Каждый работник должен исполнять на своем рабочем месте строго определенные функции, закрепленные в его должностной инструкции. Сведения о том, что он с этими функциями ознакомлен и согласен, вносятся в специальный лист ознакомления с должностной инструкцией.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк листа ознакомления с должностной инструкцией .docСкачать образец листа ознакомления с должностной инструкцией .doc
Суть и роль должностной инструкции
Должностные инструкции работников не входят в пакет обязательных локальных документов предприятия.
Тем не менее, очень часто в трудовых договорах можно встретить формулировку «согласно должностной инструкции», из чего следует, что большинство организаций все же предпочитают разрабатывать данные документы.
Должностная инструкция — это удобно: не нужно перечислять функционал работника (часто довольно объемный) непосредственно в трудовом договоре, достаточно сделать в нем ссылку на отдельную инструкцию, которая является своего рода приложением к нему.
Составляется и утверждается должностная инструкция очень просто: под каждую конкретную должность формируется свод функций, прав, полномочий и условий труда.
Работают над документом обычно юрисконсульт, руководитель структурного подразделения и специалист по кадрам – эта связка позволяет учесть все нюансы внутреннего производственного процесса и тонкости законодательства.
После того, как должностная инструкция будет написана, она передается на подпись директору компании, который затем отдельным приказом вводит ее в действие.
Каждый сотрудник должен ознакомиться с касающейся его лично должностной инструкцией под роспись.
Зачем нужна подпись работника
Сотрудник предприятия не просто должен прочесть должностную инструкцию и усвоить основные ее моменты, но и поставить свою подпись в специальном документе: листе ознакомления с должностной инструкцией.
Его автограф будет свидетельствовать о том, что он согласен с изложенной информацией и готов исполнять свои рабочие обязанности в том объеме, в котором они прописаны в документе.
Таким образом, роль листа довольно понятна: он не только фиксирует факт прочтения инструкции, но и, в случае возникновения каких-либо спорных и конфликтных ситуаций между работодателем и подчиненным, может стать доказательством в трудовой инспекции или судебной инстанции, причем как с одной, так и с другой стороны.
На каком этапе происходит ознакомление с должностной инструкцией
Как правило, ознакомление с должностной инструкцией происходит при приеме на работу, но иногда, если, к примеру, должностная инструкция претерпела большие изменения или ранее на предприятии как внутренний нормативный документ вовсе не использовалась, знакомство с ней может происходить в процессе текущей работы.
Можно ли уволить сотрудника за отказ подписать должностную инструкцию
В современной российской практике случались ситуации, когда при вводе должностных инструкций на предприятии некоторые работники отказывались их подписывать, из-за чего просто-напросто увольнялись по инициативе руководства. Работодатель ссылался при этом на законодательство РФ.
В частности одна из норм Трудового Кодекса гласит, что он имеет право уволить сотрудника вследствие отказа того работать «в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора». При разбирательствах в суде, выяснилось, что отказ от подписания должностной инструкции под данную статью не подпадает.
Таким образом, уволить за это никто не имеет права и даже если такой прецедент произойдет, суд без лишних проволочек восстановит сотрудника в должности.
Кто формирует лист
Непосредственно составление и заполнение листа ознакомления с должностной инструкцией обычно лежит на специалисте отдела кадров предприятия, т.е. сотруднике, который отвечает за четкое понимание работниками компании своих функций, прав и полномочий.
В некоторых случаях знакомить работников с должностными обязанностями может юрисконсульт, секретарь или сам руководитель организации.
Как составить лист
С 2013 года практически все унифицированные формы первичных кадровых и бухгалтерских документов отменены, поэтому лист составляется в произвольном виде или по внутреннему шаблону организации. Единственное, что нужно учесть: при формировании бланка необходимо соблюдать определенную структуру документа и правила русского языка.
В «шапке» листа следует обозначить название предприятия и суть документа. Далее удобно сделать таблицу, в которую нужно внести следующие данные:
- порядковый номер работника;
- его должность;
- дата и номер приказа о приеме на работу;
- дата и подпись об ознакомлении с должностной инструкцией.
При необходимости сюда можно добавить и другие столбики.
Если сотрудников в организации работает много, то может потребоваться несколько листов. Все их нужно скрепить (можно при помощи степлера, но лучше суровой нитью) и пронумеровать.
Следует отметить, что лист может составляться под конкретную должностную инструкцию (например, если по одной и той же специальности работает несколько человек) или под группу сотрудников (например, если предприятие небольшое и все работники имеют разные специальности).
Как оформить лист
Документ обычно составляется в единственном экземпляре, на обыкновенном листе А4 формата или на фирменном бланке компании. Заполнять его можно от руки или в печатном виде, главное, чтобы автографы в нем были «живые» и подлинные.
Заверять бланк при помощи печати строгой необходимости нет, потому что с 2016 года предприятия и организации освобождены от обязанности визировать свою документацию при помощи штемпельных изделий (если только эта норма не закреплена во внутренних локальных актах фирмы).
После создания лист надо завизировать в журнале учета внутренних документов.
Сколько и как хранить бланк
Лист ознакомления с должностной инструкцией должен лежать в отделе кадров предприятия в отдельной папке вместе с самими должностными инструкциями. Срок его хранения законодательно не ограничен и зависит от того, когда в него была внесена последняя подпись – с этого момента он должен находиться в архиве организации не менее трех лет.
Здесь собраны ответы на вопросы читателей о формировании личных дел работников, хранении и ознакомлении с должностными инструкциями:
— в каком порядке коммерческой организации подшивать документы в личные дела?
— где лучше хранить должностные инструкции и собирать подписи об ознакомлении с ними?
— возможно ли принимать личные дела уволенных работников в архив в электронном виде?
Вопрос в тему
Подскажите, в каком порядке подшиваются документы в личное дело сотрудника, если этот сотрудник не госслужащий? Например, сотрудник ООО.
Правила формирования личных дел для коммерческих организаций нормативно не установлены (т.к. они не обязаны их вести), поэтому почти все организации обычно придерживаются традиционно сложившихся правил, основы которых были закреплены еще Единой государственной системой делопроизводства (М., 1974), а в качестве современного примера берут основанное на этой же традиции делового оборота Положение о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, которое утверждено Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609.
В настоящее время государственные органы, органы местного самоуправления и организации предпочитают вести личные дела на все категории работников.
Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности в конкретной организации. Личное дело как первичный комплекс документов формируется по принципу досье, т.е. содержит и оригиналы, и копии документов, документы с разными нормативными сроками хранения, документы, относящиеся к различным системам и подсистемам документации.
В составе личного дела документы формируются в логическо-хронологической последовательности. В отдельную папку вкладываются для каждого работника:
- внутренняя опись документов личного дела 1;
- лист ознакомления с документами личного дела (как факультативный документ);
- дополнение к Личному листку по учету кадров (Анкете), которое является документом свободной формы: на листе бумаги может быть оформлено только название данной разновидности документа, в последующем на нем в хронологическом порядке будут фиксироваться те сведения (приказ или иной документ, дата и номер), которые дополнят или изменят анкетные данные, включая сведения об изменении фамилии, места жительства, изменениях в составе семьи, об образовании, повышении квалификации, аттестации, о временных переводах и т.п.;
- заявление о приеме на работу/назначении на должность/заключении трудового договора (сейчас этот документ стал не обязательным к оформлению, но большинство кадровых служб просит его составлять, как и во всех других ситуациях, когда требуется письменное согласие работника);
- Личный листок по учету кадров или Анкета установленного в организации формата с фотографией 2;
- автобиография (оформляется в основном для руководителей организации; для рядовых работников – при необходимости);
- характеристика, представление или рекомендации (факультативные документы, не являются обязательными), в особых случаях – направление на работу (для молодых специалистов, участников специальных федеральных и региональных программ обеспечения кадрами и т.п.);
- уведомление работника о целях обработки его персональных данных;
- согласие работника на обработку персональных данных;
- копии документов об образовании, специальности и квалификации (возможна практика раздельного хранения копий персональных документов и вне личного дела по методике обезличивания персональных данных);
- трудовой договор (экземпляр работодателя, на котором помимо подписи работника как стороны договора должна быть оформлена отметка о том, что он получил свой экземпляр этого документа (также под подпись));
- соглашение о конфиденциальности/неразглашении информации, которая может стать известной сотруднику в процессе выполнения его трудовой функции (экземпляр работодателя);
- копия приказа о приеме на работу с отметкой об ознакомлении, проставленной работником;
- экземпляр или копия должностной инструкции с отметкой об ознакомлении и получении экземпляра/копии работником (экземпляр работодателя, при необходимости, особенно если оформляется индивидуальная должностная инструкция).
Все экземпляры документов, принадлежащие работодателю как стороне трудового договора, в настоящее время рекомендуется хранить в составе личного дела, т.к. все обязательные доказательства трудовых отношений удобнее формировать, хранить, обрабатывать и защищать информацию в одном месте.
Листы документов, собранные в комплекс в логической последовательности и необходимые для заключения трудового договора, нумеруются в валовом порядке (карандашом в правом верхнем углу), и номера листов вносятся во внутреннюю опись документов личного дела, которая начинает оформляться сразу же после заключения трудового договора.
А далее в прямой хронологической последовательности в личное дело формируются по мере их составления все документы/копии, отражающие все изменения трудового договора и развитие трудовых отношений с работником, например:
- предложения и уведомления работодателя об изменении условий трудового договора (экземпляр работодателя с отметкой работника об ознакомлении или с актом (либо соответствующей отметкой на уведомлении) об отказе работника от ознакомления);
- заявление работника о постоянном переводе на другую работу (т.е. письменное согласие работника);
- дополнительные соглашения к трудовому договору (экземпляр работодателя с такой же отметкой работника о том, что он получил экземпляр документа);
- копия приказа о постоянном переводе работника (с отметкой об ознакомлении работника);
- акты приема-передачи дел работником по прежней и текущей должности (экземпляры работодателя с подписью работника и отметкой о том, что экземпляр акта он получил на руки);
- другие подлинные документы или копии с подписью работника и/или его отметкой об ознакомлении, фиксирующие все аспекты трудовой деятельности работника (копии дипломов и свидетельств, выписки из протоколов аттестации,…
Лист ознакомления с должностной инструкцией
Лист ознакомления с должностной инструкцией составляют в одном образце для всех. Его должны подписать сотрудники после того, как прочли должностную инструкцию. Так они подтверждают, что согласны с ней. Тогда, если сотрудник нарушит инструкцию, его можно будет привлечь к ответственности
Чтобы сохранить шаблон, сделайте копию в свой гугл-док: Файл → Создать копию. Или скопируйте текст и вставьте в текстовый редактор.
docx, 43 KB
Чек-листы для предпринимателей
Пошаговые инструкции по самым частым вопросам предпринимателей
Подробнее
Еще документы
Лист ознакомления с должностной инструкцией – это официальная бумага, подтверждающая, что работник предприятия прочёл свои должностные обязанности, они ему понятны. В материале мы разберём порядок и правила формирования документа, особенности его подписания.
Файлы для скачивания:
Должностная инструкция
Должностная инструкция представляет собой документ, в котором прописываются обязанности работника. В соответствии с нормами Трудового кодекса РФ подчинённый обязан их выполнять. В противном случае последует увольнение по инициативе работодателя.
Отметим, что должностная инструкция не является обязательной бумагой, которая должна быть в документообороте каждой фирмы. В теории все эти положения могут быть обозначены в тексте трудового договора. В настоящий момент в соглашении оставляют ссылку на инструкцию, являющуюся приложением к нему. Вопрос об использовании инструкций решает для себя каждая компания в индивидуальном порядке. Аналогична этой ситуация с штатным расписанием.
Момент составления
Существует три ситуации, в которых работник должен знакомиться с должностной инструкцией. Рассмотрим каждую из них. Первый случай – трудоустройство. Работодатель обязан ввести человека в курс дела, ознакомить его с техникой безопасности, локальными нормативными актами, а также с инструкцией. Вторая ситуация – утверждение должностной инструкции впервые, если сотрудник до этого уже работал на замещаемой им должности. Третий повод – это внесение изменений в инструкцию.
Многие ошибочно полагают, что изменение инструкции влечёт за собой изменение условий договора. Это не совсем так. Если в соглашении оставлена ссылка на инструкцию, никакого нарушения законодательства здесь нет, следовательно, получать согласие сотрудника необязательно.
Ознакомление
Ознакомлением работников с их обязанностями занимаются представители кадровой службы. Именно они и будут формировать лист, собирать подписи. На практике сложилось два способа донесения информации:
- передача работнику документа на руки. Таким образом он самостоятельно ознакомится со всеми положениями;
- прочтение текста инструкции вслух.
Оба способа повсеместно применяются на предприятиях.
Юридическое значение
Заверенный автографом работника лист ознакомления выступит подтверждением того, что он действительно знаком со своими должностными обязанностями, что они ему понятны. Этот момент важен для обеих сторон трудового договора. Работодатель таким образом соблюдает требования Трудового кодекса, снижает риски возникновения споров с трудовой инспекцией. Если действия подчинённого приведут к необратимым последствиям, в том числе к причинению вреда жизни и здоровья человека, администрация компании снимет с себя дополнительную ответственность.
Работник же свою очередь по факту подписания листа сможет приступить к выполнению своих должностных обязанностей. В дальнейшем оспорить факт ознакомления будет проблематично, тем не менее можно попытаться это сделать путём обращения в суд общей юрисдикции.
Отказ от ознакомления
Отказ от ознакомления с трудовой инструкцией при трудоустройстве послужит основанием для отказа соискателю в приёме на работу. Если уже устроенный сотрудник не изъявляет желания знакомиться с утверждённой инструкцией, придётся составить соответствующий акт об отказе. Тем не менее отказ от подписания не может выступить основанием для расторжения трудового договора. Сложившаяся к настоящему времени судебная практика сформировала данную аксиому.
Форма документа
Листы по форме, как правило, представляют собой определённую таблицу. Нормы действующего законодательства не предъявляют к ним строгих требований, не заставляют работодателей использовать общеобязательные унифицированные бланки. Представители фирмы вправе самостоятельно разработать шаблон, использовать его на постоянной основе.
Следует понимать, что лист – это документ постоянного действия. Он хранится в отделе кадров под ответственность начальника кадровой службы. Таким образом, необязательно каждый раз формировать новую официальную бумагу.
Содержание документа можно внести как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Этот момент не сыграет никакой значимой роли в вопросе значимости официальной бумаги. Как бы то ни было, все подписи, оставленные в листе, должны быть «живыми», то есть прописанными от руки.
Рассказываем, как правильно сформировать лист
В первую очередь необходимо обозначить, для сотрудников какой организации предназначается документ. Для этого прописываем полное наименование компании—работодателя со ссылкой на её организационно-правовую форму. Следующим шагом прописываем название официальной бумаги (лист ознакомления с должностной инструкцией).
Следующим шагом указываем, что сотрудники в действительности были ознакомлены со своими должностными обязанностями, перечислив всех подчинённых. Этот блок принято выполнять в виде таблицы со следующими столбцами:
- порядковый номер;
- ФИО работника;
- занимаемая должность согласно штатному расписанию (если таковое используется);
- ссылка на приказ директора, согласно которому подчинённый назначен на должность;
- ссылка на утверждённую приказом директора должностную инструкцию;
- дата ознакомления и подпись работника.
Примерный образец
На этом работа с листом подходит к завершению. Заверять его автографом представителя работодателя нет никакой необходимости. То же самое касается и простановки оттиска фирменной печати компании. Официальная бумага приобретает юридическую силу с момента подписания работниками.
Лист ознакомления с должностной инструкцией составляется в одном экземпляре, хранится в отделе кадров вмести с другими документами.