инструкциям, все сотрудники компании будут знать, что от них ожидается, и как должны быть выполнены различные задачи.
Составление должностных инструкций позволяет также облегчить процесс обучения новых сотрудников. Имея четкую инструкцию, сотрудник сможет быстро ориентироваться в своей должности и начать свою работу эффективно. Это также помогает предотвращать возможные ошибки и недоразумения, связанные с неправильным пониманием задач и обязанностей.
Кроме того, составление должностных инструкций позволяет лучше управлять персоналом. Руководители и менеджеры могут использовать инструкции для оценки выполнения работниками своих обязанностей и определения их эффективности. Это также позволяет избегать неоправданных требований и недостаточного контроля со стороны руководства.
Вывод: составление должностных инструкций является важным инструментом для оптимизации работы предприятия. Он помогает облегчить процесс обучения и контроля сотрудников, а также повысить эффективность работы всей организации.
Преимущества использования формата Word для должностных инструкций
| 1. | Удобство редактирования |
| 2. |
Легкость форматирования и оформления текста |
| 3. | Возможность добавления иллюстраций |
| 4. | Совместная работа над документом |
| 5. | Широкие возможности для автоматизации |
Удобство редактирования: В формате Word легко вносить изменения в уже существующие должностные инструкции. Благодаря простому интерфейсу программы, пользователь может без труда добавлять, удалять и изменять текст, а также выполнять другие операции редактирования.
Легкость форматирования и оформления текста: Word предоставляет множество инструментов и функций для создания профессионально оформленных документов. Вы можете легко изменять шрифт, размер текста, выравнивание, добавлять заголовки, списки и другие элементы оформления.
Возможность добавления иллюстраций: В Word легко добавлять иллюстрации, фотографии или любые другие графические элементы. Это особенно полезно для визуального представления процесса работы или демонстрации продукта.
Совместная работа над документом: Word позволяет нескольким пользователям работать над одним документом одновременно. Это дает возможность коллективно разрабатывать и корректировать должностные инструкции, что повышает эффективность и точность работы над ними.
Широкие возможности для автоматизации: В Word можно использовать макросы и другие инструменты автоматизации, что значительно упрощает создание и поддержку должностных инструкций. Это позволяет сэкономить время и снизить вероятность ошибок при выполнении рутинных операций.
Использование формата Word для должностных инструкций предоставляет множество преимуществ, что делает его оптимальным выбором для создания и управления такими документами в организации.
Основные элементы должностной инструкции в формате Word
Основными элементами должностной инструкции в формате Word являются:
1. Заголовок и шапка
Заголовок должностной инструкции должен содержать название должности и уровень ее ответственности. Шапка документа обычно содержит информацию об организации, ее логотип и контактные данные.
2. Описание должности
В этом разделе должностной инструкции в формате Word дается общая информация о должности, такая как ее название, подчиненность и связи с другими структурными подразделениями организации.
3. Обязанности и задачи
В данном разделе перечисляются основные обязанности и задачи, которые должен выполнять сотрудник по данной должности. Они должны быть описаны достаточно подробно и четко.
4. Требования к сотруднику
В этом разделе указываются необходимые квалификационные и профессиональные требования, которые должны соответствовать кандидат на данную должность.
5. Права и ответственность
В данном разделе описываются права и полномочия сотрудника по данной должности, а также его ответственность. Это могут быть права на представительство организации, подписание документов, принятие решений и т.д.
6. Оценка деятельности
В этом разделе должностной инструкции указываются критерии и методы оценки деятельности сотрудника по данной должности. Это могут быть критерии качества работы, сроки выполнения задач, достижение поставленных целей и другие показатели.
Таким образом, правильно составленная должностная инструкция в формате Word обеспечивает четкий и ясный обзор обязанностей, прав и ответственности сотрудника по конкретной должности, что в свою очередь позволяет улучшить организацию работы и повысить эффективность труда.
Должностная инструкция – это документ, который описывает задачи, обязанности и ответственность сотрудника на рабочем месте. Она является неотъемлемой частью корпоративной культуры и внутренних процессов предприятия. Важнейшей составляющей должностной инструкции является ее оформление, которое должно быть четким и структурированным.
Форматирование должностных инструкций в Word позволяет создать документ, который легко читать и понимать. Использование стилей, заголовков, абзацев и списков позволяет создать структурированное и логичное описание работы сотрудника.
Процесс создания должностной инструкции в формате Word требует внимательности и аккуратности. Правильное оформление позволит представить информацию легко и четко, а также ускорит процесс обучения новых сотрудников и оптимизирует работу текущего персонала.
В данной статье мы рассмотрим примеры и дадим рекомендации по созданию форматированных должностных инструкций в формате Word. Мы расскажем о лучших практиках использования стилей, заголовков и разделов, а также покажем, как использовать эти инструменты для создания читаемого и информативного документа.
Содержание
- Что такое должностные инструкции?
- Зачем нужны должностные инструкции в формате Word?
- Примеры должностных инструкций
- Как составить должностную инструкцию в формате Word?
- Шаблон должностной инструкции в формате Word
- Какие элементы должно содержать должностная инструкция?
- Советы по созданию должностных инструкций в формате Word
Что такое должностные инструкции?
Должностные инструкции содержат детальное описание задач и функций, которые должен выполнять сотрудник на своей должности. Этот документ также может включать информацию о требованиях к знаниям, навыкам и опыту работника, а также о порядке взаимодействия с другими сотрудниками организации.
Основная цель должностных инструкций – обеспечить единообразное понимание и выполнение задач и обязанностей сотрудниками на всех уровнях организации. Они помогают установить ясные стандарты и ожидания, улучшают коммуникацию и координацию работы внутри коллектива, а также способствуют повышению качества работы и эффективности деятельности организации в целом.
Важно помнить, что должностные инструкции – это докумен
Зачем нужны должностные инструкции в формате Word?
Формат Word является одним из наиболее распространенных и удобных для создания и редактирования должностных инструкций. Обладая широкими возможностями по форматированию, Word позволяет создавать профессионально оформленные и структурированные документы.
| Преимущества использования должностных инструкций в формате Word: |
| 1. Гибкость редактирования: Возможность вносить изменения в текст, добавлять и удалять пункты, менять форматирование в любое время. |
| 2. Единый формат: Позволяет создавать единообразные документы, что улучшает восприятие информации и облегчает их использование сотрудниками. |
| 3. Визуальная наглядность: Word позволяет добавлять таблицы, графики, изображения и другие графические элементы, что повышает понятность и удобство использования инструкций. |
| 4. Возможность автоматизации: Word позволяет создавать шаблоны с предустановленными стилями, что упрощает и ускоряет процесс создания новых должностных инструкций. |
| 5. Легкость распространения: Формат Word поддерживается большинством компьютеров, поэтому инструкции могут быть легко отправлены или распечатаны для использования сотрудниками. |
В итоге, должностные инструкции в формате Word являются удобным и эффективным инструментом, который способствует более эффективной организации работы сотрудников, улучшает коммуникацию и снижает вероятность возникновения ошибок.
Примеры должностных инструкций
Ниже приведены несколько примеров должностных инструкций для различных должностей:
- Должностная инструкция сотрудника службы поддержки клиентов:
- Обслуживание и консультирование клиентов по телефону и электронной почте.
- Решение вопросов и проблем, связанных с продуктами и услугами компании.
- Ведение документации и отчетности о работе по обращениям клиентов.
- Соблюдение установленных процедур и стандартов обслуживания клиентов.
- Должностная инструкция менеджера по продажам:
- Привлечение новых клиентов и увеличение объема продаж.
- Проведение переговоров и заключение договоров с клиентами.
- Анализ рынка и конкурентов, разработка стратегий продаж.
- Составление отчетов о выполненной работе и достижении целей.
- Должностная инструкция HR-специалиста:
- Подбор, оценка и найм сотрудников.
- Организация и проведение собеседований и аттестаций.
- Разработка и внедрение программ обучения и развития персонала.
- Ведение кадрового учета и контроль за соблюдением трудового законодательства.
Это лишь небольшой пример разнообразия должностных инструкций, которые могут существовать в различных организациях и на различных должностях. Важно помнить, что каждая должностная инструкция должна быть индивидуально разработана в соответствии с требованиями конкретной должности и организации.
Как составить должностную инструкцию в формате Word?
- Определите цели и задачи должностной инструкции. Четко опишите, что требуется от сотрудника на данной должности.
- Изучите описание должности. Внимательно прочтите должностное поручение или описание должности, чтобы понять основные обязанности и требования.
- Составьте список обязанностей. Перечислите все обязанности, которые должны быть выполнены сотрудником на данной должности. Упорядочите их по степени важности.
- Укажите основные требования. Определите необходимые навыки, знания и квалификацию, которые должен обладать сотрудник на данной должности.
- Напишите подробные инструкции. Изложите каждую обязанность в форме четких и понятных инструкций, поэтапно описывая процесс выполнения.
- Используйте шаблон Word. Для удобства воспользуйтесь шаблоном Word, который содержит готовую структуру для создания должностной инструкции.
- Используйте разделы и списки. Разделите должностную инструкцию на логические разделы и используйте списки для описания обязанностей и требований.
- Приведите примеры. Для более полного понимания обязанностей, приведите примеры выполнения каждой задачи.
- Проверьте и исправьте ошибки. Внимательно проверьте документ на наличие опечаток и грамматических ошибок. Используйте проверку правописания.
- Сохраните в нужном формате. После завершения работы сохраните должностную инструкцию в формате Word (.doc или .docx) и передайте сотруднику.
Следуя этим рекомендациям, вы сможете легко и эффективно составить должностную инструкцию в формате Word.
Шаблон должностной инструкции в формате Word
Вот пример структуры шаблона должностной инструкции:
1. Название должности:
[Название должности]
2. Обязанности:
[Перечисление основных обязанностей сотрудника на данной должности]
3. Задачи:
[Перечисление основных задач, которые должен выполнять сотрудник]
4. Квалификационные требования:
[Описание необходимых квалификаций, навыков, знаний для успешного выполнения должности]
5. Ответственность:
[Описание ответственности сотрудника на данной должности]
6. Условия работы:
[Описание основных условий работы на данной должности]
7. Права и привилегии:
[Описание прав и привилегий, имеющихся у сотрудника на данной должности]
8. Докладывает:
[Перечисление должностей или лиц, кому сотрудник должен докладывать о своей работе]
9. Подчиняется:
[Перечисление должностей или лиц, кому сотрудник подчиняется на данной должности]
Каждую из этих частей можно редактировать и дополнять в соответствии с конкретными потребностями организации и должности. При необходимости можно включать дополнительные разделы или пункты.
Использование шаблона должностной инструкции в формате Word упрощает процесс создания и изменения инструкций, а также обеспечивает их единый и понятный вид. Это позволяет сотрудникам лучше понимать свои обязанности и ответственность, а также более эффективно работать на своей должности.
Какие элементы должно содержать должностная инструкция?
Должностная инструкция обычно включает в себя следующие элементы:
1. Название должности: указывается официальное название должности, а также возможные варианты, используемые в организации.
2. Основные обязанности: перечисляются основные задачи и функции, которые выполняет сотрудник на данной должности.
3. Цели и ожидания: указываются цели, которые должен достигать сотрудник, и ожидания, которые от него предъявляются в рамках должности.
4. Квалификационные требования: описываются необходимые знания, навыки и опыт работы, которые требуются для успешного выполнения задач на данной должности.
5. Ответственность и полномочия: описывается уровень ответственности, а также полномочия, которыми наделен сотрудник на данной должности.
6. Отчетность и контроль: указываются требуемые отчеты и формы контроля, которые должен предоставлять сотрудник.
7. Взаимодействие с коллегами: описываются ожидаемые формы и степень взаимодействия с другими сотрудниками и отделами организации.
8. Изменения и обновления: указывается, что должностная инструкция может быть пересмотрена и обновлена при необходимости.
Составляя должностную инструкцию, важно быть точным и конкретным, чтобы сотрудник полностью понимал свои обязанности и знал, чего от него ожидают.
Также можно использовать форматирование, чтобы выделить ключевую информацию или сделать текст более понятным и удобочитаемым.
Советы по созданию должностных инструкций в формате Word
1. Определите структуру и цель документа.
Перед началом работы над должностной инструкцией необходимо определить ее краткое описание, цель, структуру и основные разделы.
2. Подготовьте план работы.
Составьте план работы, определите все разделы, которые должны присутствовать в должностной инструкции и определите порядок их расположения. Это поможет вам не забыть о важных моментах и структурировать информацию.
3. Используйте простой и понятный язык.
При составлении должностной инструкции используйте простой язык без специфических терминов и сложной терминологии. Инструкция должна быть понятной для всех сотрудников, включая новичков.
4. Укажите конкретные обязанности и задачи.
Важно указать конкретные обязанности и задачи, которые выполняются сотрудником на данной должности. Чем более детализованный список вы составите, тем легче будет сотруднику выполнять свою работу.
5. Укажите ожидаемые результаты и стандарты качества.
Определите ожидаемые результаты работы сотрудника на данной должности, а также стандарты качества, которые должны быть соблюдены.
6. Добавьте полезные рекомендации и советы.
Дополните должностную инструкцию полезными рекомендациями и советами по выполнению работы. Это поможет сотрудникам более эффективно выполнять свои обязанности.
7. Обратите внимание на формат и визуальное оформление.
Выберите удобный формат и шрифт для вашей должностной инструкции. Сделайте документ легко воспринимаемым, используя понятные заголовки, подразделы и выделение ключевых слов.
8. Проверьте и скорректируйте документ.
Не забудьте пройти корректуру и проверить текст на наличие ошибок и опечаток перед готовностью должностной инструкции к использованию.
Следуя этим простым советам, вы сможете создать качественные должностные инструкции в формате Word, которые будут полезны и понятны для всех сотрудников.
Содержание
- Особенности составления и подписания должностной инструкции
- Содержание должностной инструкции
- Общие положения
- Задачи и функции
- Права
- Обязанности
- Ответственность
- Взаимоотношения
- Обязательные реквизиты
- Бланки должностных инструкций
- Заполненные образцы должностных инструкций
Должностная инструкция — организационно-правовой документ, регламентирующий права, обязанности и ответственность работника при осуществлении им деятельности в той или иной должности.
Указанный документ конкретизирует выполняемые сотрудником функции, права, обязанности (в том числе ответственность за их невыполнение), а также определяет основные моменты взаимодействия с коллегами других должностей. Кроме этого инструкция содержит перечень требований, предъявляемых к кандидату, претендующему на соответствующую должность.
Унифицированной формы должностной инструкции нет, как и требований к её заполнению, поэтому работодатель вправе разработать её полностью на свое усмотрение. Инструкция может быть как типовой (использование шаблона для однотипных организаций), так и конкретной (с описанием всех аспектов непосредственно вашей деятельности).
Особенности составления и подписания должностной инструкции
Инструкция разрабатывается на основании следующих документов:
- квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержденный постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37);
- штатное расписание;
- положение о структурных подразделениях;
- иные организационные документы работодателя.
Должностные инструкции составляются на каждую должность, предусмотренную штатным расписанием. Указанным документом все трудовые функции равномерно распределяются между работниками организации (структурного подразделения).
Разработкой документа занимается начальник структурного подразделения, а утверждением руководитель или заместитель организации (ИП) (в зависимости от того, в чьем подчинении находится структурное подразделение по должности в которой разрабатывается инструкция). Документ также визируется сотрудником юридической службы и теми должностными лицами, от которых зависит выполнение задач, предусмотренных инструкцией.
Ознакомление сотрудника с должностной инструкцией обязательно.
Содержание должностной инструкции
В большинстве случаев должностная инструкция включает в себя следующие разделы:
Общие положения
В данном разделе указывается наименование должности (согласно штатному расписанию) и структурного подразделения, подчиненность, порядок назначения и освобождения от должности, требования к сотруднику, занимающему данную должность и т.п.
Задачи и функции
Раздел должен содержать конкретный перечень задач, выполняемых работников, допустим: участие в судебных процессах, подготовка документации и т.д.
Права
В разделе необходимо прописать права сотрудника, возникающие при выполнении им трудовой функции. Например: право на получение информации, необходимой для выполнения работы.
Обязанности
Раздел может включать в себя следующие обязанности: соблюдение трудового распорядка, неразглашение служебной информации и т.п.
Ответственность
В разделе прописываются меры ответственности работника за результат выполняемой работы, меры по соблюдению техники безопасности и т.д.
Взаимоотношения
Раздел включает в себя особенности взаимоотношений работника с другими структурными подразделениями, должностными лицами.
Обязательные реквизиты
Инструкция обязательно должна содержать следующие реквизиты:
- дата и номер документа;
- наименование организации и место составления;
- визы согласования;
- подпись руководителя (заместителя) и сотрудника;
- гриф утверждения.
Бланки должностных инструкций
Ниже представлены бланки должностных инструкций:
- должностная инструкция генерального директора (скачать бланк);
- должностная инструкция бухгалтера (скачать бланк);
- должностная инструкция специалиста (скачать бланк);
- должностная инструкция менеджера (скачать бланк,).
Примечание: организации, для которых установлен профстандарт по должности бухгалтера должны применять соответствующий бланк.
Заполненные образцы должностных инструкций
Ниже представлены образцы заполнения должностных инструкций:
- должностная инструкция генерального директора (скачать образец);
- должностная инструкция бухгалтера (скачать образец);
- должностная инструкция специалиста (скачать образец);
- должностная инструкция менеджера (скачать образец).
Должностная инструкция – это локальный документ распорядительного характера, фиксирующий обязанности трудящихся. Перечень этот зависит от множества факторов: особенности производственного процесса, требования к должности, степень ответственности сотрудников.
Функции
ДИ характеризуется этими функциями:
- Определение требований к квалификации, к конкретной должности. В числе этих требований может быть образование, необходимость в специальной подготовке, опыт работы на той же должности.
- Установление обязанностей. В числе обязанностей может быть перечень исполняемых работ, объем работы, степень ответственности сотрудника.
Цели формирования инструкции:
- Документ является основанием для отказа в приеме на должность. В частности, работодатель может отказать соискателю, если тот не отвечает квалификационным требованиям.
- Распределение профессиональных функций между штатом сотрудников.
- Оценка качества деятельности работника на протяжении испытательного срока.
- Оценка качества исполнения сотрудником своей работы.
- Установление несоответствия сотрудника занимаемой им должности.
На основании положений должностной инструкции работодатель может накладывать на сотрудника дисциплинарное взыскание. Основание для его наложения – невыполнение или ненадлежащее выполнение своих рабочих функций.
Формы должностной инструкции
Существует 2 формы должностных инструкций:
- Типовая. Касается определенной должности. Такая инструкция является универсальной. То есть, она относится ко всем сотрудникам, работающим на одной и той же должности. С документом нужно ознакомить работников под роспись. Должностные обязанности в инструкции и трудовом договоре должны совпадать.
- Отдельная. Оформляется отдельным документом. В нем прописываются должностные инструкции, особенности взаимодействия, подчиненность. Бумага является приложением к трудовому соглашению. В этом соглашении также указываются обязанности сотрудника. Но они должны быть прописаны со ссылкой на должностную инструкцию.
Типовая форма более удобна. Позволяет уменьшить документооборот.
Разделы инструкции
Инструкция подразделяется на различные разделы. Рассмотрим их особенности.
Общие положения
В этом разделе прописывается основная информация:
- Должность сотрудника.
- Наименование подразделения.
- Подчиненность сотрудника.
- Порядок назначения на должность и отстранения от нее.
- Особенности замещения основного сотрудника временным.
- Требования к подготовке и знаниям: образование, опыт.
Необходимо также указать перечень нормативных актов, на основании которых работает сотрудник (ТК, внутренние акты, приказы и прочее).
Задачи
В этом разделе фиксируются задачи сотрудника, работающего на определенной должности. Указывается участок работы.
Обязанности
Указываются обязанности работника на определенной должности. Они могут быть специфическими и типовыми, универсальными. Рассмотрим универсальные обязанности:
- Соблюдение сроков подготовки документации.
- Следование правилам взаимодействия в коллективе.
- Соблюдение внутреннего распорядка.
Для некоторых должностей принципиальным является обязанность по соблюдению конфиденциальности информации.
Права
Здесь перечисляются права сотрудника, необходимые для исполнения должностных обязанностей. К примеру, это могут быть следующие права:
- Принятие решений в установленных рамках полномочий.
- Получение конфиденциальных сведений, если они нужны для исполнения должностных функций.
- Согласование и утверждение документации.
В этом разделе имеет смысл зафиксировать порядок реализации этих прав.
Ответственность
Здесь фиксируются формы ответственности сотрудника за неисполнение должностных требований и положений. На работника могут накладываться различные виды ответственности: материальная, административная и прочее.
Взаимодействие
Здесь фиксируется порядок взаимодействия сотрудника с подразделениями/ руководством.
Утверждение
Инструкции обычно создаются кадровым отделом. На документе ставится подпись руководителя отдела. Рекомендуется согласовать его с руководителями подразделений, где работает сотрудник, для которого формируется инструкция. Документ утверждается руководителем компании.
После того, как инструкция утверждена, нужно ознакомить с ней сотрудника под роспись. Работник ставит свою роспись в одном из следующих мест:
- Отдельный лист под роспись.
- Специальный журнал.
- Графа в самой инструкции.
Ознакомление может подтверждаться и иными способами, если они не противоречат закону.