Работа с гугл документами инструкция

Google Документы – это текстовый редактор, позволяющий создавать и форматировать документы, а также работать над ними совместно с другими пользователями. Ознакомьтесь с лучшими советами по работе с Google Документами.

Шаг 1. Создайте документ

Чтобы создать новый документ, выполните следующие действия:

  1. Откройте страницу docs.google.com на компьютере.
  2. В левом верхнем углу экрана под заголовком «Создать документ» выберите «Пустой файл» Новое.

Вы также можете создать документ, перейдя по ссылке docs.google.com/create.

Шаг 2. Внесите изменения

Чтобы отредактировать документ, выполните следующие действия:

  1. Откройте файл в Google Документах на компьютере.

  2. Выберите слово, нажав на него дважды, или выделите текст.
  3. Внесите изменения.
  4. Чтобы отменить или повторить действие, нажмите на значок «Отменить» Отменить или «Повторить» Повторить соответственно.

Примечание. Чтобы отредактировать файл на устройстве с сенсорным экраном, например на Pixelbook, дважды нажмите на документ и начните вводить текст.

 Шаг 3. Пригласите соавторов

Откройте доступ к файлам и папкам и разрешите другим пользователям просматривать, редактировать или комментировать их.

Статьи по теме

  • Советы по созданию убедительных коммерческих предложений
  • Советы по управлению проектами
  • Поиск инструментов в Документах, Таблицах и Презентациях

Обновил: Сергей Ломакин

Читайте и сохраняйте наше руководство — такой концентрации лайфхаков для работы в Google Docs нет больше нигде.

Вы сможете:

  • создать резюме, сопроводительное письмо или презентацию.
  • работать над документом с другими пользователями в режиме реального времени.
  • перевести документ на другой язык.
  • создать форму и собрать ответы.
  • создать электронную таблицу и отслеживать данные.
  • создать презентацию и поделиться ею с другими пользователями.
  • создать страницу сайта и опубликовать ее в интернете.
  • создать блог и поделиться им.
  • создать книгу и опубликовать ее.
  • создать журнал и поделиться им с другими.

Плюсы и минусы Google Docs

Сравнивать будем с главным конкурентом — MS Word.

Преимущества:

  • Сервис бесплатный. Конечно, Word можно «спиратить», и он тоже станет бесплатным. Но в коммерческих организациях этим заниматься нельзя — попадете на серьезный штраф.
  • Все хранится в облаке. Что бы ни случилось с компьютером, информация останется целой. MS Word тоже может работать с облачным хранилищем, но нужно специально выгружать, Google же использует облако по умолчанию.
  • Голосовой ввод. Устали глаза? Хочется поработать на диване? Просто надиктуйте текст искусственному интеллекту Google. Он довольно хорошо понимает русскую речь, а главное — постоянно обучается.

Недостатки:

  • Зависит от аккаунта. Все документы хранятся на облаке, которое привязано к вашей учетной записи. Лишитесь доступа — лишитесь всего.
  • Из РФ нельзя напрямую оплатить дополнение объема облачного хранения.
  • Зависит от интернета. Без доступа к сети вы сможете открыть только файлы, заранее сохраненные оффлайн (но редактировать их будет можно: изменения подтянутся к онлайн-версии, когда вы подключитесь к интернету).

Продвинем ваш бизнес

В Google и «Яндексе», соцсетях, рассылках, на видеоплатформах, у блогеров

Подробнее

Продвинем ваш бизнес

Начало работы в Google Docs

Регистрируетесь по ссылке и сразу же можете пользоваться GooGle Docs.

Вы попадете в главное меню сервиса. Здесь находится список последних документов, с которыми вы работали, и кнопка «Создать». Нажмите на нее.

Начало работы с Google Docs

После этого вы попадете на страницу и сможете приступить к работе с текстом.

Другой способ начать работу — через Google Диск. Он создается автоматически, как только вы регистрируетесь в Gmail. Зайдите в сервис и нажмите кнопку «Создать»:

Google Диск

Создаем пустой документ или используем шаблон:

Меню создания документа в Google Диске

Как открыть docx-файл в Google Docs

В Google Docs можно работать с документами, созданными в Microsoft Word, без ограничений. Для этого нужно зайти в меню «Файл» и нажать «Открыть».

Меню Google Docs

Выберите пункт «Загрузка» и укажите путь к документу на компьютере.

Google Docs

Как сохранить документ в Google Docs

Как только вы создаете документ, он автоматически сохраняется на Google Диске. Чтобы переименовать файл, кликните по названию в левом верхнем углу и впишите новый текст.

Название документа Google Docs

По умолчанию все документы сохраняются в корневой каталог вашего Google Диска. Вы можете поместить их в любое другое место. Для этого кликните на значок «Переместить объект». Создавайте папки и размещайте в них свои проекты.

Мой Диск в Google Docs

Вы также можете перемещать объекты в самом Google Диске. Просто перетаскивайте их в нужные папки, как будто работаете с Проводником Windows.

Перетаскивание в Google Docs

Если вам нужно сохранить файл не в облаке, а на компьютере, просто скачайте его. Откройте меню «Файл», «Скачать» и выберите нужный формат.

Меню Файл

Работа с текстом в Google Docs

Панель инструментов

Здесь находится большинство инструментов, нужных для работы с текстом:

Панель инструментов

  • Отменить последнее действие или совершить его еще раз.
  • Печать документа.
  • Проверка грамматики и орфографии. Запускает проверку по всему тексту и предлагает внести изменения.
  • Копировать форматирование. Выделите текст и нажмите на эту кнопку, чтобы сохранить параметры форматирования (шрифт, цвет, размер, выравнивание). Теперь выделите другой текст, чтобы применить параметры к нему.
  • Масштаб. Увеличивает страницу, не изменяя размеров листа и шрифта — это просто для вашего удобства.
  • Стили. Шаблоны для оформления текста, между которыми можно быстро переключаться. Удобно для создания заголовков и форматирования скопированного из внешних источников текста.

Стили в Google Docs

  • Шрифт и размер. По умолчанию шрифтов немного, но в библиотеке Google Docs бесплатно доступны десятки шрифтов. Рассказали, как их установить, в статье «13 лайфхаков по Google Docs: ваша работа ускорится в несколько раз».
  • Эффекты и цвет. Жирный, курсив, подчеркивание. Здесь же выбирается цвет текста и маркерного выделения.
  • Вставить ссылку. Создает гиперссылки в документе.
  • Комментарий. Добавляет заметки и напоминания на полях.
  • Вставить изображение. Позволяет добавить в документ картинку с компьютера, из интернета по ссылке или из Google Фото. Также здесь можно сделать фотографию с камеры устройства и сразу добавить ее в документ.
  • Выравнивание. Текст можно «прижать» к левому или правому краю листа, разместить по центру или сделать все строчки одинаковыми по ширине.
  • Межстрочный интервал. Задает расстояние между строками текста.

Списки. Контрольный список создает список задач с чек-боксами, в которых можно ставить галочки. Далее идут нумерованные и маркированные списки.

  • Отступ. Расстояние от края листа до текста.
  • Очистить форматирование. Удаляет все эффекты с текста.
  • Способы ввода. Вызывает различные экранные клавиатуры.

Способы ввода

Если на экране не хватает места для всех инструментов, часть из них скрывается за иконкой с тремя точками (кнопка «Развернуть»).

Настройка стилей в Google Документах

Есть четкие требования к оформлению документов? Например, размер основного текста — 14 пунктов, шрифт Times New Roman. Заголовки — 18 пунктов, полужирные, тем же шрифтом.

Чтобы каждый раз не настраивать куски текста вручную, создайте стили текста: Google Docs будет по умолчанию применять оформление ко всем новым документам. Для этого выберите нужный стиль (например, заголовок) на панели инструментов и напишите что-нибудь.

Стили

Выделите текст и задайте нужные параметры. Укажите шрифт, размер, цвет, задайте междустрочный интервал, добавьте эффекты.

Типографика

Не снимая выделение с текста, откройте список стилей и наведите курсор на нужный уровень заголовка. Появится стрелка, она открывает дополнительное меню.

Нажмите «Обновить в соответствии с выделенным фрагментом».

Настройки стилей в Google Docs

Теперь все заголовки в документе будут создаваться с указанными параметрами.

Если вы хотите, чтобы правило распространялось и на другие файлы, откройте список стилей. Выберите раздел «Настройки» и нажмите «Сохранить как стили по умолчанию».

Настройки стилей в Google Docs

Когда вы создадите новый документ, в нем уже будут доступны настроенные вами стили.

Полезные сервисы в Google Документах

Есть несколько полезных сервисов, которые могут облегчить вашу работу в Google Docs. Они запускаются во вкладке «Инструменты» в меню.

Полезные сервисы

Статистика

Очень полезный инструмент для копирайтеров. Показывает краткую сводку данных о тексте: сколько написано страниц, слов, символов.

Статистика

Вызывается с помощью кнопки «Статистика» во вкладке «Инструменты» или сочетанием клавиш Ctrl+Shift+C.

Проверка правописания

Мало чем отличается от той, которая есть в MS Word. Вы запускаете проверку, система показывает все слова, которых нет в словаре, и предлагает варианты исправления.

Проверка правописания

Cловарный запас Google наверняка не содержит некоторых частоупотребляемых вами слов. Старайтесь постепенно добавлять в словарь термины, которых система не знает, и в итоге через пару месяцев получите идеальный проверки, настроенный под вас.

Автозамена

Открывается кнопкой «Настройки» во вкладке «Инструменты»:

Настройки, меню Инструменты

Этот инструмент позволяет настроить замену одних символов и слов на другие.

Например, на клавиатуре нет тире. Дефис есть, подчеркивание есть, а тире нет. Конечно, можно его ставить через Alt+0150Ю но это не очень удобно. Проще задать комбинацию символов (например 2 дефиса), которая будет автоматически заменяться на нужное тире.

Настройки (Инструменты)

Работать с инструментом просто. В левое поле пишете исходные символы, в правое — конечные.

Здесь же можно разрешить или запретить заменять прямые кавычки парными: стандартных для России «елочек» Google почему-то не знает. Но эта беда решается банальной автозаменой: “ и ” меняются на « и ».

Голосовой ввод

Очень удобный инструмент. Позволяет наконец-то дать глазам отдохнуть. Конечно, большие тексты с кучей сложных слов вы не надиктуете, но что-то простенькое — легко.

Робот хорошо распознает русскую речь и понимает команды «запятая», «точка», «новая строка», «абзац», «восклицательный знак», «вопросительный знак».

Запускается кнопкой «Голосовой ввод» в разделе «Инструменты» или комбинацией Ctrl+Shift+S.

Голосовой ввод

Когда значок с микрофоном красный, идет запись. Чтобы поставить на паузу, кликните по нему.

Голосовой ввод

Номер страницы, колонтитулы, сноски, оглавление

Будут очень полезны при работе с рефератами, дипломами, технической документацией и книгами.

Номер страницы, колонтитулы, сноски, оглавление

  • Номер страницы. Google дает 4 варианта размещения колонтитула на выбор:
    • внизу;
    • вверху;
    • внизу, без первой страницы;
    • вверху, без первой страницы.

По умолчанию номер находится в правом углу колонтитула, но вы можете переместить его куда угодно.

  • Сноска. Выделите слово и в разделе «Вставка» выберите пункт «Сноска» (либо нажмите Ctrl+Shift+F). В предложенном месте внизу страницы напишите комментарий.

Сноска

Чтобы убрать сноску, нужно удалять ее номер, а не поле внизу страницы.

  • Колонтитул. Добавляет область (сверху или снизу), общую для всех страниц документа. Здесь можно указать информацию об авторе, самом документе, разместить ссылку и т.д. Сюда же помещается номер страницы, если вы его создали.
  • Оглавление. Создает список всех заголовков в тексте. Каждый из них — гиперссылка, которая переносит читателя в нужное место.

Оглавление

Как подключить новые шрифты в Google Docs

По неведомым причинам Google не разрешает подключать новые шрифты русскоязычным пользователям. Не всегда, но такое случается. Откройте список шрифтов. Там, где у всех людей находится кнопка «Другие шрифты», у вас может не быть ничего (если ваш язык по умолчанию не русский).

Но это не страшно: ограничение легко обойти. В меню «Файл» откройте вкладку «Язык» и выберите English. Не бойтесь, язык интерфейса не изменится.

Язык Google Docs

Теперь снова откройте список шрифтов — их станет больше раз в 5. И нужная кнопка «Другие шрифты» тоже появится. Нажмите на нее.

Шрифты в Google Docs

Отметьте нужные шрифты и нажмите «Ок», чтобы добавить их в ваш список.

Шрифты в Google Docs

Работать будут только те шрифты, что установлены на вашем компьютере.

Если вы захотите использовать проверку правописания, не забудьте переключить язык документа обратно на русский.

Работа с изображениями

Вы можете вставлять в текст изображения. Просто скопируйте картинку в документ или «перетащите» ее с сайта.При этом можно сохранить прозрачность фона картинки.

Работа с изображениями

Другой способ — инструмент «Изображение» в меню «Вставка».

Вставка

Здесь вы можете сделать снимок с веб-камеры, указать ссылку на картинку, загрузить файл с компьютера или даже использовать поиск Google.

После загрузки изображения вы можете задать его размеры, повернуть и настроить обтекание текстом. Изображение можно копировать, переставлять, превращать в гиперссылку, выравнивать по любому краю листа или по центру.

Работа с изображением в Google Docs

В контекстном меню есть раздел «Настройки изображения». Здесь можно изменить прозрачность, яркость, контрастность и цветопередачу картинки.

Параметры изображения

В Google Docs можно обрезать картинки, убирая ненужные части изображения. Для этого в контекстном меню выберите пункт «Обрезать изображение» и с помощью рамок укажите область, которую нужно оставить (двойной щелчок по картинке тоже вызывает рамку для обрезки).

Работа со списками

Списки создаются с помощью кнопок «Маркированный список» и «Нумерованный список» на панели инструментов. Вы можете переключаться между ними в любой момент.

«Маркированный список» и «Нумерованный список» «Маркированный список» и «Нумерованный список»

Новый пункт списка создается с помощью клавиши Enter.
Если нужно написать что-то с новой строки, не создавая новый пункт, используйте Ctrl+Enter.
А двойное нажатие на Enter, если вы находитесь во вложенном списке, создаст пункт на уровень выше.

Стрелочки возле кнопок позволяют выбрать внешний вид маркеров (арабские или римские цифры, точки или галочки и т.д.).

Кнопки создания списка

Уже созданные маркеры можно поменять. Для этого нужно выделить их, а затем кликнуть правой кнопкой мыши. Вы можете назначить уникальный маркер для каждого пункта в списке.

Маркеры

В нумерованном списке вы можете сбросить счетчик на любом пункте и начать нумерацию заново. Это делается через контекстное меню.

Начать нумерацию заново

Чтобы создать многоуровневый список, используйте кнопки «Уменьшить отступ» и «Увеличить отступ». Просто выделите нужные пункты и сдвигайте их влево-вправо.

Уменьшение и увеличение отступа

Работа с таблицами

В меню есть вкладка «Таблица». Откройте ее и выберите пункт «Вставить таблицу». На появившейся сетке задайте количество столбцов и строк (максимум 20х20). Это ограничение действует только в момент создания таблицы. Позднее в уже готовую таблицу можно будет добавить еще строки и столбцы.

Таблица Google Docs

Если нужно создать еще строку или столбец, кликните правой кнопкой мыши по таблице и в контекстном меню выберите «Вставить»:

Вставка строки в таблице

Вы можете создать новую строку выше или ниже выбранной ячейки, а новый столбец — правее или левее текущего.

Аналогичным способом удаляются ненужные элементы.

Работа с таблицами

Вы можете объединять несколько ячеек в одну. Для этого выделите их, вызовите контекстное меню в нажмите «Объединить ячейки». Отменяется действие тоже через меню.

Работа с таблицами

Чтобы изменить размеры строки или столбца, наведите курсор на линию и перетащите ее в нужную сторону.

Если вы щелкните по ячейке, на панели инструментов появятся новые кнопки. С их помощью можно стилизовать таблицу, сделать ее более наглядной:

  • Цвет фона закрашивает выбранные ячейки.
  • Цвет границ задает цвет линий вокруг выбранных ячеек.
  • Ширина границ меняет толщину (жирность) линий. Если выбрать 0 пт, границы вокруг ячеек станут невидимыми.
  • Стиль меняет вид границ (прямая, пунктир, точки).

Работа с таблицами Работа с таблицами

Вот так выглядят элементы форматирования таблицы:

Работа с таблицами

Если выделить одну или несколько ячеек, в правом верхнем углу появится значок стрелки. Он вызывает меню, в котором можно выделить определенные линии, а не все подряд.

Настройка таблицы

Через контекстное меню можно вызвать свойства таблицы.

Работа с таблицами

Здесь задается выравнивание, отступы, размеры ячеек и параметры линий-границ.

Работа с таблицами

Если выделить всю таблицу и нажать Del, вы удалите только содержимое ячеек. Избавиться от самой таблицы можно командой «Удалить таблицу» в контекстном меню.

Работа с таблицами

Работа с диаграммами

Вы можете создавать в документе графики и диаграммы с помощью инструмента «Диаграмма», который находится во вкладке «Вставка».

На выбор дается 4 вида диаграмм:

  • линейчатая;
  • столбчатая;
  • круговая;
  • график.

Работа с диаграммами

Нажмите на «Из таблиц». В Google Docs диаграммы обрабатываются с помощью внешнего приложения (тоже бесплатного), которое называется «Таблицы». Поэтому вместе с графиком сразу же создается отдельный файл — исходный документ для Google Таблиц. В него вы и будете вносить данные для таблицы.

Выделите созданный объект и нажмите «Открыть исходный документ» в верхнем правом углу.

Работа с диаграммами

Выделите созданный объект и нажмите «Открыть исходный документ» в верхнем правом углу. В самой таблице вы можете изменить названия строк и столбцов, добавить новые параметры и изменить значения существующих. Просто кликните по ячейке в таблице и вписывайте нужные данные.

Работа с диаграммами

Внешний вид диаграммы изменяется через контекстное меню.

Работа с диаграммами

  • Область диаграммы. Здесь задаем шрифт текста, цвет заливки и прозрачность.
  • Название. Редактируем название, которое написано над графиком.
  • Легенда. Внешний вид и расположение легенды.
  • Ось. Названия и подписи осей, изменения размера области, на которой нарисован график.
  • Серии. Внешний вид самих графиков, диаграмм и рядов данных.

Работа с диаграммами

  • Стиль диаграммы. Вместо линейной можно сделать круговую, например.
  • Изменить диаграмму. Еще больше параметров для настройки внешнего вида и алгоритма расчета диаграммы доступны в специальном редакторе. Нажмите на три вертикальные точки, чтобы открыть дополнительное меню:

Работа с диаграммами

Title: Нажмите на три вертикальные точки, чтобы открыть дополнительное меню

Когда закончите настраивать диаграмму в «Таблицах», возвращайтесь в Google Docs и нажмите кнопку «Обновить», которая появится на графике.

Работа с диаграммами

Если нажмете кнопку «Удалить ссылку», диаграмма потеряет связь с данными и превратится в обычный рисунок.

Работа с диаграммами

Гораздо проще сначала создать диаграмму в Google Таблицах, а потом импортировать ее в документ. Для этого откройте раздел «Вставка», «Диаграмма» и нажмите «Из таблиц». Выберите таблицу и созданную в ней диаграмму, чтобы вставить ее в текст.

Работа с диаграммами

Работа с рисунками

Рисунки — инструмент, с помощью которого можно создавать наглядные схемы и поясняющие майнд-карты, добавлять надписи и стрелки к изображениям. Это небольшой графический редактор внутри Google Docs.

Чтобы создать новый объект, откройте закладку «Вставка» и выберите пункт «Рисунок».

Работа с рисунками

В открывшемся окне можно рисовать фигуры, писать текст и добавлять изображения.

Экран рисования

  • Выбрать. Позволяет выделить объекты, чтобы их перемещать, редактировать и удалять.
  • Линия. Рисует прямые и кривые линии, стрелки и разделители.

Если выделить уже нарисованную линию, можно изменить ее толщину, цвет, стиль (сплошная, пунктир), добавить метки на концах (например, стрелки).

Работа с рисунками

  • Фигура. Рисует геометрические фигуры, стрелки, выноски и математические символы. Заготовок очень много:

Работа с рисунками

Внутри большинства фигур автоматически создается текстовое поле, в котором можно что-нибудь написать.

Работа с рисунками

  • Текстовое поле. Создает область, в которой можно писать текст. Параметры текста задаются во вкладке «Дополнительно».

Работа с рисунками

  • Изображение. Загружает в редактор картинку. Можно использовать изображения c компьютера или Google Диска, сделать снимок с веб-камеры, указать URL или воспользоваться поиском.
  • Действия. Вкладка с полезными инструментами: группировка, выравнивание, поворот, сохранение.

Работа с рисунками

Здесь же есть инструмент WordArt, который создает текст с заливкой и контурами.

Кстати, в Google Docs установлен шрифт Impact. Знаете, что это значит? Правильно, здесь можно создавать мемы в пару кликов, чтобы оживить скучный контент. Загрузили картинку, добавили WordArt текст, сохранили. Очень удобно.

Работа с рисунками

Если вы хотите сохранить рисунок на локальном диске, откройте «Действия», нажмите «Скачать» и выберите нужный формат.

Работа с рисунками

Если рисунок нужен в самом документе, кликните по кнопке «Сохранить и закрыть» в правом верхнем углу.

Работа с рисунками

Чтобы отредактировать уже созданный рисунок, просто выделите его.

Работа с рисунками

Работа с формулами

Нет, это не те формулы, которые сами все считают. Это просто база символов, которые используют для написания математических формул.

Откройте раздел «Вставка» и выберите пункт «Формула».

Работа с формулами

Все, можно начинать писать.

Работа с формулами

Некоторые символы просто вставляются в текст. В другие (например, квадратный корень или предел) нужно что-то вписывать. Ничего сложного.

История изменений в Google Docs

Представьте ситуацию: вы неделю писали крутейший лонгрид, а затем удалили его часть. Потом добавили еще немного и вдруг решили, что прошлый вариант был все же лучше. Откройте меню «Файл» и нажмите «История версий».

История изменений в Google Docs

В правом нижнем углу есть кнопка «Смотреть историю версий». Нажмите на нее.

История изменений в Google Docs

Теперь нажмите на значок перевернутого треугольника:

История изменений в Google Docs

Откроется огромная история версий документа. Вы можете выбрать любой этап и посмотреть, чем он отличается от текущего текста. Отсюда можно скопировать удаленные фрагменты или просто откатиться к нужной версии:

История изменений в Google Docs

Настройки доступа в Google Документах

Небольшой пример, знакомый многим копирайтерам. Вы написали текст, отправили его клиенту. Он почитал и захотел что-то поменять. Набросал в конце документа список правок — выслал вам обратно. Вы переделали, и несчастный файл полетел через почту или Skype в третий раз. А ведь таких «перебрасываний» может быть не 2-3, а десятки. Это очень неудобно!

Google Docs избавит от этой проблемы. Каждый ваш документ — это отдельная страничка на сайте. Вам достаточно просто один раз отправить ссылку, и человек в любой момент сможет зайти и посмотреть, как продвигаются дела, написать комментарии или принять участие в работе.

При этом вы можете работать над файлом одновременно. Вы даже будете видеть, что делает коллега или клиент прямо сейчас.

Не беспокойтесь насчет конфиденциальности: без вашего разрешения никто не сможет найти документ и прочитать его. Вы сами настраиваете уровни доступа для каждого человека. По умолчанию документ виден и доступен только создателю.

Как открыть доступ по ссылке

Самый простой способ показать кому-то свой Google документ — отправить ему ссылку. Для этого кликните по кнопке «Настройки доступа» в правом верхнем углу экрана.

Доступ по ссылке

Нажмите «Включить доступ по ссылке».

Общий доступ

Теперь вы можете выбрать один из 3 уровней доступа для пользователей, которые перешли по ссылке:

  • Читатель. Документ можно только смотреть.
  • Комментатор. Пользователи смогут оставить комментарии на полях или посоветовать правки, но самостоятельно менять содержание документа не смогут.
  • Редактор. Каждый перешедший по ссылке может делать с документом что угодно.

Теперь вы сможете скопировать ссылку и отправить ее кому угодно или разместить на сайте. Люди могут передавать эту ссылку по цепочке. Фактически, таким образом вы выкладываете документ в свободный доступ.

Удалить документ можете только вы. Даже если недоброжелатель сотрет все содержимое, вы всегда сможете восстановить текст через историю изменений.

Как открыть доступ только определенным пользователям

Если вы хотите, чтобы вашу работу мог увидеть не кто попало, а только определенные люди, выдайте им личный доступ.

Вы можете отправить приглашение пользователям по почте и предоставить им один из 3 уровней доступа.Вы можете дать индивидуальный доступ только человеку, у которого есть почтовый ящик в зоне @gmail.com.

Нажмите на кнопку «Настройки доступа» справа вверху. Введите email-адреса или имена (если они есть в вашей адресной книге) и выберите, какие права хотите предоставить этим людям.

Доступ определенным пользователем

Как открыть доступ к папке с файлами

Если вам нужно настроить доступ для группы файлов, а не для одного документа, проще всего делать это через Google Диск. Вам нужно собрать все файлы в папку, а затем настроить доступ для нее.

Выделите папку, вызовите контекстное меню и выберите пункт «Открыть доступ».

Доступ к папке с файлами

Принцип такой же, как и в Google Docs:

Настройка доступа

Совместная работа над документом

После того, как вы раздали доступы нужным пользователям, они могут приступать к работе. Те, кому разрешено только смотреть, ничего сделать не смогут. Те, кому разрешено редактировать, вольны делать что угодно.

Но самая любопытная часть — это комментирование. Комментаторы не могут править текст самостоятельно, но могут давать советы.

Комментарии

Вы (и другие пользователи) можете писать заметки на полях. Для этого выделите фрагмент текста, вызовите контекстное меню и нажмите «Оставить комментарий». Или просто щелкните по значку, который появляется справа, как только вы что-то выделяете.

Комментарии

Здесь можно написать свое замечание по поводу фрагмента текста или добавить напоминание.

Комментарии

Оставляйте небольшие напоминания, когда работаете самостоятельно — это очень удобно.

Чтобы убрать комментарий, кликните по галочке. Заметка отправится в архив.

Комментарии

Если нужно удалить комментарий бесследно, нажмите на кнопку в виде трех точек и выберите пункт «Удалить».

Комментарии

Чтобы посмотреть архив, кликните по кнопке «Комментарии» в правом верхнем углу.

Комментарии

Посоветовать правки

Эта функция позволяет дописывать текст и удалять существующие фрагменты. При этом действие происходит не сразу, а с разрешения владельца.

Чтобы перейти в режим правок, выделите любое слово или предложение и выберите пункт «Предложить правки».

Советовать

Теперь вы будете не редактировать текст, а советовать правки коллегам или самому себе, если работаете самостоятельно. Пользователи с уровнем доступа «Комментирование» всегда находятся в этом режиме.

На полях будут появляться комментарии с предложением одобрить или забраковать правки. Если дадите добро, изменения сразу вступят в силу.

Закладки Google Docs

Закладка — это ссылка на определенное место в документе. С закладками не надо объяснять коллеге: «посмотри здесь на 12-й странице раздел с инструкциями, я там кое-что изменил». Вместо этого сразу кидаете ссылку на нужное место.

Чтобы поставить закладку, выделите нужный фрагмент и нажмите «Вставка» → «Закладка».

Закладка

Слева перед строкой появится голубой флажок. Нажмите на него, а затем на пункт «Ссылка». Теперь можно скопировать ссылку из адресной строки и отправить человеку, которому хотите показать документ. Он кликнет по ней и попадет в эту часть документа.

Интеграция с Google Keep

Google Keep — это сервис для заметок. Там можно оставлять напоминания по работе, хранить картинки или ссылки на важные статьи. Все эти заметки доступны при работе в Google Docs.

Чтобы открыть панель Google Keep, выделите какую-нибудь часть текста или изображение, нажмите правой кнопкой мыши на выделение и в контекстном меню откройте «Сохранить в Google Keep».

Каждую заметку можно вставить в основной текст. Для этого перетащите ее мышкой в нужное место или нажмите «Добавить в документ».

А можно сделать наоборот: создать заметку для Keep из документа. Выделите нужный фрагмент в документе, нажмите правую кнопку мыши и выберите «Сохранить в блокнот Keep».

Это полезно, если надо сохранить для себя иллюстрации или ключевые моменты статьи.

Плагины для Google Документов

Плагины делают жизнь проще, так как они добавляют новые функции и меняют интерфейс. Плагины можно поделить на 2 категории: для браузера и для самого сервиса. Первые устанавливаются через Интернет-магазин Google.

Интернет-магазин Chrome

Чтобы установить плагины для самого Google Docs, нужно нажать на эту кнопку:

Google Workspace Marketplace Google Workspace Marketplace

Откроется платформа Google Workspace Marketplace. Найдите в списке нужное и щелкните по нему, чтобы подключить. Оно привяжется к вашему аккаунту и будет работать на всех устройствах. Например, мы установили три дополнения:

Расширения

Галерея шаблонов в Google Docs

В Google Docs есть заготовки документов для разных задач: рецепт, доклад, план совещания. В галерее они разделены по категориям: резюме, письма, личное, работа и образование. Шаблонов не так много, но если нужно быстро набросать формальный документ и не хочется изобретать колесо, удобно взять заготовку со стилями и структурой. Тем более, цвета, шрифты, иллюстрации вы сможете заменить на свои.

Шаблоны с тематикой Работа

Чтобы выбрать шаблон и создать по нему документ, зайдите на главную страницу Google Docs. Если не видите вверху экрана галерею шаблонов, откройте Главное меню → Настройки и поставьте галочку напротив «Отображать недавние шаблоны на главных экранах», кликните «Ок».

Чтобы открыть всю коллекцию заготовок, нажмите «Галерея шаблонов» в правом верхнем углу.

Галерею шаблонов можно открыть из любого файла Google Docs. Откройте меню «Файл», выберите пункт «Создать» → «Из шаблона».

Если вам регулярно нужно создавать документы с одинаковым оформлением и структурой, можете создать свою папку шаблонов и складывать туда копии контент-планов, техзаданий, чек-листов.

Ответы на вопросы по Google Docs

За несколько лет под статьей накопились комментарии с вопросами. как работать с сервисом. Чтобы вам не пришлось искать ответы, мы решили собрать их здесь.

  1. Нужно, чтобы слева была таблица, а справа от нее текст. Но я не нашла функцию «Обтекание» в настройках таблицы.

Функции обтекание действительно нет. Но можно добавить лишний столбец справа, объединить ячейки и убрать границы.

  1. Возможно ли в «Гугл Документе» включить отображение непечатаемых символов: пробел, перенос каретки и т. д.?

В Google Docs эта функция не предусмотрена по умолчанию, но можно поставить дополнение Show, которое делает непечатаемые символы видимыми.

  1. Как поставить короткое тире в «Гугл Документе»?

Это можно сделать двумя способами:

  • Использовать сочетание клавиш Alt + 0150 для Windows или сочетание клавиш option + дефис для Mac OS.
  • Поставить типографскую раскладку Бирмана и использовать сочетание: Правый Alt + Shift + клавиша «минус» в верхнем ряду.
  1. Как поставить кавычки-елочки?

Самый простой способ — поставить раскладку Бирмана и использовать сочетания:

  • для Windows: открывший — Alt + <, закрывающий Alt + >;
  • для Mac OS: открывающий — option + Ж, закрывающий — shift + option + Ж.
  1. Можно ли вставить в гугл-документ видеоплеер, например, трейлер на 2 минуты?

Нет, видео вставляются только в «Google Презентации». Возможный выход — конвертировать видео в gif.

  1. Можно ли в договор, сделанный в Google Docs, вставить акцептор, то есть специальное окно, где можно поставить галочку, обозначая свое согласие с договором?

Это можно сделать через вставку спецсимволов: «Вставка» → «Специальные символы». Чтобы не искать по разделам, введите в строку поиска Ballot Box.

  1. Как просматривать комментарии и отвечать на них с мобильного устройства?

Фрагменты с комментариями подсвечиваются бежевым. Кликните по такому тексту, внизу откроется комментарий. Там же можно ответить на него.

  1. Как сделать заливку текста?

С помощью инструмента «Цвет фона текста» на панели инструментов.

  1. Как сделать, чтобы прямая речь в диалогах не превращалась в список?

Нажимаем пункт меню «Инструменты» → «Настройки…». В появившемся диалоговом окне убираем галочку напротив пункта «Автоматически распознавать списки», кликаем «ОК».

Чем Google Docs полезен для интернет-маркетологов

Пожалуй, проще ответить на вопрос, чем Google Docs не может быть полезен. В нем можно делать почти все, что и в MS Word: готовить статьи для блога, писать отчеты, составлять списки дел. Можно создать документ-корзину, в который вы будете скидывать все полезное, что нашли в интернете.

Встроенный графический редактор позволяет быстро клепать картинки с надписями: онлайн-редакторы мемов больше не нужны.

При этом вы защищены от типичных проблем в духе: «ой, я забыл сохранить», «завис комп — пропал файл», «умер жесткий диск и все проекты вместе с ним».

Google Docs избавляет вас от необходимости постоянно пересылать коллегам и клиентам кучу файлов. Отправили ссылку или инвайт, и все. Если кому-то непременно нужен docx- или pdf-документ, он сможет скачать его самостоятельно.

К тому же, сервис не требует установки. Все, что вам нужно — браузер и интернет. Вы можете открыть свои файлы на любом компьютере или телефоне, не таская с собой флешку. Главное — придумайте для Gmail-аккаунта пароль понадежнее.

Чем Google Docs лучше (и хуже) Word

Google Docs лучше всего подходит для совместной работы и доступа к документам из любого места. Зато у Word более широкие возможности и настройки для опытных пользователей, ориентированных именно на работу с десктопа.

В чем Google Docs лучше Word:

  • Есть инструменты для совместной работы. Это удобное редактирование и комментирование документа для разных ролей пользователей, в режиме реального времени, с участием сразу нескольких человек.
  • Наличие облака. Облако — это доступ к документам с любого устройства у которого есть подключение к интернету. У Word облако тоже появилось, но в последних версиях.
  • Цена. Бесплатные базовые версии документов, электронных таблиц, формул. И это гораздо более экономичный вариант по сравнению с Word.
  • Мобильное приложение. Оно бесплатное. Позволяет полноценно работать с документом на Android и iOS. У Word бесплатное приложение не выдерживает никакой критики.
  • Настройки общего доступа. Встроенные возможности упрощают шеринг документа между участниками проекта.
  • Наличие логирования и контроля версий. Базовая история версий и отслеживание изменений, внесенных участниками совместной работы, упрощает процесс работы в команде.
  • Есть интеграция с другими продуктами Google. Связь с Gmail, Диском и другими приложениями Google сэкономит кучу времени.

В чем Google Docs хуже Word:

  • Менее удобное форматирование. Это, в первую очередь, меньшее количество вариантов форматирования и шаблонов по сравнению с Word.
  • Возможностиэкспорта ниже. Ограниченное количество типов файлов для сохранения по сравнению с широчайшей совместимостью Word.
  • Сложные инструменты. Функционал Google Docs здесь может проигрывать Word, например, при работе с цепочками.
  • Более ограниченные возможности настроить интерфейс (меню, панели инструментов) по сравнению с практически полностью настраиваемым интерфейсом Word.
  • Нет автономного режима. В Google Docs невозможно работать с документами в автономном режиме (понадобится хоть один раз подключиться к интернету).

Что нового в обновленной версии Google Docs 2023 года

  • Улучшены возможности для совместной работы. Теперь Google Docs позволяет работать онлайн с участием до 100 человек одновременно. Вы можете работать над документом вместе с другими людьми — видя изменения друг друга по мере их внесения.
  • Новые шаблоны. В Google Docs появилось много новых шаблонов (резюме, письма, презентации). Они помогут быстро приступить к работе над новым документом.
  • Улучшены возможности редактирования. Появились и новые инструменты + были доработаны старые (проверка грамматики, орфографии, обновленный тезаурус).
  • Улучшен поиск. Можно искать конкретные слова или фразы, а также изображения, таблицы и ссылки.
  • Новые возможности совместного доступа. Появился ряд новых возможностей для более тонкой настройки совместного доступа (возможность поделиться документом с любым пользователем, даже если у него нет аккаунта Google). Все такжк можно предоставлять общий доступ к документу определенным людям или группам людей, а также контролировать уровень их доступа.

Бонус: полезные горячие клавиши Google Docs

Освоив эти сочетания клавиш Google Docs, можно значительно повысить производительность при создании и редактировании документов.

  • Жирный (Ctrl/Cmd + B). Выделение текста жирным шрифтом.
  • Курсив (Ctrl/Cmd + I). Выделение текста курсивом.
  • Подчеркивание (Ctrl/Cmd + U). Подчеркивает текст.
  • Копировать (Ctrl/Cmd + C). Копирует выделенный текст.
  • Вырезать (Ctrl/Cmd + X). Вырезает выделенный текст.
  • Вставить (Ctrl/Cmd + V). Вставка текста из буфера обмена.
  • Повторить (Ctrl/Cmd + Y). Повторное выполнение последней отмены.
  • Отменить (Ctrl/Cmd + Z). Отмена последних изменений.
  • Выделить все (Ctrl/Cmd + A). Выделение всего документа.
  • Найти (Ctrl/Cmd + F) Открывает инструмент поиска и замены.
  • Режим навигации (Ctrl/Cmd + Alt + N). Скрывает пользовательский интерфейс, чтобы не отвлекаться на написание текста.
  • Публикация (Ctrl/Cmd + Shift + P). Публикация и экспорт документа.
  • Комментарии (Ctrl/Cmd + Alt + M). Открывает панель комментариев.
  • Увеличить размер шрифта (Ctrl/Cmd + )). Увеличивает размер шрифта.
  • Уменьшить размер шрифта (Ctrl/Cmd + -). Уменьшение размера шрифта.
  • Жирный (Ctrl/Cmd + B): Выделение текста жирным шрифтом.
  • Вставить таблицу (Ctrl/Cmd + T). Вставка таблицы.
  • Вставить изображение (Ctrl/Cmd + Shift + I). Вставка изображения.
  • Вставить ссылку (Ctrl/Cmd + K). Вставка гиперссылки.
  • Вставить комментарий (Ctrl/Cmd + Alt + M). Вставка комментария в документ.
  • Вставить сноску (Ctrl/Cmd + Alt + F)
  • Вставка сноски.
  • Вставить разрыв страницы (Ctrl/Cmd + Shift + Enter). Добавляет разрыв страницы.
  • Заголовки (Ctrl/Cmd + Alt + 1-6). Устанавливает стили заголовков H1 — H6.
  • Полужирный (Ctrl/Cmd + B). Выделяет текст жирным шрифтом.
  • Курсив (Ctrl/Cmd + I). Выделение текста курсивом.
  • Подчеркивание (Ctrl/Cmd + U). Подчеркивает текст.
  • Зачеркивание (Ctrl/Cmd + Shift + X): Добавляет зачеркивание.
  • Перейти в начало/конец документа (Ctrl/Cmd + Home/End). Переход к началу/концу документа.
  • Увеличить/уменьшить масштаб (Ctrl/Cmd + + или -). Увеличивает/уменьшает масштаб.
  • Переключение линейки (Ctrl/Cmd + R). Показывает или скрывает линейку для выравнивания.
  • Переключить боковую панель (Ctrl/Cmd + F9). Открывает или закрывает правую боковую панель.
  • Переключить полноэкранный режим (F11). Скрывает меню для полноэкранного редактирования.
  • Просмотр истории (Ctrl/Cmd + Shift + H). Открывает панель истории версий.
  • Вставить ссылку на сноску (Ctrl/Cmd + Alt + F). Добавляет знак ссылки на сноску.
  • Вставить верхний/нижний колонтитул (Ctrl/Cmd + Opt/Alt + H/F)
  • Добавляет верхний или нижний колонтитул.
  • Открыть диалог печати (Ctrl/Cmd + P). Открывает параметры печати.
  • Вставить разрыв раздела (Ctrl/Cmd + Shift + Enter). Добавляет разрыв следующей страницы или колонки.
  • Вставить разрыв страницы или колонки (Ctrl/Cmd + Enter). Для непрерывных разделов.
  • Вставить висячий отступ (Ctrl/Cmd + T). Применяет форматирование висячего отступа.
  • Переключить направляющие (Ctrl/Cmd + Shift + X). Показывает или скрывает направляющие полей.
  • Проверить орфографию (F7). Открывает проверку орфографии и грамматики.
  • Режим отладки (Ctrl/Cmd + Alt + Z). Для разработчика, проверяет код.
  • Общий доступ к документу (Ctrl/Cmd + Shift + A). Открывает настройки общего доступа.
  • Комментарий к выделению (Ctrl/Cmd + Alt + M). Вставка комментария в строку.
  • Ответить на комментарий (Ctrl/Cmd + Alt + R). Ответ на выбранный комментарий.
  • Предыдущий комментарий (Ctrl/Cmd + Alt + :). Перемещение по комментариям.
  • Следующий комментарий (Ctrl/Cmd + Alt +;). Переход к следующему комментарию.
  • Принять комментарий (Ctrl/Cmd + Enter). Принятие изменения выбранного комментария.
  • Отклонить комментарий (Esc). Отклонение выбранного изменения комментария.
  • Разрешить все комментарии (Ctrl/Cmd + Alt + Shift + Y).
  • Упомянуть кого-либо (@ + первая буква). Упоминание пользователя участника проекта.
  • Опубликовать в веб-версии (Ctrl/Cmd + Shift + P).
  • Добавить анонимное предложение (Ctrl/Cmd + Alt + A).
  • Добавить задачу (Alt + Shift + M). Добавляет элемент списка задач.
  • Начать отслеживание (Ctrl/Cmd + Shift + H). Отслеживает изменения с этого момента.

Читайте также:

Умные таблицы в Excel: что это, как сделать и как все вернуть

21 бесплатный плагин для Google Документов, Таблиц и Презентаций

Вспомнить всё: тестируем 6 условно бесплатных планировщиков задач

В этой статье мы рассмотрим основные и неочевидные функции Google Docs, которые помогут быстро работать и легко оформлять документы.

  1. Кратко о Google Docs
  2. Как начать работу с Google Docs
    2.1. Как открыть документ MS Word через Google Docs
    2.2. Как сохранить документ в Google Docs
    2.3. В каком формате можно скачать документ
    2.4. Можно ли работать с файлом MS Word в Google Docs
  3. Как работать с текстом в Google Docs
  4. Как работать с изображениями в Google Docs
  5. Как делать списки в Google Docs
  6. Как создавать таблицы в Google Docs
  7. Как работать с формулами в Google Docs
  8. Как настраивать стили в Google Docs
  9. Как посмотреть историю изменений в Google Docs
  10. Как настроить доступ в Google Docs
    10.1. Доступ по ссылке
    10.2. Доступ определённым пользователям
    10.3. Доступ к папке с документами
  11. Быстрые клавиши в Google Docs

Кратко о Google Docs

Google Docs (Google Документы) — это текстовый редактор от компании Google. Сервис позволяет создавать и изменять файлы, делиться ими и редактировать вместе с другими пользователями. Инструмент бесплатный — с Google Docs можно работать из любой точки мира.

Кроме текста, в файлы можно добавлять изображения, таблицы, диаграммы. Можно изменять документ как онлайн, так и офлайн. Просматривать и исправлять его на нескольких устройствах — компьютере, планшете, мобильном телефоне.

Совместный доступ к файлу облегчает работу в команде, общение с заказчиками и клиентами. Вам не нужно пересылать документ друг другу по почте — можно сразу посмотреть изменения, открыв ссылку, увидеть комментарии пользователей и историю правок.

Ещё один плюс — автоматические сохранение. Все изменения хранятся в облаке. При необходимости можно вернуться к предыдущим версиям.

Также сервис позволяет преобразовывать файлы Google Docs в другие форматы, в том числе в Word и обратно. 

Как начать работу с Google Docs

Чтобы создавать и редактировать документы, понадобится зарегистрировать почту в Google. С помощью единого аккаунта вы сможете работать с другими инструментами системы, например с «Google Таблицами» и «Google Формами».

Подойдёт аккаунт, созданный на Gmail или Mail.ru. Заполните информацию о себе — имя и фамилию, придумайте логин и пароль.

Как работать с таблицами google docs

Так выглядит форма для регистрации аккаунта в сервисе Gmail

После создания аккаунта вы сможете зайти в сервис двумя способами:

  • Нажмите на иконку Google Документов на главной странице. Затем сможете создать новый документ, выбрав вариант «Пустой файл» или один из готовых шаблонов.

Как работать в docs google com

Нажмите на иконку «Документы», чтобы зайти в сервис
  • Нажмите на иконку Google Диска на главной странице, затем «Создать» в правом верхнем углу. Выберите «Google Документы» — вам сразу откроется пустой файл.

Как работать в google docs offline

После авторизации в Google Диске создайте новый документ или шаблон

Ранее созданные и просмотренные файлы доступны через иконку Документов на любом открытом файле (слева вверху). Нажмите на неё, и попадёте в главное меню сервиса.

Как открыть документ MS Word через Google Docs

Нажмите «Файл», затем «Открыть». В новом окне выберите пункт «Загрузка»: перетащите файл в поле или выберите его на устройстве.

Как закрепить строку google docs

Так выглядит поле для загрузки файла в Google Docs

Как сохранить документ в Google Docs

Когда вы работаете с файлом, изменения автоматически сохраняются на Google Диске (в основной папке, если не заданы другие параметры). Поэтому вы не потеряете данные, если что-то случится с компьютером или интернетом.

Внутри основной папки можно создавать другие и перетаскивать документы туда.

В каком формате можно скачать документ 

Доступны несколько вариантов — docx, rtf, pdf, txt и др. После скачивания их можно открыть на вашем устройстве в офлайн-режиме.

Можно ли работать с файлом MS Word в Google Docs

Да, вы можете писать и редактировать текст в docx-файле. Если открывать его из папки Google Диска, то вы не заметите отличий от Google Документа (кроме значка «.DOCX» рядом с названием файла). Но если вы предоставляете кому-то ссылку на docx-файл, человеку будет сложнее вносить туда изменения. 

Как работать с текстом в Google Docs

Панель инструментов похожа на ту, что есть в MS Word. Какие есть возможности для редактирования документа:

  • стрелки «Отменить» / «Повторить»
  • печать
  • проверка правописания
  • копировать форматирование
  • работа с масштабом
  • стили
  • параметры шрифта (название, размер, форма и цвет текста)
  • вставка ссылки
  • добавление комментария
  • вставка изображения
  • выравнивание текста на странице
  • интервалы между строками и абзацами
  • списки
  • отступы
  • очистка форматирования
  • варианты клавиатур

Документ можно редактировать, просматривать и советовать изменения — соответствующие кнопки находятся на панели инструментов справа:

Как сохранить документ google docs

Чтобы сменить режим, нажмите на иконку

Ниже рассмотрим основные функции на панели инструментов, которые пригодятся при оформлении документа. 

Как работать с изображениями в Google Docs

Чтобы добавить изображение в текст, нажмите «Вставка» — «Изображение». Далее выберите из предложенного списка подходящий вариант: можно загрузить файл с компьютера, вставить URL файла и др.

Как посмотреть ответы google docs

Варианты вставки изображения в документ

У загруженного изображения можно менять размеры, поворачивать его, настраивать обтекание текстом. А также переставлять, делать из него гиперссылку, выравнивать по центру или краю листа.

В настройках изображения можно менять цвет, прозрачность, контрастность и многое другое. Чтобы сделать это, нажмите на картинку — на панели инструментов появится кнопка «Параметры изображения». 

Как делать списки в Google Docs

Можно добавлять нумерованный, маркированный и контрольный списки. У первых двух есть вариации.

Как создать docs google

Где находятся списки на панели инструментов. Варианты оформления раскрыты для маркированного списка

Чтобы появился новый пункт в списке, нажмите Enter. Новую строку вне списка создавайте через комбинацию Ctrl + Enter.

Нумерацию можно корректировать. Для этого выделите фрагмент списка, нажмите правую кнопку мыши и выберите «Начать нумерацию заново».

Если хотите создать много уровней, выделите нужный пункт списка и воспользуйтесь кнопками «Увеличить отступ» и «Уменьшить отступ». 

Как создавать таблицы в Google Docs

В главном меню выберите «Вставка», затем «Таблица». Появится сетка, с помощью которой можно задать количество строк и столбцов. Ограничение в 20х20 ячеек действует на момент создания таблицы, но потом в документе можно добавить ещё элементы.

Как сделать файл google docs

Двигайте стрелку мыши, чтобы создать таблицу с нужным количеством строк и столбцов

В ячейки можно вставлять и текст, и изображения.

Если нажать на таблицу, то на панели инструментов появятся новые кнопки. Например, можно будет менять цвет фона и границ, стиль и ширину границ. 

Как работать с формулами в Google Docs

В Google Docs формулы пишут прямо в текст, а не добавляют готовые. Но чтобы появились специальные символы, нужно нажать «Вставка» и выбрать «Формула».

Для записи доступны математические символы и операции, знаки отношений, стрелки и буквы греческого алфавита.

Как сделать docs google

Список символов появится после выбора функции «Формула» 

Как настраивать стили в Google Docs

Если предлагаемые стили вам не подходят, можно настроить параметры вручную. Сервис по умолчанию будет применять оформление к новым документам.

Напишите текст. Выделите его и настройте шрифт, размер, цвет и др. После этого, не снимая выделение, выберите стиль на панели инструментов. Нажмите «Обновить в соответствии с выделенным фрагментом». Новый стиль распространится на заголовки всего документа.

Как создать папку google docs

Как создать свой стиль заголовка

Чтобы такие заголовки были и в новых файлах, зайдите в стили, выберите «Настройки», затем «Сохранить как стили по умолчанию». 

Как посмотреть историю изменений в Google Docs

Допустим, вы случайно удалили большой кусок текста. Или это сделали другие пользователи во время редактирования.

Вернуть недостающую информацию просто. В главном меню выберите «Файл», найдите «Историю версий». Сможете посмотреть любые этапы сохранений, скопировать удалённые части или вернуться к нужной версии.

Docs google как скачать документ

Текущая и прошлые версии документа, которые можно восстановить

Как настроить доступ в Google Docs

По умолчанию документ виден только создателю. Чтобы текст могли просматривать и редактировать другие люди, нужно дать им соответствующий уровень доступа.

Доступ по ссылке

Чтобы показать документ, отправьте человеку ссылку. Нажмите на «Настройки доступа» в верхнем правом углу, затем «Разрешить доступ всем, у кого есть ссылка».

Выберите один из уровней доступа. Читатель может только просматривать документ. Комментатор может предлагать правки на полях, без изменения содержания текста. Редактору позволено менять текст прямо в документе.

Google docs как сохранить

Три уровня доступа для изменения документа

Другие пользователи могут копировать ссылку и передавать другим. Если кто-то удалит содержимое (при выставленном доступе «Редактор»), вы всегда можете зайти в историю изменений и восстановить нужную версию. Кроме вас целый файл никто не удалит.

Доступ определённым пользователям

Чтобы сузить круг людей, которые могут видеть и изменять документ, отправьте им приглашение по почте. Нажмите «Настройки доступа», затем добавьте пользователей или группы. Письмо отправится только тем, у кого есть аккаунт в Google или Mail.ru.

Как сделать опрос google docs

Впишите почты людей в выделенное поле, если хотите дать им возможность изменять файл

Уровни доступа настраиваются так же, как и в доступе по ссылке.

Доступ к папке с документами

Если другим пользователям нужно посмотреть несколько файлов, то легче предоставить им доступ к папке, где они находятся. Для этого перейдите в Google Диск. Нажмите на папку правой кнопкой мыши, выберите «Открыть доступ». Дальнейшие действия описаны выше.

Чтобы пользователи не получили доступ к лишним документам, переместите их из папки. 

Быстрые клавиши в Google Docs

Чтобы упростить работу в Google Docs, можно использовать комбинации клавиш. Собрали самые полезные:

Ctrl + O — открыть документ;

Ctrl + F — найти в тексте;

Ctrl + H — найти и заменить;

Ctrl + Z — отменить действия в тексте;

Ctrl + K — вставить или изменить ссылку;

Ctrl + A — выделить весь документ;

Ctrl + Alt + цифра от 1 до 6 — добавить стиль заголовка от 1 до 6 уровней;

Ctrl + Shift + 7 — сделать список нумерованным;

Ctrl + Shift + 8 — сделать список маркированным;

Ctrl + Alt + M — добавить комментарий к выделенному фрагменту;

Ctrl + P — распечатать документ;

Ctrl + Shift + C — посмотреть статистику;

Ctrl + Alt + X + F7 — начать проверку правописания;

Ctrl + Shift + S — включить голосовой ввод. 

С сервисом Google Docs удобно работать. Особенно сейчас, в эпоху онлайн-коммуникаций. В статье перечислены базовые функции, но этого достаточно, чтобы повысить продуктивность и выстроить эффективное взаимодействие с коллегами и клиентами.

Google Docs, или «Google Документы» — облачный текстовый редактор от Google. Это достойная альтернатива привычному миллионам пользователей редактору Microsoft Word.

У Google Docs много преимуществ по сравнению с Word:

  1. По умолчанию вся информация, которую вы вводите, сохраняется в облаке. Если пропал интернет или сломался компьютер, информация не потеряется.
  2. Google Docs сохраняет изменения в режиме реального времени. «Вордовские» варианты, когда вы писали текст, компьютер завис, а после перезагрузки текст не сохранился — исключены. Не пропадет ни единое слово!
  3. Легко организовать совместную работу. Например, в удаленной редакции автор пишет — редактор поправляет — корректор вычитывает, и все это без пересылки файлов, просто переходя по ссылке.
  4. Все изменения видны. Можно посмотреть историю изменений, можно вернуть любую из предыдущих версий текста — в редакторе Word таких возможностей существенно меньше.
  5. Можно ничего не скачивать на компьютер. «Google Документы» доступны с любых мобильных устройств с ОС Android и iOS, при этом не нужно ничего скачивать, устанавливать, запускать исполняемые файлы. Также можно работать с ними из сервиса Google Drive. Но для любителей десктопных вариантов есть и версия для ПК: все документы в нем синхронизируются с мобильной версией; лимита на количество устройств с установленным «Google Диском» нет.
  6. Можно вводить текст
    голосом.
    Не очень привычно, но удобно — когда глаза устали, можно дать себе отдых и просто надиктовывать в сервисе текст. Конечно, потом его придется править — но в целом Google Docs неплохо разбирает русскую речь и как любой искусственный интеллект быстро обучается.
  7. Можно работать с файлами даже без интернета. Правда, все изменения, внесенные в автономном режиме, сохранятся в документе только в тот момент, когда появится подключение к сети.
  8. Google Docs — полностью бесплатный редактор. Сразу после простой регистрации пользователю доступны все его функции.

«Google Документы» не лишены и недостатков — оборотная сторона есть всегда. Вот о чем важно помнить, работая с этим текстовым редактором:

  1. Критически важен доступ. Сохраняйте доступ к аккаунту, к которому привязан ваш «Google Диск». Если вы его утратите, то утратите и доступ к большинству файлов, созданных в «Google Документах» за время работы с этим редактором. Почему к большинству, а не ко всем: если вы когда-то давали на конкретные документы доступ по ссылке, то если ссылка сохранилась, вы сможете увидеть и скачать их, не входя в Google Docs. Для полного восстановления доступа пройдите по ссылке и выполните все рекомендации, которые дает поддержка Google Docs.
  2. Может быть ниже скорость Из-за низкой скорости интернета или нестабильной работы устройства конкретного пользователя «Google Документы» может слегка подтормаживать (но это не обязательно). Справедливости ради: даже если так случается, к этому быстро привыкаешь и перестаешь замечать разницу.
  3. Есть теоретическая вероятность блокировки. Если вдруг на территории России заблокируют Google — что крайне маловероятно, но не исключено — то все его сервисы тоже окажутся в блоке, в том числе — Гугл Докс.
  4. Автономную работу с файлами придется настраивать. В Google Docs не автоматизирована функция работы с файлами в отсутствии интернета. Ее придется настраивать, в том числе скачивать расширение для браузера Google Chrome — «Google
    Документы офлайн». Только в этом случае работа с документами, таблицами, формами возможна в офлайн-режиме. Подробнее можно почитать в официальной справке
    Google. Зато все изменения, которые вы вносите в документы, отобразятся в онлайн-версии автоматически сразу после подключения к сети.

Как создать Гугл документ

Для начала работы с «Google Документами» необходим аккаунт в Google — будем считать, что он у вас есть. Если нет — зарегистрироваться можно вот здесь. После этого вам будет доступен личный «Google Диск». Переходите по ссылке, и попадете в главное меню «Google Документов»:

Вы видите здесь шаблоны резюме, деловых писем, брошюр, докладов...

Вы видите здесь шаблоны резюме, деловых писем, брошюр, докладов…

…и пустой документ. Это один из вариантов для создания текстового файла. Кликните один раз на пустой документ, и вы окажетесь в новом текстовом файле:

В выпадающем списке выберите пункт «Google Диск»

В выпадающем списке выберите пункт «Google Диск»

Альтернативный вариант, как сделать гугл док — нажать на иконку главного меню в левом верхнем углу экрана:

В левой верхней части экрана находится пункт «Создать»

В левой верхней части экрана находится пункт «Создать»

Вы попадете на свой личный «Google Диск», где текстовые файлы создаются по-другому:

В левой верхней части экрана находится пункт «Создать»

В левой верхней части экрана находится пункт «Создать»

В выпадающем меню можете выбрать, что именно создаете: документ, презентацию, форму, таблицу. По обновленной версии Google Таблиц у нас есть отдельный гайд, рекомендуем ознакомиться.

В выпадающем меню возле пункта «Документы» выберите «Создать пустой документ»

В выпадающем меню возле пункта «Документы» выберите «Создать пустой документ»

Готово, текстовый файл создан

По умолчанию созданный файл называется «Новый документ». Чтобы переименовать его, достаточно кликнуть по названию файла и ввести свой вариант:

Google Docs сам подскажет, что нужно делать

Google Docs сам подскажет, что нужно делать

Изначально все созданные документы сохраняются в корневой папке «Google Диска». Чтобы искать нужные документы было проще, создайте тематические папки и перемещайте ваши файлы в них:

В меню «Создать» есть и пункт «Папку» — кликните, и папка создана

В меню «Создать» есть и пункт «Папку» — кликните, и папка создана

В момент создания редактор предложит вам задать название папки:

Все интуитивно понятно и просто — пожалуй, даже проще, чем в редакторе Word

Все интуитивно понятно и просто — пожалуй, даже проще, чем в редакторе Word

Файлы просто перетаскиваются в папку мышкой, как это происходит в проводнике компьютера.

Если файл необходимо скачать на ваше устройство, это тоже легко: в левом верхнем углу экрана кликните на пункт «Файл», выберите действие «Скачать»:

Вы сможете выбрать и формат скачивания

Вы сможете выбрать и формат скачивания

Например, укажите привычный Word, и через секунду документ будет сохранен на компьютере.

В целом меню пункта «Файл» дает возможность совершать самые разные операции:

  • Создать гугл документ.
  • Открыть гугл документ.
  • Скопировать/создать копию.
  • Открыть доступ к конкретному файлу.
  • Отправить по электронной почте выбранным адресатам.
  • Скачать в разных форматах, от docx до EPUB.
  • Включить и настроить офлайн-доступ к документу.
  • Посмотреть историю версий (исправлений, удалений, дополнений).
  • Переименовать.
  • Переместить в другую папку.
  • Добавить ярлык документа на диск, например, отметив файл звездочкой, как важный.
  • Опубликовать документ или встроить на сайт ссылку на
    него.
  • Получить техническую информацию — кто и когда создал сайт, место его размещения.
  • Отправить документ в печать.

Чтобы получить доступ ко всему этому функционалу, достаточно кликнуть единственную вкладку «Файл».

Как работать с текстом в Google Docs: панель инструментов

Разберем все инструменты панели, двигаясь слева направо.

Так выглядит панель инструментов: все, что необходимо, под рукой

Так выглядит панель инструментов: все, что необходимо, под рукой

Отменить. Кнопка отменяет любое последнее действие с текстом.

Повторить. Позволяет повторять последнее действие.

Печать. Клик на эту кнопку отправляет документ в распечатку.

Проверка орфографии/грамматики. Так же, как и в редакторе Word, текст проверяется на грамотность; сервис сам предлагает варианты исправления ошибок:

Англоязычный изначально Google Docs иногда видит ошибки даже там, где их нет

Англоязычный изначально Google Docs иногда видит ошибки даже там, где их нет

Копировать форматирование. Этот инструмент помогает упростить работу с форматированием. Вы можете правильно отформатировать один абзац, выбрав шрифт, кегль (размер шрифта) и тип выравнивания на странице: по левому краю, по центру, по правому краю:

После этого выделите оформленный абзац и нажмите на кнопку — все параметры сохранятся

После этого выделите оформленный абзац и нажмите на кнопку — все параметры сохранятся

Теперь можно выделить весь оставшийся текст или нужный фрагмент…

... и он будет приведен к заданному виду в один клик

… и он будет приведен к заданному виду в один клик

Масштаб. По умолчанию масштаб задан 100 %. Можно увеличить или уменьшить страницу так, чтобы вам было удобно работать — эффект будет только визуальным:

Ни размер шрифта, ни размеры самой страницы при этом не изменятся

Ни размер шрифта, ни размеры самой страницы при этом не изменятся

Стили. Очень удобная и полезная функция Google Docs — ваша личная библиотека стилей. При помощи стилей можно заготовить шаблоны оформления текста, определив, каким шрифтом и кеглем будут написаны заголовок, подзаголовок, теги Н2 и Н3:

Удобно для форматирования любого документа, скопированного или загруженного из внешних источников

Удобно для форматирования любого документа, скопированного или загруженного из внешних источников

Внизу есть дополнительные настройки: стиль можно сохранить, использовать по умолчанию или убрать из памяти редактора:

Все делается одним кликом по выбранному пункту

Все делается одним кликом по выбранному пункту

Шрифт. В Google Docs установлены 28 шрифтов (шрифт по умолчанию — Calibri), и этого точно достаточно для работы с текстами:

Выбирайте их так же, как делали это в редакторе Word

Выбирайте их так же, как делали это в редакторе Word

Есть возможность увеличить количество шрифтов. Для этого кликните на символ «А+» в разделе «Шрифты»…

...и попадете в библиотеку Google Docs с большим вариантом бесплатных шрифтов

…и попадете в библиотеку Google Docs с большим вариантом бесплатных шрифтов

Из библиотеки выбранные варианты можно отправить в раздел «Мои шрифты» простым кликом мыши.

Размер шрифта. Размеры можно выставлять от 1 до 100+, если это вдруг окажется актуальным.

Дополнительная работа со шрифтом. Это несколько кнопок на панели инструментов, с помощью которых можно выбрать вариант написания — полужирный, курсив, шрифт с подчеркиванием:

Можно выбрать цвет текста и цвет фона текста через маркерное выделение

Можно выбрать цвет текста и цвет фона текста через маркерное выделение

Гиперссылка. Этот пункт меню позволяет сделать в документе гиперссылку. Копируете нужную ссылку, выделяете слова, которые намерены превратить в гиперссылку, кликаете на значок, вставляете ссылку — готово

«Комментарий». Позволяет оставлять комментарии не в тексте, а на полях — очень удобно, когда над документом последовательно или параллельно работают несколько человек:

После выделения текста появляется значок комментария

После выделения текста появляется значок комментария

Прокомментировать нужный фрагмент можно после нажатия на этот значок. Другим пользователям не придется гадать, к какому именно фрагменту текста относится комментарий, так как нужный фрагмент выделяется цветом при наведении курсора на комментарий.

Вставить изображение. Многофункциональная кнопка на панели инструментов — с ее помощью можно добавить в текст картинку с вашего устройства, из интернета (указав ссылку), из любой папки «Google Диска» или из раздела «Google Фото»:

Раздел «Google Фото» откроется справа, и вы сможете воспользоваться поиском

Раздел «Google Фото» откроется справа, и вы сможете воспользоваться поиском

Но это еще не все: в выпадающем меню можно выбрать камеру, сделать снимок и сразу же добавить его в Google Docs:

Здесь виден весь перечень возможностей, которые дает инструмент «Вставить изображение»

Здесь виден весь перечень возможностей, которые дает инструмент «Вставить изображение»

Выравнивание. Это мини-панель для форматирования текста. С его помощью текст можно выровнять по центру, по правому или левому полю:

Если есть необходимость можно выровнять все строки по ширине

Если есть необходимость можно выровнять все строки по ширине

Функция нужна при форматировании текстов, в которых одни фрагменты расположены слева, другие в центре, третьи выровнены по правому краю (так нередко оформляют цитаты). Особенно если документ нужно выровнять по ширине:

Вот так выравнивание текста по ширине выглядит на практике

Вот так выравнивание текста по ширине выглядит на практике

Межстрочный интервал. Инструмент задает расстояние между строками текста — как полный аналог функции в редакторе Word. Заданные параметры относятся только к конкретному документу, для которого они указаны.

Списки. Мини-панель для встраивания в тексты красивых списков — нумерованных или маркированных. Варианты маркера можно выбрать — кружки, квадраты, стрелки, звездочки:

Google Docs предлагает множество вариантов для оформления списков

Google Docs предлагает множество вариантов для оформления списков

Есть и вариант создания контрольного списка: с чекбоксами, в которых читатель может ставить галочки:

Контрольный список хорошо подходит для создания чеклистов

Контрольный список хорошо подходит для создания чеклистов

Количество пунктов в списке может быть любым. Нажав на Enter, вы создаете новый пункт — все очень просто.

Регулировка отступа — расстояния от края листа до
начала/окончания текста.
Инструмент уменьшает или увеличивает отступ справа или слева:

Отступ слева на этом скрине увеличен

Отступ слева на этом скрине увеличен

Очистить форматирование (перечеркнутая буква Т). Инструмент удаляет все выделения, изменения отступов, списки, замену шрифтов — текст возвращается в то состояние, в котором вы его написали или перенесли в Google Docs.

Способы ввода. По умолчанию установлен ввод с обычной клавиатуры, но можно вызвать экранную, если это понадобилось:

Экранную клавиатуру можно перетащить в любую часть экрана, зажав мышкой

Экранную клавиатуру можно перетащить в любую часть экрана, зажав мышкой

Дополнительно о работе с текстом

В Google Docs нет некоторых нужных для работы над текстом значков — например, длинного тире; кавычки по умолчанию стоят «лапки», а не привычные «елочки». Но чем хорош этот редактор — в нем все можно настроить под свои потребности.

Для этого:

  • Зайдите в раздел «Инструменты» → «Настройки».
  • Выберите подраздел «Замены» и задайте любые символы, которые вам нужны.

Например, можно задать замену «—» на «—» и замену кавычек:

Так вы получите привычный визуал программы Word

Так вы получите привычный визуал программы Word

Работаем с изображениями

Немного о том, как вставить в текст изображение, мы уже поговорили в разделе о панели инструментов Google Docs: их можно добавить с компьютера, с «Google Диска», сделать снимок с камеры или указать ссылку на изображение в интернете.

Но есть и дополнительные возможности для работы с изображениями — после их загрузки изображение можно изменить. В Google Docs меняются:

Размеры. Меняются простым увеличением-уменьшением с помощью курсора, который необходимо навести на любой угол изображения и зажать левую кнопку мыши.

При наведении курсора появляется меню, где можно задать параметры расположения картинки

При наведении курсора появляется меню, где можно задать параметры расположения картинки

Расположение картинки. Это могут быть:

  • Разбивка текста.
  • Обтекание картинки текстом.
  • Фоновое расположение — за текстом.
  • Картинка перекрывает текст.

Пример расположения картинки за текстом

Пример расположения картинки за текстом

В контекстном меню, которое появляется при клике на картинку, можно повернуть изображение, задать для него альтернативный текст (виден, если по каким-то причинам картинка не отображается) или обрезать кадр, оставив только нужную область:

Контекстное меню дает дополнительные возможности

Контекстное меню дает дополнительные возможности

Цветопередача. Для обработки загруженного изображения необходимо кликнуть на три точки в выпадающем меню и выбрать пункт «Коррекция»:

Здесь можно задать параметры прозрачности, яркости и контрастности, изменив цветопередачу

Здесь можно задать параметры прозрачности, яркости и контрастности, изменив цветопередачу

Для этого в разделе коррекции предусмотрены ползунки…

...меняя положение которых, пользователь настраивает цветопередачу.

…меняя положение которых, пользователь настраивает цветопередачу.

Можно создать рисунок и в самом Google Docs — для этого достаточно выбрать пункт меню «Вставка» → «Вставить рисунок» → «Новый»:

Так открывается внутренний редактор Google Docs

Так открывается внутренний редактор Google Docs

Во внутреннем редакторе можно выбирать фигуры, соединять их линиями, задавать цвета, размеры и расположение новой картинки:

Например, вот так

Например, вот так

После клика на кнопку «Сохранить и закрыть» редактор закроется, а картинка окажется вставленной в текст.

В редактор можно загрузить любую картинку с вашего компьютера и добавить к ней текст…

...в том числе в стиле WordArt: с тенью и эффектом объема

…в том числе в стиле WordArt: с тенью и эффектом объема

Например, можно самостоятельно, не переходя на другие ресурсы, создавать мемы:

Создаем мем из картинки через наложение текста WordArt

Создаем мем из картинки через наложение текста WordArt

Все изображения в Google Docs можно копировать или превращать в гиперссылки. А вот сохранять картинки из «Google Документов» на компьютер непросто. Для этого придется скачать документ, и сохранять картинки уже из него.

Работаем с
диаграммами

Помимо изображений, в текстовые документы можно добавлять диаграммы. Они помогают визуализировать цифровую информацию и облегчить ее восприятие.

Инструмент «Диаграмма» находится во вкладке «Вставить» — там же, где и рисунки:

 У вас есть возможность выбирать из четырех видов диаграмм

У вас есть возможность выбирать из четырех видов диаграмм

В каждой диаграмме можно задавать названия разделов /периодов времен, которые будут отображаться:

Все эти условные названия можно заменить; ниже расскажем, как это сделать

Все эти условные названия можно заменить; ниже расскажем, как это сделать

В документ диаграмма вставляется очень просто — достаточно кликнуть на выбранный тип:

Пример — все 4 базовые варианта диаграмм из Google Docs

Пример — все 4 базовые варианта диаграмм из Google Docs

Как и в случае с картинками, с помощью контекстного меню можно задать расположение диаграммы — за текстом, перед текстом, с разрывом текста или с обтеканием:

Также можно поменять цвета и повернуть диаграмму

Также можно поменять цвета и повернуть диаграмму

Чтобы разобраться, как редактировать диаграммы и вносить в них нужные вам данные, понадобится время. Дело в том, что для обработки диаграмм Google Docs использует бесплатное приложение «Таблицы». Поэтому когда вы создаете диаграмму, то она не просто появляется в открытом документе — дополнительно создается отдельный файл в виде «Google Таблицы».

Вносить в таблицу данные придется именно в нем

Вносить в таблицу данные придется именно в нем

Чтобы перейти к редактированию диаграммы, понадобится выделить ее в документе и кликнуть по пункту «Открыть исходный документ»:

Он находится в верхнем углу выделенной диаграммы

Он находится в верхнем углу выделенной диаграммы

После перехода к таблице в правом углу страницы откроется редактор «Google Таблиц»:

 В нем можно задать название, выбрать шрифт, размер, написание; заполнить строки и столбцы

В нем можно задать название, выбрать шрифт, размер, написание; заполнить строки и столбцы

Работаем
со
стилями

«Google Документы» облегчают командную работу: можно задать для всех авторов документов четкие требования к оформлению текстов, и они смогут настроить их с помощью инструмента «Стили»:

Можно настроить размеры шрифта основного текста, заголовка, подзаголовка, заголовков H2 и Н3

Можно настроить размеры шрифта основного текста, заголовка, подзаголовка, заголовков H2 и Н3

Можно единожды оформить весь текст по заданным параметрам и сохранить настройки в личной библиотеке стилей:

Стили также можно сбросить

Стили также можно сбросить

Так вы можете сохранить 1, 2, 3 варианта оформления текстов, если на разных проектах к форматированию предъявляют разные требования.

Кстати, вы можете задать не только стили, но и межстрочный интервал: он задается в разделе «Формат» → «Интервалы между абзацами и строками» → «Настройка интервалов»:

Мы в редакции чаще всего используем интервал 1,15

Мы в редакции чаще всего используем интервал 1,15

Пункт «Настройка интервалов» нужен вам лишь в том случае, если стандартных вариантов (1, 1,15, 1,5 интервала между строками, удалить/добавить интервал до/после абзаца) вам по каким-то причинам недостаточно. Кликнув по этому пункту, вы увидите небольшое окошко…

...в котором сможете настроить для себя индивидуальные варианты интервалов

…в котором сможете настроить для себя индивидуальные варианты интервалов

Все заданные экзотичные или выбранные стандартные параметры сохранятся и будут по умолчанию применены ко всем новым документам.

История
изменений
в
Гугл
Докс

Огромное преимущество Google Docs перед редактором Microsoft Word — первый сохраняет все версии текста. Вы сможете легко вернуть в текст абзац, который удалили 5 страниц назад, а на память воспроизвести уже не можете.

Для работы с историей изменений в основном меню «Файл» кликните на пункт «История версий»:

Затем выберите «Смотреть историю версий»

Затем выберите «Смотреть историю версий»

В открывшемся столбце в правой части окна будет видна история всех изменений, которые вносились с момента создания документа:

Можно выбрать любую версию, скопировать из нее нужный фрагмент и вернуться к текущей версии

Можно выбрать любую версию, скопировать из нее нужный фрагмент и вернуться к текущей версии

А можно вернуться к прежней версии текста, если вы считаете ее более удачной.

Сложно переоценить, насколько сохранение истории изменений облегчает жизнь пишущим, редактирующим и корректирующим текст специалистам.

Голосовой
ввод
текста
в
Google
Docs

Частая ситуация: автор долго работал за компьютером, устали и покраснели глаза, работать тяжело, а перенести сроки не дает дедлайн. Разработчики Google Docs подумали об этом и создали голосовой ввод текста:

Находится он в разделе «Инструменты»

Находится он в разделе «Инструменты»

После клика на этот раздел меню в левой части экрана появляется большой значок микрофона с подсказкой:

Кликните и говорите, подсказывает Google Docs

Кликните и говорите, подсказывает Google Docs

Искусственный интеллект неплохо понимает русскую речь, а еще ему можно надиктовывать знаки препинания — «точка», «запятая» — и абзацы. А можно и не надиктовывать: какие-то знаки он ставит сам, по своему усмотрению, остальное можно поправить при вычитке. Введенный голосом текст сохраняется автоматически точно так же, как при вводе текста вручную. Протестирую голосовой ввод — надиктую текст на тему кредитов…

 ...получилось без большого числа ошибок и каких-либо проблем

…получилось без большого числа ошибок и каких-либо проблем

Есть функция «Поставить на паузу» — чтобы приостановить запись, нужно кликнуть по значку микрофона:

Выйти из режима голосового ввода поможет крестик над значком

Выйти из режима голосового ввода поможет крестик над значком

Быстрые
клавиши
Гугл
Докс

В Google Docs предусмотрено больше 140 сочетаний «горячих» клавиш. Все они собраны в отдельном разделе
справочника
по
«Google
Документам»:

Есть отдельные сочетания клавиш для Windows, Apple, для работы через приложение с мобильных гаджетов

Есть отдельные сочетания клавиш для Windows, Apple, для работы через приложение с мобильных гаджетов

Чаще всего используется сочетание Ctrl+C — скопировать текст, и сочетанием Ctrl+V — вставить его. Есть и другие «горячие» клавиши, которые помогут упростить работу и сохранить время.

Вот 15 наиболее функциональных быстрых клавиш:

Клавиатурное
сочетание
Для
чего
нужно
Ctrl+X Вырезать выделенный фрагмент текста
Ctrl+A Выделить весь документ
Ctrl+F Внутренний поиск по документу
Ctrl+K Вставить или изменить ссылку
Alt+Enter Открыть ссылку
Ctrl+Z Отменить последнее действие
Ctrl+Y Повторить последнее действие
Ctrl+Alt+C Копировать форматирование выделенного фрагмента текста
Ctrl+Alt+V Вставить форматирование — отформатировать текст по скопированному образцу
Ctrl+Shift+8 Вставить маркированный список
Ctrl+Shift+7 Вставить нумерованный список
Ctrl+Shift+S Начать голосовой ввод текста
Ctrl+F Найти в тексте слово/фразу
Ctrl+H Найти и заменить
Ctrl+O Открыть другой документ на «Google Диске»

Совместная
работа
над
документом
в
Google
Docs

Ключевое преимущество Google Docs перед редактором Microsoft Word — возможность совместной работы над текстом без многочисленных пересылок файла от одного специалиста другому. Для этого предусмотрена отличная возможность — открытие доступа к документу.

По умолчанию доступ к документу есть только у того, кто его создал. Автор документа может открыть доступ конкретным людям или разрешить доступ всем, у кого есть ссылка. Ссылку можно пересылать по почте или через мессенджеры, размещать на сайте: все, кто ее увидит, смогут перейти к вашему файлу. Для этого им даже не обязательно быть зарегистрированными в Google или входить в «Google Диск».

Кнопка «Настройки доступа» находится в правом верхнем углу экрана над основной панелью инструментов:

Ярко-синяя кнопка хорошо заметна в Google Docs

Ярко-синяя кнопка хорошо заметна в Google Docs

По клику на кнопку откроется окно, в котором можно разрешить доступ по ссылке и выбрать роль для пользователей:

Чтобы указать роль, кликните на пункт «Разрешить доступ всем, у кого есть ссылка»

Чтобы указать роль, кликните на пункт «Разрешить доступ всем, у кого есть ссылка»

После этого откроется окошко, в котором можно выбрать роль из 3 предложенных вариантов:

Это читатель, комментатор и редактор

Это читатель, комментатор и редактор

Читатели только видят документ, комментаторы могут предлагать изменения, а редакторы — вносить правки.

Удалить документ в Google Docs в любом случае может только его создатель

Это самый простой и удобный способ организовать совместную работу с текстовым документом. Если вас беспокоят соображения конфиденциальности, в Google Docs есть возможность предоставить доступ конкретному человеку или группе людей, если у них есть почтовый ящик в зоне @gmail.com или аккаунт в Google.

В окне, вызванном кликом на кнопку «Настройки доступа», введите или вставьте почтовые адреса людей, которым хотите открыть доступ к документу. Здесь же выберите и вариант доступа — «Читатель», «Комментатор» или «Редактор»:

Вы можете добавить сообщение для адресатов

Вы можете добавить сообщение для адресатов

Не снимайте поставленную по умолчанию галочку в пункте «Уведомить пользователей», и все адресаты получат сообщение о том, что вы открыли им доступ к документу в редакторе Google Docs.

После нажатия на пиктограмму шестеренки в верхнем правом углу окна вы сможете задать дополнительные настройки прав доступа:

Клик на шестеренку открывает дополнительное меню

Клик на шестеренку открывает дополнительное меню

Так, можно дать возможность пользователям-редакторам менять разрешения и параметры доступа…

...а читателям и комментаторам разрешить скачивать, распечатывать и копировать документ

…а читателям и комментаторам разрешить скачивать, распечатывать и копировать документ

Но делайте это только в случае, если речь идет о команде, с которой вы работаете на одном проекте — простая техника безопасности.

Если вы хотите предоставить группе людей доступ к нескольким текстовым файлам сразу, вам необходимо сначала собрать их в одну папку на «Google Диске».

Кликните на папку правой кнопкой мыши — появится контекстное меню, в котором можно выбрать один из двух пунктов:

Это пункты «Открыть доступ» и «Получить ссылку»

Это пункты «Открыть доступ» и «Получить ссылку»

Оба пункта меню вызывают все то же окно, в котором можно либо просто задать права доступа и скопировать ссылку либо предварительно ввести почтовые адреса конкретных пользователей, а потом выбрать их роли и скопировать ссылку.

Когда общий доступ настроен, а ссылка отправлена, можно начинать работу над документом. Чаще всего для этого используют режим комментирования: мы коротко говорили о нем, разбирая панель инструментов.

Любой человек, имеющий доступ к документу с правами не ниже комментатора, может оставлять свои замечания и предложения по тексту в виде текстовых заметок на полях. Есть два способа оставить комментарий к выделенном фрагменту текста — покажем их еще раз.

Можно воспользоваться значком на панели инструментов или появляющимся у правого поля документа

Можно воспользоваться значком на панели инструментов или появляющимся у правого поля документа

Когда комментарий учтен, если вы удаляете текст, к которому он относится, комментарий тоже исчезнет — отправится в архив. Если текст остается, комментарий легко отправить в архив вручную:

Просто кликните на галочку в верхнем углу комментария

Просто кликните на галочку в верхнем углу комментария

А если кликнуть на три точки в теле комментария, то появится дополнительное меню для работы с ним:

Комментарий можно изменить, бесследно удалить, не помещая в архив, или получить на него ссылку

Комментарий можно изменить, бесследно удалить, не помещая в архив, или получить на него ссылку

Реже, но тоже довольно активно, при работе над документами используется функция «Предложить правки». При использовании этого функционала человек с правами доступа не ниже комментатора может вносить правки в текст, и они будут отображаться рядом с теми фрагментами, которые он предлагает доработать:

Принять или отклонить изменения может только владелец документа

Принять или отклонить изменения может только владелец документа

Чтобы перейти в режим правок, выделите любое слово или предложение…

...и выберите пункт «Советовать»

…и выберите пункт «Советовать»

После этого зеленый значок на полях документа пропадет, а режим правок активируется. Все предложенные правки будут подсвечиваться зеленым цветом, а информация о них будет отображаться на полях документа.

Для принятия правок нужно кликнуть на галочку, для отклонения — на крестик

Для принятия правок нужно кликнуть на галочку, для отклонения — на крестик

Фишки
работы
с
Google
Docs

При создании нового документа в Google Docs он автоматически сохраняется в корневом каталоге «Google Диска». Вы можете перенести его в любую папку простым перетаскиванием — это легко и удобно:

Зажмите файл мышкой и переместите его в нужную папку

Зажмите файл мышкой и переместите его в нужную папку

Еще один вариант перемещения — через контекстное меню, которое вызывается кликом правой кнопки мыши:

В этом случае выберите пункт «Переместить», а затем в выпадающем списке укажите папку

В этом случае выберите пункт «Переместить», а затем в выпадающем списке укажите папку

Если
вы
хотите
поработать
в
Google
Docs
с
файлом
Word,
это тоже можно сделать, загрузив файл с компьютера в Google Docs.

Чтобы вернуться из Google Docs в главное меню «Google Диска», нажмите на пиктограмму главной страницы Гугл Докс:

Вы в главном меню «Google Диска»

Вы в главном меню «Google Диска»

Кликните на пункт меню «Создать», а затем выберите «Загрузить файлы»:

После клика на этот пункт откроется проводник вашего компьютера

После клика на этот пункт откроется проводник вашего компьютера

Выберите файлы, нажмите «Загрузить», и они появятся в корневом каталоге. Если файлы нужно загрузить в конкретную папку — войдите в нее, а затем кликните по пунктам «Создать» → «Загрузить файлы» .

Второй вариант загрузки вордовского файла с компьютера еще проще. В меню «Файл» выберите пункты «Открыть» → «Загрузки» → «Выбрать файл на устройстве», и вы попадете в свой проводник:

Перетаскиваем файл в окошко или выбираем его на своем устройстве

Перетаскиваем файл в окошко или выбираем его на своем устройстве

Кликните на загруженный файл: вы увидите его в правом нижнем углу экрана…

...и он откроется в редакторе Google Docs

…и он откроется в редакторе Google Docs

Когда
вы
хотите
показать
человеку
конкретный
фрагмент
текста,
в Google Docs есть возможность сделать закладку. Перейдите в нужное место текста:

Например, сделаем закладку в тексте — рецепте мясной солянки

Например, сделаем закладку в тексте — рецепте мясной солянки

Для этого понадобится меню «Вставка», где необходимо опуститься вниз и выбрать пункт «Закладка»:

Кликните по этому пункту — закладка готова

Кликните по этому пункту — закладка готова

Теперь можно скопировать ссылку на эту закладку и отправить ее всем, кто должен увидеть, проверить, оценить или прокомментировать выбранный фрагмент текста:

Ссылку на закладку можно скопировать и отослать по почте или в мессенджере

Ссылку на закладку можно скопировать и отослать по почте или в мессенджере

Для просмотра закладки у получателя ссылки должен быть доступ к документу.

В Google Docs есть прекрасная возможность работать с документами в отсутствии интернета. Чтобы активировать функцию автономной работы, перейдите на «Google Диск», зайдите в главное меню (три горизонтальные полоски в левом верхнем углу экрана) и выберите пункт «Настройки».

В настройках переведите ползунок возле пункта «Офлайн-режим» в положение «Включено»

В настройках переведите ползунок возле пункта «Офлайн-режим» в положение «Включено»

Система предложит вам сначала установить расширение «Google Документы офлайн» — оно разработано для браузера Chrome. После установки у вас появится возможность редактировать документы и продолжать писать, даже если интернет временно отсутствует. Вся введенная в офлайн-режиме информация сохранится в редакторе Google Docs сразу же, как только связь с миром восстановится.

SEO-копирайтинг для вашего бизнеса

Подытожим

Редактор Google Docs — современный инструмент для всех, кто регулярно работает с текстами. Во многих отношениях он удобнее редактора Microsoft Word, дает больше возможностей, отличается гибкими настройками.

В
редакторе
Google
Docs
можно:

  • Создавать, сохранять, редактировать текстовые документы.
  • Работать с изображениями, вставлять фото, рисунки, диаграммы, делать мемы.
  • Вводить текст голосом для снижения нагрузки на глаза.
  • Организовать совместную работу над документами с редактором, корректором, экспертом.
  • Загружать вордовские файлы для совместной работы с ними без пересылки.

Редактор «Google Документов» полностью русифицирован, работать с ним можно совершенно бесплатно и даже в случае, когда интернет временно отсутствует. Когда с интернетом все хорошо, Google Docs дает возможность работать с документами из любой точки мира, а не только с домашнего компьютера.

Все это — весомые основания забыть про древний Word с наличием платного функционала и привязкой к конкретному гаджету и работать в Google Docs на постоянной основе.

#Руководства


  • 0

Рассказываем о функциях «Google Документов» — основных и неочевидных. Показываем, как ими пользоваться.

Иллюстрация: Оля Ежак для Skillbox Media

Ксеня Шестак

Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры — пять лет в банке и три — в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.

«Google Документы» (Google Docs, «Гугл-документы») — текстовый редактор, разработанный компанией Google. В нём можно работать в онлайн-режиме с любого устройства: создавать документы, редактировать их, пересылать другим пользователям и просматривать их правки.

«Google Документы» — аналог Microsoft Word. Похожи и интерфейсы этих программ, и принципы их работы. Однако «Google Документы» удобнее для командной работы, чем Word. Например, в «Google Документах» можно вносить изменения в один рабочий файл одновременно со всеми коллегами из отдела. А чтобы показать документ, его не нужно скачивать и пересылать по почте — можно открыть доступ и отправить ссылку на файл в мессенджере.

А ещё «Google Документы» бесплатны, в отличие от Word.

Рассказываем и показываем, как работают популярные функции сервиса. Материал пригодится и тем, кто только знакомится с «Google Документами», и уверенным пользователям. Статья будет полезна маркетологам, менеджерам, аналитикам и другим специалистам, которые составляют документы и обмениваются ими.

  • Как начать работу с Google Docs
  • Как открыть документ MS Word в Google Docs
  • Как работать с текстом
  • Как делать списки
  • Как работать с таблицами
  • Как работать с изображениями
  • Как написать формулу
  • Как настраивать стили
  • Как сделать оглавление документа
  • Как посмотреть историю изменений
  • Как настроить совместный доступ
  • Как оставлять комментарии к тексту
  • Как скачать файл из Google Docs
  • Как использовать быстрые клавиши в Google Docs
  • Как узнать больше о работе в сервисах Google

Начать работу в «Google Документах» можно двумя способами:

  • через главную страницу «Google Документов»;
  • через «Google Диск».

Для того чтобы работать в любом сервисе Google, нужен Google-аккаунт. При переходе по ссылкам выше система предложит войти в аккаунт с существующим логином и паролем либо создать новые.

Перед работой с сервисами Google нужно войти в аккаунт или создать новый
Скриншот: Google / Skillbox Media

Чтобы создать новый документ с главной страницы сервиса, нужно нажать на окно «Пустой файл» в верхнем левом углу или выбрать любой шаблон документа — например, «Резюме», «Письмо», «Брошюра». В первом случае новый документ будет пустым, во втором — частично оформленным.

Создаём новый документ с главной страницы «Google Документов»
Скриншот: «Google Документы» / Skillbox Media

Чтобы создать документ через «Google Диск», нужно кликнуть кнопку «Создать» в левом верхнем углу и выбрать «Google Документы» — пустой файл или шаблон.

Создаём новый документ через «Google Диск»
Скриншот: «Google Диск» / Skillbox Media

Создаём новый документ через «Google Диск»
Скриншот: «Google Диск» / Skillbox Media

После того как новый документ создан, его нужно назвать — так будет проще искать его в дальнейшем. Для этого нужно выделить «Новый документ» в левом верхнем углу и вписать своё название.

Переименовываем новый документ
Скриншот: «Google Документы» / Skillbox Media

Переименовываем новый документ
Скриншот: «Google Документы» / Skillbox Media

Отдельно сохранять данные в «Google Документах» не нужно. Сервис автоматически сохраняет в облаке каждое изменение. Можно просто закрыть файл — все данные останутся в нём. Чтобы изменить их в дальнейшем, нужно снова зайти на свой Google-диск или на главную страницу «Google Документов» и выбрать нужный документ.

Все созданные документы можно открыть или удалить тоже двумя способми — на главной странице «Google Документов» или через «Google Диск».

Здесь хранятся все созданные документы
Скриншот: «Google Документы» / Skillbox Media

Здесь хранятся все созданные документы
Скриншот: «Google Документы» / Skillbox Media

В «Google Диске» можно создавать папки и перемещать документы между ними. Это удобно, когда файлов становится много и нужно их структурировать, чтобы не запутаться.

Чтобы удалить документ, нужно нажать на три точки рядом с его названием и выбрать «Отправить в корзину» или «Удалить».

Удаляем документ
Скриншот: «Google Документы» / Skillbox Media

Удаляем документ
Скриншот: «Google Документы» / Skillbox Media

В «Google Документах» можно работать с документами, которые созданы в Microsoft Word: открывать их, редактировать, сохранять и так далее.

Для этого нужно зайти в меню «Файл» и выбрать действие «Открыть». В появившемся окне выбрать пункт «Загрузка» и либо перетащить файл из папки компьютера, либо нажать на кнопку «Обзор» и указать путь к документу.

Документ откроется в новой вкладке браузера и автоматически сохранится на «Google Диске» и на главной странице «Google Документов».

Открываем файл MS Word в «Google Документах»
Скриншот: «Google Документы» / Skillbox Media

Открываем файл MS Word в «Google Документах»
Скриншот: «Google Документы» / Skillbox Media

Панель инструментов для работы с текстом в «Google Документах» похожа на аналогичную панель в MS Word.

Панель инструментов в «Google Документах»
Скриншот: «Google Документы» / Skillbox Media

С помощью кнопок на панели можно:

  • отменить или повторить действие;
  • распечатать документ;
  • проверить грамматику и орфографию;
  • копировать форматирование — оформить выбранные участки текста одинаково;
  • изменить масштаб окна;
  • изменить стиль текста — например, визуально выделить название текста или заголовки разных уровней;
  • выбрать шрифт и его размер;
  • изменить начертание текста — полужирный, курсив или подчёркнутый;
  • изменить цвет текста и цвет фона;
  • вставить ссылку — например, на участок текста этого документа, на другой Google-документ или на любую интернет-страницу;
  • добавить комментарий;
  • вставить изображение;
  • поменять выравнивание текста — по левому краю, по центру, по правому краю или по ширине страницы;
  • изменить интервалы между абзацами и строками;
  • добавить список — маркированный, нумерованный или контрольный;
  • уменьшить или увеличить расстояние от края листа до текста;
  • очистить форматирование — удалить все визуальные настройки текста;
  • выбрать способ ввода — например, если нет доступа к физической клавиатуре, можно выбрать экранную и вводить символы с неё;
  • выбрать режим работы с документом — просматривать, советовать или редактировать. Подробнее о режимах говорим в разделе о настройке совместного доступа к файлу.

Когда на экране не хватает места для всех кнопок панели инструментов, часть из них скрыта за кнопкой «Развернуть» — визуально она выглядит как три точки.

Дополнительные функции на панели инструментов иногда скрыты за кнопкой «Развернуть»
Скриншот: «Google Документы» / Skillbox Media

В «Google Документах» можно создавать контрольные, маркированные или нумерованные списки. На рисунке ниже показали, как они выглядят.

Так выглядят разные виды списков в «Google Документах»
Скриншот: «Google Документы» / Skillbox Media

Контрольные списки напоминают списки задач. Если кликнуть в квадрат рядом с пунктом списка, в нём появится галочка, а сам пункт зачеркнётся.

Вид маркированных и нумерованных списков можно менять — для этого нужно кликнуть на стрелку вниз правее от кнопки списка. Например, можно выбрать арабские или римские цифры, точки, звёздочки или галочки.

Варианты маркированных и нумерованных списков
Скриншот: «Google Документы» / Skillbox Media

Варианты маркированных и нумерованных списков
Скриншот: «Google Документы» / Skillbox Media

Новые пункты в списке делают так же, как новые абзацы, — в конце строки последнего пункта нажимают клавишу Enter. Если после списка нужно написать текст, не создавая новый пункт, клавишу Enter нажимают два раза.

Уровни списка можно менять. Для этого нужно выбрать пункт, который вы хотите сдвинуть, и нажать на кнопку «Увеличить отступ» или «Уменьшить отступ» на панели инструментов.

Меняем уровни списков
Скриншот: «Google Документы» / Skillbox Media

В нумерованных списках можно сбросить счётчик на любом пункте и начать нумерацию заново. Для этого нужно нажать правой кнопкой мыши на цифру списка и выбрать «Начать нумерацию заново». Здесь же можно изменить вид списка.

Сбрасываем счётчик нумерованного списка
Скриншот: «Google Документы» / Skillbox Media

Чтобы вставить таблицу в документ, нужно нажать на выпадающее меню «Вставка» и выбрать «Таблица». Появится сетка, где можно задать количество столбцов и строк таблицы. Изначально она ограничена 20 столбцами и 20 строками, но после вставки таблицы в документ можно добавить дополнительные.

Вставляем таблицу в «Google Документах»
Скриншот: «Google Документы» / Skillbox Media

Вставляем таблицу в «Google Документах»
Скриншот: «Google Документы» / Skillbox Media

Для того чтобы добавить дополнительные строки и столбцы, нужно кликнуть правой кнопкой мыши по таблице и в появившемся меню выбрать нужное действие. Например, можно добавить строку выше и ниже выбранной ячейки или столбец справа и слева от выбранной ячейки.

Через это же меню можно удалить выбранную строку, столбец или таблицу.

Вставляем в таблицу дополнительные строки или столбцы
Скриншот: «Google Документы» / Skillbox Media

Несколько ячеек можно объединить в одну. Для этого нужно выбрать нужные ячейки, кликнуть правой кнопкой мыши и в появившемся меню выбрать «Объединить ячейки».

Объединяем ячейки таблицы
Скриншот: «Google Документы» / Skillbox Media

Объединяем ячейки таблицы
Скриншот: «Google Документы» / Skillbox Media

Когда курсор стоит в таблице, на панели инструментов появляются новые кнопки для настройки таблицы — чаще всего они скрыты кнопкой «Развернуть». Например, здесь можно выбрать цвет фона ячеек таблицы, ширину, стиль и цвет границ таблицы.

Если в этом же меню кликнуть «Настройка таблицы», справа на экране появится панель для дополнительных настроек.

Настройки таблицы в Google Docs
Скриншот: «Google Документы» / Skillbox Media

Настройки таблицы в Google Docs
Скриншот: «Google Документы» / Skillbox Media

Ещё с помощью «Вставка» → «Таблица» можно выбрать готовые шаблоны таблиц. Например, «План выпуска проекта» или «Отслеживание запуска контента». Такие таблицы будут предоформлены под выбранные задачи. Дальше их можно редактировать.

Вставляем шаблоны таблиц в «Google Документах»
Скриншот: «Google Документы» / Skillbox Media

Вставляем шаблоны таблиц в «Google Документах»
Скриншот: «Google Документы» / Skillbox Media

Чтобы вставить изображение, нужно нажать «Вставка» → «Изображение». Дальше нужно выбрать, откуда вставлять изображение. Например, можно загрузить его с компьютера, добавить с «Google Диска», найти в интернете или вставить его URL.

Вставляем изображение с компьютера
Скриншот: «Google Документы» / Skillbox Media

Вставляем изображение с компьютера
Скриншот: «Google Документы» / Skillbox Media

Вставляем изображение с компьютера
Скриншот: «Google Документы» / Skillbox Media

Ещё можно скопировать картинку там, где она у вас хранится, и вставить её в документ с помощью быстрых клавиш.

После загрузки изображения можно изменять его размеры, обрезать, вращать и так далее. Всё это делается с помощью левой кнопки мыши.

Настраиваем размер и расположение изображения
Скриншот: «Google Документы» / Skillbox Media

Настраиваем размер и расположение изображения
Скриншот: «Google Документы» / Skillbox Media

Настраиваем размер и расположение изображения
Скриншот: «Google Документы» / Skillbox Media

Если нажать на загруженное изображение, на панели инструментов появятся дополнительные кнопки для его настроек. С помощью них можно, например, изменить цвет, толщину и стиль границ изображения. А если нажать на кнопку «Параметры изображения», справа на экране появится дополнительная панель для настройки параметров изображений. В ней можно, например, настроить обтекание картинки текстом или сделать цветокоррекцию.

Здесь можно изменить настройки изображения
Скриншот: «Google Документы» / Skillbox Media

Здесь можно изменить настройки изображения
Скриншот: «Google Документы» / Skillbox Media

В «Google Документах» можно вставить символы, которые используют для написания формул. Но полученные формулы не будут проводить расчёты самостоятельно — как это происходит, например, в Excel или «Google Таблицах».

Для того чтобы написать формулу, нужно нажать «Вставка» → «Формула».

Вставляем формулу в «Google Документах»
Скриншот: «Google Документы» / Skillbox Media

В месте, где стоял курсор, возникнет небольшая рамка — формулу нужно вводить в неё. Символы формулы можно вводить с клавиатуры или вставлять из дополнительной панели, которая появится справа под панелью инструментов.

В этой панели можно выбрать буквы греческого алфавита, математические символы и операции, знаки отношений, стрелки.

Набираем формулу
Скриншот: «Google Документы» / Skillbox Media

Набираем формулу
Скриншот: «Google Документы» / Skillbox Media

Стили — элементы оформления текста, настроенные заранее. Например, размер символов, их шрифт, начертание и цвет.

В «Google Документах» есть стили текста по умолчанию — отдельно для названия, обычного текста и заголовков разного уровня.

Стили текста в «Google Документах»
Скриншот: «Google Документы» / Skillbox Media

Для того чтобы изменить стиль введённого текста, нужно выделить этот текст, на панели инструментов нажать кнопку «Стили» и выбрать нужный стиль.

Здесь можно выбрать стиль текста
Скриншот: «Google Документы» / Skillbox Media

При необходимости можно сохранить свой стиль текста. Например, сделать так, чтобы заголовок первого уровня (Заголовок 1) во всех новых документах всегда был набран шрифтом Georgia, кегль 23 пункта.

Для этого нужно ввести любой текст, настроить его вручную по этим требованиям — выбрать нужный шрифт и размер — и выделить полученный текст.

Задаём новые параметры стиля для заголовка первого уровня
Скриншот: «Google Документы» / Skillbox Media

Затем в панели инструментов нужно кликнуть на кнопку «Стили» и навести курсор на нужный уровень заголовка — в нашем случае «Заголовок 1». Появится дополнительное меню — в нём нужно выбрать параметр «Обновить заголовок 1 в соответствии с выделенным фрагментом».

Изменяем стиль «Заголовка 1» по умолчанию
Скриншот: «Google Документы» / Skillbox Media

Готово — теперь все заголовки первого уровня в этом документе будут создаваться с заданными параметрами.

Если нужно, чтобы такие настройки текста применялись и к другим документам, которые вы будете создавать в этом Google-аккаунте, сделайте вот что. Снова нажмите на кнопку «Стили» на панели инструментов, выберите раздел «Настройки» и в появившемся окне нажмите «Сохранить как стили по умолчанию».

Сохраняем стили документа как стили по умолчанию для других новых документов
Скриншот: «Google Документы» / Skillbox Media

Оглавление — список всех заголовков документа в виде гиперссылок. Обычно его вставляют в начале документа. Чтобы попасть в нужный раздел, читатель кликает по соответствующей гиперссылке.

Чтобы добавить оглавление, нужно нажать «Вставка» → «Оглавление» и выбрать нужный вид списка.

Добавляем оглавление в «Google Документах»
Скриншот: «Google Документы» / Skillbox Media

Так выглядят доступные в «Google Документах» виды оглавлений.

Виды оглавлений в «Google Документах»
Скриншот: «Google Документы» / Skillbox Media

«Google Документы» автоматически сохраняют все действия, которые выполняют пользователи. В любой момент можно открыть перечень предыдущих версий документа и посмотреть, какие пользователи с ним работали и какие изменения они вносили.

Чтобы посмотреть историю изменений, нужно нажать на значок часов в верхней панели справа.

Нажимаем сюда, чтобы открыть историю изменений
Скриншот: «Google Документы» / Skillbox Media

Появится новое окно. В основной области экрана будет документ, где цветом выделены участки текста, в которые пользователи вносили изменения. Каждому пользователю соответствует свой цвет.

Окно с историей изменений
Скриншот: «Google Документы» / Skillbox Media

В области «История версий» показано время изменений и имена пользователей, которые их внесли. Чтобы вернуть старую версию документа, нужно выбрать её на панели справа и в верхней панели слева нажать кнопку «Восстановить эту версию».

Восстанавливаем предыдущую версию файла
Скриншот: «Google Документы» / Skillbox Media

По умолчанию в файле «Google Документов» может работать только его владелец — тот, кто этот файл создал. Чтобы другие пользователи тоже могли его читать, комментировать или вносить изменения, нужно открыть доступ.

Для этого нужно нажать на кнопку «Настройки доступа» в правой части верхнего меню.

Нажимаем сюда, чтобы открыть доступ к файлу другим пользователям
Скриншот: «Google Документы» / Skillbox Media

В появившемся окне можно добавить людей, набрав их email-адреса, или выбрать группы пользователей — например, открыть доступ всем, у кого есть ссылка на файл.

Здесь же нужно выбрать уровень доступа:

  • Уровень «Читатель» позволит только просматривать документ.
  • Уровень «Комментатор» позволит просматривать документ и добавлять комментарии.
  • Уровень «Редактор» даст полный доступ к документу: выбранные пользователи смогут просматривать, комментировать и редактировать его.

Настраиваем совместный доступ к документу
Скриншот: «Google Документы» / Skillbox Media

К тексту в «Google Документах» можно оставлять комментарии. Это удобно при работе в команде — допустим, в комментарии можно поставить задачу коллеге. Комментарии можно оставлять и для себя — например, чтобы вернуться к выбранной части документа позже.

Для того чтобы оставить комментарий, нужно выделить фрагмент текста и кликнуть на кнопку «Комментарий» на панели инструментов. То же самое можно сделать с помощью команды «Вставка» → «Комментарий» или кликнув по выделенному участку текста правой кнопкой мыши.

Добавляем комментарий к тексту
Скриншот: «Google Документы» / Skillbox Media

Добавляем комментарий к тексту
Скриншот: «Google Документы» / Skillbox Media

Добавляем комментарий к тексту
Скриншот: «Google Документы» / Skillbox Media

Все комментарии отображаются в правой части экрана. Пользователи, у которых есть доступ к документу, смогут отвечать на них или закрывать.

Так выглядит комментарий
Скриншот: «Google Документы» / Skillbox Media

Документ, созданный в «Google Документах», можно скачать и просматривать или редактировать в других программах. Например, в Adobe Acrobat Reader, Microsoft Word и других.

Чтобы скачать созданный файл, нужно нажать «Файл» → «Скачать» и в появившемся меню выбрать нужный формат.

Документы можно скачать в форматах DOCX, ODT, RTF, PDF, TXT, HTML или EPUB. Скачанные файлы сохраняются в папку загрузок на устройстве.

Скачиваем файл в «Google Документах»
Скриншот: «Google Документы» / Skillbox Media

Быстрые клавиши — комбинации клавиш, при нажатии которых в программе выполняются какие-либо действия. За каждое действие отвечает своя комбинация клавиш. Их использование ускоряет работу с документом.

Вот несколько комбинаций клавиш для системы Windows, которые ускорят работу в «Google Документах». Чтобы эти комбинации работали на macOS, нужно Ctrl заменить на ⌘, а Alt — на Option:

  • Ctrl + C — копировать выделенные данные;
  • Ctrl + X — вырезать выделенные данные;
  • Ctrl + V — вставить выделенные данные;
  • Ctrl + Enter — вставить разрыв страницы;
  • Ctrl + Z — отменить последнее действие;
  • Ctrl + Y — повторить последнее действие;
  • Ctrl + K — вставить или изменить ссылку;
  • Alt + Enter — открыть ссылку;
  • Ctrl + P — распечатать документ;
  • Ctrl + F — вызвать поиск по документу;
  • Ctrl + Alt + Shift + Z — перейти в режим редактирования;
  • Ctrl + Alt + Shift + X — перейти в режим советов;
  • Ctrl + Alt + Shift + C — перейти в режим просмотра;
  • Ctrl + Alt + M — оставить комментарий;
  • Ctrl + Alt + F — вставить сноску.

Полный перечень горячих клавиш для своей операционной системы можно посмотреть в справке Google Docs: меню «Справка» → «Быстрые клавиши». То же самое можно сделать с помощью горячих клавиш Ctrl + /.

В справке можно посмотреть полный перечень горячих клавиш
Скриншот: «Google Документы» / Skillbox Media

В справке можно посмотреть полный перечень горячих клавиш
Скриншот: «Google Документы» / Skillbox Media
  • В Skillbox Media есть материалы о двух других популярных онлайн-инструментах Google: «Google Таблицах» и «Google Презентациях». Это подробные инструкции со скриншотами — с помощью них работать в этих сервисах смогут даже новички.
  • В Skillbox есть курс «MS Office и инструменты Google». На нём учат эффективно работать с текстовыми документами, автоматизировать задачи с помощью таблиц и создавать запоминающиеся презентации.
  • Если вы хотите глубже погрузиться в работу с электронными таблицами, присмотритесь к курсу Skillbox «Excel + Google Таблицы с нуля до PRO». Он подойдёт как новичкам, так и уверенным пользователям, которые хотят улучшить свои навыки.
  • Освоить самые популярные сервисы для создания презентаций поможет курс Skillbox «PowerPoint + Google Презентации». Спикеры курса рассказывают о функциональности платформ, помогают разобраться в их интерфейсе и делятся лайфхаками.

Идите в бухгалтерию!
Вы с нуля научитесь вести бухучёт по российским стандартам и работать в 1С, готовить налоговую отчётность и рассчитывать зарплату. Трудоустройство гарантировано договором.

Узнать больше

author__photo

Как работать с Google Docs: инструкция

Содержание

Google Docs или Гугл документы — онлайн-инструмент работы с текстовыми документами, таблицами и презентациями.

В общем и целом, он повторяет функционал MS Office, в чём-то ему уступая, но в отдельных моментах предлагая больше возможностей.

Calltouch

Привлекайте, конвертируйте
и анализируйте ваших клиентов

Платформа омниканального маркетинга

Подробнее

Как устроен Google Docs

Основные продукты — это:

  • Документы;
  • Таблицы;
  • Презентации;
  • Формы.

Также имеются инструменты для создания простых схем и рисунков, панель разработки дашбордов Google Data Studio, и некоторые другие менее популярные инструменты.

Плюсы и минусы Google Docs

К основным плюсам онлайн-офиса относят:

  • бесплатный доступ к функционалу;
  • хранение информации в облаке;
  • возможность простого обмена файлами через отправления ссылок;
  • организация коллективной работы пользователей;
  • возможность редактировать историю изменений;
  • универсальность — ОС не имеет значения.

Среди недостатков можно выделить:

  • зависимость от скорости соединения;
  • невозможность работы без интернета с документами, к которым не был активирован оффлайн-доступ;
  • потеря аккаунта может лишить пользователя всей информации, что имелась на диске.   

Google Docs или Word

Обычно пользователи переходят к новому формату из привычного Word. Главные особенности Google Docs заключаются в:

  • возможности работать онлайн через браузер без установки;
  • редактировании файлов одновременно несколькими пользователями;
  • поддержке некоторых crm-программ.

В результате, несмотря на несколько отличающийся интерфейс, Google Docs становится для пользователей гораздо удобнее и функциональнее, чем стандартный Word.

Создание документа в Google Docs

Создание документа в Google Docs

У каждого инструмента в сервисе есть собственная страница и представление, а также доступ через Google Drive.

Чтобы создать тот или иной документ, перейдите на главную страницу Google диска и в специальном меню выберите тип документа:

Также вы можете перейти на страницу инструмента — например, Google Документов, и получить больше опций для создания документов и работы с имеющимися.

Наконец, документы можно создавать прямо с десктопа. При установке Google диска на компьютер, вы параллельно устанавливаете доступы к инструментам работы с Google документами.

Ярлыки, ведущие на веб-страницы инструментов в браузере, можно расположить в удобном месте — на рабочем столе или в панели управления, чтобы одним кликом открывать окно браузера с главной страницей инструмента.

Вместе с тем, Google предлагает удобные приложения для телефонов. Скачав каждый инструмент по отдельности, можно работать с документами в любом месте, имея под рукой один смартфон.

Все вычислительные операции выполняются на сервере Google, поэтому от устройства не потребуется высокой мощности. То же относится и к десктопам — не обязательно покупать компьютер, укомплектованный 32 Гб оперативной памяти, чтобы проводить операции с миллионами строк в Excel, когда есть Google таблицы, хотя и там есть ограничения.

Как работать с Google Docs

Google Документы

Google Документы

Аналог MS Word и других редакторов, если учитывать MacOS и Unix-системы — Google документы — предназначен для создания и редактирования текстовых документов.

Это могут быть простые заметки или официальные документы.

Загрузив в Google диск документ в формате .doc или .docx, вы можете просмотреть его в браузере, а также конвертировать в онлайн-формат и продолжить редактирование через Google Docs.

Инструментарий текстового редактора дополняется плагинами: интеграции с CRM, инструменты совместной работы, конвертеры и многое другое.

Google Документы, плагины

В то же время, вёрстка Google документа и стандартного .doc часто конфликтует, в связи с чем могут возникать неприятные ситуации — приходится редактировать шрифты и поля. Заранее позаботьтесь о том, чтобы документооборот между вами и вашими коллегами осуществлялся только в одном формате.

Google Таблицы

Google Таблицы

Таблицам присущи те же преимущества и проблемы, что и Документам: с одной стороны, мощные плагины, с другой — проблемы конвертации, хотя и преимущественно визуальные.

Таблицы обладают многими полезными функциями, недоступными в MS Excel. Также их можно привязать в качестве источника данных — в частности, для инструментов бизнес-аналитики Google Data Studio, Tableau, Power BI.

Google Презентации

Google Презентации

Простой и удобный аналог MS Powerpoint, в котором можно создавать слайды с нуля, редактировать презентации, создавать схемы и рисунки.

Google Формы

Инструмент, используемый для опросов, сбора контактных данных.

Может использоваться, как:

  • Бриф для заказчика;
  • Резюме соискателя;
  • Социологический опросник;
  • Форма сбора данных пользователя или участника мероприятия.

Результаты собираются на странице отчёта, могут быть отправлены пользователю и представлены визуально для презентаций.

Работа с текстом в Google Docs

Благодаря схожему функционалу с Word разобраться в особенностях совсем нетрудно.

Панель инструментов

В панели располагаются инструменты для редактирования текста и управления:

  • печать;
  • шаг назад;
  • шаг вперед;
  • копировать форматирование — сохраняет параметры формата;
  • проверка орфографии;
  • увеличение масштаба страницы;
  • редактирование стилей;
  • размеры и список шрифтов;
  • гиперссылка;
  • опции изменения стиля текста и его цвета;
  • комментирование;
  • выравнивание;
  • настройка межстрочного интервала;
  • создание списков;
  • настройка отступов;
  • очистка форматирования;
  • демонстрация экранных клавиатур.

панель инструментов гугл док

Работа с изображениями

Чтобы добавить изображения, картинку копируют или просто перетаскивают прямо с сайта. Также это можно сделать через раздел «Вставка» — «Изображение».  

Картинку можно уменьшить или увеличить, повернуть, задать формат обтекания текстом. Объект связывается с гиперссылкой. Клик на «Настройки изображения» разворачивает меню с параметрами прозрачности, яркости, цветопередачи или обрезки картинки.

Работа со списками

Создать нужный список можно маркированным или нумерованным. Их можно переключать между собой, что значительно облегчает редактирование. 

Новые строки проставляются нажатием Enter. Чтобы продолжить текст с новой строки без создания дополнительного пункта, нужно нажать сочетание клавиш Ctrl+Enter. 

список в гугл док

нумерация в гугл доке

Имеется несколько шаблонов нумеровки и маркировки, из которых можно выбрать то, что подойдет больше. 

Работа с таблицами

Таблицы находятся в меню «Вставка». В окне размерной сетки можно задать нужное число строк и столбцов. Максимальный размер составляет 20х20 ячеек. Такое ограничение действительно только на момент создания таблицы. Позже можно свободно добавлять и убирать элементы таблицы при необходимости.

таблицы в гугл док

Заполнять таблицы можно как текстом, так и изображениями. Для этого нужно кликнуть по таблице правой кнопкой мыши и в появившемся окошке выбрать «Вставить».

Работа с диаграммами

Они доступны в меню «Вставка». Виды диаграмм в Google Docs:

  • комбинированная диаграмма;
  • с областями;
  • столбчатая;
  • линейчатая;
  • круговая;
  • точечная;
  • гистограмма.

Также можно воспользоваться имеющимися таблицами и импортировать диаграмму оттуда. Диаграммы редактируются с применением внешнего приложения «Таблицы». Там для диаграммы формируется специальный Excel-файл.

диаграммы гугл док

Работа с рисунками

Рисунки — это инструмент для формирования наглядных схем, карт, добавления надписей и других элементов к изображениям. Работа с рисунками происходит в небольшом редакторе, встроенном в Гугл Документы. Для создания нового объекта необходимо перейти в раздел «Вставка» и выбрать «Рисунок».

рисунок гугл док

Этот редактор дает возможность самостоятельно проектировать фигуры, писать текст, вставлять изображения и прочее. Все созданные элементы можно редактировать, добавлять текстовые поля, создавать заливку, устанавливать шрифты для текста.

Работа с формулами

Формулы расположены на панели «Вставка». После этого необходимо кликнуть на кнопку «Новая формула». В разделе меню представлены разные варианты формул: математические символы, знаки отношений, математические операции, стрелки, а также буквы греческого алфавита. Можно создать дробное выражение.

формулы гугл док

С помощью этого раздела можно вставить специальные символы в текст. Формулы помогают вычислять различные математические значения, например, квадратный корень.

Как подключить новые шрифты в Google Docs

Свои шрифты здесь установить не получится, такой функции сервис не предусматривает. Однако пользователь может бесплатно подключить те шрифты, которые находятся в библиотеке Гугл. Чтобы добавить новый шрифт, необходимо выполнить:

  1. Нажать на шрифты в панели инструментов.
  2. Выбрать вариант «Другие шрифты».
  3. Указать, какие шрифты нужно добавить на панель быстрого доступа.

На выбор представлены разные типы шрифтов: моноширинные, рукописные, с засечками, экранные и другие.

новые шрифты в Google Docs

Настройка стилей в Google Документах

Если пользователь всегда работает с определенными настройками форматирования, отличные от стандартных, есть возможность сохранить стиль. Например, сохранять стиль заголовков, чтобы все время использовать один и тот же шрифт вместе с размером текста. Для сохранения стиля предварительно задаются настройки текста с помощью панели инструментов и нужно что-нибудь набрать на клавиатуре.

История изменений в Google Docs

Если в документе работают несколько человек, важность этого инструмента трудно переоценить. «История версий» хранится в меню «Файл». Здесь можно посмотреть всю историю изменений, которая фиксирует этапы редактирования. Пользователь может просмотреть каждое действие и кто из пользователей его совершил, увидеть, чем текущая версия отличается от предыдущей. С помощью этой функции можно копировать фрагменты, которые были уже удалены, или вовсе откатить документ до нужной версии.

Совместная работа над документом

Нередко Гугл Документы выбирают именно за возможность совместной работы в одном файле. В зависимости от формата доступа, который назначает автор файла, одни могут только просматривать файл, другие — редактировать его. Разрешение легко отзывается и документ можно закрыть для всех, кроме создателя. 

Совместная работа гугл док

Комментарии

Их могут оставлять пользователи, получившие доступ к файлу. Необходимо выделить нужный текстовый фрагмент и кликнуть «Добавить комментарий» на панели инструментов или в окошке после клика правой кнопкой мыши. Таким образом можно пояснить сложный момент или оставить напоминание — себе или другим. Комментарии хранятся на полях с правой стороны. 

комментарии гугл док

Посоветовать правки

Пользователи, обладающие правом доступа «Комментатор» или «Редактор», могут советовать правки для текста. Такая функция помогает редактированию текста, позволяя дописывать его или удалять имеющиеся фрагменты. Это действие неокончательное и происходит не сразу. Все изменения должны быть одобрены другим пользователем и только после этого они активируются.

Посоветовать правки в гугл доках

Для перехода в режим правок, нужно выбрать раздел «Настройки доступа», а оттуда вариант «Советовать». Либо выделить текст и нажать правую клавишу мыши. Вариант «Посоветовать правки». 

Закладки

Закладки — это ссылки, помогающие ориентироваться в документе. Они ведут к определенному фрагменту, позволяя быстро сориентироваться в большом объеме информации. Благодаря закладкам можно не ссылаться на номер страницы, а просто прислать ссылку на нее.

Закладки в гугл доке

Чтобы оставить закладку, необходимо выбрать меню «Вставка» и оттуда — «Закладка». В результате с левой стороны появляется флажок голубого цвета. Если на него нажать, появится «Ссылка», позволяющая скопировать ссылку и отправить ее другим пользователям. Ссылка будет вести в то место, которое было отмечено.

Плагины для Google Документов

Имеющихся возможностей Гугл Документов не всегда хватает. Вот несколько плагинов, способных ускорить работу: 

  • Doc Tools. Это дополнение сортирует списки, заменяет символы, меняет регистр букв. 
  • Translate+. Плагин переводит текст прямо в Google Docs. 
  • DocSecrets. Если в документе есть фрагмент, который нужно скрыть, то с помощью DocSecrets можно запаролить часть текста. 
  • Code Blocks. Форматирует код прямо в файле. Это удобно при оформлении документации кода, или когда возникает необходимость получить обратную связь от коллег и прочесть их комментарии. 

Быстрые клавиши в Google Docs

Горячие клавиши значительно упрощают процесс работы при создании и редактировании текстов. Они позволяют автоматизировать ряд действий и сэкономить время, не отвлекаясь от материала. Среди наиболее распространенных комбинаций выделяют:

  • Ctrl + К — вставить ссылку;
  • Ctrl + Alt + С — копировать сделанное форматирование;
  • Ctrl + Alt + V — применить форматирование к выделенному фрагменту;
  • Ctrl + A — выделить все;
  • Ctrl + Alt + M — оставить комментарий в выбранном фрагменте.

В справочном разделе Google имеется более обширный список комбинаций.

Полезные сервисы в Google Документах

Есть несколько полезных элементов, способных упростить процесс работы в Гугл Документах. Работу с ними можно начать с помощью раздела «Инструменты» на панели меню.

Статистика

Один из наиболее популярных инструментов у копирайтеров. С его помощью можно получить краткую информационную сводку о документе: число символов, страниц и слов. Просмотреть статистику можно через «Инструменты» или с помощью комбинации Ctrl+Shift+C.

Статистика в гугл док

Проверка правописания

Это стандартная функция проверки орфографии, которая реализована так же, как в Word. Проверка демонстрирует ошибочное написание слов и выделяет те слова, которые не представлены в словаре. Сервис предлагает варианты замены неправильно написанного слова, а также возможность добавлять новые слова, чтобы они не отмечались как ошибки.

Автозамена

В Гугл Документах отсутствуют кавычки-елочки — здесь может выручить автозамена. Активировать этот сервис также можно через раздел «Инструменты» — «Настройки» — «Замены». С его помощью на место одних знаков подставляются другие. В открывшемся окошке с левой стороны будут представлены символы в исходном виде, а с правой стороны те, что будут их заменять. По умолчанию в редактор уже встроены некоторые символы, которые при необходимости можно изменить.

Автозамена в гугл доке

Голосовой ввод

Это инструмент, с помощью которого можно диктовать тексты и давать возможность глазам отдохнуть от непрерывной работы. Алгоритм распознает знаки пунктуации, реагируя на команды «запятая», «точка», умеет разделять текст на абзацы. Он активируется в разделе «Инструменты» или нажатием Ctrl+Shift+S.

Голосовой ввод

Заключение

Гугл Докс — удобный инструмент, позволяющий хранить большие объемы информации и редактировать ее в соответствии с разнообразными настройками. Вполне вероятно, что скоро Гугл Документы станут альтернативой более привычному сейчас Word, так как предоставляют более обширный функционал в формате онлайн.

Сквозная аналитика

Оценивайте эффективность всех рекламных кампаний в одном окне от клика до ROI

Вкладывайте в ту рекламу, которая приводит клиентов

Подробнее

Понравилась статья? Поделить с друзьями:

Это тоже интересно:

  • Работа с впр в экселе пошаговая инструкция
  • Работа на высоте ржд инструкция
  • Работа в эксель для начинающих инструкция для начинающих
  • Работа в честном знаке с маркированными товарами инструкция
  • Работа в телеграмм канале инструкция
  • 0 0 голоса
    Рейтинг статьи
    Подписаться
    Уведомить о
    guest

    0 комментариев
    Старые
    Новые Популярные
    Межтекстовые Отзывы
    Посмотреть все комментарии