Взаимоотношения связи по должности в должностной инструкции

---

При проведении проверок соблюдения нанимателями законодательства о труде Департамент госинспекции труда зачастую обнаруживает ошибки при составлении и оформлении должностных и рабочих инструкций работников (далее — ДИ, РИ). В результате наниматели могут привлекаться к административной ответственности. Более того, если в ДИ работника, к примеру, не будет закреплена обязанность сдать отчеты ПУ и работник их не сдаст, наниматель не сможет привлечь его к дисциплинарной ответственности. При этом на организацию за данное нарушение может быть наложен штраф органами соцзащиты.

Как избежать ошибок при разработке, подписании, утверждении и изменении ДИ и РИ, рассказала Наталья Томашевна Непевная, начальник управления по работе с персоналом БГУ.

Как и кем разрабатываются ДИ?

ДИ является локальным правовым актом организации, который разрабатывается и утверждается нанимателем самостоятельно <*>.

Законодательством не установлено, кто именно из должностных лиц нанимателя уполномочен на разработку ДИ, поэтому наниматель определяет это самостоятельно. На практике разработку ДИ иногда поручают специалисту по кадрам (инспектору по кадрам, менеджеру по персоналу, юрисконсульту), обосновывая это тем, что данный работник в силу своих должностных обязанностей имеет доступ к актам законодательства, т.е. соответствующим выпускам ЕКСД и ЕТКС, а также тем, что ДИ, как правило, хранятся у него (в отделе кадров, юридическом отделе, секретариате, канцелярии).

Однако это в корне неверный подход.

Разрабатывать ДИ должно то лицо, которое непосредственно определяет, какие должностные обязанности должен выполнять конкретный работник в этой должности, распределяет их между работниками одного структурного подразделения, а также контролирует их выполнение. Как правило, это руководитель структурного подразделения, где работает лицо, на которого разрабатывается ДИ. Такой вывод оправдан, поскольку именно непосредственный руководитель может четко определить функционал работника с учетом специфики своей организации, своевременно вносить в него корректировки при изменении или добавлении обязанностей работника, распределять ответственность между работниками.

На заметку
Совместно с руководителем структурного подразделения участие в разработке ДИ могут принимать и другие отделы или работники, например отдел кадров, служба охраны труда, юридический отдел. Они могут оказывать методическую помощь на стадии разработки проекта ДИ или согласовывать готовый проект ДИ, внося в него свои корректировки.

Для каких работников разрабатываются ДИ?

ДИ разрабатываются для служащих, чьи должности, по которым осуществляется квалификационное категорирование, можно найти в соответствующих выпусках ЕКСД.

РИ разрабатываются для рабочих, чьи профессии, по которым присваиваются тарифные разряды, указаны в соответствующих выпусках ЕТКС.

ДИ могут не разрабатываться на руководителей организаций и руководителей структурных подразделений. Их права, обязанности, полномочия и ответственность должны быть предусмотрены соответственно в учредительных документах и положениях об этих подразделениях <*>.

Обратите внимание!
Если в организации не разработаны положения о структурных подразделениях или в таких положениях нет функционала и ответственности их руководителей, то ДИ для них следует разработать.

Что касается заместителей руководителя организации или структурных подразделений, то ДИ на них разрабатываются исходя из квалификационных характеристик должностей соответствующих руководителей <*>. В учредительных документах организации и в ДИ заместителя руководителя организации обязательно должно быть указано на выполнение обязанностей руководителя при его отсутствии.

Обратите внимание!
ДИ и РИ должны быть обезличены, они разрабатываются на определенную должность/профессию, а не на конкретного работника, поэтому указание в ДИ (РИ) Ф.И.О. работника недопустимо.

Какая информация включается в ДИ?

ДИ должна содержать следующие разделы <*>:

— общие положения;

— должностные обязанности;

— права;

— взаимоотношения (связи по должности);

— оценка работы и ответственность.

Информацию для разработки ДИ следует брать из Общих положений ЕКСД, а также разделов «Должностные обязанности», «Должен знать» и «Квалификационные требования» квалификационной характеристики занимаемой должности соответствующего выпуска ЕКСД <*>. Шаблон, или так называемую рыбу, документа можно найти в УСОРД, определенных справочных правовых системах или на специализированных сайтах в интернете (к примеру, ilex.by).

Обратите внимание!
Нанимателю следует избегать формального подхода к разработке ДИ, это должен быть актуальный и прикладной документ для работника и нанимателя. ДИ должна соответствовать реальному положению дел в организации и фактическому распределению функций работников. Ответственность, предусмотренная в ДИ по конкретной должности, также должна соответствовать работе, выполняемой по этой должности. Если данное требование не соблюдено, то, как показывает практика, за нарушения, выявляемые по результатам проверок соответствующими госорганами, могут отвечать не те работники, которые допустили данные нарушения, а те, в ДИ которых предусмотрена такая ответственность. В этом случае наниматель также может быть привлечен к ответственности за несоблюдение требований законодательства <*>.

Наниматель вправе дополнить должностные обязанности работника обязанностями из квалификационных характеристик других должностей, близких по содержанию работ, равных по сложности и не требующих изменения квалификации работника <*>. Например, когда юрисконсульт организации дополнительно выполняет обязанности инспектора по кадрам. При этом напоминаем, что эти обязанности, а также ответственность за их выполнение должна быть четко изложена в ДИ работника.

На заметку
В ДИ работников рекомендуется вносить норму о взаимном замещении во время отсутствия (больничного, отпуска и др.). Если эта норма есть, то функции отсутствующего работника должны выполняться замещающим работником без доплаты. Если такой нормы в ДИ нет, то полагаем, что наниматель должен будет за выполнение функций отсутствующего работника насчитывать доплату в рамках совмещения должностей или расширения зоны обслуживания.

В каком порядке вступают в силу ДИ?

Следует различать этапы вступления ДИ в силу:

— подписание. Подписывает ДИ тот, кто ее разрабатывает. Как уже отмечалось выше, целесообразнее, чтобы это был руководитель структурного подразделения, в котором числится работник;

— согласование. На этом этапе проект ДИ согласовывают некоторые работники или структурные подразделения, которые имеют отношение к определенным положениям (правам, обязанностям, связям по должности, ответственности), перечисленным в ДИ. Это может быть отдел кадров, служба охраны труда, юридический отдел,
бухгалтерия и др.

Обратите внимание!
Даты согласования не должны быть позже даты утверждения ДИ. Это связано с тем, что соответствующие структурные подразделения, согласовывая проект ДИ, подтверждают ее законность и правильность составления в своей части перед руководителем организации, утверждающим ДИ;

— утверждение. ДИ утверждает руководитель организации или уполномоченное им лицо. Утверждение производится путем издания распорядительного документа (в частности, приказа) с последующим проставлением на ДИ грифа утверждения с реквизитами приказа или путем проставления грифа утверждения с собственноручной подписью напрямую руководителем (уполномоченным лицом).

Полномочия на утверждение ДИ также должны быть предусмотрены соответствующими документами. Если речь идет о руководителе, то эти полномочия, как правило, указаны в учредительных документах организации, а также в локальных актах, например в положении о порядке разработки ДИ и РИ. Что касается иных уполномоченных лиц, то соответствующие полномочия могут быть также предусмотрены локальными актами или ДИ данных лиц.

Иногда на практике для делегирования полномочий по утверждению ДИ руководитель организации выдает доверенность уполномоченному лицу. Однако полагаем, что такой подход нежелателен, поскольку сфера применения доверенности как документа регулируется гражданским законодательством, а не трудовым. Руководителю целесообразнее издать приказ (распоряжение) о делегировании соответствующих полномочий.

Обратите внимание!
ДИ вступает в силу с даты ее утверждения уполномоченным лицом.
Если ДИ утверждена лицом, у которого не было соответствующих полномочий, ДИ не считается утвержденной, а значит, работником или проверяющим госорганом могут быть оспорены ее положения, в частности ответственность работника за неисполнение должностных обязанностей;

— регистрация. После утверждения ДИ подлежит регистрации, например, в журнале регистрации ДИ и РИ. Регистрация служит цели упорядочивания имеющихся ДИ, периодического пересмотра для сохранения актуальности, внесения сведений об изменениях ДИ.

Где и как должны храниться ДИ?

Законодательство не содержит требований по месту и порядку хранения ДИ. Они хранятся, как правило, в отделе кадров, канцелярии, секретариате и др. Конкретное место хранения ДИ нанимателю следует определить в качестве постоянного, закрепить его в локальном акте организации и довести до сведения работников, с тем чтобы каждый работник или руководитель при необходимости мог беспрепятственно ознакомиться с ними в любое время.

На заметку
Для удобства обращения к ДИ руководителю структурного подразделения и соответствующему работнику может выдаваться заверенная копия ДИ. Также ДИ может храниться в электронном виде (к примеру, скан оригинала) в локальной сети организации.

ДИ хранятся 50 лет. Этот срок начинает течь с момента утверждения новой ДИ или после ее замены на новую в рамках пересмотра <*>. Вместе с ДИ хранятся и листы ознакомления работников с ДИ, если ознакомление оформлялось на листах ознакомления.

В каком порядке работник ознакомляется с ДИ?

Работник должен быть ознакомлен с ДИ под подпись в следующих случаях:

— при приеме на работу перед началом ее выполнения <*>;

— при изменении ДИ;

— перед началом выполнения работы по другой должности.

Обратите внимание!
Если работник не ознакомлен под подпись с ДИ, то его невозможно будет привлечь к ответственности за неисполнение должностных обязанностей.

Ознакомление с ДИ — это процесс прочтения и изучения ее работником с простановкой отметки об ознакомлении. Отметка представляет собой собственноручную подпись работника, расшифровку подписи и дату ознакомления.

Отметку об ознакомлении можно поставить:

— на последней странице ДИ;

— в листе ознакомления с ДИ;

— в журнале ознакомления (при его наличии).

На заметку
На практике иногда после увольнения работника его вычеркивают из списка ознакомившихся с ДИ или перепечатывают лист ознакомления без указания выбывшего работника. Так делать не следует. Список ознакомившихся с ДИ необходимо вести дальше, не внося в него никаких изменений.

Как внести изменения в ДИ?

ДИ работника может изменяться в следующих случаях:

— при изменении в структуре организации (например, название или подчиненность структурного подразделения), штатном расписании;

— изменении названия должности (в РИ — профессии);

— изменении в трудовом законодательстве (например, в 2018 году изменились квалификационные требования к бухгалтеру);

— изменении в должностных обязанностях, ответственности работника и др.

Как правило, в первых трех случаях функционал работника фактически не меняется и изменения в ДИ имеют более формальный характер, т.е. приводят ее в соответствие с реальным положением дел в организации и законодательством. В последнем случае характер изменений значительнее, вплоть до ухудшения правового положения работника (в частности, при расширении должностных обязанностей, увеличении ответственности). Тогда можно говорить об изменении существенных условий труда, а это значит, что инициатору внесения изменений в ДИ необходимо соблюсти предусмотренную законодательством процедуру (предупреждение работника, получение его согласия и т.д.).

Обратите внимание!
Какие бы изменения ни вносились в ДИ, работник в любом случае должен быть с ними ознакомлен под подпись.

Оформление изменений в ДИ зависит от того, в каком виде ДИ была утверждена. Если ДИ представляет собой отдельный документ, то изменения в нее вносятся на основании приказа (распоряжения) нанимателя.

Изменения могут представлять собой:

— изложение в редакции изменяемого положения;

— дополнение к ДИ в виде отдельного документа;

— изложение ДИ полностью в новой редакции.

Если ДИ является приложением к трудовому договору (контракту) с работником, то изменения в нее оформляются путем подписания дополнительного соглашения к трудовому договору (контракту).

Обратите внимание!
Если ДИ оформлена в виде отдельного документа, но в трудовом договоре (контракте) с работником приведены ее реквизиты (номер и дата), то при изменении ДИ также необходимо вносить изменения в трудовой договор (контракт) путем подписания дополнительного соглашения к нему.

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
наименование компании _______________________________
подпись _______________________________ / Ф.И.О. _______________________________
дата «___» ____________ 202__ г.

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании трудового договора в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации, Приказа Минтруда России от 06.05.2014 г. № 276н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

I. Общие положения

1.1. Должностная инструкция регулирует следующие параметры, касающиеся деятельности делопроизводителя: должностные обязанности, права, ответственность, взаимоотношения и связи по должности.
1.2. Делопроизводитель относится к категории специалистов.
1.3. Делопроизводитель назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.4. Делопроизводитель подчиняется непосредственно руководителю канцелярии.
1.5. Во время отсутствия делопроизводителя его права и обязанности возлагаются на других сотрудников канцелярии, о чем генеральным директором компании выпускается соответствующее распоряжение.
1.6. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование либо среднее общее образование и закончившее программы профессиональной подготовки по профессиям рабочих, должностям служащих, программы переподготовки рабочих, служащих, программы повышения квалификации рабочих, служащих без предъявления требований к опыту работы.
1.7. Делопроизводитель должен знать:
• Законодательство Российской Федерации
— гражданское,
— трудовое.
• Правила речевого этикета.
• Этику делового общения.
• Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления.
• Структуру компании, руководство подразделений и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами.
• Схемы документооборота.
• Порядок и правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами.
• Правила организации и формы контроля исполнения документов в организации.
• Типовые сроки исполнения документов.
• Принципы работы со сроковой картотекой.
• Назначение и технологию текущего и предупредительного контроля.
• Правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов.
• Правила документационного обеспечения деятельности организации.
• Виды документов, их назначение.
• Требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами.
• Правила составления и оформления информационно-справочных, организационных управленческих документов.
• Правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации.
• Виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методику ее составления и оформления.
• Правила согласования номенклатуры дел с ведомственными архивами и экспертной комиссией.
• Порядок формирования и оформления дел, специфику формирования отдельных категорий дел.
• Правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа.
• Правила выдачи и использования документов из сформированных дел.
• Критерии разделения документов на группы в соответствии с ценностью информации, содержащейся в них.
• Порядок использования типовых или ведомственных перечней документов, определения сроков хранения в процессе экспертизы ценности документов.
• Правила составления и утверждения акта о выделении документов, не подлежащих хранению.
• Правила технической обработки и полного оформления дел постоянного и временного сроков хранения.
• Правила составления описи дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами.
• Правила передачи дел в архив организации.
• Оформлять обложки дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с требованиями государственных стандартов.
• Производить хронологически-структурную систематизацию дел.
• Осуществлять техническую обработку и полное оформление дел постоянного и временного сроков хранения.
• Составлять опись дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами.
• Современные информационные технологии работы с документами.
• Системы электронного документооборота.
• Порядок обмена информацией по телекоммуникационным каналам связи.
• Внутренние организационно-распорядительные документы организации.
• Правила защиты конфиденциальной служебной информации.
• Требования охраны труда.
1.8. Делопроизводитель должен уметь:
• Работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов организации.
• Пользоваться справочно-правовыми системами, базами данных (в том числе удаленными), автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами организации.
• Применять современные информационно-коммуникационные технологии для работы с документами, в том числе для ее оптимизации и повышения эффективности.
• Организовывать работу по учету, хранению и передаче в соответствующее структурное подразделение документов текущего делопроизводства.
• Осуществлять методическое руководство делопроизводством в организации, контролировать правильное формирование, хранение и сдачу дел в архив.
• Разрабатывать номенклатуру дел структурного подразделения.
• Использовать номенклатуру дел при изучении структуры организации, составлении описей дел.
• Организовывать работу по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации.
• Правильно и своевременно формировать документы в дела с учетом их специфики.
• Систематизировать документы внутри дела.
• Обеспечивать сохранность и защиту документов организации.
• Осуществлять контроль исполнения поручений руководителя сотрудниками.
1.9. Делопроизводитель руководствуется в своей деятельности:
• законодательными актами РФ;
• Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
• приказами и распоряжениями генерального директора;
• настоящей должностной инструкцией.

II. Должностные обязанности делопроизводителя

Делопроизводитель выполняет следующие должностные обязанности:

2.1. ведение документооборота компании;
2.2. учет, регистрация и распределение входящей и исходящей документации;
2.3. проверка, редактирование исходящих документов, регистрация документов, распределение документов по подразделениям;
2.4. определение контрольных сроков исполнения документов, контроль исполнения;
2.5. подготовка документов к архивному хранению;
2.6. ведение электронной базы документов, составление картотек;
2.7. коммуникации с курьерскими службами.

III. Права делопроизводителя

Делопроизводитель имеет право:

3.1. Запрашивать у руководителя канцелярии информационные материалы и нормативно-правовые документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей, разъяснения и уточнения по выданным поручениям.
3.2. Запрашивать у руководителя канцелярии и других работников компании документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей.
3.3. Знакомиться с проектами решений генерального директора, касающихся исполняемых должностных обязанностей, с документами, определяющими права и обязанности по занимаемой должности, критериями оценки качества исполнения должностных обязанностей.
3.4. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
3.5. Информировать руководителя о нарушениях ответственных лиц в ведении документации.
3.6. Разрабатывать и вносить на рассмотрение руководителя канцелярии предложения по организации труда в рамках своих должностных обязанностей, по улучшению деятельности канцелярии.
3.7. На защиту профессиональной чести и достоинства, знакомиться с документами, содержащими оценку его деятельности, и давать по ним разъяснения.

IV. Ответственность делопроизводителя

Делопроизводитель несет ответственность:

4.1. За невыполнение, несвоевременное или халатное исполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению конфиденциальности информации.
4.3. За нарушение или ненадлежащее исполнение Устава, правил внутреннего трудового распорядка, должностной инструкции, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

V. Взаимоотношения и связи по должности

5.1. Делопроизводитель работает в режиме нормированного рабочего дня по графику 40-часовой рабочей недели и утвержденному генеральным директором компании.
5.2. Под руководством руководителя канцелярии планирует свою работу на отчетный период.
5.3. Представляет руководителю канцелярии отчет о проделанной работе за отчетный период.
5.4. Получает от руководителя канцелярии и знакомится под роспись с нормативно-правовой информацией.
5.5. Доводит до сведения руководителя канцелярии информацию, полученную на совещаниях различного уровня.
5.6. Исполняет должностные обязанности сотрудников канцелярии во время их отсутствия в соответствии с распоряжением генерального директора компании.

VI. Заключительные положения

6.1. Сотрудник знакомится с должностной инструкцией под роспись при приеме на работу до подписания трудового договора.
6.2. Один экземпляр должностной инструкции находится у работодателя, другой — у сотрудника.
6.3. Сотрудник знакомится под роспись с изменениями в должностной инструкции, касающимися общих положений, должностных обязанностей, прав, ответственности и оформленными соответствующим распоряжением генерального директора компании.

С инструкцией ознакомлен:

подпись _______________________________ / Ф.И.О. _______________________________
дата «___» ____________ 202__ г.

Подразделения
компании:

получение
запрашиваемой информации;

входящие
и исходящие поручения руководителя
департамента;

входящая
и исходящая информация департамента
(документооборот).

Самостоятельные
подразделения компании:

финансовая
информация;

входящие
и исходящие поручения руководителя и
управляющих директоров;

входящая
и исходящая информация руководителя
департамента и управляющих ди­ректоров
(документооборот).

Внешние
коммуникации: с партнерами и клиентами
компании. Помощник руководителя
получает:

Виды документов, информация	Структурное подразделение	Срок/ Периодич­ность
Приказы, распоряжения и др. документы	Руководство компании	В текущем режиме
Внутренняя электронная переписка	Сотрудники подразделений компании
Задания и поручения, связан­ные с выполнением функцио­нальных обязанностей	Руководитель департамента, сотрудники подразделения
Входящая корреспонденция	Управление делами

Помощник
руководителя передает:

Виды документов, информация	Структурное подразделение	Срок/ Периодич­ность
Внутренняя электронная переписка	Сотрудники подразделений компании	В текущем режиме
Исходящая корреспонденция	Управление делами
Выполненные задачи и пору­чения	Руководитель департамента, сотрудники подразделения

7.
ПОКАЗАТЕЛИ
ОЦЕНКИ РАБОТЫ

Оценка
работы помощника руководителя
департамента проходит на основе
своевре­менного и точного выполнения
поручений руководителя департамента,
сотрудников департамента, отсутствия
замечаний по выполнению профессиональных
обязанностей.

СОГЛАСОВАНО

должность

подпись

Помощник
руководителя Департамента корпоративных
финансов Должность

инициалы,
фамилия

Шаг
2. Установление связи с бизнес-планом
Бизнес-план
является источником и двигателем
про­цесса оценки деятельности. Он
задает общие для орга­низации
ключевые показатели эффективности
(KPI).
Процесс
постановки задач в рамках системы
оценки по­могает
распределить задачи сотрудников по
группам за­дач,
которые соответствуют бизнес-плану
подразделения (рис.
10).

Все
возможные KPI
подразделяются на три группы:

1. Финансовые
В
эту группу входят количественные
показатели, кото­рые
зависят от вида бизнеса компании. В
бизнес-подразде­лениях ими могут
быть прибыль, объем продаж, количест­во
активных клиентов, количество проданных
товаров и услуг,
в том числе новых. В поддерживающих
подразделе­ниях
— расходы по сравнению с бюджетом.

2. Управленческие
Показатели
этой группы учитывают выполнение всех
внутренних и внешних норм и требований,
качество стра­тегического
и финансового планирования, управления
бюджетом,
вклад в развитие персонала.

3. Исполнительские
В
данную группу включаются такие
показатели, как качество выполненных
операций, скорость выполнения операций,
соблюдение отдельных аспектов должностной
инструкции
и т. д.

KPI
всех трех групп могут сочетаться в
разных пропор­циях
в зависимости от должности каждого
конкретного сотрудника. Например, у
руководителей будут преобла­дать
управленческие и финансовые показатели,
у менед­жеров
по продажам — финансовые и исполнительские,
у
рядовых сотрудников — исполнительские.

СТРАТЕГИЯ КОМПАНИИ
. Последовательное и динамичное расширение сферы деятельности по ключевым видам бизнеса	БИЗНЕС—ПЛАН КЛИЕНТСКОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ • Главный клиентский сегмент — средние и крупные промышленные предприятия реального сектора экономики — нефть, газ
KPI КОМПАНИИ • Операционный результат • Неоперационные расходы • Чистая прибыль 1
KPI ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ • Операционный результат на одного работающего клиента • Число активных клиентов • Средняя сумма счета клиента • Количество клиентов по новым продуктам	KPI СЕЙЛЗ-МЕНЕДЖЕРА • Объем продаж по активнопассивным операциям • Объем дохода по комиссионным операциям • Прирост объема продаж по старым продуктам • Прирост объема продаж по новым продуктам
Пример задачи: Привлечь не менее 30 новых клиентов в течение года, заключить с ними договоры не менее чем на $200 000 совокупного дохода

Рис.
10. Пример конкретной задачи сотрудника
в контексте общей стратегии компании

Шаг
3. Постановка основных задач

Задачи
могут быть нескольких типов.

1. Количественные.
Результат
решения таких задач можно описать в
циф­рах.
Сюда входят все задачи финансового
характера: обес­печить возврат
инвестиций ( ROI
— Return
On
Investment),
получить
заданную прибыль, сократить издержки,
а также задачи
по объемам: повысить объем продаж,
уменьшить процент
брака и т. д.

2. Проектные.
Результатом
решения проектной задачи является
вы­полнение
заданного проекта в определенное время
в соот­ветствии
с четкими заранее известными критериями.

3. Описывающие
стандарты работы. Задачи
такого типа ставятся в том случае, когда
невоз­можно
прописать задачи первых двух типов.
Как правило, они
используются для сотрудников
поддерживающих под­разделений
— секретариата, бухгалтерии, IT-отдела
(если компания
не профильная). Желательно, чтобы они
также были
описаны в цифрах. Например: секретарь
должен под­нимать
трубку телефона не позже третьего
звонка, токарь — вытачивать
20 деталей за смену, оператор ПК — вводить
в компьютер
5 документов в час. Многие из таких
показате­лей зафиксированы в документах
по нормированию труда. Если
стандарт нельзя описать количественно,
можно задать ему
качественный критерий, но такой, чтобы
оценка выпол­нения
этого критерия была ясной и однозначной.

Сколько
должно быть задач?

1.
Практика показывает, что оптимальное
их чис­ло
— от 2 до 5. Число задач у менеджера может
достигать
7, это должны быть его собственные
задачи,
а не задачи всего подразделения. 2.
По возможности задачи должны иметь
вес, или коэффициенты
важности, которые будут учи­тываться
на этапе выставления оценки по ито­гам
всей работы за отчетный период.
Выпол­нение
каждой задачи будет влиять на общий
результат
пропорционально присвоенному ей
коэффициенту.
Однако не рекомендуется сво­дить
оценку только к расчету по математичес­кой
формуле: при таком подходе оценка
стано­вится слишком формальной.

Ключевые
задачи должны отвечать требованиям
тех­ники
SMART
(Specific,
Measurable,
Achievable,
Relevant,
Timebound).

Specific
— конкретны.
Задачи должны быть предельно ясными
для всех сотрудников, перед которыми
они ста­вятся.

Measurable
—
измеримы. Задачи должны быть изме­римыми
— это даст возможность определить, что
они до­стигнуты.
Рекомендуется выделить не только
конечные, но
и промежуточные критерии оценки, чтобы
понимать, на
каком этапе выполнения задачи находится
сотрудник в
текущий момент.

Achievable
— достижимы.
Задачи должны быть выпол­нимыми
с точки зрения внешних и внутренних
ресурсов компании в указанные сроки.
В то же время они должны быть
достаточно сложными, чтобы сотрудник
прилагал усилия
для их решения.

Relevant
-значимы/релевантны.
Задачи должны ле­жать
в области профессиональных компетенций
сотрудника
и соотноситься с другими, более общими
задачами, а
также со стратегическими целями
компании.

Timebound
—
определены во времени. Для каждой
за­дачи требуется очертить временные
рамки. Важно обозна­чить даты как
окончания работы, так и достижения
проме­жуточных
результатов.

Шаг
4. Определение критериев оценки
Каждой
задаче необходимо задать критерии
(изме­рения), по которым оценивается
ее решение. По этим критериям
можно судить не только о том, выполнена
или нет
задача в целом, но и о том, насколько
она выполнена и
каким баллом можно оценить ее выполнение.
Основные
требования к критериям оценки:

• критерии
  должны оценивать результат деятельности
  сотрудника,
  а не затраченные им усилия. В случае
  если
  во время решения задачи изменились
  условия бизнеса
  и вследствие этого работник не может
  спра­виться
  с выполнением задачи, то менеджер
  должен инициировать ее корректировку;

• достижение
  результата должно находиться в сфере
  контроля
  сотрудника;

• критерии
  оценки должны быть достаточно просты­ми
  и понятными;

• критерии
  должны быть такими, чтобы руководитель
  мог
  собрать адекватную информацию для
  измерения результатов
  труда работника.

Для
измерения результатов могут использоваться
следующие
показатели:

• финансовый
  — доход, прибыль, стоимость, из­держки;

• количественный
  — объем выпуска продукции, коли­чество
  новых продуктов, количество клиентов;

• временной
  — своевременное завершение работ,
  ско­рость
  выполнения операций, соблюдение сроков
  поставки;

• качественный
  — изменение в поведении клиентов;
  инновации
  (изобретения);

• эмоциональный
  (или показатель отношения) — от­ношение
  к компании и продукту внутренних и
  вне­шних
  клиентов, коллег и т. д.

В
принципе можно описать и измерить любую
задачу, хотя
это и не очень просто. Большую помощь
в описании стандартов
работы может оказать американский сайт
www.zigonperf.com/performance.
Естественно, все нормы, изложенные
там, требуют адаптации в каждом
конкрет­ном
случае.

Примеры основных
задач

А. Количественные

1. Привлечь
   не менее 30 новых клиентов в течение
   года,
   заключить с ними договоры не менее чем
   на $200
   000 совокупного дохода.

2. Достичь
   ежемесячного прироста со всех клиен­тов
   (срок до 01.09.200… г.):

• валютных платежей
  — $2500;

• рублевых платежей
  — $2000;

• выданных
  рублевых и валютных кредитов —$20 000.

Б. Проектные

1. Создать
   расчетно-информационную базу по
   го­сударственным
   долговым обязательствам (срок до
   01.12.200… г.).

2. Создать
   15 консультационных пунктов на
   пред­приятиях
   компании N (срок — II
   квартал).

3. Разработать
   юридическую документацию для
   выполнения проекта XXX
   (срок — до
   01.03.200… г.).

4. Провести
   пресс-конференцию по теме ХХХХ. Осветить
   ее в изданиях «Ведомости», «Известия»,
   «КоммерсантЪ», информационных агентствах
   (срок — февраль 200… г.).

5. Заполнить
   три вакансии старших клиентских
   менеджеров
   до 1 мая 200… г.

В. Описывающие
стандарты работы

1. В
   исходящих документах должно быть не
   более 2
   % ошибок. Срок — июнь 200… г.

2. Обрабатывать
   не менее 50 жалоб клиентов в
   день.

1. Норма выработки —
   150 деталей в смену.

2. Делать не менее 15
   звонков клиентам в день.

1. Секретарь должен
   отвечать на телефон после 3-го звонка
   в 90 % случаев.

1. Количество жалоб
   клиентов — 10 %.

1. Бухгалтерские
   отчеты сдаются с N ошибок не
   позднее 4-го числа следующего месяца.

2. 100
   % сотрудников знают нормы техники
   безопасности.

3. Количество
   возврата из-за некачественного ремонта
   — 3 %.

10.
Юрист обрабатывает не менее 7 служебных
записок
в день.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #